JOHTAMINEN JA LAATUAJATTELU

Transkriptio

1 JOHTAMINEN JA LAATUAJATTELU Yhteenveto HevosAgron järjestämän yritysseminaaritilaisuuden ( Oulu) luennoitsijan ProAgria huippuosaaja Tiina Karlströmin, ProAgria Oulu ry, luennosta. TAVOITTEET Joka kuuseen kurkottaa se huipulle hujahtaa Maitotilan johtaminen oivaltamista ja soveltamista Millaisia ovat nykypäivän maitotilat, millaiset tavoitteet heillä on ja millaista toiminta on tulevaisuudessa; miten aiotaan selviytyä haasteista tänä päivänä ja tulevaisuudessa. Olisiko jotain, jota voisi napata käyttöön myös hevospuolelle? Maitotilapuolella ollaan koko ajan menossa yhä suurempiin yksiköihin, koska kuluttajat haluavat yhä edullisempaa ruokaa mikä tarkoittaa sitä, että tiloilla täytyy alentaa tuotantokustannuksia, jotta pystytään toimimaan ja elämään työllä. Suuremmissa yksiköissä otetaan tekniikkaa avuksi eläinten hoitoon esimerkiksi automaattilypsyn, - ruokinnan ja lannansiivouksen hoitamiseen. Olisiko lannansiivousrobotin käyttö mahdollista hevostallissa? Aiemmin ajateltiin, että ei, mutta myös hevospuolella on tapahtunut kehitystä ja nykyään talleilla on käytössä muun muassa automaattiruokintasysteemejä. Kun automatiikkaa laitetaan, niin samalla työpanoksella voidaan hoitaa suurempi määrä eläimiä. Jos sinulla ei ole selkeästi määriteltyä tavoitetta, kukaan ei pysty sinua neuvomaan. Tavoite ilman toimintaa on unelma. Toiminta ilman tavoitetta on painajainen. Missä sinun yrityksesi on hyvä ja mistä olet erityisen ylpeä? Mitä haluat yritykseksi olevan viiden vuoden päästä? Yrittäjällä täytyy olla tavoite, että mitä yritys on viiden vuoden päästä ja yrittäjän tulee tehdä kaikkensa tavoitteeseen pääsemiseksi. Tavoitteen tulee olla sellainen, mitä voi selkeästi mitata esimerkiksi numeroin. Kun tavoite on viiden vuoden päässä, niin täytyy tietää missä tulee olla menossa 2,5 vuoden päästä. Eli täytyy pystyä selkeästi määrittelemään, mitä tulee tehdä toisin jo tänään. Tavoitetta kohden lähdetään menemään askel kerrallaan ja vuoden päästä saattaa käydä niin, että hoksataan ettei ole päästy sinne minne oli suunniteltu, MUTTA päästiin kuitenkin jonnekin. Tai sitten voidaan huomata, että tämähän olikin helppoa ja on päästy pidemmälle kuin oli suunniteltu. Joka tapauksessa on

2 kehitytty systemaattisesti vaikka tavoitteeseen ei ihan päästäisikään. Eli, jos tavoitetta ei olisi asetettu, riskinä olisi se, että oltaisiin vuoden päästä edelleen samassa tilanteessa kuin aiemmin. Voi käydä myös niin, että lähellä oleva toinen yritys, joka kilpailee samoista asiakkaista ja samoista rahoista, on asettanut yritykselleen tavoitteen ja onkin edennyt suunnitelmien mukaisesti ja siten yrittäjien välinen ero on jo kasvanut. Usein, kun ihminen asettaa itselleen mahdottomalta tuntuvan tavoitteen, siitä tuleekin mahdollinen, koska tavoitteeseen halutaan päästä niin kovasti, että ihminen jopa ylittää itsensä. Tulee siis asettaa selkeitä tavoitteita, jotka ovat niitä unelmia joihin itse haluaa päästä, ei sellaisia, jotka joku ulkopuolinen määrää, koska sellaisia tavoitteita ei välttämättä jaksa edes tosissaan tavoitella. Aina täytyy siis olla tavoitteita, oli rooli tai toimenkuva mikä tahansa. Ei tule siis tyytyä siihen mitä on, koska tyytyväisyys tappaa kehityksen. Tavoitteista saadaan potkua ja ne saavat aikaiseksi sopivasti stressiä ja säpinää. Jos tyydytään siihen mitä on, on hyväksyttävä se, että toiset asettavat tavoitteita ja toimivat niiden mukaisesti. Tavoitteet ovat realistisia ja konkreettisia mitattavia yksilöityjä aikaan sidottuja pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteita Ilman tavoitteita työ menettää mielekkyytensä. Tehokas keino ennustaa tulevaisuutta on luoda se itse. Tulevaisuuteen on turvallisinta mennä suunnittelemalla ei ajautumalla. Kaikki alkaa tavoitteesta: Mikä on sinun yrityksesi tavoite? Hyvin tehty näyttää ja tuntuu helpolta. Jos jokin sujuu niin kuin tanssi, on se merkki siitä, että se asia tehdään oikein. Jos tekeminen alkaa tuntumaan raskaalta ja vääntämiseltä, on tuumauksen paikka; miksi tämä tuntuu vaikealta, voisiko asian tehdä helpommin tai toisella tavalla?

3 HEVOSYRITYKSEN JOHTAMINEN Toiminnan tehostuminen saa aikaan kustannussäästöt paremmat tuotot laatutyö on yrityksen toiminnan jatkuvaa ja järjestelmällistä kehittämistä yrittäjän asettamien tavoitteiden mukaan Liikevaihto ei elätä, vaan tulos. Tulos on tekemisen seuraus Tekemistä voi muuttaa, tulosta ei. Toimintajärjestelmä laatua on se, että - tehdään hyviä asioita hyvin - on yhdessä mietitty järkevä tapa toimia - sovitut asiat kirjataan ja ne ovat kaikkien saatavilla - virheistä opitaan laatua ei ole se, että - kukaan ei tiedä, miten asia pitäisi tehdä - tavarat ja asiat ovat sikin sokin - asioista joudutaan riitelemään - samat virheet toistuvat Ajan hallinta Kiireen hallinta alkaa sen syyn löytämisestä - ei voi poistaa ennen kuin löytyy Miten arvioidaan työolosuhteiden sopivuutta yrityksen toimintaan - olosuhdekartoitus, tapaturmat, läheltä piti -tilanteet, sairaslomat (myös hevosten), yleinen viihtyvyys töissä Hyvä tapa toimia: Tavoitteet Tulokset Seuranta ja kehittämistoimenpiteet = Laatutyön kokonaisuus Yrityksissä tulisi pitää tuumauspalaverit säännöllisin ajoin esimerkiksi viikoittain, yksin tai ryhmässä. Palavereissa käydään läpi edellisen viikon onnistumiset ja mikä meni hyvin, mikä on tulevan viikon tärkein tavoite sekä mikä meni edellisellä viikolla pieleen, mikä ei onnistunut: mikä asiaan on vaikuttanut ja mitä sille pitäisi tehdä. Palaveri ehkäisee tapaturmia, ihmissuhteiden ristiriitoja sekä väärinkäsityksiä: luulin, että tämä pitää tehdä tällä tavalla.

4 Benchmark on päivän sana = parhailta oppiminen Se on esikuvaoppimista parhaimmillaan eli menestyksestä etsitään sen salaisuus ja sovelletaan sitä omaan toimialaan. Se ei ole kopiointia eikä matkimista vaan ydinmenestyksen oivaltamista ja sen siirtämistä omaan työhön. Pienryhmätoiminta Ammattiasioista tulee puhuttua muutenkin paljon ja pidettyä yhteyttä toisiin tuottajiin, mutta ohjaajan ja erilaisen tekemisen avulla päästään halutussa asiassa syvemmälle ja sellaisiinkin aiheisiin, joita ei ole tullut edes ajatelleeksi. Swot-analyysin tekeminen auttaa löytämään omaan yritykseen ja yritystoimintaan liittyvät vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Pienryhmissä keskitytään yhteen yritykseen kerrallaan paikan päällä yrityksessä ja yritetään yhdessä löytää nämä asiat. Ulkopuolinen voi nähdä ja löytää helpommin heikkoudet ja uhkat, mutta myös vahvuudet ja mahdollisuudet. Toisten tuottajien näkökulmat ovat hyvin tärkeitä. Jotta toiminta voi muuttua, on parantamisalueet tiedostettava ja niitä on uskallettava arvioida kriittisesti. Otteita Teivon raviradan SWOT:sta Vahvuudet - tallien peruskunnostus käynnissä - rakennukset luonnollisissa paikoissa Mahdollisuudet - hevosnäyttelyt - lähellä asutusta eläviä hevosia Heikkoudet - tallien sähkölaitteet vaarallisia - tallihenkilökunnalla ei P-paikkoja - katoksia liian vähän Uhkat - hevoset liian lähellä asutusta - ympäristövaatimukset tiukkenevat ja tietoisuus raviradan sijainnista pohjavesialueella lisääntyy Suorituskyvyn analysointi ja seuranta Menetelmiä prosessien mittaukseen - katetuotto euroa / hevospaikka - sairaustapaukset % hevosista - verotettava tulo / työntekijä

5 Löydä yrityksesi vahvuudet ja mieti, mistä ne johtuvat - missä asioissa olen oikeasti hyvä ja mitkä asiat siihen ovat johtaneet, jotta niistä osataan pitää kiinni myös jatkossa Löydä yrityksesi parantamisalueet ja mieti, mitä niille pitäisi tehdä - asioita voidaan parantaa myös pienillä investoinneilla TOIMINNAN PELISÄÄNNÖT JOHTAJA IRTI LUUDANVARRESTA Ajan hankkimiseen liittyviä käsitteitä Asenne Delegointi Hukattu aika Kiireellinen Kriisit Määräajat Prioriteetit Päiväkirja Pätevyys Juurtunut näkemys, joka voi vaikuttaa tapaasi tehdä asioita Oikeiden töiden antaminen oikeille henkilöille Mahdollisuudet, jotka eivät koskaan toistu Asia, joka on tehtävä tiukassa aikataulussa. Ei välttämättä tärkeä Aikaa hukkaavia tapahtumia, jotka olisi voitu estää, mutta jotka nyt ovat saaneet paniikin mittasuhteet Kiinteitä pisteitä, jotka rajoittavat hukattavan ajan määrää Mitä sinun pitää tehdä, eikä mitä haluaisit tehdä Yksinkertaisin koskaan kehitetty väline henkilökohtaisten asioiden järjestelyyn Kyky olla tehokas ja aikaansaava ja siten säästää aikaa Yrittäjyys, yritystoiminta = Palvelua Muista tehdä kirjalliset sopimukset kaikista myymistäsi palveluista ja sisällyttää niihin myös toimintatavat ja korvausvastuutiedot mahdollisissa vahinkotilanteissa.

6 Aikavarkaiden TOP puhelimen aiheuttamat keskeytykset 2. vierailijoiden aiheuttamat keskeytykset 3. suunnittelemattomuus 4. huono tiedon kulku 5. suunnitelmien muuttuminen 6. henkilöiden tavoittaminen 7. päätöksen teon hitaus 8. toteuttamisen hitaus 9. työympäristön häiriöt ja tehottomat työvälineet 10. kriisit tai epärealistiset aikamäärät 11. oma organisoimattomuus 12. tehoton delegointi 13. epäselvät viestit 14. kyvyttömyys sanoa ei 15. vastuusta ja valtuuksista johtuva hämminki 16. asioiden loppuunsaattamattomuus 17. ristiriidat henkilösuhteissa 18. toimintaohjeiden puuttuminen 19. työn ja yksityiselämän limittyminen 20. paperit hukassa Tehokkaan ajankäytön avaimet (Trevor Powell: Vapauta itsesi haitallisesta stressistä) 1. Selvitä tavoitteesi 2. Laadi tärkeysjärjestys 3. Suunnitelmat paperille 4. Delegoi tehtäviä 5. Ole järjestelmällinen 6. Tee se nyt älä myöhemmin 7. Jätä joustovaraa 8. Opi sanomaan ei 9. Yksi asia kerrallaan 10. Tunne työtehosi 11. Et ole täydellinen 12. Säilytä tasapaino - Kännykkään vastaajaviesti, kun ei ole tavoitettavissa. - Yrityksen kotisivuilla kannattaisi olla mainittuna yhteystietojen yhteydessä, mihin aikaan vuorokaudesta kannattaa ottaa yhteyttä.

7 Tommy ja Susie Pettersson Knäppinge Västregårdista, Ruotsista omistavat 300 lehmän yrityksen, jossa heillä työskentelee yhteensä kuusi palkattua työntekijää. Tommyn ja Susien ohjeet töiden sujumisen suhteen kaikkien yrityksessä työskentelevien kesken ovat seuraavat: järjestä rutiinityöt järkeviksi uskalla luottaa itseesi ole määrätietoinen, mutta kuunteleva johtaja ilman, että jyräät toisten yli ole avoin uusille ideoille uskalla kokeilla uudelleen älä syytä toisia, jos jokin menee pieleen ole varovainen liian monien vastuiden kanssa keskity perusongelmaan tee aina varasuunnitelma ole tarkka ruoka- ja lepotauoista: istu alas ja syö hitaasti ota vapaata Onko sinulla harrastuksia, jotka eivät liity hevosiin? Henkilöstön ja verkoston hallinta Yritystoiminta usein yhden tai kahden henkilön varassa - yhteistyö muiden yrittäjien, sidosryhmien ja tallien kanssa? - henkilöstöriskien hallinta teoriassa ja käytännössä? Jos jokin seuraavista asenteista estää sinua antamasta joitain työtehtäviä toiselle, korjaa asenteesi, ennen kuin palkkaat työntekijän - Osaan itse paremmin - Ei hän selviä siitä kuitenkaan - Pidän siitä niin, että haluan tehdä sen itse - Se on saatava heti valmiiksi - Haluan siitä kunnian itselleni - En tahdo vaikuttaa laiskalta

8 Käyttäytymistyylit viitekehys, peilianalyysi Edistävä +aloitteellinen +innostuva / -tava +kekseliäs +ihmiskeskeinen Epämuodollinen Kannattava +me-henkinen +yhteistyöhaluinen +sovitteleva +ihmiskeskeinen Hallitseva -ailahtelevainen -ei vie loppuun -liioitteleva -superstar Määrätietoinen +päättäväinen +määrätietoinen +tavoitteellinen +tehtäväkeskeinen -tavoitteeton -vaikea sanoa ei -tuuliviiri Erittelevä +looginen +asiakeskeinen +rauhallinen +perusteellinen Mukautuva -tunteeton -määräilevä -lannistava -ei ota muita huomioon -hidas -hiuksenhalkoja -ei ota riskejä -eleetön Muodollinen Ihminen sijoittuu kaaviossa usein myös esimerkiksi sekä erittelevään että kannattavaan tai määrätietoiseen ja edistävään. Tärkeintä on kuitenkin tunnistaa itsensä ja omat toimintatapansa, jotta voi kehittää myös niitä huonompia/heikompia puoliaan. Asiakkaiden kanssa toimiessa tämä kaavio auttaa myös ymmärtämään asiakasta ja sitä, miksi ajattelemme asioista eri tavalla. Kun jaat työtehtäviä: Mieti, mikä työ teetetään jollain toisella aina, mikä yleensä ja mikä tarvittaessa - tehtäville tekijän koulutuksen ja kykyjen perusteella sopiva vastuutaso 1. tarkasti ohjeita noudattaen 2. tekijä kertoo, kuinka hän aikoo suorittaa tehtävän 3. tekijä kertoo, kuinka hän tehtävässä onnistui 4. tekijä toimii täysin itsenäisesti - liikkeelle lähtö oikealta tasolta kasvattaa tekijän motivaatiota

9 Paitsi työn määrää, on tarkasteltava kriittisesti myös työn sisältöä 1. työt, jotka tehdään itse 2. työt, jotka voidaan teettää muilla 3. työt, joita kenenkään ei pitäisi tehdä Panostetaanko oikeisiin kohteisiin oikeilla tavoilla? Onko tavoitteet saavutettavissa? Ovatko riskit ja ongelmat tiedossa? Lähetänkö miehiä avaruuteen? - kaikkien yrityksessä toimivien tulisi tietää oma roolinsa ja tehtävänsä, mutta myös koko yrityksen tavoite ja se miten omien tehtävien hoitaminen edistää tavoitteen saavuttamista Rakennanko tiiliseinää vai katedraalia? - mielikuva tuloksesta motivoi työtekijöitä hoitamaan tehtävänsä mahdollisimman hyvin - tehtävän suorittajan vaihtuessa, hyvä ohjeistus takaa sen, että työn laatu ei muutu Yrityksessä on hyvä tehdä seuraavanlainen listaus tehtävistä, niiden tekijöistä ja varahenkilöistä. Nimi Päätehtävät ja Mahdollinen sijainen toimintavastuut Vilma hevosten hoito Ville, Kaisa, Janne Vilma henkilöstö Ville Ville kirjanpito, sopimukset, Ville veroilmoitukset ja tukihakemukset Vilma toimintajärjestelmän Ville päivitys, palaverit Ville ympäristönhoito ja työturvallisuus Vilma

10 HYVÄN ELÄMÄN SALAISUUS OMA HYVINVOINTI Yrittäjän kiitoksen aiheita: - olemme olemassa ainutlaatuisia - terveys - läheiset ja ystävät ihminen joka saa paljon aikaan on sellainen, jolla on koti kunnossa Hevostalousyrittäjä Miika Åfeltin ajatuksia yrittäjyydestä: Olemme maailman rakentajia ja ruoan tuottajia - kyky unelmoida - kyky visioida ei riitä pelkät naulat ja vasara pitää olla myös piirustukset - rohkeutta tehdä, siirtyä tuumasta toimeen - voimaa kestää jos annat kerran periksi, toinen kerta on helpompaa onnistujalla on aina vastoinkäymisiä - yrittäjä rakentaa itsensä lisäksi ympäristöään luo esimerkillään uutta ja haastaa muita Hyvä muistaa silti, että työnarkomaanin aikaansaannokset rajoittuvat usein omiin voimiin, koska ei jaksa kehittää, jos koko ajan tekee. Siispä luova laiskuus on hyvästä. Vuosisuunnitelma: mitä teen tänä vuonna Tarkoitus: talouden hallinta varautuminen kiireaikaan työhuippujen tasaaminen työt ajallaan suunnitelmat ajallaan päällekkäisyydet pois Muista lomat ja koulutus Huomioi laatiessasi: kirjatut periaatteet tavoitteet jatkuva parantaminen Mitä vuosi sitten laitettiin tavoitteiksi ja mitä niistä saavutettiin?

11 Vuosittain tehtävä työt > kuukausittain tehtävät työt > viikoittain tehtävät työt Viikkotyölista maanantai tiistai keskiviikko torstai perjantai lauantai sunnuntai -viikkopalaveri klo 9 -kuukauden 1. maanantaina kuukausilistan työt -viikkotyölistan työt (kerran viikossa tehtävät rutiinityöt) koulutus- /neuvojapäivävaraus puutevihkon pienet korjaukset ja hankinnat työskentelytilojen viikkosiivous viikoittaiset kirjanpitotyöt vain päivittäiset rutiinityöt Tee viikkotyölista oman yrityksesi toiminnan mukaan kaikilla sunnuntai ei ole lepopäivä vaan se voi olla esimerkiksi maanantai. Työn ja vapaa-ajan erottaminen on myös tärkeää mihin töiden suunnittelu on hyvä työkalu. Hyvä vaihtoehto on myös esimerkiksi hankkia erikseen työpuhelin. Maidontuottajan rooli on muuttunut Ennen - Kaikki tilan työt tehtiin itse lypsy ruokinta rehuntuotanto tuotannonseuranta Nyt - Strategian laatiminen - Asiantuntijoiden johtaminen - Henkilöstön johtaminen - Tuotannon ja talouden johtaminen - Karjan tuotannon seuranta ja ohjaaminen tekniikan avulla Yrittäjä onkin muuttunut osaavasta työmiehestä johtajaksi ja esimieheksi. Kaikki unelmat voivat toteutua, kun vain on rohkeutta tehdä töitä niiden eteen. Walt Disney Lisätietoa -