OSAAMISPÄÄOMARAPORTTEJA KOSKEVA OHJEISTO Avain tietämyksen johtamiseen

Transkriptio

1 1 OSAAMISPÄÄOMARAPORTTEJA KOSKEVA OHJEISTO Avain tietämyksen johtamiseen Tanskalainen lähestymistapa Sisällysluettelo Johdanto 1. Mikä on osaamispääomaraportti? 2. Osaamistarina 3. Johdon haasteet 4. Yhtenäinen tietämyksen johtamisstrategia 5. Toiminnot ja tunnusluvut 6. Julkaistava raportti Johdanto Tässä lyhennelmässä tarkasteltava raportti syntyi Tanskan hallituksen aloitteesta. Se on laadittu tutkijoiden, yritysten, toimialajärjestöjen, konsulttien ja valtion virkamiesten yhteistyön tuloksena ja perustuu sekä käytännön kokemukseen että tutkimustyöhön. Tähän Tanskan kauppa- ja teollisuusministeriön osaamispääomaraporttien laadintaprojektiin osallistui 17 organisaatiota. Kukin niistä laati parin vuoden aikana kahdenlaisia osaamispääomaraportteja. Näiden kokemusten perusteella laadittiin tämä ohjeisto, jonka tarkoituksena on auttaa muita organisaatioita alkuun osaamispääomaraporttien laatimisessa. Se sisältää suosituksia raporttien käytännön toteutuksesta ja niiden esitystavasta ulkoista julkaisemista varten. Osaamispääomaraporttien laatiminen voi olla monella tavoin hyödyllistä. Suurin hyöty tulee siitä, että osaamispääomaraportteja voidaan käyttää osaamisvoimavarojen johtamisen työkaluna, jonka avulla voidaan luoda lisäarvoa organisaatioissa. Raportit voivat myös edistää organisaation tietämyksen johtamistoimenpiteiden jäsentämistä ja niiden tärkeysjärjestyksen määrittelyä. Osaamispääomaraportin laatiminen voi lisäksi edesauttaa tietojenvaihtokulttuurin Tämä on suomenkielinen lyhennelmä seuraavan raportin keskeisestä sisällöstä: A Guideline for intellectual capital statements - A key to knowledge management, Danish Agency for Trade and Industry (Copenhagen), November 2000.

2 2 syntymistä. Tietoisuus tiedon ja huippuosaamisen tarpeista voi luoda organisaatiolle yhteisen identiteetin. Osaamispääomaraporttien julkaiseminen voi myös parantaa tiedonvälitystä. Tällä voi olla merkitystä sekä työntekijöiden rekrytoinnissa että asiakkaiden kiinnostuksen lisäämisessä. Tässä tarkasteltavassa raportissa päähuomio kiinnitetään ulkoisesti julkaistavien osaamispääomaraporttien laatimiseen. Se perustuu ensisijaisesti 17 yrityksen osaamispääomaraporttien laatimisessa saamiin kokemuksiin. Näiden osaamispääomaraporttien sisällöstä on esimerkkejä alkuperäisessä ohjeistossa (A Guideline for intellectual capital statements). Laajemmin raportteihin voi tutustua internet-sivustolla osoitteessa Esimerkkiyritykset jatkavat osaamispääomaraporttiensa kehittelyä. Myös raporttien laatimista koskevien ohjeiden odotetaan kehittyvän edelleen, kun niissä voidaan ottaa huomioon myös laajemman, useammalla toimialalla toimivan yritysjoukon kokemukset. Tämän raportin ensimmäisessä luvussa luonnehditaan lyhyesti osaamispääomaraportin käsitettä. Kolmessa seuraavassa luvussa kuvataan kahta osaamispääomaraportin osaa, osaamistarinaa ja johdon haasteita, sekä niiden perusteella syntyvää yhtenäistä tietämyksen johtamisstrategiaa. Viidennessä luvussa esitetään, miten johdon haasteet muunnetaan toiminnoiksi ja tunnusluvuiksi. Kuudennessa luvussa esitetään ulkoisesti julkaistavan osaamispääomaraportin laatimisohjeita. Alkuperäisessä englanninkielisessä raportissa on lisäksi seuraavansisältöiset liitteet: 1. Kokemuksia osaamispääomaraporttien laatimisesta - kolme esimerkkiä, 2. Tunnuslukuja, 3. Muita, täydentäviä laskentakehikkoja, 4. Käsitteet, 5. Mukana olleiden yritysten luettelo. Näiden liitteiden sisältöä ei tässä kuvata tarkemmin, vaan niistä kiinnostuneet voivat tutustua alkuperäiseen julkaisuun. 1. Mikä on osaamispääomaraportti? Osaamispääomaraportti on yrityksen tietämyksen johtamistyön oleellinen osa. Siinä raportoidaan yrityksen toimenpiteistä tulevien tulosten varmistamisen edellyttämien osaamisvoimavarojen hankkimiseksi, kehittämiseksi, jakamiseksi ja sitouttamiseksi. Osaamispääomaraportti voi edistää arvon luomista yritykselle parantamalla kasvun, joustavuuden ja innovoinnin edellytyksiä. Sen hyödyllisyys perustuu sen esille tuomiseen, mikä on yrityksen strategia haluttujen tuotteiden tai palvelujen tuottamiseen tarvittavan erityisosaamisen suhteen. Osaamispääomaraportti ja tietämyksen johtaminen Osaamispääomaraportti tukee yrityksen tietämyksen johtamista eli osaamisvoimavaroja hankkivaa, jakavaa, kehittävää ja sitouttavaa johtamista. Osaamispääomaraportti tuottaa tilannekuvauksen yrityksen tietämyksen johtamiseen perustuvista osaamisvoimavarojen kehittämistoimenpiteistä käyttäen apuna tekstiä, numerotietoja ja kuvia.

3 3 Osaamispääomaraportti on sekä strateginen työkalu, jonka avulla voidaan luoda lisäarvoa yritykselle, että viestintäväline, jonka avulla saadaan työntekijät, asiakkaat ja muut tahot osallistumaan tähän prosessiin. Osaamispääomaraportti tähtää siten tulevaisuuteen. Sen ensisijaisena tarkoituksena ei ole tehdä selkoa tietyn hetken osaamisvoimavarojen kokonaisuudesta. Osaamispääomaraportin tavoitteena ei ole laskea yrityksen osaamisen rahallista arvoa. Tämä ei ilmeisesti ole mahdollistakaan. Osaamispääomaraporttia ei siten voida käyttää yrityksen kirjanpitoarvon ja markkina-arvon välisen eron selittämiseen, vaikka tämän joskus ilmoitetaankin olevan raportin tarkoituksena. Osaamispääomaraportin osat Osaamispääomaraportissa on kolme osaa: osaamistarina, johdon haasteet ja raportointi. Raportin laatiminen tässä järjestyksessä on hyödyllistä, joskin käytännössä eri vaiheisiin palataan usein useita kertoja. Osaamispääomaraportti ei ole vain fyysinen asiakirja, vaan yrityksen koko tietämyksen johtamisprosessin ydin. Osaamistarina Osaamistarinassa kuvataan, miten yritys varmistaa, että sen tuotteet tai palvelut vastaavat asiakkaan tarpeita, ja miten yrityksen voimavarat on organisoitu tämän aikaansaamiseksi. Osaamistarinaan sisältyvät seuraavat ainekset: 1. Yrityksen tehtävä erityisesti käyttäjän kannalta 2. Yrityksen tuotteiden tai palvelujen käyttöarvo: 2a. Käyttäjän tilanne ja hänen yrityksen tuotteeseen tai palveluun kohdistuva tarpeensa sekä tuotteen tai palvelun käyttö 2b. Tuotteen tai palvelun erityispiirteet sen kannalta, miten käyttäjä niistä hyötyy 3. Yrityksen tuotannon perusehdot, jotka tuovat esiin käyttäjän tarpeiden tyydyttämiseksi tarvittavat osaamisvoimavarat. Käyttäjän ja yrityksen osaamisen välisen yhteyden pitäisi siis käydä ilmi osaamistarinasta. Siinä näkyy pyrkimys sovittaa yhteen käyttäjän tarpeet ja yrityksen suorituskyky. Johdon haasteet Johdon haasteet, joilla tässä tarkoitetaan tietämyksen johtamisen haasteita, ovat osaamistarinasta johdettu, tarkasti määritelty joukko haasteita. Ne muunnetaan edelleen toiminnoiksi, joiden avulla toteutetaan osaamistarinan tavoitteita: Johdon haasteet muodostuvat osaamistarinan pohjalta loogisina tietämyksen johtamisen haasteina, jotka yrityksen tulee toteuttaa. Toimintoluettelo kuvaa välttämättömiä tai järkeviä johdon haasteisiin vastaavia toimintatapoja. Nämä toiminnot koskevat asiakkaisiin, työntekijöihin, prosesseihin ja teknologioihin liittyviä osaamisvoimavaroja. Kuhunkin toimintoon liittyy yksi tai useampi tunnusluku.

4 4 Osaamistarinan muuntaminen johdon haasteiksi on luovaa toimintaa, jonka avulla käyttöarvon luomiseen tähtäävä yrityksen strategia määritellään. Haasteet voivat liittyä ensisijaisesti yksilöllisiin taitoihin kuten projektien johtamiseen, mutta useimmiten ne liittyvät työprosesseihin, rutiineihin, järjestelmiin ja vianetsintämenettelyihin. Johdon haasteet laajennetaan edelleen toiminnoiksi, jotka koskevat asiakkaita, työntekijöitä, prosesseja tai teknologioita ja usein näiden yhdistelmiä. Nämä toiminnot kohdistetaan usein arkipäiväisiin asioihin kuten laadunvarmistukseen, työntekijöiden koulutukseen, tuotteita koskeviin asiakashaastatteluihin, asiakaspalveluun jne. Raportointi Kun osaamistarina ja johdon haasteet on määritelty, ne yhdistetään raportiksi. Ulkoisesti julkaistavan raportin lisäksi saatetaan tarvita yksityiskohtaisempia sisäisiä raportteja. Ulkoisesti julkaistava osaamispääomaraportti on asiakirja, jossa esitetään tietämyksen johtamista koskeva yrityksen strategia tekstin, numeroiden ja kuvien avulla. Teksti koskee osaamistarinaa, johdon haasteita ja erikseen määriteltyjä toimintoja. Numeroiden avulla kuvataan toimenpiteet, joihin on ryhdytty johdon haasteisiin vastaamiseksi. Kaikkiin toimintoihin liittyy yksi tai useampia tunnuslukuja. Kuvat ovat valokuvia, piirroksia tai muita kuvioita, joiden avulla viestitään osaamistarinaa ja johdon haasteita sekä luodaan lukijalle mielikuva yrityksen tyylistä, luonteesta ja identiteetistä. Tässä ohjeistossa käsitellään ulkoisesti julkaistavaa osaamispääomaraporttia nykyisiin ja mahdollisiin asiakkaisiin, työntekijöihin ja muihin sidosryhmiin kohdistuvana viestintävälineenä. Nämä henkilöt voivat vahvistaa tietämyksen johtamista osallistumalla yrityksen kehittämiseen. Tarjoamalle heille tarpeellista tietoa osaamispääomaraportti luo arvoa, ja näin ollen sen pitäisi olla julkisesti saatavilla. Prosessi Osaamispääomaraportin laatimisprosessissa on neljä peräkkäistä vaihetta: osaamistarinan laatiminen, johdon haasteiden määrittely, haasteiden muuntaminen toiminnoiksi ja tunnusluvuiksi sekä raportointi tekstin, numerotietojen ja kuvien avulla. On tavallista aloittaa osaamistarinasta, sen jälkeen määritellä johdon haasteet ja lopulta suunnitella osaamispääomaraportti. Tämän lähestymistavan etuna on seuraavien vaiheiden perusteiden määrittäminen ennen kuhunkin vaiheeseen siirtymistä. Tämä osoittautuu kuitenkin usein vaikeaksi prosessiksi, koska siihen sisältyy useiden seikkojen selvittäminen: millaista osaamistarinaa lähdetään ensisijaisesti kertomaan, mitkä ovat johdon haasteet, mitä toimintoja on käytössä tai otetaan käyttöön ja millaisia tunnuslukuja on käytettävissä. Näitä osatekijöitä on kuitenkin vaikeaa olla tarkastelematta samanaikaisesti niiden välisten riippuvuuksien takia. Käytännössä prosessin vaiheiden välillä onkin runsaasti vuorovaikutusta.

5 5 Osaamispääomaraportin tuottamisen suunnittelu on ensimmäinen haaste. Ei ole kyse pelkästään julkaistavan asiakirjan tuottamisesta, vaan osaamispääomaraportti toimii usein tietämyksen johtamisen liikkeellepanijana. Se tekee johdon, työntekijöiden ja asiakkaiden välisen, yrityksen kehitystä ja osaamisvoimavarojen organisointia koskevan viestinnän mahdolliseksi. Tietämyksen johtaminen ja osaamispääomaraportti muodostavat keskeisen osan yrityksen yleisistä johtamis- ja ohjausprosesseista. Siten tietämyksen johtaminen sulautuu yrityksen kilpailustrategiaan, tuotekehitysstrategiaan ja organisaatiorakenteeseen. Käsitteet osaamispääoma ja raportti Osaamispääomaraportin ytimessä oleva osaamispääoma tuo esiin organisaation toimintakyvyn ja -mahdollisuudet. Keskeistä osaamispääomaraportissa on näin ollen käytännössä toimiva osaaminen. Tämä osaaminen liittyy näkemyksiin, käytännön toimenpiteisiin sekä ihmisen, koneen ja teknologian vuorovaikutukseen yms., joiden avulla yritys voi tuottaa käyttäjille palvelun tai tuotteen. Suuri osa osaamispääomaraportin kannalta kiinnostavasta osaamisesta sijaitsee yrityksen tuotantoverkoston välimaastossa, ts. ihmisten, prosessien ja teknologioiden välissä sekä työntekijöiden ja asiakkaiden välissä. Osaamiseen voi kuulua mm. seuraavia osa-alueita: Näkemys käyttäjän tilanteesta Tietoisuus työtovereiden tiedoista ja taidoista sekä yhteisten taitojen kehittämismahdollisuuksien ymmärtäminen Esimerkiksi jonkin alan ammattilaisen käytännön taidot, jotka ulottuvat tuotantomenetelmien kehittämis- ja parantamismenetelmien tuntemisesta tietotekniikan hallintaan Yrityksen prosessien ja järjestelmien sekä niiden tuotteiden tai palvelujen laadun parantamiseen soveltuvien hyödyntämismahdollisuuksien tuntemus Yrityksen tuotteiden tai palvelujen edelleenkehittämiseen liittyvä motivaatio tai sitoutuneisuus Osaamistarpeiden muutossuuntien ymmärtäminen ja tarvittavan osaamisen kehittämistapaan liittyvä näkemys Yritykselle merkitykselliset taidot, kyvyt ja asioiden hallinta. Osaamispääoman yhteydessä sana "raportti" voi viitata paitsi tulosraportin kaltaiseen asiakirjaan, myös osaamisvoimavaroihin. Laskentatyökaluna osaamispääomaraportti helpottaa osaamisvoimavarojen kehittämisessä ja johtamisessa saavutettujen edistysaskelten seurantaa. Siten se on käytännöllinen tapa saada yritys tilivelvolliseksi tietämyksensä johtamisesta. 2. Osaamistarina Osaamistarina tuo esiin yrityksen tietämyksen johtamisen tavoitteet kuvailemalla tuotteiden tai palvelujen arvoa käyttäjille ja määrittelemällä tämän arvon luomisessa tarvittavat yrityksen osaamisvoimavarat. Yrityksen nykyisen suorituskyvyn esittelyn lisäksi osaamistarina muotoilee yrityksen tulevaisuuden tietotaidon strategian.

