VUOSIKERTOMUS YHTEISKUNTAVASTUURAPORTTI

Transkriptio

1 VUOSIKERTOMUS 2013 YHTEISKUNTAVASTUURAPORTTI

2 2 SISÄLLYSLUETTELO Yhtiön perustietoja 3 Toimintamme perustat 4 Yhteiskuntavastuu ja sen merkitys 5 Toimitusjohtajan katsaus 6 Innovaatioympäristö yhtiön menestyksen tekijänä 9 Investoinnit 10 Toiminnalliset ratkaisut 11 Yhteistyö (yliopisto ja yritykset) 12 Tutkimus ja kehittäminen osana innovaatioympäristön luomista 13 Kampukset ja rakennukset, käyttö ja toiminta 14 Riskit 16 Corporate Governance 18 Hankinnat Henkilöstö 21 Yhtiön taloudesta 22 Tilinpäätös 24 Kiinteistöyhteenveto 44 GRI-indeksi 48

3 3 YHTIÖN PERUSTIETOJA Yhtiön nimi on Aalto-yliopistokiinteistöt Oy ja kotipaikka Espoo. Yhtiölle on rekisteröity rinnakkaistoiminimiksi Aalto University Properties Ltd sekä Aalto Universitetsfastigheter Ab. Aalto-yliopistokiinteistöt Oy omistaa pääosan Aalto-yliopiston käytössä olevista toimitiloista. Yhtiö vastaa kiinteistöjen vuokraamisesta, ylläpidosta ja hoidosta sekä niihin liittyvistä tukitoimista ja kiinteistöjen kehittämisestä. Yhtiö on perustettu yliopistouudistuksen yhteydessä vuonna 2009, ja se kuuluu Aalto-yliopistokonserniin. Aalto-korkeakoulusäätiö omistaa yhtiön osakkeista 2/3 ja Suomen valtio Senaatti-kiinteistöjen kautta 1/3. Osakkeiden lukumäärä on kappaletta ja koko osakekanta on samaa osakelajia. TUNNUSLUKUJA (Milj. ) Yhtiö 2013 Konserni 2013 Yhtiö 2012 Konserni 2012 Liikevaihto 48,0 48,0 43,5 43,5 Käyttökate/käyttökate% 32,1 / 67 % 32,1 / 67 % 28,4 / 65 % 28,6 / 66 % Tilikauden tulos 8,6 13,2 6,4 10,9 Taseen loppusumma 380,9 380,6 336,3 336,3 Omavaraisuusaste 49 % 49 % 52 % 52 % Rakennusten lukumäärä 33 kpl Huoneistoala m 2 Rakennusten markkina-arvoarvio 510 milj. euroa Henkilöstömäärä vuoden lopussa 14 Aalto-yliopistokiinteistöt-konserniin kuuluu kaksi tytäryhtiötä: Kiinteistöosakeyhtiö Helsingin Arkadiankatu 24 ja Kiinteistöosakeyhtiö Jämeränjälki. Jämeränjäljen osakkeet yhtiö osti maaliskuussa 2014, joten tilikauden 2013 konsernilaskelmassa mukana on ainoastaan Kiinteistö Oy Helsingin Arkadiankatu 24. OMISTAJAT YHTIÖ Aaltokorkeakoulusäätiö Aalto-yliopistokiinteistöt Oy Senaatti-kiinteistöt (Suomen valtio) 2/3 (66,7 %) 1/3 (33,3 %) TYTÄRYHTIÖT 100 % Kiinteistöosakeyhtiö Helsingin Arkadiankatu % Kiinteistöosakeyhtiö Jämeränjälki (yhtiö ostettu ) MISSIO Tarjota kansainvälisesti korkeatasoinen, houkutteleva tutkimuksen, kehitystyön ja opetuksen toimintaympäristö. VISIO Kampusalueemme ovat maailmanluokan ainutlaatuisia, yhteiskunnan korkeita arvoja kunnioittaen toteutettuja tutkimuksen, opetuksen ja kehitystyön kohtaamispaikkoja.

4 4 TOIMINTAMME PERUSTAT Arvot ARVOSTUS Pidämme kiinni sovituista asioista Otamme muiden mielipiteet huomioon Kunnioitamme toisen tekemää työtä Kannustamme erilaisten mielipiteiden ilmaisuun Arvostamme erilaisuutta EDISTYS Pidämme osaamisemme tason korkeana ja ajantasaisena Kannustamme henkilöstöä kouluttautumiseen Etsimme parhaan osaajan kulloiseenkin tehtävään Tuemme asiakkaan osaamisen kehittymistä tilojen käytössä VASTUULLISUUS Strategiset tavoitteet Asiakastyytyväisyyden myönteinen kehitys Riittävä kannattavuus ja omavaraisuus Energiatehokkuus ja hiilijalanjäljen pienentäminen sekä uusiutuvien energialähteiden osuuden lisääminen ylläpidossa Kiinteistöjen kuntotason kohottaminen -> ennakoimattomien korjausten määrä optimoidaan elinkaarikustannukset minimoiden Investoinneissa tuotetaan ratkaisuja, jotka edesauttavat asiakkaan tilankäytön tehostamista ja muunneltavuutta Kriittiset menestystekijät Joustava ja luonteva yhteistyö yliopiston kanssa Kyky tuottaa pitkäntähtäimen kustannustehokkaita ratkaisuja Kiinteistönpidon (rahoitus, ylläpito, investoinnit) osaaminen Sitoutunut henkilöstö Sidosryhmäyhteistyön kehittäminen Teemme päätöksiä ja ratkaisuja sekä kannamme niistä vastuun Toimimme oikeudenmukaisesti kaikkia sidosryhmiä kohtaan sisäisiä ja ulkoisia, henkilöstöä, asiakkaita ja muita Pyrimme kestävän kehityksen mukaisiin ratkaisuihin Lämpömiehenkuja 2 Espoo

5 5 YHTEISKUNTAVASTUU JA SEN MERKITYS Yhtiön yhteiskuntavastuu jakautuu taloudelliseen, ekologiseen ja sosiaaliseen vastuuseen. Olemme todenneet 16 vastuullisuustekijää, jotka vaikuttavat eri tavoin yhtiön liiketoimintaan, ja joiden merkitys sidosryhmillemme vaihtelee. Vastuullisuustekijöitä ja niiden merkitystä on kuvattu oheisessa kaaviossa ja tässä raportissa. Vastuullisuustekijät määriteltiin tunnistamalla olennaisia yhteiskuntavastuun vaikutuksia arvoketjussa sekä sidosryhmien kiinnostuksen perusteella. Raportissa esitettyjen yhteiskuntavastuun tulosten kattavuus ja laskentaraja on kuvattu kunkin osa-alueen yhteydessä. Sidosryhmien näkemykset eri tekijöiden merkityksestä perustuvat omaan subjektiiviseen arvioomme. Sidosryhmätutkimusta yhtiössä ei ole tehty. Keskeisiä sidosryhmiä yhtiölle ovat Aalto-yliopiston johto, tilahallinnan henkilöstö, korkeakoulujen ja osastojen johto, yliopiston muu henkilöstö, opiskelijat ja ylioppilaskunta Senaatti-kiinteistöt Valtiovarainministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö Museovirasto ja Alvar Aalto -säätiö Uudenmaan ELY-keskus Espoon ja Helsingin kaupunkien johto (kaupunginjohtajat, apulaiskaupunginjohtajat, elinkeinojohtajat jne.), luottamushenkilöjohto, lautakuntajäsenet (ympäristö, kaupunkisuunnittelu, rakennus, julkisivu, yleiskaava, jne.), maankäytön suunnittelun johto ja johtava henkilöstö sekä rakennusvalvontaviranomaiset Rahoituslaitokset Työnantaja- ja edunvalvontajärjestöt Media Muut Otaniemen kiinteistönomistajat ja vuokranantajat (erityisesti HOAS) Kiinteistöalan neuvonantajat sekä kiinteistöja huoneistovälittäjät Suunnittelutoimistot Rakennusliikkeet Alihankkijat, tavarantoimittajat ja palvelutuottajat Sidosryhmät voidaan jakaa pääluokkiin vaikuttavuuden ja vaikutussuunnan perusteella. Pääryhmiä ovat: 1. Osakkeenomistajat 2. Vuokralaiset ja heidän asiakkaansa 3. Julkinen valta ja niihin luettavat tahot 4. Markkinatekijät ja resurssit 5. Naapurit Osakkeenomistajilla on suurin valta vaikuttaa yhtiön toimintaan. Vaikutus on kuitenkin kaksisuuntainen, sillä toisaalta yhtiön taloudellinen onnistuminen näkyy myös omistajien taloudessa. Vuokralaisten ja yhtiön välinen suhde on vahvasti kaksisuuntainen. Osapuolet ovat hyvin riippuvaisia toisistaan sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Julkiseen valtaan suhde on pääosin yksisuuntainen, sillä yhtiö voi vaikuttaa vain vähän julkisen vallan toimintaan. Julkista valtaa suhteessa yhtiöön käyttävät valtion keskushallinto, rakennussuojeluun osallistuvat tahot sekä lisäksi tuomioistuimet ja verottaja. Markkinatekijöihin yhtiö ei voi merkittävästi vaikuttaa, eikä liioin markkinatekijöillä yleensä ole suoraa vaikutusmahdollisuutta yhtiön toimintaan. Markkinatilanne vaikuttaa vahvasti yhtiön resursseihin. Naapurit ovat kiinteistönomistamiseen keskittyvälle yhtiölle erityinen sidosryhmä. Suhde on yleensä tasapuolinen ja kaksisuuntainen, ja sitä määrittelee vahvasti lainsäädäntö. Sidosryhmien kiinnostus VÄHÄINEN KOHTALAINEN SUURI 5 VÄHÄINEN KOHTALAINEN SUURI Vaikutus liiketoimintaan Taloudellinen vastuu 1. Pitkäjänteinen tuloksellisuus ja kustannustehokkuus 2. Taloudellinen hyöty sidosryhmille 3. Eettinen liiketoiminta harmaan talouden vastustaminen 4. Vastuullinen hankinta 5. Työllistävyys Ekologisuus 6. Rakennuksen elinkaaritalous 7. Kampusten elinkaaren aikaiset ympäristövaikutukset 8. Luonnon monimuotoisuus Sosiaalinen vastuu 9. Hyvä sisäilma 10. Kulttuuriarvojen vaaliminen 11. Hyvä toimintaympäristö 12. Tilojen turvallisuus ja terveellisyys 13. Hyvä rakennettu kaupunkiympäristö 14. Avoimuus ja aktiivinen tiedottaminen 15. Tutkimushankkeet 16. Henkilöstön hyvinvointi ja kehittäminen

