Tehoa ja toimintaa hallitustyöskentelyyn

Transkriptio

1 Helsinki Matti Forsberg Jan Englund Matleena Seppälä

2 Päivän ohjelma Aamukahvi, esittelyt, päivän ohjelma Yhdistyksen hallituksen tehtävät ja roolit ja sujuva hallitustyöskentely Keskustelua ja tarkentavia kysymyksiä kokouskäytännöt Lounas Kokoussimulaatio Kahvitauko Uutta voimaa yhdistykseen Loppukeskustelu Koulutus päättyy 2

3 Yhdistyslaki "Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus edustaa yhdistystä" (YhdL 35). 3

4 Hallituksen lakimääräisiä tehtäviä Yhdistyslaissa on määrätty joitakin lakimääräisiä tehtäviä, jotka hallituksen on aina hoidettava. Näitä tehtäviä on melko vähän eikä niiden hyväkään hoitaminen vie hallitukselta yleensä juurikaan aikaa. Jäsenluettelon ylläpitäminen Yhdistysten kokousten koollekutsuminen Yhdistyksen lakisääteisenä edustajana toimiminen Kirjanpidosta ja varainhoidosta huolehtiminen Tilinpäätöksen allekirjoitus Toiminnantarkastajan avustaminen Yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin 4

5 Hallituksen muut tehtävät Päätösten toimeenpano (talousarvio ja toimintasuunnitelma) Tapahtumien ja toiminnan organisointi ja järjestäminen Tiedotus Vapaaehtoistoimijoiden tukeminen ja koulutus Yhdistyksen edustaminen Yhdistyksen muiden ydintehtävien organisointi 5

6 Hallitus on kollektiivi Yksittäinen hallituksen jäsen ei voi tehdä päätöksiä, ellei hänelle ole delegoitu valtaa hallituksen päätöksellä. Hallitus on ulospäin yhtenäinen ja yksittäiset hallituksen jäsenet eivät kritisoi hallituksen päätöksiä julkisesti. Hallitus on velvollinen toteuttamaan yhdistyksen kokousten päätöksiä, vaikka yksittäiset jäsenet eivät olisi näistä samaa mieltä. 6

7 Hallituksen jäsenen oikeudellinen vastuu Siviilioikeus: tahallisesta tai huolimattomuudesta johtuvien aiheutettujen vahinkojen korvaaminen yhdistykselle. Tarkoituksenmukaisuusvastuu: mikäli luottamus hallituksen jäseneen loppuu, hänet voi erottaa sama toimielin, joka hänet on valinnutkin Rikosoikeudellinen vastuu astuu voimaan, jos lakia on rikottu. 7

8 Hallituksen jäsenen moraalinen vastuu Velvollisuus tutustua yhdistyksen perustehtävään sääntöihin historiaan edellisen vuoden toimintakertomukseen ja tilinpäätökseen toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon pitkän aikavälin suunnitelmiin Moraalinen luottamushenkilö toimii siten, että kriittisinkään tarkkailija ei löydä hänen toimistaan arvostelun aihetta. Luvatusta kiinni pitäminen. 8

9 Hallituksen puheenjohtaja Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajaa kutsutaan yhdistyksen puheenjohtajaksi. Hänet valitsee vuosikokous. Puheenjohtaja: On iältään yli 18-vuotias Asuu Suomessa hänellä on kotipaikka Suomessa Ei saa olla holhouksen alainen (ei voi vastata itse teoistaan) Ei ole konkurssissa (yrityksen omistaja, jolta on rahat loppu) Usein yhdistyksen tärkein toimihenkilö! Neljä ydintehtävää: 1) hallituksen työskentelyn johtaminen 2) ulkoisten suhteiden hoito 3) yhdistyksen kehittäminen 9 4) kaikkein tärkeimpien käytännön asioiden hoitaminen

