RUOKA- JA PUHTAUSPALVELUJEN OSTOSOPIMUS

Transkriptio

1 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Kunnanhallitus liite nro 1 RUOKA- JA PUHTAUSPALVELUJEN OSTOSOPIMUS PALVELUNTUOTTAJA PUUMALAN KUNTA 2017

2 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 2/10 1 SOPIMUSKOHDE SOPIJAPUOLET TILAAJA PALVELUNTUOTTAJA SOPIJAPUOLTEN TAVOITTEET JA YHTEISTYÖ SOPIJAPUOLTEN EDUSTAJAT JA YHTEYSHENKILÖT TOIMINTAA KOSKEVA LAINSÄÄDÄNTÖ JA OHJEET SOPIMUSAIKA SOPIMUKSEN KESTO SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA MUUTTAMINEN SOPIMUKSEN PÄÄTTÄMINEN SOPIMUSTEHTÄVIEN SUORITTAMINEN PALVELUNTUOTTAJAN RESURSSIT TYÖVÄLINEET, AINEET JA TARVIKKEET SEKÄ TILAT PALVELUN TUOTTAMISEEN KÄYTETTÄVÄ HENKILÖSTÖ ALIHANKKIJAT TURVALLISUUS JA SALASSAPITO TILAAJAN JA PALVELUNTUOTTAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS SOPIMUKSENAIKAINEN TOIMINTA PALVELUN LAATU JA SIINÄ ESIINTYVÄT VIRHEET... 6 Poikkeamien ja reklamaatioiden hoitaminen... 6 Palvelun laadun valvonta... 7 Asiakastyytyväisyyskysely... 7 Tilaajan ja palveluntuottajan kehityskokoukset YMPÄRISTÖKUORMITUKSEN VÄHENTÄMINEN TOIMITILAPALVELUJEN LAADUNHALLINTA RUOKAPALVELUJEN LAADUNHALLINTA SEURATTAVAT LAATUKRITEERIT JA NIIDEN PAINOTUKSET SOPIMUSHINTA HINNAN MÄÄRÄYTYMINEN, SISÄLTÖ JA TARKISTUSMENETTELY LISÄTYÖT LASKUTUSKÄYTÄNNÖT VIRANOMAISTOIMINTA YLIVOIMAINEN ESTE ERIMIELISYYDET JA SOVELLETTAVA LAKI SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS... 9

3 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 3/10 1 SOPIMUSKOHDE Tällä sopimuksella sovitaan Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän tarvitsemien ruoka- ja puhtauspalvelujen hankintaan sovellettavista ehdoista. 2 SOPIJAPUOLET 2.1 Tilaaja Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Porrassalmenkatu Mikkeli Y-tunnus Yhteyshenkilöt tila- ja tukipalvelujohtaja Veli Matti Thure Palveluntuottaja Puumalan kunta Keskustie Puumala Y-tunnus Yhteyshenkilö ruokapalvelupäällikkö Irmeli Luukkonen 2.3 Sopijapuolten tavoitteet ja yhteistyö Sopijapuolten tavoitteena on, että kohteissa tuotetut ruoka- ja puhtauspalvelut ovat palvelukuvausten mukaisia, laatutasoltaan oikein mitoitettuja, jatkuvasti tasalaatuisia ja kokonaistaloudellisesti edullisia. Tavoitteena on myös, että palvelujen muodostama kokonaisuus toimii tilaajan kannalta mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä. 2.4 Sopijapuolten edustajat ja yhteyshenkilöt Kumpikin sopijapuoli nimeää yhteyshenkilön, jonka tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Tilaajan edustajana ja yhteyshenkilönä toimivat: Veli Matti Thure tila- ja tukipalvelujohtaja puh Marjukka Hokkanen ravinto- ja siivouspäällikkö puh

