Asiakaslähtöisyys ulkomaalaisten opiskelijoiden integroinnissa

Transkriptio

1 Asiakaslähtöisyys ulkomaalaisten opiskelijoiden integroinnissa Session tavoite: - Esitellä HY:n lanseeraama asiakasystävällinen tervetulomalli ulkomaalaisille vaihto- ja tutkinto-opiskelijoille -Pohtia onnistuneen integroitumisen osatekijöitä ja edellytyksiä -Jakaa hyviä tervetulokäytäntöjä ja kokemuksia

2 Orientation Course -> Welcome Desk -> Welcome Fair Orientation Course Lukukausien alussa on ulkomaalaisopiskelijoille perinteisesti järjestetty orientaatiotilaisuus käytännön asioista opintojen alkuun saattamiseksi. Koordinointi: Ulkomaalaisten opintoneuvojalla aluksi, sitten kansainvälisen vaihdon palvelut Saapujat tarvitsevat erilaisia todistuksia heti opintojen alussa (alennukset, saapumistodistukset) ja he joutuivat hakemaan niitä eri paikoista. Haluttiin välttää asiakkaan juoksuttamista luukulta luukulle sekä lisätä orientaatioon osallistuvien toimijoiden välistä yhteistyötä. Syntyi malli welcome deskistä

3 Welcome Desk Welcome deskillä opiskelija pystyi hoitamaan saapumistodistusmatkakorttilaennus- ym. käytännön asiat yhdellä tiskillä. Toteuttajina kansainvälisen vaihdon palvelut ja opiskelijaneuvonta. Orientation Coursen Practical Matters osiot järjestettiin Welcome Deskin päivien aikana. Myös tiedekuntien Orientation Course osuus jatkui samanlaisena kuin ennenkin Kanssakäyminen muiden opiskelijoiden kanssa yhä vähäistä, koska tiskille tultiin vain nopeasti hoitamaan käytännön asiat. Tilaan mahtui vain rajattu määrä esitepöytiä, joten edelleen opiskelijan oli itse aktiivisesti etsittävä tietoa mm. opiskelijajärjestöistä ja vapaa-ajan aktiviteeteista. Saapuvien ulkomaalasiopiskelijoiden volyymien kasvun myötä welcome desk yliopiston päärakennuksen aulassa osoittautui riittämättömäksi tilaksi palvella asiakkaita laadukkaasti

4 International Student barometerin tulokset 2011 keväällä puhuivat karua kieltään Helsingin yliopiston byrokratiatiskin innostavasta vaikutuksesta ulkomaalaisopiskelijaan. - Tervetulokokemuksessa löytyi parantamisen varaa!

5 Elämyksellisyyttä! Alettiin pohtimaan miten opiskelija voisi kokea itsensä aidosti tervetulleeksi ja miten hänet voisi vakuuttaa siitä että hän on saapunut juuri oikeaan paikkaan valitessaan opiskelupaikakseen HY:n Mallina Café Erasmus, jossa opiskelijoita innostetaan elämyksellisten esitysten, eri kielialueiden porinaryhmien ja pienen tarjoilun avulla Erasmus- vaihtoon Syksyllä 2011 järjestettiin ensimmäinen Welcome Fair. Kävijöitä noin tuhat. Facebook-ryhmässä opiskelijat tutustuvat toisiinsa virtuaalisesti jo ennen tapahtumaa. Huomattiin, että Welcome fairin hengailupisteet, esitykset ja pieni jonottelukin (!) olivat osa elämyksellistä kokemusta, joka mahdollisti tutustumisen toisiin opiskelijoihin sekä yhteenkuuluvaisuuden tunteen syntymisen

6 Welcome Fair Keväällä rakennetta muutettiin siten, että kaksituntisen orientaatioistunnon sijaan järjestettiin noin vartin mittaisia tietoiskuja eri aiheista. Opiskelijalla mahdollisuus osallistua niihin tietoiskuihin, jotka itse kokee tarvitsevansa. Esimerkkejä tietoiskuista: Finnish Language Courses - Health Care IT Services - Language Centre Library Services Necessary - Materials during Studies Permits (Right for Residence in Finland, Population Registration) Travel Card Kevään tilaisuuden jälkeen ja positiivisen palautteen myötä Welcome fair päätettiin juurruttaa pysyväksi osaksi lukukauden alun saapumiskäytäntöjä

7 Welcome Fair työryhmä - Koostuu Welcome fairin näytteilleasettajista ja esiintyjistä -Työskentelee lähinnä virtuaalisesti wiki-alustalla -Tapaa kasvotusten noin kuukauden välein; ennen h-hetkeä useamminkin -Mukana: Opiskelijaneuvonta Kielikeskus Suomen kielen ulkomaalaisopetus Käyttölupatoimisto Opiskelijarekisteri Liikunta HYY + järjestöjä Lyyra-toimisto Hakijapalvelut Urapalvelut Koordinoijana kv-vaihdon palvelut

8 Welcome Fairin tavoitteet Welcome Fairilla on neljä tavoitetta. Opiskelija: pystyy hoitamaan saapumiseen liittyvät muodollisuudet kätevästi yhden katon alla kuulee ja näkee esimerkkejä yhteistyökumppanien vapaaajan aktiviteettitarjonnasta sekä tutustuu muihin vaihtoopiskelijoihin -> kokonaisvaltainen juurtuminen kokee wow -elämyksen ja tuntee itsensä aidosti tervetulleeksi. Saa alkusysäyksen integroitumiselle Suomeen; maisteriohjelmalaisille osa first year experienciä

9

10 Syksy Avoinna: klo klo Paikka yliopiston kielikeskus Varattuna kolmesta kerroksesta tiloja WF:llä järjestetään päivittäin Tietoiskuja Tutkinto-opiskelijoiden tapaamisia Welcome Fair syksyllä 2012 Opiskelija tulee Welcome Fairille omatoimisesti tai tuutorin kanssa. Jonottamisen välttämiseksi pyritty porrastamaan tulijat siten, että tilaisuuteen saavuttaisiin tutorryhmissä. Vierailupäivä riippuvainen tiedekunnan omista orientaatioista. Eri tiedekunnan porrastettu saapumaan tasaisesti kahden päivän ajan. Syyskuun puolella saapuville järjestetty vielä lisämahdollisuus vierailla tapahtumassa itsenäisesti lauantaina neljän tunnin ajan

11 Welcome Fair syksyllä 2012 Torstai : Welcome fair klo klo Tutkinto-opiskelijoiden tapaaminen klo Tietoiskut klo Tutkinto-opiskelijoiden tapaaminen klo Tietoiskut klo Tietoiskut Perjantai : Welcome fair klo klo Tutkinto-opiskelijoiden tapaaminen klo Tietoiskut klo Tutkinto-opiskelijoiden tapaaminen klo Tietoiskut klo Tietoiskut Lauantai : Welcome fair klo klo Tietoiskut Kaikille tiedekunnille

12 HYYn maksu Käyttäjätunnus Kielikeskuksen kurssit Urapalvelut Liikunta Hakijapalv elut Opiskelijan polku WF:llä Reppu ja materiaali HYY ja järjestöt Tutkintoopiskelijoiden tapaamiset Travel Card Läsnäolotodistus Arrivaltodistus Matkakorttitodistus Tietoiskut YTHS Suomen kielen kurssit Esitykset Tutustuminen toisiin opiskelijoihin Faculty Orientation Course + tutoring