Rautjärven kunnan hallintokeskuksen henkilöstö- ja tehtävämuutokset 2016

Transkriptio

1 Rautjärven kunnan hallintokeskuksen henkilöstö- ja tehtävämuutokset 2016 Taustaa Muutoksessa noudatettavat periaatteet Rautjärven kunnanhallituksen päätöksellä käynnistettiin yhteistoimintamenettely , joka päätettiin neuvottelussa Menettelyn tavoitteena oli määritellä ja sopeuttaa hallintokeskuksen vakinaisella henkilöstöllä hoidetut tehtävät ja henkilöstö käynnissä olevien muutosten ja kunnan talouden vaatimalle tasolle. Samalla uudistaen tarvittavilta osin eri vakanssien tehtäväkuvauksia niin, että työmäärä voidaan jakaa tasaisesti muutoksen jälkeen ja että organisaation haavoittuvuutta voidaan vähentää. Tavoitteelliseksi työmääräksi asetetettiin 8,5 henkilötyövuotta. Muutos koskee kaikkiaan 11 vakinaisessa työ- tai virkasuhteessa Rautjärven kuntaan olevaa henkilöä. Yhteistoimintemenettelyn aikana on kuultu henkilökohtaisesti kaikki ne, joita menettelyn on todettu koskevan ja heiltä on saatu näkemykset esitettyihin alustaviin tehtäväkuvauksiin, organisointiin ja henkilökohtaisiin tavoitteisiin ja muutoksiin työssä. Kunnanhallitus päätti yhteistoimintamenettelyn perusteella muutoksessa noudatettavat periaatteet: 1. Vakinaisen henkilöstön määrän vähentäminen voidaan toteuttaa eläköitymisten kautta ja työsuhteet jatkuvat eläkkeelle jäämiseen saakka. 2. Hallintokeskuksen töistä muodostetaan kokoaikaiset vakanssit, joiden pohjalta rekrytointi on mahdollista tulevaisuudessa, lukuun ottamatta jo nyt osa-aikaisena hoidettua tehtävää. 3. Osa-aikaiseen tehtävään haluaville selvitetään mahdollisuutta siirtyä osa-aikaisena kunnan muihin tehtäviin. 4. Muutokset toteutetaan lukien, johon saakka takuupalkat ovat voimassa. Eläkkeelle jäävien osalta palkkausta ei muuteta. 5. Yksittäiset tehtävämuutokset voidaan toteuttaa kuitenkin aiemmin, yhteistyössä henkilöstön kanssa. 6. Kaikkien tehtävien osalta laaditaan uusi tehtävien vaativuuden arviointi, jonka pohjalta määritellään tehtäväkohtaiset palkat. 7. Uudet arviointikriteerit valmistellaan yhteistyössä pääsopijajärjestöjen edustajien kanssa. 8. Täydennyskoulutusta tarjotaan tehtävän muutoksen edellyttämällä tavalla.

2 Prosessin eteneminen Henkilöstöllä ja pääsopijajärjestöillä on mahdollisuus mennessä tehdä muistutuksia ja antaa kirjallinen vastineensa muutosprosessista, organisoinnista ja johtamisen järjestämisestä sekä alustavien tehtäväkuvausten perusteella laaditusta esityksestä uusiksi tehtäväkuvauksiksi. Sivistys- ja teknistä keskusta on pyydetty toimittamaan selvitys mahdollisista osa-aikaisesti hoidettavista tehtävistä mennessä. Pääsopijajärjestöiltä pyydetään nimeämään edustajansa tehtävien vaativuuden arvointikriteereitä valmistelevaan työryhmään mennessä. Työnantajan edustajina työryhmässä toimivat kunnanjohtaja, talouspäällikkö ja vs. henkilöstösihteeri. Tehtävien vaativuuden arviointi toteutetaan niin, että uudet tehtäväkohtaiset palkat tulevat käyttöön lukien. Kunnanhallitus tekee muutoksen toimeenpanoon liittyvät päätökset kokouksessaan Hallintokeskuksen organisointi ja johtaminen Tehtäväkuvaukset Hallintokeskukseen perustetaan uusii tulosyksikkö Hallinto- ja talouspalvelut, jonka esimiestehtävät tulevat osaksi talouspäällikön virkaa. Hallintokeskuksen toimialajohtajana toimii kunnanjohtaja, jonka suorassa alaisuudessa ovat talouspäällikkö, palvelupäällikkö sekä muu hallintokeskukseen kuuluva erityishenkilöstö (esim. määräaikainen projektipäällikkö). Hallinto- ja talouspalvelut vastaa keskitettyjen palvelujen lisäksi kaikkien toimialojen toimialasihteeripalveluista, jolloin näiden tehtävien osalta hallinto-, sivistys- ja teknisen keskuksen toiminnasta vastuussa olevat henkilöt ovat työnjohdollisessa asemassa näitä tehtäviä hoitaviin hallintokeskuksen työntekijöihin. Esitys hallintokeskuksen vakinaisen henkilöstön tehtäviksi on kuvattu seuraavissa tehtäväkuvauksissa. Suluissa on merkitty se henkilö, jota kuulemisen perusteella esitetään nimettäväksi tehtävään. Palvelupäällikön virka (Annaleena Rita) Kunnan henkilöstöhallinto Kunnan hyvinvointipalvelujen koordinointi

