SAIRAANHOITOPIIRIN VIESTINTÄ

Transkriptio

1 SAIRAANHOITOPIIRIN VIESTINTÄ Verkkoviestinnän ohjeet tarkennukset

2 1 1 JOHDANTO Yleistä verkkoviestinnästä Verkkoviestinnän kanavat, kohderyhmät ja vastuut Yksityisyyden suoja ja salassapidettävät asiat Kuvien käyttö verkkoviestinnässä Verkkoon kirjoittaminen JULKISET VERKKOPALVELUSIVUT ( 2.1 Määritelmät Verkkopalvelusivuille asetetut tavoitteet Verkkopalvelusivun ulkoasu Yksikkö/osastosivun sisältö Seuranta ja arviointi MEDIKES - TERVEYDENHUOLLON VERKKOPALVELU KESKI-SUOMESSA Tavoitteet Ulkoasu ja sisältö Sisällöntuottaminen MediKes-yhdyshenkilöt, sisällöntuottajat, Trip-ylläpitäjät Palaute SOSKES - SOSIAALIALAN AMMATTILAISTEN YHTEISÖVERKKO KESKI-SUOMESSA10 5. SANTRA - KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN INTRANET Tavoitteet Ulkoasu ja sisältö Sisällöntuottaminen Sisällöntuottajat, ylläpitäjät, TRIP-ylläpitäjät Palaute LIITTEET...12 Liite 1: Verkkoviestintää koskeva lainsäädäntö ja sairaanhoitopiirin ohjeet Liite 2: Malli osaston sivun sisällöksi Liite 3: Tarkemmat ohjeet kuvien käytöstä verkkosivuilla Liite 4: Suostumus tietojen luovuttamiseen Liite 5: Valokuvan käyttölupa - potilaat, omaiset yms Liite 6: Valokuvan käyttölupa - henkilöstö... 19

3 2 1 Johdanto Verkkoviestinnän ohjeet ovat osa Sairaanhoitopiirin viestintä - strategia ja ohjeet asiakirjaa. Ohjeita tarkistetaan tarpeen ja toiminnan muuttumisen mukaan. Ensimmäiset verkkoviestinnän ohjeet annettiin ja niitä tarkennettiin Verkkoviestintää ohjaavat myös yleinen tietosuojalainsäädäntö, sairaanhoitopiirin tietosuojaohjeet sekä muut viestinnän erityisalueiden ohjeet (kriisiviestintä, poikkeusolojen viestintä, suuronnettomuustilanteet, muutosviestintä, graafiset- ja tietosuojaohjeet). Verkkoviestinnän ohjeiden liitteenä on käytännönläheisiä ohjeita sekä erilaisia lomakemalleja. Verkkoviestintäohjeet on laatinut työryhmä, johon ovat kuuluneet hankepäällikkö Eija Häyrinen, järjestelmäasiantuntija Arja Juutilainen, hallintopäällikkö Marja- Leena Kärkkäinen, tietojärjestelmälääkäri Esko Laes, rekrytointipäällikkö Tarja Paunonen ja järjestelmäasiantuntija Atte Tikkanen. 1.1 Yleistä verkkoviestinnästä Verkkoviestinnällä tarkoitetaan tässä yhteydessä Internetissä, MediKesissä ja Santrassa tapahtuvaa viestintää, asiointia ja palvelua. Verkkoviestintä on tärkeä ja lisääntyvä osa sairaanhoitopiirin viestintää. Sairaanhoitopiirin viestintästrategian mukaan viestintä on aktiivista, luotettavaa, vuorovaikutteista ja avointa. Viestintä ottaa huomioon kohderyhmien tiedontarpeet, tiedon oikea-aikaisuuden, ymmärrettävyyden sekä palautteen antamismahdollisuuden. Kirjallinen ja sähköinen viestintä oikein hyödynnettyinä tukevat suullista viestintää. Sähköpostin käytöstä on annettu erilliset ohjeet, jotka löytyvät Santrasta tietohallinnon sivuilta. 1.2 Verkkoviestinnän kanavat, kohderyhmät ja vastuut Sairaanhoitopiirin verkkoviestinnän kanavat ovat: Julkiset verkkopalvelusivut (Internet), MediKes (Ekstranet) Santra (Intranet) Internet on maailmanlaajuinen yleinen tietoverkko. Ekstranet on Internetiä tiedonsiirtovälineenä käyttävä organisaatioiden välinen tietoverkko. Yleensä sen käyttöön vaaditaan erilliset käyttäjätunnukset. Intranet on organisaation sisäinen tietoverkko. Intranetistä on yleensä yhteys myös Internetiin. Santraan voidaan lisäksi perustaa vastuualuekohtaisia, käyttäjätunnistukseen perustuvia yksikkösivuja. Yksikkösivut jakautuvat edelleen kahteen osaan: oman

4 3 vastuualueen käyttäjille tarkoitettuun osioon ja muille sairaanhoitopiirin työntekijöille tarkoitettuun ns. vierailija-osioon. Viestintäkanava Tarkoitus Kohderyhmä Vastuut Julkiset verkkopalvelusivut Sairaanhoitopiiristä tietoa ja palveluita tarvitseville tarkoitettu julkinen verkkoviestinnän väline. Potilaat ja heidän sosiaalinen verkostonsa, väestö, potilasjärjestöt, opiskelijat, tiedotusvälineet, työnhakijat, kunnat ja muut yhteistyötahot sekä muut sairaanhoitopiirin toiminnasta ja palveluista kiinnostuneet. Verkkosivujen päätoimittaja, verkkotoimitus, sivujen omistajat, tietohallintotoimisto MediKes Keski-Suomen alueella toimiva terveydenhuollon ammattilaisten yhteisöverkko Terveyskeskukset, sairaanhoitopiiri, muut sovitut yhteistyötahot Verkkotoimitus, tietohallintotoimisto, sisällöntuottajat, shp:n tiedotuksesta vastaava viranhaltija Santra Sairaanhoitopiirin sisäisen viestinnän väline Sairaanhoitopiirin henkilökunta Verkkotoimitus, tietohallintotoimisto, sisällöntuottajat, shp:n tiedotuksesta vastaava viranhaltija Santran yksikkösivut Vastuualueen sähköisen viestinnän ja arkistoinnin väline Vastuualueen henkilökunta (oma sivustoosuus) Sairaanhoitopiirin henkilökunta (vierailija-osuus) Vastuualue, tietohallintotoimisto, verkkotoimitus Verkkoviestinnän kanavat, kohderyhmät ja vastuut Verkkosivujen päätoimittaja on sairaanhoitopiirin viestinnästä vastaava viranhaltija. Verkkotoimitus ohjaa verkkoviestintää ja vastaa sen kehittämisestä. Omistajat vastaavat oman alueensa verkkosivujen sisällöstä. Oma alue on esim. vastuualue tai erikoisala. Omistaja voi olla työryhmä tai erikseen nimetty henkilö, esim. vastuualueen johtaja tai ylilääkäri.

5 4 Verkkosivujen sisällöntuottajat suunnittelevat ja laativat yleisten ohjeiden perusteella oman alueensa verkkosivujen sisällön. Ylläpitäjät siirtävät teknisesti sisällön verkkosivuille sekä päivittävät tarvittaessa verkkosivuja. 1.3 Yksityisyyden suoja ja salassapidettävät asiat Verkkoviestinnässä on huomioitava yksityisyyden suojaan, salassapitoon, ja tietosuojaan liittyvät säännökset ja sairaanhoitopiirin ohjeet (säädösluettelo ohjeiden lopussa). On huomioitava mm, että: Julkisuuslaki ja henkilötietolaki vaikuttavat henkilörekistereiden ja henkilötietojen käsittelyyn Internetissä. Ne koskevat erityisesti yksityishenkilöihin liittyviä henkilörekistereitä, jolloin tarkoitus on suojata yksityisyyttä. Yksittäistä potilasta koskevia asioita ei missään muodossa saa käsitellä verkkoviestinnän kanavissa. Verkkosivuilla olevissa toimielinten esityslistoissa ja pöytäkirjoissa ei saa olla henkilötunnuksia, arkaluonteisia henkilötietoja, yksityishenkilöiden osoite-, puhelin eikä muitakaan yhteystietoja. Työntekijän nimi, virka-asema, työsähköposti ja työpuhelinnumero voidaan julkaista julkisilla verkkopalvelusivuilla, ellei työntekijä sitä nimenomaisesti kiellä. Jos verkkopalvelusivuilla julkaistaan henkilön nimen lisäksi muita henkilötietoja (kotiosoite, kotipuhelinnumero, valokuva) on henkilöltä pyydettävä tähän suostumus. Suostumus tietojen luovuttamiseen liitteenä 4 ja erillinen valokuvan käyttölupa liitteenä 5. Kunnallisessa luottamustehtävässä olevan henkilön nimi, luottamustoimi ja puoluejäsenyys voidaan julkaista verkkopalvelusivuilla ilman suostumusta. Muiden luottamushenkilön yhteystietojen julkaisemiseen, samoin valokuvien julkaisemiseen vaaditaan suostumus (liite 4). 1.4 Kuvien käyttö verkkoviestinnässä Yleiset tekijänoikeussäännöt koskevat myös kuvien käyttöä verkkopalvelusivuilla. Yleissääntönä on se, että potilaita koskevia kuvia ei saa käyttää sairaanhoitopiirin verkkopalvelusivuilla. Jos perustellusta syystä tämä nähdään tarpeelliseksi, potilaalta on pyydettävä kuvan käyttöön kirjallinen suostumus. Henkilötietolain mukaan työntekijältä on pyydettävä lupa, jos kuvia käytetään Internet-sivuilla. Tarkemmat ohjeet kuvien käytöstä, tiedostomuodoista ja koosta on liitteenä 3. Valokuvan käyttölupalomake on liitteenä 5.

6 5 1.5 Verkkoon kirjoittaminen Vain harvat kirjalliset tekstit ovat sellaisenaan siirrettävissä verkkopalvelusivuille. Verkkokielen tulee olla sujuvaa ja yleistajuista. Pääperiaatteena on, että alkuun tulee tärkein tieto ja loppuun vähemmän tärkeä. Tästä johtuen verkkosivuille tarkoitettua tekstiä voidaan lyhentää ja usein näin on parasta tehdäkin. Lyhenteiden käyttöä tulee kuitenkin välttää, myös ammattinimikkeissä. Se mikä omassa työyhteisössä on kaikille selvä lyhenne, ei lukijalle välttämättä sitä ole (esim. osastonylilääkäri, oyl). Verkkotekstissä suositaan lyhyitä kappaleita ja tärkeiden asioiden korostamista lihavoinnilla, ei alleviivauksella. Alleviivaus mielletään verkkotekstissä linkiksi.

7 6 2 Julkiset verkkopalvelusivut ( 2.1 Määritelmät Verkkopalvelusivut on sairaanhoitopiiristä tietoa ja palveluita tarvitseville tarkoitettu julkinen verkkoviestinnän väline. Sivujen kohderyhminä ovat potilaat ja heidän sosiaalinen verkostonsa, väestö, potilasjärjestöt, opiskelijat, tiedotusvälineet, työnhakijat, kunnat ja muut yhteistyötahot sekä muut sairaanhoitopiirin toiminnasta ja palveluista kiinnostuneet. Sairaanhoitopiirin verkkopalvelusivujen osoite on Sairaanhoitopiirin verkkopalvelusivut eivät sisällä sananvapauslaissa tarkoitettua verkkojulkaisua. Verkkosivujen päätoimittaja Verkkotoimitus Omistajat Verkkosivujen päätoimittajana on sairaanhoitopiirin viestinnästä vastaava viranhaltija. Verkkotoimitus ohjaa verkkoviestintää ja vastaa sen kehittämisestä. Sairaanhoitopiirin johtoryhmä nimeää verkkotoimituksen jäsenet. Omistajat vastaavat oman alueensa verkkosivujen sisällöstä. Oma alue on esim. vastuualue tai erikoisala. Omistaja voi olla työryhmä tai erikseen nimetty henkilö, esim. vastuualueen johtaja tai ylilääkäri. Sisällöntuottaja/sisällöntuottajat Verkkosivujen sisällöntuottajat suunnittelevat ja laativat yleisten ohjeiden perusteella oman alueensa verkkosivujen sisällön. Ylläpitäjät Ylläpitäjät siirtävät teknisesti sisällön verkkosivuille sekä päivittävät tarvittaessa verkkosivuja. 2.2 Verkkopalvelusivuille asetetut tavoitteet Kaikki sairaanhoitopiirin verkkopalvelusivut on ulkoasultaan ja sisällöltään laadittava niin, että ne tunnistetaan sairaanhoitopiirin tuottamiksi sivuiksi. Kaikista yksiköistä ja toiminnoista tiedotetaan vähintään perustiedot (malli osaston sivun sisällöksi liitteenä). Sivujen tulee olla palautteen ja sähköisen asioinnin mahdollistavia. Lisäksi sivujen tulee olla ajantasaisia asiallisia ja luotettavia esteettömiä (mm. näkövammaisten saavutettavissa)

8 7 löydettäviä palvelevia (sisällön kattavuus, ajantasaisuus, informatiivisuus) 2.3 Verkkopalvelusivun ulkoasu Sairaanhoitopiirin verkkopalvelusivut toteutetaan NetCommunity ohjelmistolla. Yhtenäinen ulkoasu toteutetaan ohjelmallisesti tyylitiedostoilla ja lisäksi ylläpitäjiä ohjeistamalla. Sivuista tehdään myös tekstiversio, joka mahdollistaa sivujen käytön mm. näkövammaisten lukulaitteilla ja mobiililaitteilla. 2.4 Yksikkö/osastosivun sisältö Sivun sisältöä suunniteltaessa on tärkeintä pitää mielessä se, mitä potilas, hänen omaisensa tai muu kohderyhmään kuuluva haluaisi sivuilta löytää. Yksikkö- ja osastosivujen tulee olla selkeitä, tiiviitä ja ulkoasultaan yhtenäisiä. Yhteystiedot pitäisi löytyä helposti ja sisällön tulisi olla laadukasta - mieluummin vähän, mutta hyvää. Tärkeäksi osaksi yksikkösivua muodostuvat ns. toimipaikka, sen tarjoamat palvelut ja niiden saatavuus. Tästä kokonaisuudesta muodostuu automaattinen palvelu- ja toimipaikkahakemisto. Malli yksikön/osaston sivun sisällöksi tehdään kun valtakunnallinen palveluluokitus on käytössä. Myös asiakkaiden toiveet pyritään huomioon (kansalaisfoorumi). (Lisätty /aj) 2.5 Seuranta ja arviointi Sivujen kautta tuleva yleinen palaute ohjataan sairaanhoitopiirin viestinnästä vastaavalle viranhaltijalle. Tekninen, sivujen toimintaa koskeva palaute ohjataan sairaanhoitopiirin tietohallintoon. Jos käyttäjä haluaa vastauksen palautteeseensa, häntä pyydetään ilmoittamaan sitä varten sähköpostiosoitteensa. Verkkopalvelusivuja kehitetään palaute huomioiden. Sivujen kävijämääriä ja käyttöä seurataan ja raportoidaan säännöllisesti verkkotoimitukselle ja sivujen omistajille. Verkkotoimitus raportoi vuosittain sairaanhoitopiirin johtajaa verkkoviestinnän kehittymisestä.

