HUSLABin ja HUS-Apteekin kuljetuspalvelut 4 (neljä) vuotta ja 1+1 optiovuotta. Hankinnan taustaa ja tavoitteet

Transkriptio

1 Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta HUSLABIN JA HUS-APTEEKIN KULJETUSPALVELUJEN HANKINTA DIAG 34 HUSLABin ja HUS-Apteekin kuljetuspalvelut 4 (neljä) vuotta ja 1+1 optiovuotta. Hankinnan taustaa ja tavoitteet HUS konserniselvityksen mukaan HUSLAB ja HUS-Apteekki saattavat saada säästöjä yhdistämällä kuljetuksiaan. Tätä varten työryhmä, jossa oli edustajat HUS-Apteekista, HUSLABista ja HUS- logistiikasta, on yhteistyössä laatinut tarjouspyynnön. Hankinnan päätavoitteena on laadullisesti ja hinnallisesti parhaiden sopimuskumppanien löytäminen HUSLABin ja HUS-Apteekin potilasnäyte-, lääke- ja tarvittaviin tavarakuljetuksiin. HUSLABin alueellinen keskuslaboratoriotoiminta perustuu näytteiden analytiikan keskittämiseen sairaaloiden laboratorioihin. HUSLABin noin 70 toimipisteestä kuljetetaan vuosittain yli miljoona näytettä analysoitavaksi sairaalalaboratorioihin. Lisäksi näytteitä noudetaan jonkin verran asiakkaiden omista toimipisteistä. HUS-Apteekin sairaaloita palveleva lääketuotanto ja -jakelu perustuu keskitettyyn lääkehuoltopalveluun, joista kuljetetaan vuosittain yli 2600 lääkelähetystä sairaaloiden 15 pisteisiin. Lisäksi kuljetetaan esim. potilaskohtaisia solunsalpaajia annoksia, joiden on oltava perillä mahdollisimman pian käyttökuntoon saaton jälkeen. Hankinnan kohde HUSLABin näytekuljetukset hoidetaan pääsääntöisesti käyttämällä aikataulutettuja reittejä, joiden aikataulutus on sovitettu asiakaslupausten ja analyysituotannon mukaisiksi. HUSLABin ja HUS-alueen terveyskeskusten välisissä palvelusopimuksissa on sitouduttu toimittamaan terveyskeskuksissa aamupäivällä otetuista näytteistä vastaukset terveyskeskuksen tietojärjestelmään saman päivän kuluessa. Lääkekuljetukset hoidetaan käyttämällä aikataulutettuja reittejä sekä lisäksi käyttäen kuljetuksia, joiden reitit määräytyvät alueellisesti tarpeen mukaan. Lisäksi pyydettiin kummankin tarpeita varten tarjous pikakuljetuksista, joita voidaan tilata tarpeen mukaan arkisin päivystysaikaan, viikonloppuisin tai arkipyhinä. Pikakuljetusten on suunniteltu korvaavan osa sairaalalaboratorioiden ja HUS-Apteekin toimipisteiden taksikuljetuksista. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytettiin hankintalain mukaista avointa menettelyä. Jotta lääkkeiden ja näytteiden laatu ei vaarantuisi kuljetusten aikana, tarjouspyynnön ehdottomissa vaatimuksissa on huomioitu erityisesti

2 tavarankuljetustilan lämpötilansäätely ja -seuranta, kuljetushenkilökunnan perehdytys ja kuljetusten toimintavarmuus. HUSin energiatehokkuusohjelman mukaisesti ehdottomissa vaatimuksissa on huomioitu kuljetuskaluston polttoainekulutus ja hiilidioksidipäästöt. Lisäksi tarjoajalta edellytetään mm autokohtaista polttoainekulutuksen ja/tai taloudellisen ajotavan seurannan järjestelmää. Tarvittavat kuljetukset jaettiin tarjouspyynnössä 11 hinnoiteltavaan osakokonaisuuteen. Tarjoaja voi tarjota valitsemaansa kokonaisuuteen tai useaan kokonaisuuteen. Kokonaisuuksia olivat reititetyt kuljetukset sovituilla alueilla sekä viikonloppu- ja pikakuljetukset. HUS Logistiikka julkaisi tarjouspyynnön " HUSLABin ja HUS-Apteekin kuljetuspalvelut" EY:n virallisessa julkaisussa julkaistulla tarjouspyynnöllä. Määräaikaan klo 15:00 mennessä saatiin tarjoukset 10 tarjoajalta. Tarjouksen jättivät Espoon Kihlakunnan Taksit EKT Oy, Kilon Osuus-Auto, Bring Frigo Oy, Katutähti ja Kumppani Oy, Itella Posti Oy, Helsingin KTK Oy, Vantaa rahtikeskus Oy, Uudenmaan Pikakuljetus Oy, Dolmus Oy ja Matkahuolto Oy Ab. Tarjousten avauspöytäkirja sekä tarjouksen, joiden mukaan tarjoajien kelpoisuus ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus on tarkastettu, ovat nähtävänä kokouksessa. Tarjoajat täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset kelpoisuuden osalta ja tarjoukset olivat muodollisesti tarjouspyynnön mukaiset. Tarjouspyynnössä oli määritelty ehdottomat vaatimukset, jotka kaikkien tarjoajien tuli vahvistaa hyväksyvänsä. Kaikkia tarjouspyynnön osa-alueita koskevat ehdottomat vaatimukset: Tarjouspyynnön liitteenä tulee olla palvelukuvaus, joka sisältää kuvaus kuljetusten toteuttamisesta, kalustosta, henkilöstöresursseista, sijaisjärjestelyistä, kuljettajien perehdytyksestä sekä mahdolliset referenssit vastaavien palvelujen tuottamisesta. Palveluntuottaja on velvollinen selvittämään kadonneisiin tai vioittuneisiin lähetyksiin liittyvät reklamaatiot yhteistyössä tilaajan kanssa ja niihin on vastattava kirjallisesti 7 päivän kuluessa. Sopimuskauden aikana voi jokin osa reittiä tai yksittäinen kuljetus loppua, joko kokonaan tai väliaikaisesti ja tästä aiheutuvat muutokset on huomioitava myös laskutuksessa. Samoin reitteihin ja kuljetuksiin voidaan tehdä muutoksia ja lisäyksiä, jotka palvelun tuottajan tulee tehdä. Sopimuskauden päättyessä palveluntuottajan on mahdollistettava, että uudella palveluntuottajalla on mahdollisuus perehtyä reittien toimintaan vähintään kahden (2) viikon ajan ennen sopimuskauden päättymistä. Palveluntuottajalla tulee olla vara-autojärjestelmä sekä -henkilöjärjestelmä, jonka täyttää samat kriteerit kuin mitä kuljetuksiin osallistuvalta henkilöstöltä ja kalustolta vaaditaan. Viivästyksistä, jotka eivät johdu tilaajasta tai tilaajan asiakkaasta tai heidän laiminlyönneistään, eivät johda lisäveloitukseen. Kuljetuksiin käytettävän kaluston tulee olla säännöllisesti huollettu ja sen tulee täyttää päästöjen osalta Euro5- luokan vaatimukset. Polttoainekulutuksen ja hiilidioksidipäästöjen osalta palveluntuottajalta edellytetään autokohtaista polttoainekulutuksen ja/tai taloudellisen ajotavan seurannan järjestelmää. Palveluntuottajalla pitää olla viimeistään sopimuskauden alkaessa

3 toimintasuunnitelma kuljetusten energiatehokkuuden parantamiseksi sekä rutiinit sen seurannalle ja raportoinnille. Tarjoajan tulee liittää mukaan tarjoukseen tavarankuljetusten ja logistiikan energiatehokkuussopimuksen todistus aktiivijäsenyydestä, ympäristöjohtamisjärjestelmä tai -ohjelma tai sen seurantaraportti tai muu vastaava dokumentaatio. Kuljetuskalustona tulee käyttää ammattimaiseen liikenteeseen rekisteröityjä ajoneuvoja. Kaikkien sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tilaajan palvelun