SEINÄJOEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN TELELIIKENNE

Transkriptio

1 SEINÄJOEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN TELELIIKENNE Kohde Seinäjoen koulutuskuntayhtymän puhelinliikenne ja siihen mahdollisesti liittyvät lisähankinnat Sopimuskausi 3 vuotta + enintään kahden vuoden mittainen optio Tarjouksen jättöaika klo Tarjous voimassa Tarjousvertailua varten vähintään kolme kuukautta tarjouksen jättämiseen varatun ajan päättymisestä ja muutoin koko sopimuskauden 1. JOHDANTO Seinäjoen koulutuskuntayhtymä on monialainen koulutuskuntayhtymä, johon kuuluu Seinäjoen ammattikorkeakoulu ja Seinäjoen koulutuskeskus (Sedu ja Sedu aikuiskoulutus, liikelaitos). Toimintaa on seuraavilla paikkakunnilla Etelä-Pohjanmaalla: Seinäjoki, Alavus, Ilmajoki, Kauhava, Kauhajoki, Jurva, Ähtäri, Lapua, Alajärvi ja Kurikka. Henkilökuntaa on yhteensä tällä hetkellä noin 1100 henkilöä. Koulutuskuntayhtymä pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjouksia puhelinliikenteessä ja siihen liittyvistä palveluista sekä mahdollista lisähankinnoista. Hankintaprosessiin osallistuu ammattikorkeakoulun omien asiantuntijoiden lisäksi konsulttina Teletoimisto Matti Koivisto Oy. 2. ILMOITUS HANKINNASTA Hankinnassa käytettävä hankintamenettely on avoin ja koska hankinta ylittää arvoltaan hankintalain palveluja koskevan EU-kynnysarvon siihen sovelletaan kynnysarvot ylittävien hankintojen vähimmäismääräaikoja. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus HILMA-ilmoituskanavassa ( Hankkeen hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi päiväyksen mukaisena ajankohtana HILMA-kanavassa. Koulutuskuntayhtymä varaa itselleen oikeuden siirtyä hankintalain 25 mukaisesti neuvottelumenettelyyn, jos avoimessa menettelyssä saadut tarjoukset eivät sisällöltään vastaa tarjouspyyntöä tai ne eivät sisällä vertailun kannalta tarvittavia tietoja. Mahdollisesta neuvottelumenettelyyn siirtymisestä ei julkaista uutta hankintailmoitusta sillä tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta ja neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain :n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. 1

2 3. HANKINNAN KOHDE Seinäjoen koulutuskuntayhtymä haluaa yhdistää puhelinjärjestelmässään joustavasti matkapuhelimia ja kiinteän puhelinverkon vaihderatkaisuja. Tarjottavassa ratkaisussa tulee hyödyntää koulutuskuntayhtymän nykyisiä matkapuhelimia, paikkakuntakohtaisia kiinteitä puhelinjärjestelmiä ja niiden päätelaitteita sekä mahdollisesti myös nykyistä välitysjärjestelmää. Nykyinen puhelinjärjestelmä on kuvattu pääpiirteissään liitteessä 1. Vaikka jatkossa suuntaus on entistä enemmän kohti matkapuhelimia, tämän sopimuskauden aikana käytössä tulee olemaan myös erilaisia kiinteän verkon ratkaisuja. Hankittavassa palvelussa matkapuhelimet ja kiinteän verkon puhelinratkaisut tulee yhdistää IN- eli älyverkkotekniikan avulla yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, jossa on yhtenäinen numerointi ja välityspalvelu. Toisaalta tarjottavan ratkaisun tulee sisältää selkeä kasvupolku kohti tulevaisuuden viestintäratkaisuja. Kuntayhtymän visiona on käytössä olevien Microsoftin OCSympäristöjen ja erilaisten PC-laitteiden sekä mobiiliratkaisujen vaiheittainen integroiminen yhdeksi viestintäkokonaisuudeksi. Tämä hankinta sisältää edellä kuvatun mukaisesti: - Matkapuhelimia ja paikallisia kiinteän verkon puhelinjärjestelmiä yhdistävän älykkään integraatioratkaisun tavoitettavuuspalveluineen (IN- eli älyverkkoratkaisu), - Järjestelmään liittyvät välitys- ja informaatiopalvelut - Matkapuhelinliittymät ja liikenteen - Kiinteän puhelinverkon liittymät ja liikenteen - Kyseisten palveluiden käyttöönottoprojektin suunnittelun ja toteuttamisen - Kyseisten palveluiden hallinnan, valvonnan ja ylläpidon - Kyseisten palveluiden laskutus- ja raportointipalvelun Lisäksi hankintaan liittyy optiona: - Päätelaitteiden (matkapuhelimien) hankinta (osto/vuokraus) sekä niihin liittyvät hallintapalvelut - Vaihtoehtoinen hinnoittelumalli matkapuhelinliittymille ja -liikenteelle Hankinnalle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin liitteessä 1. Järjestelmään kuuluvien liittymien arvioidut liittymä- ja liikennemäärät on esitetty tarjouslomakkeella liite 3. Kuntayhtymä ei kuitenkaan sitoudu hankkimaan palveluja tarjouspyynnön koko laajuudessa vaan hankinta voi kohdistua vain osaan tarjotuista palveluista. Hankinnan laajuus määritellään lopullisesti hankintasopimuksessa. Tarjousten vertailu perustuu kuitenkin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitettuihin määriin. 2

3 4. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Julkisissa hankinnoissa tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai se on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Tarjouksen rakenne tulee olla seuraava: - Saatekirje sisältäen vähintään tarjoajan yleisesittelyn, tarjouksen voimassaoloajan, päiväyksen, allekirjoituksen ja lisätietojen antajan yhteystiedot - Liite 1: Vapaamuotoinen kuvaus palvelun toteutuksesta ja käytettävistä toimintatavoista sisältäen vähintään seuraavat kuvaukset: a) Kuvaus matkapuhelimia ja paikallisia kiinteän verkon puhelinjärjestelmiä yhdistävästä älykkäästä integraatioratkaisusta tavoitettavuuspalveluineen b) Kuvaus järjestelmän välitys- ja informaatiopalveluiden toteutuksesta c) Alustava käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma sisältäen vaiheistetun arvion työajasta, joka asiakkaan on käytettävä kyseiseen projektiin d) Selvitys järjestelmän kehityspolusta kohti tulevaisuuden viestintäratkaisuja, joissa erilaiset PC-palvelut (mm. sähköpostit, pikaviestit ja työryhmäohjelmistot) ja mobiiliratkaisut integroituvat yhdeksi viestintäkokonaisuudeksi. e) Selvitys toimittajan edellytyksistä huolehtia järjestelmän hallinnasta, valvonnasta ja ylläpidosta sisältäen kaikki palveluun liittyvät osat (IN- eli älyverkko, välitysjärjestelmä, matkapuhelin- ja kiinteä verkko ja nykyiset kiinteän verkon vaihdejärjestelmät) f) Selvitys toimittajan laskutus- ja raportointipalvelusta ja sen toiminnasta - Liite 2: Kelpoisuusehtojen tarkistuslomake sisältäen vaaditut todistukset - Liite 3: Tarjouslomake - Liite 4: Lista tarjouksen liike- ja ammattisalaisuudet sisältävistä osista - Liite 5: Hinnasto sisältäen ainakin ulkomaan puheluiden hinnat Lisäksi toimittaja voi täydentää tarjousta muulla aineistolla. 5. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten käsittely suoritetaan seuraavissa vaiheissa: Vaihe 1: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee jokin hankintalain 53 tai 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintalain 71 :n mukaisesti tarjouskilpailusta voidaan myös sulkea pois tarjoaja tai ehdokas, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Edellä mainitun lisäksi tässä hankinnassa ehdottomat kelpoisuusvaatimukset ovat seuraavat: 3