6 6 TOIMITUSJOHTAJAN KATSAUS Muutosvaihe alkoi investointiohjelmaa odotellessa Hyvä lukija, olet saanut luettavaksesi Aalto-yliopistokiinteistöjen ensimmäisen yhteiskuntavastuuselvityksen sisältävän vuosikertomuksen. Vuosikertomukseen on sisällytetty GRI:n (Global Reporting Initiative) vaatimusten mukainen sisältö pääosin huomioiden kuitenkin valtioneuvoston kanslian ohjeet raportoinnin järjestämiseksi. Olemme kuitenkin katsoneet, ettei yhtiön toiminnan laajuus edellytä GRI:n ja VNK:n ohjeiden kirjaimellista noudattamista. Vuotta 2013 yhtiössä leimasi valmistautuminen tulevaan investointiohjelmaan, mihin liittyi myös paljon epävarmuutta aikataulujen osalta. Kuten kiinteistöinvestoinneissa usein on, tässäkin päätöksenteko riippuu useista eri osatekijöistä ja intressiryhmistä, joiden on ratkottava esille nousevat kysymykset ennen kuin kokonaisuuksista voidaan tehdä päätöksiä. Yhtiön keskeiset hankkeet ovat siirtyneet eteenpäin, eikä aloituksista ole saatu aikaiseksi päätöksiä suunnittelun eikä etenkään investointien osalta. Hanke- ja investointipäätösten siirtymisestä huolimatta olemme valmistelleet hankkeiden rahoitusta, sillä hankeohjelmaan kirjatut hankkeet tulevat näillä näkymin joka tapauksessa toteutettaviksi pääosin nyt nähtävissä olevassa laajuudessaan. Yhtiön periaatteena on ollut varmistaa rahoitus sataprosenttisesti ennen lopullisia rakentamispäätöksiä, mikä on johtanut hankkeiden siirtyessä merkittävään vieraan pääoman kertymiseen kassaan. 40 miljoonan euron lainan nosto Pohjoismaiden Investointipankilta sekä 100 miljoonan euron lainasopimus Euroopan Investointipankin (EIB) kanssa varmistivat rahoituksen vuosille 2014 ja EIB:n lainaa ei tulla nostamaan vielä vuoden 2014 aikana. Kertyneen kassavarannon (vajaat 60 miljoonaa euroa) sijoitustoiminta on tuonut yhtiön varsinaisen ydintoiminnan rinnalle lisätoiminnon, johon emme kuitenkaan ole nähneet tarpeelliseksi resursoida henkilöstöä toiminnan lyhytaikaisen luonteen johdosta. Yhtiön nykyiset kassavarat käytetään joka tapauksessa investointeihin seuraavien 1,5 2 vuoden kuluessa. Tulevissa rahoitusratkaisuissa on tarkoitus keventää rahoituksen varmistuksen vaatimusta ja ottaa käyttöön nk. lyhytaikaisen rahan instrumentteja, joilla hankkeiden rahoitus voidaan järjestellä rakentamisvaiheen aikana. Olemme jättäneet osan rahoitusratkaisuista tietoisesti tuleville vuosille, jotta ne voidaan tehdä lähempänä varsinaista rakentamisvaihetta. Vuokrausasteessamme ei vuonna 2013 tapahtunut olennaisia muutoksia, mutta Aaltoyliopiston tilojen irtisanomistarpeet olivat nähtävissä jo loppuvuodesta. Tämä vapautti tiloja alkuvuodesta 2014 muuhun käyttöön noin m 2 Otaniemen alueella. Yhtiön talouteen ja kannattavuuteen tilojen irtisanomisilla ei ole merkittävää vaikutusta, mutta yhtiön toimintaan ne vaikuttavat. Neljän ensimmäisen toimintavuotensa ajan yhtiö on ollut selkeästi investointi- ja ylläpito-organisaatio, jonka pääasiallinen vuokralainen on ollut Aalto-yliopisto. Jatkossa yliopiston osuus vähenee selvästi ja muu vuokraustoiminta kasvaa edelleen. Muutos edellyttää henkilöstöjärjestelyjä ja tehtävämuutoksia. Toimitilojemme tyhjeneminen osuu yhtiön kannalta haasteelliseen markkinatilanteeseen. Alalla on jatkunut jo joitakin vuosia suuntaus kohti yhä tiiviimpiä toimistotyön ympäristöjä, mitä ovat osaltaan vahvistaneet teknologian tuomat muutokset työskentelytavoissa. Näiden seurauksena toimitilan vajaakäyttö on kasvanut merkittävästi pääkaupunkiseudulla, mikä näkyy erityisen voimakkaana Otaniemen lähialueilla Keilaniemessä sekä Pohjois-Tapiolassa. Trendin arvioidaan jatkuvan vielä muutaman vuosikymmenen, vaikka väestönkasvu pääkaupunkiseudulla pysyisikin nykyisellään. Olemme lähteneet vastaamaan toimitilamarkkinoiden haasteeseen kehittämällä vahvaa brändiä Otaniemeen. Keskeisessä roolissa tässä ovat Aalto-yliopiston tutkimus- ja opetustoiminta sekä siihen liittyvä yritysyhteistyö, joiden avulla Otaniemi erottautuu selkeästi edukseen muista yritysalueista. Kevään 2014 yrityspäättäjäkyselyssä nousi esille vahva mielikuva Otaniemestä teknologian opetus- ja tutkimusalueena. Jatkossa tavoitteena on vahvistaa mielikuvia alueesta erinomaisena sijoituspaikkana myös yrityksille. Sijainniltaan alue on hyvin kilpailukykyinen tulevan Länsimetron ja Raide-Jokerin linjauksen ansiosta. Yhtiön Töölössä sijaitsevat kohteet ovat peruskorjattuja eikä niihin kohdistu merkittäviä investointitarpeita. Otaniemessä peruskorjausohjelman toteuttamista on jatkettu TKK:n entisen päärakennuksen rakennustöillä. Lisäksi alueella on käynnistetty Kirjaston peruskorjauksen suunnittelu. Yhtiö on investoinut toimintansa aloittamisen jälkeen eli vuoden 2010 alusta lähtien uudis- ja peruskorjaushankkeisiin yhteensä noin 70 miljoonaa euroa. Vuoteen 2018 jatkuvan ohjelman aikana tarkoituksemme on investoida vielä noin miljoonaa euroa peruskorjaus- ja muutostyöhankkeisiin sekä miljoonaa euroa uudiskohteisiin. Lisäksi aluerakenne- ja pysäköintiratkaisut edellyttänevät miljoonan euron investointeja. Näiden osalta investointien lopullinen suuruus riippuu alueen asemakaavan pysäköintinormeista, joihin olemme hakeneet kevennystä yhdessä Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Uusinvestoinneistamme merkittävin on Otaniemen Uusi Rakennus, johon sijoittuvat Aalto-yliopiston Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun päätoiminnot sekä alueen kaupalliset palvelut. Hankkeen maankäytön suunnittelu toteutettiin kaupunkikuvallisena arkkitehtuurikilpailuna, joka päättyi elokuussa Hankkeesta

7 7 Toimitusjohtaja Kari Kontturi on määrä tehdä investointipäätös kesäkuussa Hanke on Espoolle myös merkittävä kaupunginosahanke, koska se aiheuttaa huomattavia muutoksia kaupunkirakenteessa, alueen liikenneverkossa ja yleisessä kaupunkikuvassa. Alueen kaupunkimiljöö on luokiteltu maankäyttö- ja rakennuslain mukaiseksi rakennetuksi kulttuuriympäristöksi. Merkittävä investointi on ollut myös näkyvyyttä paljon saanut Dipolin osto, jota valmisteltiin 2013 loppuvuonna ja joka saatiin päätökseen vuoden 2014 maaliskuussa. Investoinnin suuruus on kokonaisuudessaan runsaat 20 miljoonaa euroa. Alueen maankäytön suunnittelussa viime vuodet ovat sisältäneet kiivasta innovointia. Kehitämme yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen kanssa laajaa, koko Otaniemeä koskevaa 3Dmallia, jossa esitellään sekä alueen nykyinen infrastruktuuri että kaikki tulevat hankkeet katuverkkoineen. Maankäytön suunnittelun apuvälineeksi kehitettävällä työkalulla pyrimme vauhdittamaan uuden erinomaisen kampuksen syntyä maailmanluokan tutkimukselle ja opetukselle. Otaniemeen pyritään saamaan kaupallisten palvelujen ja uudenlaisen kampusajattelun tukemiseksi myös merkittävää asuntotuotantoa. Uusimmassa hahmotelmassa alueelle nousisi jopa yli m 2 uusia asuntoja. Asuntotuotannon lisääminen ja alueen kehittäminen ovat meille tärkeitä asioita, joita edistämme yhdessä Espoon kaupungin, Senaatti-kiinteistöjen sekä Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan kanssa. Asuminen on osa alueelle syntyvää globaalia nk. InnovaatioHubia, jonka kehittämistä aiomme jatkaa vielä vuosien ajan. Tavoitteenamme on luoda alueelle asumisen polku opiskelijaasunnosta vuokra-asumisen kautta omistusasumiseen eritasoisine ja -kokoisine vaihtoehtoineen. Tämän polun synnyttämiseen yhtiö osallistuu maankäytön suunnittelulla. Yhtiö ei investoi asuntoihin nykyisen strategiansa mukaisesti. Innovaatioympäristön kehittämisen keskiössä on tällä hetkellä mm. Tekesin, Finnpron ja Finnveran mahdollinen tulo Otaniemeen. Erityisesti Tekesin tulo toisi kokonaisuuteen innovaatioympäristölle olennaisen riskirahoituselementin, joka on toistaiseksi puuttunut alueelta kokonaan. Innovaatioympäristön luomisen seuraavassa vaiheessa tarkoitus on rakentaa alueelle oppimisen ketju päiväkodista alkaen. Tässä yhtiömme voi olla tulevaisuudessa tietyin rajoituksin myös investoijan roolissa. InnovaatioHub tukee yhtiön toimitilavuokrausta pitkällä aikavälillä, ja siksi näemme tärkeäksi panostaa tässä vaiheessa myös taloudellisesti sen synnyttämiseen. Rakennuttamistoiminnan kasvu sekä suuntautumisemme aiempaa selvemmin vuokraustoi-

