Intran käsikirja. Pietarsaaren kaupunki

Transkriptio

1 Intran käsikirja Pietarsaaren kaupunki

2 Sisällysluettelo Johdanto Nettiosoite ja mistä löydän Intran Sisäänkirjautuminen Kieli Kielen vaihto Murupolku Aloitussivu Linkit Tiedotteet Aineistopankki Word, Exel ja Powerpoint nettiversioina Dokumenttien hallinta Projekti- ja Ryhmätyötilat Sivun ylläpitäjät ja päivityspäivämäärä Hakutoiminto H:\Intra\Manual\Manualen\Innehåll fi.docx

3 Johdanto Tervetuloa uuteen Intraan! Intra on Pietarsaaren kaupungin henkilöstön uusi yhteinen verkko. Uuteen Intraan on siirretty kaikki sisäiset tiedot Pietarsaaren kaupungin kotisivulta sekä sosiaali- ja terveysviraston portaalista. Intra ei kuitenkaan ole vain "vanhaa tietoa", Intra antaa meille myös paljon uusia toimintoja kuten dokumenttien hallinta, tiedotteiden hallinta, projektisivut, työtilat, kalenterit, keskustelupalstat, kyselyt, Wiki-kirjastot, omat sivut ja blogit. Aluksi julkaisemme Henkilöstöhallinnon sivut H:\Intra\Manual\Manualen\Inledning.docx

4 Intran nettiosoite ja mistä löydän Intran Intran nettiosoite Kaupungin sivulta Valitse Intra vasemmasta reunasta Intra tulee olemaan Internetin aloitussivusi Sosiaali- ja terveysviraston portaalista Kirjaudu portaaliin Valitse Intra Office ruudusta Vihje sote-puolella! Laita s-posti- ja Intrakirjautumiset selaimen välilehdiksi Tools -> Internet Options Kirjoita osoitteet Home page ruutuun Ok Sulje selain ja avaa uudestaan = 3 välilehteä Vaihtoehto Lisää sivu suosikkeihin Favorites -> Add to favorites -> Add

5 Navigointi s- postista Intraan Valitse Sivustot Valitse Intra Navigointi Intrasta s-postiin Valitse Outlook H:\Intra\Manual\Manualen\Webbadress fi.docx

6 Kirjautuminen Intraan Mene Intra-osoitteeseen Sisäänkirjautumisikkuna avautuu Kirjaudu samalla käyttäjätunnuksella kuin s-postiisi Sinut ohjataan seuraavaan ikkunaan Kirjoita sama salasana kuin s-postiisi Klikkaa Logga in Odota kunnes Intra avautuu H:\Intra\Manual\Manualen\Inloggning fi.docx

7 Intran kieli Intra löytyy molemmilla kielillä. Intra sisältää sivuja ja sivustoja (kehittyneempiä toimintoja) missä kielet ovat eriteltyjä kahdessa versiossa. Tekstin lukeminen toisella kielellä vaatii kielen vaihdon selaimen asetuksissa. Koska pohja on suomeksi, niin suomenkielinen versio on hieman nopeampi kuin ruotsinkielinen. Aineistopankki, Tiedotteet sekä erilaiset muut tominnot ovat kaksikielisiä. Ei vaadi kielen vaihtoa. Katso seuraava ohje Kielen vaihto Intrassa Katso Aineistopankin jatiedotteiden ohjeet Kaikki otsikot ovat kielen valinnan mukaisia, mutta ei tomi kuitenkaan 100 % Vaikka olet valinnut suomen kieleksi voi osa otsikoista olla ruotsiksi tai päinvastoin Osa linkeistä on tehty molemmilla kielillä Sivustojen otsikot on käännetty, mutta voi silti olla toisella kielellä Sivujen otsikot ovat kaksikielisiä H:\Intra\Manual\Manualen\Språket i Intra fi.docx

8 Kielen vaihto uudessa Intrassa Uuden Intran osoite Vaihda kieli

9 Valitse kieli Move up Ok Päivitä sivu Valmis Toivottua kieltä ei löydy Add Valitse listalta: Finnish (Finland) [fi-fi] = suomi Swedish (Finland) [sv-fi] = ruotsi Ok sen jälken yllä olevan mukaan

10 Murupolku Murupolku on navigointipolku taaksepäin. Murut tarkoittavat niitä muruja, joita Hannu ja Kerttu sadussa heittivät polulle löytääkseen takaisin kotiin. Murupolku näkyy pienen nuoliruudun takaa Klikkaa ruutua jolloin murupolku avautuu. Murupolku näyttää mistä olet tullut ko sivulle. Klikkaa sivua jolle haluat mennä. Navigointi selaimen nuolella taaksepäin ei toimi 100 %. Voi tulla virheilmoitus. Käytä sen takia sharepointin omaa murupolkua yllä olevan mukaan H:\Intra\Manual\Manualen\Murupolku fi.docx

11 Intran aloitussivu Nimesi tai kuvasi Pietarsaaren kaupungin eri alueet. Avaamisen yhteydessä julkaistaan Henkilöstöhallinto. Konsernihallinto, Sosiaali- ja terveysvirasto, Tekninen palvelukeskus ja Sivistystoimi julkaistaan myöhemmin. Aineistopankki = asiakirja-arkisto, johon kaikki asiakirjat ladataan. Projektityötilat = sivut erilaisille projekteille kaikkine asiakirjoineen kuten projektisuunnitelma, asiakirjat, kalenteri ym. Ryhmätyötilat = sivut erilaisille työryhmille. Samantapaiset sivut kuin projektityötilat, mutta projektit ovat ehkä tilapäisempiä. Tärkeät ohjeet, yhteiset koko henkilöstölle. Pikalinkit webpohjaisiin ohjelmiin, yhteiset koko henkilöstölle. Hammasratas näyttää toiminnot käyttöoikeuksiesi mukaan Kysymysmerkki = Ohjeet Piilottaa otsikot vasemmasta reunasta ja ylhäältä - saat otsikot takaisin klikkaamalla vielä kerran ruutua Hakutoiminto kaikilla sivuilla ja kansioissa - etusivulla: hakee koko Intrasta - muilta sivuilta tai kansioista: hakee kyseiseltä sivulta tai kyseisestä kansiosta Ajankohtaiset listaa ajankohtaiset asiat joita ei julkaista tiedotteiden alla Henkilöstöhallinnon ja konsernihallinnon tiedotteet - 10 viimeisintä näkyvät etusivulla - klikkaa linkkiä ja lue lisää aiheesta - klikkaa otsikkoja nähdäksesi kaikki tiedotteet ko. alueelta - tai klikkaa Tiedotteet-otsikkoa ylhäältä nähdäksesi kaikki tiedotteet - tiedotteet muilta alueilta tulevat olemaan ko alueen etusivulla, mutta ei julkaista vielä Tulevat tapahtumat listaa erilaiset tapahtumat - otsikko johtaa kalenteriin - klikkaa linkkiä ja lue lisää aiheesta - tässä julkaistaan esim. henkilöstöyhdisty ksen tapahtumat

12 Käyttäjäfoorumi vihjeille, toivomuksille,ja virheilmoituksille - kirjoita ruutuun Tulevat koulutukset - otsikko johtaa kalenteriin - lue lisää aiheesta klikkaamalla linkkiä Kuukauden valokuva - Valokuvakerho Malm julkaisee kuvan kerran kuukaudessa H:\Intra\Manual\Manualen\Startsida fi.docx Alatunniste - yhteystiedot - linkit kaupungin sivulle, soteportaaliin sekä naapurikuntien sivuille - erilaiset linkit

13 Linkit Linkit avautuvat eri tavoin Linkki on avautunut samalla välilehdellä kuin Intra = Intra löytyy linkin takaa Peruuta käyttämällä murupolkua Linkki on avautunut uudelle välilehdelle = Intra yhdellä ja linkki toisella välilehdellä Sulje linkki klikkaamalla välilehden ristiä Avaa linkki uudessa ikkunassa: - klikkaa linkkiä hiiren oikealla - valitse Open in new window Linkki avautuu uudessa ikkunassa Intran päälle Sulje linkki klikkaamalla ikkunan ristiä Avaa Aineistopankin asiakirja uudessa ikkunassa: - klikkaa asiakirjan päältä hiiren oikealla - valitse Open in new window H:\Intra\Manual\Manualen\Länkar fi.docx

14 Tiedotteet Henkilöstöhallinnon ja Konsernihallinnon tiedotteet löytyvät Intran etusivulta. Muiden alueiden tiedotteet julkaistaan ko. alueen etusivulla kun ne avataan Kaikki tiedotteet löytyvät alueittain Tiedotteetotsikon alta. Valitse Aikajärjestyksessä jos haluat listata kaikki tiedotteet aikajärjestyksessä Jos valitse Tiedotteet, niin alueemme listautuvat linkkeinä tiedotteisiin Voit myös täällä valita tiedotteet aikajärjestyksessä

15 Aikajärjestys listaa kaikki tiedotteet kaikilta alueilta aikajärjestyksessä Alueemme linkkeinä vasemmassa reunassa Lue lisää aiheesta klikkaamalla linkkiä Voit halutessasi tykätä Voit kommentoida jos avaat tiedotteen otsikon kautta Tiedote joka avutunut otsikon kautta Jos teksti on kirjoitettu erilliseen asiakirjaan löytyy linkki jota voit klikata ruotsiksi ruotsinkieliselle asiakirjalle ja suomeksi suomenkieliselle asiakirjalle Alimpana on ruutu kommentteja varten. Kirjoita ruutuun jos haluat kommentoida Voit halutessasi tykätä

16 Avatut tiedotteet alueittain Lajittelu otsikoiden kautta Avaa klikkaamalla linkkiä Voit halutessasi tykätä H:\Intra\Manual\Manualen\Cirkulär fi.docx Tiedote pitää avata voidaksesi kommentoida

17 Aineistopankki Mene Aineistopankkiin Viimeisimmät sekä sinun muokkaamasi dokumentit listataan Otsikot ja kansiot vasemmassa reunassa Avausvaiheessa julkaistaan henkilöstöhallinnon asiakirjat. Myöhemmin julkaistaan muut alueet ja silloin listataan myös näiden otsikot ja kansiot vasemmassa reunassa Jos klikkaat otsikkoa Henkilöstöhallinto vasemmassa reunassa, niin alla olevat kansiot listautuvat vasempaan reunaan sekä itse sivulle.

18 Jos avaat kansion Henkilöstöhallinto vasemmasta reunasta, niin kansiot avautuvat vain reunasta Otsikot kertovat missä olet ja toimivat linkkeinä taaksepäin Voit myös mennä taaksepäin käyttämällä murupolkua Ruotsinkieliset ja suomenkieliset asiakirjat ovat samassa kansiossa. Ne ovat aakkosjärjestyksessä ensimmäisessä sarakkeessa Toisessa sarakkeessa on kirjain asiakirjan edessä. Ruotsinkielisten edessä yksi kirjain ja vastaavan suomenkielisen asiakirjan edessä kaksi samaa kirjainta. Tästä syystä saat ruotsinkielisen ja vastaavan suomenkielisen asiakirjan peräkkäin kun lajittelet sarakkeen. Toisessa sarakkeessa dokumentit nimetään sekä suomeksi että ruotsiksi Tämä haun helpottamiseksi. Löydät molemmat asiakirjat huolimatta siitä millä kielellä haet

19 Kolmannessa sarakkeessa näet onko asiakirja ruotsin- tai suomenkielinen tai kaksikielinen Lajittele Nimen kautta jos haluat asiakirjat aakkosjärjestyksessä Lajittele klikkaamalla otsikoita Nimi, Otsikko tai Kieli Lajittele Otsikon kautta jos haluat ruotsinkieliset ja vastaavat suomenkieliset asiakirjat peräkkäin Lajittele Kielen kautta jos haluat kaikki suomenkieliset tai kaikki ruotsinkieliset peräkkäin Listataksesi vain suomenkieliset tai ruotsinkieliset asiakirjat voit välilehdeltä Kirjasto valita näkymän Oletuksena näytetään kaikki asiakirjat Valitse Suomeksi listataksesi suomenkieliset tai På svenska listataksesi ruotsinkieliset asiakirjat Onko mielestäsi vaikea löytää haluamasi asiakirja Aineistopankista? Valitse Aineistopankki ko. sivulta, niin tulet suoraan oikeaan kansioon H:\Intra\Manual\Manualen\Materialbank.docx Tai valitse suoraan alasvetovalikosta

20 Word, Excel ja Powerpoint nettiversioina Intraan sisältyy Word, Excel ja Powerpoint nettiversioina. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjat näissä muodoissa avautuvat niiden kautta. Koska ohjelmat ovat nettiversioita, niin tämä tarkoittaa myös sitä, että voit käyttää niitä vaikkei sinulla ole ohjelmia paikallisesti asennettuina tietokoneellasi. Nettiversiot ovat yksinkertaisempia versioita kuin vastaavat paikallisesti asennetut ohjelmat. Jos sinulla jo on ohjelmat tietokoneellasi voit jatkaa niiden käyttöä. Jos yleensä käytät OpenOfficea voit halutessasi siirtyä käyttämään nettiversioita. Aineistopankissa on myös asiakirjapohjia - Word meidän logolla, ylätunnisteella ja alatunnisteella - Excel tyhjänä taulukkona - Powerpoint meidän logolla ja Powerpoint-pohjalla - Voit tallentaa suoraan Intraan käyttämällä näitä pohjia Mikäli sinulla on jo Word paikallisesti asennettuna versiolla 2010 tai 2013, niin on myös mahdollista tallentaa asiakirjoja suoraan Intraan. Mene Aineistopankkiin -> välilehti Tiedostot -> avaa alasvetovalikosta Uusi tiedosto Valitse Dokumentti Wordia varten Laskentaulukko Exceliä varten Esitys Powerpointia varten Jos sinulla ei ole ohjelmia paikallisesti asennettuina, niin nettiversiot avautuvat automaattisesti tietokoneellasi

21 ++ Onko sinulla ohjelmat paikallisesti asennettuina tietokoneellasi? Kun avaat nettiversiot voit joutua klikkaamaan muutaman ylimääräisen kerran Klikkaa ok jos varoitusteksti ilmestyy Kirjaudu sisään Intratunnuksilla jos sisäänkirjautumisruut u ilmestyy. Eri selaimilla voi olla erilaiset kirjautumisruudut. Google chromissa riittää klikkaus kohdassa Käynnistä sovellus. Vältät sisäänkirjautumiset laittamalla rastin Haluan pysyä kirjautuneena Intran sisäänkirjautumisruudussa Wordmallin ylätunnisteessa on meidän logomme, mutta ilman yksikköä sopiakseen kaikille Jos haluat voit vaihtaa logon yksikön logoksi. Merkitse logo klikkaamalla kirjainta J sanassa Jakobstad -> Poista -> Lisää yksikön logo. Kaksoisklikkaa ylätunnistetta jotta pääset kirjoittamaan yksikön nimen logon viereen. Muuta teksti siniseksi

22 Wordmallin alatunnisteessa on meidän alatunniste, mutta ilman yksikköä sopiakseen kaikille Kaksoisklikkaa alatunnistetta -> kirjoita yksikön nimi Pietarsaaren kaupungin/ ja.pl:n väliin sekä Staden Jakobstad/ ja.pb:n väliin H:\Intra\Manual\Manualen\Word Excel Powerpoint som webbversioner fi.docx Tarvittaessa muutetaan/lisätään myös muita tietoja

23 Dokumenttien hallinta Useimmat asiakirjat, jotka on ladattu Aineistopankkiin on nyt pdf-muodossa. Intra mahdollistaa kuitenkin kehittyneemmän asiakirjakäsittelyn. Voimme ladata asiakirjoja siinä muodossa missä olemme ne luoneet ja sen jälkeen käsitellä niitä alkuperäisinä Intrassa. Kun asiakirjaan tulee korjauksia, niin asiakirjan voi kuitata ulos, tehdä korjaukset ja kuitata sisään uudestaan. Mikäli sinulla on Word-ohjelma paikallisesti asennettuna koneellasi versiolla 2010 tai 2013 on myös mahdollista tallentaa suoraan Intraan ilman erillistä lataamista. Päivityksissä muodostuu eri versioita ja voit tarvittaessa palata vanhaan versioon. Jos haluat ilmoituksen päivitetystä asiakirjasta, niin voit asentaa ilmoituspyynnön. Voit myös esim. jakaa asiakirjan toisten kanssa, seurata asiakirjaa ja ladata asiakirjan omalle koneellesi. Aineistopankki sisältää myös nettiversiot ohjelmista Word, Exel ja Powerpoint. Käyttämällä niitä voit tarvittaessa tallentaa suoraan Intraan. Katso ohjeet Word, Excel ja Powerpoint. Asiakirjan uloskuittaaminen Mene välilehdelle Tiedostot Merkitse asiakirja rastilla Valitse Kuittaa ulos Asiakirja merkitään vihreällä ruudulla jossa nuoli uloskuittaamisen merkkinä Vie kursori vihreän ruudun yli -> näkyy inforuutu kuka on kuitannut ulos asiakirjan

24 Asiakirjan sisään kuittaaminen Muistathan kuitata sisään asiakirjan! Merkitse asiakirja rastilla Valitse Kuittaa sisään Klikkaa täppä Pääversioon Ok Odota -> ei vihreää uloskuittaamismerkintää Ilmoitus korjatuista asiakirjoista Välilehti Tiedostot Merkitse asiakirja laittamalla ristin Haluan ilmoituksen -> Määritä tätä tiedostoa koskeva ilmoitus Täytä seuraava ikkuna ja klikkaa ok Lataa kopio Asiakirjan tunniste Versiohistoria H:\Intra\Manual\Manualen\Dokumenthantering fi.docx Jako

25 Projektit ja Työryhmät Voidaan tarvittaessa luoda sivuja projekti- ja työryhmille. Ota yhteyttä It-osastoon tai Atk-toimistoon jos tarvitset sivun. Projekti on tilapäisempi kuin työryhmä. Sivut voidaan luoda käyttäjäoikeuksin, niin että vain ryhmän jäsenillä on oikeus sivuihin. Molemmille sivuille voidaan ladata kaikki asiakirjat (= ne ovat vain yhdessä paikassa), luoda muistilistoja, luoda projektikalentereita, listata ryhmien jäsenet, kirjata uutuudet, luoda tärkeät linkit, jakaa työtehtävät, luoda keskustelufoorumeja H:\Intra\Manual\Manualen\Projekt och Arbetsgrupper fi.docx

26 Sivujen ylläpitäjät ja päivityspäivämäärä Alimpana sivuilla ja sivuistoilla on linkki sivun ylläpitäjille sekä päivityspäivämäärä Linkistä avautuu luettelo sivun ylläpitäjistä ja yhteyshenkilöistä Ota ensisijaisesti yhteyttä näihin päivittäjiin kun sivuun tulee korjauksia H:\Intra\Manual\Manualen\Sidansvariga fi.docx

27 Hakutoiminto Kaikilla sivuilla on hakuruutu oikeassa reunassa Hakuruutu löytyy myös Aineistopankin kaikista kansioista Hae Intran etusivulta, jos haluat hakea koko Intrasta Hae Aineistopankin etusivulta jos haluat hakea koko pankista Jos haluat hakea vain yhdeltä sivulta hae ko sivulta Jos haluat hakea vain yhdestä kansiosta hae ko kansiosta Hakutulokset Lista hakutuloksista Tulostyyppi, tekijä ja muokkauspäivämäärä vasemmassa reunassa Tulostyypin alla voit erotella ja näyttää esim. vain word-asiakirjat klikkaamalla Word-sanaa Tekijän alla voit klikata nimeä nähdäksesi vain yhden henkilön asiakirjat Tekijä tarkoittaa asiakirjan lataajaa tai luojaa Muokkauspäivän alla voit muuttaa aikaväliä palikkaa vetämällä

28 Klikkaa otsikkoa asiakirjan avaamiseksi Otsikon alla olevassa tekstissä näkyy vähän tekstiä asiakirjasta sekä arkistointipaikka Oletko enemmän kiinnostunut arkistointipaikasta, niin tarkistat sen tekstistä ja siirryt sitten oikeaan paikkaan Hakutuloslistasta saat lisätietoa asiakirjasta viemällä kursorin otsikon yli Jos asiakirja on word, exel tai powerpointmuodoissa avautuu ruutu mistä voit tarkistaa asiakirjaa Pdf-asiakirjoista näytetään vain vähän lisätietoa Nettisivujen pikahaku Paina ctrl F = hakuruutu avautuu Kirjoita sana hakuruutuun = vastaava sana merkitään sivulla H:\Intra\Manual\Manualen\Sökfunktion fi.docx