NAKKILAN KUNNAN KIINTEISTÖJEN TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ

Transkriptio

1 1 TARJOUSPYYNTÖ Rakennusosasto NAKKILAN KUNNAN KIINTEISTÖJEN TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ Tilaaja Kiinteistöt Hankintamenettely Tarjouksen sisältö Nakkilan kunnan Tilapalveluyksikkö pyytää tarjouksia kiinteistöjen toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteinä olevien asiakirjojen mukaisesti. Nakkilan kunta, Tilapalveluyksikkö Yhteyshenkilö: Teemu Harjunen, puhelin Nakkilan kunnan omistamat kiinteistöt on luetteloitu tarjouspyynnön liitteenä olevassa luettelossa. Hankinnan arvo ei ylitä hankintalain mukaista kynnysarvoa, jonka vuoksi hankinta toteutetaan sähköpostitse ns. kevyellä kilpailutuksella. Hankinnan kohteena ovat Nakkilan kunnan kiinteistöhallinnan ja käyttäjäpalvelujen järjestelmät ja niihin liittyvät palvelut, jotka toimitetaan avaimet käteen kokonaispalveluna, joka sisältää mahdollisen järjestelmien ja palveluiden kehittämisen ja ylläpidon, käyttöönoton ja valmiuden virheiden korjauksiin.

2 Hankittavan sovelluksen keskeisimpiä toiminnallisia kokonaisuuksia ovat: - kiinteistörekisteri o kiinteistötiedot o tonttitiedot o rakennustiedot o mahdollinen tilaluettelo - palvelupyynnöt (mobiilikäyttömahdollisuus oltava) o vikailmoitukset o palvelupyynnöt - havainnot (mobiilikäyttömahdollisuus oltava) o käyttöpäiväkirja o lista kohteesta tehdyistä havainnoista - ylläpidonhallinta / huoltokalenteri (mobiilikäyttömahdollisuus oltava) o tehtäväkalenterit o tehtävien mitoitus o huolto-ohjelmat, jotka laaditaan kohdekohtaisesti, todellisten tarpeiden mukaisesti (osittain huolto-ohjelmat noudattelevat kiinteistönhoitosopimuksien sisältöä ja osiin kohteista laaditaan kokonaan uusi huolto-ohjelma, koska sellaista ei kaikilla kiinteistöillä vielä ole) o tehtävien mitoitus o huoltohistoria - kunnossapito o PTS toimenpiteet ja kustannukset - rakenne ja tekniikkaosio o laiteluettelot - dokumentit o kiinteistöihin liittyvä dokumenttienhallinta - helpdesk Tarjottavan järjestelmän tulee täyttää Rakennusmääräyskokoelman A4 vaatimukset (RAKENNUKSEN KÄYTTÖ- JA HUOLTO- OHJE Määräykset ja ohjeet 2000) Tarjottava järjestelmä tulee toimia internet pohjaisesti (pilvipalveluna) Lisäksi tilaaja pyytää optiohintaa kiinteistöjen menekkien seurannasta (sähkö, kaukolämpö ja vedenkulutus). Menekkien seuranta tapahtuisi seuraavasti: Kaukolämpökulutukset syötettäisiin järjestelmään manuaalisesti kiinteistönhoitajien toimesta. Vedenkulutustiedot siirrettäisiin automaattisesti kunnassa käytössä olevasta Fiksuvesi etäseurantapalvelusta. Sähkönkulutustiedot siirrettäisiin automaattisesti paikallisen sähkönjakeluverkkoyhtiön onnline etäpalvelusta. Paikallinen sähkönjakeluyhtiö on Lammaisten Energia Oy. 2

3 3 Ohjelmiston käyttöönotto Päätös valittavasta järjestelmästä tehdään huhtikuun 2017 aikana. Perustietojen syöttäminen järjestelmään aloitetaan välittömästi järjestelmävalinnan jälkeen. Tavoitteena on saada järjestelmä kokonaisvaltaisesti käyttöön vuoden 2017 loppuun mennessä. Nakkilan kunnalla on olemassa olevien rakennuskohteiden lisäksi käynnistymässä uuden liikuntakeskuksen rakentaminen. Liikuntakeskuksen toteutussuunnitelmat ovat valmiit ja urakkalaskenta on käynnissä. Rakennustyöt alkavat näillä näkymin elokuussa 2017 ja valmistuvat vuoden 2018 loppuun mennessä. Rakennuksen huoltokirjan laadinnassa on tarkoitus hyödyntää valittavaa kiinteistönhallintajärjestelmää. Rakennushankkeen projektipankkina toimii Sokopro palvelu. Tarjoushinta Hintojen tarkistaminen Maksuehto Tarjoukseen tulee selkeästi eritellä seuraavat asiat: 1. Kiinteät, kertaluonteiset maksut, kuten o lisenssimaksu, o järjestelmän käyttöönottokulut o käyttäjäroolien ja palvelupyyntöprosessin määrittely o tietokannan ja sovelluksen perustaminen o asiakaskohtaiset parametroinnit määrittelyyn perustuen o testaus ja käyttöönotto o käyttöönottokoulutus, vähintään kolme koulutuspäivää. 2. Järjestelmästä aiheutuvat kuukausittain perittävät kiinteät ylläpito- käyttö- ja palvelumaksut- 3. Mahdolliset erikseen tuntiperusteisesti veloitettavat erillispalvelut ja niiden tuntiveloitushinta. 4. Pyydetty optiohinta ja mahdolliset muut optiohinnat. Hinnat tulee sitoa elinkustannusindeksiin tai vastaavan muuhun yleistä hintatason kehitystä kuvaavaan mittariin, jonka perusteella hintoja tarkistetaan vuosittain. Järjestelmään perustamiseen liittyvät kiinteät, kertaluonteiset maksut maksetaan, kun kaikki vaaditut järjestelmän täysipainoisen käyttöönoton vaatimat toimenpiteet on tehty. Jos tilaaja ei 21 vuorokauden kuluessa ole täyttänyt maksuvelvollisuuttaan, hän maksaa järjestelmätoimittajalle sanotun määräajan ylittäneeltä ajalta maksamattomalle määrälle lasketun viivästys-

4 korkolain kulloinkin voimassa olevan vuotuisen viivästyskoron maksun tapahtumiseen saakka. Laskun virheellisyydestä aiheutuneesta maksun viivästymisestä on vastuussa järjestelmätoimittaja. 4 Luovutusasiakirjat Järjestelmätoimittajan tulee luovuttaa tilaajalle kirjalliset käyttöohjeet ennen laskuttamista. Asiakirjojen julkisuus Tarjoushinta ja tarjousasiakirjat ovat sopimuksen syntymisen jälkeen julkisista asiakirjoista annetun lain mukaisesti julkisia, jollei yksittäistä asiakirjaa tai sen osaa ole liikesalaisuudeksi katsottavan asian johdosta pidettävä salaisena. Urakoitsijan tulee tarjouksessaan ilmoittaa, jos tarjouksen jokin osa sisältää liikesalaisuutena salassa pidettäviä asioita. Tarjouksen jättäminen Tarjous on jätettävä viimeistään huhtikuun 12. päivänä 2017 klo Tarjous toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen Sähköpostin otsikoksi merkitään teemu.harjunen@nakkila.fi Tarjous kiinteistönhallintajärjestelmästä Tarjouksen voimassaoloaika vähintään kaksi kuukautta Tarjoukseen liitettävät todistukset ja selvitykset Tarjousten avaaminen - referenssit - esitteet ja selvitykset tarjotusta järjestelmästä ja sen sisällöstä Tarjoukset avataan tarjousten jättöpäivämääränä. Tarjousten tekijät eivät saa olla läsnä tilaisuudessa.

5 5 Tarjousten vertailuperusteet Tarjouksen hylkääminen Lisätietoja Paikka ja aika Tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin, tarjouspyynnön vaatimukset täyttävä tarjous. Vertailuhinta lasketaan seuraavasti: Vertailuhintaan lasketaan ensimmäiselle 12 käyttökuukaudelle aiheutuvat kulut yhteenlaskettuna. Vertailuhintaan sisältyy siis kohdan 1. mukaiset kiinteät kertaluonteiset maksut ja kohdan 2. mukaiset kuukausittain perittävät maksut. Lisäksi vertailuhintaan lasketaan mukaan yhteensä 10 tuntia erikseen veloitettavia tunteja. Optiohintaa ei huomioida tarjousvertailussa. Tarjous voidaan hylätä, ellei se ole tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen tai sisältää omia ehtoja. Tarjous voidaan hylätä muillakin perusteilla, joita on lueteltu esimerkiksi julkisia hankintoja koskevassa laissa tai hankintamääräyksissä. Lisäksi tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Nakkilassa maaliskuun 21. päivänä 2017 Tarjouksen pyytäjän allekirjoitus Teemu Harjunen, rakennusmestari Liitteitä luettelo järjestelmään liitettävistä kiinteistöistä