OHJEITA. Siuntion s-postijärjestelmä. Osa 1: asetukset. Versio 1.0

Transkriptio

1 OHJEITA Siuntion s-postijärjestelmä Osa 1: asetukset Versio 1.0

2 1(15) Siuntion s-postijärjestelmä Sisällysluettelo SISÄLLYSLUETTELO JOHDANTO JA YLEISKATSAUS JOHDANTO YLEISTÄ S-POSTISTA KIRJAUTUMINEN KATSAUS VALIKOIHIN HENKILÖKOHTAISET ASETUKSET YLEISET ASETUKSET Omat tiedot Tehtävät sisäänkirjautumisessa Luo peruskansiot VIESTIASETUKSET Viestin kirjoitus Viestin luku Viestien poistaminen ja siirtäminen Tulevat viestit Hae viestit MUUT ASETUKSET Postikansio- ja kansionäkymän asetukset Osoitekirjat KIELI, AIKA, JA NÄKYMÄN ASETUKSET Kieli ja aika Näkymän asetukset... 14

3 2(15) 1 Johdanto ja yleiskatsaus 1.1 Johdanto Tämä s-postiohje on kirjoitettu sinulle, jolla on vähän tai ei ollenkaan aiempaa kokemusta s-postista. Ohjeen ensimmäisessä osassa kerrotaan, miten voit tehdä tarpeelliset asetukset, jotta s-postisi toimisi parhaalla mahdollisella tavalla. Nämä asetuksen tarvitsee tehdä vain kerran, mutta voit säilyttää ohjeet, mikäli jotakin on kaikesta huolimatta muutettava myöhemmin. Toisessa osassa on käyttäjän ohjeet. Siinä kerrotaan, miten sähköpostia otetaan vastaan ja lähetetään sekä postilaatikkoa hoidetaan muutoin. Myös tottuneiden sähköpostin käyttäjien tulee kuitenkin noudattaa osan 1 ohjeita ja tehdä kuvaillut asetukset, kun taas osan 2 voi silmäillä läpi. Kuitenkin viimeisessä kappaleessa on tärkeää tietoa. Siinä kuvataan, miten voit muuttaa salasanasi, kirjoittaa lomatiedotteen ja ohjata sähköpostin toiseen osoitteeseen. 1.2 Yleistä s-postista S-posti on lyhenne sähköpostista. Siinä viesti Webbselaimia ovat esim. lähetetään elektronisesti eikä fyysisesti. Tähän Microsoft Internet Explorer ja Mozilla Firefox. käytettäviä ohjelmia on kahdenlaisia: tavanomaiset s- postiohjelmat ja webb-posti. Siuntion kunnan s- postijärjestelmä on nk. webb-postijärjestelmä, mikä tarkoittaa sitä, että voit käyttää järjestelmää miltä tietokoneelta tahansa nettiselaimen avulla. Perinteisiä s-postiohjelmia voi käyttää vain sillä tietokoneella, johon se on asennettu. S-postista puhuttaessa käytetään paperipohjaista kommunikaatiota vastaavaa sanastoa. S-postijärjestelmässä on esim. tuleva posti ja kansioita, joihin viestit voi järjestää, kullakin viestillä on vastaanottaja ja lähettäjä, käyttäjät kirjoittavat luonnoksia ja mukaan lisätään liitteitä Useimmilla paperipohjaisen kommunikaation aspekteilla on vastineensa s-postissa. Huolimatta paperipostin ja s-postin samankaltaisesta terminologiasta niissä on myös olemassa tärkeitä eroja. S-postin lähettäminen on paljon halvempaa ja nopeampaa, vähemmän tungettelevaa kuin soittaminen eikä niin monimutkaista kuin faksin lähettäminen. Kaikki nämä edut nopeuttavat kommunikaatiota paperipostiin verrattuna. Viestien määrä kasvaa nopeasti suureksi, ja kirjeenvaihdon hallinta ja järjestäminen vaikeutuu. Tulevan postin kansiot, joissa on satoja tai tuhansia kirjeitä ovat tavallisia, mikä tuottaa vaikeuksia, kun tarvitsee löytää se meili, jossa oli projektikuvaus ja joka tuli muutama kuukausi sitten. Tärkeät viestit voivat yksinkertaisesti hukkua epäolennaisten viestien joukkoon. Siksi on tärkeää pitää tulevan postin kansio järjestyksessä.

4 3(15) Lopuksi muutama sana s-postiosoitteista. Sähköpostiosoitteessa on kaksi osaa, joita (ät), esim. Ensimmäisessä osassa on tavallisesti henkilön etu- ja sukunimi, joiden välissä on piste. Mikään ei kuitenkaan estä sitä, että ensimmäisessä osassa olisi vain yksi sana (esim. tai useampi sana, jotka erotetaan pisteellä (esim. Osoitteen toisessa osassa on n.k. domain-osoite ja maakoodi/toppdomän (.fi suomalaisissa osoitteissa,.se ruotsalaisissa,.com kaupallisissa,.org organisaatioissa jne.). Domainnimi on nimi, jonka organisaatio on rekisteröinyt ja jota voidaan käyttää s- postiosoitteena ja www-sivujen osoitteena. Siuntion kunta omistaa domainnimen siuntio.fi ja sjundea.fi (huomaa, että s-postiosoitteissa ei käytetä merkkejä åäö.) Osoitteen toinen osa kertoo siis, minkä organisaation palveluksessa osoitteen omistaja on. Kun joku lähettää s-postia Siuntion järjestelmästä, vastaanottaja näkee heti, että lähettäjä edustaa Siuntion kuntaa tätä pitää ajatella, mikäli käyttää työosoitettaan myös yksityisiin viesteihin. Jos haluaa tietää enemmän lähettäjän organisaatiosta, johon lähettäjän s-postiosoite kuuluu, on hyvin mahdollista, että löytää webb-sivun, jonka domainnimi on sama, jos vain lisää eteen www. esim Kirjautuminen Pääset kirjautumissivulle kirjoittamalla osoitteen Klikkaa linkkiä WEBMAIL. selaimeesi. Klikkaa tämän jälkeen painiketta Kirjaudu sisään. Huomaa. että osoitteessa on pakollinen. Se kertoo, että yhteys s- postipalvelimeen on suojattu. Nyt pääset kirjautumissivulle. Kirjoita koko s-postiosoitteesi kenttään Käyttäjätunnus ja salasanasi kenttään Salasana. Käyttäjätunnuksen ja salasanan saat ITvastaavalta. Salasanaa on säilytettävä turvallisella tavalla.

5 4(15) 1.4 Katsaus valikoihin Kirjauduttuasi näkyviin tulee tervehdyssivu. 2 1 Vasemmalla (1) olevassa valikossa ovat webbpostin kaikki toiminnot. Voit avata ja sulkea valikon osia klikkaamalla + ja -. Horde Tervetuloa-näyttö. Joudut tänne kirjauduttuasi. Sähköposti S-postiviestien vastaanottaminen ja lähettäminen Osoitekirja Voit tallentaa s-postiosoitteita ja eri henkilöiden yhteystietoja Kalenteri Voit luoda useita kalentereita ja lisätä tapahtumia sekä muistutuksia. Muistiinpanot Yksinkertainen kirjoitustyökalu muistiinpanojen tekemiseen Tehtävät Ohje mitä kohdassa Tehtävät voi tehdä tulee myöhemmin Tässä ovat s-postiohjelman yleiset asetukset Kirjaudu ulos Klikkaa tätä kirjautuessasi ulos järjestelmästä. Seuraavalla kerralla, kun haluat käyttää s-postiasi sinun on annettava käyttäjätunnus ja salasana uudestaan.

6 5(15) Ylhäällä oikealla (2) on vielä valikko, jossa on erilaisten asetusten ja ylimääräisten toimintojen valikko. Tämän valikon ulkonäkö muuttuu sen mukaan, mitä järjestelmän toimintoa kullakin hetkellä käytät. 2 Henkilökohtaiset asetukset 2.1 Yleiset asetukset Mene s-postitoimintoon klikkaamalla vasemman yläkulman kuvaketta Sähköposti. Klikkaa tämän jälkeen oikeanpuoleisesta valikosta. Seuraavat vaihtoehdot tulevat nyt näkyviin:

