Diaarinumero: 824/ /2015 TARJOUSPYYNTO JYVASKYLAN YLIOPISTON TULOSTUS- JA KOPIOINTIJARJESTELMA

Transkriptio

1 Diaarinumero: 824/ /2015 I TARJOUSPYYNTO JYVASKYLAN YLIOPISTON TULOSTUS- JA KOPIOINTIJARJESTELMA Jyvaskylan yliopisto pyytäa yritykseltanne tarjousta tulostus- ja kopioin tijärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Jyvasky lan yliopisto määrittelee tässä tarjouksessa hankittavan palvelun laajuuden ja Toimittajan osuuden siinä. Lähtökohtana on olemassa oleva toimintakon septi, jossa palvelun tuottaja on Jyvaskylan yliopistopaino ja Kokkolassa ii säksi Kokkolan yliopistokeskus Chydenius. HANKINTAMUODON KUVAUS Tarjouskilpailu jarjestetaän avoimella menettelylla. Hankinta on EU kynnysarvon ylittava hankinta. Hankintayksikkö valitsee yhden (1) toimit tajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Osatarj oukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

2 2/12 Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73a ). Toimittaj avalinnan toimintam alli: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset, todistukset ja selvitykset 3. Tarkastaa taijousten tarjouspyynnon mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Tekee hankintapäätoksen ja antaa paatöksen tiedoksi kaikille tarjoajil le 6. Valittu toimittaja rakentaa testiymparistön Jyväskylän yliopiston tiloi hin ja todentaa vaaditut toiminnallisuudet. 7. Hankintayksikkö solmii hankintasopimuksen voittaj an kanssa. Han kintasopimus syntyy vasta kirj allisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katso taan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Toimittajan lopullisen valinnan ja sopimuksen edellytyksena on kaikkien tarjouspyynnössä vaadittujen toiminnallisuuksien todentaminen asiakkaan omassa toimintaympäristössä Jyväskylässa. Mikäli kaikki vaaditut toimin nallisuudet eivät toteudu, hankintayksiköllä on oikeus valita kilpailutuk sessa seuraavaksi sijoittunut toimittaja, kunnes hankintayksikko voi hyvak syä toiminnallisuuksien todentamisen ja toimittajan. 2 NYKYTILA Jyväskylän yliopistossa on seitsemäri tiedekuntaa ja yhteensä noin 50 laitos ta ja yksikköä. Jyvaskylan yliopistolla on ollut käytössa keskitetty käytävä tulostus j a -kopiointijärjestelmä vuodesta Tulostuspalveluympäriston Posliosoite: kilpailutus PL 35 Y-tunrtus: Jvväskylän yliopisto

3 3/12 Kokkolan yliopistokeskus Chydenius on monitieteinen, Jyväskylän, Oulun ja Vaasan yliopistojen muodostama yliopistokeskus, jonka toimintaa koor dinoi Jyväskylan yliopisto. Kokkolassa on ollut kaytossa samantyyppinen ympäristö kuin Jyväskylässä ja siellä on oma erillinen AD -verkko ja käyttä jihallinta. Nykyinen laitekanta, toiminnallisuus ja tulostusmäärät Jyvaskylan yliopistopaino toimii JY:n tulostus- ja kopiointipalvelun tuottajana sekä keskeisenä kosketuspintana loppukayttäjille ja on siten valitun laitetoimitta jan kiinteä yhteistyökumppani. Opiskelijoiden palveleminen on tärkeä osa koko naisuutta. Laitekanta Jyvaskylassa: 130 kpl Xerox WorkCentre 7535 / 7545 nelivärisiä monitoimilaitteita. 100 kpl Xerox Phaser verkkotulostimia. Laitteiden ikä n. 4 vuotta. Kokonaistulostusmäärä 11 milj. sivua /vuosi, josta 4-värisivujen osuus 10 %. Volyymikehitys on ollut noin -9 % / vuosi kuluneen ne1jn vuoden aikana. Nykyinen sopimus päättyy Toimintaymparisto Jyvaskylässa koostuu: - Jyväskylän yliopiston Active Directory 2012 R2:sta - Jyväskylän yliopiston Equitrac Express -tulostuksenhallintaohjelmistosta - käyttäjätunnistautumisesta Mifare Compatible 1K -key fob -tunnis taumisavaimella tai Active Directory -käyttäjatunnuksella/-salasanalla monitoimilaitteen nayttopaneelilta. - tulostusjarjestelmasta, joka sisältää graafiset ajurit Windows, Linux ja Mac OS - mahdollisuus vapauttaa tulostuksensa miltä tahansa monitoimilaitteelta. - kopioinnista - skannauksesta tekstintunnistuksella kaikilla monitoimilaitteilla kayttajän omaan hakemistoon yliopiston tiedostopalvelimelle ja sähköpostiin - laitteiden etähallinnasta, seurannasta ja käytönraportoinnista - saldon automaattinen jakaminen keväisin ja syksyisin läsnä oleviksi ii moittautuneille opiskelijoille - saldon myynti palvelupisteistä Tulostuspalveluympäriston Postiosoite: kilpailutus PL 35 Y-tunnus: Jyvaskylan yliopisto