8 8 TOIMITUSJOHTAJAN KATSAUS mintaan ja tilamarkkinointiin ovat nostaneet esiin resurssikysymyksiä. Kiinteistöalan teknisen henkilöstön rekrytoinneissa näkyvät yhä 1990-luvun laman vaikutukset. Myös teknisen alan opetuksen valtakunnalliset linjaukset ovat johtaneet yhä heikkenevään osaajatarjontaan kiinteistöalan perustehtävissä. Etenkin kokeneiden ihmisten rekrytointi on vaikeutunut. Väre Tukitoiminnoissa, kuten hallinnossa ja järjestelmissä, olemme tehneet ja käynnistäneet lukuisia uudistuksia, joiden taustalla ovat muutokset omassa toiminnassamme sekä lakimuutoksista aiheutuneet uudet vaatimukset. Saimme WWF:n Green Office -merkin, ja tavoitteenamme on ollut kokonaan paperiton toimisto. Käynnistimme myös projektin siirtymisestä dokumentinhallintaan, joka on tätä kirjoitettaessa otettu jo käyttöön. Vuonna 2013 toteutimme myös monitilatoimistoon siirtymisen prosessin tarvittavine muutostöineen, ja siirtyminen uuteen työympäristöön tapahtui vuoden 2014 puolella. Yhtiössämme on siis toteutettu lyhyessä ajassa merkittävä määrä henkilöstön ja koko organisaation toimintaan ja työskentelyyn liittyviä muutoksia, jotka liittyvät kuitenkin toisiinsa. Yhtiön toinen omistaja, Suomen valtio, on omistajaohjauksensa kautta suositellut yhtiöllemme raportoinnin muuttamista GRI:n mukaiseksi, koska siinä huomioidaan yhtiön yhteiskuntavastuu ja sen merkitys. Teimme syksyllä 2013 päätöksen, että yhtiö julkaisee ensimmäisen yhteiskuntavastuuraportin keväällä Luettavanasi on nyt tämä ensimmäinen julkaisumme. Alaamme koskevan sääntelyn jatkuva lisääntyminen lisää merkittävästi hallinnon työmäärää ja kustannuksia. Uusista säännöksistä merkittävin on tilaajan ilmoitusvelvollisuuksien kasvattaminen, joka tulee voimaan kesällä Harmaan talouden torjunta nivoutuu myös yhtiömme arvoihin ollen osa vastuullisuuttamme. Lain valmistelussa jätettiin kuitenkin valitettavasti huomiotta alan lausunnot lain tuottamista lisäkustannuksista. Teemme suhteellisesti paljon kehittämistoimintaa, jossa merkittävin panostuskohteemme on Energiaomavarainen Otaniemi hanke. Siinä tavoitteenamme on turvata terve kustannusrakenne. Hankkeessa keskitytään energiakustannuksiin, jotka muodostavat noin 50 prosenttia kaikista kiinteistön ylläpidon kuluista. Riippuvaisuus monopoliyhteisöjen hinnoittelusta ja yksipuolisista energiaratkaisuista ovat yhtiölle merkittävä taloudellinen riski pitkällä aikavälillä. Muita keskeisiä, vuoden aikana jatkuneita kehittämishankkeita olivat oppimisympäristöjen kehittäminen sekä energiansäästötarpeiden selvitys ja toimeenpano. Olemme tiivistäneet pitkäjänteisesti asiakasyhteistyötä, jonka kehittämisessä meitä ohjaavat Aalto-yliopiston vahvat yhteiset tunnistetut intressit ja tahto. Henkilöstön koulutukseen ja osaamisen kehittämiseen panostamista olemme niin ikään jatkaneet edelleen. Henkilöstöämme on suorittamassa mm. ISA-tutkintoa, kiinteistöliiketoimintaan liittyviä AMK-tutkintoja sekä RAPS- tutkintoja. Tuemme tutkintojen suorittamista opintovapaaohjelmalla. Käytössämme on etätyöratkaisut, mobiilityöskentely sekä merkittävät työaikajoustot. Palkitsemisjärjestelmää jatkoimme vuodelle Osana toimintamme kehittämistä olemme myös jatkaneet henkilöstömme osallistamisen parantamista. Tämä kehitystyö jatkuu edelleen. Tulevien 3 4 vuoden aikana yhtiön tase vahvistuu rakennuttamistoiminnan kasvaessa. Rakennusalan suhdanteiden heikkeneminen voi näkyä urakkahintojen reaalitason laskuna. Myös investointeihimme aiemmin liittynyt merkittävä kustannusriski urakkahinnoissa näyttäisi olevan tältä erää ohi. Vaikka yhtiön nykyinen henkilöstö on ammattitaitoista ja työssään onnistunutta, toiminnan kehittyminen lisää jonkin verran tarpeita kasvattaa henkilöstöresursseja. Tavoitteenamme on yltää nykyisillä resursseilla entistä parempiin tuloksiin, mutta joudumme myös sopeutumaan nopealla syklillä kyetäksemme vastaamaan toimintaympäristössämme ja oman toimintamme lähtökohdissa tapahtuviin muutoksiin. Kari Kontturi Otaniemen työntekijöistä 20 % käyttää yksityisautoa työmatkoilla.

9 9 INNOVAATIOYMPÄRISTÖ YHTIÖN MENESTYKSEN TEKIJÄNÄ Missionsa mukaisesti Aalto-yliopistokiinteistöjen tavoitteena on luoda kampus, joka tarjoaa kansainvälisesti korkeatasoisen, houkuttelevan tutkimuksen, kehitystyön ja opetuksen toimintaympäristön. Tällainen ympäristö muodostuu seuraavista tekijöistä: Ankkurit Kasvuyritykset Otaniemen innovaatiokeskittymän profiili Kansalliset ja alueelliset ohjelmat sekä säädösympäristö Fyysinen ympäristö sekä palvelurakenteet Koulutus (peruskoulutuksesta yliopistoihin) Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta (TKI-toiminta) Klusteriohjelmat Testiympäristöt ja -alustat Hautomotoiminnot Pk-yritykset Kasvuyritykset Veturiyritykset Edellä mainituista kolme ensimmäistä muodostavat perustan muille tekijöille. Pk-yritykset Hautomoympäristöt Testiympäristöt ja -alustat Klusteriohjelmat T&K toiminta Koulutus (perusopetuksesta yliopistoihin) Fyysinen ympäristö ja palvelurakenteet Kansalliset ja alueelliset ohjelmat ja säädösympäristö Vaakapalkin kirkas väri osoittaa Otaniemessä jo nyt olevan ko. tekijän osuuden optimaalisesta määrästä. Otaniemen innovaatiokeskittymän profiili on tehdyn selvityksen mukaan seuraava: Kaavio (HubConcepts) osoittaa arvion siitä, kuinka suuri osuus kustakin osatekijästä Otaniemessä toteutui vuonna Näiden lisäksi tarvitaan vielä tekijöitä, jotka auttavat InnovaatioHub-kiihdyttimen toimintaa. Tällaisia tekijöitä voidaan kuvata polkuina seuraavasti: Asumisen polku opiskeluasumisesta edullisten vuokra- ja omistusasuntojen kautta tasokkaisiin vuokra- ja omistusasuntoihin. Innovaatioiden polku tukee ideoiden kehittämistä innovaatioiksi siten, että syntyy uusia tuotteita ja yrityksiä. Järjestelmässä muun muassa turvataan innovaatioiden immateriaalioikeudet sekä annetaan designja markkinointiosaamista. Toimitilapolku varmistaa, että idean kehittelystä tuotteeksi -prosessin aikana käytössä on kuhunkin tilanteeseen sopivat tilat ja ratkaisut palveluineen. Polkujen tarkoituksena on pitää ideat, innovaatiot ja tuotekehitys sekä niihin liittyvä osaaminen Otaniemessä ja siten kasvattaa osaamistiheyttä alueella. Aalto-yliopistokiinteistöjen jatkuva ja pitkäaikainen menestys nojaa Aalto-yliopiston onnistumiseen omissa koulutus- ja tutkimustavoitteissaan. Kokonaisuus kuitenkin ratkaisee, minkä takia myös meidän kannattaa tukea edellä kuvattujen tekijöiden kehitystä alueella. Vahva kehitys kaikissa osatekijöissä ylläpitää ja lisää monipuolista toimitilakysyntää Otaniemessä ja siten varmistaa yhtiön vuokraustoiminnan onnistumisen. Yhtiön toimialana on omistaa ja hallita toimitilakiinteistöjä sekä harjoittaa vuokraustoimintaa. Tästä syystä yhtiö ei suoraan panosta asuntoinvestointeihin eikä yritys- sekä yhteiskuntaverkostojen rahoittamiseen. Näitä edesautamme luomalla fyysiseen ympäristöön tiloja, joihin yritysten ja muiden yhteisöjen on luonnollista sijoittua. Asuntotuotantoon osallistumme myös kaavoittamalla omaa kiinteistöomaisuuttamme asuntotuotannolle. Tavoitteenamme on luoda kansainvälisesti korkeatasoinen tutkimuksen, kehitystyön ja opetuksen toimintaympäristö.

10 10 INVESTOINNIT Yhtiö investoi lähinnä yliopistokäyttöön tarkoitettuihin toimitiloihin sekä niiden tarvitsemaan infrastruktuuriin. Maantieteellisesti toimimme pääasiassa Otaniemessä ja vähäisessä määrin myös Helsingin Töölössä. Investointien moottorina ovat tähän saakka olleet pääasiassa Aalto-yliopiston tilatarpeet. Jatkossa investoinnit lähtevät yhä useammin yliopiston ympäristössä tapahtuvista sidosryhmien tilatarve- ja toiminnallisuusmuutoksista. Globaalissa markkinassa yritysten tuotekehitys- ja markkinointiponnistukset näyttäisivät nivoutuvan yhä tiiviimmin yliopistojen opetus- ja tutkimustoimintaan. Investointeja ovat ohjanneet rahoituksen lisäksi Otaniemen rakennussuojelulliset tavoitteet sekä kaavarajoitukset. Alueen kehittämissuunnittelussa reunaehtona on sen pohjoista reunaa lähellä oleva Natura-alue. Rakennussuojelulliset tavoitteet kohdistuvat sekä alueen maankäyttöön että rakennusten pieniin yksityiskohtiin. Haasteenamme on ollut sovittaa asiakkaamme Aalto-yliopiston tavoite saada uusi kohtaamisia synnyttävä ja visuaalisesti mielenkiintoinen, muuntojoustava ympäristö olemassa oleviin rakennuksiin, joilla on korkea kulttuurillinen arvo. Tähän mennessä toteutetuissa hankkeissa eri osapuolten tavoitteet on onnistuttu yhdistämään hyvin ja hyvässä yhteistyössä. Yhtiö on käynyt jo toimintansa alussa periaatekeskustelut Museoviraston ja Alvar Aalto -säätiön kanssa menettelytavoista, joilla aluetta ja sen rakennuksia muutetaan. Museoviraston osalta lähtökohtana on, että kaikki rakennukset ovat suojelukohteita ja niitä käsitellään sen mukaisesti. Toteutimme vuoden 2013 aikana yliopiston tilaratkaisuja palvelevia investointeja jatkamalla Otakaari 1:n peruskorjausta, jonka aloitimme vuonna 2010 vaiheen 2 suunnittelulla. Vaihe 2 saatiin päätökseen keväällä Samalla käynnistyivät vaiheen 3 rakennustyöt, jotka valmistuivat keväällä Koko hankkeen on määrä valmistua keväällä 2015, jolloin kohteessa on yli bruttoneliötä peruskorjattua yliopistotilaa. Peruskorjauksen kokonaishinta on noin 65 miljoonaa euroa. Vuoden 2013 aikana aloitimme hankesuunnittelun Otaniemen pääkirjaston peruskorjauksesta, jonka rakennustyöt on tarkoitus toteuttaa Otakaari 1:n jatkona. Toimintaa palvelevaan infrastruktuuriin liittyvä Yhteisväestönsuoja 1:n peruskorjaus eteni vuoden lopulla urakkalaskenta-asiakirjojen valmisteluun. Vuoden aikana hankkeen ohjelmaa supistettiin jättämällä pois luolaston siviilikäyttömahdollisuus, koska se olisi edellyttänyt usean miljoonan euron lisäinvestointeja ilman, että sille voitiin osoittaa vastaavia tuottoja. Meritekniikan peruskorjauksen suunnittelu ei edennyt aikataulussa suuren kylmäallashallin toteutukseen sisältyvien teknisten haasteiden takia. Myös tutkimustyön tavoitteet ja niiden kehittyminen hidastivat suunnittelua. Merkittävimmän investoinnin, lähes 100 miljoonaa euroa maksavan Otaniemen Uuden Rakennuksen suunnittelussa voitiin aloittaa vuoden lopulla hankesuunnitteluvaihe arkkitehtuurikilpailun tuloksen ratkettua. Kilpailun voitti Verstas Arkkitehdit ehdotuksellaan Väre. Ehdotus täytti hyvin kilpailuohjelmassa asetetut tavoitteet, ja rakennus täydentää erinomaisesti Otaniemen keskustaa kohti tiiviimpää kaupunkirakennetta. Hanke jaettiin heti hankesuunnittelun alussa kahteen vaiheeseen, joista vaihe 1 käsittää noin brm 2 ja vaihe 2 tulevien tilatarpeiden laajennusoptiona noin brm 2. Vaiheen 1 tilaohjelmaan sisältyy noin m 2 :n liike- ja palveluosa, josta noin m 2 varataan opiskelijaravintolakäyttöön. Muu palvelutila tulee kaupallisille palveluille kuten päivittäistavarakaupalle. Rakennuksen optimaalista sijaintia korostaa sen sijoittuminen suoraan Otaniemen metroaseman (aseman tuleva nimi on Aalto-yliopisto) päälle siten, että aseman lippuhallista noustaan suoraan rakennuksen palvelutoimintojen alueelle. Investointipäätökset Uuden Rakennuksen rakentamisesta tehdään kesän 2014 aikana. Tavoitteena on, että rakennus valmistuu vuoden 2016 lopussa. Hanke edellyttää kaavamuutosta sekä merkittävää alueen kaupunkirakenteen, kuten katuverkon, uudelleen järjestelyä. Espoon kaupunki on panostanut erittäin paljon kaavahankkeen toteutuksen varmistamiseen tavalla, joka korostaa myönteisesti yliopiston ja kaupungin välistä yhteistyötä. Aalto-yliopistokiinteistöt Oy:n rakennuksista vain yhdestä näkee vuoden ympäri merelle.

11 11 TOIMINNALLISET RATKAISUT Yhtiön toiminta on keskittynyt ensimmäisten vuosien aikana yhtä uudisrakennushanketta lukuun ottamatta kiinteistösalkun haltuunottoon ja hallinnointiin sekä kiinteistöjen ylläpito- ja peruskorjaustoimintaan. Yliopistolta vapautuvien tilojen myötä toimintamme perusrakenne muuttuu, kun tilojen vuokrauksesta tulee yksi tärkeä osa toimintaamme. Markkinointi ja myynti nousevat uudeksi merkittäväksi toiminnaksi, mihin olemme valmistautuneet kesästä 2013 alkaen. Investointien kasvu edellyttää niin ikään toiminnan järjestelyä, millä on vaikutuksia nykyisen henkilöstön tehtäviin sekä koko organisaation rakenteeseen ja henkilöstömääriin. Henkilöstön tehtäväkuvia on tarkennettu ylläpidon ja vuokrauksen osalta. Osa ylläpidon henkilöstöstä on ottanut vastuulleen vuokraustoiminnan. Henkilöstöä on siirtynyt myös toimialojen välillä. Rakennuttamistoiminnassa aiomme vahvistaa organisaatiotamme siten, että yhtiö voi jatkossa johtaa yhä enemmän itse rakennuttamista, jolloin vain resurssihuiput ostetaan ulkopuolisilta rakennuttajapalvelujen tarjoajilta. Vuokraustoimintaan ei ole suunniteltu lisää omia resursseja. Tavoitteenamme on verkostoitua ja tukeutua markkinoinnissa sopimusten avulla merkittävässä määrin toimitilavälittäjiin. Yhtiö kehittää kuitenkin toimivat ja asiakkaiden tarpeita tukevat verkkopalvelut toimitilojen hakuprosesseihin. Osaa vapaista tiloista vuokrataan toimitilamanagerin kanssa yhteistyöhankkeena. Toiminnalliset muutokset edellyttävät myös tietohallinnolta uusia ratkaisuja vuokraustoiminnan ja jälkimarkkinoinnin edellytysten varmistamiseksi. Learning Hub Konemiehentie 2 Espoo

12 12 YHTEISTYÖ (YLIOPISTO JA YRITYKSET) Yhtiö teettää vuosittain käyttäjätyytyväisyyskyselyn, jonka kohderyhminä on yliopiston henkilöstö, opiskelijat ja talokohtaisesti nimetyt talovastaavat. Käyttäjätyytyväisyyskyselyssä kysytään palautetta tiloista, kiinteistöjen huollon ja kunnossapidon palvelutasosta, ulkoalueiden hoidosta, Otaniemen ravintolapalveluista sekä yhtiön henkilökunnan toiminnasta. Vuoden 2013 syksyn tutkimuksessa kysyttiin myös kestävästä kehityksestä ja liikkumisen ratkaisuista. Tiivistelmä kyselyn tuloksista on julkaistu verkkosivuillamme (aaltonet.fi) sekä talojen infotauluilla. Käyttäjätyytyväisyyskyselyn kestävän kehityksen teemaosiossa vastaajia pyydettiin nimeämään kaksi kestävän kehityksen kannalta merkittävintä Aallon tiloihin ja tilapalveluihin liittyvää seikkaa. Kaikki vastaajaryhmät valitsivat tärkeimmäksi asiaksi energiatehokkuuden. Muiden seikkojen osalta painopisteet vaihtelivat vastaajaryhmittäin, ja erityisesti talovastaavien näkemykset poikkesivat muista. Vastaustulokset on esitetty oheisessa kaaviossa. Yliopistolla ja Aalto-yliopistokiinteistöillä on hyvin samanlaisia tavoitteita liittyen yritysten kanssa toimimiseen. Yliopiston näkökulmasta yhteistyön perustalla ovat akateeminen koulutus ja tutkimus. Yhtiöllä on yritysyhteistyöhön liiketaloudellinen näkökulma, jossa tavoitteena on pitkällä aikavälillä saavuttaa hyvä taloudellinen tulos. Tässä keskiössä ovat pitkät ja avoimet vuokrasuhteet sekä monipuolinen palvelutarjooma. Muista alan toimijoista erottaudumme tarjoomalla, joka nojaa Aalto-yliopiston yrityksille tarjoamaan tutkimus- ja koulutusyhteistyöhön. Tavoitteenamme on integroida tila- ja käyttäjäpalvelumme yliopiston palvelujen kanssa kokonaisuudeksi, josta jokainen yliopiston ja yhtiön asiakas voi valita tarkoitukseensa parhaiten soveltuvat osakokonaisuudet. Tila- ja käyttäjäpalveluja yhtiö tuottaa verkostoitumalla muiden toimijoiden kanssa, jotta saamme parhaat mahdolliset resurssit ja kilpailuedun muihin toimitilojen tarjoajiin nähden. Kestävä kehitys (opiskelijat, henkilöstö, talo- ja tilavastaavat) Mitkä seikat Aallon tiloissa ja tiloihin liittyvissä palveluissa ovat mielestänne merkittävimmät kestävän kehityksen kannalta (valitse 2 tärkeintä) Energiatehokkuus Ihmisten käyttäytyminen Sijainti, sijottautuminen, liikenneyhteydet Jätehuolto, kierrätys, lajittelu Kiinteistöhuolto, kunnossapito Tilankäytöntehokkuus, tilojen muunneltavuus Kestävät ja ajattomat materiaalivalinnat Rakennuksen käyttöikä, kohteen muuntojoustavuus käyttötarkoituksen suhteen Jokin muu asia,mikä? Vihreät vuokrasopimukset - Green Leases 54 % 59 % 70 % 30 % 27 % 65 % 26 % 27 % 0 % 25 % 23 % 15 % 18 % 14 % 40 % 14 % 16 % 5% 10 % 14 % 0 % 13 % 10 % 5 % 1 % 1 % 0 % 1 % 0 % 0 % HENKILÖSTÖ OPISKELIJAT TALOVASTAAVAT Vastaajien määrä Henkilöstö 482 Opiskelijat 375 Talovastaavat 20 Kysely toteutettiin loka- marraskuussa nettikyselynä Alvar Aalto on suunnitellut Otaniemen rakennuksista 14.

13 TUTKIMUS JA KEHITTÄMINEN OSANA INNOVAATIOYMPÄRISTÖN LUOMISTA 13 Panostukset TKI- eli tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan lähtevät yhtiön missiosta, visiosta ja strategisista tavoitteista. Kehittämisen painopistealueiksi olemme nostaneet uusien oppimisympäristöjen kehittämisen, energiatehokkuuteen liittyvät ratkaisut sekä globaalisti vetovoimaisen Otaniemen InnovaatioHubin kehittämisen. TKI-työtä olemme tehneet tiiviisti RYM Oy:n kahdessa strategisessa tutkimusohjelmassa, joita ovat (1) Sisäympäristöt ja (2) Energizing Urban Ecosystems, sekä läheisessä yhteistyössä Aalto-yliopiston tutkimusyhteisön kanssa. TKI-työn tavoitteena on viedä tutkimustuloksia käytäntöön esimerkiksi suunnitteluohjeiden kehittämisen ja erilaisten pilottien kautta. Sisäympäristöt-ohjelmaan kuuluvaa Tulevaisuuden oppimisympäristöt -tutkimusta hyödynsimme uuden oppimiskeskuksen suunnittelussa. Keskuksen konseptin kehittämisessä kokeiltiin palvelumuotoilun menetelmiä, ja esimerkiksi kirjaston henkilöstöä ja muita sidosryhmiä osallistettiin muutosprosessiin. Ravintolat monikäyttötiloina -hanketta hyödynsimme Pihazzo-konseptissamme. Sen ajatuksena on, että kampuksen monikäyttöiset tilat soveltuvat ryhmä- ja yksilötyöhön, kokouksiin ja isompiin tilaisuuksiin niin, että tiloissa voi myös aterioida ja kahvitella. Kehityshankkeen toteutuksessa sovellettiin yhteiskehittelyn (cocreation) menetelmiä osallistaen eri sidosryhmiä, kuten yliopiston henkilöstöhallintoa sekä kampus- ja tilapalvelujen asiantuntijoita, palveluntuottajia, viranomaisia ja opiskelijoita. Oppimisympäristöt-tutkimuksessa selvitettiin yliopiston tilojen käyttöasteita kuudessa eri kohteessa. Selvityksillä ja näitä täydentävillä ympäristötehokkuuden mittareilla pyrimme saamaan paremman kuvan rakennusten elinkaaritaloudellisuudesta ja tehokkuudesta tulevien investointihankkeiden suunnittelun tueksi. Yhtiön päätavoite Energizing Urban Ecosystems -tutkimusohjelmassa on kehittää Otaniemestä globaalisti vetovoimainen InnovaatioHub, johon liittyen hankkeessa on selvitetty Otaniemen erityispiirteiden vahvuuksia ja heikkouksia houkuttelevuuden osatekijöinä. Hankkeessa on selvitetty myös erilaisia tulevaisuuden kaupan ratkaisuja ja trendejä sekä analysoitu näiden soveltuvuutta Otaniemen kampusalueelle. Kestävä kehitys ja energia-asiat ovat globaaleja trendejä, jotka ohjaavat myös Otaniemen kehittämistä. Yhtiö on panostanut näihin trendeihin ja taloudellisesti kestävään liiketoimintaan osallistumalla Energiaomavarainen Otaniemi projektin alkuvaiheen selvitystöihin osana EUE-tutkimusohjelmaa. Projektissa kehitetty alueellinen energiasuunnittelutyökalun konsepti Open Energy Site ae5 palkittiin kunniamaininnalla Tekesin Fiksu energia -kilpailussa Aalto-yliopistokiinteistöt Oy:n henkilökuntaa

14 14 KAMPUKSET JA RAKENNUKSET, KÄYTTÖ JA TOIMINTA Yhtiön kiinteistöomistukset keskittyvät kahdelle kampukselle. Suurin osa rakennuksista sijaitsee Espoon Otaniemessä, kolme rakennusta Helsingin Töölössä ja yksi tutkimusasema Kirkkonummella. Otaniemen alueen kehittämistä ohjaa tiiviin, jalankulkua ja pyöräilyä edistävän kampusrakenteen edistäminen. Kehittämistyötä tehdään tiiviissä yhteistyössä viranomaisten ja alueen muiden maanomistajien kanssa. Tavoitteena on mahdollistaa Aalto-yliopiston ja alueen muun tutkimus-, opetus- ja innovaatiotoiminnan sekä niihin tukeutuvan oppimisen ja yritystoiminnan jatkuminen ja kehittyminen maailmanluokan innovaatiokeskittymäksi. Otaniemen kampuksen keskusta-aluetta kehitetään alueen toimintojen, kaupallisten ja muiden palvelujen keskukseksi, joka toimii samalla myös joukkoliikenteen sekä kävely- ja pyöräilyreittien solmukohtana. Tuleva metro ja pikaraitiotie vahvistavat joukkoliikenteen roolia, mikä vähentää henkilöautoliikennettä alueella. Ympäristö- ja kehittämispäällikkö Satu Kankaala infotaulun edessä. Otaniemen kampuksen kehittämisessä otetaan huomioon myös alueen asema maakunnallisesti arvokkaana kulttuuriympäristönä sekä alueellisena kokonaisuutena. Jalankulun ja pyöräilyn edistämiseksi yhtiö kehittää kampusalueen kevyen liikenteen väyliä. Peseytymis- ja pukeutumistilojen muutostöiden suunnitelmat kolmeen eri rakennukseen ovat rakennuslupakäsittelyssä. Nämä pyöräilyä edistävät kehittämistarpeet on tunnistettu myös vuosittaisessa käyttäjätyytyväisyyskyselyssä sekä syksyllä toteutetussa Otaniemen alueen liikkumisselvityksessä. Pysäköinnin kehittämistä selvitetään osana SPIRE-hanketta, jossa tutkitaan älykkäitä ja joustavia pysäköintijärjestelmiä sekä mobiiliteknologian hyödyntämistä. Pilottia suunnitellaan testattavaksi kolmella pysäköintialueella. Julkisen liikenteen käytön edistämiseksi yhtiö on asennuttanut 13 rakennukseen aulanäyttötaulut, joista lähimmän pysäkin aikataulut ovat reaaliaikaisesti saatavilla. Olemme tunnistaneet hyvän rakennetun kaupunkiympäristön yhdeksi osaksi vastuullisuuttamme. Sen ytimessä ovat kampusrakenteen tiivistäminen, kulttuuriarvojen vaaliminen, esteettisyys, saavutettavuus ja palvelujen kehittäminen. Teemme Museoviraston ja Alvar Aalto -säätiön kanssa tiivistä yhteistyötä säännöllisissä tapaamisissa, joissa käsitellään ajankohtaisia asioita muun muassa peruskorjauksiin ja ulkoalueiden kehittämiseen liittyen. Suunnittelijavalinnoissa pyrimme suosimaan Otaniemen alueen erityisominaisuuksiin ja niiden säilyttämiseen perehtyneitä asiantuntijoita. Käyttäjätyytyväisyyskyselyn 2013 perusteella Otaniemen kampusalueen yksi vahvuus ovat viheralueet, luonto ja meren läheisyys. Ulkoalueiden hoidossa viheralueiden viihtyvyyttä pyritään kehittämään yhtenä kampusalueen hyvinvointitekijänä. Käytännön esimerkkinä voidaan mainita palstaviljelyalue Otaniemi Garden, joka otettiin käyttöön syksyllä Kampusalueen välittömässä läheisyydessä sijaitseva luontopolku ja lintutorni tarjoavat puolestaan mahdollisuuden tutustua lähistön Natura-alueeseen. Yhtiö on ottanut Otaniemessä kolmessa kohteessa käyttöön jätteiden syväkeräinjärjestelmät ympäristösyistä sekä parantaakseen kampusalueen ulkoalueiden viihtyvyyttä ja paloturvallisuutta. Rakennusten yhteenlasketut arvioidut jätemäärät jakeittain on esitetty viereisessä kaaviossa. Yhtiön omistamat rakennukset ovat muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta 1960-luvulla rakennettuja. Rakennukset ovat peruskorjausiässä, ja korjauksia on myös parhaillaan käynnissä. Peruskorjauksissa tavoitteena on tavanomaisten korjaustöiden lisäksi parantaa rakennusten energiatehokkuutta sekä kehittää tilojen toiminnallisuutta niin, että ne vastaavat nykyisiä vaatimuksia. Energiakatselmuksia on tehty 19 rakennuksesta. Kohteissa on toteutettu energiansäästötoimenpiteitä ja myös uusia toimia on vireillä. Osaan energiatehokkuustoimenpiteitä on haettu ja saatu energiainvestointiavustuksia. Yhtiö on mukana Toimitilojen energiatehokkuussopimuksessa (TETS), jonka mukaisesta säästötavoitteesta olemme saavuttaneet energiatehokkuustoimenpiteiden avulla 44 prosenttia. Säästöä on saavutettu yhteensä MWh. Yhtiö perusti sidosryhmiä osallistavan energiatehokkuustiimin vuoden 2013 alussa. Tiimin tehtävänä on edistää energiaa säästäviä ratkaisuja Aallon kampuksilla. Osana energiatehokkuuden parantamista olemme pilotoineet erilaisia automaattisia etävalvonnan palveluita kahdessa rakennuksessa. Vuonna 2013 energiatehokkuustiimi aloitti Energianhallinta Aallon kampuksilla -koulutukset, joilla pyritään osallistamaan talo- ja tilavastaavat sekä huoltomiehet energiatehokkuuden parantamiseen. Vuonna 2013 yhtiö osallistui ensimmäistä kertaa WWF:n Earth Hour -tapahtumaan sekä Motivan organisoimaan Energiansäästöviikkoon. Syksyn Energiansäästöviikon ohjelma sisälsi yliopiston rehtorin ja Aalto-yhteisön eri toimijoiden blogikirjoituksia, energiatietokilpailun sekä tietoiskun Otakaari 1:n aulassa. Energiansäästöviikolla lanseerattiin myös Energiansäästöopas, jota jaettiin kaikkiin taloihin. Oppaan vinkit löytyvät myös verkkosivuiltamme sekä rakennusten infotauluilta.

15 TIETO- JA KOPIOKONEET SEKÄ NIIDEN OHEISLAITTEET VEDENKULUTUS VINKKEJÄ KEITTIÖÖN MUITA VINKKEJÄ PIENIÄ SUURIA OHJEITA ENERGIAN SÄÄSTÄMISEKSI VALAISTUS LÄMPÖTILA Aiomme osallistua Earth Hour -tapahtumaan sekä Energiansäästöviikkoon myös kuluvana vuotena. Tarkoituksemme on työstää tulevien Energiansäästöviikkojen ohjelmaa yhdessä Aalto Energy Platformin kanssa, jotta voisimme paremmin konkretisoida ja jalkauttaa tutkimusyhteistyön tuloksia kampuksille. Omistamissamme kiinteistöissä sähkönkulutusta ei voida tällä hetkellä mitata kiinteistö- ja käyttäjäsähkön osalta erikseen, vaan käyttäjäsähkö sisältyy bruttovuokraan. Yhtiön ja päävuokralaisen välistä vuokrasopimusta on täydennetty yhteisellä energiansäästösopimuksella, joka allekirjoitettiin vuonna Yliopiston kanssa sovimme sähkönkulutuksen vuositavoitteista, joita verrataan toteutuneeseen kulutukseen. Käyttäjä voi saada osan sähkönkulutuksen säästöstä vuokrahyvityksenä. Vuoden 2013 kulutuksesta yliopistolle maksettiin euroa hyvitystä. Vuoden 2014 kokonaistavoite asetettiin 2,3 prosenttia vuoden 2013 tavoitetta alhaisemmaksi. Tavoiteasetannan periaatteita aiotaan edelleen kehittää. Kiinteistöyhtiön sähkön, lämmön ja veden kokonaiskulutus näkyvät viereisen sivun kaaviossa. Vuonna 2013 lämmönkulutus laski 7,5 prosenttia, lämmön ominaiskulutus 9 prosenttia, lämmön normitettu kokonaiskulutus 2,5 prosenttia ja lämmön normitettu ominaiskulutus 4,1 prosenttia vuoden 2012 kulutuksiin verrattuna. Samaan aikaan sähkönkulutus laski 2,0 ja vedenkulutus 10,1 prosenttia vuoden takaisesta. Yhtiö otti käyttöön rakennuskohtaiset aulainfonäyttötaulut 13 kohteessa vuoden 2013 elokuussa. Infonäyttöjen viestinnällisinä päätavoitteina on parantaa rakennuksiin liittyvien muutos-, korjaus- ja huoltotoimenpiteiden tiedottamista sekä tuoda rakennuksen energiankulutustiedot käyttäjille näkyviksi. Infotaulujen sisältöä aiotaan kehittää energiatiedon visualisoinnilla ja viestinnän suuntaamisella niin, että vaikutetaan käyttäjien energiankulutustapoihin kulutusta vähentävästi. Kehittämistyötä tehtiin Aallon Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun opiskelijaprojektina yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen kanssa. Osana TETS-tavoitteita ja hiilijalanjäljen pienentämistä yhtiö on ostanut yhä enemmän ns. vihreän sähkön sertifikaatteja. Vihreäksi sertifioidun sähkön osuus sähkön kokonaiskulutuksestamme oli 20 prosenttia vuonna 2012 ja 50 prosenttia vuonna Vuonna 2014 tavoitteenamme on kasvattaa vihreäksi sertifioidun sähkön määrää edelleen. Kehitämme vuoden 2014 aikana laskentamenetelmää kasvihuonekaasupäästöjen seurantaan. Kampusten elinkaaren aikaisten ympäristövaikutusten arviointia selvitetään Energiaomavarainen Otaniemi projektissa. Uuden rakennuksen energiasuunnittelun tavoitteita ovat ympäristökuormitusten ja energiankulutuksen minimointi, rakennusten muunneltavuus, sisäilman laatu ja rakennusmateriaalien huollettavuus ja korjattavuus sekä jätehuolto. Yhtiön uusimmalle uudisrakennukselle, Open Innovation Houselle, on myönnetty LEED Gold -sertifikaatti. OIH:n lisäksi aurinkosähköjärjestelmiä on Sähkömiehentie 4:ssä ja Otakaari 5:ssä. Otaniemen kampuksella on käytössä myös kaksi pientuulivoimalaa. Oman Kulutusluvut 2012 ja Jätemäärät 2013 tuotannon osuus sähkönhankinnasta on alle 0,1 prosenttia. Tilojen turvallisuus ja terveellisyys on yksi yhtiön määrittelemistä vastuullisuus-näkökohdista. Yliopistolla on nimetty sisäilmatyöryhmä, jonka työskentelyyn myös yhtiön edustaja osallistuu. Ryhmässä edustettuina ovat myös yliopiston ja ylioppilaskunnan henkilöstö sekä opiskelijoiden ja yliopiston henkilöstön terveyspalvelujen tuottaja. Olemme systematisoineet sisäilmaongelmien käsittelyä niin, että vahinkovauriot ja sisäilmaongelmaepäilyt aina kirjataan ja dokumentoidaan. Lisäksi sisäilmaongelmaepäilyistä teetetään ulkopuolisen palveluntuottajan laaja sisäilmakatselmus. Katselmuksen tulokset käsitellään työryhmässä, ja niiden tuloksista tiedotetaan asianosaisia. Yhtiö käynnistää myös välittömästi tarvittavat lisätutkimukset ja toimenpiteet. Tehdyt korjaustoimenpiteet raportoidaan ja dokumentoidaan korjauksessa käytettyjä materiaaleja myöten. Näin myös mahdollisten tulevien sisäilmaongelmaepäilyjen tutkimuksissa voidaan todentaa aiemmin tehdyt toimet. Ulkoalueiden liukkaudentorjunta on hoidettu asianmukaisesti, mutta silti vuoden 2013 aikana raportointiin kaksi liukastumistapausta. Lämpö MWh Lämpö MWh Sähkö MWh Vesi m 3 (normitettu) 2013 kulutus yhteensä 2012 kulutus yhteensä Biojäte 384,7 tn 36 % Sekajäte 123,3 tn 11,5 % Lasi 19,5 tn 2 % Energiajäte 39,6 tn 4 % Paperi 357,4 tn 33 % Kartonki 130,1 tn 13 Metalli 16,7 tn 1,5 %

