HALLITUS LEIKKAUSSALIEN KUVANSIIRTOJÄRJESTELMÄT JA NIDEN YLLÄPITO; TARJOUSTEN KÄSITTELY, VERTAILU JA HANKINTAPÄÄTÖS 413/02/08/00/2013

Transkriptio

1 HALLITUS LEIKKAUSSALIEN KUVANSIIRTOJÄRJESTELMÄT JA NIDEN YLLÄPITO; TARJOUSTEN KÄSITTELY, VERTAILU JA HANKINTAPÄÄTÖS 413/02/08/00/2013 HALL Taustaa HUS:n leikkaussaleissa on tulossa kuvansiirtojärjestelmien uushankintoja sekä olemassa olevien järjestelmien päivityksiä. Tulevia kohteita ovat 1. Meilahden sairaalan leikkausosaston 18 leikkaussalin päivittäminen vaiheittain Naistenklinikan peruskorjattavat kahdeksan leikkaussalia Naistenklinikan L-siiven saneerauksen yhteydessä Meilahden leikkausosaston videoverkko on valmistunut leikkausosaston valmistumisen yhteydessä yli kymmenen vuotta sitten. Tänä aikana videonsiirtotekniikka on digitalisoitunut ja kuvanlaadussa on siirrytty teräväpiirtoon (HD-laatu). Nykyinen kuvansiirtojärjestelmä on teknisten ominaisuuksiensa takia vanhentunut, ja analogisen standardikuvansiirron ylläpito on muuttunut haasteelliseksi komponenttien saatavuuden takia. Kuvansiirtojärjestelmän laitteet ovat olleet jatkuvassa käytössä koko olemassaolonsa ajan ja elinkaarensa päässä. Järjestelmän uusiminen on leikkaussalien sisällä välttämätöntä, jotta kuvansiirto eri kuvalähteiden ja monitorien välillä voidaan taata. Sekä Meilahden sairaalassa että Naistenklinikalla opetukseen ja erilaisia demonstraatiotapahtumia varten tarvitaan toimiva kuvansiirtojärjestelmä leikkaussaleista luentosaleihin. Kuvansiirtojärjestelmää käytetään myös päivittäiseen leikkaustoiminnan ohjaukseen. Järjestelmä on leikkaussaleissa leikkausten suorittamisen kannalta välttämätön. Lisäksi yliopistosairaalassa opetuksen ja erilaisten leikkausdemonstraatioiden mahdollistaminen on välttämätöntä. Leikkaustoiminnan päivittäisessä johtamisessa salikuvan ja leikkauskuvan näkeminen mahdollistaa reaaliaikaiset johtamistoimet, joilla leikkaustoiminnan ohjaus tehostuu. Hankintaan on valmistauduttu tarvekartoituksella leikkausosastojen henkilökunnan kanssa sekä tutustumalla markkinoilla oleviin ratkaisuvaihtoehtoihin. Kartoitusten avulla määriteltiin järjestelmän vaatimukset ja kirjoitettiin kohdekuvaukset. 2 Tarjouskilpailu HUS julkaisi HILMAssa hankintailmoituksen

2 leikkaussalien kuvansiirtojärjestelmistä ja niiden ylläpidosta. Hankinnan kohteena on HUS:n sairaaloiden leikkaussalien kuvansiirtojärjestelmien ja niiden ylläpidon puitetoimittajuus. Hankintailmoituksen liitteinä julkaistiin kohdekuvaus ja vaatimusmäärittely, hankintasopimusluonnos sekä huolto- ja ylläpitosopimusluonnos. Molemmat sopimukset ovat voimassa ensin kolme vuotta määräaikaisena. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimukset jatkuvat toistaiseksi voimassaolevina, jolloin molemmilla sopijapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus irtisanomisaikaa noudattaen. Hankintamenettelynä ilmoitettiin käytettävän EU-kynnysarvon ylittävää avointa menettelyä. Hankinnan toteuttaminen puitetoimittajuutena mahdollistaa leikkaussalien kuvansiirtojärjestelmien hankinnan myös muihin kuin yllä mainittuihin HUS:n leikkaussaleihin. HUS ei kuitenkaan sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään. Tarjouspyynnössä vertailuhinta on laskettu neljän eri varustetason leikkaussalin esimerkkikokoonpanolla, mutta varsinaiset hankinnat on tarkoitus tehdä erillisillä tilauksilla. Esimerkkikokoonpanossa on yhteensä 28 salia, ja sillä on pyritty arvioimaan hankintojen kokonaisarvoa kolmelle vuodelle. Tarjoukset tuli toimittaa kello mennessä HUS-Logistiikka liikelaitokseen. Määräaikaan mennessä jätettiin seitsemän tarjousta: 1. Bait Partner Oü 2. Fujitsu Finland Oy 3. Karl Storz Endoscopy Suomi Oy 4. Mediatrade Oy 5. Merivaara Oy 6. Olympus Finland Oy 7. TV Tools Oy Tarjoukset tarkasteltiin kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajia ja tarjousta koskevat vaatimukset, 2) edellisessä vaiheessa hyväksyttyjen tarjousten vaatimustenmukaisuus ja 3) edellisissä vaiheissa hyväksyttyjen tarjousten vertailu. 3 Tarjoajia ja tarjousta koskevat vaatimukset Tarjoajille ja tarjouksille oli asetettu seuraavia vaatimuksia tullakseen vertailluksi: Tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevat vaatimukset 1-4, joihin tarjoajan tuli vastata tarjouspyynnön lomakkeilla. Tarjoajien teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset 5-6, joissa edellytettiin referenssitoimituksia sekä palvelun käyttöönoton, jatkuvuuden ja ylläpidon kannalta vaadittujen palvelutasojen puitteissa riittävää ja asiantuntevaa henkilöstöä.

3 Tarjousten suhteen vaadittiin, että tarjous tuli laatia tarjouspyynnössä esitetyn liitteen 9 rakenteen mukaisesti, suomenkielisenä, ilman viittauksia web-sivustoille ja sen tuli olla voimassa saakka. (Hankintapäätösaikataulusta johtuen tarjoajia pyydettiin pidentämään tarjousten voimassaoloaikaa asti. Kaikki tarjoajat suostuivat voimassaoloajan pidentämiseen.) Tarjoajien tuli toimittaa seuraavat tarjouspyynnön liitteenä olleet dokumentit täytettynä: Tarjouslomake Alihankkijaa koskevat tiedot -lomake Hintalomake Laatulomake 3.1 Vaatimukset 1-4 Tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevassa tarkastuksessa todettiin seuraavaa: Karl Storz Endoscopy Suomi Oy:n riskiluokitus viimeisimmällä vuosineljänneksellä on ollut 5. Tarjouspyynnön vaatimuksen 2 mukaan: "Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on hiljattain (kahtena edellisenä vuosineljänneksenä) ollut 4 tai 5, hylätään." Karl Storz Endoscopy Suomi Oy tulee tämän vuoksi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle. Muut tarjoajat täyttivät vaatimukset Vaatimukset 5-6 Tarjoajien teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevassa tarkastuksessa todettiin seuraavaa: Sekä Bait Partner Oü:n, että Fujitsu Finland Oy:n toimituksista ja ylläpidosta vastaavan henkilöstön roolitus jää epäselväksi. Vaatimuksena oli esitetty, että tarjoajan tulee pystyä resursoimaan toiminnallinen ja tekninen osaaminen ja asettamaan heille varahenkilöt. Toiminnallisen ja teknisen asiantuntijan tulee olla eri henkilöitä samoin kuin näiden varahenkilöiden. Tarjouspyynnön vaatimuksen 6 mukaan: "Tarjoajan on esitettävä tarjouksessaan selvitys resursoinnista, sekä asiantuntijoiden hankinnan kohdealueen osaamisesta." Bait Partner Oü ja Fujitsu Finland Oy eivät ole eritelleet henkilöstöä tai heidän osaamistaan, joten ne tulee sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle. Muut tarjoajat täyttivät vaatimukset Tarjousten yhteismitallisuus, minimivaatimusten täyttyminen Ensimmäisessä vaiheessa hyväksytyille tarjouksille tehtiin

4 vaatimustenmukaisuustarkastelu. Tarjoajia edellytettiin sitoutumaan Kohdekuvaus ja vaatimusmäärittely -dokumentin (tarjouspyynnön liite 3) vaatimuksiin. Hankintayksikkö arvioi minimivaatimusten mukaisuutta muun tarjousdokumentaation (tarjousdokumentti, laite- ja järjestelmäesitteet) perusteella. Tarjousten vaatimustenmukaisuustarkastelussa todettiin seuraavaa: 4.1 Mediatrade Oy 4.2 Merivaara Oy Mediatrade Oy:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Merivaara Oy:n tarjous on tarjouspyynnön mukainen. 4.3 Olympus Finland Oy Tarjotussa järjestelmässä on kolme käyttöliittymää kussakin leikkaussalissa: Kosketusnäyttö videoreititystä ja siihen liittyviä toimintoja varten Kosketusnäyttö valaisimien ja medical-laitteiden ohjauksiin Tallennuksen ohjaus sali-pc:lle asennettavalla client-ohjelmalla Tarjouksessa on mainittu eri kielien valintamahdollisuus vain videoreititystä ohjaavalle kosketusnäytölle. Kolme eri käyttöliittymää on merkittävä asia järjestelmän käytettävyyden kannalta ja lisää entisestään laitemäärää paljon laitteita sisältävässä leikkaussalissa. Tarjouspyynnössä sanotaan: "Järjestelmän perustoimintoja kuten kuvien reititystä, tallennusta ja yhteyksiä luentosaleihin ja etäkonsultointiin ohjataan salikohtaisten kosketusnäyttöjen kautta. ( ) Kosketusnäytölle tulee merkitä yksiselitteisesti ja selkeästi leikkaussalin pisteet sekä symbolein että selväkielisin suomenkielisin tekstein. Kuvalähteiden ja monitorien nimiä tulee pystyä muokkaamaan, koska eri saleissa on erilaisia laitteita. Käyttöliittymän muokkaus saliin sopivaksi tulee hyväksyttää käyttäjillä ja siinä tulee huomioida käyttäjien toiveet ja kommentit." Tarjouspyynnössä sanotaan myös: "Salin kosketusnäytöllä ohjattavia toimintoja ovat muiden muassa: videon tallennuksen ohjaus kosketusnäytöllä kuvien otto ja tallennus kosketusnäytöllä salikohtaisen tallentimen ohjaus" Tarjouspyynnön mukaan tallennustoimintoja tulee voida ohjata keskitetysti kosketusnäytöltä. Olympus Finland Oy:n ratkaisussa käytetään kolmea eri käyttöliittymää, joten tarjous on tarjouspyynnön vaatimusten vastainen ja se tulee hylätä.

5 4.4 TV Tools Oy Hintalomakkeen leikkaussalien taulukkoja ei ole täytetty laitetyyppien osalta, vaan on viitattu erilliseen laitelistaan. Hintalomakkeen yhteenvetovälilehdellä ei ole ilmoitettu laitetyyppejä tai viittauksia erilliseen laitelistaan. Tarjottu järjestelmä on 3G-SDI-pohjainen. Tarjouksessa tallennuksen kapasiteetti on vain yksi lähtö/sali - vaatimus oli 2 HD lähtöä + still kuva/sali. Tarjouspyynnössä edellytetään: "Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja se tulee laatia tarjouspyynnössä ja sen liitteissä annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarjouspyynnön vastaiset, ehdolliset ja myöhästyneet tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta." TV Tools Oy:n laitelista ei noudata hintakaavakkeen erittelyn muotoa, ja siitä ei pysty kohtuudella toteamaan tarjouspyynnön mukaisuutta eikä kunkin position sisältöä ja hintojen muodostumista. Tarjouspyynnössä sanotaan: "Kuvansiirtojärjestelmä toteutetaan HD-laatuisena, jolla tässä kohteessa käsitetään DVI 1920x1080@60Hz Progressive (CEA) -tasoa". TV Tools Oy:n tarjouksesta ei ilmene, että täyttääkö tarjottu 3G-SDI-pohjainen järjestelmä vaaditun DVI- tason kuvanlaadultaan. Tarjouspyynnössä sanotaan: "Still-kuvia tulee olla mahdollista tallentaa samanaikaisesti (kahden) videotallennusten kanssa niin, että videotallennukset eivät vaikuta still-kuvien ottoon." TV Tools Oy:n tarjouksessa on vain yksi tallennuslähtö leikkaussalista, joten vaatimus ei täyty. Yllä olevan mukaan TV Tools Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vaatimusten vastainen, joten tarjous tulee hylätä. 5 Tarjousten pisteytys ja vertailu Ensimmäisessä ja toisessa vaiheessa hyväksytyistä tarjouksista valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi osoittautunut tarjous seuraavin kriteerein: Vertailuhinta 60 %, Laatu 40 %. 5.1 Hinta Vertailuhinnat laskettiin tarjouspyynnön liitteessä 4 ilmoitettujen tietojen perusteella, jotka tarjoajien tuli täyttää. Vertailuhinnat muodostuivat esimerkkisalien tilausmäärien ja huolto- sekä ylläpitokulujen mukaan. Vertailuhintaan laskettiin lisäksi myös tuntihintakori, jolla kysyttiin tuntihinnat tuntimäärineen erilaisille töille. Yksikköhinnat pyydettiin tarjouspyynnön hintalomakkeen taulukoiden mukaisesti. Alimmasta vertailuhinnasta annettiin 60 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet laskettiin seuraavalla kaavalla: alin hinta / tarjottu hinta x 60.

6 Hintalomakkeen vastausten mukaisesti lasketut vertailuhinnat hyväksytyille tarjouksille: Tarjoaja Vertailuhinta Mediatrade Oy Merivaara Oy ,38 Tarjoajat saivat hintapisteitä tarjouspyynnön laskentaperusteen mukaan seuraavasti: Tarjoaja Hintapisteet Mediatrade Oy 28,96 Merivaara Oy Laatu Tarjousten laatupisteet määräytyivät tarjousten laatuarvioinnin perustana olevien laatukriteereiden mukaisesti. Laatukriteerit määriteltiin tarjouspyynnön liitteenä olleessa (oheismateriaali 2) laatulomakkeessa, joka tarjoajien tuli täyttää osaltaan. 5.3 Kokonaistaloudellinen edullisuus Korkeimmista laatulomakkeen laatupisteistä annettiin 40 laatupistettä. Muiden tarjousten laatupisteet laskettiin seuraavalla kaavalla: tarjoajan laatupisteet / korkeimmat laatupisteet x 40. Hankintayksikkö arvioi laatukriteereiden täyttymisen tarjousdokumentaation (tarjousdokumentti, laite- ja järjestelmäesitteet) perusteella. Molemmat tarjoajat ovat täyttäneet laatulomakkeet asianmukaisesti ja vastanneet jokaiseen kysymykseen myöntävästi. Tähän perustuen molemmat tarjoajat saivat laatukriteereistä täydet pisteet. Tarjoajat saivat laatupisteitä seuraavasti: Tarjoaja Laatupisteet Mediatrade Oy 40 Merivaara Oy 40 Tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus ja paremmuusjärjestys määräytyivät laskemalla hintapisteet ja laatupisteet yhteen. Tarjoaja Hintapisteet Laatupisteet Yhteensä Mediatrade Oy 28, ,96 Merivaara Oy Tarjouspyynnön valintaperusteen perusteella kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on Merivaara Oy:n tarjous.

7 6 Voittaneen tarjouksen tarkempi arviointi Tarjouspyynnössä sanotaan: "Voittaneen tarjouksen tehnyt toimittaja kutsutaan tarkempaan arviointiin. Tilaisuudessa todennetaan järjestelmän vaatimustenmukaisuus, arvioidaan kuvansiirron viive leikkaussalin sisällä, katselmoidaan leikkaussaliin tuleva käyttöliittymä, esitellään toimitusprosessi sekä huolto- ja ylläpito. Jos tarkempi arviointi ei mene läpi, tarjous hylätään, ja tilaaja kutsuu toiseksi tulleen tarjouksen tehneen toimittajan samaan arviointimenettelyyn." Arviointi järjestettiin kahdessa osassa. Ensimmäinen arviointi pidettiin Merivaara Oy:n toimistolla ja siinä katselmoitiin kuvansiirtojärjestelmän demoympäristössä seuraavat asiat alla olevan taulukon mukaisesti: Arvioitava asia Vaatimustenmukaisuus Kuvansiirron viive Käyttöliittymä Toimitusprosessi Huolto- ja ylläpito Todennus Kuvansiirtojärjestelmään tutustuttiin testaamalla ja kokeilemalla eri toimintoja. Kuvansiirtojärjestelmä on tarjouksessa kuvatun mukainen ja vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia. Tähystyskameran videokuvaa verrattiin kuvansiirtojärjestelmän läpi välitettyyn videokuvaan vierekkäisillä näytöillä. Silmämääräisesti ei havaittu viivettä videokuvien välillä. Käyttöliittymä on yksinkertainen ja selkeä. Potilastietojen haku, videokuvien valinta ja tallennus on yksinkertaista ja onnistuu helposti yhdeltä kosketusnäytöltä. Toimitusprosessi vastaa tarjouksessa esitettyä selvitystä. Huolto- ja ylläpito vastaa tarjouksessa esitettyä selvitystä. Toisessa arvioinnissa kuvansiirtojärjestelmää testattiin tähystysleikkauksen yhteydessä Kirurgisessa sairaalassa Kuvansiirtojärjestelmän läpi välitettyä videokuvaa verrattiin tähystyskameralaitteiston videokuvaan vierekkäisillä näytöillä. Arvioinnin tehneet kirurgit eivät havainneet kuvansiirtojärjestelmän läpi välitetyssä videokuvassa viivettä tai laatueroa verrattuna tähystyslaitteiston oman näytön videokuvaan. Tarjouspyynnön mukaisilla vertailuperusteilla arvioituna Merivaara Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Hallintosäännön mukaan hallitus päättää hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on yli 2 miljoonaa euroa. Päätösesitys Hallitus päättää 1. sulkea Karl Storz Endoscopy Suomi Oy:n, Bait Partner Oü:n

8 ja Fujitsu Finland Oy:n tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska ne eivät täytä tarjouspyynnön pakollisia soveltuvuusvaatimuksia 2. hylätä Olympus Finland Oy:n ja TV Tools Oy:n tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina 3. valita leikkaussalien kuvansiirtojärjestelmien ja niiden ylläpidon puitesopimustoimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Merivaara Oy:n 4. valtuuttaa Tietohallinnon taseyksikön johtajan allekirjoittamaan puitesopimuksen toimituksista sekä puitesopimuksen huollosta ja ylläpidosta 5. valtuuttaa Tietohallinnon taseyksikön johtajan päättämään edellä mainittujen sopimusten irtisanomisesta 6. hyväksyä kokouksen pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa. Päätös Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja kehittämispäällikkö Jouni Karvo, tietohallinnon taseyksikkö, p