Tapahtumamarkkinointi

Transkriptio

1 Tapahtumamarkkinointi Nimi: Maria Ruokonen Päivämäärä: Kirjapisteet ennen tätä esseetä: 25 Pisteet: 3 Tekijä: Helena Vallo, Eija Häyrinen ja Riikka-Mari Muhonen, Laura Heikkinen Kirjan nimi: T apahtuma on tilaisuus - opas onnistuneen tapahtuman jä r- jestämiseen ja Kohtaamisia kasvokkain - tapahtumamarkkinoinnin voima Aihealue: Markkinointiviestintä

2 Mitä on tapahtumamarkkinointi? markkinoinnin ja tapahtuman yhdistämistä tuodaan interaktiivisella tavalla yhteen yrityksen toimintaa ja mahdollisia asiakkaita sponsoroinnin hyödyntämistä messuille osallistumista osa organisaation markkinointistrategiaa ja muuta markkinointiviestintää jokaiselle tapahtumalle määritetään selkeä kohderyhmä ja tavoite etukäteen suunniteltu tapahtumassa toteutuu kokemuksellisuus, elämyksellisyys ja vuorovaikutteisuus syventää vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa ihmisten välistä kohtaamista positiivisen mielikuvan ja hyvän maineen luomista mahdollisuus vaikuttaa osallistujan tunteisiin tapahtumalla voidaan markkinoida työpaikkaa, tuotetta, palvelua, yritystä, yhteisöä, politiikkaa, uskontoa, näyttelyä, kulttuuria, terveyttä, jne. sisältää suunnittelu-, toteutus- ja jälkimarkkinointivaiheet Tapahtumamarkkinoinnin kohderyhmät nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat henkilöstö omistajat yhteistyökumppanit sidosryhmät lehdistön edustajat Tapahtuman tavoitteet yritykselle kasvattaa myyntiä vahvistaa ja sitouttaa suhdetta kohderyhmään löytää uusia mahdollisia asiakkaita vahvistaa yrityksen tai tuotteen mielikuvaa kohderyhmässä muuttaa mielikuvaa tukea muuta markkinointiviestintää kerätä hiljaista tietoa hankkia näkyvyyttä mediassa kerätä uusia myyntivihjeitä Tapahtumatähti Mitä, kenelle ja miksi = strateginen (idea) Kuka, miten, millainen = operatiivinen (teema) johtoajatus näkyy tapahtuman koko ketjussa: kutsu - ohjelma - sisältö - materiaalit - somistus tarjoilu - pukeutuminen - jälkimarkkinointi tapahtuman viestin ja idean täytyy näkyä teeman kautta koko toteutuksessa

3 Sponsorihaku Asetu sen organisaation asemaan, jota olet lähestymässä -> mitä tapahtuma voisi tarjota juuri sille, arvomaailma, imago? valmistele oma esitys perinpohjaisesti ja ole vakuuttava: tavoite, kohderyhmä, kävijämäärä, aika, paikka, teema, sisältö, ohjelma... muista konkretia osoita hyöty sponsorille Co-branding yhteistapahtuman järjestämisellä kulut saadaan puolitettua, saavat tukea toisilleen Tiedot tapahtumajärjestäjältä sponsorille/yhteistyökumppanille kävijämäärät ja kävijöiden profiili tarkka ohjelma esiintyjineen kuvaus tarjolla olevista muista palveluista tapahtuman eettiset arvot tapahtuman toiminnalliset tavoitteet kuinka ympäristöasiat hoidetaan järjestäjien taustat ja kokemus yleiset sopimusehdot edellisten vuosien kehityskaari ideoita yhteistyökumppanuuden hyödyntämiseen yrityksen näkyvyys tapahtuman mainonnassa ja tapahtuman aikana kuinka raportointi ja tutkimus hoidetaan budjettitiedot ja tulostavoitteet aluekartta turvallisuus- ja liikennejärjestelyt muut yhteistyökumppanit tapahtuman markkinointisuunnitelma alihankkijatiedot tapahtuman mahdollinen suojelija Tiedotussuunnitelma (esimerkki: kv-konferenssi) ensimmäinen lehdistötiedote 3 kk ennen tapahtumaa lehdistömatka tai -tilaisuus 1 kk ennen tapahtumaa tapahtumaviikolla 2. tiedote tapahtuman aikana, mielenkiintoisimmat haastattelut ja lehdistötilaisuus Tapahtumanjärjestäjä on vastuussa kokonaisuudesta ja sen toimimisesta, pienetkin yksityiskohdat otettava huomioon huolehtii dokumentoinnista kerää palautteen ja analysoi sen tapahtumakäsikirjoitus -> yllätyksellisyys