16 16 RISKIT Yhtiössä laaditun ja yhtiön hallituksen vuonna 2010 käsittelemän sekä vuonna 2012 päivitetyn riskianalyysin mukaiset merkittävimmät riskit ovat: Rakenteiden kestävyys (mm. kosteusvauriot) Pääomarakenne (korot) Vieraan pääoman hankinta Laitteiden ja koneiden kestävyys Toiminta-alueen (maantieteellinen) talouden taantuma/muutos Riskien suuruutta on arvioitu määrittelemällä riskin kertatapahtuman kustannusvaikutus sekä ennustamalla riskin todennäköinen tapahtumataajuus. Riskianalyysissä käytetyt pääluokat ovat seuraavat: 1. Riskit ylläpitotoiminnassa 1.1 Sopimusriskit 1.2 Markkinariskit (lyhyt / pitkä periodi) 1.3 Tekniset riskit 1.4 Juridiset ja eettiset riskit 1.5 Ympäristöriskit 1.6 Johtamisen riskit 2. Riskit vuokraustoimessa 2.1 Sopimusriskit 2.2 Markkinariskit 2.3 Juridiset riskit 2.4 Alueriski 2.5 Toiminnallisuuden riski 2.6 Johtamisen riskit 3. Riskit rakennuttamisessa 3.1 Sopimusriskit 3.2 Markkinariskit 3.3 Juridiset riskit 3.4 Johtamisen riski 4. Riskit rahoituksessa 4. Korko 4.2 Muut rahoitussopimusten riskit 4.3 Vakuuksien arvoriski 4.4 Kassariski 5. Riskit hallinnossa 5.1 Henkilöstöriski 5.2 Tietojärjestelmien haavoittuvuus 5.3 Tiedon hallinnan ja organisoinnin riskit 5.4 Juridiset riskit 5.5 Johtamisjärjestelmän riskit 6. Strategiset riskit 6.1 Omistajapolitiikan riskit 6.2 Strategiset kumppanuudet ja sopimukset 6.3 Väärä visio 6.4 Avainhenkilöriski 6.5 Ylivarovaisuus Näiden pääluokkien alta tunnistimme kaikkiaan 75 erilaista riskiä. Samantyyppistä liiketoimintaa harjoittavilla kiinteistösijoitusyhtiöillä on hyvin samanlainen riskiavaruus. Toisaalta Aalto-kiinteistöyhtiön riskit poikkeavat muiden vastaavien yhtiöiden riskeistä omistuspohjasta ja erityisesti pääomistajan Aalto-yliopiston toiminnan poikkeuksellisesta luonteesta johtuen. Tämä ei kuitenkaan lisää yhtiön kokonaisriskitasoa, vaan päinvastoin: kokonaisuuden kannalta yhtiön omistuspohjalla on riskejä tasaava vaikutus. Lämpömiehenkuja 2 Espoo

17 ARKKITEHTUURITOIMISTO ALVAR AALLON SUUNNITTELEMAT RAKENNUKSET OTANIEMESSÄ 17 Aalto-yliopiston pääkirjasto Otaniementie 9, Espoo 1. Liikuntakeskus OTAHALLI; Otaranta 6 1. vaihe vaihe TKK Sahalaboratorio ja varasto; Konemiehentie 1 1. vaihe 1954 Rakennushallitus 2. vaihe Metallimiehenkuja 2; VTT 1. vaihe vaihe VTT Energia; Biologinkuja 5 1. vaihe 1960 Lisäksi 6 vaihetta tämän jälkeen, eri suunnittelijoita. 5. Taiteidentalo; (ent. VTT) Lämpömiehenkuja 3 2. vaihe 1963 Vaiheet 1 ja 3; eri suunnittelijat 6. Otaniemen voimalaitos; Otakaari 6 1. vaihe vaihe TKK:n Päärakennus; Otakaari 1, H-, Y-, M-, ja A-osat 1. vaihe 1964 K-osa 2. vaihe 1969 U-osa 3. vaihe Otaniemen ostoskeskus; Otakaari vaihe vaihe vaihe VTT- Palotekniikan laboratorio; Kivimiehentie 4 1. vaihe vaihe vaihe vaihe 10. TKK Puulaboratorio (ja VTT) nyt Nanotalo. 1. vaihe 1966 Puumiehenkuja 2 2. vaihe Otakaari 8; ( Senaatin toimistotalo ) 1. vaihe TKY- opiskelija-asuntola; Jämeräntaival 1 noin TKK:n Kirjasto; Otaniementie Urheilukentän pukusuoja; Luolamiehentie 4 1. vaihe 1972

18 18 CORPORATE GOVERNANCE Yhtiön hallituksessa ja yhtiökokouksessa vuonna 2011 hyväksytyssä Hyvä hallintotapa, sisäinen valvonta ja riskienhallinnan periaatteet, ohje raportointivelvollisuudesta ja muusta tiedottamisesta omistajille todetaan mm. seuraavaa: Yhtiön toimintaa ohjaavat yhtiöjärjestys ja osakassopimus. Henkilöstöasioissa toimintaperiaatteet on sovittu hallituksen hyväksymässä henkilöjohtamisen periaatteet -asiakirjassa. Em. asiakirjan/ ohjeen muutoksista päättää hallitus. Yhtiö ei ole julkinen hankintayksikkö. Yhtiön toimintaa ohjaa osakeyhtiölaki, säätiön toimintaa ohjaavat yliopistolaki ja säätiölaki. Suomen valtion kiinteistöomistuksesta vastaavan Senaatti-kiinteistön toimintaa ohjaavat liikelaitoksista annettu yleislaki sekä laitoskohtainen erityislaki ja asetukset. Yhtiökokous Yhtiökokouskutsu postitetaan tavallisena kirjelähetyksenä omistajan viralliseen osoitteeseen omistajan nimeämälle henkilölle osoitettuna. Kutsun määräajat lasketaan alkavaksi kirjeen lähettämispäivän jälkeisestä arkipäivästä alkaen. Omistaja sitoutuu ilmoittamaan yhtiölle mahdollisista yhteyshenkilön ja yhteystietojen muutoksista. Yhtiökokous järjestetään pääkaupunkiseudulla, ellei osakkaiden kanssa ole muuta sovittu. Kokouskutsun mukana toimitetaan kokouksen asialista. Yhtiökokoukseen voivat osallistua ja siellä puhevaltaa käyttää omistajien nimeämien yhtiökokousedustajien lisäksi yhtiön toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet sekä tilintarkastaja/tilintarkastusyhteisön edustaja. Yhtiökokouksessa saavat olla läsnä lisäksi osakkeenomistajien lainopilliset avustajat. Yhtiökokouksen avaa hallituksen nimeämä edustaja tai mikäli sellaista ei ole, niin hallituksen puheenjohtaja tai mikäli hän on esteellinen, niin toimitusjohtaja. Yhtiökokouksista pidetään pöytäkirjaa, jonka laatii yhtiökokouksen kutsuma sihteeri. Yhtiökokouspöytäkirjan tarkastavat ja allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja yksi pöytäkirjan tarkastaja. Pöytäkirjantarkastaja ja puheenjohtaja eivät saa olla saman osakkeen-/osakeryhmän omistajan edustajia. Yhtiökokouksen pöytäkirjat numeroidaan vuosittain juoksevasti ja niiden arkistoinnista vastaa yhtiö. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat päättää yhtiön hallitus. Hallitus Osakassopimuksessa sanotulla toiminnan suunnittelulla tarkoitetaan mm. hallituksen oikeutta päättää yhtiön missiosta, visiosta sekä strategisista tavoitteista. Hallituksen tulee vuosittain tarkastaa mission, vision ja strategisten tavoitteiden ajanmukaisuus. Hallituksen jäsenten lisäksi kokouksiin voivat osallistua ja siellä käyttää puheoikeutta toimitusjohtaja sekä hallituksen tai toimitusjohtajan kutsumana asiantuntijat sekä yhtiön sisältä että ulkopuolelta. Hallituksella voi olla kutsumanaan ulkopuolinen sihteeri. Hallitus kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa. Hallitus kokoontuu pääsääntöisesti tavalliseen kokoukseen yhteiseen kokouspaikkaan. Hallitus voi tarvittaessa pitää myös puhelin- tai sähköpostikokouksia nopeaa käsittelyä vaativien asioiden eteenpäin viemiseksi. Puhelin- ja sähköpostikokoukset ovat päätösvaltaisia, kun yli puolet hallituksen jäsenistä on niihin osallistunut joko yhtäaikaisesti tai ilmoitetussa määräajassa. Hallitus arvioi vuosittain ennen varsinaista yhtiökokousta omaa toimintaansa määrittelemällään tavalla. Hallituksessa käsiteltävät asiat valmistelee ja esittelee hallitukselle toimitusjohtaja tai tämän määräämä edustaja. Mikäli toimitusjohtaja katsoo, että asialistalle on tulossa erittäin merkittäviä päätösasioita, toimitusjohtaja esittelee asiat omistajille ennen kokouksen esityslistan valmistumista kuullakseen omistajien kannan esillä oleviin asioihin. Lopullisen esityksen hallituksen kokoukseen em. asioissa muotoilevat toimitusjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja. Toimitusjohtaja Toimitusjohtajan asema, muut kuin tässä dokumentissa sanotut velvoitteet ja oikeudet määritellään häntä koskevassa kirjallisessa toimitusjohtajasopimuksessa. Tehtävien perustana on osakeyhtiölaki (erityisesti 6 luku, 17 ). Toimitusjohtaja vastaa yhtiön operatiivisesta johtamisesta, strategian ja tarkempien toimintasuunnitelmien toteuttamisesta sekä yhtiön kehittämisestä hallituksen päätösten mukaisesti. Toimitusjohtaja päättää tytär- ja osakkuusyhtiöasemassa olevien keskinäisten kiinteistöyhtiöiden hallitusten jäsenistä. Em. jäsenet tulee nimetä yhtiön toimihenkilöistä toiminnan järjestämisen kannalta järkevällä tavalla. Toimitusjohtaja nimeää operatiivisen toiminnan johtamisen tuekseen johtoryhmän. Palkat, palkkiot ja palkitseminen Hallituspalkkiot maksetaan hallituksen jäsenille läsnäolon perusteella. Toimitusjohtajan ja ylempien toimihenkilöiden työehdoista ja alkupalkasta sekä toimitusjohtajan palkan tarkistuksista päättää hallitus. Ylempien toimihenkilöiden palkantarkistuksis- Lähin Natura-alue rajoittuu Otaniemeen. Kehä I:een rajoittuva Laajalahti on merkittävä linnustoalue.

