EUROOPAN PARLAMENTTI

Transkriptio

1 EUROOPAN PARLAMENTTI 1999 Talousarvion valvontavaliokunta tammikuuta 2003 TYÖASIAKIRJA Komission kirjanpitojärjestelmä Vastuuvapaus 2001 Talousarvion valvontavaliokunta Esittelijät: Gianfranco Dell'Alba, Rijk van Dam ja Ole Sørensen Liite I Termejä Liite II Tilintarkastustuomioistuimen muistio ( ) Tarkastuslausumat ja komission vastaukset (KOM(2002) 755 lopullinen) DT\ doc PE

2 1. Tavoite Työasiakirjan tavoitteena on esittää lyhyt kuvaus niistä keskeisistä seikoista, jotka ovat nousseet esiin keskustelussa komission kirjanpitojärjestelmästä, ja kertoa aiheesta selvästi ja yksinkertaisesti helposti ymmärrettävässä muodossa sellaisille lukijoille, joilla ei ole kirjanpitoalan koulutusta. Ymmärtämisen helpottamiseksi teknisiä termejä on selitetty (liite I). Laatiessaan tätä työasiakirjaa esittelijät ovat tarkastelleet tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksissaan ja muissa asiakirjoissaan esittämiä argumentteja sekä komission tuottamia asiakirjoja sekä lisäksi niitä seikkoja, joita talousarvion valvontavaliokunnan jäsenet ovat nostaneet esiin niissä lukuisissa kokouksissa, joissa komission kirjanpitojärjestelmää on käsitelty. Työasiakirjan lopussa esitetään johtopäätöksiä, jotka esittelijät pyytävät valiokuntaa hyväksymään, jotta niiden sisällyttämistä vuoden 2001 vastuuvapautta koskevaan mietintöluonnokseen voitaisiin harkita. 2. Kirjanpidon tarkoitus ja luonne Kirjanpidon taustalla olevana tarkoituksena on tilinpäätöstietojen tuottaminen taloudellisesta kokonaisuudesta. Kirjanpitojärjestelmä koostuu ko. kokonaisuuden käyttämistä menetelmistä ja keinoista taloudellisen toimintansa seuraamiseksi ja näiden toimintojen yhteenvedosta tavalla, josta on hyötyä päätöksentekijöille. Varainhoitoasetuksen 132 artiklan 1 kohdassa 1 todetaan, että "toimielinten kirjanpito on järjestelmä, johon järjestetään talousarviota ja rahoitusta koskevat tiedot ja jonka avulla voidaan koota, luokitella ja kirjata numerotietoja." Komissio huomauttaa kesäkuussa 2001 laatimassaan työasiakirjassa, että julkisen talouden kirjanpidossa on laajennettu merkittävästi sen tavoitteita tietojärjestelmänä: siinä on edetty talousarvion toteuttamistietojen kirjaamisesta kokonaiskuvan antamiseen taloudellisesta tilanteesta. Julkisen talouden kirjanpidon tavoitteita ovatkin: Hallintotavoitteet talousarvion toteuttamistietojen kirjaaminen liikkeiden ja saldojen yksilöinti pankkitileillä varojen ja velkojen muutosten esittäminen samoin kuin niiden osatekijät ja yleistilanne tietojen antaminen varainhoidosta: saatavat ja maksut sekä ylijäämät tai vajeet. Valvontatavoitteet päätöksenteossa tarvittavien talous- ja varainhoitotietojen antaminen 1 EYVL L 248, PE /18 DT\ doc

3 laillisuutta ja tehokkuutta koskevien tarkastusten helpottaminen. Analysointiin ja informaatioon liittyvät tavoitteet tietojen tarjoaminen tilinpäätösten laatimiseksi tietojen tarjoaminen avuksi kokonaisuuden toiminnan aiheuttamia taloudellisia ja varainhoidollisia vaikutuksia koskevaan analyysiin asianmukaisten tietojen tarjoaminen päätöksentekijöille. 3. Oikeudellinen kehys Uuden varainhoitoasetuksen 125 artiklassa luodaan perusta uudelle kirjanpitojärjestelmälle: "Suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteen mukaisesti tilinpäätöksessä otetaan huomioon varainhoitovuoden kulut ja tuotot niiden maksupäivästä riippumatta". Ajoituksen osalta asetuksen 181 artiklassa säädetään, että " säännöksiä aletaan soveltaa asteittain, jotta säännökset voisivat tulla kokonaisuudessaan voimaan varainhoitovuonna 2005". 4. Komission kirjanpitojärjestelmän nykyinen rakenne 4.1 Kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstö Kirjanpito muodostuu talousarvio- ja liikekirjanpidosta. Talousarviokirjanpito antaa yksityiskohtaisen kuvan vuosittaisen talousarvion toteuttamisesta. Se perustuu kassaperusteisen kirjanpidon muunnettuun versioon (sisältää määrärahasiirrot). Kassaperusteisessa kirjanpidossa ei huomioida keräämättä jääneitä tuloja, jotka on ansaittu, tai menoja, jotka ovat aiheutuneet mutta joita ei ole maksettu. Kassaperusteinen kirjanpito- ja talousarviokirjanpitosäännöstö ja niiden periaatteet ovat yleisiä useimmissa OECD-maissa. Komissio on siirtymässä suoriteperusteiseen järjestelmään, jonka edellytetään uudelleenlaaditun varainhoitoasetuksen 125 artiklassa tulevan voimaan vuonna Eräät jäsenvaltiot ovat jo siirtyneet suoriteperusteiseen kirjanpitoon, mutta niillä on mennyt siihen vuosia. Suoriteperusteinen järjestelmä on tyypillisempi yksityissektorilla. Sen myötä on mahdollista arvioida varat ja velat täysin, samoin kuin perinteiset talousarviotapahtumat. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa kirjataan tulot sillä jaksolla, jonka aikana ne on ansaittu, ja menot sillä jaksolla, jonka aikana ne ovat aiheutuneet. Komission jäsen Schreyer siteerasi seuraavaa määritelmää 24. heinäkuuta 2002 päivätyssä muistiossaan 1 komissiolle: Suoriteperusteisuus tarkoittaa, että kirjanpidossa tapahtumat ja muut vastaavat huomioidaan silloin kun ne tapahtuvat (eikä ainoastaan silloin kun maksu saadaan tai suoritetaan). Tästä syystä tapahtumat kirjataan tileihin ja huomioidaan sen kauden tilinpäätöksissä, joihin ne liittyvät. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa huomioidaan varat, velat, tulot ja menot. (IPSAS 1 standardi julkisen talouden kirjanpito) 1 SEC(2002) 853 (ei saatavilla suomeksi). DT\ doc 3/18 PE

4 Hän toteaa myös, että suoriteperusteista kirjanpitoa sovelletaan ainoastaan liikekirjanpitoon; talousarvion toteutus ja talousarviokirjanpito jäävät kassaperusteisiksi (kaksiosainen järjestelmä). Itse asiassa suoriteperusteinen tieto on täydentävää, koska sekä kassa- että suoriteperusteiset tiedot ovat tarpeen asianmukaisten hallintopäätösten tekemiseksi. 4.2 Tietokonejärjestelmä Komission taloushallintoon ja kirjanpitoon liittyvät tiedot käsitellään tällä hetkellä keskitetysti keskustietojärjestelmässä (SINCOM2), joka otettiin käyttöön vuonna 1997 ja laajennettiin vuonna 1999 kattamaan kaikki komission yksiköt. Tämä järjestelmä koostuu kolmesta erillisjärjestelmästä, jotka ovat yhteydessä sekä toisiinsa että alakohtaisiin järjestelmiin, joita menoja hallinnoivat yksiköt ovat luoneet omia hallinnointitarpeitaan varten. Järjestelmä ei sellaisenaan täyttäisi suoriteperusteisen kirjanpidon standardeja, jotka ovat tarpeen varainhoitovuodesta 2005 varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti. Kolme keskusalajärjestelmää on suunniteltu eri käyttäjien tarpeisiin: SAP R/3 -järjestelmää käyttävät tilinpitäjän yksiköt sekä varainhoidon valvoja. Tämä on komission virallinen kirjanpitojärjestelmä, jolla hoidetaan talousarviokirjanpito, liikekirjanpito, kassanhallinta, kolmansien osapuolten tietojen varmennus sekä maksujen perintä ja suoritukset SWIFT-verkon kautta Si2-järjestelmä on tuloja ja menoja hyväksyville yksiköille tarkoitettu talousarvion hallinnointiväline. Pääosastot vievät tapahtumat Si2-järjestelmään joko suoraan tai välillisesti, jolloin ne siirretään alakohtaisista tietojenkäsittelyjärjestelmistä käyttämällä vakiomuotoista käyttöliittymää. Tulojen ja menojen hyväksyjän on seurattava pääosaston sisäistä työnkulkua ja varmennettava kaikki Si2-järjestelmään viedyt tapahtumat niiden alkuperästä riippumatta ennen niiden siirtämistä R/3- järjestelmään ja tietovarasto, joka on raportointiväline ja johon kopioidaan tietoa Si2- ja R/3- järjestelmästä. Mitä tulee järjestelmän puutteisiin, Schreyer ilmoitti kirjanpitojärjestelmästä 18. kesäkuuta 2002 pitämässään esityksessä valiokunnalle seuraavaa: järjestelmien yhteentoimivuus aiheuttaa ongelmia tietojen yhtenäisyyden osalta turvallisuus kyseessä ei ole "täysin integroitu" järjestelmä. 4.3 Kriittiset huomautukset komission sisältä Eräs entinen komission tilinpitäjä on esittänyt kritiikkiä komission kirjanpitojärjestelmistä, mikä on herättänyt kommentteja ja vastauksia sekä komissiosta että tilintarkastustuomioistuimesta 1. 1 Fabra Vallèsin kirje PE /18 DT\ doc

5 Nämä kirjanpitojärjestelmää koskevat havainnot voidaan vetää yhteen seuraavasti: virkamiesten riittämätön vaihtuvuus tietyissä varainhoitotehtävissä pyyntö kassatoimintojen tarkastamisesta riippumattomasti vastuu atk-järjestelmän toteutuksesta ja hallinnosta pitäisi antaa tilinpitäjälle SINCOM2:sta luopuminen täysimääräisen SAP:n hyväksi; kirjanpitojärjestelmän alttius petoksille ja virheille kassahallinnon ja kirjanpidon atk-järjestelmien epäluotettavuus ja avoimuuden puute. Asiasta vastaava komission jäsen vastasi yksityiskohtaisesti tähän kritiikkiin asiakirjassa ("factual responses"), joka jaettiin valiokunnan kokouksessa 22. toukokuuta Katsaus eri lähteistä tulleeseen kritiikkiin 5.1 Tilintarkastustuomioistuin Tilintarkastustuomioistuin on perättäisissä vuosikertomuksissaan esittänyt yksityiskohtaista kritiikkiä lukuisista komission kirjanpitojärjestelmän osa-alueista. Nämä huomautukset on vedetty yhteen 17. lokakuuta 2002 päivätyssä tilintarkastustuomioistuimen presidentin kirjeessä 1 sekä tämän työasiakirjan liitteenä olevassa muistiossa. Otteet tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksista, joihin viitataan muistiossa, esitetään kokonaisina tekstikoosteessa 2, jonka parlamentin pääosasto IV on valmistellut, ja niitä käsitellään seuraavassa. Taustamateriaaliksi on kuitenkin hyödyllistä ottaa Fabra Vallèsin kirjallinen vastaus 3, jonka hän esitti esiteltyään vuosikertomuksen 2001 valiokunnan kokouksessa 5. marraskuuta 2002 ja jossa hän vastasi kysymykseen: Mitkä ovat komission kirjanpitojärjestelmän pääasialliset puutteet ja miten ne voidaan korjata? Fabra Vallès vastasi seuraavasti: pääasialliset puutteet liittyvät varojen täydelliseen kirjaamiseen sekä komission käyttöönottamiin kassaperusteisen kirjanpidon periaatteisiin, jotka eivät mahdollista sitä, että toiminta- ja investointimenot tai lopulliset maksut ja ennakko- ja etumaksut erotetaan. Ne eivät myöskään mahdollista saatavien tai velkojen määrittelyä. Suoriteperusteisen kirjanpidon käyttöönotto korjaisi nämä puutteet ja parantaisi tiedon laatua, mikä on tarpeen moitteettoman varainhoidon mahdollistamiseksi. Lisäksi vuoden lopun tilien valmistelu perustuu laajalti tietoihin, jotka tulevat kirjanpitojärjestelmän ulkopuolelta ja joiden luotettavuutta keskeiset kirjanpitoyksiköt eivät takaa. Uudistukset SINCOMin sisällä ovat tarpeen tilanteen muuttamiseksi 4. 1 Liite II. 2 Sähköpostitse COCOBU:n jäsenille (FR ja EN) 6. joulukuuta Kirje, Epävirallinen käännös. DT\ doc 5/18 PE

6 Lisätietoja tilintarkastustuomioistuin yksityiskohtaisesti huomioista kaudelta löytyy 17. lokakuuta 2002 päivätystä muistiossa ja pääosaston IV keräämistä otteista tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksista seuraavien otsakkeiden alta: Kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstö Yhteisön tilejä koskevat varaumat ja huomautukset SINCOM 2 -järjestelmä Esittelijät haluaisivat kuitenkin korostaa seuraavia kohtia: eräät välimaksut katsotaan edelleen menoiksi, mikä ei ole yhteensopivaa yleisesti hyväksyttyjen kansainvälisten kirjanpitostandardien kanssa, joita yhteisö pyrkii noudattamaan muissa suhteissa talousarviomaksuina vuoden aikana tileille kirjattujen ennakoiden/maksujen kokonaisarvo on aliarvioitu noin miljoonaa ecua (netto). useissa YTK:issa ei ole toteutettu fyysistä inventaaria EMOTR:n velalliset esitetään taseen ulkopuolissa sitoumuksissa eikä varoina taseessa (655,8 milj. ecua). mahdottomuus esittää velallisten määrä taseessa velkojen kohdalla vaikka SINCOM 2 -kirjanpitojärjestelmä on monimutkainen, komissio ei sovita kattavasti ja tietyin väliajoin yhteen kolmen SINCOM 2 -alajärjestelmän tietoja kirjanpito- ja talousarviopäivien ja -kausien määrittely ja prosessointi ja tapa millä sitoumuksiin tehdään muutoksia (aiemman tiedon poistaminen) merkitsevät, että kirjausketjua on usein vaikea seurata ei ole olemassa kattavia hyväksyttyjä ja testattuja suunnitelmia toimintojen jatkamiseksi siinä tapauksessa, että järjestelmä on pois käytöstä vahingon tai tahallisen teon seurauksena. Mitä tulee varainhoitovuoteen 2001, tilintarkastustuomioistuimen tarkastuslausumassa todetaan kohdassa "Tilien luotettavuus" seuraavaa: "IV. Tilintarkastustuomioistuin korostaa, että se on joutunut toistamaan suurimmat osan varauksistaan ja huomautuksistaan useaan otteeseen. Esiin tuodut puutteet johtuvat suurelta osin yhteisön kirjanpitojärjestelmästä, jota ei ole suunniteltu antamaan varmuutta siitä, että yhteisön kaikki omaisuuserät on viety kirjanpitoon. Tilintarkastustuomioistuin katsoo, että komission yksiköissä olisi viipymättä toteutettava perusteellisia toimia kirjanpitojärjestelmän puutteisiin liittyvien riskien vuoksi (ks. kohdat )." PE /18 DT\ doc

7 Tilintarkastustuomioistuin jatkaa 9.6 kohdassa toteamalla, että "komission toiminnalliset pääosastot eivät aina tiedosta kirjanpitoa koskevien selvitysten ja tarkastusten merkitystä. Budjettipääosaston pääjohtajan esittämään lausumaan liittyvissä varaumissa vahvistetaan tilintarkastustuomioistuimen tekemät havainnot, mutta tilanteen korjaamiseksi ei ole ehdotettu tarkkaa toimintasuunnitelmaa, johon liittyisi realistinen aikataulu." Jäljempänä 9.7. kohdassa tilintarkastustuomioistuin toteaa: "Koska kirjanpitojärjestelmä ei ole kattava, varainhoitovuoden lopun tilinpäätöksien valmistelu perustuu paljolti kirjanpidon ulkopuolisiin selvityksiin [ ]. Tässä yhteydessä tehtyjä arviointeja ei verrata asianomaisiin talousarviokirjauksiin, eivätkä kirjanpidosta vastaavat keskusyksiköt voi aina taata arviointien oikeellisuutta. Lisäksi kirjanpitojärjestelmä, joka perustuu pääasiassa kassaperusteisen kirjanpidon periaatteisiin, ei anna mahdollisuutta erottaa hallintomenoja investointimenoista ja lopullisia maksuja ennakko- tai etumaksuista taikka edes määrittää velkojen ja saamisten määrää." Tilintarkastustuomioistuin käsittelee 9.8 kohdassa suoriteperusteiden kirjanpidon käyttöönottoa, jota uusi varainhoitoasetus edellyttää, mutta varoittaa, että "pelkästään varainhoitoasetuksen säännöksillä ei voi korjata nykyisen kirjanpitojärjestelmän puutteita, vaan lisäksi tarvitaan useita käytännön toimenpiteitä." 5.2 Komissio Komissio, jota on kritisoitu monissa perättäisissä vuosikertomuksissa, tunnustaa itsekin parannustarpeen, kuten se toteaa vastauksessaan kohtaan 9.27 tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksessa 2000: "Komissio on tietoinen siitä, ettei sillä ole käytössään tarkoituksenmukaista standardeihin perustuvaa tilinpitojärjestelmää, jonka avulla toimielinten tilinpito voitaisiin laatia yhtenevällä tavalla ja johdonmukaisesti." On myös valaisevaa huomata, että talousarviosta vastaava pääjohtaja pystyi vuosittaisessa toimintakertomuksessaan ainoastaan antamaan oman tarkastuslausumansa vuodelta 2001 ilmaisemalla samalla varaumia seuraavasti: varainhoidon tietojärjestelmät, joita pääosastoni on pannut täytäntöön ja joiden puutteita synkronisoinnin, yhdenmukaisuuden, tietoturvan, tarjolla olevien toimintojen ja hankkeiden hallinnon alalla alettiin käsitellä tehokkaasti vasta vuoden 2001 viimeisellä neljänneksellä kirjanpito ja tilinpäätökset, jotka heijastavat edelleen epätäydellisesti yhteisöjen omaisuus- ja rahatilannetta ja jotka on uudistettava kokonaisuudessaan, kuten komission tukemassa monivuotisessa suunnitelmassa on määritelty saatavien perintäprosessi, ottaen huomioon menettelyjen riittämätön dokumentointi ja viipeet valkoisen kirjan toimessa 96 vahvistettujen tavoitteiden saavuttamisen kannalta tarpeellisten atk-järjestelmien kehittämisessä. Vahvistus näille varaumille annetaan 25. maaliskuuta 2002 päivätyssä, talousarviosta vastaavalle pääjohtajalle osoitetussa kirjeessä talousarviosta vastaavan pääosaston vuoden DT\ doc 7/18 PE

8 2001 tarkastuslausumasta, jossa komission sisäinen tilintarkastaja toteaa, että sisäinen tarkastusyksikkö ei ole tyytyväinen talousarviosta vastaavan pääosaston tarkastuksiin. 6. Kirjanpidon uudistaminen 6.1 Aiemmat komission asiakirjat Korjatakseen kirjanpitojärjestelmässään havaitut puutteet komissio esitti kesäkuussa 2001 työasiakirjan kirjanpitojärjestelmän uudistamisesta ja sen jälkeen komission jäsen Schreyer esitti 24. heinäkuuta 2002 muistion 1 kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstön ja -järjestelmän uudistamisesta. Työasiakirjassa Schreyer esitteli keskeiset toimet, jotka ovat tarpeen suoriteperusteisen kirjanpidon käyttöönottamiseksi ja tilintarkastustuomioistuimen kritiikin käsittelemiseksi. Hän totesi seuraavaa: Vuoden 2002 loppuun mennessä komissiota pyydetään päättämään komission yksiköissä käynnissä olevan vaihtoehtojen kartoituksen perusteella seuraavista: kirjanpitosäännöt erityisesti miten yleisesti hyväksytyt kirjanpitokäytännöt voidaan panna täytäntöön ja vaiheet matkalla kohti täydellistä yhdenmukaisuutta niiden kanssa ja atk-järjestelmä, eli valittu järjestelmäarkkitehtuuri sekä osoitetut määrärahat ja alustava kehitysaikataulu. Tässä muistiossa esitetyt seikat ovat rakennuspuita toimintasuunnitelmalle kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstön ja -järjestelmän uudistamiseksi. Tässä mielessä ne vastaavat talousarviosta vastaavan pääjohtajan vuosittaisessa toimintakertomuksessaan 2001 esittämiin varaumiin. Vaihtoehtojen kartoitus, joka tehdään tämän muistion perusteella, sekä komission päätös vuoden 2002 loppuun mennessä johtavat viralliseen ja yksityiskohtaiseen toimintasuunnitelmaan. Komissio tunnustaa, että koska sen kirjanpidon on annettava todellisuutta vastaava, kattava ja järjestelmällinen kuva toteutetuista toimista, integroitu kirjanpitoväline (sekä talousarvio- että liikekirjanpitoon), joka perustuu pysyville käsitteille ja standardoiduille kirjanpitomenettelyille, on tarpeen. Komission mukaan tällaisen integroidun välineen pitäisi mahdollistaa seuraava: taseen ja tulostilin lähes automaattinen laatiminen standardoidun ja eritystarpeisiin muunnellun raportointijärjestelmän luominen, joka käyttää kirjanpitotietoja suoraan hyväkseen myötävaikutus sisäiseen tarkastukseen (jäljitettävyys, tarkastettavuus sekä järjestelmässä olevan tiedon laadun arviointi). 1 SEC(2002) 853 (ei saatavilla suomeksi). PE /18 DT\ doc

9 Aikataulun suhteen komissio esittää vastauksissaan tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomuksen 2001 kohtiin , että sekä kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstön että -järjestelmän yksityiskohtainen kehittäminen käynnistetään vuonna 2003 ja testaus- ja täytäntöönpanovaiheet vuonna Talousarviosta vastaava komission pääosasto on toimittanut 6. joulukuuta 2002 asiakirjan kirjanpitojärjestelmästään. Euroopan yhteisöjen kirjanpitojärjestelmän kehitystä käsittelevässä 8 jaksossa se selvittää seuraavaa: Yksikertaisesti todeten uudistukset keskittyvät seuraavaan: 1. kassaperusteisen raportoinnin säilyttäminen, kun on kyse talousarvion toteutuksesta (kerätyt ja maksetut varat), ja siirtyminen kohti suoriteperusteista liikekirjanpitoa. Tämä kaksiosainen järjestelmä on otettu käyttöön myös useissa jäsenvaltioissa. 2. Integroitu kirjanpito: talousarviokirjanpidon kohentamisella vältetään tarve turvautua kirjanpidon ulkopuolisten luetteloiden käyttöön tilinpäätösten laatimisessa. 3. Konsolidoinnin soveltamisalan määrittely ja sen mukauttaminen kansainvälisten standardien mukaisesti. 4. EY:n tilinpäätösten pitäisi pääkohdiltaan olla yhteneväisiä kansainvälisten standardien kanssa. Nämä tilinpäätökset ovat kirjanpitojärjestelmän tuotteita. Niiden tavoitteena on antaa oikea kuva varoista, taloudellisesta tilanteesta, talousarvion toteutuksesta, kokonaisuuden tuloksista ja kassavirrasta kyseisenä vuonna. Tätä uutta lähestymistapaa sovelletaan useissa vaiheissa ja se koskee useiden varainhoitovuosien tilinpäätöksiä. 6.2 Komission tiedonanto (17. joulukuuta ) Tiedonannolla on komission mukaan kaksi tarkoitusta: hyväksyä yksityiskohtainen ehdotus, jotta komissio voisi tehdä päätöksen kirjanpitoja tilinpäätössäännöstöstä ja etenkin siitä, miten yleisesti hyväksytyt suoriteperusteisen kirjanpidon periaatteet voidaan panna täytäntöön määritellä hankkeen organisointia, resursseja ja aikataulua koskevat toimet, jotka on toteutettava integroidun tietojenkäsittelyjärjestelmän luomiseksi. Järjestelmävaihtoehdot arvioidaan yksityiskohtaisesti ja niistä valitaan parhaiten soveltuva ratkaisu. Tiedonannossa asetetaan tulevalle kirjanpitojärjestelmälle keskeiset vaatimukset: suoriteperusteisen kirjanpidon täysimääräinen mahdollistaminen tietojen johdonmukaisuus, mukaan lukien yhteentoimivuutta koskevien periaatteiden noudattaminen 1 KOM(2002) 755 lopullinen. DT\ doc 9/18 PE

10 tehokas tietoturva muut vaatimukset, mukaan lukien helppo ylläpito ja helppokäyttöisyys. Tiedonannossa tarkastellaan myös atk-ratkaisuvaihtoehtoja: vaihtoehto 1: nykyisen järjestelmän käytön jatkaminen (SI 2 ja SAP) Tämä vaihtoehto hylätään, koska järjestelmäarkkitehtuuri käyttää kahta toisiinsa rajapinnan kautta liitettyä erillistä järjestelmää. vaihtoehto 2: yksi vakio-ohjelmistopaketti Kaikkien menoja hallinnoivien yksiköiden olisi käytettävä paketin tarjoamaa vakiotoimintoa samalla tavalla sekä hallinnoinnin että kirjanpidon tarpeisiin. Tämä saattaisi edellyttää julkista hankintamenettelyä, mikä saattaisi johtaa siihen, ettei suoriteperusteisen kirjanpidon käyttöönottoa pystytä toteuttamaan vuodeksi 2005 asetettuun määräaikaan mennessä. vaihtoehto 3: uusi integroitu järjestelmä Tässä vaihtoehdossa suunnitellaan nykyisen paketin käyttämistä kirjanpitotoimintoihin ja kirjanpidon lisätoimintojen saamiseen laajentamalla nykyistä sopimusta. Varainhoitotarpeet hoidettaisiin muilla ratkaisuilla. 7. JOHTOPÄÄTÖKSET Esittelijät suosittelevat, että mietintöluonnokseen komission vastuuvapaudesta 2001 sisällytetään seuraavat kohdat: Yleistä 1. huomauttaa, että tilintarkastustuomioistuin on esittänyt vuosikertomuksessaan 2001 huomattavaa kritiikkiä ja viimeksi kuluneiden kuuden vuoden aikana toistuvasti tilien paikkansapitävyyttä ja luotettavuutta koskevia huomautuksia, joista monet ovat nousseet esiin hiljattain komission entisen tilinpitäjän esittämissä huomioissa; 2. tunnustaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän (Si2) edut alakohtaisille yksiköille tiedon siirtämisessä keskusjärjestelmään (SAP R/3) mutta pitää huolestuttavana epäjohdonmukaisuusriskiä, joka kaksitahoisesta syöttöjärjestelmästä aiheutuu; panee merkille, että vuosina 2001 ja 2002 kahden järjestelmän tiedot on pyritty sovittamaan täysin yhteen, mutta viittaa tilintarkastustuomioistuimen kritiikkiin eli siihen, että tämä toiminta ei ole kattavaa eikä järjestelmällistä eikä näin ollen ole tyydyttävä ratkaisu pitkällä aikavälillä; katsoo, että yhteensovittamisella on tärkeä asema alajärjestelmien tietojen yhdenmukaisuuden parantamisessa ja että yhteensovittaminen olisi asetettava tärkeysjärjestyksessä korkeammalle ja toteutettava säännöllisesti; PE /18 DT\ doc

11 3. panee tyytyväisenä merkille komission 17. joulukuuta 2002 julkaiseman tiedonannon 1 "Euroopan yhteisöjen kirjanpitojärjestelmän uudistaminen", joka pohjautuu heinäkuussa 2002 tehtyyn muistioon ja kesäkuussa 2001 laadittuun toimintasuunnitelmaan, sekä eksplisiittisen sitoutumisen yhteisön kirjanpitojärjestelmän parantamiseen ja uudistamiseen; katsoo kuitenkin, että tämä olisi voitu esittää kuukautta aikaisemmin; panee kuitenkin merkille nykyisen kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstön heikkouksien eksplisiittisen tunnustamisen, selkeiden tavoitteiden asettamisen ja aikataulun vahvistamisen niiden saavuttamiselle; 4. pitää valitettavana, että Euroopan komission esittämässä toimintasuunnitelmassa ei selvästi eroteta toimia, jotka ovat tarpeen nykyisten toiminnallisten puutteiden korjaamiseksi ja nykyisen kassaperusteisen kirjanpidon informaatioarvon lisäämiseksi, ja toimia, jotka ovat tarpeen siirryttäessä kohti täysin suoriteperusteista kirjanpitoa (ks. tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomus 2001, 0.5 kohta); 5. katsoo, että vaikka talousarviosta vastaava pääosasto joutui ratkomaan muita komission uudistusagendan varainhoidollisia näkökohtia, kuten varainhoitoasetuksen uudistaminen ja pääjohtajien toimintakertomukset, olisi kuitenkin voitu ja olisi pitänyt ryhtyä käytännöllisempiin toimiin ao. 18 kuukauden kuluessa, jotta tilintarkastustuomioistuimen huolenaiheita kirjanpitojärjestelmän suhteen olisi voitu käsitellä; Kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstö 6. katsoo, että siirtyminen suoriteperusteiseen kirjanpitoon varojen ja velkojen täysimääräiseksi kirjaamiseksi (tuloihin ja menoihin sovellettavan kassaperusteisen järjestelmän lisänä) on merkittävä askel kohti viimeisimpien kansainvälisten kirjanpitostandardien noudattamista ja edellyttää modernia, täysin integroitua ja tietokoneistettua järjestelmää kaikkien kirjanpitotietojen hallinnoimiseksi; 7. huomauttaa, että siirtyminen suoriteperusteiseen kirjanpitoon on yhteensopiva nykyisten julkisen talouden kirjanpitotendenssien kanssa ja että kuusi viidestätoista jäsenvaltiosta on myös ryhtynyt samaan prosessiin, joka saattaa viedä vuosia; 8. palauttaa mieliin, että komissiolla on nyt sekä oikeudellinen että poliittinen velvollisuus laatia moderni, luotettava ja tarkka kirjanpitojärjestelmä varainhoitovuodeksi 2005, kuten varainhoitoasetuksen 125 artiklassa säädetään; vaatii, että vastuuvapauden myöntäjä pidetään vähintäänkin neljännesvuosittain ajan tasalla konkreettisesta edistymisestä ja mahdollisista vakavista viivästyksistä tässä suhteessa; 9. korostaa kuitenkin, että vaikka kirjanpito- ja tilinpäätössäännöstön uudistaminen suoriteperusteiseksi järjestelmäksi on tarpeellinen keskipitkän ajan tavoite, on erittäin tärkeää korjata nykyisen järjestelmän tiettyjä merkittäviä puutteita välittömästi; 10. katsoo, että komission on ensin eliminoitava tilintarkastustuomioistuimen kritisoimat seikat (0.18 kohta, vuosikertomus 2001) ennen uuden tililuettelon laatimista, jotta uuden kirjanpitojärjestelmän monimutkaisuutta voidaan vähentää mahdollisimman paljon; 1 KOM(2002) 755 lopullinen. DT\ doc 11/18 PE

12 11. panee tyytyväisenä merkille vahvistuksen siitä, että tilinpitäjä on keskeisessä asemassa uusien kirjanpitostandardien kehittämisessä, kuten sekä tilintarkastustuomioistuin että varainhoitoasetus esittävät, ja että häntä avustaa neuvoa-antava komitea, joka koostuu ylemmistä tilintarkastus- ja kirjanpitoasiantuntijoista, mukaan lukien kahdesta ulkopuolisesta asiantuntijasta; toteaa, että vastuuvapauden myöntäjä ei ole yhtä mieltä tilintarkastustuomioistuimen ehdotetusta osallistumisesta, koska tilintarkastustuomioistuimen riippumattomuutta on tarpeen kunnioittaa; katsoo, että tilintarkastustuomioistuimen ehdotettu valvontarooli voisi vaarantaa sen riippumattomuuden; 12. korostaa, että on tärkeää kohentaa sisäisiä tarkastustoimia kunnioittamalla perusperiaatetta, jonka mukaan velvollisuudet ja vastuut ovat erillisiä, ja lujittamalla ex-post valvontaa, jotta taataan tietojen eheys ja luotettavuus; 13. katsoo, että ehdotuksia saatavien tai perintämääräysten kirjaamisesta on selkeytettävä ja ne pitäisi panna täytäntöön aikaisemmin kuin vuoden 2004 ensimmäisellä neljänneksellä, mitä aikataulussa ehdotetaan; 14. katsoo, että kassaperusteisen talousarviokirjanpidon lisäksi voitaisiin ottaa käyttöön lisäratkaisuja, jotta vältyttäisiin useiden eurooppalaisten rahastojen tai budjettikohtien aliarvioinnilta ja jotta vuoden lopun maksukeskittymät vähenisivät huomattavasti; 15. korostaa, että etusija on annettava niille talousarvioaloille, joiden taloudelliset vaikutukset ovat erittäin laajat ja jotka ovat kaikkien epävarmimpia tietojen kattavuuden ja luotettavuuden osalta; Atk-järjestelmä 16. pitää erittäin huolestuttavana integroinnin puutetta nykyisessä automatisoidussa kirjanpitojärjestelmässä, joka käyttää monimutkaista 3-osaista atk-käyttöliittymää, joka kehitettiin komissiossa vuonna 1997 (SINCOM 2) ja jonka käyttöä laajennettiin vuonna 1999; panee huolestuneena merkille, ettei järjestelmä ole pystynyt varmistamaan vaadittua turvatun käytön tasoa eikä järjestelmän eri osista peräisin olevien tietojen syötön luotettavuutta eikä näin ollen ole saavuttanut käyttäjien tai tilintarkastustuomioistuimen luottamusta; 17. on erityisen huolestunut turvamenettelyissä havaituista puutteista, mitä tulee SINCOM 2:n käyttöoikeuksiin, kuten selvät ja dokumentoidut käyttöoikeusmenettelyt ja se että sallittujen käyttäjien määrä on edelleen liian suuri; pyytää komissiota saattamaan vuonna 2001 aloitetut tietoturvan parantamistoimenpiteet loppuun; 18. huomauttaa, että komission on korvaavasta järjestelmästä päättäessään tehtävä pitkän aikavälin suunnitelmia ja kehitettävä markkinoiden luotettavin ja käytännöllisin kirjanpidon atk-järjestelmä, joka on yhteensopiva kansainvälisten kirjanpitostandardien kanssa; suhtautuu varauksella siihen, että vaihtoehto 3 (SINCOM 2:n uudistaminen yhdistettynä SAP:n laajempaan soveltamiseen) tuottaa optimaalisen ratkaisun pitkällä tähtäyksellä, vaikka onkin kustannustehokkaampi PE /18 DT\ doc

13 lyhyellä tähtäyksellä; haluaa takeita siitä, että jos vaihtoehto 3 valitaan, se tarjoaa täyden toimivuuden koko järjestelmässä ja saumattoman yhteensopivuuden eri alajärjestelmien kesken; 19. huomauttaa, että komission olisi korvaavasta järjestelmästä päättäessään ensin tutkittava käyttäjien nykyisestä järjestelmästä (SINCOM2) tekemät valitukset, jotta käyttäjien tarpeista saataisiin kattava ja parempi kuva; katsoo, että tutkimuksella olisi myös se etu, että käyttäjät otetaan alusta asti mukaan uuden kirjanpito- ja tietojärjestelmän kehittämiseen; 20. pyytää tekemään täyden kustannustehokkuusanalyysin vaihtoehdoista 2 ja 3, jotta budjettivallan käyttäjä ja vastuuvapauden myöntäjä voivat arvioida vaikutuksen talousarvioon ja henkilöstöön sekä vaihtoehtojen tehokkuuden; 21. panee tyytyväisenä merkille, että korostetaan koko sen henkilöstön (sekä kirjanpitohenkilöstö että muu henkilöstö) kouluttamista, joka käyttää uutta järjestelmää jossain muodossa, ja katsoo, että tämä on merkittävä osa luotettavan ja käyttäjäystävällisen kirjanpitojärjestelmän asianmukaista soveltamista; 22. tukee viimeaikaisia toimia talousarviotuloksen täydentämisestä tuloksen laajemmalla esittelyllä, joka heijastelee paremmin Euroopan unionin tilien todellista tilannetta; 23. katsoo, että uudessa järjestelmässä on oltava vähintäänkin seuraavat ominaisuudet: täysi suoriteperustainen kirjanpitokapasiteetti ja yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden kunnioittaminen käyttäjät saavat tiedot yhdestä lähteestä tiedot viedään järjestelmään vain kertaalleen koko järjestelmässä (täysin integroitu) tiedon yhtenäinen määritelmä järjestelmän täysi yhteentoimivuus ylimääräisten tietojen eliminointi tietojen tehokas turvallisuus ja luotettavuus ja takeet täydestä kirjausketjusta toimiva varajärjestelmä varsinaisen järjestelmän vian varalta käyttäjäryhmien ottaminen mukaan kaikissa kehitysvaiheissa (käyttäjäystävällisyyden takaamiseksi ja alakohtaisten tai paikallisten järjestelmien vähentämiseksi) asianmukainen ja suojattu ohjelmiston muutoksenhallinta keskusjärjestelmän ja alakohtaisten järjestelmien johdonmukaisuus tietojen monivuotinen johdonmukaisuus (vertailujen helpottamiseksi ja parannusten osoittamiseksi). DT\ doc 13/18 PE

14 LIITE I TERMEJÄ Talousarviokirjanpito (budget accounts) Liikekirjanpito (general accounts) Kassaperusteinen kirjanpito (cash accounting) Suoriteperusteinen kirjanpito (accruals accounting) Kaksinkertainen kirjanpito (double entry bookkeeping) Talousarviokirjanpito tarjoaa yksityiskohtaiset tiedot talousarvion toteutuksesta sekä menojen (maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat) että tulojen osalta. 1 Liikekirjanpidossa kirjataan kaikki vuoden menot ja tulot käyttämällä ns. kaksinkertaista menettelyä siten, että taloudellisen tilanteen määrittely on mahdollista taseen kautta joulukuun 31. päivänä kunakin vuonna. 2 Tuloja ei kirjata ennen kuin ne saadaan konkreettisesti; menot osoitetaan sille kaudelle, jolloin maksu todella suoritetaan. Kassaperusteisessa kirjanpidossa ei huomioida keräämättä jääneitä tuloja, jotka on ansaittu, tai menoja, jotka ovat aiheutuneet mutta joita ei ole maksettu. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tapahtumat ja muut vastaavat huomioidaan silloin kun ne tapahtuvat (eikä ainoastaan, kun maksu tai muu vastaava saadaan tai suoritetaan). Näin ollen tapahtumat ja vastaavat kirjataan tileille ja huomioidaan sen kauden tilinpäätöksessä, johon ne liittyvät. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa käsitellään varoja, velkoja, tuloja ja menoja. (IPSAS 1 standardi julkisen talouden kirjanpito). Jokainen tapahtuma otetaan liikekirjanpitoon kirjauksena, jossa käytetään ns. kaksinkertaista menettelyä, joka saa nimensä siitä, että kaikki kirjanpitoon kirjatut tapahtumat tai variaatiot esitetään kirjauksena, joka luo vastaavuuden veloitetun summan (debet) ja saadun summan (kredit) välille niissä eri tileissä, joihin ko. kirjaus vaikuttaa. Järjestelmä ei hyväksy asiakirjoja, joissa debet ja kredit ei ole esitetty balanssissa Lähde: Talousarviosta vastaavan pääosaston asiakirja "The Commission's accounting system", (ei saatavilla suomeksi). PE /18 DT\ doc

15 Tiedonannossa 1 esitetyt vastaukset tilintarkastustuomioistuimen huomautuksiin HUOMAUTUKSET, JOTKA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN ON ESITTÄNYT YHTEISÖJEN KIRJANPITOJÄRJESTELMÄSTÄ TILINTARKASTUSLAUSUMISSA VUOSINA LIITE II TOIMET, JOTKA TIEDONANNOSSA ON ESITETTY VASTAUKSENA TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN HUOMAUTUKSIIN Kirjanpitoa ja tilinpäätöksiä koskeva sääntely Kirjanpito- ja tilinpäätösmenetelmien yhdenmukaistaminen Kirjanpitomenetelmien ja arvostussääntöjen erot aiheuttivat ongelmia yksittäisten toimielinten tilinpäätösten konsolidoinnissa vuoteen 1998 asti. Vuodesta 1999 ongelmia on esiintynyt enää ajoittain, koska toimielinten käyttämiä menetelmiä on asteittain yhdenmukaistettu. Kirjanpito- ja tilinpäätösstandardit ja -periaatteet Vuosina tilintarkastustuomioistuin totesi toistamiseen, että on tarpeen vahvistaa selkeät kirjanpito- ja tilinpäätösstandardit ja -periaatteet, jotka ovat yleisesti hyväksyttyjen kansainvälisten tilinpäätösstandardien (IAS) mukaiset ja jotka on mukautettu julkisen sektorin erityistarpeisiin. Yhteisön säännökset olivat liian usein esteenä yhteisön varojen ja velkojen täydelliselle ja asianmukaiselle kirjaamiselle. Tämä johtui pääasiassa siitä, ettei menon ja maksun käsitteitä ole selkeästi erotettu toisistaan. Heinäkuun 25. päivänä 2002 annetulla varainhoitoasetuksella on tarkoitus vähitellen parantaa tilannetta 1. tammikuuta 2003 lähtien. Tiedonannossa esitetään seuraavia toimenpiteitä konsolidoinnin soveltamisalan laajentamiseksi ja konsolidointimenettelyn parantamiseksi: toimielinten ja virastojen tilinpitäjille suunnattu tiedotus ja koulutus virastojen tilinpäätösten analysointi sekä konsolidointikäsikirjan ja yhteisten kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyjen selittäminen konsolidointimenettelyn määrittäminen automaattisen konsolidointimenettelyn luominen ja jatkokehittäminen. Kirjanpito- ja tilinpäätösperiaatteiden vahvistamisen osalta tiedonannossa esitetään seuraavat toimet: kirjanpito- ja tilinpäätösstandardeja käsittelevän komitean perustaminen jatkossa laadittavien ja edellä mainitulle komitealle esitettävien ensisijaisten kirjanpito- ja tilinpäätösstandardien määrittäminen standardien laatiminen ja niiden esittäminen komitealle lausuntoa varten kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyn määrittely kutakin tapahtumatyyppiä varten tililuetteloehdotuksen laatiminen "perusteena olevan tapahtuman" määrittely kutakin tapahtumatyyppiä varten 1 KOM(2002) 755 lopull. 2 Euroopan tilintarkastustuomioistuimen DAS-sektorin 17. lokakuuta 2002 antama muistio tulevassa vastuuvapauden myöntämismenettelyssä esittelijänä toimivalle Paulo Casacalle huomautuksista, jotka tilintarkastustuomioistuin on esittänyt komission kirjanpitojärjestelmästä tarkastuslausumissaan vuosina DT\ doc 15/18 PE

16 Kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyt Yhteisön liiketapahtumien kirjauksessa aikaisemmin käytetty kassaperusteinen kirjausmenettely ei sovellu suoriteperusteisten tilinpäätösten esittämiseen, joka edellyttää saamisten ja velvoitteiden kirjaamista. Lisäksi talousarvio- ja liikekirjanpidon väliltä puuttuva yhteys estää varojen ja velkojen asianmukaisen ja täydellisen kirjaamisen. Komissio laati kesäkuussa 2001 toimintasuunnitelmaehdotuksen kirjanpitojärjestelmänsä puutteiden korjaamiseksi. Tämän jälkeen ei kuitenkaan ole toteutettu konkreettisia toimia. Taloudellinen tulos Vuodesta 1999 komissiolta on edellytetty paitsi varsinaisen kirjanpidollisen tuloksen myös laajemman taloudellisen tuloksen esittämistä. Taloudellisessa tuloksessa on otettava huomioon erät, jotka vaikuttavat vuoden lopun varoihin ja velkoihin. Näiden laskentaan vaikuttavat sekä tietyt tarkoitukseen soveltumattomat kirjanpito- ja tilinpäätösmenettelyt että kirjanpitojärjestelmä, jolla ei voida tuottaa tarvittavia tietoja. Taloudellisen tuloksen käsitteen selventämiseksi ja sen laskennassa tarvittavien käytännön järjestelyjen toteuttamiseksi ei kuitenkaan ole ilmeisesti toteutettu konkreettisia toimia. Yhteisöjen kirjanpitoa ja tilinpäätöksiä koskevat varaumat ja huomautukset Edellä olevassa kohdassa mainittujen kansainvälisten periaatteiden täytäntöönpanon lisäksi on tarkoitus toteuttaa seuraavat toimet kassaperusteisen talousarviokirjanpidon ja suoriteperusteisen liikekirjanpidon integroimiseksi: kaikkien pääosastojen liiketapahtumien tutkiminen ja kyseeseen tulevien budjettikohtien yksilöiminen kohdekoodien rakenteen määrittely sekä niiden sisällyttäminen tililuetteloon kohdekoodien yhdistäminen liikekirjanpidon tileihin sekä nimikkeistön säännöllinen päivittäminen kunakin varainhoitovuonna talousarvion kassaperusteisen toteuttamisen ja suoriteperusteisen kirjanpidon täsmäyttäminen ehdollisten varojen ja velkojen täydellisen luettelon olisi oltava käytettävissä varainhoitovuoden 2003 tilinpäätöstä varten. Nämä erät tullaan sisällyttämään tilinpäätökseen säännöllisesti. Ennakko- ja etumaksut Maksujen käsittely menoina nostaa esille kysymyksen ennakko- ja välimaksujen käsittelystä. Nämä maksut ovat itse asiassa käteisvarojen siirtoja, joille ei ole todellista vastakirjausta. Tilintarkastustuomioistuin on vuodesta 1994 lähtien kehottanut ratkaisemaan tämän ongelman, jotta voitaisiin erottaa toisistaan erityyppiset maksut ja taata, että ne kirjataan tileille ja esitetään tilinpäätöksessä yksiselitteisesti. Tämä ongelma on osittain ratkaistu, mutta joitakin ennakkomaksuja käsitellään edelleen menoina. Tämä ei ole niiden yleisesti hyväksyttyjen kansainvälisten kirjanpito- ja tilinpäätösperiaatteiden mukaista, joita komission on tarkoitus soveltaa. Tiedonannossa esitetään ennakkomaksujen kirjaamista, niiden selvittämistä talousarvion tasolla, niiden integroimista liikekirjanpitoon sekä niitä koskevien alkusaldojen määrittämistä. Siinä esitetään myös kirjanpidon saldojen todentamista omaisuusluettelolla sekä aloittavan taseen laatimista. PE /18 DT\ doc

17 Kassa Kassatapahtumien kirjaaminen on yhteydessä ennakkomaksujen suorittamiseen rahoituksenvälittäjille tai ulkoisia toimia koskevien hankkeiden toteuttamiseksi. Komissio ei ole vielä ottanut käyttöön valvontajärjestelmää, jolla se saisi varmuuden siitä, että ne maksamattomat määrät, joista se laatii luettelon vuoden lopussa, ovat todenmukaisia ja käytettävissä. Käyttöomaisuus Rakennuksia koskevat kysymykset liittyivät vuosina lähinnä omistus- ja vuokraoikeuksien luettelointiin. Vuodesta 1998 on kiinnitetty erityistä huomiota käyttöomaisuudesta tehtävien poistojen kirjanpidolliseen käsittelyyn. Koska tähän liittyy vain muutamia toimia, vielä ratkaisematta olevat ongelmat koskevat lähinnä tiettyjen kiinteistöjen arvoa. Laitteiden ja kalusteiden osalta nousee säännöllisesti esille kysymys niiden olemassaolon todentamisesta sekä hallinnollisten ja fyysisten inventaarien täsmäyttämisestä. Velallisina olevat kolmannet osapuolet Velallisina olevien kolmansien osapuolten luettelointi on toistuva ongelma, joka on edelleen ratkaisematta. Kysymys liittyy läheisesti perintään, jota varten komissio on esittänyt valkoisessa kirjassaan tiettyä toimea (toimi nro 96). Tämän toimen lopullista toteuttamismääräaikaa lykättiin odottamattomien vaikeuksien vuoksi. Toinen kysymys liittyy sellaisten saatavien arvostamiseen, jotka ovat joko perinteisiä omia varoja (erillinen tili) tai EMOTR-tukiosaston varoja. Komissio saa jäsenvaltioilta molemmissa tapauksissa hyvin yleisluontoisen käsityksen siitä, saadaanko varat tosiasiassa perittyä. Taseen ulkopuoliset sitoumukset Taseen ulkopuolisiin sitoumuksiin luetaan edelleen liikaa sellaisia eriä, jotka tilinpäätösperiaatteiden mukaan olisi esitettävä tilinpäätöksessä (taseessa tai menoina tai tuloina) mutta joita ei komission soveltamien sääntöjen mukaan lainkaan tai välttämättä esitetä taseessa. Jotkin oikeudelliset velvoitteet sisältyvät taseen ulkopuolisiin sitoumuksiin kun taas toiset esitetään tilinpäätöksessä. Taseen ulkopuolisten sitoumusten kattavuutta ja esittämistä olisi selvennettävä kirjanpitoja tilinpäätösmenettelyjä rationalisoimalla. Sen lisäksi, että käyttöomaisuus viedään kirjanpitojärjestelmään edellä esitetyllä tavalla, tiedonannossa esitetään tilisaldojen todentamista omaisuusluettelolla ja aloittavalla taseella. Tiedonannossa esitetään seuraavien toimien toteuttamista tämän ongelman ratkaisemiseksi: erotetaan toisistaan erityyppiset saamiset ja kolmannet osapuolet erotetaan toisistaan erityyppiset perintämääräykset sen mukaan, ovatko kyseessä omat varat, sakot, kolmannelta osapuolelta perittävä saaminen vai maksetun määrän palauttaminen. erotetaan toisistaan erityyppiset asiakkaat: asiakkaana voi olla "varsinainen asiakas", joka suorittaa komissiolle tietyn maksun (esimerkiksi sakon) tai "toimittaja", jolle komissio on esimerkiksi maksanut ohjelman toteuttamiseksi tietyn summan ja jonka on palautettava liikaa maksetut varat komissiolle. yksilöidään kolmannet osapuolet oikeussubjekteina. Tiedonannossa esitetään täydellisen luettelon laatimista kaikista ehdollisista varoista ja veloista, niiden esittämistä tilinpäätöksessä sekä sellaisen tietojenkäsittelyvälineen kehittämistä, jolla tulojen ja menojen hyväksyjät voivat hallinnoida vakuuksia. DT\ doc 17/18 PE

18 Maksamatta olevat sitoumukset Tilintarkastustuomioistuin on vuodesta 1994 lähtien korostanut sitä, ettei maksamatta olevia sitoumuksia valvota riittävästi ja että jotkin tilinpäätöksessä käynnissä olevina toimintoina esitetyt toiminnot ovat tosiasiassa jo lakanneet. Näihin liittyvät summat ovat merkittäviä. Komissio aloitti jokin aika sitten maksamattomia sitoumuksia koskevan järjestelmällisen selvitystyön, jonka se aikoo saattaa päätökseen vuonna On kuitenkin korostettava sitä, että tämänkaltainen selvitystyö olisi hoidettava kertaluontoisten hankkeiden sijasta säännöllisellä valvonnalla. SINCOM2-järjestelmä SINCOM2-järjestelmä otettiin käyttöön vuonna Aikaisemmin tuotetut tiedot vietiin järjestelmään vaiheittain, minkä vuoksi sen käyttö oli keskeytettävä. Sen monimutkainen rakenne on seurausta tapahtuneesta kehityksestä. Se koostuu kolmesta toisiinsa löyhästi liitetystä erillisjärjestelmästä 1. Näiden kolmen osajärjestelmän sisältämien tietojen täsmäyttäminen, joka on ainoa tae kokonaisjärjestelmän johdonmukaisuudesta, vaatii runsaasti työtä, eivätkä tulokset aina ole tyydyttäviä, etenkin kun on kyse niiden tietojen kattavuudesta, joiden perusteella tase laaditaan vuoden lopussa (ks. kohta 4). Järjestelmän ajantasaistamisessa noudatettavat menettelyt eivät ole riittäviä. Liian monet käyttäjät pääsevät käyttämään järjestelmän sisältämiä todellisia tietoja. Järjestelmään tehtyjä muutoksia ei ole dokumentoitu riittävällä tavalla. Testattaessa toiminnan uudelleen käynnistämistä vuonna 2000 pääjärjestelmän poiskytkennän jälkeen olosuhteet eivät kaikilta osin täysin vastanneet tilannetta, jossa pääjärjestelmä tuhoutuu täysin. Liian suuri osa käyttäjistä käyttää järjestelmää järjestelmänvalvojan käyttöoikeuksin. Komissio on sitoutunut toteuttamaan korjaavia toimenpiteitä. Vaikka tiedonannossa ei esitetä erityistoimia, tilinpäätösraportoinnin ja kirjanpitojärjestelmän laadun parantamisella voidaan varmasti tukea parhaillaan käynnissä olevaa maksamattomien sitoumusten selvitystyötä. Komissio luo uuden järjestelmäarkkitehtuurin taloushallintonsa ja kirjanpitonsa tarpeisiin. Tärkeimpinä hankkeessa noudatettavina periaatteina ovat järjestelmien integrointi (ja näin myös tietojen johdonmukaisuuden varmistaminen) sekä tehokkaan tietoturvan ylläpito. Sen lisäksi, että uudella järjestelmällä mahdollistetaan suoriteperusteinen kirjanpito, sen on oltava toiminnoiltaan ja suorituskyvyltään nykyistä järjestelmää huomattavasti parempi. Kaikki kirjanpidon toiminnot sisältyvät vakio-ohjelmistopakettiin (SAP Enterprise). Muita (hallinnointiin) tarkoitettuja toimintoja koskevat päätökset tehdään seuraavin ratkaisujen ensisijaisuutta koskevin perustein: ensisijaisena vaihtoehtona on SAP Enterprise -järjestelmän toimintojen käyttäminen; toissijaisena sellaisen muun kuin SAP-järjestelmäpaketin ostaminen, joka täyttää integroitavuutta koskevat vaatimukset ja kolmantena toiminnon kehittäminen komission sisällä samoja sääntöjä noudattaen. 1 Si2: talousarviokirjanpito; R3/SAP: liikekirjanpito; tietovarasto: kirjanpito- ja tilinpäätöstiedot. PE /18 DT\ doc