4 4/12 - saldon myynti verkkokaupasta. Käytossa vain Jyväskylän yliopistolla. (ks. lute 3) Laitekanta j a toimintaympäristö Kokkolassa Kokkolan yliopistokeskuksessa on käytössa vastaava ympäristö, mutta huomattavasti pienemmässä koossa. Monitoimilaitteita on kuusi, verkkotu lostimia kaksi ja Equitrac Express -tulostuksenhallintaohjelmisto. Kokonais tulostusmäärä n sivua /vuosi, josta 4-värisivujen osuus n. 10 %. 3 HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Käytävätulostaminen ja kopiointi ovat osa Jyvaskylän yliopiston kokonais tulostuksenhallintaa, jota Jyväskylän yliopistopaino koordinoi. Toiminta mallia kehitetään jatkuvasti soveltuvilla ja järkeviksi katsottavilla tavoilla. Laitekantaa on merkittävässä määrin optimoitu kuluneina vuosina. Tule van sopimuksen sisällä tulee jatkossakin voida ohjata ja säädellä yliopiston tulostusvolyymeja ja laitekantaa järkevällä tavalla. Hankinta koostuu tulostuksenhallintaohjelmistosta, monitoimilaitteista, verkkotulostimista ja niiden huollosta ja yllapidosta. Jyvaskylan yliopisto tarjoaa tulostuksenhallintaohjelmistolle tarvittavat palvelinalustat ja verk koyhteydet. Tulostuksenhallintaohjelmiston asennuksesta, paivityksistä, sekä ongelmanratkaisusta vastaa Toimittaja. Toimittaja vastaa tulostuksen hallintaohjelmiston tuesta ja toimii yhteistyössa yliopiston asiantuntijoiden kanssa. Laitekanta ja ohjelmistot Hankittava kokonaisuus koostuu tulostuksenhallintaohjelmistosta tarvitta vine lisensseineen ja nelivärisistä A3- ja A4-monitoimilaitteista sekä verkko tulostimista (mu-va tyoryhmatulostin). Jyväskylän yliopisto Monitoimilaitteita tulee olemaan noin 110 kappaletta, joista 45 kappaletta voi olla A4-monitoimilaitteita. Kaikissa monitoimilaitteissa nopeus tulee ol la vihintään 35 sivua minuutissa. 35 A3-monitoimilaitteessa riittäá paperi kapasiteetiksi 2000 arkkia. 30 kpl A3-monitoimilaitteista tulee olla varustet tu vähintään 2200 A4-arkin sekä 500 A3-arkin paperikapasiteetilla. A4- Tulostuspalveluympäristön Postiosoite: kilpailutus PL. 35 Y-tunrius: Jyväskylan yliopisto

5 5/12 monitoimilaitteet tulee olla varustettu vähintään 1600 arkin paperikapasi teetilla. 20 kpl vähintään 35 sivua minuutissa tulostavia A4-mustavalkolasertulostimia. Kokkolan yliopistokeskus Erillinen tulostuksenhallintaohjelmisto tarvittavine ohjelmistolisensseirieen. Monitoimilaitteita tulee olemaan 4 kappaletta, joista 2 kappaletta voi olla A4-monitoimilaitteita. Verkkotulostimia 3 kpl. Tässä tarjouspyynnössä tarvittava laitemäärä ilmoitetaan suuntaa antavasti. Lopullinen laitemäärä tarkentuu sopimuksen teon yhteydessa. Kaikkien tarjottavien laitteiden tulee olla uusia, samaa merkkiä ja kaikki laitteet tulee voida kytkea tulostuksenhallintaohjelmistoon. Tarkempi ku vaus vähimmäisvaatimuksista ja halutuista ominaisuuksista on liitteessä 2. 4 HUOLLON VASTEAIKA Huollon vaste- ja kuntoonsaattamisajat Huollon vasteaika tulee olla enintään neljä (4) tuntia ja kuntoonsaattamisai ka enintään 10 tuntia (4 + 6 h) tuotantoaikana. Tuotantoaika on arkisin ma pe kb TARJOUSTEN VERTAILUPERUSTEET Vertailuperusteina kaytettävät tekijät Hinnan painoarvo 35% Kokonaispalvelun hinta Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnon hintalomakkeen (lute 7) perusteella. Hintavertailussa otetaan huomioon liitteen 7 mukainen hintakorin yhteishinta. Hirmat vertaillaan seuraavaa kaavaa kayttäen: Vertailussa halvin tarjous saa 35 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetäan kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 35. Tulostuspalveluympäristön Postiosoite: kilpailutus PL 35 Y-tunnus: Jyvaskvlan yliopisto

6 6/12 Laadulliset painoarvot 65% Laatua vertaillaan alla olevien painoarvojen ja kussakin alakohdas sa viitattujen liitteiden mukaisesti. Laatua vertaillaan kussakin ala kohdassa seuraavaa kaavaa käyttaen: Tarjoajan saama pistemäärä / kunkin alakohdan maksimipistemaara x alakohdan painoarvo. Lo puksi tarjoajan kustakin alakohdasta saamat pisteet lasketaan yh teen. Laitteiden toiminriallisuus ja ominaisuudet 10% o Lute 5 o Maksimipisteet 22 Todennetaan laitetestauksilla tarj ottavilla A3-laitteilla Jyväskylassä laitetoimittajan tai yliopiston tiloissa. Tarjoajalla tulee olla valmius testiin ajalla Testilaitteiden ei tarvitse olla kytket tynä tulostuksenhallintajarjestelmaan. Kokonaisratkaisun toiminnallisuus ja ominaisuudet 25% o Liitteen 1 kuvaus 1 ja lute 6 (otsikon Kokonaisratkaisun toi minnallisuus ja ominaisuudet alla olevat kysymykset) o Maksimipisteet: = 18 Turvatulostus (tietoturva, virhehallinta,) 20% o Lute 6 [otsikon Turvatulostus (tietoturva, virhehallinta) olevat kysymykset] o Maksimipisteet: 16 Toimittajan tuki ja palveluiden saatavuus sekä toiminta 10% o Liitteen 1 kuvaukset 2 ja 3 seka lute 6 (otsikon Toimittajan tuki ja palveluiden saatavuus sekä toiminta alla olevat kysymyk set) o Maksimipisteet: = 13 Tarjouskilpailun perusteella valitulta toimittajalta edellytetään toimivan testiympäristön rakentamista Jyväskylän yliopiston tuotantoympäristöön Tulostuspalveluympäriston Postiosoite: kilpailutus PT.. 35 Y-tunrius: Jyväskylän yliopisto

7 7/12 kolmen yukon kuluessa päätöksen julkaisusta. Testiymparistossä toimitta jan tulee todentaa kaikki vaaditut ja tarjouksessa luvatut toiminnallisuudet. 6 HINNAT JA HINNOITTELUPERUSTEET Tarjouksessa on ilrnoitettava tulostusympäristön sivuhinnat (senttiä/sivu) ilman arvonlisäveroa sekä mustavalkosivuille että värisivuille. Jyvaskylan ja Kokkolan hinnat ilmoitetaan erillisinä. Kokonaispalvelun laskutettava minimitaso kunakin sopimusvuonna on 70% vuoden 2015 arvioidusta kokonaistulostusmäärästä ( sivua). Hinnat ilmoitetaan tayttamallä tarjouspyynnön lute Hintalomake. 7 SOPIMUSKAUSI Valitun Toimittajan kanssa tehdään sopimus, joka on voimassa toistaiseksi. Sopimuksen voi kuitenkin irtisanoa paattymään aikaisintaan Ir tisanomisaika on 6 kuukautta. 8 MAKSUEHTO JA VIIVASTYSKORKO 30 pv netto. Viivastyskorko on korkolain mukainen. 9 LASKUTUS Toimittaj a laskuttaa asiakasta toteutuneiden tulostusmäärien perusteella 3kk vlein. Toimittajalla tulee olla valmius toteuttaa laskutus sähköisenä. Toimittajan tulee toimittaa laskuun liittyvä raportti, josta ilmenevät laite kohtaiset lukemat, laitteen sijainti, tms. Tulostuspalveluympariston Postiosoite: kilpailutus FL 35 Y-tunnus: Jyväskylän yliopisto

8 8/12 10 TOIMITUSEHTO Toimitettuna Asiakkaan osoittamiin paikkoihin asennettuna, verkkoon lii tettyni, käyttokoulutettuna Jyväskylän yliopiston henkilöstölle ja pak kausmateriaalit pois vietyinä (TOP) Asiakkaan määrittelemässä asennus paikassa Jyvaskylassa (Finnterms 2001). Toimitukseen tulee sisältyä kaikkien sopimukseen sisältyvien järjestelmien ja sovellusten asentaminen, testaaminen sekä ylläpitäjien käyttokoulutus. Toimittajan tulee tarvittaessa Iuovuttaa ennen asennusta asennusympäris ton kuntoonsaattamisohjeet. Jyväskylän yliopisto vastaa asennusympäris ton kuntoonsaattamisesta Toimittajan ohjeiden mukaiseksi. Sopijapuolet sopivat ajoissa ennen sovittua asennuspäivää ajankohdan, jolloin Toimittaja tarkastaa asennusympäriston. 11 TOIMITUSAIKA Tulostuksenhallintaohjelmisto ja 40 kappaletta monitoimilaitteita tulee olla asennettuna ja kayttokunnossa hankintayksikon määrittämissä paikoissa Jyvaskylässä mennessä. Kaikkien loppujen Jyväskylän monitoimi laitteiden ja verkkotulostimien tulee olla asennettuna ja käyttökunnossa mennessä. Valitun Toimittajan tulee varata kayttoonottovaihee seen riittävät resurssit, jotta toiminta saadaan käynnistettyä ongelmitta. Kokkolan yliopistokeskuksessa tulostuksenhallintaohjelmisto ja kaikki lait teet tulee olla asennettuna ja käyttökunnossa SANKTIOINTI Mikäli tarjoaja ei sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen pysty toimittamaan tarjottavaa palvelua kohdan 11 mukaisesti mennessä tai palvelun toiminnallisuus ei vastaa Asiakkaan ja Toimittajan yhdessa asettamia vaa timuksia, tapahtuu sanktiointi ja sopimuksen mahdollinen purkaminen hit teenä olevan sopimuksen mukaisesti. Lisäksi HankintayksikkO varaa oi keuden tehdä sopimuksen tässä kilpailutuksessa toiseksi tuhleen Toimitta jan kanssa. Tulostuspalveluympáristön Postiosoite: kilpailutus PL 35 Y-turmus: Jyvaskylän yliopisto

9 pe 16.00) /12 Mikäli yksittäinen laite (monitoimilaite tai verkkotulostin) on poissa tuotan tokaytosta arkisin ma-pe kb 8.00 välisenä aikana yli 12 tuntia kah den kuukauden tarkastelujakson aikana, korvaa laitetoimittaja asiakkaalle 100 euroa jokaiselta ylimenevältä tunnilta. Laite on tuotantokäytossä, kun kaikki tämän taijouksen liitteessä 2 kirjatut vähimmäisvaatimukset sekä tarj oajan tarjouksessaan tarj oamat lisäominai suudet ovat toiminnassa. Toimittaja vähentää mahdolliset korvaukset seuraavan asiakaslaskun yh teydessä. Jos Toimittaja ei edellä mainittua vahennystä tee, on Asiakkaalla oikeus valintansa mukaan laskuttaa korvaus tai vähentää se Toimittajalle tapahtuvista maksuista. Mikäli sopimuskaudella koko laitekannan keskimääräinen käytettävyysaste (laitteet tuotantokaytossa kuten edellä maaritelty) tuotantoajasta (arkisin ma kb 8.00 on neljän (4) kuukauden tarkastelujaksolla vä hemmän kuin 98% (koskee myös tulostuksenhallintaohjelmistoa), Asiak kaalla on oikeus purkaa tehty sopimus, ellei Toimittaja ole parantanut pal velutasoaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa kirjallisesta huomau tuksesta. Asiakas on tällöin oikeutettu hankintasopimuksen mukaisiin kor vauksiin. 13 HANKINTASOPIMUS Hankintasopimus laaditaan tarjouspyynnon liitteenä olevaa sopimusluon nosta käyttäen. Sopimusluonnoksen keskeisten ehtojen muuttamisesta ei hankintapäatoksen tekemisen jälkeen neuvotella tarjoajan kanssa. Tarjoajan omien, hankintasopimusluonnoksen vastaisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa todennäköisesti tarjouksen sulkemiseen pois tarjouskil pailusta. 14 TURVALLISUUSOHJEET JA POIKKEUSOLOJEN VALMIUDET Sovitaan tarvittaessa erikseen. Tulostuspalveluympäriston Postiosoite: kilpailuhis PL 35 Y-tunnus: Jyväskylän yliopisto