19 19 Laajalahden luontopolku Otaniemessä ta päättää hallituksen puheenjohtaja. Muista palkoista ja palkan tarkistuksista päättää toimitusjohtaja. Yhtiössä on koko henkilöstöä koskeva palkitsemisjärjestelmä. Sen tarkemmat ehdot hyväksyy hallitus. Henkilöstöasioiden päätoimintaperiaatteet on sovittu hallituksen kulloinkin hyväksymässä henkilöjohtamisen periaatteet -asiakirjassa. Tilintarkastus Tilintarkastus toteutetaan siinä laajuudessa, kuin on tarpeellista oikean kuvan saamiseksi yhtiön toiminnasta. Tilintarkastustoimenpiteitä suoritetaan sekä tilikauden aikana että sen päättymisen jälkeen. Lakisääteinen tilintarkastus suoritetaan pääosin tilinpäätöksen yhteydessä. Tilintarkastus toteutetaan siten, että tilintarkastajat voivat toimittaa tilintarkastuskertomuksen hallitukselle viimeistään maaliskuun loppuun mennessä. Tilintarkastaja laatii tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilikausittain tilintarkastusraportin, jossa kuvataan tehdyt tilintarkastustoimenpiteet sekä esitetään tarkastuksessa tehdyt huomiot. Tilintarkastusraportti toimitetaan hallituksen puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle, toimitusjohtajalle ja yhtiön taloushallinnosta vastaavalle henkilölle. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Yhtiön sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat toimitusjohtajan vastuulla. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiölle laaditaan vuosittain strategiatarkistuksen yhteyteen riskikartoitus, jonka toimitusjohtaja esittelee hallitukselle. Tiedottaminen ja raportointi Yhtiön hallintoa ja toimintaa koskevat tiedonannot ja tiedotteet, jotka on toimitettava kirjallisesti omistajille, voidaan toimittaa sähköpostitse omistajien nimeämille henkilöille. Omistajat vastaavat siitä, että ao. henkilöt ovat yhtiön tiedossa. Em. vastuuhenkilönä yhtiö voi pitää myös omistajaorganisaation ylintä johtoa (toimitusjohtaja, rehtori tms). Yhtiön pääasiallinen tiedotuskanava on yhtiön omat verkkosivut osoitteessa Nettisivuilla julkaistut tiedotteet katsotaan toimitetuiksi myös omistajille. Yhtiö laatii ja toimittaa välitilinpäätöksen kaltaisen tarkemman väliraportin emo-organisaation edellyttämällä taajuudella ja tilinpäätöksen kalenterivuosittain. Konsernitilinpäätös laaditaan ainoastaan kalenterivuosittain. Mikäli osakas toivoo taloudellisten tietojen raportointia eri aikataulussa kuin edellä mainittu, yhtiö toimittaa taloudelliset seurantatiedot sillä tarkkuudella, kuin se kulloinkin yhtiön normaalin toiminnan puitteissa on mahdollista. Hallitusta koskevat samat tiedonantovelvoitteet kuin yhtiötä yleisestikin. Voitonjakomalli Osakassopimuksen mukaisesti yhtiön tavoitteena on jakaa vuosittain osinkoina vähintään 60 prosenttia yhtiön tuloksesta. Osingonjaossa otetaan huomioon myös yhtiön pääomarakenne, jonka tulee säilyä terveenä. Tavoitteena on säilyttää vähintään prosentin omavaraisuusaste. Yhtiöjärjestys Yhtiön toiminimi on Aalto-yliopistokiinteistöt Oy, ruotsiksi Aalto Universitetsfastigheter Ab, englanniksi Aalto University Properties Ltd. Yhtiön toimialana on hallita omistus- ja vuokraoikeuden nojalla kiinteistöjä ja toimitiloja, sekä vuokrata niitä pääasiallisesti tutkimus- ja koulutustoimintaan sekä näitä tukevaan yritystoimintaan yliopistojen pitkäjänteisen toiminnan turvaamiseksi. Yhtiö voi myös ostaa, myydä, rakennuttaa ja peruskorjata kiinteistöjä ja harjoittaa kiinteistöjen kehittämistä sekä vuokraustoimintaan liittyvää toimitila-, ylläpito- ja tukipalvelutoimintaa. Yhtiö voi ostaa, myydä ja omistaa arvopapereita.

20 20 CORPORATE GOVERNANCE Lämpömiehenkuja 2 Espoo Yhtiön toiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta vertaillaan läpinäkyvästi alan normaalien käytäntöjen ja tuottovaatimusten mukaisesti. Liiketoiminnan tavoitteena on vakaa toiminnan tulos ja osinkotuotto pitkällä aikavälillä sekä kiinteistömarkkinoiden tavanomaisten liike- ja kiinteistötalouden periaatteiden noudattaminen. Hallitukseen kuuluu 5 7 jäsentä. Yhtiökokous valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Yhtiöllä on hallituksen valitsema toimitusjohtaja. Hallitus myös päättää toimitusjohtajan palkasta ja palkkiosta. Yhtiön edustamisoikeus on hallituksen puheenjohtajalla ja toimitusjohtajalla kummallakin erikseen sekä kahdella hallituksen jäsenellä yhdessä. Hallitus voi antaa prokuran. Tilivuosi on kalenterivuosi. Yhtiökokouskutsusta ja yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista on määräykset yhtiöjärjestyksessä. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä on erilliset määräykset yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, yhtiön sulautumisesta, jakautumisesta ja asettamisesta selvitystilaan sekä osakkeiden siirtoon liittyvästä lunastusoikeudesta. Osakassopimus Suomen valtio/senaatti-kiinteistöt ja Aalto-yliopisto ovat yhtiön perustamisvaiheessa allekirjoittaneet osakassopimuksen, jossa tarkennetaan yhtiön toiminnan perusteita ja osakasten välisiä sekä myös osakkaiden ja yhtiön välisiä suhteita. Sopimuksen tarkoituksena on täydentää OyL:n ja yhtiöjärjestyksen määräyksiä sopimalla yhtiön omistuksesta, hallinnoinnista ja toiminnasta osapuolia sitovasti. Osakassopimus on ristiriitatilanteessa ensisijaisesti noudatettava asiakirja, sen jälkeen yhtiöjärjestys ja viimeisenä osakeyhtiölaki ellei laissa ole asiasta säädetty pakottavasti. Osakassopimuksen keskeisimmät kohdat ovat: Yhtiö harjoittaa toimintaansa yhtiöjärjestyksessä mainitun toimialan puitteissa ja siten, että yhtiön toiminnassa pyritään toteuttamaan seuraavia periaatteita: Yliopistolla on käytettävissään toiminnan edellyttämät tarkoituksenmukaiset ja kohtuuhintaiset toimitilat. Kiinteistöjen arvo säilyy myös pitkällä aikavälillä ja kiinteistöjen hoito ja hallinta on kustannustehokasta. Yliopistojen tasapuolinen kohtelu otetaan huomioon. Järjestely tukee yliopistouudistuksen tavoitteita. Yhtiön liiketoiminnassa noudatetaan kiinteistömarkkinoiden tavanomaisia liike- ja kiinteistötalouden periaatteita. Tämä tarkoittaa ainakin: Alan tavanomaisen vuokrasopimuskäytännön noudattamista. Liiketaloudellista hinnoittelua yhtiön kaikessa toiminnassa. Kiinteistön arvon säilyttäviä peruskorjauksia. Investointien määräytymistä liiketaloudellisin perustein. Hallitus päättää vuosibudjetista, investoinneista ja toiminnan suunnittelusta siten, että yhtiön tulostavoite on kiinteistösijoitusyhtiöissä yleisesti noudatettavaa tasoa. Tavoitteena on jakaa vuosittain osinkoa terve pääomarakenne säilyttäen, vähintään 60 prosenttia tilikauden tuloksesta. Osakassopimuksessa on määräykset yhtiön kiinteistövarallisuuteen kuuluvien, kulttuuriperinnöltään sekä luontoarvoiltaan merkittävien kohteiden käsittelystä. Yhtiön hallituksen jäsenmäärä on pääsääntöisesti kuusi mutta erityisestä syystä voidaan valita seitsemäs jäsen. Kuudesta jäsenestä Aaltoyliopiston nimeämiä on neljä jäsentä, joista yksi on puheenjohtaja. Valtio nimeää kaksi jäsentä, joista toinen on varapuheenjohtaja. Osakassopimuksessa on osakkeisiin, niiden hallintaan sekä yhtiön toiminnan muutoksiin liittyviä tarkennettuja määräyksiä, jotka edellyttävät yhtiökokouskäsittelyä. Kiinteän omaisuuden, rakennusten ja osakkeiden luovuttaminen ja hankinta, uudis- tai korjausinvestointi, mikäli arvo ylittää 30 miljoonaa euroa, tulee käsitellä yhtiökokouksessa. Muussa tapauksessa päätöksen tekee hallitus. Yliopisto ei käytä yhtiöjärjestyksessä sanottua lunastusoikeutta valtion sisäisten omistusjärjestelyjen yhteydessä. Kaikista rahoitukseen liittyvistä ratkaisuista päättää yhtiön hallitus.