HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi 2. pitäjä Perheoikeudellisten asioiden asiakasrekisteri Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 A PL HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Perheoikeudellisten asioiden päällikkö Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Perheoikeudellisten asioiden asiakassuhteiden hoitaminen - ProConsona lastenvalvoja: - isyyslain mukaiset tehtävät - lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta annetun lain ja lapsen elatuksesta annetun lain mukaiset tehtävät - sosiaalihuoltolain 27 :n mukaiseen lapsen ja vanhemman välisten tapaamisten järjestämiseen liittyvät tehtävät - Adoptiokortisto: - adoptiolain mukaiset tehtävät (adoptioneuvonta ja kansainvälinen adoptiopalvelu) 6. tietosisältö - ProConsona elatusturvan käyttöarkisto - elatustukilain mukaiset tehtävät ProConsona lastenvalvoja: - henkilö- ja perhetiedot (nimi, henkilötunnus, osoitetiedot) - isyyden vahvistamiseen liittyvät tiedot - sopimus- ja päätöstiedot - tulo- ja varallisuustiedot - tuomioistuimen pyytämä selvitys - asiakastyön muistiinpanotiedot - ajanvarauskalenterit Adoptiokortisto: - henkilö- ja perhetiedot ( nimi, henkilötunnus, perhesuhde, osoitetiedot sekä kotikunta) - lapsen sijoituspäätökset, sijoituspäivä, saapumispäivä ja adoption vahvistamispäivä - palvelunantaja ja kohdemaa - adoptioprosessin vaihe - tiedot henkilöistä, joille myönnetty maksusitoumus adoptioneuvontaan Pelastakaa lapset ry:ssä - adoptiopalvelun asiakkaiden maksutiedot ProConsona elatusturvan käyttöarkisto: - henkilö- ja perhetiedot (nimi, henkilötunnus, osoitetiedot) - pankkiyhteystiedot - elatustuen nostajan suostumukset - elatussopimus- ja -päätöstiedot - hakemukset ja niiden tiedoksianto - päätökset ja niiden tiedoksiantoa koskevat tiedot - elatusvelvollisen ja elatustuen nostajan velkatiedot - saldotapahtumat - kuntien saatavat - ulosotto- ja muut perintätiedot - asiakastyön muistiinpanotiedot - tulo- ja menotiedot - kirjanpitotapahtumat - elatustuen toimeenpanon siirron jälkeen tehdyt laskelmat ja takaisinperintäpäätökset sekä muut arkistointijärjestelmään liitetyt asiakirjat pdf-muodossa 7. Säännönmukaiset tietolähteet tiedot saadaan asiakkailta, viraston asiakastietojärjestelmästä, väestötietojärjestelmästä, syntymäilmoituksista ja tuomioistuimen pyytämistä selvityksistä. ProConsonan elatusturvan käyttöarkisto on aikaisemman elatusturvajärjestelmän arkistoitu versio.

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Isyyden vahvistamiseen liittyvät tiedot ja asiakirjat toimitetaan maistraattiin isyyden vahvistamista varten. Lapsen huoltoa koskevan sopimuksen vahvistamispäätös toimitetaan väestörekisterinpitäjälle sähköisesti. Selvitykset toimitetaan selvityspyynnön tehneelle tuomioistuimelle. Henkilö-, tulo ja varallisuus-, isyys sekä sopimustietoja annetaan virka-apupyyntöjen liitteenä eri viranomaisille, joiden tehtäviin vastaavien asioiden hoito kuuluu. Elatustukilain mukaiset lainvoimaiset päätökset toimitetaan Kelaan täytäntöönpantaviksi. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakisääteisellä perusteella. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta