Muutosviestintätiimi

Transkriptio

1 Aika: , klo: 12:00 Paikka: Satakunnan ELY-keskus, kokoustila Areena (Valtakatu 12, C-porras, 6. krs) Etäyhteys: ELY virtuaalihuone 05 (PIN #, pj #, puh ) Paikalla: x Puheenjohtaja Vesiluoma Timo, Satakuntaliitto - Varapuheenjohtaja Mäkilä Jukka, Satakuntaliitto x Sihteeri Leino Tiina, Satakuntaliitto x Hietala Kari, sihteeri valmisteluryhmästä Aluekehitys ja strateginen suunnittelu x Vähäsantanen Saku, Satakuntaliitto, sihteeri valmisteluryhmästä Aluekehitys ja strateginen suunnittelu x Jortikka Anne, Satakunnan ELY-keskus, sihteeri valmisteluryhmästä Elinkeino- ja työllisyyspalvelut/kasvupalvelut x Pukkila Timo, Satakunnan ELY-keskus, sihteeri valmisteluryhmästä Maaseutupalvelut x Susanna Roslöf (Savola Anne), Satakuntaliitto, sihteeri valmisteluryhmästä Alueiden käyttö, luonnonvarat ja liikenne x Jenni Koskialho (Torvinen Mirva), Satapelastus, sihteeri valmisteluryhmästä Turvallisuus ja varautuminen & Satapelastus viestintä - Oja Outi, Satakuntaliitto, sihteeri valmisteluryhmästä Talous- ja henkilöstöhallinto, ICT, tilat ja sopimukset x Pohjavirta Tuula Satakunnan Satakunnan ELY-keskus viestintä x Haliseva-Soila Merja Varsinais-Suomen ELY-keskus viestintä x Kynäsniemi Taina Satakunnan TE-toimisto viestintä x Soini Riikka Lomituspalvelut viestintä - Rajala Salla, Porin kaupunki, Satasote viestintäryhmän puheenjohtaja x Lehtonen Kristiina, Rauman kaupunki, Satasote viestintäryhmän varapuheenjohtaja Tiimillä on oikeus käyttää asiantuntijajäseniä tarpeen mukaan. S i v u 1 6

2 1 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avaa kokouksen. 2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen ja sopiminen muistiokäytännöistä Sovitaan, että muistiot tarkastetaan sähköpostimenettelyllä siten, että kommentointiaikaa on kaksi päivää. Kommenttien perusteella tarkistetut muistiot jaellaan tämän jälkeen muutosviestintäryhmälle ja kokoukseen osallistuneille sekä siirretään tämän jälkeen maakuntauudistuksen nettisivuille. Hyväksytään esitetty muistioiden tarkistusmenettely. Esitys hyväksyttiin. 3 Esiselvitysvaiheen tehtävien esittely Maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen tavoitteet Satakunnassa ovat hankesuunnitelman (versio 0.7) perusteella: 1) Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheen tavoitteena on luoda pohjaa maakuntauudistukselle ja tuottaa maakuntauudistuksen väliaikaisen valmistelutoimielimen, valtion ja muiden sidosryhmien käyttöön riittävän yksityiskohtaiset kuvaukset uuteen maakuntaan siirtyvien tehtävien nykytilanteesta. 2) Lisäksi tavoitteena on varmistaa Satakunnan maakuntauudistuksen osallistava suunnittelu, mukana olevien organisaatioiden, sidosryhmien ja henkilöstön välinen riittävä vuorovaikutus sekä kattava muutosviestintä. Tavoitteet ja tehtävät täydentyvät kansallisen tiekartan perusteella. Puheenjohtaja esittelee esiselvitysvaiheen tehtävät viestintätiimille. Puheenjohtaja esitteli tilanteen ja tiekartan. 4 n organisoituminen sekä viestinnän vastuut ja periaatteet n kokoonpano on todettu kokouskutsun kansilehdellä. Tiimin puheenjohtajana toimii projektipäällikkö Timo Vesiluoma ja varapuheenjohtajana Jukka Mäkilä. Tiimin sihteerinä toimii Tiina Leino. Satakunnan maakuntauudistuksen kokonaisviestintävastuu on maakuntauudistuksen projektipäälliköillä Jukka Mäkilä ja Timo Vesiluoma. Valmisteluryhmien puheenjohtajat ovat viestintävastuussa omasta ryhmästään. S i v u 2 6

3 Muutosviestintää suorittavat esiselvitysvaiheessa myös johtoryhmä ja valmisteluryhmien sihteerit sekä muutosorganisaatioiden tiedottajat. kokoaa kaikki valmisteluryhmät ja edesauttaa siten ryhmien keskinäistä vuorovaikusta. n tehtävät esiselvitysvaiheessa ovat (hankesuunnitelman versio 0.7): 1. Tiedottaa valmisteluprosessin etenemisestä 2. Huolehtia maakuntauudistukseen liittyvien nettisivujen päivittämisestä ja infotilaisuuksien järjestämisestä Viestintätiimin tehtävänä on myös tukea johto- ja valmisteluryhmiä sekä projektipäälliköitä viestinnässä ja vuorovaikutuksen ylläpidossa. Tiekartta määrittää maakuntauudistuksen askelmerkit. Myös viestintä tulee mukaan tiekarttaan. Tehtäviin lisätään julkaistun kansallisen tiekartan mukainen viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman laatiminen. Valtiovarainministeriö valmistelee viestintäaineistoja eli tukimateriaalia on tulossa. Materiaalia valmistellaan yhteisenä jatkossa eli STM:n tai VM:n yhteisenä sote- ja maakuntauudistuksena. Viestintäryhmän toimenkuva täsmentyy lopulliseen hankesuunnitelmaversioon mennessä (käsittely ohjausryhmässä ). 1) Todetaan muutosviestintätiimin kokoonpano. Todetaan myös, että tiimi voi tarvittaessa kutsua tiimin kokouksiin asiantuntijoita. 2) Keskustellaan siitä, miten muutosviestintätiimin olisi hyvä työskennellä ja organisoitua, jotta toiminta olisi tehokasta ja toimivaa: - Kuka, miten ja milloin? Milloin julkaistaan tiedote, milloin Facebook-päivitys tms., - Tiedottaminen liittyen ohjausryhmän, johtoryhmän ja valmisteluryhmien kokouksiin sekä järjestettäviin tilaisuuksiin, uutisiin, tutkimuksiin ja muuhun? Käytiin keskustelua aiheesta ja sovittiin seuraavaa: - Muistetaan asiakas viestinnässä koko ajan: mitä asiakas haluaa tietää ja mitä asiakas pitää tärkeänä? - Satakuntaliitto tuottaa maakuntauudistuksen viestintää, jota muut muutoksessa mukana olevat tahot ja organisaatiot vievät soveltuvin osin omiin kanaviinsa (henkilökunnalle, nettisivuille, sosiaaliseen mediaan ym.). - Satakuntaliitto Tiina jakelee tiedotteet kaikille maakuntauudistuksessa mukana oleville eli yllä oleville sähköpostiryhmille. Ryhmien sihteerit ja organisaatioiden tiedottajat jakelevat tietoa omissa organisaatioissaan ja sidosryhmissään eteenpäin hyväksi katsomallaan tavalla. - Satakuntaliitto tuottaa yleisiä esittelyaineistoja Satakunnan maakuntauudistuksesta. - Viestintätiimin organisaatioita edustavat jäsenet toimittavat Tiinalle esittelyn organisaatiostaan ja sen tehtävistä sekä hallussa olevat nettisivuosoitteet, Facebookin, Twitterin ym. kanavat. Järjestetään yhteisiä tilaisuuksia soveltuvin osin. S i v u 3 6

4 - Nettisivuille (nyt ja tuleva tallennetaan vain esityslistat ja pöytäkirjat ilman liitteitä ja allekirjoituksia sekä raportit, mielellään pdf-muodossa, toimitetaan tiedot tässä vaiheessa Tiinalle. - Valmisteluryhmät ottavat kokoustensa vakioaiheeksi kohdan Viestintä, jotta viestintänäkökulmaa tulee pohdittua prosessin edetessä koko ajan. - Ryhmien sihteerit toimittavat ryhmän kokouspäivämäärät, sidosryhmäinfojen ym. päivämäärät Tiinalle. - Mediayhteydet: maakuntauudistuksesta kokonaisuudessa viestintävastuu on Satakuntaliitolla. Tavoite saada media mukaan prosessista kertomiseen juttusarjoina tms. Valmisteluryhmä voi itse hoitaa mediayhteyksiä liittyen omaan vastuualueeseensa, mutta informoi Tiinaa päivämääristä ja tilaisuuksista ym. soveltuvin osin. - Käytetään viestintään mahdollisimman paljon jo olemassa olevia kanavia ja välineitä mm. valmisteluryhmien kautta (eli ns. normaali sidosryhmätyö). - Maakuntauudistukseen osallistuvien henkilöiden sähköpostiosoitteet löytyvät Satakuntaliitosta ja kustakin ryhmästä on oma sähköpostiryhmänsä (ohjausryhmä, ohjausryhmän varajäsenet, johtoryhmä, valmisteluryhmät ja muutosviestintätiimi). Niitä voi hyödyntää Tiinan avulla. - yhteydessä käyttöön otetaan myös: o Facebook-sivu Maakuntauudistus Satakunta Päävastuu Satakuntaliitto Tiina, mutta kaikki halukkaat saavat käyttöoikeuden eli jaettu päivitystapa o Twitter Maakuntauudistus Satakunta Päävastuu Satakuntaliitto Tiina, mutta kaikki halukkaat saavat käyttöoikeuden eli jaettu päivitystapa. Käydään esim. twiittipalaverit viikoittain, kuka päivittää milloinkin, jotta sisältöä syntyy. o Käytetään ainakin hashtageja #maakuntauudistus #satakunta2019 #makuuudistus (täydentyy uudistuksen edetessä) o Seuraa Satakunnan maakuntauudistusta Satakunta2019.fi sähköpostin allekirjoitukseen mukana olevissa organisaatioissa. o Satakunta logo tulee käyttöön eri muodoissaan (jpg, pdf, värillinen, mustavalkoinen, selitysteksti, värimäärittelyt, fonttimäärittely, käyttöohje) o Sivustoon liittyen pidetään käyttäjäkoulutuksia. - Erilaisia ideoita voi lähettää Tiinalle jatkuvasti. 5 Muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma julkaistun kansallisen maakuntauudistuksen tiekartan mukaan laaditaan muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma. Sen laatii muutosviestintätiimi. Suunnitelma voi sisältää mm. seuraavat kohdat: Viestintäperiaatteet Työnjako ja resurssit Brändiohjeistus Viestintäkanavat (mm. Facebook, Twitter) Tuotettavat aineistot (lomakepohjat, esite, roll-up tms.) Asiakirjat (esityslistat, pöytäkirjat, raportit jne.) Kriisiviestintäsuunnitelma Jakelut S i v u 4 6

5 Tilaisuudet o valmisteluryhmäkohtaiset henkilökuntainfot, ryhmän pj ja sihteeri (päivämäärät, sisältö, työnjako) o sidosryhmätilaisuudet (päivämäärät, sisältö, työnjako) Päätetään laatia Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheen käyttöön muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma ja keskustellaan alustavasti sen sisällöstä. Ryhmä laatii Satakunnan muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman näkökulmana asiakkuus edellä. Sihteeri valmistelee luonnoksen kommenteille. 6 Tiedossa olevat mediayhteydet Suunnitteilla on mediatapaaminen klo 13 ennen johtoryhmän kokousta. Paikalle kutsutaan maakunnan mediat / päätoimittajat. Keskustellaan maakuntauudistuksesta ja siihen liittyvästä viestinnästä sekä yhteistyöstä median kanssa. Merkitään mediatapaaminen tiedoksi. Ryhmien sihteerit voivat osallistua tilaisuuteen myös. 7 Muutosviestintäryhmän kokoukset ja seuraava kokous Laaditaan muutosviestintätiimin kokouskalenteri. Kalenteria tarkennetaan työn kuluessa. Päivämäärä klo 13 / Teema: -sivuston lanseeraus ja muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma, työpaja 1. Paikka Satakunnan TE-toimisto (os. Teljänkatu 5), neuvotteluhuone Isopaja (4. kerros). Videoyhteys TET virtuaalihuone 14, osallistujien Pin koodi #. Taina esittelee talon lyhyesti. Päivämäärä klo 13 / Teema: muutosviestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma, työpaja 2. Paikka ELY Areena (Valtakatu 12, C-porras, 6. krs.). Etäyhteys: ELY virtuaalihuone 22 (PIN #, pj #, puh ). Päätettiin pitää kokoukset ja Muut asiat 8.1. Satasoten tekemä viestinnän nykytila-analyysi Satasote teki syksyllä 2016 kyselyn kuntiin ja muihin sidosorganisaatioihinsa aiheena viestinnän nykytila organisaatiossa. Tärkeimpinä kohtina esiin nousivat: S i v u 5 6

6 - pääteemat ajankohtaisuus, avoimuus ja muutos - viestinnän vahvuus on alueen tuntemus ja läheisyys - resurssien niukkuus (henkilöt ja raha) - viestinnän mittarit puuttuvat - viestinnän systemaattisuus ja suunnitelmallisuus vaihtelevat paljon - tulevaisuuden ihanneviestinnän tärkeimmät painopisteet: o viestinnän suora yhteys organisaation johtoon ja johtoryhmään o viestinnän resursointi omana toimintonaan o viestinnän osaamisen ja tekemisen saaminen osaksi jokaisen ihmisen arkipäiväistä työtä o nopeus, vuorovaikutteisuus ja välineiden laaja valikoima koettiin toimintatavoissa tärkeäksi Merkitään selvitys tiedoksi. Merkittiin tiedoksi Mahdolliset muut asiat Ei muita asioita. 9 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13:35. Timo Vesiluoma Puheenjohtaja Satakuntaliitto Tiina Leino Sihteeri Satakuntaliitto Liite: Hankesuunnitelma S i v u 6 6