9 8 3 MediKes - terveydenhuollon verkkopalvelu Keski-Suomessa MediKes on Keski-Suomen terveydenhuollon ekstranet-verkkopalvelu, joka toimii suljetussa verkossa ja edellyttää jokaisen käyttäjän henkilökohtaista kirjautumista. MediKes-palveluja käyttävät Keski-Suomen sairaanhoitopiirin sekä kaikkien Keski- Suomen maakunnan terveyskeskusten ja terveyskeskuskuntayhtymien terveydenhuollon ammattilaiset. Lisäksi käyttäjinä on erillisten sopimusten perusteella muita julkishallinnon toimijoita. MediKes-palvelujen osoite on MediKes-käyttäjillä on pääsy myös SosKes-palveluihin (kts. kohta 4.) MediKes-palveluita ylläpitää ja hallinnoi Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tietohallinto. 3.1 Tavoitteet MediKes on verkossa toimiva virtuaaliyhteisö, joka mahdollistaa keskisuomalaisen terveydenhuollon väen verkottumisen ja verkostoitumisen. Keskeisenä tavoitteena on viestinnän edistäminen ja tehostuminen. Viestinnän ajantasaisuus saavutetaan aktiivisella palvelujen käytöllä. Viestintä tapahtuu sähköisessä muodossa ja sähköisesti julkaistuun materiaaliin käydään tutustumassa aktiivisesti. Tavoitteena on, että MediKesin sisältö on ajantasaista, luotettavaa, löydettävää ja palvelevaa. 3.2 Ulkoasu ja sisältö MediKes-järjestelmä on toteutettu NetCommunity -julkaisujärjestelmällä ja toimii samassa ympäristössä sairaanhoitopiirin verkkoviestinnän kanavien kanssa. MediKesin ulkoasu noudattelee sairaanhoitopiirin verkkosivustojen graafista ilmettä. MediKesin etusivulta löytyvät ajankohtaiset uutiset, tiedotteet, tapahtumat ja koulutukset. Käyttäjillä on etusivulta myös pääsy eri sovelluksiin (Konsu, EcoMed) ja muiden organisaatioiden tarjoamiin palveluihin (mm. Terveysportti). Muu MediKesin sisältö on eri tavoin terveydenhuollon ammattilaisen työtä tukevaa tietoa (mm. hoito- ja potilasohjeet, tilastot ja raportit jne.) MediKes muodostaa palveluportin, joka mahdollistaa jatkossakin uusien palvelujen liittämisen verkkoon. Tärkeä osa sisältöä ovat eri organisaatioiden toimipaikat, niiden tarjoamat palvelut sekä niiden saatavuus. Tästä kokonaisuudesta muodostuu koko Keski- Suomen alueen terveydenhuollon ammattilaisten palvelu- ja toimipaikkahakemisto. Palveluhakemisto on yhteinen muiden samassa ympäristössä olevien sivustojen kanssa (SosKes, sairaanhoitopiirin Intranet eli Santra, Jämsän seudun terveydenhuollon ky:n intranet eli Vinkki ja Saarijärven- Karstulan seudun terveydenhuollon intranet eli Saka.)

10 9 3.4 Sisällöntuottaminen MediKesin sisällöntuotannon päävastuu on Keski-Suomen sairaanhoitopiirillä, mutta tavoitteena on, että sisältöä tuottaisivat kaikki sisällöntuottajat eri MediKes-organisaatioissa. Sisällöntuotanto-oikeudet määritellään käyttäjäryhmillä. Eri intranettien sisällöntuottajat voivat tuottaa sisältöä samanaikaisesti sekä omaan intranettiinsa että MediKesiin MediKes-yhdyshenkilöt, sisällöntuottajat, Trip-ylläpitäjät Medikes-yhdyshenkilöt Kaikissa käyttäjäorganisaatioissa on yksi tai useampi MediKes-yhdyshenkilö. He toimivat linkkinä sairaanhoitopiirin ja oman organisaationsa välillä, selvittävät erilaisia yhteysongelmia ja huolehtivat oman organisaationsa käyttäjähallinnasta. MediKes-yhdyshenkilöitä on yhteensä noin 30. Sisällöntuottajat, TRIP-ylläpitäjät Sisällöntuottajat tuottavat MediKesin uutiset, tiedotteet, tapahtumat, koulutukset ja muun sisällön. Sairaanhoitopiirin koulutusyksikön järjestämät alueelliset ja valtakunnalliset koulutukset siirtyvät MediKesiin suoraan ehrmtrainingkoulutusjärjestelmästä. TRIP-tietokannan (potilas- ja hoito-ohjeet, sopimusohjausraportit, pöytäkirjat yms), sisältötuotannosta vastaavat TRIP-ylläpitäjät Palaute MediKes-sivujen kautta tuleva sairaanhoitopiirin toimintaa ja palveluja koskeva palaute ohjataan sairaanhoitopiirin viestinnästä vastaavalle viranhaltijalle. Medikes-palveluja koskeva palaute ohjataan sairaanhoitopiirin tietohallintoon. Käyttäjä voi antaa palautteen myös nimettömänä. MediKesiä kehitetään palaute huomioiden ja sivujen kävijämääriä ja käyttöä seurataan.

11 10 4 SosKes - sosiaalialan ammattilaisten yhteisöverkko Keski-Suomessa Yhteistyössä Keski-Suomen Sosiaalialan Osaamiskeskuksen ja Jyväskylän maalaiskunnan kanssa on valmisteilla Keski-Suomen sosiaalialan ammattilaisten verkkopalvelu SosKes. Soskes toimii suljetussa verkossa ja edellyttää jokaisen käyttäjän henkilökohtaista kirjautumista eli on sosiaalialan ammattilaisten ekstranet-palvelu. MediKesillä ja SosKesilla tulee olemaan yhteinen kirjautumissivu ja SosKes-käyttäjillä on pääsy myös MediKes-palveluihin. SosKes-palvelujen osoite on SosKes-palveluita ylläpitää ja hallinnoi Keski-Suomen Sosiaalialan Osaamiskeskus ja Jyväskylän maalaiskunta.

12 11 5. Santra - Keski-Suomen sairaanhoitopiirin intranet Santra on Keski-Suomen sairaanhoitopiirin Intranet-verkkopalvelu, joka toimii suljetussa verkossa ja edellyttää jokaisen käyttäjän henkilökohtaista kirjautumista. Santra- ja MediKes -palvelut avautuvat yhteisellä käyttäjätunnuksella siten, että Santra-palvelut avautuvat vain sairaanhoitopiirin henkilöstölle. Santra-käyttäjillä on pääsy myös SosKes-palveluihin (kts. kohta 4.) Santra-palvelujen osoite on Santra-palveluita ylläpitää ja hallinnoi Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tietohallinto Tavoitteet Santra-palvelujen keskeisenä tavoitteena on viestinnän edistäminen ja tehostuminen. Viestinnän ajantasaisuus saavutetaan aktiivisella palvelujen käytöllä. Viestintä tapahtuu sähköisessä muodossa ja sähköisesti julkaistuun materiaaliin käydään aktiivisesti tutustumassa. Tavoitteena on, että Santran sisältö on ajantasaista, luotettavaa, löydettävää ja palvelevaa Ulkoasu ja sisältö Santra, MediKes, sairaanhoitopiirin julkiset verkkopalvelusivut sekä tulevat SosKes-palvelut toimivat samassa NetCommunity-ympäristössä. Santran ulkoasu noudattaa sairaanhoitopiirin verkkosivustojen graafista ilmettä. Santran etusivulta löytyvät ajankohtaiset uutiset, tiedotteet, tapahtumat ja koulutukset. Santra-palveluista löytyvät eniten käytetty muu sisältö (ruokalistat, viikkotieto, tieteellinen kirjasto jne.) sekä pääsy eri sovelluksiin (koulutusjärjestelmä, toiminnan suunnittelu ja seuranta, tietovarasto jne.) sekä muiden organisaatioiden tarjoamiin palveluihin (mm. Terveysportti). Muu Santran sisältö on eri tavoin sairaanhoitopiirin työntekijöiden työtä tukevaa sisältöä (mm. piirin tietopankki, henkilöstöhallinnon ohjeet, hallinnon asiakirjat, rekrytointi, hoito- ja potilasohjeet, jne.) Santra muodostaa sairaanhoitopiirin sisäisen palveluportin, joka mahdollistaa jatkossakin uusien palvelujen liittämisen verkkoon. Tärkeä osa sisältöä ovat eri organisaatioiden toimipaikat, niiden tarjoamat palvelut sekä niiden saatavuus. Tästä kokonaisuudesta muodostuu koko Keski- Suomen alueen terveydenhuollon ammattilaisten palvelu- ja toimipaikkahakemisto. Palveluhakemisto on yhteinen muiden samassa ympäristössä olevien sivustojen kanssa (MediKes, SosKes, Jämsän seudun terveydenhuollon ky:n intranet eli Vinkki ja Saarijärven-Karstulan seudun terveydenhuollon intranet eli Saka.) 5.3. Sisällöntuottaminen Sairaanhoitopiirin verkkopalvelusivut muodostavat kokonaisuuden, jolla on yhteinen sisällöntuotanto. Kokonaisuuteen kuuluu julkiset verkkopalvelusivut,

13 12 MediKes, Santra ja yksikön omat sivut. Erillisenä dokumenttiarkistona on TRIPtietokanta. Sisällöntuottaja voi tehdä sisältöä samanaikaisesti kaikkiin viestinnän kanaviin ja myös niin, että sisällöstä vain tietty osaa julkaistaan julkisilla verkkosivuilla ja muu osa Santrassa ja/tai MediKesissä. Sisällöntuotanto-oikeudet määritellään käyttäjäryhmillä Sisällöntuottajat, ylläpitäjät, TRIP-ylläpitäjät Sisällöntuottajat tuottavat Santraan uutiset, tiedotteet, tapahtumat, koulutukset ja muun sisällön. Sairaanhoitopiirin koulutusyksikön järjestämät alueelliset ja valtakunnalliset koulutukset siirtyvät Santraan suoraan ehrmtrainingkoulutusjärjestelmästä. TRIP-tietokannan (potilas- ja hoito-ohjeet, pöytäkirjat yms), sisältötuotannosta vastaavat TRIP-ylläpitäjät Palaute Santra-sivujen kautta tuleva sairaanhoitopiirin toimintaa ja palveluja koskeva palaute ohjataan sairaanhoitopiiirin viestinnästä vastaavalle viranhaltijalle. Santra-palveluja koskeva palaute ohjataan sairaanhoitopiirin tietohallintoon. Käyttäjä voi antaa palautteen myös nimettömänä. Santra-palveluja kehitetään palaute huomioiden ja sivujen kävijämääriä ja käyttöä seurataan. 6 Liitteet Liite 1, Verkkoviestintää koskevasta lainsäädäntö Liite 2, Malli vuodeosaston sivun sisällöksi Liite 3, Tarkemmat ohjeet kuvien käytöstä verkkosivuilla Liite 4, Suostumus tietojen luovuttamiseen Liite 5, Valokuvan käyttölupa - potilaat, omaiset Liite 6, Valokuvan käyttölupa - henkilöstö

14 13 Liite 1: Verkkoviestintää koskeva lainsäädäntö ja sairaanhoitopiirin ohjeet Suomen perustuslaki 731/1999: jokaisella on perusoikeus tietoon ja hyvään hallintoon Julkisuuslaki ja tätä koskeva shp:n yleiskirje 7/2001 Kuntalaki (365/1995) Hallintolaki (434/2003) Henkilötietolaki (523/1999) ja tätä koskeva shp:n yleiskirje 8/2001 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003) Laki yksityisyyden suojasta (759/2004) Sairaanhoitopiirin tietosuojakäsikirja, päivitetty 8/2006 (kts. jäljempänä shp:n yleiskirje 9/2004) Sairaanhoitopiirin tietoturvaohje Sairaanhoitopiirin tietoturvapolitiikka, kesäkuu 2005 Sairaanhoitopiirin yleiskirje 9/2004, Potilashoidon tietosuoja Keski- Suomen sairaanhoitopiirissä, tietosuojakäsikirja Sananvapauslaki ja kuntien Internet-palvelut (460/2003) Tekijänoikeuslaki (404/1961) ja muutokset 748/1998 saakka Sopimus yhteistoimintamenettelystä

15 14 Liite 2: Malli osaston sivun sisällöksi Yleistä Sairaanhoitopiirin graafisten ohjeiden mukaan sivujen perusfontti on Verdana 10, joka tulee tekstin fontiksi automaattisesti julkaisujärjestelmän (NetCommunity) tyylitiedostosta. Toimipaikka, palvelut, saatavuus Osastojen ja yksikköjen verkkosivut tehdään jatkossa käyttäen hyväksi julkaisujärjestelmän toimipaikka-sisältödokumenttia. Toimipaikkaan voidaan soveltuvin osin liittää myös palvelut ja niiden saatavuus. Näillä sisältödokumenteilla voidaan tuottaa tietoa sekä julkisille verkkopalvelusivuille että MediKesiin ja Santraan siten, että sisäiset tiedot eivät näy internetissä. Toimipaikka-sisältödokumentilla voidaan kertoa mm. - toimipaikan nimi - kuva - katuosoite karttalinkillä (osoitetta klikattaessa aukeaa selainikkuna, jossa toimipisteen sijainti näkyy Jyväskylän opaskartalla). - aukioloaika - käyntiosoite - postiosoite - laskutusosoite - puhelinvaihteen numero - suora puhelinnumero - sisäinen puhelinnumero - faksin numero - faksin numero sisäisesti - sähköpostiosoite - johtajan/vastuuhenkilön tiedot - pääsy liikuntaesteisille (kyllä/ei/ei tiedossa) - helppo pääsy näkövammaisilla (kyllä/ei/ei tiedossa) - induktiosilmukka kuulovammaisille (kyllä/ei tiedossa) - linkit ja liitteet - www-osoite Toimipaikkaan voidaan liittää ns. saatavuustiedoilla palvelukuvaukset. Palvelukuvaus-sisältödokumentissa kerrotaan mm. palvelun nimi, synonyymini, palvelun tuottaja, käsittelyaika, asiakkaan opastus jne. Palvelukuvausten luokittelu on järkevää tehdä vasta sitten kun valtakunnallinen palveluluokitus on käytettävissä. Saatavuus-tiedoilla tarkennetaan palvelua mm. kohderyhmällä, hinnalla, ajankohtaisella saatavuudella, yhteyshenkilöllä jne.

16 15 Osaston sivuilta pitäisi löytyä Tarkista, että sivuilta löytyy yksiköstä riippuen ja soveltuvin osin alla olevat tiedot: sijainti ja osoite (karttalinkki Jyväskylän opaskartan kattamalla alueella) lyhyt yleiskuvaus toiminnasta yksikön vastaavien nimet ja yhteystiedot - ei suoria sähköpostiosoitteita yhteystiedot hoidonvaraukseen ja osastolle saapumiseen liittyville tiedusteluille yhteystiedot hoitoon liittyville tiedusteluille yhteystiedot omaisten vointiin liittyville tiedusteluille osaston päiväohjelma vierailut - vierailuajat - osastokohtaiset ohjeet vierailijoille - mahd. osastokohtaiset rajoitukset ja perusteet niille (tartuntataudit, lapset, kukat) puhelimen käyttöön liittyvät ohjeet - ohje soitettaessa suoraan potilaspuhelimeen - potilaspuhelimen käyttöohjeet (linkki yleisiin ohjeisiin) - matkapuhelimen käyttöohjeet ja mahdolliset rajoitukset potilashuoneet ja osaston rakenne: huoneiden määrä, koko, huoneiden varustustaso, päiväsali, hiljentymishuone jne. oheispalveluihin (kahviot, otto-automaatti, kirjasto, parturi-kampaamo, posti) - erillinen sivu ja linkitykset tupakointi sairaalassa (linkki yleisohjeeseen) informaatio omahoitaja-järjestelmästä, jos omahoitaja-järjestelmä kuuluu osaston toimintaan omaisen osallistuminen Yhteisiä tietoja, kuten esim. maksut, sosiaalityöntekijät, potilaan oikeudet, sairaalapapit, kartat ym. ei kannata laittaa osaston/poliklinikan sivustolle, vaan hoitaa tiedot linkityksellä. Osaston/yksikön verkkosivu ei saa sisältää Osaston sivulle ei ole hyvä laittaa pitkiä visioita ja toimintaperiaatteita. Sivuilla ei myöskään ole hyvä olla sairauksien yksityiskohtaisia kuvauksia. Sivuille ei ole syytä laittaa koko henkilökuntaluetteloa toiminnasta vastaavien tiedot ja yhteystiedot riittävät. Sivujen sisältöä laadittaessa on hyvä muistaa verkkoviestinnän kanavat. Sellaista tietoa, minkä välittämiseen esim. MediKes-verkko on oikeampi paikka, ei tulisi laittaa osaston sivulle. Sivuille ei saa laittaa sähköpostiosoitteita, koska erilaiset haittapostia lähettävät ohjelmat imuroivat niitä julkisilta sivuilta ja aiheuttavat ylimääräistä roska- ja viruspostia. Yleinen sähköpostiosoitteiden muoto voidaan mainita (etunimi.sukunimi@ksshp.fi).

17 16 Liite 3: Tarkemmat ohjeet kuvien käytöstä verkkosivuilla Kohtuullisesti käytettynä kuvat elävöittävät verkkopalvelusivua. Kuitenkin kuvien käytössä tulee huomioida kuvien sivuston latautumista hidastava vaikutus, minkä johdosta käytössä kannattaa käyttää harkintaa. Selaimet pystyvät toistamaan.jpg,.gif tai.png muotoon tallennetut kuvat. Digikameralla tai skannerilla digitaaliseen muotoon muutettu kuva tulee aina käsitellä jollakin kuvankäsittelyohjelmalla. Kuva tallennetaan em. muotoiseksi ja yleensä sen fyysistä kokoa pitää aina pienentää sekä pakata kuva tiedostokooltaan pienemmäksi. Sairaanhoitopiirin verkkosivuilla suositetaan kuvien kooksi korkeintaan: - noston kuva 88 x 88 pikseliä (kuvapistettä) - muut kuvat 300 x 300 pikseliä - max 50 kt per kuva Kuvista voi käyttää myös pikkukuvia, ns. thumbnail kuvia, joita klikkaamalla käyttäjä voi ladata isomman kuvan. Kuvat tallennetaan NetCommunity -ohjelmiston ao. dokumenttikirjastoon.

18 17 Liite 4: Suostumus tietojen luovuttamiseen SUOSTUMUS TIETOJEN LUOVUTTAMISEEN Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä kunnallisten luottamushenkilöiden ja työntekijöiden yhteystietoja käytetään mm. tiedotuslehdissä, tiedotteissa, uutisissa, esitteissä sekä sähköisillä verkkopalvelusivuilla Internetissä, Ekstranetissä (MediKes) ja Intranetissä (Santra). Työntekijän nimi, virka-asema, työsähköposti ja työpuhelinnumero voidaan julkaista niissä tehtävissä, joissa se on työn hoitamisen kannalta välttämätöntä. Työntekijän valokuvan julkaisemisesta on erilliset ohjeet (kts. liite 6: Valokuvan käyttölupa). Kunnallisessa luottamustehtävässä olevan henkilön nimi, luottamustoimi ja puoluejäsenyys voidaan julkaista ilman suostumusta. Muiden luottamushenkilön yhteystietojen julkaisemiseen vaaditaan suostumus. Tälle lomakkeelle kirjataan kunnallisen luottamushenkilön suostumus häntä koskevien tietojen luovuttamiseksi sairaanhoitopiirin edellä mainittuihin tarkoituksiin. Annan suostumukseni sille, että seuraavia minua koskevia yhteystietoja voi käyttää sairaanhoitopiirin edellä mainittuihin tarkoituksiin. Suostumus on voimassa vaalikauden loppuun saakka. Postiosoite Kotipuhelinnumero Työpuhelinnumero Matkapuhelinnumero Telefax -numero Sähköpostiosoite Valokuva Merkitse rasti niiden tietojen kohdalle, jotka voi luovuttaa Merkitse rasti niiden tietojen kohdalle, joita ei voi luovuttaa Päiväys..20 Paikka Allekirjoitus: Nimen selvennys: Lomake täytetään kunnallisen luottamushenkilön aloittaessa luottamustoimensa hoitamisen sairaanhoitopiirissä ja allekirjoitettu suostumuslomake säilytetään osoitteessa: KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRI Sairaanhoitopiirin toimisto, rak. 6/ JYVÄSKYLÄ

19 18 Liite 5: Valokuvan käyttölupa - potilaat, omaiset yms. VALOKUVAN KÄYTTÖLUPA - POTILAAT, OMAISET YMS. Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä kuvia käytetään elävöittämään ja havainnollistamaan mm. tiedotuslehtiä, tiedotteita, uutisia, esitteitä sekä sähköisiä verkkopalvelusivuja Internetissä, Ekstranetissä ja Intranetissä. Tälle lomakkeelle kirjataan yksityishenkilön suostumus (potilaat, omaiset yms.) häntä esittävien valokuvien käyttämiseksi Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tarpeisiin. Lupa pyydetään myös sairaanhoitopiirille luovutettujen kuvien käytölle. Kuvankäyttölupa voi koskea yhtä tai useampaa käyttötarkoitusta. Teknisesti alkuperäinen kuva voi olla sähköinen digitaalikuva, videokuva, diavalokuva tai paperivalokuva. Käyttölupa koskee kaikkia samasta tilanteesta tai henkilöstä otettuja rinnakkaiskuvia. Kuvankäyttölupaa ei tarvitse pyytää asemansa takia julkisissa tilaisuuksissa esiintyviltä henkilöiltä, kun kuvan käyttö liittyy tilaisuuden uutisointiin. KUVAN KÄYTTÖTIEDOT (yliviivaa tarpeeton tieto): Lupa koskee: Uutta kuvaa/vanhan kuvan luovutusta Kuvan otto/luovutuspäivä:. 20 Valokuvaaja (jos tiedossa): Alkuperäiskuvan laatu: Digitaalikuva/Diakuva/Paperikuva/Videokuva/Muu Kuvattavan nimen: saa mainita/ei saa mainita Kuvan käyttö: 1) Luovutan täydet kuvaoikeudet sairaanhoitopiirille 2) Kuvaa saa käyttää vain seuraavassa tarkoituksessa: Internet/Ekstranet/Intranet/Henkilöstölehti/Esite/Esitysaineisto/Opetusaineisto/Vuosikertomus/ Videoesitys/Jokin muu, mikä: Artikkeli/aihe/verkkosivu tms. jossa kuva julkaistaan: Muita tietoja: Lupa on voimassa toistaiseksi/..20 asti (yliviivaa tarpeeton). Tätä lomaketta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi suostumuksen antajalle tai hänen holhoojallensa ja yksi Keski-Suomen sairaanhoitopiirille. Sairaanhoitopiirissä lupalomake säilytetään hallinnollisessa arkistossa. Päiväys..20 Paikka Allekirjoitus: Nimen selvennys:

20 19 Liite 6: Valokuvan käyttölupa - henkilöstö VALOKUVAN KÄYTTÖLUPA - HENKILÖSTÖ Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä kuvia käytetään elävöittämään ja havainnollistamaan mm. tiedotuslehtiä, tiedotteita, uutisia, esitteitä sekä sähköisiä verkkopalvelusivuja Internetissä, MediKesissä ja Santrassa. Sairaanhoitopiirin henkilöstön kuvia käytetään ilman kirjallista lupaa, mikäli ne liittyvät julkisen viran tai toimen harjoittamiseen. MediKesissä ja Santrassa henkilökortin valokuva voidaan julkaista osana yhteystietoja. Henkilöllä on kuitenkin halutessaan oikeus kieltää kuvansa käyttö. Henkilökortin lupalomake täytetään henkilökorttikuvauksen yhteydessä ja säilytetään henkilöstötoimistossa. Muut henkilöstön kuvia koskevat luvat säilytetään hallinnollisessa arkistossa. 1) HENKILÖKORTTIKUVA Annan luvan julkaista henkilökorttikuvani Mitä Kuuluu -henkilöstölehdessä Kiellän henkilökorttikuvani julkaisemisen missään yhteydessä 2) MUU HENKILÖSTÖÄ KOSKEVA KUVA (yliviivaa tarpeeton) Lupa koskee: Uutta kuvaa/vanhan kuvan luovutusta Kuvan otto/luovutuspäivä:. 20 Valokuvaaja(jos tiedossa): Alkuperäiskuvan laatu: Digitaalikuva/Diakuva/Paperikuva/Videokuva/Muu Kuvattavan nimen: saa mainita/ei saa mainita Kuvan käyttö: 1) Luovutan täydet kuvaoikeudet sairaanhoitopiirille 2) Kuvaa saa käyttää vain seuraavassa tarkoituksessa: Internet/MediKes/Santra/Henkilöstölehti/Esite/Esitysaineisto/Opetusaineisto/Vuosikertomus/ Videoesitys/Jokin muu, mikä: Artikkeli/aihe/verkkosivu tms. jossa kuva julkaistaan: Muita tietoja: Lupa on voimassa toistaiseksi/..20 asti (yliviivaa tarpeeton). Tätä lomaketta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi suostumuksen antajalle ja yksi Keski-Suomen sairaanhoitopiirille. Päiväys..20 Allekirjoitus: Virkanimike ja nimen selvennys: