Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä 2014 FINNLINES

Transkriptio

1 Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä 2014 FINNLINES

2 FINNLINES OYJ SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ Finnlines Oyj noudattaa Suomen osakeyhtiölain, NASDAQ OMX Helsinki Oy:n antamia listattuja yhtiöitä koskevia sekä yhtiöjärjestykseensä kirjattuja sääntöjä ja määräyksiä. Finnlines soveltaa myös 1. lokakuuta 2010 voimaan tullutta Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Koodi on luettavissa sähköisesti osoitteessa Finnlinesin hallitus on hyväksynyt tämän Finnlines Oyj:n hallintoja ohjausjärjestelmän. HALLINTOELINTEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT Finnlines-konsernia johtaa yhtiökokouksen valitsema hallitus ja toimitusjohtaja. Heidän tehtävänsä on pääosin määritelty Suomen osakeyhtiölaissa. Vastuu päivittäisestä operatiivisesta toiminnassa on laajennetun johtoryhmän jäsenillä, joiden tukena on asianomainen henkilöstö ja palvelutoiminnot. YHTIÖKOKOUS Yhtiön korkein päättävä elin on yhtiökokous. Se päättää asioista, jotka Suomen osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvat yhtiökokouksen päätettäviksi. Niihin kuuluvat mm. tilinpäätöksen vahvistaminen, päättäminen jaettavista osingoista, vastuuvapauden myöntäminen yhtiön hallitukselle ja toimitusjohtajalle tilikaudelta, yhtiön hallituksen ja tilintarkastajien ja nimittäminen sekä heidän palkkioistaan päättäminen. Finnlines Oyj:n yhtiökokous pidetään vähintään kerran vuodessa, viimeistään kesäkuun loppuun mennessä. Kutsu yhtiökokoukseen julkaistaan hallituksen päättämässä valtakunnallisen levikin omaavassa sanomalehdessä tai yhtiön internet-sivuilla aikaisintaan kolme kuukautta ennen yhtiökokousta ja viimeistään 21 päivää ennen yhtiökokousta. Osakkeenomistajilla on lain mukaan oikeus ehdottaa asialistalle yhtiökokouksen toimivaltaan kuuluvia asioita, jos osakkeenomistaja ilmoittaa siitä hallitukselle kirjallisesti hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta niin, että asia voidaan lisätä yhtiökokouskutsuun. Ehdotuksen katsotaan tulleen riittävän ajoissa, jos hallitus on saanut siitä tiedon viimeistään neljä viikkoa ennen yhtiökokouskutsun julkaisemista. YHTIÖKOKOUS 2014 Finnlines Oyj:n varsinainen yhtiökokous vahvisti tilinpäätöksen ja myönsi hallituksen jäsenille sekä yhtiön toimitusjohtajalle ja johdolle vastuuvapauden tilikaudelta Kokous hyväksyi hallituksen ehdotuksen, ettei osinkoa makseta. Yhtiökokous päätti hallituksen jäsenten lukumääräksi seitsemän. Seuraavat hallituksen jäsenet valittiin uudelleen: Christer Backman, Tiina Bäckman, Emanuele Grimaldi, Gianluca Grimaldi, Diego Pacella, Olav K. Rakkenes sekä Jon-Aksel Torgersen. Hallitus valitsi puheenjohtajakseen Jon-Aksel Torgersenin ja varapuheenjohtajakseen Diego Pacellan. Tilintarkastajaksi vuodelle 2014 valittiin KHT-yhteisö KPMG Oy Ab. Yhtiökokous päätti valtuuttaa hallituksen yhdessä tai useammassa erässä päättämään osakeannista. Hallitus voi valtuutuksen nojalla yhdessä tai useammassa erässä päättää uusien osakkeiden antamisesta siten, että valtuutuksen perusteella annettavien osakkeiden kokonaismäärä on enintään osaketta. Hallitus päättää kaikista osakeantivaltuutuksen ehdoista. Valtuutus sisältää oikeuden antaa osakkeita osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen (suunnattu osakeanti). Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen asti. Valtuutus korvaa yhtiökokouksen antaman osakeantivaltuutuksen. Yhtiökokoukseen liittyvät dokumentit on esitetty yhtiön internet-sivuilla: > Hallinto- ja ohjausjärjestelmä > Yhtiökokous FINNLINES OYJ Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä

3 HALLITUS Hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksessa on vähintään viisi (5) ja enintään yksitoista (11) jäsentä. Hallituksen jäsenet nimittää yhtiökokous vuodeksi kerrallaan. Hallituksen jäsenten enemmistön tulee olla yhtiöstä riippumattomia ja vähintään kahden tätä enemmistöä edustavan tulee olla riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Tiedot hallituksen kokoonpanosta, jäsenistä ja heidän riippumattomasta asemastaan on luettavissa Finnlinesin internet-sivuilta. Toimitusjohtaja on hallituksen jäsen. Hallituksen kokoonpanoa koskevan ehdotuksen tulee sisältyä yhtiökokouskutsuun. Hallitukselle ilmoitetut jäsenehdokkaat ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa, jos ehdotus on hallituksen tekemä tai jos ehdokasta kannattavat osakkeenomistajat, joilla on vähintään 10 prosenttia yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä, ja ehdokas on antanut kirjallisen suostumuksensa valintaan. Yhtiökokouskutsun toimittamisen jälkeen mahdollisesti asetetut ehdokkaat julkistetaan erikseen. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimintaa ja päättää keskeisimmistä menettelytavoista, tavoitteista ja strategioista. Hallituksen työssään soveltamat periaatteet on esitetty hallituksen hyväksymissä toimintaohjeissa. Hallitus käsittelee kaikki asiat koko hallituksen läsnä ollessa. Hallituksella ei ole erillisiä toimikuntia. Hallitus käsittelee kaikki ne asiat, joista hallitus lain, muiden säädösten ja yhtiöjärjestyksen mukaan nimenomaisesti vastaa. Yhtiön liiketoiminnan koosta johtuen on katsottu tehokkaaksi, että koko hallitus käsittelee kokouksissaan yhteisesti myös tarkastus-, nimitys- ja palkkiovaliokunnalle kuuluvat tehtävät. HALLITUKSEN LAATIMAN KIRJALLISEN TYÖJÄRJESTYKSEN KESKEINEN SISÄLTÖ ON SEURAAVA: tilinpäätös ja osavuosikatsaukset yhtiökokouksille esitettävät asiat toimitusjohtajan, varatoimitusjohtajan, mikäli valittu, ja johtoryhmän jäsenten nimittäminen ja vapauttaminen tehtävistään sisäisen valvonnan toimintaperiaatteiden hyväksyminen ja yhtiön taloudellisen valvonnan järjestäminen Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodissa mainittujen tarkastusvaliokunnalle kuuluvien muiden asioiden käsittely konsernin strategisen suunnitelman ja pitkän aikavälin tavoitteiden vahvistaminen konsernin vuotuisen liiketoimintasuunnitelman ja budjetin hyväksyminen päättäminen investoinneista, yritysostoista sekä omaisuuden luovutuksista, jotka ovat merkittäviä ja joissa poiketaan konsernin strategiasta pitkäaikaisen lainan ottaminen ja takauksen tai muun vastaavan sitoumuksen antaminen riskienhallinnan periaatteet konsernin organisaatiorakenne toimitusjohtajan, varatoimitusjohtajan, mikäli valittu, ja johtoryhmän jäsenten palkka- ja eläke-etujen hyväksyminen toimitusjohtajan toiminnan seuraaminen ja arvioiminen. Päätöstä vaativien asioiden lisäksi hallituksen kokouksiin toimitetaan ajankohtaista tietoa konsernin toiminnasta, taloudesta ja riskeistä. Hallitus arvioi vuosittain toimintaansa ja työtapojaan. Hallitus kokoontuu 6 8 kertaa vuodessa etukäteen päätetyn aikataulun mukaan. Näiden kokousten lisäksi hallitus kokoontuu tarpeen vaatiessa. FINNLINES OYJ Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä

4 HALLITUS VUONNA 2014 Hallitukseen kuului vuonna 2014 seitsemän jäsentä: Jon-Aksel Torgersen, hallituksen puheenjohtaja, synt. 1952, MBA, CEO of Astrup Fearnley AS Diego Pacella, hallituksen varapuheenjohtaja, synt. 1960, Degree with honours in Mech. Eng., Managing Director of Grimaldi Deep Sea S.p.A. Christer Backman, synt 1945, VTM Tiina Bäckman, synt 1959, VT, SSAB, Manager, Group Internal Audit Emanuele Grimaldi, synt. 1956, Degree in Ec. and Comm., Managing Director of Grimaldi Group S.p.A., Finnlines Oyj:n toimitusjohtaja Gianluca Grimaldi, synt. 1955, Degree in Ec. and Comm., Managing Director of Grimaldi Euromed S.p.A. Olav K. Rakkenes, synt. 1945, Master s License, Board Member of Atlantic Container Line AB Vuonna 2014 Finnlinesin hallitus kokoontui 15 kertaa. Hallituksen kokousten osallistumisprosentti oli keskimäärin 98.1 prosenttia. Tietoa Finnlinesin nykyisestä hallituksesta on yhtiön internet-sivuilla: > Finnlines > Hallitus HALLITUKSEN RIIIPPUMATTOMUUS Kolme jäsentä, Tiina Bäckman, Olav K. Rakkenes ja Jon-Aksel Torgersen ovat riippumattomia yhtiöstä sekä merkittävistä osakkeenomistajista. Christer Backman on riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Gianluca Grimaldi ja Diego Pacella ovat riippumattomia yhtiöstä. Emanuele Grimaldi ei ole riippumaton yhtiöstä eikä merkittävistä osakkeenomistajista. TOIMITUSJOHTAJA JA VARATOIMITUSJOHTAJA Yhtiön hallitus nimittää konsernille toimitusjohtajan. Toimitusjohtaja johtaa yhtiön päivittäistä liiketoimintaa ja hallintoa yhtiöjärjestyksen, Suomen osakeyhtiölain ja hallituksen ohjeiden mukaan. Tässä työssä häntä avustaa johtoryhmä. Yhtiön nykyinen toimitusjohtaja on Emanuele Grimaldi (s. 1956, Degree in Economics and Commerce, University of Naples, Italy). Hän ei saa yhtiöltä kompensaatiota tai muuta korvausta palkan, bonusten tai eläkejärjestelyjen muodossa. Hallitus nimittää tarvittaessa varatoimitusjohtajan. Yhtiöllä ei ole varatoimitusjohtajaa tällä hetkellä. JOHTORYHMÄ JA LAAJENNETTU JOHTORYHMÄ Hallitus nimittää johtoryhmän jäsenet. Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti ja sen puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja. Johtoryhmä tukee toimitusjohtajaa hänen työssään konsernitason strategioiden ja suositusten toimeenpanossa, konsernin hallinnon koordinoimisessa, käytännön ratkaisujen löytämisessä hallituksen määrittelemien tavoitteiden saavuttamiseksi sekä yhtiön toiminnan valvomisessa. Yhtiöllä on laajennettu johtoryhmä, jonka jäseniä ovat johtoryhmän jäsenet sekä liiketoimintayksiköiden päälliköt. Laajennettu johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti. Laajennetun johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja. Se käsittelee konsernin liiketoimintaan liittyviä asioita sekä palvelutuotteita. Liiketoimintayksiköiden johtajat ovat vastuussa yksiköidensä myynnistä ja kannattavuudesta. Johtoryhmän ja laajennetun johtoryhmän jäsenten eläkeikä perustuu paikallisiin lakeihin eikä heillä ole erityistä eläkejärjestelmää. Tiedot johtoryhmän ja laajennetun johtoryhmän jäsenistä ja heidän vastuualueistaan on luettavissa yhtiön internet-sivuilla: > Finnlines > Johtoryhmä FINNLINES OYJ Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä

5 PALKITSEMINEN Hallitus tai sen puheenjohtaja nimittää laajennetun johtoryhmän jäsenet ja päättää heidän palkkauksestaan. Hallitus päättää myös johdon mahdollisista erillisistä tulosperusteisista palkkiojärjestelmistä. Laajennetun johtoryhmän jäsenet kuuluvat bonus-järjestelmään, joka on sidottu yhtiön vuositulokseen (EBT) ja jonka perusteista hallitus päättää vuosittain. Bonus voi olla korkeintaan 40 prosenttia laajennetun johtoryhmän jäsenen vuosipalkasta. Bonukset maksetaan käteisenä. Yhtiön osakkeen arvoon perustuvia bonusjärjestelmiä ei ole. PALKKIOT VUONNA 2014 Vuonna 2014 hallitukselle maksettiin vuotuiset palkkiot seuraavasti: puheenjohtajalle euroa, varapuheenjohtajalle euroa ja muille jäsenille euroa. Hallituksen vuotuiset palkkiot ovat pysyneet ennallaan vuodesta 2008 lähtien. Tarkempi erittely johdon sopimuksista, vuonna 2014 maksetuista palkoista, palkkioista ja eduista on esitetty vuoden 2014 tilinpäätöksen liitetiedoissa Lähipiiritapahtumat ja Finnlinesin Palkka- ja palkkioselvityksessä 2014 yhtiön internet-sivuilla: > Hallinto- ja ohjausjärjestelmä > Palkka- ja palkkioselvitys SISÄINEN TARKASTUS Konsernin sisäistä tarkastusta hoitaa yhtiön sisäinen tarkastusyksikkö, joka raportoi hallituksen puheenjohtajalle ja toimitusjohtajalle. Sisäisen tarkastuksen tarkoituksena on analysoida yhtiön toimintaa ja prosesseja sekä sen valvontamekanismien tehokkuutta ja laatua. Yksikkö auttaa Finnlinesin saavuttamaan tavoitteensa arvioimalla ja parantamalla sisäisen valvonnan ja hallinnollisten prosessien tehokkuutta systemaattisen ja kurinalaisen toimintatavan avulla. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää, ovatko yhtiön riskienhallinta, sisäiset valvonta- ja hallintoprosessit johdon suunnitelman ja esityksen mukaisesti riittävät ja toimivat varmistamaan että: Riskit tunnistetaan ja hallitaan oikein. Eri hallintoryhmien välinen vuorovaikutus toimii tarpeen mukaan. Merkittävä taloudellinen, johtamiseen liittyvä ja operatiivinen tieto on täsmällistä, luotettavaa ja oikeaaikaista. Työntekijöiden toiminta on menettelytapojen, standardien, toimintatapojen ja voimassa olevien lakien mukaisia. Resursseja hankitaan taloudellisesti, käytetään tehokkaasti ja suojataan riittävästi. Ohjelmat ja suunnitelmat toteutetaan asianmukaisesti ja tavoitteet saavutetaan. Laatua ja jatkuvaa parantamista edistetään yhtiön sisäisissä valvontaprosesseissa. Merkittävät yhtiön sisäiseen valvontaan vaikuttavat lainsäädäntöön tai säännöksiin liittyvät asiat tunnistetaan ja huomioidaan asianmukaisesti. Sisäisen tarkastuksen päällikkö laatii vuotuisen suunnitelman käyttäen soveltuvaa riskiperustaista menetelmää ja ottaen huomioon potentiaaliset riskit tai johdon määrittämät valvontaan liittyvät asiat. Tarkastusten laajuus tilivuoden aikana suunnitellaan niin, että se on edustava ja painopiste on liiketoimintaalueilla, joilla on suurimmat riskit. Toimitusjohtaja hyväksyy suunnitelman. Sisäinen tarkastaja suorittaa myös hallituksen puheenjohtajan, toimitusjohtajan tai hallituksen antamia erityistehtäviä. FINNLINES OYJ Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä

6 Sisäinen tarkastaja suorittaa operatiivisten yksiköiden sisäisiä tarkastuksia operatiivisista yksiköistä riippumattomasti. Tarkastustyössään sisäinen tarkastaja noudattaa hallintoja ohjausjärjestelmää, eettisiä periaatteita, menettelytapoja ja muita yhtiön ohjeita sekä sisäisen tarkastuksen ammattimaiselle harjoittamiselle yleisesti hyväksyttyjä standardeja. Tarkastusraportit lähetetään toimitusjohtajalle, talous- ja rahoitusjohtajalle sekä hallituksen puheenjohtajalle. Toimitusjohtaja ja talous- ja rahoitusjohtaja pitävät vähintään kerran vuodessa sisäisen tarkastuksen päällikön kanssa suljetun istunnon, jossa käsitellään suoritettujen tarkastusten tuloksia ja seuraavan kauden suunnitelmia. Tarpeelliset asiat saatetaan myös hallituksen tietoon. RISKIENHALLINTA Finnlinesin sisäisen valvonnan tarkoituksena on tukea yhtiötä sen tavoitteiden saavuttamisessa. Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät riskit on tunnistettava ja arvioitava, jotta niitä voidaan hallita. Riskien tunnistaminen ja arviointi on siten sisäisen valvonnan edellytys Finnlinesissa. Sisäiset valvontamekanismit ja -menettelytavat varmistavat johdolle, että riskienhallintatoimenpiteet toteutetaan suunnitelmien mukaisesti. Tietoisia ja huolellisesti arvioituja riskejä otetaan valittaessa strategioita, esim. liiketoimintaa laajennettaessa, markkina-asemaa parannettaessa ja uusia liiketoimintoja luotaessa. Taloudellisia, operatiivisia ja vahinkoa tai menetyksiä aiheuttavia riskejä vältetään tai rajoitetaan. Toimintojen jatkuvuus varmistetaan turvaamalla kriittiset toiminnot ja keskeiset resurssit. Kriisinhallinnan, jatkuvuuden varmistamisen ja onnettomuuksien varalle laaditaan suunnitelmat. Riskienhallintaan liittyvät kulut ja resurssit ovat suhteessa saavutettaviin hyötyihin. Finnlinesin hallitus vastaa konsernin yleisen riskitason määrittämisestä ja sen turvaamisesta, että yhtiöllä on riittävät työkalut ja resurssit riskien hallintaan. Toimitusjohtaja johtoryhmän avustuksella vastaa riskien hallinnan organisoinnista ja turvaamisesta kaikissa Finnlinesin toiminnoissa. Yhtiön pääkonttoriin on keskitetty vastuu konsernin käyttöomaisuudesta, investoinneista, rahoituksesta, taloudesta, henkilöstöhallinnosta, viestinnästä, tietojärjestelmistä ja ostotoiminnoista. Konsernin talous- ja rahoitusjohtajan (CFO) alaisuudessa toimii talousosasto, jonne on keskitetty koko konsernin maksuliikenne, ulkoinen laskenta ja sisäinen laskenta. Hallitus päättää konsernin valuutta- ja korkosuojauksista kullekin raportointikaudelle ja hyväksyy konsernin ulkopuoliset pitkäaikaiset lainajärjestelyt. Konsernin lakiasiain- ja vakuutusyksikön vastuulla ovat käyttöomaisuus ja toiminnan keskeytymisestä aiheutuvat riskit sekä vakuutusten hallinnointi ja koordinointi. Pääosa konserniin sidotusta pääomasta muodostuu sen laivastosta. Laivat vakuutetaan aina täyteen arvoon. Luottotappioriskin minimoimiseksi konsernin asiakkaiden taloudellinen tilanne ja luottokelpoisuus ovat jatkuvassa seurannassa. Jokaiselle tulosyksikölle on nimetty vastuullinen controller, joka raportoi asianomaisen yksikön johtajalle ja koko konsernin talous- ja rahoitusjohtajalle (CFO). Finnlinesin eri yksiköiden johtajat vastaavat yksiköiden taloudellisesta tuloksesta ja käyttöpääomasta. He asettavat yksiköilleen operatiiviset tavoitteet ja huolehtivat resurssien tehokkaasta käytöstä sekä toiminnan mittaamisesta ja kehittämisestä. Finnlinesin merkittävimmät strategiset, operatiiviset ja taloudelliset riskit on kuvattu vuoden 2014 tilinpäätöksen liitetiedoissa Taloudellisten riskien hallinta. TALOUDELLISEN RAPORTOINTIPROSESSIN SISÄINEN VALVONTA Valvonta on prosessi, joka arvioi Finnlinesin sisäisen valvontajärjestelmän laatua ja suorituskykyä. Valvontaa suoritetaan sekä jatkuvasti että erillisten arviointien avulla, joihin kuuluvat sisäiset tarkastukset, tilintarkastukset ja laatuauditoinnit. Kukin liiketoimintayksikkö vastaa siitä, että asianmukaisia lakeja ja säännöksiä noudatetaan sen vastuualueella. Sisäinen tarkastustoiminto avustaa toimitusjohtajaa ja hallitusta arvioimaan ja varmistamaan sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan riittävyyttä ja tehokkuutta suorittamalla säännöllisiä tarkastuksia konsernin FINNLINES OYJ Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä

7 yksiköissä ja tukitoiminnoissa vuotuisen suunnitelman mukaan. Finnlinesin tilintarkastaja ja muut tarkastajat, kuten laatuauditoijat, suorittavat yhtiön sisäisen valvonnan arviointeja. Yhtiön taloudellista tulosta arvioidaan jokaisessa hallituksen kokouksessa. Hallitus tarkistaa kaikki osavuosija vuosiraportit ennen niiden julkaisemista. Riskien arviointiprosessin ja valvontatoiminnan tehokkuutta seurataan jatkuvasti eri tasoilla. Tähän kuuluu tuloksen arviointi ja vertailu budjettiin ja suunnitelmiin. Vastuu tehokkaan valvonnan ylläpidosta ja toimivasta riskienhallintajärjestelmästä sekä taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta on toimitusjohtajalla. Yhtiön sisäinen valvonta perustuu konsernin rakenteeseen, jossa konsernin toiminnot on jaettu kahteen segmenttiin ja eri liiketoiminta-alueisiin sekä tukitoimintoihin. Konsernin toiminnot laativat toimintaohjeet, jotka määrittävät vastuut ja valtuudet sekä käsittävät eri alueiden valvonnan, kuten talous, kirjanpito ja investoinnit, ostot ja myynti. Yhtiöllä on valvontajärjestelmä. Taloudellisen raportoinnin sisäiselle valvonnalle on määritelty standardivaatimukset. Johto odottaa, että kaikki työntekijät noudattavat moraalisesti ja eettisesti korkeita normeja, ja nämä odotukset on viestitetty työntekijöille sisäisiä kanavia pitkin. Konsernin talousyksikkö valvoo, että taloudellisen raportoinnin prosesseja ja valvontaa noudatetaan. Se seuraa myös ulkoisen ja sisäisen taloudellisen raportoinnin oikeellisuutta. Tilintarkastajat vahvistavat vuositilinpäätöksen oikeellisuuden. Hallitus valvoo lakisääteistä tilintarkastusta ja konsernitilintarkastusta, arvioi lakisääteisen tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta yhtiöön nähden erityisesti liitännäispalveluiden osalta ja laatii ehdotuksen tilintarkastajien valinnasta. Hallitus käy vuosittain läpi sisäisen valvonnan ja riskienhallintajärjestelmän pääpiirteiden kuvauksen suhteessa taloudelliseen raportointiprosessiin, joka sisältyy tähän hallintoja ohjausjärjestelmään. TIETOHALLINTO Tehokas sisäinen valvontajärjestelmä vaatii riittävää, oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa, jotta johto voi seurata yhtiön tavoitteiden saavuttamista. Taloudellisen informaation lisäksi tarvitaan myös ei-taloudellista tietoa, joka liittyy sekä sisäisiin että ulkoisiin tapahtumiin ja toimintoihin. Tietohallinnolla on tärkeä asema Finnlinesin sisäisessä valvontajärjestelmässä. Tietojärjestelmillä on ratkaiseva merkitys tehokkaan sisäisen valvonnan kannalta, koska useat valvontatoiminnot perustuvat tietotekniikkaan. Finnlinesin liiketoimintaprosesseihin sisältyvät valvontatoiminnot ovat ensiarvoisen tärkeitä yhtiön tehokkaan sisäisen valvonnan varmistamiseksi. Liiketoimintaprosessien valvontatoiminnot auttavat turvaamaan, että kaikki Finnlinesin sisäisen valvonnan tavoitteet ja erityisesti yhtiön toiminnan tehokkuuteen ja kannattavuuteen sekä maineen ylläpitämiseen liittyvät tavoitteet saavutetaan. Liiketoimintayksiköt ja tietohallinto