Tehoa ja toimintaa hallitustyöskentelyyn

Transkriptio

1 Tehoa ja toimintaa hallitustyöskentelyyn

2 Yhdistyslaki "Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus edustaa yhdistystä" (YhdL 35)

3 Jäsenen oikeudet ja velvollisuudet Jäsenen keskeiset oikeudet ovat: olla yhdenvertainen muiden jäsenten kanssa säilyttää hänellä sääntöjen mukaan olevat erityiset etuudet osallistua yhdistyksen päätöksentekoon saattaa oikeuden käsiteltäväksi yhdistyksen tekemä sääntöjen tai lain vastainen, jäsenten yhdenvertaisuutta loukkaava tai jäsenelle vakuutettua erityistä etua loukannut päätös saada yhdistykseltä palveluita tutustua yhdistyksen asiakirjoihin. Olla osallistumatta mihinkään toimintaan Kieltäytyä mistä tahansa luottamustoimesta, mistä syystä tahansa tai syytä ilmoittamatta Olla täyttämättä yhdistyksen tekemiä sitoumuksia Jäsenen keskeiset velvollisuudet ovat: Jäsenmaksun suorittaminen Olla vahingoittamatta yhdistystä

4 Hallituksen lakimääräisiä tehtäviä Yhdistyslaissa on määrätty joitakin lakimääräisiä tehtäviä, jotka hallituksen on aina hoidettava. Näitä tehtäviä on melko vähän eikä niiden hyväkään hoitaminen vie hallitukselta yleensä juurikaan aikaa. Jäsenluettelon ylläpitäminen Yhdistysten kokousten koollekutsuminen Yhdistyksen lakisääteisenä edustajana toimiminen Kirjanpidosta ja varainhoidosta huolehtiminen Tilinpäätöksen allekirjoitus Toiminnantarkastajan avustaminen Yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin

5 Hallituksen vastuulla taloushallinnossa on: Tilien avaaminen ja lopettaminen pankeissa Tilien käyttöä koskevat valtuudet Poikkeamat talousarviosta ja toimintasuunnitelmasta Organisaatiossa tai sisäisessä valvonnassa tapahtuneet muutokset Kirjanpidossa käytettävät tilikirjat Kirjanpitäjän ja kassanhoitajan nimittäminen Käteiskassan enimmäismäärän vahvistaminen Poistojen laskemisperusteet Lainojen ottaminen

6 Hallituksen muut tehtävät Päätösten toimeenpano (talousarvio ja toimintasuunnitelma) Tapahtumien ja toiminnan organisointi ja järjestäminen Tiedotus Vapaaehtoistoimijoiden tukeminen ja koulutus Yhdistyksen edustaminen Yhdistyksen muiden ydintehtävien organisointi

7 Hallitus on kollektiivi Yksittäinen hallituksen jäsen ei voi tehdä päätöksiä, ellei hänelle ole delegoitu valtaa hallituksen päätöksellä. Hallitus on ulospäin yhtenäinen ja yksittäiset hallituksen jäsenet eivät kritisoi hallituksen päätöksiä julkisesti. Hallitus on velvollinen toteuttamaan yhdistyksen kokousten päätöksiä, vaikka yksittäiset jäsenet eivät olisi näistä samaa mieltä

8 Hallituksen jäsenen oikeudellinen vastuu Siviilioikeus: tahallisesta tai huolimattomuudesta johtuvien aiheutettujen vahinkojen korvaaminen yhdistykselle. Tarkoituksenmukaisuusvastuu: mikäli luottamus hallituksen jäseneen loppuu, hänet voi erottaa sama toimielin, joka hänet on valinnutkin Rikosoikeudellinen vastuu astuu voimaan, jos lakia on rikottu

9 Hallituksen jäsenen moraalinen vastuu Velvollisuus tutustua yhdistyksen perustehtävään sääntöihin historiaan edellisen vuoden toimintakertomukseen ja tilinpäätökseen toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon pitkän aikavälin suunnitelmiin Moraalinen luottamushenkilö toimii siten, että kriittisinkään tarkkailija ei löydä hänen toimistaan arvostelun aihetta. Luvatusta kiinni pitäminen

10 Hallituksen kehitysvaiheet Muotoutuminen Todetaan hallituksen jäsenet, jaetaan tehtävät. Ihmissuhteet hauraita, eikä kaikista asioista uskalleta puhua Kuohunta Kuohuntavaiheessa hallituksen jäsenet hakevat omaa roolia. Syntyy helposti konflikteja ja kuppikuntia Harmonia Syntyy me-henki. Tärkeintä ovat normit, arvot ja turvallisuus. Ollaan herkkiä ulkopuolisille neuvoille Kypsä toiminta Riidat on saatu ratkaistua, työskennellään perustehtävän parissa