tuottamiseen hankittujen ajoneuvojen on täytettävä hankintasopimukselle asetetut vaatimukset. Kuljetuksiin käytettyjen autojen kuljetustila on kuiva puhdas ja puhdistettavissa. Auton kuljetustilan tulee olla umpinainen. Tilaajalla on mahdollisuus tarkistaa tilaajan kuljetukseen käytetyn kaluston vaatimusten mukaisuus milloin tahansa sopimuskauden aikana. Kuljetustilan lämpötilan tulee olla kuljetuksen ajan C. Sopimuskauden alusta lähtien kuljetustilassa tulee olla lämmitysvalmius. 3/2016 alkaen kuljetustilassa tulee olla myös järjestely jolla taataan sallitun lämpötilan säilyminen lämpimänä vuodenaikana. Palveluntuottaja kalibroi auton kuljetustilan lämpötilamittarin säännöllisesti ja kalibrointitodistus on esitettävä tilaajalle pyydettäessä. Kuljetustilan lämmittämiseen mahdollisesti käytettävä lämmityspuhallin on suunnattava niin, ettei se puhalla suoraan kuljetettavaa tavaraa päin. Kuljetustavan tulee olla sellainen, että kuljetettava tavara säilyy muuttumattomana. Kuljettaja on velvollinen ilmoittamaan välittömästi kuljetuksen aikana tapahtuneista poikkeamista sekä syyt kyseiseen, jotta asiakas voi arvioida onko poikkeamilla ollut vaikutusta kuljetettavan tuotteen laatuun. Kuljettaja vastaa lähetysten kuljettamisesta toimituspisteeseen asti, eikä välivarastointia tehdä. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan täsmällisesti tilaajan kuljetusohjeita ja aikatauluja ja ilmoittaa välittömästi tilaajalle, jos kuljetusaikataulu viivästyy. Jokaisella reitillä on oma matkapuhelin, josta kuljettajan tavoittaa reitin aikana. Palveluntuottaja varmistaa, että samalla ajoneuvolla tehtävät kolmannen osapuolen kuljetukset eivät vähäisessäkään määrin ole haitaksi tilaajan kuljetettavaksi antamien tuotteiden laadulle tai muuttumattomuudelle, eivätkä ne vaikuta tilaajan määrittämiin aikatauluihin. Palveluntuottaja huolehtii kuljettajien ja sijaisten reittiperehdytyksestä siten, että kuljettajan vaihtuminen ei vaikuta tilaajan saamaan palveluun. Jokaisella reitillä ja kuljetuksella on oltava riittävä määrä (vähintään 2) tilaajan kuljetuksiin perehdytettyjä kuljettajia. Kuljettajien osaaminen voidaan tarkistaa milloin tahansa sopimuskauden aikana. Kuljettajilla tulee olla riittävä suomenkielen taito Kuljettajalla on oltava henkilökortti näkyvillä aina tilaajan kuljetuksia suorittaessaan, heidän tulee olla ammattitaitoisia, palveluhenkisiä sekä kohteliaita. Kuljettajilla on oltava siistit työasut. Tilaajan kuljetuksiin osallistuva kuljettaja allekirjoittaa salassapitosopimuksen ennen tilaajan kuljetustehtävissä

4 aloittamista. Kaikkia muita paitsi pikakuljetuksia koskevat ehdottomat vaatimukset: Palveluntuottajalla on oltava suunnitelma tilaajan kuljetusten järjestämiseksi poikkeustilanteissa (pandemia, työtaistelu). Kaikissa tilaajan kuljetuksiin käytetyissä autoissa tulee olla jatkuva ja automaattinen lämpötilanseuranta, joka hälyttää lämpötilapoikkeamista. Tarjoajalta vaaditaan kuvaus lämpötilanseurantajärjestelmästä sekä siitä miten lämpötilan pysyminen sallituissa rajoissa varmistetaan koko kuljetuksen ajan, kylmänä ja lämpimänä vuodenaikana. Palveluntuottaja pitää perehdytyksistä