4 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 4/10 Palveluntuottajan edustajana ja yhteyshenkilönä toimii: ruokapalvelupäällikkö Irmeli Luukkonen puh Toimintaa koskeva lainsäädäntö ja ohjeet Sopijapuolet noudattavat kaikkea alaan liittyvää lainsäädäntöä sekä omien organisaatioidensa sääntöjä, suunnitelmia, ohjelmia, pysyväismääräyksiä ja ohjeita. 3 SOPIMUSAIKA 3.1 Sopimuksen kesto Tämä tukipalvelusopimus on voimassa alkaen toistaiseksi ja molemminpuolinen irtisanomisaika on 12 kk, ellei valmisteilla olevasta sote-laista muuta johdu. 3.2 Sopimuksen siirtäminen ja muuttaminen Sopijaosapuolilla ei ole oikeutta ilman toisen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti, jollaiseksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt muutokset. Sopijapuolten on reagoitava esitettyihin muutoksiin viiden arkipäivän kuluessa. Hyväksytyt muutokset astuvat voimaan osapuolten sopimana ajankohtana. Muutoksia koskevat kuvaukset ja sopimukset liitetään tämän sopimuksen liitteiksi. 3.3 Sopimuksen päättäminen Sopimuksen päättyessä, viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä, suoritetaan luovutuskatselmukset kohteittain tilaajan ilmoittamana ajankohtana. 4 SOPIMUSTEHTÄVIEN SUORITTAMINEN Ruoka- ja puhtauspalvelujen ajoituksessa otetaan huomioon kohteiden toiminta. Tilaajan toimintaan vaikuttavista palvelutehtävistä ja harvemmin tehtävien töiden ajankohdasta neuvotellaan ja sovitaan erikseen kohteen yhteyshenkilöiden kanssa. Yksikkökohtaisista aikatauluista on sovittu tämän sopimuksen liitteissä. Tehtäviin kuuluvat palveluiden tuottaminen palvelukuvausten mukaisesti, palvelujen työnjohto, palvelujen suunnittelu, palvelujen sopeuttaminen kohteiden muuttuvissa tarpeissa, palvelun laadunhallinta palveluntuottajan laadunhallintajärjestelmän mukaisesti sekä osallistuminen tarkastuksiin ja tilaajan järjestämiin kokouksiin sopimuksen mukaisesti.

5 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 5/10 Toimitilapalvelut: - ylläpito- ja perussiivous - vaatehuolto (omat tekstiilit) - yksiköiden sisäinen jätehuolto - apuvälineiden puhdistus Ruokapalvelut: - asiakasaterioiden valmistaminen ja pakkaaminen - potilasaterioiden valmistaminen ja pakkaaminen - ateriakuljetukset (taajama-alue) - henkilöstöravintolapalvelut Sopimukseen kuulumattomista töistä sovitaan erikseen yhteyshenkilöiden kesken. Palvelukuvauksessa määritellään palvelun sisältö ja toiminnot. Palvelukuvaukset tarkistetaan vuosittain mennessä. 5 PALVELUNTUOTTAJAN RESURSSIT 5.1 Työvälineet, aineet ja tarvikkeet sekä tilat Palveluntuottaja tekee sopimukseen kuuluvat tehtävät omilla koneilla ja kalustolla sekä ylläpitää niitä hyvässä ja turvallisessa kunnossa. Palveluntuottaja huolehtii käyttämiensä tilojen siivouksesta ja ylläpidosta. 5.2 Palvelun tuottamiseen käytettävä henkilöstö Palveluntuottaja vastaa työnteijöidensä ja asiantuntijoidensa sekä toimeksiannon suorittamisessa mahdollisesti käyttämiensä muiden yrittäjien töistä ja toimenpiteistä. Palveluntuottaja vastaa omien työntekijöidensä perehdyttämisestä, työnopastuksesta, kouluttamisesta ja kehittämisestä niin, että sen työntekijöillä on edellytykset sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen. 5.3 Alihankkijat Palveluntuottaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. 6 TURVALLISUUS JA SALASSAPITO Palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön on tilaajan tiloissa työskennellessään noudatettava voimassa olevaa lainsäädäntöä, tilaajan turvallisuus-, tietosuoja- ja yleisiä käytössääntöjä sekä muita tilaajan ohjeita ja määräyksiä. Palveluntuottajan henkilöstö ei saa tuoda kohteeseen ulkopuolisia henkilöitä.

6 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 6/10 Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä. Kohteessa työskentelevien henkilöiden on käytettävä työssä ollessaan tunnistettavaa työasua. 7 TILAAJAN JA PALVELUNTUOTTAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS Tilaaja vastaa siitä, että tilaajan vastuulla olevat tehtävät suoritetaan sopimuksen mukaisesti. Tilaajan on annettava palveluntuottajalle riittävät ja oikeat tiedot palvelun tuottamista varten. Tilaajan on huolehdittava, että palveluntuottajan henkilöstö pääsee tarvittaessa käyttämään tilaajan tiloja tai laitteistoja sovitun mukaisesti. Palveluntuottaja on velvollinen viipymättä ilmoittamaan kiinteistön omistajalle sekä tilaajalle kiinteistössä havaitsemansa viat ja puutteet, jotka ilmenevät sopimustehtävien hoitamisen yhteydessä ja jotka saattavat aiheuttaa haittaa tai vahingonvaaraa kiinteistölle tai henkilölle tai jotka vaikeuttavat palveluntuottajan sopimuksen mukaisen palvelun suorittamista. 8 SOPIMUKSENAIKAINEN TOIMINTA 8.1 Palvelun laatu ja siinä esiintyvät virheet Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä mitä on sovittu. Palveluntuottaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palveluntuottajalta. Palvelu ja kaikki dokumentaatio tuotetaan suomen kielellä. Sopimusneuvotteluissa sovitaan käytettävät laatukriteerit. Kriteerejä käytetään ongelmien ennaltaehkäisemiseen, korjaaviin toimenpiteisiin ongelmien ilmettyä sekä toiminnan jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen. Poikkeamien ja reklamaatioiden hoitaminen Poikkeama on käyttäjän tai tilaajan havainto virheellisestä palvelun laadusta tai muusta virheellisestä sopimuksen menettelytavasta. Reklamaatio on tilaajankirjallinen valitus sopimuksen noudattamatta jättämisestä tai sovitun tehtävän viivästymisestä. Jos palvelussa on virhe, palveluntuottajan on korjattava se viivytyksettä. Palveluntuottaja voi vapautua vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta.

7 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 7/10 Tavoitteena on, että syntyneet poikkeamat tunnistetaan ja korjataan mahdollisimman nopeasti niin, että asiakkaiden kokeman palvelun laatu säilyy tavoitteen mukaisena. Poikkeamatietoja käytetään toiminnan kehittämisessä. Palvelun laadun valvonta Palvelun laadun valvonnan tavoitteena on seurata ja arvioida tuotetun palvelun teknistä ja toiminnallista laatua suhteessa palvelusopimuksessa asetettuihin tavoitteisiin. Palveluntuottaja sitoutuu sopimuskauden aikana kehittämään tuottamaansa palvelua. Asiakastyytyväisyyskysely Sopimusosapuolilla on oikeus selvittää käyttäjäasiakkaiden tyytyväisyyttä palvelujen laatuun asiakastyytyväisyyskyselyllä. Tilaajan ja palveluntuottajan kehityskokoukset Sopimusta koskeva kehityskokous pidetään vähintään kerran vuodessa. Kokouksessa käsitellään asialistan mukaiset asiat sekä tehdään toimintaa ja sopimusta koskevat päätökset. Tavoitteena on arvioida toteutuneita palveluja kirjattuihin taloudellisiin ja laadullisiin tavoitteisiin, selvittää mahdolliset sopimuksen muutostarpeet, toiminnan jatkuva kehittäminen sekä tulevan toimintajakson suunnittelu. 8.2 Ympäristökuormituksen vähentäminen Palveluntuottaja ja tilaaja noudattavat kyseisen kunnan sekä kiinteistökohtaista jätehuolto-ohjetta. Palveluntuottaja ja tilaaja vastaavat yhdessä että käytettävien aineiden kemikaaliluettelo ja käyttöturvallisuustiedotteet ovat käyttäjien ja palveluntuottajan henkilöstön saatavilla yksiköissä. 8.3 Toimitilapalvelujen laadunhallinta Puhtauspalvelu: Palveluntuottaja seuraa palvelukuvauksessa määritettyjä asioita. Tilaaja arvioi puhtauspalvelun teknistä ja toiminnallista laatua valitsemissaan tiloissa vuosittain soveltaen INSTA 800 järjestelmän mukaisia menetelmiä. Palveluntuottajalla on mahdolllisuus osallistua palveluntuottajan laadunarviointiin. Tilaaja dokumentoi laadunarvioinnin tulokset ja ne käsitellään yhdessä kehityskokouksissa. 8.4 Ruokapalvelujen laadunhallinta Palveluntuottaja seuraa palvelukuvauksessa määritettyjä asioita.