6 6 Osaamistarinan sisältö Hyvässä osaamistarinassa kerrotaan, miten yrityksen tuotteiden tai palvelujen käyttäjät hyötyvät niistä ja millä lailla heidän tilanteensa paranee niiden avulla. Lisäksi osaamistarinassa selostetaan, mitä tämän parannuksen aikaansaaminen edellyttää ja millaisia voimavaroja siihen tarvitaan yrityksessä. Osaamistarinan päätavoitteena on selostaa yrityksen osaamisvoimavarojen organisoinnissa, soveltamisessa ja kehittämisessä toteutettavaa tietämyksen johtamisstrategiaa. Samalla selostetaan, miksi tämä strategia lopulta johtaa haluttuun käyttäjän tilanteen paranemiseen. Toisin sanoen osaamistarina tuo esiin, mitkä asiat yrityksen ja sen työntekijöiden on hallittava erinomaisesti voidakseen luoda arvoa yrityksen tuotteiden ja palvelujen käyttäjille. Näin osaamistarina edistää yrityksen perusarvojen ja sen toiminta-ajatuksen määrittelyä. Osaamistarina ei ole vain yrityksen tämänhetkisen suorituskyvyn kuvaus, vaan siihen liittyy myös strateginen ulottuvuus. Tavoitteena on erottua muista tietämyksen johtamisen avulla. Osaamistarinan laatiminen on luova prosessi. Kyseessä ei ole perinteisten strategisten tavoitteiden esittäminen muutamin sanoin, vaan laajempi, jäsennelty kertomus. Se voidaan kuitenkin tiivistää kuvaukseksi siitä, miten strategiatyö perustuu täsmällisiin tuotteen käyttöarvon määrityksiin, toisin sanoen käyttäjän tilanteen ja tuotteen tai palvelun väliseen suhteeseen. Osaamistarinan sisältöä voidaan täsmentää vastaamalla seuraaviin kysymyksiin, joista kolme ensimmäistä liittyvät yrityksen asiakkailleen tarjoamaan käyttöarvoon: Millaista toiminta-ajatukseen perustuvaa tuotteeseen tai palveluun liittyvää arvoa yrityksen tulisi luoda ja tarjota käyttäjälle? Mikä on käyttäjän tilanne ja mitä siinä olevia piirteitä yritys voi parantaa? Mitkä tuotteen tai palvelun keskeiset ominaisuudet tuottavat halutun parannuksen käyttäjän tilanteeseen? Mitkä ovat yrityksen omat tuotannon ehdot, ja millaisessa vuorovaikutuksessa ne ovat tietämyksen johtamisen avulla jäsennettävien erityisten osaamisvoimavarojen tarpeiden kanssa? Käyttöarvo Tuotteen tai palvelun käyttöarvo liittyy siihen, miten kuluttaja sitä käyttäessään kokee sen erottuvan muista. Tuotteen käyttöarvoa koskevat näkökohdat liittyvät keskeisesti käyttäjään ja käyttäjän tilanteeseen. Käyttöarvo on keskeinen käsite yrityksen tietämyksen johtamisen määrittelyssä. Tuotteen tai palvelun käyttöarvo voidaan määritellä vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: Millainen on käyttäjän tilanne? Miten tuotetta tai palvelua käytetään? Mistä syystä yrityksen tuotteet tai palvelut ovat hyödyllisiä? Mitä seikkaa niiden käyttäminen parantaa? Mitkä ovat tuotteen tai palvelun erityispiirteet?

7 7 Miten nämä piirteet ja käyttäjän tilanteen paraneminen riippuvat toisistaan? Käyttöarvoon liittyvät kysymykset koskevat keskeisesti sitä, miten tuotteen tai palvelun on toimittava käytännössä luodakseen asiakkaalle eniten arvoa. Tällöin määritellään yrityksen etevämmyyteen liittyvät edellytykset eli millaisen tuotantoprosessin ja millaisten osaamisvoimavarojen avulla tätä prosessia voidaan tukea. Tuotannon ehdot Käyttäjäkeskeisen käyttöarvon tarkastelusta siirrytään seuraavaksi tarkastelemaan tietämys- ja osaamisjärjestelmää, jonka avulla uskotaan voitavan tuottaa halutun käyttöarvon luovia tuotteita ja palveluja. Tässä on suuria eroja palvelujen ja tavaroiden tuottajien välillä, suurten ja pienten yritysten välillä, pääomavaltaisten ja työvaltaisten yritysten välillä jne. Näiden erojen seurauksena myös eri yritysten tarvitsemien osaamisvoimavarojen väliset erot ovat huomattavia. Yrityksen omat tuotannon ehdot voidaan määritellä vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: Mitkä ovat yrityksen omat tuotannon ehdot? Minkätyyppinen yritys (palveluyritys, teollisuusyritys jne.) on kyseessä? Millaisia prosesseihin liittyviä menettelyjä on käytössä? Miten jakelu- ja toimitusjärjestelmä on organisoitu? Millaisia vaatimuksia tuotannon ehdot asettavat osaamisvoimavaroille? Millaisia henkilökohtaisia taitoja tarvitaan? Millaisia organisaatioon liittyviä voimavaroja tarvitaan? Miten voimavaroja koordinoidaan? Asettamalla tietynlaisen käyttöarvon luomiseen liittyvä tavoite ja yrityksen omat tuotannon ehdot rinnakkain on mahdollista täsmentää yrityksen osaamisvoimavarojen koostumukseen, soveltamiseen ja kehittämiseen liittyvät tavoitteet. Toisin sanoen näin voidaan määrittää yrityksen tietämyksen johtamisen kokonaisvaltainen strategia. 3. Johdon haasteet Yrityksen tietämyksen johtamisen tavoitteena on muotoilla täsmennetyt johdon haasteet. Näiden haasteiden kautta voidaan kehittää osaamistarinassa määriteltyjä tavoitteita ja toteuttaa ne. Tähän toimintoon sisältyy joukko osaamistarinan toteuttamisessa tehtäviä strategisia valintoja. Osaamistarinasta johdon haasteisiin Osaamistarina kuvaa yrityksen tietämyksen johtamisen strategiaa. Osaamistarinassa esitetyn kuvauksen hyödyntäminen edellyttää sen muuntamista kriittisiksi johdon haasteiksi. Tämä