kirjaa ja raportoi pyydettäessä tilaajalle. Jokaisen tilaajan kuljetuksiin osallistuvan henkilön, myös varahenkilöiden, on osallistuttava tilaajan antamaan perehdytykseen. Perehdytyksestä täytetään perehdytyskortti. Lisäksi oli eritelty kummankin toimijan kuljetusten omat ehdottomat vaatimukset HUSLAB: Reittikuljetuksissa käytettäviin autoihin tulee mahtua lattialle yhtäaikaisesti 30 kpl näytteitä sisältäviä näytekuljetuslaukkuja (42 x 34 x 39 cm) sekä satunnaisesti laatikkoihin, säkkeihin tms. pakattua tavaraa. Lisäksi tuli esittää, miten näytteenkuljetuslaukut pakataan niin, etteivät ne kaadu kuljetuksen aikana. Kuljetuksiin käytettävien autojen maksimikorkeus on 3,2m. HUS-Apteekki: Lääkkeet kuljetetaan siten, etteivät ulkopuoliset henkilöt voi päästä käsiksi kuljetuslaatikkoihin kuljetuksen aikana Autoon tulee mahtua reittikohtaisen määrittelyn mukaisesti kuljetuslaatikoita, rullakoita tai lavoja. Tarjousten arviointi Kaikki tarjoukset täyttivät asetetut ehdottomat vaatimukset ja voitiin siirtää vertailuun. Koska tarjouspyynnössä oli hyväksytty osatarjousten antamismahdollisuus, vertailtiin tarjoukset osakokonaisuuksittain. Hinta- ja laatuvertailu Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten vertailussa otettiin huomioon palvelusta aiheutuvat kustannukset (85 %), Palveluntarjoajan tarjoama kuljetusten lämpötilanseurantajärjestelmä, joka on tallentava ja josta tilaaja saa tarvittaessa raportit (7,5%) ja Palveluntarjoajan sähköinen lähetysten seurantajärjestelmä (7,5%). Eduksi katsottavien ominaisuuksien osalta pisteet jakautuivat seuraavasti: Palveluntarjoajalla on käytössä kuljetusten lämpötilanseurantajärjestelmä Palveluntarjoajalla on käytössä kuljetuksiin sähköinen lähetysten seurantajärjestel mä Pisteet yhteensä Bringo Frigo 7,5 7,5 15 Dolmus 0 0 0

5 EKT Helsingin KTK 7,5 7,5 15 Itella Posti 7,5 7,5 15 Katutähti ja Kumppani 7,5 0 7,5 Oy Kilon osuusauto 7,5 0 7,5 Matka-huolt o 7,5 7,5 15 UPK 7,5 7,5 15 Vantaan rahtikeskus 7,5 7,5 15 Hintavertailu tehtiin osakokonaisuuksittain tarjouspyynnön mukaisesti, pisteet aikataulutettujen osakokonaisuuksien osalta alla olevassa taulukossa, maksimipisteet merkittyinä. Aikataulutetut reitit 1 Helsinki 1 2 Helsinki 2 Hinta Pisteet Hinta Pisteet Bringo Frigo 5 722,25 65, ,50 64,76 Helsingin KTK 5 297,80 70, ,45 85 Itella Posti 4 440, ,00 68,65 Katutähti ja Kumppani Oy Kilon osuusauto 6 661,50 56, ,00 55,21 Matka-huolto UPK 4 680,00 79, ,00 70,67 Vantaan rahtikeskus 5669,64 65, ,00 69,52 Aikataulutetut reitit 3 Uusimaa Itä 4 Uusimaa Länsi 5 Viikonloput ja pyhät Hinta Pisteet Hinta Pisteet Hinta Pisteet Bringo Frigo 7 290,75 82, ,50 68,8 332,5 85 Helsingin KTK 7 054, ,45 85 Itella Posti 7 727,00 77, ,00 77, ,09 Katutähti ja Kumppani Oy Kilon osuusauto 18600,00 32, ,00 70, ,25 62, ,63 Matka-huolto ,98 UPK 9 225,00 64, ,00 72, ,58 Vantaan 8 289,16 72, ,30 58,53 437,25 64,64

6 rahtikeskus 6 Pikakuljetus 1 7 Pikakuljetus 2 8 Pikakuljetus 3 9 Pikakuljetus 4 10 Pikakuljetus 5 11 Pikakuljetus 6 Bringo Frigo Dolmu s EKT Kilon osuus-aut o UPK Hinta Pisteet 85 54,09 59,5 49,58 Hinta Pisteet 85 66,85 79,33 56,67 Hinta Pisteet 85 59,5 49,58 Hinta Pisteet 85 59,5 49,58 Hinta Pisteet 85 79,33 56,67 Hinta Pisteet 85 79,33 49,58 Yhteenveto: Hinta ja laatupisteiden perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoajat saivat sekä parhaat laatu- että hintapisteet ja näin jokaiseen osakokonaisuuteen esitetään valittavaksi edullisimman hinnan tarjonnut tarjoaja 100 pisteellä. Valittavaksi esitetään seuraavat tarjoajat: 1, Itella Posti, viikkohinta 4440,00 2, Helsingin KTK, viikkohinta 3533,45 3, Helsingin KTK, viikkohinta 7054,15 4, Helsingin KTK, viikkohinta 7567,45 5, Bring Frigo viikkohinta 332,50 Osakokonaisuudet 6-11 Bring Frigo, kaikkien pikakuljetusten vertailuhinta 140,00 ( ) Koska tarjouksessa pyydettiin viikkohinnat, on vuosihinta laskettu kertomalla osakokonaisuuksien 1-5 hinta 52:lla. Hankinnan kokonaisarvo vuodessa on ,00, koko sopimuskaudella optiovuodet huomioon ottaen ,60. Esim HUSLABin nykyisiin kustannuksiin verrattuna saavutetaan vuosittain n säästö. Lisäksi säästöä syntyy siitä, että osa nykyisistä taksikuljetuksista voidaan korvata pikakuljetuksilla. Hankintavaltuudet Tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen (liite 7) mukaan sopimuskausi on kiinteä neljä vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta ja sen jälkeen on mahdollisuus 1 +1 vuotta optiokausiin. Hankinnan arvioitu arvo laskettuna kuuden ( ) vuoden sopimuskaudelle on yhteensä ,60. Sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunta päättää alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannus on euroa.

7 Päätösesitys Johtokunta päättää esittää Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin hallitukselle, että 1. sopimukset HUSLABin ja HUS-Apteekin tarvitsemista laboratorionäyte- ja lääkekuljetuksista solmitaan osakokonaisuuden 1 osalta Itella Postin kanssa, osakokonaisuuksien 2-4 osalta Helsingin KTK:n kanssa ja osakokonaisuuksien 5-11 osalta Bring Frigon kanssa neljän (4) vuoden perussopimuskaudeksi kahden (1+1) vuoden optiomahdollisuudella tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisin ehdoin. 2. HUSLAB ja HUS-Apteekki liikelaitosten toimitusjohtajat valtuutetaan sopimaan liitteen 5 mukaiseen sopimusluonnokseen vähäisiä muutoksia; 3. HUSLAB ja HUS-Apteekki liikelaitosten toimitusjohtajat oikeutetaan allekirjoittamaan hankintasopimus; 4. HUSLAB ja HUS-Apteekki liikelaitosten toimitusjohtajat valtuutetaan sopimaan vähäisiä muutoksia hankintasopimukseen sopimuskauden aikana. Sopimussuhde valitun toimittajan kanssa ei synny hallituksen tekemän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan tarjoajan kanssa tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Lisäksi johtokunta päättää tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän asian osalta tässä kokouksessa. Päätös Johtokunta päätti esityksen mukaisesti. Lisätietoja toimitusjohtaja Piia Aarnisalo, p toimitusjohtaja Kerstin Carlsson, p Liitteet Liite 4 Tarjouspyyntö ja tarjouspyynnön liitteet 4.1 Kysymykset ja vastaukset 4.2 HUSLAB reitit ja kuljetukset 4.3 HUS-Apteekki reitit ja kuljetukset Liite 5 Avauspöytäkirja Liite 6 Liite 7 Tarjousten vertailu Sopimusluonnos ja sopimuksen liite 7.1 Sopimusrikkeet ja sanktiot