HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 A PL HELSINGIN KAUPUNKI Vammaistyön johtaja Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi Kehitysvammahuollon asiakasrekisterin tarkoitus on kehitysvammaisten asiakkaiden hoidon ja huollon järjestäminen. Kehitysvammahuollon rekisteri jakautuu kolmeen rekisteriin joista Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri asiakastietojärjestelmässä (ATJ)on päärekisteri. Tämän lisäksi kehitysvammahuollon asiakasrekisteri sisältää kaksi osarekisteriä: Kehitysvammahuollon hoitotyön rekisterin (TerveysEffica) sekä Rafaela sovelluksen. Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri asiakastietojärjestelmässä rekisterin tarkoitus: -asiakkaan avun tarpeen arviointi -hakemusten käsittely -palvelupäätösten ja asiakasmaksupäätösten tekeminen ja tiedoksianto -muiden asiakaspalvelun dokumenttien laadinta -avustusten ja etuuksien maksatus -palvelujen toteutumisen seuranta

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) -kehitysvammahuollon ja vammaispalvelun päivätoiminnan, palveluasumisen ja asumispalvelujen laskutusaineiston tuottaminen -etuuksien perintä -velkomisesta luopuminen -asiakastilastojen keruu -lakisääteisten tilitysten ja tilastojen tuottaminen Asiakastietojärjestelmää käytetään sosiaali- ja terveysviraston tehtävien hoitamiseen. Järjestelmä on pääasiassa avopalvelun asiakastyötä palveleva kokonaisjärjestelmä. Se on myös osana viraston keskitettyä asiakas- ja päätösrekisteriä. Järjestelmää käytetään asiakastyössä sosiaali- ja terveysviraston eri toimintayksiköissä ja sosiaali- ja terveysviraston toimeksiannosta viraston tehtäviä suorittavissa yksiköissä Kehitysvammahuollon osarekisterit: 1. TerveysEffican osarekisteri toimii kehitysvammahuollossa hoidon/palvelujen tuottamisen apuvälineenä. Lisäksi tietoja käytetään toiminnan suunnitteluun, tutkimukseen ja tilastointiin. 2. Rafaela sovelluksen tarkoitus on sovellukseen sisältyvän hoitoisuusluokitusjärjestelmän avulla määrittää kuinka paljon hoitohenkilökuntaa tarvitaan, jotta voidaan vastata potilaiden hoidon tarpeeseen. Rafaela on asiakkaiden toimintakyvyn ja terveyden arviointiin sekä hoidon ja palveluiden suunnitteluun ja seurantaan tarkoitettu arviointijärjestelmä. Rekisteriin kertyneitä tietoja käytetään lisäksi rekisterinpitäjän toiminnan suunnittelussa, toteutuksessa, arvioinnissa ja johtamisessa sekä tilasto ja tutkimustarkoituksessa, ilman asiakkaan yksilöintitietoja. Kehitysvammahuollon asiakasrekisterin pitämisen peruste on asiakassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö: -Sosiaalihuoltolaki -Laki kehitysvammaisten erityishuollosta -Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista -Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista -Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista -Henkilötietolaki -Laki omaishoidon tuesta 6. tietosisältö Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri asiakastyietojärjestelmässä( ATJ) sisältää seuraavat henkilötiedot: -henkilö- ja perhetiedot -väestörekisteristä saatavat henkilötiedot (Helsingin kuntarekisteri ja väestörekisteri) -henkilötunnus, nimi, entiset nimet, osoitteet, kotipaikkatunnus, edellinen kotikunta, siviilisääty, kansalaisuus, äidinkieli, perhesuhdetiedot, huoltajuus, edunvalvojatiedot, kuolinpäivä -rekisterin asiakastiedot -osoite, puhelin, siviilisääty, asuinkunta, asumismuoto, ammatti, koulutus, sosioekonomisen aseman koodi, maahanmuuttoa koskevat tiedot, kehitysvammaisten erityishuoltopiiri, pakolaisuutta, paluumuuttoa ja sotilasvammaisuutta koskeva eritystieto -palvelu/avustus hakemukset ja yhteydenotot -yksilöhuollon päätösehdotukset ja päätökset -päätöksiä koskevat toimeenpano-ohjeet -päätöksen tiedoksiantoa ja muutoksenhakua/valitusta koskevat tiedot -asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit -asiakaskohtaiset suunnitelmat ja arvioinnit -sisältää omaishoidon suunnittelua, seurantaa ja toteutusta varten tarvittavat tiedot. Lisäksi se sisältää omaishoitajan ja mahdollisen sijaishoitajan kanssa tehdyn sopimuksen omaishoidon tuesta. Edellisten lisäksi rekisteriin talletetaan tarpeen mukaan seuraavat tiedot: Asiakasrekisterissä jossa hoidetaan asiakaslaskutustietojen tuottamista: -laskelmat tuloista ja menoista