8 8 muuntaminen on strateginen prosessi, koska se voidaan tehdä monin eri tavoin ja koska tarjolla on monia vaihtoehtoisia valintoja ja painotuksia. Johdon haasteiden muotoilu merkitsee kriittisten riippuvuussuhteiden määrittelyä. Tässä prosessissa tehdään valintoja, jotka koskevat käyttöarvon ja osaamisvoimavarojen välisiä kytkentöjä ja jotka tähtäävät tulevaisuuteen. Siten siinä arvioidaan erityyppisten toimenpiteiden seurauksia, joiden usein uskotaan olevan myönteisiä. Johdon haasteet voidaan muotoilla vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: Millaisia rajoituksia liittyy osaamistarinan muotoiluun esimerkiksi seuraavien seikkojen osalta: Oikean näkemyksen aikaansaaminen oleellisista asioista kuten käyttäjän tilanteista tai erityisteknologioista Osaamisvoimavarojen oikean koostumuksen suunnittelu ja hankkiminen Olemassaolevien osaamisvoimavarojen parantaminen tai kehittäminen Miten nämä seikat vaikuttavat toisiinsa? Tekemällä valintoja strategisten vaihtoehtojen välillä on mahdollista muuntaa osaamistarina johdon haasteiksi, jotka ovat keskeisiä yrityksen tietämyksen johtamisen strategian toteuttamisessa. Tämän muuntamisen tulee olla loogista, hyvin perusteltua ja pohjautua osaamistarinaan. Se voidaan kuitenkin tehdä monin eri tavoin. Siinä on kyse strategisesta valinnasta, joka koskee yrityksen suunniteltua toimintatapaa, tarvittavia yhteyksiä ja käsityksiä "hyvän" yrityksen ominaisuuksista. 4. Yhtenäinen tietämyksen johtamisstrategia Yrityksen tietämyksen johtamisstrategian perusajatuksen luomiseen ja viestimiseen ei riitä se, että osaamistarina ja johdon haasteet esitetään lyhyinä asiakohtina. Osaamistarina ja johdon haasteet tulee esittää yhtenäisen kertomuksen muodossa. Analyysistä tarinaan Osaamistarinassa sen analysoidut osat sidotaan mielekkääksi tarinaksi, jonka avulla sen sisältö voidaan viestiä eri tahoille. Tällä tavoin käyttöarvon, tuotannon ehtojen ja johdon haasteiden väliset muunnokset tulevat loogisiksi ja selkeiksi. Vaikka osaamistarina voidaan ilmaista parilla lauseella, sen sisältö on myös kerrottava yksityiskohtaisemmin ja laajemmin. Tällöin tuodaan esiin yrityksen osaamisvoimavarojen ainutlaatuiset piirteet, joihin liittyy täsmennetty joukko johdon haasteita ja toimintoja. Yhtenäinen tietämyksen johtamisstrategia perustuu samaan rakenteeseen, jonka mukaisesti edellä (luvuissa 2 ja 3) kehiteltiin osaamistarina ja johdon haasteet: Käyttöarvo, joka luodaan yrityksen toiminta-ajatuksen perusteella

9 9 Käyttäjän tilanne Tuotteen tai palvelun erityisominaisuudet Tuotannon perusehdot Johdon haasteet Erilaiset tietämyksen johtamisstrategiat Osaamistarina kertoo, mitä yritys tekee, mutta siihen sisältyvät myös tavoitteet ja strategia, jotka kertovat, millainen yrityksen tahdotaan olevan. Yritykset voivat muotoilla osaamistarinansa monin eri tavoin, eikä yhtä ainoaa "oikeaa" vaihtoehtoa ole olemassa. Yritykset eroavat toisistaan suhteessa ympäristöön, menneisyyteen, osaamisvoimavaroihin, johtamiseen ja kilpailutilanteeseen. Niiden välillä voi olla eroja paitsi nykytilanteen osalta, myös kehityssuunnitelmien ja noudatettavien tietämyksen johtamisstrategioiden osalta. Siten niiden laatimat osaamistarinat voivat myös olla hyvin erilaisia. 5. Toiminnot ja tunnusluvut Johdon haasteet muunnetaan konkreettisiksi toimenpiteiksi määrittelemällä joukko toimintoja. Kuhunkin toimintoon liittyvien erikseen määriteltyjen tunnuslukujen avulla mitataan, miten suurelta osin nämä toiminnot on toteutettu. Kuhunkin johdon haasteeseen liittyy yleensä yhden sijasta useita mahdollisia toimintoja ja usein vielä enemmän mahdollisia tunnuslukuja, jotka osoittavat, toteuttaako yritys toimintojaan ja vastaako se siten haasteisiinsa. Johdon haasteet voidaan muuntaa toiminnoiksi monin eri tavoin. Siksi on hyvin vaikeaa löytää vain yksi tiettyä johdon haastetta vastaava numeerinen tunnusluku. On paljon helpompaa löytää kutakin toimintoa vastaavia lukuja. On yleensä mahdollista löytää yksi toimintoihin liittyvä tunnusluku tai ainakin rajoitettu määrä niitä. Toimintojen määrittely helpottaa siten johdon haasteiden konkretisointia ja niiden toteutumisen mittaamista. Toiminnot voidaan luokitella monin eri tavoin, esimerkiksi voimavarojen luonteen perusteella. Vaihtoehtoisesti ne voidaan ryhmitellä sen mukaan, miten toiminnot vaikuttavat voimavaroihin. Seuraavassa toiminnot jaetaan alla olevien neljän voimavarojen lajin mukaan: Työntekijöillä tarkoitetaan normaalisti yrityksen henkilökuntaa. Jotkut yritykset saattavat kuitenkin harkita joidenkin päätoimisesti muualla työskentelevien lukemista tähän ryhmään. Asiakkaat on yleensä helppo määritellä, mutta voi olla myös käyttäjiä, jotka ovat asiakkaiden asiakkaita. Siksi on joskus pohdittava, onko asiakas todellisuudessa myös käyttäjä. Ellei näin ole, voi olla tarpeen lukea molemmat tähän ryhmään. Lisäksi on huomattava, että jotkut yritykset voivat harkita laajempaa asiakkuuden sisältöä lukemalla siihen myös ulkoisia liikekumppaneita ja näkemällä siten esimerkiksi tavarantoimittajat asiakasvoimavaroina.

