Teema 4. Opiskelijavalinnat

Transkriptio

1 Teema 4 Opiskelijavalinnat

2 Valintapäätös ja valintojen tulosten ilmoittamisen ajankohdat Kuinka kauan tarvitsette hakuajan päättymisestä siihen, että valintojenne tulokset valmistuvat? 0-4 vkoa Koulutuskohtaista eli hakuajan päättymisestä valintojen tekemiseen keskimäärin 1-4 viikkoa, joissakin tapauksissa 2 kk. Koulutuskohtaista, 0 8 vkoa max 2 kk.

3 Liittyykö opiskelijavalintaan soveltavia kokeita, pääsykokeita, haastatteluja tms.? Millaisia? Soveltuvuuskokeet Pääsykokeet (substanssialan kykykokeita) Haastatteluja Haastatteluja Toimintapäiviä/Toiminnallin en testaus Kielitestaus Soveltuvuuskokeet S2-testit Haastattelut Toimintapäivä, kykykokeet, valintainfot Ryhmä- tai yksilöhaastattelut Yksilötehtävät esim. kirjoitelma

4 Miten dokumentoitte valintapäätökset (perustelut)? Lyhyesti Soveltuvuuskonsultit antavat suoraan tarkempia lausuntoja suoraan hakijalle Soveltuvuustesteistä lausunnot Koulutuskohtaisesti kouluttajien muistiinpanot Valintapäätökset (päätöspöytäkirjat opiskelijalistoineen) Valintapäätöspöytäkirja Haastattelulomakkeet Haastattelu tärkein Valintapäätöksestä pöytäkirja Soralainsäädäntö

5 Pitäisikö valintapäätökset/ perustelut viedä järjestelmään? Mitä asiassa pitää huomioida? Kenelle saa näkyä? Valintapäätökset, perusteluja ei Julkisuus mahdollisimman kattavasti tietosuojalainsäädännön puitteissa Valintapäätös kyllä Perusteluista voidaan kirjata yleiset syyt, esim. S2-testi, kokemuksen riittävyys ko. koulutukseen, jatkosuositukset hylätyille, yhteydenottomahdollisuus

6 Haluaisitteko, että hakija saa tiedon valintapäätöksestä järjestelmästä? Ehdottomasti Hakija näkee: Olet hakenut (valintakokeisiin kutsutaan N.N.päivänä) Valintakoekutsu (sähköposti, tekstiviesti, kirje) Valintapäätös Paikan vastaanottaminen (Olet ottanut vastaan) Kyllä Hakija näkee: Hakeutumisen mihin hakeutunut koulutuksen yhteyshenkilö/t tiedot koulutuksen alkamisesta Valinta sitova paikan vastaanottaminen Helpottaa tiedonvälitystä Kyllä Samat kuin edellisissä työpajoissa Mahdollisuus kuitata saamansa hyväksymis/ hylkäystieto pankkitunnuksilla edellyttää kysymistä hakuvaiheessa (myös paperiversio tarpeen) Kutsut ja kirjeet muokattavissa Toiminnan varmuus, tietoturva, muuten ok Edelleen kutsut soveltaviin kokeisiin Valintakirjeet postitse + sähköinen Tulosteet viranomaisille? Omaehtoiset opiskelijat? Vakuutusyhtiön päätökset? TE-toimiston päätökset? Lyhytkoulutukset?

7 Suhde oppilaitoksen omiin järjestelmiin Minkä verran, missä vaiheessa ja millaisia tiedonsiirtoja tulette tarvitsemaan haku- ja valintajärjestelmän ja omien järjestelmienne välillä? Hakeneet <-> up + down Valintakokeisiin kutsuttavat -> up Valintakokeisiin ilmoittautuneet <- down Valitut -> up Paikan vastaanottaneet -> down Mahdollisimman helppo tiedonsiirto, vain paikan vastaanottaneet siirretään koulutuksen järjestäjän rekisteriin. Optiona mahdollisuus myös muiden hakijoiden tiedon siirtämiseen Helppous. Ei ihmisiä välissä sotkemassa automaattista tiedonsiirtoa. Siirto omaan järjestelmään valinnan mukaan hyväksytyt tai paikan vastaanottaneet Edellyttää lisätieto kenttää mahdollisia kirjauksia varten jo hakuvaiheessa (ennen päätöstä) Historiatiedon säilytysaika, min. 1 v.? Turhat päällekkäiset rekisterit pois Miten laki muuttuu? Vrt. velvollisuus säilyttää tietty aika

8 Opiskelupaikan vastaanotto ja hyväksymiskirjeet Miten opiskelupaikka otetaan vastaan? Mikkeli: Sähköinen asiointi (primääri) Tulisiko opiskelupaikan vastaanottamiseen ja hyväksymiskirjeiden lähettämiseen liittyvät toiminnallisuudet toteuttaa tässä järjestelmässä? Mikkeli: sähköposti, tekstiviesti, ekirje, Kirje Pori: Kuka lähettää? (OPH/ koulutuksen järjestäjä) Sitova rasti järjestelmään Järjestelmästä lähtevät viestit helpottavat koulutuksen järjestäjien työtä Sähköinen viestintä ei sovi kaikille, haaste esim. TE-koulutus Sähköinen asiointi Myös kirjeen mahdollisuus tarvittaessa Porin malli hyvä Koulutuksen järjestäjä lähettää tiedon

9 Hakija-/hakemusrekisteri Mihin hakemustiedot tulisi tallentaa? Mikkelin ja Porin työpajat: Hakijarekisteriin (yhteinen) Mitä hakijatietoja hakijarekisteriin tulee tallentaa? Henkilöä yksilöivät tiedot Hakua(/hakuja) yksilöivät tiedot Todennettu osaaminen katsottavissa toisesta järjestelmästä Hakemuksen tiedot Miten huomioidaan alakohtaisuus? Työkkärin päätökset oma prosessinsa. Päällekkäisyyksien vaara. Tiedot vaan yhdessä paikassa. Huomioitava velvoitteet. Jälkimarkkinointi varasijoilla oleville. Tietosuoja huomioitava.

10 Kirjautuminen (läsnä- ja poissaoloilmoitukset) Millaisia kirjautumiskäytäntöjä on käytössä? Mihin kirjautumistiedot tallennetaan? Paikan vastaanottamisen yhteydessä voisi olla poissaolo/läsnäolo mahdollisuus (mikäli sille on muutenkin tarvetta) Kts. Mikkeli Tilastointi: 20.9./ Opiskelija kirjaa itsensä. Oppilaitos tarkistaa läsnäolon. Järjestelmästä automaattinen ilmoitus rahoittajille Tiedot keskeytyneistä opinnoista tarvitaan Poissaoloja voivat aiheuttaa esim. rauhanturvaajana toimiminen, raskaus, asepalvelus, terveydentila (määräaikainen keskeytys)

11 Millaisia sähköisiä asiointipalveluita aikuisoppija tarvitsee? Millaista tunnistautumista hakijalta edellytetään? SÄHKÖISEN ASIOINNIN PALVELU TUNNISTAUTUMINEN Asiointipalvelun tarpeellisuus aikuiskoulutuksen näkökulmasta/ huomioita Valinnan vaiheisiin liittyvät ennakkomateriaali Ilmoitus valintapäätöksestä ("ilmoitus valinnan tuloksesta") Hyväksymisestä Varasijalle asettamisesta Hylkäämisestä Ohje oikaisupyynnön tekemisestä ja ohjeet palautteen saamisesta ja omiin koesuorituksiin ja niiden arvosteluun tutustumisesta Kutsukirjeitä ilmoitus päätöksestä pitää olla tulostettavissa tuloskirje: tieto hyväksynnästä + oppilaitosten itse tuotettuun materiaaliin tulostuu halutulla tavalla ja lähtee hakijalle vastaanotetun opiskelupaikan tiedot ja linkki materiaaliin (mm. esitietolomake) yms. Jälkiohjaus markkinointi ei valituille crm: ohjausta hakijoille, valituille, hylätyille, markkinointia tietoa täydennyshakuun Hylätyille muita koulutusmahdollisuuksia koskevaa informaatiota ei vaadi tunnistautumista Tunnistautuminen Kysy hakijalta jälkimarkkinointilupa Mikkeli: Aina ennakkomateriaali ei ole julkista voi olla yksilöityä /salaista Sähköposti, tekstiviesti, ekirje, kirje

12 SÄHKÖISEN ASIOINNIN PALVELU TUNNISTAUTUMINEN Asiointipalvelun tarpeellisuus aikuiskoulutuksen näkökulmasta/ huomioita Arkistointi valintaperusteet + koulutustarjontatiedot: arkistoituu hakijapalveluun lokitiedot käyty viestiliikenne tallentuu järjestelmään (virkailijoiden tarkasteltavissa hakemuskohtaisesti) merkinnät puheluista heikko tunnistautuminen Laittakaa kaikki ne tiedot ARKISTOON, joita viranomaiset myöhemmin kysyvät. Emme halua säästää itse mitään! ARKISTOINTILAKI huomioitava Valintojen järjestäminen ennakkotehtäviä voisi tallettaa palveluun Sähköinen valintakoe Sähköinen tarkastaminen Sähköinen valintakoetulosten tallentaminen Valintakoeaineistojen ja vastausaineistojen sähköinen varastointi Ennakkotehtävien ym. aineistojen esittäminen Ennakkotehtävien palauttaminen maksuohjelmissa stipendiin liittyvät toiminnot vahva tunnistautuminen Ei ehkä jakseta merkitä puheluita ylös Teknisesti aika haasteellista Kaikkia ennakkotehtäviä ei voi saattaa sähköisen muotoon. Vaatteet, veistokset