4 Luvat ulkoilmatapahtumiin maanomistajan lupa huvilupa poliisilta, jos järjestää huvitilaisuuden, kabaree-esityksen, tanssit, revyyn, urheilukilpailun meluntorjuntalain (382/87) mahdollisesti edellyttämä ilmoitus tulee tehdä ympäristökeskuksen neuvovalle ympäristötarkastajalle Tapahtumassa jaettava materiaali ja ohjelma kyltitykset, eri kielien huomioonottaminen vieraiden vastaanotto ja ohjaus vaatesäilytys Isäntien erottuminen yhtenäinen vaatetus huivi, solmio, paita kukkaviehe organisaation oma henkilökortti erivärinen tai kokoinen nimikyltti kuin muilla osallistujilla Tapahtuman virallinen avaus tervetulotoivotus tilaisuuden avaajan esittely ja rooli tapahtumassa isäntien esittely ohjelman läpikäynti ja päättymisaika kertominen tauoista, tarjoilusta, saniteettitiloista, tupakoinnista, kuljetuksista ja muista käytännön asioista materiaalista tiedottaminen palautteen keräämisestä ilmoittaminen Esittelyn perusperiaatteet nuorempi esitellään vanhemmalle mies esitellään naiselle alemmassa asemassa oleva esitellään korkea-arvoisemmalle yksinäinen henkilö esitellään ryhmälle Esityksen ABC kiteytä yksi asia, jonka haluaisit kuulijoiden muistavan esityksestä rakenna esityksesi loogiseksi kokonaisuudeksi kolmen pääotsikon alle muista aloituksen ja lopetuksen tärkeys ole aito oma itsesi ja anna sen näkyä ole innostava

5 Jälkimarkkinointi esiintyjien kiittäminen palautteen kerääminen ja sen analysointi oman organisaation palaute palautepalaveri, yhteenveto, mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, että kaikki on vielä tuoreessa muistissa 1. Yleiset tunnelmat tapahtumasta? 2. Missä onnistuttiin? Päästiinkö tavoitteeseen? 3. Mikä meni pieleen ja miten se voidaan välttää tulevaisuudessa? 4. Opit ja oivallukset Projektipäällikkö vastaa suunnitelman syntymisestä, budjetoinnista, tuotannosta, alihankkijoista, toteutuksesta ja seurannasta tapahtumalle kannattaa tehdä SWOT (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhat) delegointikykyinen projektin johtaminen on yksinkertaisimmillaan kokouksia, muistioita, toimintasuunnitelmia, aikatauluja ja näistä syntyvien päätösten delegointia Ohjeita projektipäällikölle varmista, varmista ja varmista luota intuitioosi älä tingi unohda omat mieltymyksesi muista kuka on kohderyhmäsi tee aina varasuunnitelma ole aina kaksi askelta edellä kerro, kerro ja kerro. briiffaukset ja infot tärkeät puhelinnumerot muistiin tekstiviestit käyttökelpoisia varmisteita tapahtuman ollessa käynnissä anna sitoutumisesi ja innostuksesi näkyä Aion hyödyntää näitä ohjeita Tampereen XVII flamencoviikon tuotantoprosessissa ja n Kevätkylvö tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa sekä tulevissa tapahtumien järjestämiseen liittyvissä projekteissa.