10 Hallituksen puheenjohtaja Kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja seuraa kokouspäätösten toteutumista Johtaa puhetta hallituksen kokouksissa ja avaa yhdistyksen yleiset kokoukset Edustaa yhdistystä erilaisissa tilaisuuksissa ja haastatteluissa Toimii useimmiten yhdistyksen työntekijän esihenkilönä Allekirjoittaa äänestyspöytäkirjat (Yhdl 31 ) Nimenkirjoitusoikeus, ellei säännöissä ole muuta määrätty (Yhdl 36 ) Yhdistysrekisteritoimistoon tehtävän perusilmoituksen (Yhdl 48 ) ja muut muutokset rekisteriin (Yhdl 52 ) ja purkautumisilmoituksen allekirjoitus (53 ) 10

11 Varapuheenjohtaja Johtaa puhetta hallituksen kokouksissa varsinaisen puheenjohtajan ollessa tilapäisesti estynyt Varapuheenjohtajan rooli on usein järjestöissä pieni. Miten roolia voisi kasvattaa? 11

12 Sihteeri Laatii pöytäkirjat hallituksen kokouksista Osallistuu usein esityslistan valmisteluun puheenjohtajan kanssa Kerää usein tiedot viranomaisille lähettäviin ilmoituksiin ja kuntiin lähetettäviin avustushakemuksiin. Ylläpitää yhdistyksen jäsenluetteloa Valmistelee kokoukset yhdessä puheenjohtajan kanssa Arkistointi 12

13 Taloudenhoitaja Hoitaa maksuliikennettä ja käteiskassaa Seuraa talousarvion toteutumista ja raportoi hallitukselle Vastaa yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätösasiakirjojen valmistumisesta lainmukaisesti ja ajallaan Valmistelee talousarvioita yhdessä muun hallituksen kanssa Laatii luonnoksen veroilmoitukseen, mikäli yhdistys on verovelvollinen 13

14 Muut hallituksen jäsenet Muille hallituksen jäsenille on määritelty erilaisia vastuualueita yhdistyksestä riippuen Yleisiä vastuualueita ovat esim. viestintävastaava, tapahtumavastaava, jäsenrekisterin hoitaja (jos ei sihteeri tai taloudenhoitaja), 14

15 Toiminnantarkastajat Yhdistyksen toiminnantarkastajat tarkastavat yhdistyksen tilit ja rahojen käytön. Toiminnantarkastajat voivat puuttua mihin tahansa yhdistyksen toimintaan ja huomauttaa, jos hallitus ei toimi oikein tai ei tee mitään. Toiminnantarkastajia pitää olla vähintään 1 + varatoiminnantarkastaja Toiminnantarkastajan pitää osata kirjanpito hyvin Toiminnantarkastajat voivat olla yhdistyksen jäseniä Yhdistyksen hallituksen jäsenet EIVÄ SAA osallistua tarkastajien valintaan yhdistyksen kokouksissa Yhdistyksen hallituksen jäsen EI VOI olla toiminnantarkastaja 15

16 Tehtävä: Hallituksen jäsenten roolit Mieti oman yhdistyksesi hallituksen toimintaa ja hallituksen jäsenen rooleja, joita koet tarpeelliseksi omassa yhdistyksessäsi. Miten vältytään siltä, ettei puheenjohtajalle kasaudu kaikki vastuu? Mitä tehtäviä eri hallituksen tehtäville kuuluu? 16

17 Kokous Kokous on tilaisuus, jossa puhutaan yhteisistä asioista ja päätetään niistä demokraattisesti. Kokous on määrämuotoinen tilaisuus, jossa asioita käsitellään määrämuotoisesti Kokousta varten puheenjohtaja ja sihteeri laativat esityslistan Kokouksessa puhutaan vain esityslistalla olevista asioista Jokainen, joka haluaa puhua, pyytää puheenjohtajalta puheenvuoron Kokouksesta laaditaan aina pöytäkirja, joka allekirjoitetaan Hallitus valvoo, että kokouksen päätöksiä noudatetaan Jos joku on eri mieltä päätöksestä, hän voi jättää eriävän mielipiteen tai vastalauseen. Vastalause pitää tehdä kirjallisesti Jokaisen pitää noudattaa kokouksen päätöksiä, vaikka olisi niistä eri mieltä 17

18 Yhdistyksen kokous Yhdistyksen kokouksessa hallituksen puheenjohtaja ei yleensä johda puhetta, vaan kokoukselle valitaan puheenjohtaja ja sihteeri sen vuoksi, että: Tili- ja vastuuvapaudesta päätettäessä hallituksen jäsenet eivät saa tehdä päätöksiä Hallitus ei ole yleensä paikalla kokouksessa, kun tili- ja vastuuvapaudesta keskustellaan Yhdistyksen kokous on nimenomaan jäsenten kokous, jossa yhdistyksen jäsenillä on päätösvalta. Yleiskokous yhdistyksen ylintä päätösvaltaa käyttävä kokous. 18

19 Asian käsittely kokouksissa Puheenvuorot kokouksessa jaetaan: tavanomaisiin puheenvuoroihin etuoikeutettuihin puheenvuoroihin. Tavanomaiset puheenvuorot pyydetään puheenjohtajalta normaalisti, sovitulla tavalla, ja ne myönnetään pyytämisjärjestyksessä. Etuoikeutettu puheenvuoro, joka käsittelee kokouksen työjärjestystä eli sen menettelytapoja, esimerkiksi puheenvuorojen lukumäärän rajoittamista, keskustelun rajoittamista asian tiettyyn osaan, kokouksen keskeyttämistä neuvottelua tai taukoa tms. varten ja asian käsittelyn siirtämistä lykkäysehdotuksessa. Työjärjestyspuheenvuoro myönnetään heti, kun se on pyydetty. Se ei kuitenkaan saa keskeyttää menossa olevaa puheenvuoroa. 19

20 Asian käsittely kokouksessa Ehdotuslajit: Pääehdotus Vasta- tai muutosehdotus Lykkäysehdotus Hylkäysehdotus Ponsiehdotus* Ponsiehdotus on toivomusluonteinen lisäys tehtyyn päätökseen. Se ei saa olla ristiriidassa tehdyn päätöksen kanssa. Ponsiehdotus voidaan tehdä joko jo keskustelun aikana tai vasta päätöksen tekemisen jälkeen ennen kohdan päättämistä. 20

21 Asian käsittely kokouksessa Päätöksen käsittely etenee seuraavasti: Asian esittely Keskustelun avaaminen ja keskustelu Keskustelun päättäminen Päätöksen toteaminen Käsittelyn lopettaminen 21

22 Äänestys ja vaalit Äänestys on toimenpide, joka suoritetaan, kun useat henkilöt ottavat osaa asian ratkaisemiseen, mutta he eivät ole yksi mielisiä päätöksestä. Vaali taas suoritetaan, kun kyseessä on jonkun tai joiden kuiden henkilöiden valinta, eivätkä päättäjät ole valinnasta yksimielisiä (ABC, 172) - Avoimen ja suljetun äänestyksen/vaalitavan ero 22

23 Äänestysjärjestys Äänestystilanteissa haetaan aina ns. ehdotonta enemmistöä, jossa voittaneen ehdotuksen tulee saada hyväkseen yli puolet annetuista äänistä. Annettu ääni ei ole hylätty tai tyhjä ääni. Tämä merkitsee, että äänestysmenettelystä muodostuu useita erillisiä äänestyksiä käsittävä sarja, jos huomionarvoisia ehdotuksia on enemmän kuin kaksi. (ABC, 175) Miten toimitaan jos esityksiä on useita? 23

24 Henkilövaali Henkilövaalissa haetaan ns. suhteellista enemmistöä. Voittajan ei siis tarvitse saada äänistä yli puolta, vaan voittaneeksi tulee siis ehdotus, joka saa enemmän ääniä kuin mikään muu ehdotus (ABC, 180) Yhdistyksen säännöt voivat määritellä, että henkilövalinnat tehdään muulla vaalitavalla kuin enemmistövaalilla. Silloin henkilövalinnoissa voidaan käyttää esimerkiksi suhteellista vaalitapaa. 24

25 Kokoussimulaatio Hallituksen kokous 1. Kokouksen avaus 2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3. Esityslistan hyväksyminen 4. Yhdistyksen kuulumiset 5. Talousasiat 6. Uusien jäsenten hankinta 7. Jäsenrekisterin päivittäminen 8. Yhdistyksen kotisivujen uusiminen 9. Hankehakemuksen tekeminen 10. Syysjuhlan järjestäminen 11. Tapahtuman järjestäminen Hakaniemen elokuvakerhon kanssa 12. Muut asiat 13. Kokouksen päätös 25

26 Kokoussimulaatio Esille nostetut haasteet: Päätösvaltaisuuden huomiotta jättäminen -> esim. myöhästely / etukäteen lähteminen saattaa tehdä kokouksesta päätösvallattoman Esityslistaa ei ole lähetetty ajoissa ja eikä siihen ole perehdytty Pj lisää itsevaltaisesti ison talouspäätöksen esityslistalle (erit. kohtaan muut asiat ) Puheenjohtaja ei pysy asiassa Tietoteknisiin seikkoihin ja asioiden esittelyyn ei ole valmistauduttu Rahoille ym. ei ole sovittu vastuuhenkilöä Toimintasuunnitelmaan kirjattu tapahtuma muutetaan joksikin toiseksi (=koplaaminen) Pj muuttaa esityslistaa ilman hyväksyntää Puheenjohtaja ei kuuntele hallitusta, päättää itsevaltaisesti asioista, hallituksen jäsenet eivät ilmaise mielipidettään Erimielisyys edellisen kokouksen pöytäkirjasta (mitä päätetiiin) Esityslistan vanhoihin kohtiin palaaminen 26 Keskustelu ei ole rakentavaa

27 Yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät asiat Kokouksessa päätettävät asiat Yhdistyksen (tai jos säännöissä on niin määrätty, valtuutettujen) kokouksessa on päätettävä: ( /678) 1) yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta; 2) kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta; 3) 30 :ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä; 4) hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta; ( /678) 5) tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä; sekä 6) yhdistyksen purkamisesta. Säännöissä voidaan määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä. 27

28 Yhdistyksen kokouksen kokouskutsu (Yhdistyslain 24 kokouskutsu) Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat. Voiko yleiskokous tehdä päätöksiä asioista joita kokouskutsussa ei mainita? 28

29 Etäosallistuminen kokouksiin Yhdistyslaki mahdollistaa myös etäosallistumisen kokouksiin. Teknisestä toteutuksesta ja etämahdollisuuden mahdollisista rajauksista tulee kertoa kokouskutsussa. On suositeltavaa, että myös hallituksen kokouksiin tarjotaan etäosallistumisen mahdollisuus. Täten saadaan enemmän ihmisiä päätösten taakse, kokouksen päätösvalta ei ole uhattuna ja yhdistykselle ei tule kuluja mahdollisista matkakustannuksista. 29

30 Uutta voimaa yhdistykseen Aktiivinen uusien hallituksen jäsenten ja aktiivien etsintä. Ei kannata tyytyä siihen, että vanha hallitus jatkaa sellaisenaan, jos hallituksella ei ole halua viedä asioita yhdistyksessä eteenpäin! Yhdistyksissä on lukemattomia tehtäviä, joihin voi käyttää vapaaehtoisia yhdistyksen jäseniä. Miettikää ryhmissä mitä kaikkia hallituksen tehtäviä voisi siirtää jäsenten hoidettavaksi? 30

31 Uutta voimaa yhdistykseen Miten rekrytoidaan jäseniä mukaan? Ei massaposteja, vaan henkilökohtaiset yhteydenotot mielellään puhelimitse: Tiedän, että olet loistava kirjoittaja. Haluaisitko sinä lähteä ensi vuonna mukaan yhdistyksen hallitukseen ja ryhtyä tiedotusvastaavaksi? Pesti ei vie paljoa aikaa. Hallitus kokoontuu talvikuukausina noin kerran kuukaudessa ja yhdistyksen tiedottaja joutuu kirjoittamaan kaksi tekstiä kuukaudessa. Sinulla on myös vapaat kädet kehittää yhdistyksemme tiedotusta 31