11 Hallituksen puheenjohtaja Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan yhdistyksen puheenjohtajaksi. Hänet valitsee vuosikokous. Puheenjohtaja: On iältään yli 18-vuotias Asuu Suomessa hänellä on kotipaikka Suomessa (lakkauttamiperuste) Ei saa olla holhouksen alainen (ei voi vastata itse teoistaan) Ei ole konkurssissa (yrityksen omistaja, jolta on rahat loppu) Usein yhdistyksen tärkein toimihenkilö! Neljä ydintehtävää: 1) hallituksen työskentelyn johtaminen 2) ulkoisten suhteiden hoito 3) yhdistyksen kehittäminen 4) kaikkein tärkeimpien käytännön asioiden hoitaminen

12 Hallituksen puheenjohtaja Kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja seuraa kokouspäätösten toteutumista Johtaa puhetta hallituksen kokouksissa ja avaa yhdistyksen yleiset kokoukset Edustaa yhdistystä erilaisissa tilaisuuksissa ja haastatteluissa Toimii useimmiten yhdistyksen työntekijän esihenkilönä Allekirjoittaa äänestyspöytäkirjat (Yhdl 31 ) Nimenkirjoitusoikeus, ellei säännöissä ole muuta määrätty (Yhdl 36 ) Yhdistysrekisteritoimistoon tehtävän perusilmoituksen (Yhdl 48 ) ja muut muutokset rekisteriin (Yhdl 52 ) ja purkautumisilmoituksen allekirjoitus (53 )

13 Varapuheenjohtaja Johtaa puhetta hallituksen kokouksissa varsinaisen puheenjohtajan ollessa tilapäisesti estynyt Varapuheenjohtajan rooli on usein järjestöissä pieni. Miten roolia voisi kasvattaa?

14 Sihteeri Laatii pöytäkirjat hallituksen kokouksista Osallistuu usein esityslistan valmisteluun puheenjohtajan kanssa Kerää usein tiedot viranomaisille lähettäviin ilmoituksiin ja kuntiin lähetettäviin avustushakemuksiin. Ylläpitää yhdistyksen jäsenluetteloa Valmistelee kokoukset yhdessä puheenjohtajan kanssa Arkistointi

15 Taloudenhoitaja Hoitaa maksuliikennettä ja käteiskassaa Seuraa talousarvion toteutumista ja raportoi hallitukselle Vastaa yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätösasiakirjojen valmistumisesta lainmukaisesti ja ajallaan Valmistelee talousarvioita yhdessä muun hallituksen kanssa Laatii luonnoksen veroilmoitukseen, mikäli yhdistys on verovelvollinen

16 Muut hallituksen jäsenet Muille hallituksen jäsenille on määritelty erilaisia vastuualueita yhdistyksestä riippuen Yleisiä vastuualueita ovat esim. viestintävastaava, tapahtumavastaava, jäsenrekisterin hoitaja (jos ei sihteeri tai taloudenhoitaja),

17 Kun hallitus ei voi päättää Hallituksen jäsenet ovat jääviä: Päättämään omista etuisuuksista, kuten kokouspalkkioista tms. korvauksista, jotka eivät perustu mihinkään lakiin tai asetukseen jne. (HK) Päättämään itseään koskevista asioista (kilpailuetutilanne, erottaminen erityisestä syystä (HK, VK) Tili-ja vastuuvapaudesta, josta ovat vastuullisia (VK) Osallistumaan tilintarkastajien/toiminnantarkastajien valintaan (VK) Osallistumaan keskusteluun tili-ja vastuuvapauden myöntämisestä (VK) HUOM! Hallituksen jäsenen pitää ymmärtää itse jäävätä itsensä, kun käsitellään asiaa, jossa hän on edunsaajana tai häntä lähellä oleva taho on edunsaajana. (Työpaikka, oma yritys/yhdistys, sukulainen ) Hallituksen jäsen pitää epäselvissä tapauksissa selvittää jääviys. Tuottamuksellisuus ei kelpaa tahallisuuden syyksi

18 Moitekanne ja siltä välttyminen ei ole ollut kokouksessa paikalla, tai on ollut kokouksessa, mutta ei ole kokouksessa osallistunut asian käsittelyyn ja tämä on merkitty pöytäkirjaan, tai on osallistunut asian käsittelyyn ja jättänyt päätöksen jälkeen eriävän mielipiteensä tai vastalauseensa