10 10/12 15 TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT LISÄKYSYMYKSET Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset tulee jättää sähköpostitse osoitteella: pe kello mennessä. Sähköpostinne otsikkokentässä tulee ilmoittaa viite "Tulostuspalveluympäristön kilpailutus 2015". Kokoamme kaikki kysymykset yhteen ja vastaamme niihin. Kysymykset vastauksineen pyritään lähettämään tarjoajille viimeistään ke Kysymysten ja vastausten toimittamista varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoitteensa osoitteeseen Annetut vastaukset tulee huomioida tarjousta laatiessa. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme voi vastata tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. 16 LUOTTAMUKSELLISUUS Tarjousasiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen. Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite LUOTTAMUKSELLISEKSI. Tarjouksen kokonaishinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 17 TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjouksessa tulee olla täytettynä tarjouspyynnön liitteenä 10 oleva tarjouksen kansilehti. Tarjoukseen sisältyvän materiaalin on oltava järjestettynä liitteessä 10 olevan tarjouksen sisällysluettelon mukaisesti. Tarjous on jätettävä paperilla allekirjoitettuna suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena sekä sähköisessä muodossa muistitikulla, cd- tai dvdlevyllä osoitteeseen: Jyväskylän yliopisto Kirjaamo PL 35 (Seminaarinkatu 15) Jyväskylän yliopisto Tulostuspalveluympäristön kilpailutus Postiosoite: PL Jyväskylän yliopisto Y-tunnus:

11 11/12 Tarjousten tulee olla toimitettuna ylla mainittuun osoitteeseen viimeis tään pe kb 15:30. Jos paperilla oleva tarjous poikkeaa sähköisestä versiosta, nun paperilla oleva versio on pätevä. Kuori ja tarjous ovat selkeästi varustettava yrityksen nimellä sekä viitteellä Tulostuspalveluymp äristön kilpailutus Taijouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta tar jousten viimeisen jättöpäivän jälkeen. Hankintapäätos toimitetaan tarjoajille sähköisesti tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaj an katsotaan hyvaksyneen hankintapäätök sen sähköisen tiedoksiannon sähköisen yhteystiedon antamisella. 18 ALLEKIRJOITUS Jyvaskylassa Matti Manninen Rehtori Tu1osuspa1ve1uympariston Postiosoie: kilpailutus PL 35 Y-tunnus: Jyvaskylan yliopisto

12 12/12 LIITTEET Lute 1 Toimittajalta vaadittavat pakolliset kuvaukset Lute 2 Vähimmäisvaatimukset kokonaistoimivuuden saavuttamiseksi Lute 3 Verkkokauppa Lute 4 Määrämuotoinen laskutusdata Lute 5 Laitteiden toimirinallisuus ja ominaisuudet Lute 6 Pisteytettävät laadulliset kysymykset Lute 7 Hintalomake Lute 8 Tarjoajaa koskevat Lute 9 Sopimusluonnos Lute 10 Kansilehti ja sisällysluettelo soveltuvuusvaatimukset Tulostuspalveluympäristön Postiosoite: kilpailutus PL 35 Y-tunnus: Jyväskylän yliopisto