7 6(15) Omat tiedot Klikkaa otsikkoa Omat tiedot. Valitse Luo uusi valikon kohdasta Valitse muutettava profiili Klikkaa ruutua Profiilin nimi ja kirjoita etunimesi Klikkaa ruutua Nimesi ja kirjoita etunimesi ja sukunimesi Klikkaa ruutua Sinun lähettäjäosoitteesi ja kirjoita s-postiosoitteesi: Klikkaa alinta suurta ruutua, jonka otsikko on 1 Allekirjoituksesi ja kirjoita tähän tiedot, joiden haluat näkyvän automaattisesti kaikkien lähettämiesi sähköpostiviestien lopusssa. Esimerkki allekirjoituksesta: /Exempel på signatur: ************************************ * Markku Heinonen, IT-tuki * Siuntion kunta * Puistopolku 1, SIUNTIO * (09) , ************************************ Laita ruksi ruutuun Laita allekirjoitus vastausviestien ja välitettävien viestien alkuun Laita ruksi ruutuun Talleta lähtevä viesti Klikkaa lopuksi painiketta Talleta asetukset Olet nyt siirtynyt takaisin asetusten päävalikkoon. Siirry taas kohtaan Omat tiedot Ylimmästä kohdasta Oletusprofiilisi valitse valikosta klikkaamalla äsken luomasi profiili Klikkaa taas painiketta Talleta asetukset. Voit selata valikoita klikkaamalla mustaa pientä nuolta (1). Silloin valikko avautuu ja voit valita haluamasi vaihtoehdon (2). 2 Kun sinua kehotetaan laittamaan ruksi ruutuun, tämä merkitsee sitä, että klikkaat kerran ruutuun niin, että siihen ilmestyy pieni ruksi: Tämä merkitsee, että vaihtoehto on valittu. Jos klikkaat uudestaan ruutua, ruksi häviää ja olet hylännyt vaihtoehdon.

8 7(15) Tehtävät sisäänkirjautumisessa Klikkaa otsikkoa Tehtävät sisäänkirjautumisessa. Tee asetukset niin, että ne ovat seuraavan kuvan kaltaisia: Klikkaa tämän jälkeen painiketta Talleta asetukset Luo peruskansiot Klikkaa nyt ylävalikon ikonia Kansiot.

9 8(15) Nyt avautuu ikkuna, jonka nimi on Kansioiden hallinta Klikkaa tämän jälkeen Valitse toiminto -otsikon oikealla puolella olevaa mustaa nuolta Klikkaa otsikkoa Luo kansio Anna kansiolle nimi Luonnokset ja klikkaa OK Tee sama uudestaan ja luo kansio, jolle annat nimen Roskakori Tee kolmas kansio, jolle annat nimen Spam

10 9(15) Klikkaa tämän jälkeen -kohtaa ylävalikosta. Klikkaa otsikkoa Palvelimen ja kansioiden asetukset Valitse Luonnoskansio- valikosta kohta Luonnokset Tee samoin seuraavissa kahdessa kohdassa ja valitse Roskakori Roskakoriksi ja Spam Roskapostikansioksi. Klikkaa lopuksi painiketta Talleta asetukset

11 10(15) 2.2 Viestiasetukset Palaa kohtaan sähköpostille. Nyt käymme läpi kohdan Viestiasetukset otsikot yksi kerrallaan Viestin kirjoitus Aloita klikkaamalla Viestin kirjoitus -linkkiä Ruutuun Kun lähetetään viestiä.. kirjoita siuntio.fi Ruutuun Oletuksena viestin lähetyksessä käytettävä merkistö: valitse Unicode (UTF-8) Muita asetuksia ei tarvitse muuttaa Klikkaa painiketta Talleta asetukset Viestin luku Klikkaa otsikkoa Viestien luku Laita ruksi ruutuun Näytä ikoni, jos liitteen voi poistaa viestistä Klikkaa painiketta Talleta asetukset

12 11(15) Viestien poistaminen ja siirtäminen Klikkaa otsikkoa Viestien poistaminen ja siirtäminen Tee asetukset kuvan mukaisesti: Klikkaa painiketta Talleta asetukset Tulevat viestit Klikkaa painiketta Tulevat viestit Valitse 5 minuutin välein valikosta Päivitä postikansionäkymää: Tarkista, että kohdassa Ilmoita uusista viesteistä erillisessä ikkunassa on ruksi Klikkaa painiketta Talleta asetukset Hae viestit Klikkaa otsikkoa Hae viestit Poista mahdolliset ruksit kaikista ruuduista. Mitään vaihtoehtoja ei siis saa olla valittuina. Klikkaa painiketta Talleta asetukset