10 10 Prosessit ovat jossain määrin yhteisiä toimintoja. Prosessissa yhdistetään useita yksilöitä, raaka-aineita ja teknologioita yhdeksi käsitteeksi. Prosessiin kuuluu usein osia muista voimavarojen lajeista, mutta se on laajuudeltaan rajoitettu ja sitä on oleellisilta osiltaan pidettävä mukana olevien voimavarojen riippuvuussuhteena. Teknologia koskee informaatio- tai tuotantoteknologiaa tai tällaisten teknologioiden edellyttämiä perusrakenteita. Toimintojen ryhmittelyssä voidaan käyttää apuna seuraavia kysymyksiä: Mitkä toiminnot ovat tärkeitä asiakkaan kannalta? Mitä työntekijöihin kohdistuvia toimintoja tulisi painottaa? Mitkä prosessit ovat keskeisiä toiminnon kannalta? Mitkä teknologiat ovat tärkeitä toiminnon kannalta? Edellä mainittujen neljän toimintolajin tarkastelu voi herättää kysymyksen, miten eräät osaamispohjaisen talouden avainkäsitteet sopivat siihen. Tällaisia ovat esimerkiksi innovointi, asiakassuuntautuneisuus, joustavuus, kasvusuuntautunut strategia, investoinnit huipputeknologiaan jne. Tähän voidaan vastata, että nämä käsitteet sopivat paremmin osaamistarinaan kuin tunnuslukuryhmiin. Käyttämällä johdon haasteista toimintojen kautta etenevää menettelyä voidaan valita yrityksen tietämyksen johtamista mahdollisimman hyvin kuvaavat tunnusluvut. Toiminnot ovat johdon haasteet ja tunnusluvut toisiinsa yhdistävä mekanismi. Tunnuslukujen tulee kuvata sitä, tuovatko toteutetut toiminnot yrityksen lähemmäksi johdon haasteiden ratkaisua. 6. Julkaistava raportti Ulkoisesti julkaistava osaamispääomaraportti kuvaa yrityksen tietämyksen johtamistoimenpiteitä tekstin, numerotietojen ja kuvien avulla. Raportti kertoo osaamistarinan ja johdon haasteista sekä raportoi toteutetuista toiminnoista. Parhaiden käytäntöjen mukaisesti raportti myös ilmaisee sovelletut laskentaperiaatteet ja tarkastelee osaamispääomaraportin uskottavuutta. Osaamispääomaraportin raportointimuoto Tietämyksen johtamisstrategian työstäminen auttaa osaamistarinan ja tietämyksen johtamisen haasteiden ja toimintojen muotoilussa. Osaamispääomaraportti ei kuitenkaan muodostu pelkästään niistä. Julkaistavassa osaamispääomaraportissa esitetään tekstin, numerotietojen ja kuvien yhdistelmä, jonka tarkoituksena on viestiä osaamistarina, johdon haasteet ja toiminnot sekä luoda niille uskottavuutta. Raportin tulisi noudattaa yleisiä loogisen esitystavan, luettavuuden ja hyvän asettelun periaatteita. Siten sekä sen sisällön että sen rakenteen pitäisi olla selkeitä ja helposti ymmärrettäviä. Siinä on usein seuraavat osat: sisällysluettelo; johtajien osaamiskertomus,