3 Kunnan henkilöstöhallinnon yhteiset tehtävät Henkilöstösuunnitelman ja kertomuksen laadinta Työsuojelupäällikön, työterveyshuollon yhteyshenkilön, palkka-asiamiehen ja eläkeasiamiehen tehtävät Työyhteisötoimikunnan asioiden valmistelu ja täytäntöönpano Saitan palkanlaskennan yhdyshenkilön tehtävät Työllisyysasiat Rekrytoinnin tukeminen Sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyvien asioiden koordinointi, valmistelu, seuranta ja arviointi. Vanhusneuvoston sihteerin tehtävät Työllisyyden edistäminen Hyvinvointikertomus Hallinto ja talouspalvelut tulosyksikön tehtävät Talouspäällikön virka (Paula Hinkkanen) Kunnan taloushallinto Kuntakonsernin taloussuunnittelu Rautjärven Vuokratalot Oy:n toimitusjohtajan tehtävät Asuntoasioista vastaaminen Tulosyksikön esimiestehtävät Talouteen liittyvät valmistelu- ja täytäntöönpanotehtävät Maksuvalmiudesta huolehtiminen Talousarvion ja tilinpäätöksen laadinta Talousarvion seuranta Saatavien oikeudellinen perintä Riskienhallinta Notariaattiasioiden hoitaminen Asukasvalinnat Tietohallintosihteerin toimi (Päivi Kujantola-Nupponen) Kunnan tietohallinto Kunnan asiakirjahallinto ja arkistointi Saitan tietohallinnon yhteyshenkilön tehtävät Tietojärjestelmien hankinnan, käyttöönoton ja ylläpidon valmistelu Keskusarkiston hoito Sähköisen asianhallinnan ylläpito ja kehittäminen Kokousten esityslista-, pöytäkirja- ja täytäntöönpanoprosessit

4 Taloussihteerin toimi (Tuula Luhaniemi) Taloushallinnon palvelusihteerin tehtävät Saitan taloushallinnon yhdyshenkilön tehtävät Vesi- ja lämpölaskutuksen ylläpitotehtävät Vesilaskutuksen sopimus- ja laskutusliittymäasiat Kaukolämpölaskutukseen kuuluvat tehtävät Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Käyttöomaisuuskirjanpitoon ja poistosuunnitelmiin kuuluvat tehtävät Sisäisten vuokrien määrittäminen ja muut kustannuslaskennan tehtävät Kirjanpidon sovellutusohjeiden antaminen Kirjanpidon oikeellisuuden tarkastaminen Tiedotus- ja opistosihteerin toimi (Hanna Ruokoniemi) Hallinto- ja sivistyskeskuksen asiakirjahallinto ja kunnan viestintä Kansalaisopiston opistosihteerin tehtävät Kansalaisopiston opistosihteerin tehtävät; opinto-ohjelman laatiminen, kurssi-ilmoittautumiset ja muut käytännön järjestelyt opiston osalta Kansalaisopiston oppilasmaksujen laskuttaminen ja järjestelmän ylläpitotehtävät Kokousten valmisteluun ja päätösten täytäntöönpanoon liittyvät tehtävät Kunnan internet-sivujen ja intranet kotisivujen ylläpito ja tiedotuksen hoitaminen Keskusvaalilautakunnan sihteerin tehtävät Talous- ja toimintatilaston laadinnassa avustaminen sivistystoimen osalta, muut tilastot ja raportit sekä laskujen sisältötarkastus Asianhallintaan ja arkistointiin liittyvät tehtävät Yhteispalvelupisteen hoitoon ja asiakaspalveluun osallistuminen Sähköisten kyselyjen järjestäminen kuntakonsernin osalta Palvelusihteerin toimi (Tarja Partinen) Kunnan asiakaspalvelu yhteispalvelupisteessä Kunnan asiakirjahallinto Yhteispalvelupisteen asiakaspalvelu,

5 Kokousten tilavaraukset ja tarjoilujen järjestäminen, matkajärjestelyt Liikuntapaikkojen avainpanttikassa ja venepaikkojen varaukset Asiakirjahallintoon liittyvä postien käsittely Dynasty-pääkäyttäjä ja sähköisten palvelujen ylläpito Toimielinten esityslista- ja pöytäkirjaprosessin varahenkilönä toimiminen Kuulutukset ja nähtävillä pidot, ilmoitustaulun hoito, lehti-ilmoitukset Kulunvalvontaan ja työajanseurantaan liittyvät tehtävät Arkistopalvelutoiminnan sijaisena toimiminen Palvelusihteerin toimi (Satu Kojo) Teknisen toimialasihteerin tehtävät Teknisen lautakunnan kokousten valmistelu ja täytäntöönpano Rakennusvalvonnan toimistosihteerin tehtävät Rakentamiseen liittyvät tehtävät kuten tarjouspyynnöt, työmaakokouspöytäkirjat, hankintailmoitukset, urakkasopimukset ja vakuuden tarkastukset. Toimialajohtajan viranhaltijapäätösten täytäntöönpano Teknisen keskuksen hallinnon arkistonhoito Palvelu- ja laskentasihteerin toimi (Seija Vento) Sivistyskeskuksen toimialasihteerin tehtävät Talous- ja toimintatilastoon liittyvät tehtävät Laskutuksen varahenkilö Taloushallinnon järjestelmien avustaminen käytettävyydessä ja ylläpidossa Päivähoidon laskutukseen liittyvät asiat Päivähoidon maksupäätöksiin liittyvät tehtävät, hinnoittelu ja täytäntöönpano Iltapäivätoiminnan palveluihin liittyvät tehtävät Lastenhoidon tukeen kuuluvat ilmoitukset KELA:lle Päivähoidon arkistointiasiat Laskujen sisältötarkastukseen liittyvät tehtävät Asiakaspalvelun ja yleislaskutuksen tukeminen Kirjanpidon ja tilinpäätöksen avustaminen kuntakonsernin osalta Tietojen toimittaminen tilinpäätösvientejä ja -liitteitä varten sekä tase-erittelyn laatimiseksi Kunnan ulkoisten tilinpäätöstietojen välittäminen Tilastojen ja erilaisten kustannusseurantojen laatiminen

6 Palvelu- ja asuntosihteerin toimi (Kaija Pesonen) Myyntilaskutusprosessin tehtävät kuntakonsernissa Asuntoasioiden toimistotehtävät Teknisen toimen toimialasihteerin tehtävät Osallistuminen kuntakonsernin myyntilaskutusprosessin tehtäviin Laskutietojen syöttäminen laskutuskantaan, käyttäjien opastaminen ja ohjeistaminen sekä ohjaustietojen ylläpito Vuokra-, vesi-, lämpö ja yleislaskutus sekä viivästyskorkolaskutus kuntakonsernin osalta Asuntoasioihin ja vuokrasopimuksiin liittyvät asiakaspalvelu- ja hallintotehtävät Taloushallinnon avustaminen Taloushallinon arkistointi Teknisen toimen laskujen sisältötarkastus ja teknisen toimen sopimusten oikeellisuuden tarkistaminen Teknisen keskuksen talouden ja toiminnan suunnittelun ja valmistelun avustaminen Teknisen toimen ja yhteispalvelupisteen asiakaspalveluun osallistuminen Teknisen keskuksen teknisen arkiston ja sähköisten tiedostojen hoitaminen Muutokset viroissa ja toimissa sekä hallintosäännössä Virkojen muutokset Muutoksen yhteydessä lakkautetaan kehitysjohtajan ja henkilöstösihteerin virat. Näitä virkoja korvaamaan perustetaan palvelupäällikön virka. Kehitysjohtajan ratkaisuvalta poistetaan hallintosäännöstä. Kunnan omistamien vuokra-asuntojen asukasvalinnasta päättäminen lisätään talouspäällikön ratkaisuvaltaan. Henkilöstösihteerin ratkaisuvalta muutetaan palvelupäällikön ratkaisuvallaksi, lisättynä työsuojelupäällikön tehtävillä. Toimien muutokset Muutoksen yhteydessä lakkautetaan sivistystoimen toimialasihteerin ja opistosihteerin sekä pääkirjanpitäjän toimet. Muilta osin nimikkeet muuttuvat niitä hoitavien henkilöiden siirtyessä uusiin tehtäviin.