4 - Tarjoaja on antanut tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisesti seuraavat selvitykset: o selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin o kaupparekisteriote o verohallinnon todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty o vakuutusyhtiön todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; sekä o selvitys tarjouspyynnön kohteena olevaan työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Ulkomaisen yrityksen on toimitettava vastaavat tiedot yrityksen sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisilla rekisteriotteilla tai vastaavilla todistuksilla. - Tarjous on laadittu kokonaisuudessaan suomenkielellä - Tarjous on jätetty määräaikaan mennessä - Koska asiakas ei ole valmis toimimaan pilot-asiakkaana, kelpoisuusehtona on vähintään yksi yli 400 liittymää käsittävä useilla eri paikkakunnilla sijaitsevia toimipisteitä sisältävä toimitus, jossa yhdistetään matkapuhelimia ja kiinteän verkon vaihteita yhdeksi kokonaisuudeksi. Toimittaja ilmoittaa tätä hankintaa koskevien Kelpoisuusehtojen täyttämisestä liitteen 2 mukaisella lomakkeella, johon liitetään asiaa koskevat todistukset ja selvitykset. Vaihe 2: Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos: - Tarjous ei täytä tarjouksen muodolle asettuja vaatimuksia - Tarjouksessa ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin - Tarjous ei vastaa pyydettyjä teknisiä ja kaupallisia vaatimuksia - Tarjouksessa on esitetty tarjouspyynnön vastaisia ehtoja tai kuhunkin tarjouspyynnön vaatimukseen ei ole otettu kantaa Vaihe 3: Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointi Kolmannessa vaiheessa tarjouksia, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan keskenään. Toimittajavalinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella seuraavien vertailutekijöiden perusteella. Hintaa laskettaessa käytetään tarjouslomakkeella ilmoitettuja määriä. Määrät ovat suuntaa-antavia lukuja eikä koulutuskuntayhtymä sitoudu näihin määriin vaan niitä käytetään ainoastaan tarjousten vertailuun. 4

5 Vertailutekijä Palvelun hinta kokonaisuudessaan ilman optioita koko sopimuskauden aikana tarjouslomakkeella ilmoitetuilla määrillä Palvelun ominaisuudet ja laatu Asiakas arvioi tarjotun palvelun laatua ja ominaisuuksia tarjoajan antamien selvitysten (liitteet 1a ja 1b) sekä muiden tarjouspyynnössä ilmoitettujen tietojen perusteella. Käyttöönottoprojektin toteutus ja menetelmät sekä kehityskyky Asiakas arvioi käyttöönottoprojektin toteutusta ja menetelmiä sekä toimittajan ja tarjotun palvelun mahdollisuuksia sopeutua asiakkaan viestintäympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja kehitykseen tarjoajan antamien selvitysten (liitteet 1c ja 1d) ja muiden tarjouspyynnössä ilmoitettujen tietojen perusteella kiinnittäen erityistä huomiota asiakkaan omaan työpanokseen järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Palveluiden hallinta, valvonta, ylläpito, laskutus ja raportointi Asiakas arvioi toimittajan edellytyksistä huolehtia järjestelmän hallinnasta, valvonnasta, ylläpidosta, laskutuksesta ja raportoinnista tarjoajan antamien selvitysten (liitteet 1e ja 1f) sekä muiden tarjouspyynnössä ilmoitettujen tietojen perusteella. Pisteet 40 pistettä 20 pistettä 20 pistettä 20 pistettä Hintapisteet lasketaan kaavalla: pisteet = maksimihintapisteet * edullisin hyväksytty hinta / tarjouksen hinta 6. MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin Julkishallinnon IT-sopimusehtoja (JIT 2007). Tarjouksen pyytäjä voi perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Kilpailutettava palvelu halutaan hankkia kokonaisuudessaan yhdeltä toimittajalta, joten osatarjouksia ei huomioida. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei myöskään hyväksytä. Toimittaja voi käyttää palvelun toteutuksessa alihankkijoita, mutta sen tulee ilmoittaa alihankkijoidenkäytöstä etukäteen asiakkaalle. Toimittaja vastaa alihankkijoiden työsuorituksista kuin omastaan ja on velvollinen vaatimaan alihankkijoilta tilaajavastuulain vaatimat todistukset. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjousta ei saa miltään osin sitoa muihin käynnissä oleviin tarjouskilpailuihin tai hankintasopimuksiin. 7. SOPIMUS Koulutuskuntayhtymä tekee tarjousten perusteella valittavan toimittajan kanssa hankintasopimuksen telepalveluiden hankinnasta, jossa sovitaan toimitukseen liittyvistä yksityiskohdista. Sopimus perustuu seuraaviin asiakirjoihin (soveltamisjärjestyksessä): 5

6 - tämä tarjouspyyntö - toimittajan tarjous - Julkishallinnon IT-sopimusehdot (JIT 2007) Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi ja hankinta on saanut lainvoiman. Seinäjoen koulutuskuntayhtymä varaa oikeuden purkaa hankintasopimuksen myös kesken sopimuskauden, mikäli sopimuskumppani muuttaa hintoja, kaupallisia ehtoja tai palveluiden sisältöä sopimuksen vastaisesti. Lisäksi koulutuskuntayhtymä varaa oikeuden purkaa hankintasopimuksen, mikäli toimitusprojektin aikana ilmenee, että tarjoaja ei pysty tarjoamaan tarjouspyynnön, tarjouksen ja sopimuksen mukaisia palveluja kuntayhtymälle. 8. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat liitteineen ovat julkisia, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot liitteellä 4. Seinäjoen koulutuskuntayhtymä harkitsee ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 9. LISÄTIEDOT Hankintaan mahdollisesti liittyviä lisätietoja voi kysyä vain kirjallisesti sähköpostilla osoitteesta telekilpailutus2009@seamk.fi Kyseisestä sähköpostiosoitteesta voi pyytää tarjouspyynnössä mainitut tarjouksen pakolliset liitepohjat eli kelpoisuusehtojen tarkastuslomakkeen (liite 2), tarjouslomakkeen (liite 3) ja lista tarjouksen liike- ja ammattisalaisuudet sisältävistä osista (liite 4). Lomake- ja lisätietopyynnöt tulee lähettää viimeistään klo mennessä. Vastaukset lisäkysymyksiin julkaistaan internet-osoitteessa viimeistään mennessä. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. 6

7 10. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjous on tehtävä sitovasti ja sen on oltava voimassa vähintään sivulla 1 ilmoitettuun määräaikaan asti. Tarjous on toimitettava kokonaisuudessaan sivulla 1 esitettyyn määräaikaan mennessä kahtena paperikopiona ja kahtena CD-levyille tallennettuina versioina (PDF tai MS Office muodossa) osoitteeseen Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Keskuskatu SEINÄJOKI Tarjous on jätettävä suljetussa kirjekuoressa ja kuoressa tulee olla merkintä Telekilpailutus2009. Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä. Seinäjoella SEINÄJOEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Jaakko Riihimaa tietohallintopäällikkö Liitteet: Liite 1: Järjestelmälle asetetut vaatimukset Liite 2: Kelpoisuusehtojen tarkistuslomake * Liite 3: Tarjouslomake * Liite 4: Lista tarjouksen liike- ja ammattisalaisuudet sisältävistä osista * Liite 5: Toimipisteiden sijaintikartat * HUOM! Liitteet 2-4 on tilattava erikseen sähköpostilla kohdassa 9 ilmoitetusta osoitteesta. 7