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) Asiakasrekistereissä, josta on rahaliikennettä sosiaalivirastolta asiakkaalle: -maksatustiedot: laskut, maksusuoritukset, maksusitoumukset, -tulot ja maksuliikenteen summatiedot -pankkiyhteystiedot Asiakasrekistereissä, joiden perusteella tuotetaan asiakaslaskutustiedot -laskutusten maksajatiedot -kehitysvammahuollon ja vammaisten päivätoiminnan, asumisen ja laitoshoidon laskutustietojen tuottamiseen liittyvät tiedot Asiakasrekistereissä, joissa ylläpidetään palvelu-/hoitojaksotietoja (TerveysEffica) -hoidon dokumentointi -asiakkaan lääkitystiedot ja raporttitulosteet -hoitojaksot, sisään, ulos ja poissaolokirjaukset -hoitoon liittyvät tilastolliset tiedot -asiakaskohtainen omaisuusluettelo Rafaela sovelluksessa rekisteröidyn etunimi tai nimikirjaimet ja RAFAELATM-hoitoisuusluokitustiedot. Asiakkaan yksilöivät tiedot säilytetään salattuina ja erillään muusta tietosisällöstä. tietoja käytetään toiminnan ja resurssien suunnitteluun. Tietoja tallennetaan tarpeen mukaan Pienkassa-järjestelmään, jota käytetään asiakasvarojen hoitoon. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Kehitysvammahuoltoa ja sen toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän kirjaamina. Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin Helsingin asukasrekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestörekisteristä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. TerveysEffican hoitotietoja voidaan saada kotihoidosta, avoterveydenhuollosta ja muista laitoksista. Hoidon dokumentointitiedot syntyvät asiakkuuden aikana hoitotiimin jäsenten kirjaamina Tietojärjestelmässä on käytettävissä teknisen käyttöyhteyden avulla verohallinnon luovuttamat verotustiedot Helsingissä kirjoilla olevista henkilöistä. Verohallinto luovuttaa verotuslain 80 a :n 1 momentin nojalla kunkin verovuoden verotustiedot kaupunginhallitukselle, jolta ne saadaan kerran vuodessa asiakastietojärjestelmän yhteyteen. Tieto asiakkaana olevan ulkomaan kansalaisen oleskeluluvasta ja statuksesta tarkistetaan maahanmuuttovirastosta tai se saadaan asiakkaalta asioinnin yhteydessä. RafaelaTM -tietoja tallennetaan säännönmukaisesti Finnish Consulting Group (FCG) Oy:n ylläpitämään tietokantaan tilastointi- ja tutkimustarkoituksessa. Tietoja käsitellään ilman henkilön yksilöintiä koskevia tietoja.henkilökunta kirjaa päivittäin TerveysEfficaan asiakkaasta hoitotietoja. Päivittäiskirjauksen perusteella hoitaja arvioi asiakkaan hoitoisuuden vaativuustason kerran vuorokaudessa ja kirjaa tiedot koodeilla Rafaelaan. TerveysEffica ja Rafaela eivät kommunikoi keskenään.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Pankille toimitetaan tiedot pankkien kautta asiakkaille tai asiakkaiden puolesta maksettavista rahasuorituksista. Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen yleisökassaan toimitetaan tiedot yleisökassan kautta maksettavista rahasuorituksista. Asiakaslaskutustiedot toimitetaan Helsingin kaupungin taloushallinnon laskutusjärjestelmään. Asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään viraston sisäiseen tilastointijärjestelmään, jota käytetään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamisen apuna. Vuosittain asiakastietojärjestelmän avustus- ja maksatustietoja poimitaan sisäisen tarkastuksen tarpeisiin erilliseen tarkastuksen rekisteriin. Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) annetaan vuosittain (Laki sosiaali- ja terveysalan tilastotoimesta 409/2001) -hoitoilmoitustiedot päättyneistä hoitojaksoista kehitysvamma-huollon ja sosiaalisen kuntoutuksen hoito- ja asumisyksiköissä Tiedot valtionhallinnolle annetaan lain sosiaali- ja terveydenhuollon suunnittelusta ja valtionosuudesta /733 mukaisesti. Lisäksi tietoja luovutetaan sosiaali- ja terveysviraston myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan. Muutoin henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen laissa oikeutetuille viranomaisille noudattaen voimassaolevia tietosuojaohjeita. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakisääteisellä perusteella. 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta. Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta.