kursivoiduin kirjaimin se viranomainen tai organisaatio, johon tulee olla yhteydessä

Transkriptio

1 1 NÄIN JÄRJESTÄT ONNISTUNEEN TAPAHTUMAN JOENSUUSSA! Joensuu on viriili tapahtumien kaupunki, jossa riittää tapahtumia ympäri vuoden. Ilosaarirock, Hippa, Rokumentti-rockelokuvafestivaali, Viscult-elokuvafestivaali ja Joen Yö ovat vain osa Joensuussa ja Pohjois-Karjalassa järjestettävistä tapahtumista. Hyvin toteutetussa tapahtumassa yleisö voi keskittyä nauttimaan tapahtuman tarjonnasta, on kyseessä sitten rockkonsertti tai messutapahtuma. Tapahtuma tulee järjestää lainmukaisesti, turvallisesti ja myös ympäristöseikat huomioon ottaen kuitenkaan yleisön viihtyvyydestä tinkimättä. Tässä oppaassa kerrotaan kattavasti tapahtumatuottamisessa huomioon otettavat asiat aina viranomaisyhteistyöstä tekijänoikeuskorvauksiin. Tarkka suunnittelu on kaiken lähtökohta ja helpottaa käytännön toteutusta. Suunnittelu tulee aloittaa hyvissä ajoin ja viranomaisiin tulee olla yhteydessä mahdollisimman varhain. On muistettava, että jokainen tapahtuma on oma, itsenäinen kokonaisuutensa ja kaikki asiat eivät toistu tapahtumasta toiseen. Viranomaisyhteistyön helpottamiseksi kappaleiden loppuun on kirjoitettu kursivoiduin kirjaimin se viranomainen tai organisaatio, johon tulee olla yhteydessä asian tiimoilta. Onnistuneita tapahtumia!

2 2 SISÄLTÖ TAPAHTUMAN LUPA-ASIAT Ilmoitus yleisötilaisuudesta Yleinen kokous Poliisin antamat ohjeet ja määräykset ELINTARVIKKEIDEN MYYNTI JA VALMISTUS TILAPÄISET ANNISKELULUVAT TURVALLISUUS Järjestyksenvalvojat Palo- ja pelastusviranomaiset Ensiapu YMPÄRISTÖ Jätehuolto Maankäyttö Rakennusturvallisuus Meluilmoitus WC-tilat Sähköt ja valaistus VEROTUS VAKUUTUKSET Työeläkevakuutusmaksut Muita tapahtumaa varten otettavia vakuutuksia TEKIJÄNOIKEUSKORVAUKSET Teosto Gramex Kuvasto ry TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN MUISTILISTA LÄHTEET

3 3 TAPAHTUMAN LUPA-ASIAT Tapahtuman järjestäminen perustuu pitkälti erilaisiin lakipykäliin ja viranomaisasetuksiin. Tähän osioon on lueteltu ne viranomaisluvat, jotka tapahtumajärjestäjä tarvitsee. Ilmoitus yleisötilaisuudesta Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuudet ovat yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, joita ei ole pidettävä yleisinä kokouksina. Yleisötilaisuuksia voivat olla erilaiset taiteen esittämiseen liittyvät näytökset, kuten ooppera, baletti, elokuvanäytökset, konsertit, festivaalit ja näyttelyt. Lisäksi yleisötilaisuuksiksi katsottavia tapahtumia ovat muun muassa erilaiset kilpailut, messut ja huvipuistotapahtumat. Yleisötilaisuuden järjestämistä koskevia säännöksiä voidaan soveltaa, mikäli tilaisuuteen osallistuminen edellyttää kutsua tai määrätyn yhteisön jäsenyyttä, mutta tilaisuutta ei voida pitää yksityisenä osanottajien lukumäärän tai muiden syiden perusteella. Yleisötilaisuuden järjestäjän on tehtävä kirjallinen ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä järjestämispaikan poliisilaitokselle lain mukaan vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Mikäli kyseessä on suurtapahtuma, tulee poliisiviranomaisiin olla yhteydessä vähintään puoli vuotta ennen tapahtumaa, jolloin turvallisuus- ja lupamenettelyasiat ehditään valmistella ja toteuttaa hyvin. Poliisi voi vaatia nähtäväksi myös muita selvityksiä, kuten tapahtuman järjestämispaikan suostumuksen ja muita lainsäädännössä määriteltyjä yleisötilaisuuden lupa- ja ilmoitusasioita. Poliisi voi vaatia järjestäjältä selvityksen myös vastuuvakuutuksen ottamisesta. Yleisötilaisuusilmoituksen sisältö - tilaisuuden järjestäjä - tilaisuuden tarkoitus - tilaisuuden järjestämispaikka ja siihen liittyvät kulkureitit - alkamis- ja päättymisaika - järjestäjän asettamien järjestyksenvalvojien nimet, henkilötunnukset, ja järjestyksenvalvontakorttien numerot - tilaisuudessa käytettävät rakennelmat ja muut erityisvälineet - suunnitelma tilapäisistä liikennejärjestelyistä - turvallisuus- ja pelastussuunnitelma