19 Moitteenvarainen ja mitätön päätös Päätös on moitteenvarainen, jos se: on lainvastainen on sääntöjen vastainen ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä (vaalijärjestys, kokoustekniikka) Päätös on mitätön, jos se: loukkaa jäsenellä sääntöjen mukaan olevaa erityistä etua sisällöltään tai päätöksentekotavaltaan olennaisesti loukkaa jäsenten yhdenvertaisuutta loukkaa sivullisen oikeutta HUOM! Eriävä mielipide (vastalause) on hallituksen jäsenen toimi kannattamattomalle vastaesitykselle laittomaan päätökseen. Sen avulla jäsen vapautuu päätösvastuusta. Eriävää mielipidettä EI SAA käyttää uutena puheenvuorona sellaiseen päätökseen, joka on laillinen, muttei miellytä jostain syystä. Sellainen on erittäin huonoa käytöstä

20 Päätäntävalta kun asioista tosiasiallisesti päätetään Yhdistyksen sääntöjen muuttaminen. Kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen yhdistyksen toiminnan kannalta muun huomattavan omaisuuden luovuttaminen. Erillisen äänestyksen, postiäänestyksen tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla suoritettavan äänestys- tai vaalijärjestyksen muuttaminen. Tilin- tai toiminnantarkastajan valinta tai erottaminen. Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen. Yhdistyksen purkaminen

21 Hallintovalta kun asioita valmistellaan / toteutetaan Hallintovaltaan kuuluu se, mikä ei kuulu päätäntävaltaan, eli: yhdistyksen kokouksen päätösten toimeenpano jäsenluettelon pitäminen yhdistyksen kokouksen koollekutsuminen ja sen asioiden valmistelu kirjanpidon lainmukaisuudesta huolehtiminen tilin- tai toiminnantarkastajan avustaminen tilinpäätöksen allekirjoitus jäsenten ottaminen yhdistykseen jäsenten erottaminen jäsenluettelotietojen luovuttaminen ulkopuolisille (jos yhdistyksen kokous on tehnyt asiasta ainakin periaatepäätöksen)

22 Toiminnantarkastajat Yhdistyksen toiminnantarkastajat tarkastavat yhdistyksen tilit ja rahojen käytön. Toiminnantarkastajat voivat puuttua mihin tahansa yhdistyksen toimintaan ja huomauttaa, jos hallitus ei toimi oikein tai ei tee mitään. Toiminnantarkastajia pitää olla vähintään 1 + varatoiminnantarkastaja Toiminnantarkastajan pitää osata kirjanpito hyvin Toiminnantarkastajat voivat olla yhdistyksen jäseniä Yhdistyksen hallituksen jäsenet EIVÄT SAA osallistua tarkastajien valintaan yhdistyksen kokouksissa Yhdistyksen hallituksen jäsen EI VOI olla toiminnantarkastaja

23 Tehtävä: Hallituksen jäsenten roolit Mieti oman yhdistyksesi hallituksen toimintaa ja hallituksen jäsenen rooleja, joita koet tarpeelliseksi omassa yhdistyksessäsi. Miten vältytään siltä, ettei puheenjohtajalle kasaudu kaikki vastuu? Mitä tehtäviä eri hallituksen jäsenille pitäisi kuulua, jotta yhdistyksenne perustehtävä toteutuu?

24 Uuden hallituksen järjestäytymiskokous 1. Todetaan uuden hallituksen kokoonpano 2. Valitaan yhdistyksen varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja sihteeri 3. Päätetään antaa tilinkäyttöoikeuden rahastohoitajalle ja puheenjohtajalle 4. Päätetään käteiskassan koko 5. Vahvistetaan yhdistyksen tilikarttaa 6. Annetaan hallituksen puheenjohtajalle tehtäväksi ilmoittaa Patenttija rekisterihallitukseen (PRH) muuttuneet nimenkirjoittajat 7. Todetaan vuosikokouksen laatima toimintasuunnitelma ja sitä koskeva budjetti Kokouksen jälkeen puheenjohtaja ja rahastonhoitaja käyvät pankissa allekirjoitetun pöytäkirjan/pöytäkirjan otteen kanssa ja saavat tilinkäyttö oikeuden. Puheenjohtaja ilmoittaa PRH:lle muuttuneet nimenkirjoittajat. Hallitus alkaa toteuttaa toimintasuunnitelmaa ja budjettia