8 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 8/10 Palveluntuottaja valmistaa potilasateriat kunkin potilaan ruokavalion mukaisesti. Palveluntuottaja noudattaa omavalvontasäädöksiä. 8.5 Seurattavat laatukriteerit ja niiden painotukset Seurattavat laatukriteerit ovat laadunhallinta kohtien 8.3 ja 8.4 mukaan ympäristöasioiden hallinta: käytettävien kemikaalien käyttöohjeiden ajantasaisuus ja saavutettavuus. Laadunseuranta edellyttää sopimuksen aikana syntyvän tiedon järjestelmällistä dokumentointia ja tallentamista niin, että tieto on ajantasaista sekä aina kaikkien osapuolten käytössä. 9 SOPIMUSHINTA Sopimushinnat ovat liitteen 1 mukaiset. Sopimushinnat ovat voimassa vuoden kerrallaan. Hintamuutokset on sovittava viimeistään hinnantarkistusta koskevaa vuotta edeltävän vuoden syyskuun loppuun mennessä. 9.1 Hinnan määräytyminen, sisältö ja tarkistusmenettely Ateriapalvelujen osalta tilaaja arvioi yksiköittäin vuosittaisen ateriamäärän ja ilmoittaa sen palveluntuottajalle talousarvion valmisteluvaiheessa. Palveluntuottajan toimesta ateriasuoritteet kirjataan suoritelomakkeeseen päivittäin tilausten perusteella. Kaikki ruokaja puhtauspalveluiden veloittamat hinnat muodostuvat todellisten kustannusten perusteella. Puhtaanapidon osalta tilaaja ilmoittaa vuosittain palveluntuottajalle Essoten käytössä olevat tilat pinta-aloineen. Ateriasuorite- ja siivoushintaan sisältyvät kaikki henkilöstökustannukset, elintarvikkeet, ruoanvalmistusastiat ja välineet, ruoan tarjoiluastiat, koneellisen astianpesun aineet, pesu- ja puhdistusaineet sekä saniteettitarvikkeet, opetuspalvelut, työvaatetus, välilliset verot, sisäiset kustannusvyörytykset, muut kustannukset ja poistot. 9.2 Lisätyöt Lisätyö on työtä, joka ei sisälly sopimukseen jatkuvana, vaan on erikseen tilattua ja erikseen järjestettyä. Työstä sovitaan palveluntuottajan laatiman kirjallisen laskelman tai tarjouksen perusteella. Lisätöistä ovat oikeutettuja sopimaan tilaajan ja palveluntuotajan yhteyshenkilöt.

9 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 9/ Laskutuskäytännöt Palveluntuottaja laskuttaa tilaajaa toimipaikkakohtaisesti kuukausittain tilattujen aterioiden ja muiden tarjoilujen mukaisesti. Vierailijoiden, harjoittelijoiden ja työssäoppijoiden ruokailuiden maksaja (opiskelija/koulu) sovitaan harjoittelun alkaessa ja siitä tiedotetaan keittiötä; maksutapana on laskutus. Tilaustarjoilut laskutetaan toteutuneiden kustannusten mukaan. Siivous ja mahdollinen pyykkihuolto laskutetaan kerran kuukaudessa tasasummana (vuoden kokonaiskustannukset/12). Laskutus tehdään kerran kuukaudessa jälkikäteen. Palvelukysyntään tulevat merkittävät muutokset ja niiden vaikutus toimintaan otetaan huomioon laskutuksessa. Muutosten vaikutuksista palvelun sisältöön ja hintaan neuvotellaan sopimusosapuolten kesken viikon kuluessa muutoksen tultua jommankumman osapuolen tietoon. 10 VIRANOMAISTOIMINTA Sopimusosapuolet vastaavat omaan toimintaansa liittyvästä viranomaistoiminnasta noudattaen asiakirjasäännöksiä sekä valmiuslain mukaisia varautumisvelvoitteita. 11 YLIVOIMAINEN ESTE Vapauttamisperusteiksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta toimitukseen. 12 ERIMIELISYYDET JA SOVELLETTAVA LAKI Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa käytetään tarvittaessa ulkopuolista sovittelijaa. Sopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. 13 SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan siten, että yhdessäkin asiakirjassa annettu määräys on pätevä, vaikka se puuttuisi

10 Ruoka-ja puhtauspalvelusopimus 2017 / Puumala Sivu 10/10 Puumalassa..201_ muista sopimusasiakirjoista. Sopimuksen muutettujen tai täydentävien ehtojen ja liiteasiakirjojen ollessa ristiriidassa muutettu tai täydennetty ehto vallitsee. Toimeksiannossa noudatetaan seuraavia asiakirjoja ja mikäli sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan seuraavaa asiakirjojen pätevyysjärjestystä: 1. Ostosopimus pvm 2. Kohdeluettelo pvm 3. Hintaliite pvm 4. Palvelukuvaukset pvm Risto Kortelainen kuntayhtymän johtaja ESSOTE Matias Hilden kunnanjohtaja Puumalan kunta Veli Matti Thure tila- ja tukipalvelujohtaja ESSOTE