Varausohjelma Pikaohje , Timo Koskinen

Transkriptio

1 1.1 Käyttäjätunnus ja salasana Varausohjelma Pikaohje , Timo Koskinen Varausohjelmaan kirjaudutaan aina henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjätunnus on muotoa Etunimi.Sukunimi. Käyttäjätunnuksessa kirjainkoolla ei ole väliä, mutta salasanassa kirjainkoko pitää olla sama, jolla salasana on annettu. Käyttäjätunnuksen saa seurakuntasihteeriltä tai atk-yksiköstä. 1.2 Ohjelman oikeudet Käyttäjän oikeuksista nähdä tilojen kalentereita nähdä muiden työntekijöiden kalentereita tehdä niihin varauksia sovitaan yksiköissä. Muutosehdotukset kannattaa ottaa käsiteltäväksi työntekijäkokouksissa. Esimies ilmoittaa mahdollisista muutospäätöksistä atk-yksikköön. 2. Kalenterit Ohjelman käynnistyessä tulee näkyviin henkilökohtainen kalenteri, eli Oma kalenteri. Jos haluat nähdä tilojen tai muiden työntekijöiden kalenterin pitää käyttää Monikalenteria. Myös Yksittäiskalenterilla voi katsoa tiloja tai henkilöitä, mutta vain yhtä kerrallaan. Ajankohdan vaihdon toiminnot vaihtelevat sen mukaan onko päivä-, viikko- vai kuukausinäyttö. Kuvassa ohje päivänäytöstä. Muut toimivat vastaavasti. Oma kalenterin päivänäytössä ruudun oikeassa reunassa näkyy kuukausikalenteri. Tästä voit päivää klikkaamalla suoraan siirtyä tiettyyn kuukauden päivään. Viikon numeroa klikkaamalla pääset haluamaasi viikkoon ja samalla vaihdetaan viikkonäkymään. 1

2 3. Monikalenteri Kun siirryt ohjelman käynnistämisen jälkeen Monikalenteriin, näkyy siinä vain sinun kalenterisi. Tiloja tai työntekijöitä saat näkyviin Lisää-valikosta. Valitse tarvitsemasi kalenterit ja klikkaa haluamaasi toimintoa ylempää. Lisää valitut Korvaa valituilla Lisää kaikki jättää näkyville monikalenterissa aiemmin (mahdollisesti) olleet kalenterit ja tuo valitut niiden viereen sulkee monikalenterissa aiemmin (mahdollisesti) olleet kalenterit ja tuo tilalle valitut kalenterit jättää näkyville monikalenterissa aiemmin (mahdollisesti) olleet kalenterit ja tuo kaikki ruudulla näkyvät kalenterit niiden viereen Toiminta työntekijöitä, tiloja ja tarvikkeita haettaessa on samanlainen. Kun haluat poistaa yksittäisen kalenterin monikalenterista, klikkaa punaista ruksia kalenterin nimen perässä. Kaikki kalenterit saat suljettua klikkaamalla Sulje kalenterit. 2

3 Monikalenterissa pääsee viikkonäyttöön ylävalikosta Näytä + Viikko/kuukausi. Viikkokalenterista pääsee edelleen kuukausikalenteriin klikkaamalla Kuukausi. Vastaavasti klikkaamalla Viikko, pääsee takaisin viikkonäyttöön ja ylävalikon kautta takaisin päivänäyttöön. 4. Pikapainikkeet Palaa (tallentamatta) Tallenna Tallenna ja palaa Tallenna ja jatka (tietojen syöttämistä) Aloita uusi (esim. pikavalinnan teko) Poista Tulosta 5. Kalenterin värit ja merkit Keltainen Vihreä Vaaleanpunainen Harmaa Sininen Vaaleanvihreä Punainen Varausehdotus (odottaa mahdollista vahvistusta) Vahvistettu varaus Peruttu tai hylätty varaus Henkilökohtainen varaus Vapaa tai loma Toimitusvuoro Kännykällä tehty varaus Päällekkäinen varaus Sairausloma Alustava varaus 3

4 6. Tulostaminen Listamuotoinen tuloste: klikkaa tulostimen kuvaa (A.). Ruudulle tulee erillinen ikkuna, jossa tiedot näkyvät: Lista tulostuu kun klikkaat uudelleen tulostin-nappia tässä ikkunassa. Jos tulostinnappia ei näy, suurenna ikkuna oikean yläkulman keskimmäisestä napista. Kun lista on tulostunut, sulje ikkuna oikean yläkulman X- napista. Taulukkomuotoinen tuloste: klikkaa tulostimen kuvaa (B.). Ruudulle tulee tulostinvalikko. Klikkaa Tulosta. 7. Muista kun tulostat Älä jätä pöydille lojumaan varausohjelman tulosteita, koska niissä on usein asiakkaiden nimiä ja yhteystietoja! Käytön jälkeen tällaiset tulosteet pitää normaalin paperinkeräyksen sijasta ajaa läpi silppurista tai toimittaa tietosuoja-keräysastiaan. Jos paperi ei tule sille tulostimelle, johon sitä odotin, on se todennäköisesti mennyt väärälle tulostimelle. Jos tulosteessasi on kohdassa A. mainittuja henkilötietoja yms., pyri selvittämään (tarvittaessa atk-yksikön avulla) mille tulostimelle paperi on eksynyt. Voit itse tarkistaa oletustulostimen seuraavasti: - Klikkaa ruudun vasemmasta alakulmasta Käynnistä - Valitse Asetukset + Tulostimet - Katso mikä tulostin on oletustulostimena (pieni v-merkki) Paperin tiedot vanhentuvat heti kun olet sen tulostanut. Älä luota liian pitkää aikaa esim. tulostamaasi viikko-ohjelmaan! Täsmällinen, jatkuvasti päivittyvä kalenteri on ohjelmassa. 4

5 8. Varauksen teko (Varauksia voi tehdä vain niihin kalentereihin, joihin käyttäjällä on riittävät oikeudet.) 1. Mikäli et tee varausta omaan kalenteriisi, etsi haluamasi tila tai työntekijä näkyviin monikalenteriin. 2. Siirry oikeaan päivään. 3. Katso kellonaika vasemman reunan palkista 4. Vedä hiirellä (pidä vasen nappi pohjassa ja liikuta hiirtä) varausaika haluamaasi päivään tai kalenteriin aloittaen alkamisajasta ja lopettaen (päästä nappi ylös) päättymisaikaan. Ruudulle tulee valikko: 5. Klikkaa nappia: Varaa tämä aika, kun teet varausta yhteen kalenteriin Henkilökohtainen varaus, kun teet henkilökohtaista varausta omaan kalenteriisi Varaa kaikki resurssit, kun varaat yhdellä kertaa kaikki monikalenterissa näkyvät tilat tai henkilöt. Peru, kun et haluakaan tehdä varausta 5

6 6.1 Ruudulle tulee näkymä varaustietojen syöttöä varten: 6.2 Tarkista alkamis- ja päättymisaika (voit vaihtaa tarvittaessa). 6.3 Kirjoita tilaisuuden nimi. 6.4 Valitse kustannuspaikka ja tilaisuustyyppi (ilman näitä varausta ei voi tallentaa). Jos oikea yhdistelmä löytyy viimeisempien tilaisuustyyppien listasta, voit klikata tiedot sieltä (lista tulee näkyviin vasta kun olet tehnyt vähintään yhden varauksen). 6.5 Tallenna varaus joko - napista Tallenna ja palaa mikäli varaus on valmis, tai - napista Tallenna ja jatka mikäli haluat antaa lisätietoja Jos et haluakaan tallentaa varausta, klikkaa Palaa-nappia, jolloin varausta ei tehdä ja ruudulle antamasi tiedot häviävät. 6

7 9. Varauksen tietojen katselu ja muutos (Varauksia voi katsella tai muuttaa mikäli käyttäjällä on riittävän oikeudet ko. tilaisuuden tietoihin.) Etsi kalenterista varaus jota haluat käsitellä. Klikkaa varausta: Jos haluat vaihtaa varauksen ajankohtaa, ei kannata tehdä sitä toiminnon Vaihda aikaa tai Vaihda päivää kautta. Käytä toimintoa Muokkaa. Ruudulle tulee ns. tietokortti: Tietokortista voit katsella varauksen tietoja, muuttaa kätevästi kellonaikoja ja lisätä varaukseen tiloja, henkilöitä, tarvikkeita yms. Muista tallentaa tekemäsi muutokset! Katso-toiminto tuo ruudulle varauksen tiedot. 7

8 10. Varaa tiloja ja henkilöitä Usein samaan varaukseen tarvitaan tilan lisäksi henkilöitä. Tällaista varausta ei kannata tehdä yksitellen kaikkien työntekijöiden kalenteriin, vaan kerralla kaikkiin. 1. Avaa monikalenteriin haluamasi tila(t), henkilö(t) tai muut haluamasi kalenterit ja siirry oikeaan päivään. 2. Vedä hiirellä varausaika ja valitse Varaa kaikki. Nyt varausruudussa näkyvät kaikki kalenterit kohdassa Varattavat resurssit (voit tarvittaessa vielä poistaa kalenterin): 3. Täytä tiedot ja tallenna. 8

9 11. Henkilökohtainen varaus Oma kalenteri, etsi päivä, vedä hiirellä varaus, valitse Henkilökohtainen varaus. Varausruutu on tässä tapauksessa hieman erilainen, mm. kustannuspaikkaa ja tilaisuustyyppiä ei tarvitse antaa. Varauksessa on kaksi vaihtoehtoa: (ei näy muille) (näkyy muille) muut näkevät vain harmaan laatikon, mutta eivät näe varauksen otsikkoa harmaan laatikon lisäksi kalenterissa näkyy varauksen otsikko 12. Toistuva varaus Ohjelmalla voi tehdä viikoittain, joka toinen viikko, kuukausittain tai joka toinen kuukausi toistuvan varauksen automaattisesti. 1. Tee normaalisti varaus ensimmäiseen ajankohtaan. 2. Klikkaa varausta ja valitse Katso tai muokkaa. 3. Tallenna ja klikkaa ylhäältä Toistuva, jolloin ruudulle tulee valinta: 4.1 Jos tilaisuus toistuu joka viikko, valitse Viikottain toistuva. Anna ruudulle Viimeisen tilaisuuden päivämäärä ja klikkaa Katso päivämäärät. Näet ruudulta kaikki päivät, joihin varaus olisi tulossa. Voit tarvittaessa Peruvalintaa käyttämällä poistaa toiston vielä yksittäisen ajankohdan kohdalta. Tallenna lopuksi tekemäsi systeemi. 9

10 4.2 Jos toisto on jotain muuta kuin viikoittain, valitse Mielivaltaisesti toistuva. Toiston tiheys valitaan nyt kahden valintalistan avulla. Ensimmäisestä valitaan esim. joka toinen ja toisesta Viikko. Jatka klikkaamalla Katso päivämäärät. Jatko menee samoin kun kohdassa Tilastointi Varauksen tietoihin voi merkitä osallistuneiden seurakuntalaisten lukumäärän. Etsi kalenterista varaus jota haluat käsitellä. Klikkaa varausta ja valitse Katso tai muokkaa. Valitse ylävalikosta Työkalu + Tilastoi. Anna lukumäärä ja tallenna tieto. 10

11 14.1 Varauksen poisto (Varauksen poisto onnistuu mikäli käyttäjällä on riittävät oikeudet varaukseen. Mieti tarkkaan ennen kuin poistat varauksen; erityisesti mikäli varaus ei ole itsesi tekemä!) Etsi kalenterista varaus jota haluat käsitellä. Klikkaa varausta ja valitse Poista. Kirjoita perustelut ja klikkaa OK. Vahvista poisto klikkaamalla Poistetaanko tilaisuus? ja tallenna poisto klikkaamalla yläreunasta Tallenna valitut. Varmista lopuksi että asianosaiset tietävät varauksen poistosta Toistuvan varauksen poisto kokonaan Etsi kalenterista jokin ko. toiston varaus. Klikkaa varausta ja valitse Katso tai muokkaa. Klikkaa Poisto-nappia, kirjoita perustelut ja klikkaa Poista kaikki. 11

12 15. Kuittaukset Kuittaukseksi tai hyväksymiseksi kutsutaan esim. toimenpidettä, jolla käyttäjä käy hyväksymässä hänelle tehdyn varausehdotuksen. Kuittaukset voi tehdä usealla tavalla: A. Tilaisuuskohtaisesti Etsi kalenterista varausehdotus jota haluat käsitellä. Klikkaa varausta ja valitse Hyväksy (tai Hylkää, mikäli ehdotus ei käy sinulle). Älä kuitenkaan Poista ehdotusta, koska varaajalle on tärkeätä nähdä että ehdotus näkyy sinun kalenterissasi hylättynä! B. Useita peräkkäin Jos haluat käydä järjestelmällisesti läpi kaikki kuittaamattomat varaukset, valitse vasemman reunan valikosta Kuittaukset tai alareunasta Katso (Kuitattavat varaukset). Saat listan kuittaamattomista varauksista. Jos haluat kuitata toistuvan varauksen, kannattaa käyttää tätä toimintoa. Tällöin ohjelma tuo näytölle kaikki ko. varaukseen liittyvät toistot, ja saat kuitattua ne halutessasi kerralla. Voit kuittailla varauksia klikkaamalla Hyväksy oikeasta reunasta. Jos haluat katsoa seuraavan kuukauden varauksia, klikkaa kuukausimerkintää yläreunasta. 12

13 16. Käyttäjän asetukset Valitse OMAT JUTUT. Voit muuttaa varausohjelman salasanasi klikkaamalla VaihdaSalasana. Vaihto tehdään antamalla ensin vanha salasana ja sitten uusi kaksi kertaa (vahvistukseksi). Laita kännykkänumerosi kohtaan Matkapuhelin, vaikka käyttäisitkin kännykkääsi työpuhelimena. Ohjelma käyttää tuosta kohdasta löytyvää tietoa tarkistaakseen voiko käyttäjälle lähettää tekstiviestejä ohjelman kautta. Jos numeron siirtää kohtaan Työpuhelin, lähettäminen ei onnistu! Omat asetukset: Viimeisimpien tilaisuustyyppien määrä kannattaa vaihtaa 10:ksi. Oletusnäkymä vaikuttaa siihen avautuuko ohjelma päivä- vai viikkonäkymänä. Voit syöttää myös oletustiedon kustannuspaikaksi ja tilaisuustyypiksi. Muutokset tallennetaan yläreunan napista ja ne tulevat voimaan kun kirjaudut ohjelmaan seuraavan kerran. 13

14 17. Pikavalinta Voit tehdä Monikalenteriin pikavalinnan, jonka avulla saat yhdellä kertaa esille etukäteen määrittelemäsi tilojen ja/tai henkilöiden kalenterit. Mene Monikalenteriin ja klikkaa Pikavalinnat. Ruudulla näkyvät tekemäsi pikavalinnat (mikäli niitä on). Uuden tekeminen aloitetaan oikeanpuoleisesta napista. 1. Kirjoita pikavalinnan nimi (se näkyy aikanaan valikossa). 2. Nouda Lisää-valikon kautta haluamasi tilat tai henkilöt (tai tilat ja henkilöt). 3. Klikkaa nappia Muuta oletuspikavalinnaksi, mikäli haluat tekemäsi pikavalinnan oletukseksi. Tällöin kyseiset kalenterit tulevat automaattisesti näkyviin Monikalenterissa aina kun kirjaudut ohjelmaan. 4. Tallenna ylhäältä oikeanpuoleisesta napista 5. Palaa ylhäältä vasemmanpuoleisesta napista pikavalinta-näkymästä takaisin Monikalenteriin. Tekemäsi pikavalinta näkyy nyt pikavalintavalikossa. 18. Ohjelman sammuttaminen Ohjelma sammutetaan vasemman reunan Poistu-napista. Sen jälkeen voi vielä sulkea ohjelmaikkunat oikean ylänurkan x-napista. 14