vastaavat siitä, että niiden vastuualueilla määritellyt konsernitason prosessit ja valvontatoiminnot toteutetaan ja niitä noudatetaan. Mikäli konsernitason prosesseja ja valvontatoimintoja ei ole, liiketoimintayksiköt ja tietohallinto vastaavat, että tehokkaat liiketoimintaprosessit riittävine valvontatoimintoineen on kuvattu ja toteutettu. Finnlinesin tietojärjestelmien toimivuus turvataan laajojen ja huolellisesti laadittujen tietoturvaohjelmien ja varajärjestelmien avulla. SISÄPIIRIOHJEET Finnlines noudattaa lakisääteisiä sisäpiirimääräyksiä sekä NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeita julkisille osakeyhtiöille sekä Suomen Finanssivalvonnan määräyksiä ja ohjeita. Finnlinesin julkiseen sisäpiiriin kuuluvat pysyvästi hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, johtoryhmän jäsenet ja päävastuullinen tilintarkastaja. Laajennetun johtoryhmän jäsenet ja muu henkilöstö työtehtäviensä mukaan kuuluvat yhtiön omaan ei-julkiseen sisäpiiriin. FINNLINES OYJ Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä

8 Merkittävien hankkeiden (esim. yrityskauppojen) osalta laaditaan hankekohtaiset sisäpiiriluettelot, joissa hankkeen suunnitteluun ja valmisteluun osallistuvat henkilöt määritellään hankekohtaisiksi sisäpiiriläisiksi. Hankekohtaisen sisäpiiriluettelon perustamisesta päättää yhtiön toimitusjohtaja. Yhtiön sisäpiiriläiset eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla 14 päivää (Finnlines suosittelee kuitenkin 30 päivää) ennen osavuosikatsauksen tai vuositilinpäätöksen julkaisemista. Yhtiön sisäpiirirekisteriä ylläpitää konsernin lakiasiainyksikkö. Yhtiön ilmoitusvelvollisten pysyvien sisäpiiriläisten sekä näiden lähipiirin omistustiedot ovat saatavissa Euroclear Finland Oy:n SIRE-järjestelmästä, jonne on yhteys myös Finnlinesin internet-sivuilta. Tietoa Finnlinesin sisäpiiriläisten omistuksista ja kaupankäynnistä on yhtiön internet-sivuilla: > Hallinto- ja ohjausjärjestelmä > Sisäpiirirekisteri. TILINTARKASTUS Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka on oltava KHT-yhteisö. Yhtiökokous nimittää tilintarkastajan tarkastamaan kuluvan tilivuoden tilit ja toimeksianto päättyy seuraavaan yhtiökokoukseen. Tilintarkastaja vastaa konsernin ja emoyhtiön tilinpäätöksen ja kirjanpidon asiakirjojen sekä emoyhtiön hallinnon tarkastuksesta. Tilinpäätöksen jälkeen tilintarkastaja antaa lakisääteisen tilintarkastuskertomuksen yhtiön osakkeenomistajille sekä raportoi myös säännöllisesti tuloksesta hallitukselle. Yleisten pätevyysvaatimusten lisäksi tilintarkastajan tulee täyttää myös tietyt lakisääteiset riippumattomuusvaatimukset, mikä takaa riippumattoman ja luotettavan tilintarkastuksen. TILINTARKASTAJA VUONNA 2014 Vuonna 2014 yhtiökokous valitsi yhtiön tilintarkastajaksi vuodelle 2014 KHT-yhteisö KPMG Oy Ab:n. Päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Pauli Salminen. Päätettiin, että tilintarkastuspalkkio maksetaan laskun mukaan. Vuonna 2014 tilintarkastajille maksettiin konsernin, emoyhtiön ja tytäryhtiöiden lakisääteisestä tilintarkastuksesta 205 tuhatta euroa. Samana vuonna maksettiin 77 tuhatta euroa muista asiantuntijapalveluista. TIEDOTTAMINEN Keskeiset Finnlinesin hallintoa ja johtamista koskevat tiedot julkaistaan yhtiön internet-sivuilla. Yhtiön kaikki pörssi- ja lehdistötiedotteet ovat heti julkaisemisen jälkeen nähtävissä yhtiön internet-sivuilla. FINNLINES OYJ Selvitys hallintoja ohjausjärjestelmästä