32 Uutta voimaa yhdistykseen Hallituksen päätösten avoin käsittely ja mielipidekyselyt lisäävät mielenkiintoa osallistua yhdistyksen toimintaan Aktiivisesti hallituksen päätöksiä kommentoiva jäsen voi olla potentiaalinen hallituksen jäsen tai yhdistyksen tuleva aktiivi! Sinulla oli loistava idea kehittää yhdistyksen jäsenhankintaa ensi vuonna. Haluaisitko lähteä yhdistyksen hallitukseen jäsenhankintavastaavaksi kehittämään jäsenhankintaa? Voimme valita myös sinut toimihenkilöksi, jos et halua hallitusvastuuta. Täten voit suunnitella jäsenhankintaa aikataulujesi mukaan. 32

33 Viestintä aktivoi tai passivoi Huonolla viestinnällä voidaan pahimmillaan karkottaa aktiiveja pois yhdistyksen toiminnasta. Esimerkiksi jos tapahtumaan ilmoittautuneelle unohdetaan kertoa tapahtuman peruuntumisesta. 33

34 Toiminnan urautuminen turhauttaa uusia aktiiveja Uusille ideoille pitää antaa tilaa hallituksen kokouksissa ja päätöksissä. Jos uusi jäsen tulee intoa puhkuen mukaan toimintaan, hän voi menettää nopeasti motivaationsa muiden estäessä uudet ideat tai skeptisyyden vallitessa. Uuden jäsenen kannalta on tärkeä tehdä myös perusteellinen perehdytys hallitustyöskentelyyn. 34

35 Uuden hallituksen perehdyttäminen on uuden alku Hallituksen perehdytykseen kannattaa sisällyttää kokemustenvaihtotapaaminen vanhan ja uuden hallituksen kanssa sekä reilusti aikaa tutustumiseen ja tehtäviin perehtymiseen. Hyvä idea on toimintatestamentti, johon edellinen hallituksen jäsen kirjaa mitä hänen kaudellaan on tehty ja mihin hänen mielestään seuraavaksi kannattaisi tarttua. Uusien toimintatapojen käynnistäminen on helpompaa uuden hallituksen aloittaessa toimintaansa! Uuden hallituksen on hyvä käyttää paljon aikaa omien toimintatapojen, pelisääntöjen ja roolien selkeyttämiseen 35

36 Muistilista uuden hallituksen perehdytyskokoukseen Yhdistyksen säännöt Aikaisempien vuosien toimintakertomukset ja tilinpäätös Vuosikello Yhdistyksen pitkän aikavälin suunnitelmat ja strategiat Kirjavinkit puheenjohtajille ja kehittäjille ja jäsenille aikaisempien hallituksen jäsenten kaudet ja yhteystiedot verkostoitumista varten Kunkin hallituksen jäsenen tehtävät Ym. Ym. 36

37 Yhdistyksen vuosikello Yhdistyksen vuosikellossa on kuvattu yhdistyksen koko toimintavuoden tapahtumat. Vuosikello antaa yhdistystoimijoille kuvan siitä, mitä kaikkea vuoden aikana aiotaan tehdä ja millainen työmäärä tästä toimijoille aiheutuu. Muista lisätä vuosikelloon tärkeä hallituksen perehdytys! Esimerkki vuosikellosta Oppimistehtävänä oman yhdistyksen vuosikello Merkitse tärkeät tapahtumat, kokoukset, avustusten hakuajat, uusien perehdytys, muut toiminnot Palauta mennessä: Saat kurssitodistuksen ja palautteen vuosikellosta 37

38 Esitys on päättynyt kiitos mielenkiinnostasi! www jarjestohautomo.fi facebook.com/jarjestohautomo twitter.com/jarjestohautomo 38