25 LOUNASTAUKO!

26 Kokous ei ole neuvottelu Kokous on tilaisuus, jossa puhutaan yhteisistä asioista ja päätetään niistä demokraattisesti. Kokous on määrämuotoinen tilaisuus, jossa asioita käsitellään määrämuotoisesti Kokousta varten puheenjohtaja ja sihteeri laativat esityslistan Kokouksessa puhutaan vain esityslistalla olevista asioista Jokainen, joka haluaa puhua, pyytää puheenjohtajalta puheenvuoron Kokouksesta laaditaan aina pöytäkirja, joka allekirjoitetaan Hallitus valvoo, että kokouksen päätöksiä noudatetaan Jos joku on eri mieltä päätöksestä, hän voi jättää eriävän mielipiteen tai vastalauseen. Vastalause pitää tehdä kirjallisesti Jokaisen pitää noudattaa kokouksen päätöksiä, vaikka olisi niistä eri mieltä

27 Yhdistyksen kokous Yhdistyksen kokouksessa hallituksen puheenjohtaja ei yleensä johda puhetta, vaan kokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sen vuoksi, että: Tili- ja vastuuvapaudesta päätettäessä hallituksen jäsenet eivät saa tehdä päätöksiä Hallitus ei ole yleensä paikalla kokouksessa, kun tili- ja vastuuvapaudesta keskustellaan Yhdistyksen kokous on nimenomaan jäsenten kokous, jossa yhdistyksen jäsenillä on päätösvalta. Yleiskokous yhdistyksen ylintä päätösvaltaa käyttävä kokous

28 Asian käsittely kokouksissa Puheenvuorot kokouksessa jaetaan: tavanomaisiin puheenvuoroihin etuoikeutettuihin puheenvuoroihin. Tavanomaiset puheenvuorot pyydetään puheenjohtajalta normaalisti, sovitulla tavalla, ja ne myönnetään pyytämisjärjestyksessä. Etuoikeutettu puheenvuoro, joka käsittelee kokouksen työjärjestystä eli sen menettelytapoja, esimerkiksi puheenvuorojen lukumäärän rajoittamista, keskustelun rajoittamista asian tiettyyn osaan, kokouksen keskeyttämistä neuvottelua tai taukoa tms. varten ja asian käsittelyn siirtämistä lykkäysehdotuksessa. Työjärjestyspuheenvuoro myönnetään heti, kun se on pyydetty. Se ei kuitenkaan saa keskeyttää menossa olevaa puheenvuoroa

29 Asian käsittely kokouksessa Päätöksen käsittely etenee seuraavasti: Asian esittely Keskustelun avaaminen ja keskustelu Keskustelun päättäminen Päätöksen toteaminen Käsittelyn lopettaminen Ehdotuslajit: Pääehdotus Vasta- tai muutosehdotus Lykkäysehdotus Hylkäysehdotus Ponsiehdotus* Ponsiehdotus on toivomusluonteinen lisäys tehtyyn päätökseen. Se ei saa olla ristiriidassa tehdyn päätöksen kanssa. Ponsiehdotus voidaan tehdä joko jo keskustelun aikana tai vasta päätöksen tekemisen jälkeen ennen kohdan päättämistä

30 Äänestys ja vaalit Äänestys on toimenpide, joka suoritetaan, kun useat henkilöt ottavat osaa asian ratkaisemiseen, mutta he eivät ole yksi mielisiä päätöksestä. Vaali taas suoritetaan, kun kyseessä on jonkun tai joiden kuiden henkilöiden valinta, eivätkä päättäjät ole valinnasta yksimielisiä (ABC, 172) -Avoimen ja suljetun äänestyksen/vaalitavan ero Äänestystilanteissa haetaan aina ns. ehdotonta enemmistöä, jossa voittaneen ehdotuksen tulee saada hyväkseen yli puolet annetuista äänistä. Annettu ääni ei ole hylätty tai tyhjä ääni. Tämä merkitsee, että äänestysmenettelystä muodostuu useita erillisiä äänestyksiä käsittävä sarja, jos huomionarvoisia ehdotuksia on enemmän kuin kaksi. (ABC, 175) Miten toimitaan jos esityksiä on useita?

31 Henkilövaali Henkilövaalissa haetaan ns. suhteellista enemmistöä. Voittajan ei siis tarvitse saada äänistä yli puolta, vaan voittaneeksi tulee siis ehdotus, joka saa enemmän ääniä kuin mikään muu ehdotus (ABC, 180) Yhdistyksen säännöt voivat määritellä, että henkilövalinnat tehdään muulla vaalitavalla kuin enemmistövaalilla. Silloin henkilövalinnoissa voidaan käyttää esimerkiksi suhteellista vaalitapaa

32 Kokousten sujuvoittaminen Kokousajankohta on sellainen, että hallituksen jäsenet voivat osallistua siihen ilman kiirettä ja hyvällä energialla. Jokaisen hallituksen jäsenen on syytä perehtyä: Kokoustekniikkaan Käsiteltäviin asioihin Etukäteen valmistellut asiat. Isoja kokonaisuuksia voidaan valmistella myös erillisissä tapaamisissa. Erilaisten työkalujen käyttö päätöksenteon sujuvoittamiseen

33 Yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät asiat Kokouksessa päätettävät asiat Yhdistyksen (tai jos säännöissä on niin määrätty, valtuutettujen) kokouksessa on päätettävä: ( /678) 1) yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta; 2) kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta; 3) 30 :ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä; 4) hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta; ( /678) 5) tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä; sekä 6) yhdistyksen purkamisesta. Säännöissä voidaan määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä

34 Yhdistyksen kokouksen kokouskutsu (Yhdistyslain 24 kokouskutsu) Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat. Voiko yleiskokous tehdä päätöksiä asioista joita kokouskutsussa ei mainita?

35 Uutta voimaa yhdistykseen Miten rekrytoidaan jäseniä mukaan? Ei massaposteja, vaan henkilökohtaiset yhteydenotot mielellään puhelimitse: Tiedän, että olet loistava kirjoittaja. Haluaisitko sinä lähteä ensi vuonna mukaan yhdistyksen hallitukseen ja ryhtyä tiedotusvastaavaksi? Pesti ei vie paljoa aikaa. Hallitus kokoontuu talvikuukausina noin kerran kuukaudessa ja yhdistyksen tiedottaja joutuu kirjoittamaan kaksi tekstiä kuukaudessa. Sinulla on myös vapaat kädet kehittää yhdistyksemme tiedotusta

36 Uuden hallituksen perehdyttäminen on uuden alku Hallituksen perehdytykseen kannattaa sisällyttää kokemustenvaihtotapaaminen vanhan ja uuden hallituksen kanssa sekä reilusti aikaa tutustumiseen ja tehtäviin perehtymiseen. Hyvä idea on toimintatestamentti, johon edellinen hallituksen jäsen kirjaa mitä hänen kaudellaan on tehty ja mihin hänen mielestään seuraavaksi kannattaisi tarttua. Uusien toimintatapojen käynnistäminen on helpompaa uuden hallituksen aloittaessa toimintaansa! Uuden hallituksen on hyvä käyttää paljon aikaa omien toimintatapojen, pelisääntöjen ja roolien selkeyttämiseen

37 Muistilista uuden hallituksen perehdytyskokoukseen Yhdistyksen säännöt Aikaisempien vuosien toimintakertomukset ja tilinpäätös Vuosikello Yhdistyksen pitkän aikavälin suunnitelmat ja strategiat Kirjavinkit puheenjohtajille ja kehittäjille ja jäsenille aikaisempien hallituksen jäsenten kaudet ja yhteystiedot verkostoitumista varten Kunkin hallituksen jäsenen tehtävät Ym. Ym

38 Kasvava yhdistys tarvitsee strategian Toimintaresurssien kasvaessa hallituksen jäsenten on hyvä tietää miten resursseja käytetään. Selkeä suunnitelma ohjaa toimintaan oikeaan suuntaan. Esim. toimintasuunnitelmassa voi olla pitkän aikavälin tavoitteita, joiden toteutumista seurataan vuosittain. On tärkeää, että nämä tavoitteet on päätetty yhdessä jäsenistön kanssa, jotta jokainen pystyy niihin sitoutumaan. Toiminnan suunnittelusta lisää seuraavalla kurssilla!

39 Yhdistyksen vuosikello Yhdistyksen vuosikellossa on kuvattu yhdistyksen koko toimintavuoden tapahtumat. Vuosikello antaa yhdistystoimijoille kuvan siitä, mitä kaikkea vuoden aikana aiotaan tehdä ja millainen työmäärä tästä toimijoille aiheutuu. Muista lisätä vuosikelloon tärkeä hallituksen perehdytys! Esimerkki vuosikellosta Oppimistehtävänä oman yhdistyksen vuosikello Merkitse tärkeät tapahtumat, kokoukset, avustusten hakuajat, uusien perehdytys, muut toiminnot Palauta mennessä: Saat kurssitodistuksen ja palautteen vuosikellosta

40 Lukemista hallituksen jäsenille Yhdistyksen ABC 10 askelta vapaaehtoistoimintaan

41 KOULUTUS- JA OSAAMISKESKUS JÄRJESTÖHAUTOMO - välineitä vakuuttavaan järjestötoimintaan - jarjestohautomo.fi - järjestöhautomo