11 11 jossa esitellään osaamispääomaraportin tavoitteet ja sisältö sekä osaamistarina ja johdon haasteet; yrityksen esittely; tarkastuskertomus jos raportti on tarkastettu; laskentaperiaatteiden määrittely. Näistä sisällysluettelo ja johdon kertomus ovat yleensä raportin alussa, kun taas tarkastuskertomus ja laskentaperiaatteet esitetään raportin loppupuolella. Raportin muusta sisällöstä riippuen numeeriset tiedot voidaan esittää joko kunkin asiakohdan yhteydessä tai ne voidaan koota yhdeksi kokonaisuudeksi. Osaamispääomaraportissa esitettävät keskeiset tiedot voidaan jäsentää ainakin kahdella eri tavalla. Yksi tapa on ryhmitellä tiedot osaamisvoimavarojen lajien mukaan (työntekijät, asiakkaat, prosessit, teknologia). Tällöin lukijoiden ajatellaan olevan kiinnostuneimpia aiheista, jotka liittyvät useampaan johdon haasteeseen. Osaamispääomaraportti voidaan myös jäsentää johdon haasteiden pohjalta. Tällöin yrityksen erityisasema saa päähuomion. Osaamispääomaraportti perustuu osaamistarinan ja johdon haasteiden väliseen suhteeseen, josta toiminnot johdetaan. Lisäksi esitetään numerotietoja, jotka osoittavat toiminnot käyttöönotetuiksi. Osaamistarina, johdon haasteet ja toiminnot ovat osaamispääomaraportin valmistelun tukipilarit. Raportissa on osaamistarinan ja johdon haasteet kuvaava teksti, käyttöönotettuja toimintoja kuvaavat numerotiedot ja erilaisia kuvioita havainnollistamassa osaamistarinaa ja johdon haasteita. Osaamispääomaraportin teksti Osaamispääomaraportin tekstissä esitetään yrityksen osaamistarina, johdon haasteet ja toiminnot sekä yrityksen yleiskuvaus. Tekstin tarkoituksena on selostaa, miten osaamistarina muunnetaan osaamispääomaraportissa esitettäviksi toiminnoiksi. Osaamispääomaraportissa tulisi myös tuoda esiin tuotteen tai palvelun käyttöarvon oleelliset osat. Lisäksi johdon haasteiden ymmärtäminen edellyttää yritykselle keskeisten osaamisvoimavarojen määrittelyä. Näin ollen teksti perustuu osaamistarinan ja johdon haasteiden analysointiin. Osaamispääomaraportin numerotiedot Osaamispääomaraportin numerotiedot ja teksti muodostavat yhdessä kokonaisuuden. Käyttämällä lukuja tekstin havainnollistamiseen yritys raportoi johdon haasteiden toteutustavasta. Vaikka luvut eivät yksinään välitä tekstiin sisältyvää viestiä, ne tekevät kommentoituina osaamistarinan ja johdon haasteet vakavammin otettaviksi ja uskottavammiksi. Yhtä toimintoa kuvaamaan saatetaan tarvita useita tunnuslukuja. Luvut tulisi esittää aikasarjoina niiden kehityssuunnan osoittamiseksi. Osaamispääomaraportissa esitetyt luvut voivat perustua niihin johdon haasteisiin, joihin ne liittyvät, tai ne voidaan esittää taustatietoina, joiden tarkoituksena on kuvata yrityksen osaamisvoimavaroja laajemmin. Tällaiset luvut eivät siten riipu toisistaan eivätkä selitä tai ennusta toisiaan. Useimmissa osaamispääomaraporteissa esitettävät luvut voidaan luokitella yhteen seuraavista ryhmistä: työntekijät, asiakkaat/käyttäjät, prosessit ja teknologiat. Näiden ryhmien avulla voidaan määritellä melko yhdenmukainen käsitteistö, eräänlainen laskentajärjestelmä, jonka avulla eri tunnusluvut voidaan helposti jäljittää.

12 12 Yritysten kokemusten mukaan johdon haasteiden sisältö ja yksityiskohtaisuus ovat tärkeämpiä kuin lukujen esittämisessä sovellettu malli. Jos kuitenkin jotain erityistä mallia sovelletaan, sen tulisi olla yrityksen johtamisprosessien oleellinen osa. Osaamispääomaraportin kuvat Tekstin ja lukujen lisäksi osaamispääomaraportissa on usein erityyppisiä kuvia. Ne voivat olla valokuvia, malleja, värejä ja kaavioita, jotka tukevat osaamistarinaa ja johdon haasteita ja auttavat niiden viestimisessä. Kuvien käyttöön tulee kuitenkin suhtautua kriittisesti. Ollakseen tehokkaita niiden tulee kertoa osaamistarinasta enemmän kuin teksti ja luvut yksinään. Hyvä kuvitus tuo, tunnuslukujen tapaan, esiin osaamistarinan vakavan tarkoituksen. Sen avulla voidaan parantaa osaamistarinan selkeyttä ja tuoda esiin sen tavoitteita ja johdon haasteiden osia tai toimintoja. Kuvitus voi auttaa myös osaamispääomaraportin jäsentämisessä ja sen sisällön viestimisessä. Osaamispääomaraportin uskottavuus - laadunarviointiperusteet Ollakseen tehokas osaamispääomaraportin tulee olla uskottava. Tilinpäätösraportointia varten kehitellyt laadunarviointiperusteet soveltuvat myös osaamispääomaraportin arviointiin. Niiden avulla voidaan parantaa raportin yhtenäisyyttä ja laatua. Seuraavia laadunarviointiperusteita voidaan käyttää tarkistuslistana osaamispääomaraporttia laadittaessa. Oleellisuus. Kaikki osaamispääomaraportin käyttäjien päätöksenteon kannalta oleelliset tiedot tulee sisällyttää raporttiin. Oleellisuus edellyttää, että lukujen tai mittausten ja osaamistarinan välillä ja toisaalta johdon haasteiden ja toimintojen välillä on looginen yhteys. Tällöin lukija voi päätellä, onko osaamistarina muotoiltu järkevästi ja vastaako se hänen odotuksiaan sen sisällöstä. Luotettavuus. Raportoitujen tietojen todentamisen tulee olla mahdollista. Laskentaperiaatteiden ilmoittaminen tekee lukujen alkuperäisen lähteen jäljittämisen ja niiden oikeellisuuden tarkistamisen mahdolliseksi. Osaamistarina ja johdon haasteet voidaan "todentaa" vain tarkastelemalla niiden yhtenäisyyttä ja johdonmukaisuutta. Selkeys. Osaamispääomaraportin tulee olla selkeästi jäsennelty ja helppolukuinen. Sen tulee olla johdonmukainen tekstin, lukujen ja kuvien esittämisessä. Huomio tulee kohdistaa tärkeimpiin asioihin. Merkittävyys. Kaikki aineettomat varallisuuserät on otettava mukaan, elleivät ne ole merkityksettömiä. Yritykselle osaamistarinan tai johdon haasteiden kannalta tärkeät luvut ja mittaukset tulee ottaa mukaan, mutta liiallista yksityiskohtaisuutta tulee välttää. Kattavuus. Raportoitujen lukujen tulee antaa kattava kuva yrityksen tilanteesta. Raportissa tulee olla yrityksen tärkeimpiä toimintoja kuvaavia lukuja. Sisällön mielekkyys. Raportissa tulee kuvata tärkeitä asioita kaavamaisen esityksen sijaan. Osaamispääomaraportissa tulee olla tarkasteltavan yrityksen tietämyksen

13 13 johtamisen kannalta tärkeitä tietoja. Esitettävien lukujen ja mittausten tulee vastata yrityksen nykyistä johtamistapaa. Mittaustulosten erillisyys. Kaikki mittaustulokset on raportoitava erikseen. Kehityssuuntia ei saa häivyttää laskemalla tunnuslukuja yhteen. Eri mittaustuloksista voidaan kuitenkin muodostaa indeksejä, kunhan tällä ei pyritä peittelemään vähemmän suotuisia tuloksia. Neutraalisuus. Kaikki oleelliset mittaustulokset on ilmoitettava mahdollisimman objektiivisesti riippumatta siitä, miten ne vaikuttavat yritystä koskevaan yleisnäkemykseen. Vertailukelpoisuus. Eri vuosia koskevien tietojen vertailun tulee olla mahdollista. Näin ollen laskentajaksoa, rakennetta, tietokantaa tai mittausmenetelmää ei tule muuttaa muusta syystä kuin osaamispääomaraportin laadun parantamiseksi. Jatkuvuus ja aikasarjat ovat tärkeitä. Laskentaperiaatteet tulee myös ilmoittaa. Nämä laadunarviointiperusteet voivat joskus olla keskenään ristiriidassa. Tärkeintä on siksi varmistaa osaamispääomaraportin oleellisuuden ja luotettavuuden keskinäinen tasapaino. Näiden perusteiden avulla voidaan liittää raporttiin laatunäkökohtia tilinpäätösraportin tapaan. Tämä on tärkeää sekä julkaistavien että ei-julkaistavien osaamispääomaraporttien osalta. Laskentaperiaatteet Osaamispääomaraportissa tulee ilmoittaa siinä käytetyt mittausmenetelmät. Raportoinnin laatuvaatimukset ja niiden painotuksen perusteet tulisi myös esittää. Nämä tiedot auttavat lukijaa ymmärtämään ja tulkitsemaan osaamispääomaraportin sisällön oikein. Esitettävien lukujen laskentatapa tulee aina esittää. Yleiskuvan saamiseksi on suositeltavaa esittää laskentaperiaatteet yhdellä osaamispääomaraportin sivulla. Koska raportoinnin laatua koskevat vaatimukset voivat olla ristiriidassa keskenään, eri vaatimusten painotukset on hyvä ilmoittaa. Osana laskentaperiaatteita on myös määriteltävä osaamispääomaraportin raportointijakso. Se voi kattaa vuoden ja siten vastata tilinpäätösraportointia. Osaamispääomaraporttia ei kuitenkaan välttämättä tarvitse julkaista samanaikaisesti vuositilinpäätöksen kanssa eikä joka vuosi. Kiireiden helpottamiseksi osaamispääomaraportti voidaan päättää valmistella tilinpäätöksen jälkeen ja julkaista se joitakin kuukausia tätä myöhemmin. Osaamispääomaraportin tarkastaminen Joissakin yrityksissä osaamispääomaraportti annetaan tilintarkastajan tarkastettavaksi. Tarkoituksena on tällöin edistää yhdenmukaisen sisäisen tietojärjestelmän rakentamista ja toisaalta parantaa ulkoista uskottavuutta. Osaamispääomaraporttien tarkastusstandardia ei ole olemassa. Tarkastukseen voi kuulua seuraavanlaisia osia:

14 14 1. Numerotietojen tarkistaminen, ts. tietyn luvun olemassaoloon liittyvän asiakirjan ja luvun oikean arvon raportoinnin tarkistaminen. 2. Lukujen tuottamismenetelmien analysointi, mukaanlukien sen arviointi, tukevatko hallinnolliset menettelyt ja sisäinen valvonta tietoja. 3. Onko osaamispääomaraportissa esitetyt asenteet sisäistetty yrityksessä. 4. Tietojen oleellisuuden ja luotettavuuden arviointi yrityksen tilanteessa. Näistä kaksi ensimmäistä kohtaa kuuluvat tilintarkastajien tavanomaiseen työkenttään, ja he ovat yleensä päteviä tekemään näitä arvioita. Kahden jälkimmäisen kohdan käsittely edellyttää kuitenkin yleensä myös muiden eri alueiden asiantuntijoiden osallistumista tarkastukseen. Tarkastuskertomuksesta tulisi ilmetä tarkastuksen laajuus ja tarkastusmenettely. Koska osaamispääomaraportin tarkastaminen ei ole pakollista, yritys voi päättää, parantaako tällainen menettely raportin laatua ja uskottavuutta, kun tarvittavat voimavarat otetaan huomioon.