4 4 - tiedot anniskelun järjestämisestä - tiedot tapahtumassa käytettävästä musiikista - yhteyshenkilö yhteystietoineen - tapahtuma-alueen kartta Poliisin lupamenettelyä vaativia tapahtumia ovat muun muassa seuraavat: - tapahtuma, jossa on useita satoja osallistujia - tilaisuus, joka järjestetään erityisissä olosuhteissa - yleisötilaisuus, jossa on anniskelualue - rockfestivaalit, nuorisotapahtumat ja ilmaistilaisuudet, joiden osanottajamäärää on vaikea ennakoida - suljettu tilaisuus, mikäli sitä ei voida tulkita yksityiseksi Ilmoitusta ei välttämättä tarvitse tehdä mikäli - tapahtuma ei edellytä toimia järjestyksen tai turvallisuuden ylläpitämiseksi (vähäisen osallistujamäärän, tapahtuman luonteen vuoksi) - sivullisille tai ympäristölle ei aiheudu haittaa - tapahtuma ei vaadi poikkeuksia liikennejärjestelyissä - tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi sisätiloissa vakituisesti järjestettävät näyttelyt, elokuva- ja teatteri- ja oopperanäytännöt sekä konsertit, joissa järjestyksenvalvonta ei ole tarpeen Varmista lupa-asiat aina lähimmästä Pohjois-Karjalan Poliisin palvelupisteestä. Yleisötilaisuus-ilmoituslomakkeita saa tulostettua poliisin nettisivuilta F92?opendocument tai suoraan Pohjois-Karjalan poliisilaitoksen toimipisteistä. Pohjois-Karjalan Poliisin palvelupisteet: Ilomantsi, Kitee, Lieksa, Nurmes, Eno, Juuka, Liperi, Outokumpu, Polvijärvi, Yleinen kokous Yleinen kokous on mielenosoitus tai muu tilaisuus, johon yleisöllä on vapaa pääsy, johon he voivat osallistua tai jota he voivat seurata. Yleisenä kokouksena ei kuitenkaan pidetä sellaista mielenosoitusta, joka on tarkoitettu ainoastaan yksittäisten henkilöiden mielipiteen ilmaisemista varten. Kokoontumislain mukaan järjestäjän on tehtävä ulkona yleisellä paikalla järjestettävästä yleisestä kokouksesta suullisesti tai kirjallisesti ilmoitus

5 kokouspaikan poliisille vähintään kuusi tuntia ennen kokouksen alkamista. Yleisen kokouksen turvallinen onnistuminen saattaa vaatia erityisjärjestelyjä, joten on suositeltavaa, että ilmoitus tehdään hyvissä ajoin. Mikäli kokouksen järjestämisestä ei aiheudu järjestyksellistä haittaa, voi ilmoituksen tehdä myös jälkikäteen. Yleistä kokousta koskevan ilmoituksen tulee sisältää seuraavat tiedot: 5 Kokouksen järjestäjä, yhteyshenkilö ja yhteystiedot Kokouksen tiedot (ajankohta, paikka, ohjelma, arvio osallistujamäärästä, aikataulu) Kokouspaikka tai kulkueen reitti Kokouksen alkamis- ja arvioitu päättymisaika Järjestyksenvalvojat Kokouksessa käytettävät rakennelmat ja erityisvälineet Ilmoitukseen on lisäksi merkittävä ulkona järjestettävän yleisen kokouksen kokouspaikan omistajan tai haltijan suostumus, mikäli kokousta ei järjestetä yleisessä käytössä olevalla alueella. Poliisin antamat ohjeet ja määräykset Ennen tilaisuutta on syytä varmistua tilaisuuden lainmukaisesta ja turvallisesta kulusta. Poliisi voi antaa yleisen kokouksen tai yleisötilaisuuden järjestämisestä ennakolta tai tilaisuuden aikana ohjeita tai määräyksiä. Joko poliisi tai järjestäjä voi kieltää päihdyttävien aineiden hallussapidon yleisessä kokouksessa tai yleisötilaisuudessa. Poliisi voi myös kieltää yleisötilaisuuden järjestämisen, mikäli tilaisuuden turvallisuutta ei voida ylläpitää tai tilaisuuden järjestäminen aiheuttaa huomattavaa haittaa sivullisille tai ympäristölle. Samoilla perusteilla poliisi voi myös peruuttaa tilaisuuden tai määrätä jo alkaneen tilaisuuden keskeytettäväksi tai päättymään. ELINTARVIKKEIDEN MYYNTI JA VALMISTUS Elintarvikevalvonnasta vastaavat kunnat. Tapahtuman järjestäjän on tehtävä ilmoitus tilapäisestä elintarvikkeiden myynnistä, tarjoilusta ja valmistuksesta paikalliselle terveysviranomaiselle, mikäli tapahtumaan odotetaan osallistuvan yli 500 osallistujaa. Tilapäinen toiminta kestää enintään kaksi vuorokautta tapahtuu harvemmin kuin kerran kuukaudessa. Ilmoitus on tehtävä vähintään 15 vuorokautta ennen tapahtumaa. Ilmoituksessa tulee käydä ilmi muun muassa tiedot tapahtumasta ja toiminnanharjoittajasta, selvitys vedenhankinnasta, jätehuollosta, käsienpesupaikoista, tuotevalikoimasta sekä tuotteiden säilyttämisestä. Osa tarvittavista tiedoista tulee järjestäjältä itseltään ja osa suoraan elintarvikemyyjiltä. Tapahtumasta myyntipaikan vuokraavien myyjien on ilmoitettava elintarvikkeiden myynnistä, tarjoilusta tai valmistuksesta tapahtumapaikan

6 6 terveydensuojeluviranomaiselle. Ulkoilmatilaisuudessa tulee kiinnittää huomiota etenkin myynti- ja säilytyslämpötiloihin, että ne ovat määräysten mukaisia. Pohjois-Karjalan kuntien terveysviranomaiset/elintarvikevalvonta TILAPÄISET ANNISKELULUVAT Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää sellaisen tilaisuuden ajaksi, jonka kesto on selvästi etukäteen määritelty. Lupa myönnetään tilaisuuksiin ja tapahtumiin enintään yhden kuukauden ajaksi. Luvan käsittelyyn tulee varata aikaa noin 1-2 kuukautta. Tilapäiset anniskeluluvat myöntää Itä-Suomen aluehallintovirasto. Ohjeet ja lomakkeet löytyvät osoitteesta Luvan myöntämisen edellytyksenä on ammattitaitoisen vastaavan hoitajan määrääminen anniskelupaikkaan koko anniskeluajaksi. Lupahakemuksen tulee sisältää myös suunnitelma muista työntekijöistä tehtävineen. Lupaa myönnettäessä kiinnitetään huomiota erityisesti tapahtuman luonteeseen ja laajuuteen sekä anniskelualueen turvallisuuteen ja valvontaan. Lupa voidaan alkoholilain 21 d :n nojalla jättää myöntämättä tai lupaa rajoittaa silloin, kun anniskelulupaa haetaan urheilutapahtumaan tai tilaisuuteen, joka on luonteeltaan perhetapahtuma, tai johon muuten osallistuu runsaasti lapsia ja nuoria. Tilapäinen anniskelualue on rajattava selvästi niin, ettei alkoholijuomia voi kuljettaa anniskelualueen ulkopuolelle. Anniskeluluvan hakijan on ilmoittauduttava arvonlisäverolliseksi ja hakijalla on oltava y-tunnus. Mikäli näitä ei ole, voi tapahtumajärjestäjä tehdä sopimuksen anniskelun järjestämisestä ulkopuolisen yrityksen kanssa, joka hakee anniskelulupaa. Lupaviranomainen voi rajoittaa asiakaspaikkojen määrän sellaiseksi, ettei hallitsemattomia tilanteita pääse syntymään. Tilapäisen anniskeluluvan myöntämisen edellytykset on esitetty alkoholiasiat ravintolassa oppaassa: pdf kohdassa 4.2 Tilapäinen anniskelulupa. TURVALLISUUS Järjestyksenvalvojat Yleisen kokouksen ja yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä sekä lain noudattamisesta tilaisuudessa. Järjestyksenvalvojan tehtävänä on ylläpitää yleistä järjestystä ja turvallisuutta sekä

7 7 estää rikoksia ja onnettomuuksia siinä tilaisuudessa tai alueelle, jonne hänet on asetettu järjestyksenvalvojaksi. Järjestyksenvalvojaksi voidaan hyväksyä tehtävään sopiva 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka on saanut sisäasiainministeriön vahvistaman koulutuksen. Järjestyksenvalvojan hyväksyy hänen kotikuntansa paikallispoliisi enintään viideksi vuodeksi kerrallaan. Järjestyksenvalvojakortti oikeuttaa toimimaan järjestyksenvalvojana koko maassa. Järjestyksenvalvojilla tulee olla voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti mukanaan tehtävää suoritettaessa ja se on esitettävä pyydettäessä. Järjestäjä voi myös esittää poliisin hyväksyttäväksi tilaisuuteen tilapäisiksi järjestyksenvalvojiksi henkilöitä, joilla ei ole järjestyksenvalvojakorttia. Heidän nimensä ja henkilötunnuksensa ilmoitetaan yleisötilaisuusilmoitukseen. Tilapäisen järjestyksenvalvojan on oltava vähintään 18-vuotias ja henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan sopiva tehtävään. Hyväksyminen on voimassa ainoastaan luvassa määritellyn tilaisuuden keston ajan. Tällaisella järjestyksenvalvojalla tulee olla jäljennös päätöksestä, jolla hänet on hyväksytty tehtäväänsä. On kuitenkin suositeltavaa, että kaikki järjestyksestä vastaavat henkilöt ovat koulutettuja järjestyksenvalvojia. Pohjois-Karjalan Poliisin palvelupisteet: Ilomantsi, Kitee, Lieksa, Nurmes, Eno, Juuka, Liperi, Outokumpu, Polvijärvi, Palo- ja pelastusviranomaiset Palo- ja pelastusviranomaiset on hyvä ottaa mukaan jo tapahtuman suunnitteluun, sillä he pyrkivät jo etukäteen minimoimaan tapahtuman onnettomuusriskit. Tapahtumasta tulee tehdä pelastussuunnitelma, joka hyväksytetään poliisilla ja pelastusviranomaisilla vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Suunnitelman ei ole pakko olla yksityiskohtainen, mutta se kannattaa tehdä huolella. Pelastussuunnitelma toimii hyvänä muistilappuna tilaisuuden turvallisuuden kannalta. Suunnitelmassa tulee käydä ilmi järjestyksenvalvonnan määrä ja sijoittelu, sammuttimien sijoittelu, pelastustie, toiminta hätätilanteessa sekä tarvittavat yhteystiedot. Mikäli tapahtumaan palkataan järjestyksenvalvonnan päällikkö, pelastussuunnitelman laadinnan voi ohjata hänelle. Alkusammutuskalustolla on oltava esteetön pääsy tapahtumapaikalle. Myös pelastusteiden on oltava selkeästi nähtävissä. Suurissa tapahtumissa iso sammutuskalusto on syytä toimittaa paikalle jo etukäteen mahdollisuuksien mukaan.

8 8 Ilotulitus on luvanvaraista toimintaa ja siitä on tehtävä kirjallinen ilmoitus paloviranomaiselle. Viranomainen voi asettaa ehtoja tai rajoituksia tai kieltää ilotulituksen, mikäli siitä katsotaan aiheutuvan vaaraa. Avotulen tekeminen on kielletty ilman viranomaisen lupaa. Tapahtuman leirintäalueelle tulee järjestää valvottuja nuotiopaikkoja, jolloin maastopalovaara vähenee. Pohjois-Karjalan pelastuslaitos Ensiapu Tapahtumaan on suositeltavaa järjestää ensiapuryhmä esimerkiksi Suomen Punaiselta Ristin paikallisosastolta. Ensiapuryhmät toimivat yhteistyössä sairaankuljetuksen kanssa ja tarvittaessa ryhmän mukaan saadaan lääkäri tai ensihoitoon perehtynyt terveydenhuollon ammattilainen. Ensiapupäivystyksen tilaaminen tapahtumaan ei ole pakollista, mutta suositeltavaa. Ryhmä tulee tilata viimeistään 2-4 viikkoa ennen tapahtumaa, mutta ensiapuryhmän ottaminen mukaan etenkin suurtapahtuman suunnitteluvaiheeseen auttaa kumpaakin osapuolta minimoimaan mahdolliset vaaratilanteet tapahtuman aikana. Suomen Punainen Risti YMPÄRISTÖ Tapahtumien järjestämiseen liittyy muun muassa jätehuoltoon, alueen roskaantumiseen, kuljetuksista johtuviin päästöihin, sähkön ja veden kulutukseen liittyvät ympäristövaikutukset. Tapahtumatuottajan on oltava riittävän tietoinen toimintansa ympäristövaikutuksista, -riskeistä sekä haitallisten vaikutusten vähentämismahdollisuuksista. Lähtökohtana on, että tapahtumatuottaja pyrkii ehkäisemään tai rajoittamaan haitalliset ympäristövaikutukset ennakolta mahdollisimman vähäisiksi. Apua ympäristösuunnitteluun saa kunnan ympäristövirastolta. Jätehuolto Tapahtumatuottajan on mahdollisuuksien mukaan huolehdittava siitä, että jätettä syntyy mahdollisimman vähän ja ettei syntyvistä jätteistä aiheudu haittaa terveydelle tai ympäristölle. Jätelain tavoitteena on tukea kestävää kehitystä, johon pyritään edistämällä luonnonvarojan järkevää käyttöä. Kun alue roskaantuu tapahtuman seurauksena, niin roskaaja on järjestävä taho, joka on myös velvollinen puhdistamaan roskaantuneen alueen.

9 9 Yli viiden sadan henkilön tilaisuudesta tulee tehdä suunnitelma jätehuollosta. Suunnitelma tehdään vapaamuotoisesti ja toimitetaan kunnan ympäristövirastolle / terveysvalvonnalle. Ohjeita jätehuoltoon - vältä kertakäyttötuotteita ja suosi muun muassa uusiopaperia - käytä tilaisuudessa uudelleenkäytettäviä ja pestäviä astioita - huolehdi, että alueella on tarpeeksi roska-astioita - lajittele jätteet paikallisen jätehuoltoyhtiön ohjeiden mukaan - huolehdi, että tapahtuma-alue siivotaan tapahtuman aikana ja sen jälkeen Kunnan ympäristöviranomainen Maankäyttö Ulkoilmatapahtumien järjestämiseen tarvitaan aina maanomistajan lupa. Kunnan alueella järjestettäviin tapahtumiin maankäyttölupa anotaan kunnan tekniseltä osastolta. Kaupungin omistamissa sisätiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin käyttölupa haetaan tekniseltä virastolta. Muiden sisätilojen vuokraamisesta ja käytöstä sovitaan suoraan tilanomistajan kanssa. Myös tilapäistä mainontaa kuten tienvarsikylttejä varten tarvitaan maanomistajan lupa. Pohjois-Karjalan kuntien tekniset virastot Rakennusturvallisuus Mikäli tapahtumaa varten rakennetaan tilapäisiä rakenteita, tulee niiden turvallisuudesta neuvotella rakennusviranomaisen kanssa, jonka jälkeen kunnan viranomainen päättää, tarvitseeko tilaisuus rakennusluvan. Tapahtumissa rakenteiden kuten lavan tulee olla tapahtumakäyttöön suunniteltuja. Mikäli järjestäjä haluaa käyttää jotakin tilaa tilapäisenä kokoontumistilana, tulee sille hakea toimenpidelupaa kunnalta. Tapahtuman tilaa valittaessa tulee ottaa huomioon tilan pinta-ala suhteutettuna omaan tapahtumaan, alkusammutuskalusto, poistumistiet, sosiaalitilat, tilan turvallisuussuunnitelma ja paikoitusalueet. Pohjois-Karjalan kuntien rakennusviranomainen Meluilmoitus Ulkoilmafestivaaleja, joissa musiikin esittäminen on olennaista, pidetään lain mukaan melua aiheuttavana tilapäisenä toimintana. Jos melun katsotaan olevan erityisen häiritsevää melun voimakkuuden, keston tai ajankohdan vuoksi lähistöllä

10 10 asuville, oleskeleville tai työskenteleville, tapahtuman järjestäjän on tehtävä kirjallinen ilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle. Ilmoituksessa tulee käydä ilmi - tapahtuman järjestäjän tiedot - melun aiheuttamispaikka ja toiminnan kesto - melusta häiriintyvät kohteet, kuten tapahtuman lähiympäristö - meluntorjuntatoimenpiteet - selvitys melunseurannasta ja siitä tiedottamisesta Ympäristönsuojeluviranomaiseen tulee olla yhteydessä reilusti, vähintään kuukausi ennen tapahtumaa. Pohjois-Karjalan kuntien ympäristönsuojeluviranomaiset WC-tilat Yhtenä hyvin järjestetyn tapahtuman merkkinä pidetään vessojen riittävää määrää ja niiden siisteyttä. Yleisölle on varattava riittävä määrä käymälöitä ja käsienpesupisteitä ja niiden sijainti on mietittävä niin, että niitä sijaitsee eri puolilla tapahtuma-aluetta. Opasteiden on oltava selkeitä, jolloin vessat ovat helposti yleisön tavoitettavissa. Käymälöitä tulee varata alla olevan taulukon mukaisesti. Osallistujamäärä Naisille Miehille Näistä liikuntaesteisille < 50 * * * yli osallistujaa, jokaista 250 osallistujaa kohden /1 000 osallistujaa *ohjeellinen Kunnan ympäristöviranomainen / Käymälöiden toimittaja

11 11 Sähköt ja valaistus Etenkin ulkoilmatapahtumissa on kiinnitettävä huomiota sähköturvallisuuteen, joten sähkölaitteet on suojattava sateelta. Sähköasennuksia saavat tehdä vain sähköalan ammattilaiset eikä jatkopistorasioiden käyttöä suositella. Yleisöalueella ei tule olla sähköä yleisön saavutettavissa. Järjestäjän tulee selvittää riittääkö alueen sähkö tapahtuman tarpeisiin vai tuleeko alueelle järjestää erillisiä sähkökeskuksia. Sähköntarve tulee arvioida ennakkoon miettimällä muun muassa mitkä asiat kuluttavat sähköä eniten. Sähkön toimittamisen mahdolliset vakuudet tulee selvittää sähköyhtiöltä, jossa ne selvitetään tapauskohtaisesti. Sähkösuunnitteluun tulee varata riittävästi aikaa ja siinä tulee hyödyntää ammattilaisia. Julkisen valaistuksen pienentämisestä tai lisäämisestä tulee olla yhteydessä kaupungin tekniseen virastoon. Sähkölaitos, kunnan tekninen virasto VEROTUS Vähäisen liiketoiminnan harjoittajat on vapautettu arvonlisäverosta, mutta arvonlisäverollista toimintaa harjoittavan on tehtävä ennen toiminnan aloittamista kirjallinen ilmoitus Savo-Karjalan verovirastolle. Yleinen alv-prosentti on 23% ja myynnin yhteydessä kerätty arvonlisävero tilitetään valtiolle kuukausittain. Kaikki tapahtumajärjestäjät ovat kirjanpitovelvollisia, oli järjestäjä sitten kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö, yhdistys tai avoin yhtiö. Kirjanpidon tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta. Tapahtumaa järjestävää yksityistä henkilöä, joka ei ole kirjanpitovelvollinen, koskee veroilmoitusta varten muistiinpanovelvollisuus. Muistiinpanokirja ja tositteet tulee säilyttää kuusi vuotta. Tapahtuman järjestäjä on verovelvollinen ja järjestäjän maksamat verot ovat yleensä oma-aloitteisia, jolloin veronmaksaja laskee itse maksettavan määrän. Työnantajasuoritukset riippuvat siitä, onko työnantaja satunnainen vai säännöllinen. Satunnaisesti palkkoja maksava työnantaja käyttää eri toimistoista (posti, pankki, verotoimisto) saatavaa oma-aloitteisten verojen tilisiirtolomaketta. Ennakonpidätys toimitetaan palkansaajan verokorttiin merkityn pidätysprosentin mukaan. Mikäli palkansaaja ei ole toimittanut verokorttiaan maksajille, ennakonpidätys on 60 %. Sosiaaliturvamaksun suuruus tulee selvittää vuosittain veroviranomaiselta.

12 12 Palkansaajan tulee saada tosite, josta tulevat ilmi palkat ja niistä toimitetut ennakonpidätykset. Tosite on vapaamuotoinen. On suositeltavaa, että verovirastolle annetaan vuosi-ilmoitus maksetuista palkoista heti työsuhteen päätyttyä. Ilmoitus on jätettävä viimeistään palkanmaksuvuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Lomakkeen vuosi-ilmoitukseen saa verovirastosta. Suomeen enintään kuudeksi kuukaudeksi tulevan ulkomaalaisen Suomesta saamasta tulosta peritään lähdevero. Se on suuruudeltaan 35 %, mikäli työntekijä ei esitä verokorttia, jossa on jokin muu tieto. Taiteilijoiden ja urheilijoiden lähdeveroprosentti on 15. Lähdeveron alaisesta tulosta ei anneta veroilmoitusta Suomeen. Suomeen lyhyeksi aikaa kutsutuille, kuten luennoitsijoille tai asiantuntijoille, joilla on varsinainen työpaikka ulkomailla, voidaan maksaa palkan lisäksi verotta kotimaan päivärahaa. Verotta hänelle voidaan myös korvata tositteelliset majoitusmaksut ja matkaliput. Lähdevero maksetaan poisteista saatavilla tilillepanokortilla. Paikallinen verotoimisto VAKUUTUKSET Työeläkevakuutusmaksut Työnantaja on velvollinen huolehtimaan sekä omista että palkansaajien työeläkevakuutusmaksuista. Tapahtumien työntekijät kuuluvat yleensä taiteilijoiden ja eräiden erityisryhmiin kuuluvien työntekijöiden kuuluvien työntekijöiden eläkelain piiriin. Työeläkemaksun suuruus lasketaan prosentteina työntekijöiden bruttopalkasta ja maksetaan kuukausittain. Työntekijältä peritään palkanmaksun yhteydessä työeläkemaksu. Työeläkemaksu voidaan hoitaa internetin välityksellä tai lomakkeella, joita saa virastoista (posti, vakuutusyhtiö, konttori, työvoimatoimisto, pankit). Etera Muita tapahtumaa varten otettavia vakuutuksia Työnantaja on velvollinen vakuuttamaan työntekijänsä tapaturmavakuutuksella jos työtä tehdään yli 12 henkilötyöpäivää kalenterivuodessa. Lakisääteinen tapaturmavakuutus koskee kaikkia työntekijöitä ja vakuutus tulee ottaa ennen työn alkamista.

13 13 Tapaturmavakuutuksen yhteydessä maksetaan vakuutusyhtiölle myös työttömyysvakuutusmaksu, josta vakuutusyhtiö tilittää maksut edelleen työttömyysvakuutusrahastolle. Useimpien alojen työehtosopimukset velvoittavat, että työnantaja vakuuttaa työntekijänsä myös työntekijäin ryhmähenkivakuutuksella, joka peritään lakisääteisen tapaturmavakuutuksen yhteydessä. Tapahtuman muut vakuutukset ovat vapaaehtoisia, mutta hyvinkin suositeltavia. Tällöin pystytään välttymään ikäviltä seuraamuksilta. Lähtökohtaisesti pitäisi pyrkiä estämään vahingot huolellisella ennakkosuunnittelulla. Suositeltavia vakuutuksia ovat muun muassa: - Vastuuvakuutus, joka peittää tilaisuuden järjestämisestä korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöä tai ulkopuolista kohdanneesta henkilö- tai esinevahingosta. Vastuuvakuutus voi esimerkiksi peittää järjestäjän vastuun muun muassa järjestyksenvalvonnan tai turvallisuuden riittämättömyydestä tai laitteiden tai kalusteiden riittämättömästä kunnosta. Vakuutus ei korvaa tapahtumajärjestäjälle, tämän henkilökunnalle tai talkooväelle sattuneita vahinkoja. - Tapaturmavakuutuksella vakuutetaan tapahtuman talkoohenkilökunta. Palkattu henkilökunta tulee vakuuttaa lakisääteisellä vakuutuksella, joka on esitelty edellä. - Näyttelyvakuutus voidaan rakentaa näyttelyjärjestäjän toiveiden mukaisesti, esimerkiksi kuljetuksen ajaksi (liikenneonnettomuus, haaveri, palo, särkyminen, varkaus), näyttelyn ajaksi (palo, murto, varkaus, vahingonteko etc.). Mikäli tavaran likaantuminen tai särkyminen aiheutuu esittelemisen takia, se ei sisälly vakuutuksen korvauspiiriin Vakuutusyhtiöt TEKIJÄNOIKEUSKORVAUKSET Tapahtumajärjestäjä on velvollinen huolehtimaan lainmukaisista tekijänoikeuskorvauksista. Musiikin esittämiseen tapahtumissa vaaditaan usein sekä tekijänoikeuskorvausten että esittäjäkorvausten maksamista. Maksut perii Esittävien taiteilijoiden ja äänitteiden tuottajien tekijänoikeusjärjestö Gramex ja Säveltäjäin Tekijänoikeustoimisto Teosto ry. Kuvasto sen sijaan edustaa suomalaisia kuvataiteilijoita ja kuvien käyttölupa ja maksut hoidetaan sen kautta.

14 14 Teosto Musiikin esityslupa on haettava ennen tapahtumaa. Elävän musiikin tapahtumaa järjestettäessä tulee tapahtumatuottajan sopia esiintyjän kanssa kumpi ilmoittaa ohjelmatiedot Teostoon. Teosto ohjaa ohjelma- ja laskutustietojen perusteella korvaukset esitettyjen teosten tekijöille. Teoston lupa tarvitaan julkisen sekä elävän että tallennetun musiikin esittämiseen. Julkista esittämistä on melkein kaikki ystävä- ja perhepiirin ulkopuolella tapahtuva musiikin käyttäminen. Mikäli kuka tahansa voi kuunnella esitystä, kuulijoita on paljon tai musiikkia käytetään ansiotoiminnan yhteydessä, katsotaan esittämisen olevan julkista. Sopimus Teoston kanssa tehdään yleensä kun musiikin julkinen esittäminen aloitetaan. Teosto laskuttaa korvaukset tehdyn sopimuksen perusteella. On tärkeää, että Teosto saa ilmoituksen esitetystä musiikista. Esitysilmoitusten perusteella Teosto saa tiedon kuinka paljon ja missä musiikintekijöiden ja kustantajien musiikkia on käytetty, ja joiden mukaan Teosto tilittää korvaukset. Musiikkitiedot ilmoitetaan aina elävästä musiikista ja sopimuksen mukaan myös tallennetusta musiikista. Yleensä esiintyvät artistit ilmoittavat itse esittämänsä musiikin Teostolle. Yleisötilaisuuksissa musiikinesityskorvaus määräytyy pääsymaksutulojen ja ilmaistilaisuuksissa yleisömäärän mukaan. Konserteissa maksu määräytyy pääsylippu- ja ohjelmamyyntitulojen sekä esitettyjen teosten määrän mukaan. Mikäli konsertti on ilmainen, maksu määräytyy yleisömäärän mukaan. Ravintoloissa, kahviloissa, baareissa ja hotelleissa musiikinesityskorvaus lasketaan asiakaspaikkojen ja musiikin käytön mukaan. Majoitustiloissa korvaus määräytyy huoneiden lukumäärän ja yleisissä tiloissa olevan esityslaitteiden määrän mukaan. Teosto Gramex Gramex edustaa esittäviä taiteilijoita ja äänitteiden tuottajia ja valvoo heidän oikeuksiaan. Gramexin tärkein tehtävä on kerätä taiteilijoille ja tuottajille tekijänoikeuslain mukaan kuuluvat korvaukset. Tekijänoikeuslaki velvoittaa, että äänitteellä esiintyville taiteilijoille ja tuottajalle on maksettava korvaus, kun äänitettä esitetään julkisesti. Korvaus maksetaan, kun äänitettä esitetään julkisesti esimerkiksi ravintoloissa, virastoissa, työpaikoilla ja yleisötilaisuuksissa. Korvaus maksetaan riippumatta esityskanavasta, eli tuleeko äänite radiosta, tietokoneelta tai CD-soittimesta. Äänitteiden kopiointi muuhun kuin yksityiseen käyttöön on ehdottomasti kielletty.

15 15 Äänitteiden käyttäjä on velvollinen ilmoittamaan itse järjestämästään tilaisuudesta ja käyttämästään musiikista. Gramex Kuvasto ry Kuvasto edustaa sekä kotimaisia että ulkomaisia kuvataitelijoita ja myy käyttöluvan edustamiensa taiteilijoiden kuviin. Käyttölupa oikeuttaa teoksen käyttämiseen esimerkiksi esitteissä, postikorteissa tai internet-sivuilla. Maksulliset luvat myönnetään käyttölupahakemuksen perusteella. Kuvasto ry TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN MUISTILISTA 1. Aloita tapahtuman suunnittelu ajoissa ja varaa aikaa riittävästi muun muassa lupa-asioiden käsittelyyn. Tarvittavien lupien hankkimisjärjestys 1. maankäyttölupa kaupunki/tekninen virasto 2. anniskelulupa aluehallintovirasto (avi) 1-2 kk 3. ilmoitus yleisötilaisuudesta - poliisi 4. katutyölupa kaupunki/tekninen virasto 5. melulupa - tekninen virasto/ympäristönsuojelu 6. tilapäisten elintarvikkeiden myynti- ja valmistuslupa - ympäristöterveyden huolto 7. turvallisuus - pelastuslaitos Huolehdi tapahtuman turvallisuudesta - järjestyksenvalvonta ja viranomaisyhteistyö Huomioi tapahtuman ympäristöasiat - jätehuolto ja vessat - kestävän kehityksen ajattelu - ympäristövaikutusten minimointi

16 16 Tee ilmoitus käyttämästäsi musiikista Teostolle ja Gramexille sekä huolehdi muista tekijänoikeuskorvauksista Huolehdi tapahtumasi vakuutusasioista ja työnantajavelvoitteista LÄHTEET Eläketurvakeskus Eläkevakuutus velvoittaa työnantajia ja yrittäjiä. Finlex Ajantasainen lainsäädäntö Gramex Julkinen esittäminen. www-sivu Kauhanen Juurakko Kauhanen Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus. WSOY Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Etera Vakuuta vaivatta Eterassa. www-sivu. Kuvasto ry Tekijänoikeus. www-sivu. Poliisi Yleisötilaisuudet ja järjestyksenvalvonta. www-sivu. Punainen Risti Festarityön sivut. www-sivu. Itä-Suomen aluehallintovirasto Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira Anniskelu. Teosto Musiikki tapahtumissa. www-sivu Verohallinto Tietoja työnantajavelvoitteista. www-sivu