13 12(15) 2.3 Muut asetukset Palaa kohtaan sähköpostille. Vielä on jäljellä muutama asetus kohdassa Muut asetukset Postikansio- ja kansionäkymän asetukset Klikkaa otsikkoa Postikansio- ja kansionäkymän asetukset Valikosta Kun uusi postikansio aukaistaan, niin miltä sivulta haluat aloittaa? valitse vaihtoehto Postilaatikon ensimmäinen sivu Valikosta Oletusjärjestys valitse Saapumisaika ja valikosta Oletusjärjestyksen suunta valitse joko Laskeva tai Nouseva. Laskeva järjestys merkitsee sitä, että uusimmat viestit näytetään ylimpänä, kun taas nouseva järjestys merkitsee sitä, että vanhimmat viestit näytetään ylimpänä. Kohdan Viestien lukumäärä postikansionäkymässä ruutuun voit kirjoittaa, miten monta viestiä haluat nähdä samanaikaisesti tarvitsematta vaihtaa sivua. Huomaa, että saapuvan postin koriin voi tulla satoja viestejä jonkin ajan kuluttua. Noin viestiä sivua kohti on tavallisesti sopiva määrä. Valikosta Viestin Lähettäjä: rivi on linkki voit valintasi mukaan valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista: 1. Napsauttamalla osoitetta voit kirjoittaa uuden viestin lähettäjälle 2. Napsauttamalla osoitetta voit aukaista viestin luettavaksi 3. Älä muodosta linkkejä Lähettäjä: sarakkeessa Mikäli olet epävarma, suositeltavaa on valita (2) Valikolla Ajan esitystapa niille viesteille, joissa on kuluvan päivän päivämäärä. säätelet, miten tänään saapuneiden viestien tuloaika näytetään. Valitse haluamasi esitystapa. Valikosta Laajenna oletuksena koko kansiopuu kansioiden hallinnassa valitse Kyllä. Valikosta Laajenna oletuksena koko kansiopuu sivuvalikossa valitse Ei.

14 13(15) Tarkista, että kohta Näytä viestin tilojen selite postikansionäkymässä. on rastitettu. Klikkaa painiketta Talleta asetukset Osoitekirjat Klikkaa otsikkoa Osoitekirjat Ruksaa kaikki kolme ensimmäistä ruutua (Laajenna nimet automaattisesti taustalla viestinkirjoitusikkunassa. Talleta vastaanottajat automaattisesti oletusosoitekirjaan. Näytä kaikki yhteystiedot yhteystiedot ikkunassa) Pidä pohjassa ctrl -näppäin ja klikkaa sekä Nimi että Sähköposti -vaihtoehtoja pikkuruudussa niin, että molemmat vaihtoehdot tulevat valituiksi. Valitse Osoitekirjani valikosta Valitse osoitekirja, johon uudet osoitteet lisätään. Lopuksi klikkaa Talleta asetukset 2.4 Kieli, aika, ja näkymän asetukset Klikkaa Horde ylhäällä vasemmalla niin, että tulet takaisin tervetuloa-näyttöön ja klikkaa tämän jälkeen.

15 14(15) Näet seuraavat vaihtoehdot: Kieli ja aika Klikkaa otsikkoa Lokalisaatio ja aika Selaa valikkoja klikkaamalla alaspäin osoittavia nuolia. Valitse haluamasi kieli. Valitse Europe/Helsinki aikavyöhykkeeksi. Ruksaa 24-tunnin aikaesitys - ruutua. Valitse haluamasi päivämäärien esitysasu Lopuksi klikkaa painiketta Talleta asetukset Näkymän asetukset Klikkaa otsikkoa Näkymän asetukset Valitse Sähköposti valikosta Minkä ohjelman Horde käynnistää sisäänkirjautumisen jälkeen. Valitse tämän jälkeen sopiva väriteema. Voit kokeilla useita vaihtoehtoja tekemällä valinnan ja painamalla Talleta asetukset ja tämän jälkeen palaa takaisin kohtaan Näkymän asetukset. Muut asetukset voivat jäädä ennalleen. Lopuksi klikkaa painiketta Talleta asetukset.