Käyttöohje

Transkriptio

1 Käyttöohje Mikä on VMBaro Sovelluksen käyttötarkoitus Sovelluksen käyttövaihtoehdot HTML-käyttöliittymä Java-käyttöliittymä Ohjelman ja ohjeenversio Huoltokatkokset Sovelluksen käsitteet ja käyttöprosessi Tutkimusprosessi ja siinä käytetyt käsitteet Tutkimus-sovelluksen käsitteet Kuva. Kysymysten periytysmalli Kuva. Kysymys- ja vastausrivien kytkentä Tutkimus-järjestelmän osasovellukset Vuosittaisen tutkimuksen toteuttaminen Kuva. Vuosittaisen tutkimuksen luominen Sovelluksen asentaminen ja käynnistys Java-sovelluksen asennus Java-sovelluksen asennus Windows-ympäristöön Java-sovelluksen palomuurien käsittely Java-sovelluksen yksityiskohtainen asennusohje Sovelluksen käynnistys

2 Java-sovelluksen käynnistäminen ja käyttö Kuva.Java-sovelluksen käyttöoikeuden tarkistus HTML-sovelluksen käynnistys Salasanan vaihto Sovellusten käyttö Tiedon haku ja käsittely yleisesti Valintaikkunat Alataulurivien muokkaus Sovelluksen erityistoiminnot Ohjelman käyttö tutkimusprosessissa Pohjatutkimuksen ajantasaistus vuosittain (VM) Osallistujien (viraston) tarkistus (VM) Muut tarvittavat käyttäjätunnukset (virasto) Virastokohtaisen tutkimuksen perustaminen (virasto) Tuplavastausten vaikeuttaminen Virastokohtainen sovitus (virasto) Kysymysten lisäys ja muokkaus Valintalistat ja valintalistojen kytkeminen (virasto) Edellisen valinnan mukaan säätyvät valintalistat Kuva (VETO_Toimiala) Kuva (VETO_Linjat) Kuva (VETO_Yksikkö) Edellisen valinnan mukaan säätyvän valintalistan linkitys kysymysriviin Kuva (Kysymysrivit) Kuva (Vastaajan näkymä)

3 Kielikäännökset (virasto) Kuva. Kielikäännössivu Kysymys-sovellus Vastauslomakkeen ja käynnistyslinkin tarkistus. Tutkimuksen linkittäminen www-sivulle (virasto) Tutkimuksen avaus (virasto) Informointi (virasto) Vastausajan pidentäminen Tutkimuskohtaisen perusvertailun laskenta (virasto) Luokitusten yhdistäminen jälkikäteen Tutkimustulosten raportointi Raportoinnin yleisiä periaatteita Laskennassa ja raportoinnissa esiintyviä käsitteitä Kuva Työtyytyväisyysindeksien jakauma Kuva. Keskihajonta Kuva. Keskipoikkeama Tulosten jatkojalostus erilaisilla työkaluilla Numeroaineiston siirto taulukkolaskentaan Valmiin raportin siirto taulukkolaskentaan Siirto esitysohjelmaan (esim. power point) Raporttien lähettäminen sähköpostilla PDF-raporttien siirto esitysohjelmiin Tulostevalinta (kuva) Vaihtoehtoiset poiminnat ja raportit Jakaumat Kuva. Raportti JA-01A. Jakaumat / Ryhmäristiintaulukointi Kuva. Raportti JA-02A. Perusjakaumat

4 Kuva. Raportti JA-02B. Graafinen vastausjakauma Kuva. Raportti JA-02C. Graafinen vastausjakauma, valintalistavertailu Keskiarvot Kuva. Raportti KA-01A. Keskiarvovertailu Kuva. Raportti KA-01B. Kvartiilit,mediaani, moodi, keskihajonta Kuva. Raportti KA-01C. Kvartiilit, mediaani, moodi, keskihajonta - valintalistavertailu Kuva. Raportti KA-02A. Keskiarvovertailu joukoittain (tutka) Kehitystä kuvaavat vuosittaiset vertailut Kuva. Raportti KE-01A. Vuosittaiset indeksit Kuva. Raportti KE-01B. Vuosittainen kehitys joukoittain viivapiirroksena Kuva. Raportti KE-01C. Vuosittainen kehitys (tutka) Tekstivastaukset Kuva. Raportti TE-01A. Tekstivastaukset Tunnusluvut Kuva. Raportti TU-01A. Tunnusluvut Kuva. Raportti TU-01B. Tunnusluvut väreillä Kuva. Raportti TU-01C. Tunnusluvut graafisesti (kvartiilit) Kuva. Raportti TU-01D. Tunnusluvut graafisesti (ka, mod, haj) Monivertailut Kuva. Raportti VVV-01A. Keskiarvovertailu Kuva. Raportti VVV-01B. Keskiarvovertailu väreillä Kuva. Raportti VVV-01C. Keskiarvovertailu graafinen Kuva. Raportti VVV-02A. Tunnuslukuvertailu Kuva. Raportti VVV-02B. Tunnuslukuvertailu väreillä

5 Vertailuryhmäkohtaiset tulosteet Kuva. Raportti VJA-02A. Vertailuryhmän vastausjakauma Kuva. Raportti VJA-02B. Vertailuryhmän graafinen vastausjakauma Kuva. Raportti VKA-01A. Vertailuryhmän keskiarvovertailu Kuva. Raportti VKA-01B. Vertailuryhmän kvartiilit, mediaani, moodi, keskihajonta Kuva. Raportti VKA-02A. Ryhmävertailu vertailuryhmittäin (tutka) Kuva. Raportti VKA-02B. Yhdistetty ryhmävertailu (tutka) Kuva. Raportti VKE-01A. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit Kuva. Raportti VKE-01B. Vertailuryhmän vuosittainen kehitys joukoittain (viiva) Kuva. Raportti VKE-01C. Vertailuryhmän vuosittainen kehitys ryhmittäin (viiva) Kuva. Raportti VKE-01D. Vertailuryhmän vuosittainen kehitys (tutka) Kuva. Raportti VKE-02A. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit lukuina Kuva. Raportti VKE-02B. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit ja ero Kuva. Raportti VTU-01A. Vertailuryhmän tunnusluvut Kuva. Raportti VTU-01B. Vertailuryhmän tunnusluvut väreillä Kuva. Raportti VTU-01C. Vertailuryhmän tunnusluvut graafisesti (kvartiilit) Kuva. Raportti VTU-01B. Vertailuryhmän tunnusluvut graafisesti (ka, mod, haj) Erikoisraportit Kuva. Raportti YR-01A. Määrät ja keskiarvot kahteen kysymykseen Muilla järjestelmillä kerätyt vanhat tutkimustiedot Vanhat vertailut Vanhojen vastausten vertailutietojen syöttö selain -sovelluksilla Muunnosavain

6 1 Mikä on VMBaro 1.1 Sovelluksen käyttötarkoitus VMBaro on sovellus, jolla valtion virastot voivat mitata henkilöstönsä työtyytyväisyyden tilaa. Järjestelmä perustuu työntekijöiden internet-selaimella täyttämiin kyselylomakkeisiin. Valtiovarainministeriön ylläpitää vuosittain toistettavaa työtyytyväisyysbarometritutkimusta. Tutkimus toteutetaan virastokohtaisesti ja virastot voivat lisätä tutkimukseen omia täydentäviä lisäkysymyksiä. Kyselyajankohtana on jokaisella henkilöllä mahdollisuus vastata joko omasta tai yhteisestä työasemasta ruudulle avautuvaan kyselyyn. Vastaukset tallentuvat keskistettyyn tietokantaan, josta voidaan ajaa erilaisia työtyytyväisyyden tilaa kuvaavia raportteja. Tietokannan perusteella viraston tuloksia voidaan verrata alayksiköittäin tai verrata edellisten vuosien vastaaviin tuloksiin. Laajemmalti voidaan verrata yksittäisen viraston tuloksia esimerkiksi virastotyypeittäin tai hallinnonaloittain. Järjestelmää voidaan käyttää myös muiden henkilöstölle kohdistettujen henkilöstökyselyjen tai tutkimusten toteuttamiseen. 1.2 Sovelluksen käyttövaihtoehdot Tutkimus-sovellusta käytetään Internetin yli valtiovarainministeriön palvelimelta. Pääosa sovelluksen ohjelmista sijaitsee tutkimus-sovelluspalvelimella. Vastaajana voivat toimia kaikki valtion palveluksessa olevat työntekijät. Vastaajat käyttävät sovellusta Internet-selaimella täyttääkseen vastauslomakkeensa. Vastaaja avaa vastauslomakkeen viraston Intranet-sivulla olevan linkin perusteella (tai sähköpostilla välitetyn linkin avulla). Yhteys avautuu Tietoenatorin ylläpitämälle valtiovarainministeriön palvelimelle. Virastopääkäyttäjät vastaavat tutkimusten virastokohtaisesta sovituksesta sekä virastokohtaisesta raportoinnista. Heitä varten on kaksi käyttövaihtoehtoa: - java-pohjainen asennettava kevyt Windows-sovellus (kohta 1.4 java-käyttöliittymä). - pelkästään Internet-selaimella toimiva sovellus (kohta 1.3 HTML-käyttöliittymä). 1.3 HTML-käyttöliittymä VMBaro sovellukselle on kehitetty virastopääkäyttäjille tarkoitettu HTMLkäyttöliittymällä toimiva sovellus. Sen etuna java-sovellukseen nähden on se, ettei käyttäjän tarvitse asentaa mitään. Liittymä käyttää tietoliikenteessä vain normaalia 6

7 www-liikenneporttia, kun java-sovellus edellyttää pääsyä vm:n palvelimelle tietyistä ip-porteista. Tästä syystä HTML-sovellus on helpommin käyttöönotettavissa. Javasovelluksen käyttö on kuitenkin jonkin verran tehokkaampaa. Päätoiminnot ovat molemmissa kuitenkin samat. Varsinaisesta sovelluksesta avautuu aluksi päävalikko, josta valitaan käytettävä sovellus: - Opastus - Kysymys - Osallistuja - Poiminta - Raportointi - Tutkimus - Valintalista - Vanhavertailu Kunkin sovelluksen jälkeen palataan "Päävalikko"-linkistä takaisin tähän päävalintaan. Sovellukset muodostuvat aina hakusivusta sekä tietosivusta. Hakusivulla tehdään hakuja ja hakutulosjoukosta valitaan haluttu tietue käsiteltäväksi. Hakukentistä osassa on ns. lookup-nappi jonka avulla voidaan hakea hakukriteeri mahdollisten kriteerin joukosta ja osa kentistä on sellaisia joihin hakuehto vain kirjoitetaan. Koska sovelluksen pohjana on tietokanta, voidaan tehdä tietokannoille tyypillisä ehdollisia hakuja. Esimerkiksi haetaan täsmällisesti jonkun ehdon mukaan: Kysymystyyppi = O. Katso lisää Hakuehtojen alapuolella olevasta linkistä Hakuohje. Sovellusten yläreunassa on linkkejä joiden avulla navigoidaan sekä tehdään toimintoja. Siirryttäessä Päävalikosta sovellukseen, tullaan sovelluksen hakusivulle. Hakusivulla on aina Päävalikko- sekä Lopetus-linkit. Lisäksi voi olla erilaisia Lisäälinkkejä. Hakusivulta päästään haettuun tietoon valitsemalla se Hakutulosjoukosta. Tieto-sivulla tietoa voidaan Muokata. 1.4 Java-käyttöliittymä Java-käyttöliittymä on "normaali" windows-sovellus, joka keskustelee suoraan tutkimuksen sovelluspalvelimen kanssa. Virastokäyttäjän sovellus on "thin client"-tyyppinen kevyt ohjelma, joka asennetaan verkosta ladattavalla asennusohjelmalla. Sovellus käyttää suojattua tietoliikenneyhteyttä. Sovellus on käytöltään jonkin verran tehokkaampi kuin HTML-käyttöliittymä. 1.5 Ohjelman ja ohjeenversio Tämä ohje on kirjoitettu sovelluksille joiden versionumero on tai suurempi. Java-sovelluksissa ohjelman versionumeron näkee käynnistettäessä ohjelmaa sekä ohje-valikon versio-kohdasta 7

8 Ohje on julkaistu Huoltokatkokset Mikäli palvelimella tehdään ohjelmistopäivityksiä tai huoltotoimia, ne tehdään maanantaisin klo VMBaro ei ole silloin käytettävissä. Sisäänkirjautumisen yhteydessä käyttäjää informoidaan käyttösulun alkamisesta tai jo meneillään olevasta käyttösulusta. Esimerkkejä ilmoituksista: Varoitus! Järjestelmän käyttösulku alkaa 45 min 56 s kuluttua. Sulku kestää 60 minuuttia. Järjestelmän lisäys-, päivitys-, talletus- ja poistosulku on päällä. Se loppuu 29 min 41 s kuluttua. Käyttäjän täytyy ensin kuitata (ok tai sulje) ennakkoilmoitus, jonka jälkeen hän voi valita sovelluksen ja työskennellä normaalisti sulkuajankohtaan asti. Huom! Yllä olevat ilmoitukset näkyvät niin kauan kuin serveri on "ylhäällä". Alasajetulta serveriltä tulee normaalit ilmoitukset "Yhteyden muodostaminen osoitteeseen xxxxxxxxxxxxxxx ei onnistunut " (javaclient) tai "Sivua ei voida näyttää " (selain versio) 8

9 2 Sovelluksen käsitteet ja käyttöprosessi 2.1 Tutkimusprosessi ja siinä käytetyt käsitteet Tutkimukset toteutetaan virastokohtaisesti yhteisen mallin pohjalta. Valtiovarainministeriö luo pohjatutkimuksen (TYB_0 ja UPJ_0), josta kopioimalla kysymykset saadaan virastokohtainen tutkimus, esimerkiksi "Työtyytyväisyystutkimus sosiaali- ja terveysministeriössä vuonna " Viraston pääkäyttäjä voi tehdä virastokohtaisia muutoksia, esimerkiksi lisäämällä omia lisäkysymyksiä, taustakysymyksiä tai passivoimalla viraston kannalta epärelevantteja kysymyksiä. Vastaaja on viraston työntekijä, joka vastaa www-vastauslomakkeella. Vastausta varten tutkimus on avoinna sovitun ajan. Kaikki viraston työntekijät vastaavat samoilla tunnuksilla, jotta vastaajan anonymiteetti säilyy. Kun vastaukset on tallennettu ja tutkimus on sulkeutunut, laskee järjestelmä virastolle vertailun. Viraston vastauksia voidaan verrata - viraston edellisen vuoden vastaavan tutkimuksen tulokseen - koko valtionhallinnon vastaavaan tutkimukseen - vastaavantyyppisten virastojen (virastoryhmä) tutkimuksiin - mihin tahansa haluamaansa vertailuryhmään Lisäksi valtiovarainministeriö voi laatia erityisanalyysejä samoin perustein tehdyistä tutkimuksista. 2.2 Tutkimus-sovelluksen käsitteet Tutkimus. Tutkimus on yksi tietyllä hetkellä suoritettu kysely, esimerkiksi Työtyytyväisyystutkimus sosiaali- ja terveysministeriössä vuonna Vastaaja on henkilö, joka antaa vastauksensa tiettyyn tutkimukseen. Vastaajat ovat tässä tutkimuksessa nimettömiä eikä vastaajaa voida identifioida vastausten joukosta. Pohjatutkimus. Samantyyppisillä tutkimuksilla, joiden vastauksia halutaan vertailla keskenään tulee olla yhteinen pohjatutkimus. Virastokohtainen tutkimus. Kysymykset määritellään pohjatutkimukselle ja kopioidaan kullekin virastokohtaiselle tutkimukselle. Virastokohtaisessa 9

10 tutkimuksessa voi olla lisäkysymyksiä sekä joitain poikkeamia pohjatutkimuksesta. Myös eri vuosina suoritetut tutkimukset voivat poiketa toisistaan niin että jonain vuonna voi tulla lisäkysymyksiä tai kysymys voi poistua. Eri tutkimusten välinen vertailtavuus toteutetaan siten, että kysymykset on linkitetty pohjatutkimuksen kautta toisiinsa. Osallistuja. Osallistuja tarkoittaa tässä tapauksessa virastoa tai virastoryhmää, jolle tehdään oma tutkimus. Tutkimukset ovat osallistujakohtaisia. Kysymys. Tutkimus koostuu aina joukosta kysymyksiä, esimerkiksi: "Miten tyytyväinen olet työsi haastavuuteen?" Kysymyksiin voidaan vastata erityyppisillä vastauksilla, esim. numerolla, tekstillä, luokittelevan valinnan avulla jne. Kysymykset jaetaan pääkysymyksiin ja varsinaisiin kysymyksiin eli kysymysriveihin. Pääkysymys. Pääkysymys tarkoittaa tiettyä samantyyppisten kysymysten ryhmää. Yhtä pääkysymystä vastaa aina tietyntyyppinen vastauslomake. Käytetyissä henkilöstöhallinnon tutkimuksissa on yleensä ollut vain yksi pääkysymys. Kysymysrivi. Varsinaiset yksittäiset kysymykset määritellään kysymysriveinä. Kysymysrivi voi olla myös kysymyslomakkeelle tuleva väliotsikko tai summaustaso, jolle summataan rivikohtaisten vastausten vastauskeskiarvot. Valintalista. Jos kysymykseen annettava vastaus voidaan valita annetuista vaihtoehdoista, nämä vaihtoehdot muodostavat valintalistan. Valintalistoja ovat esimerkiksi viraston osastot, ikäryhmät, luokiteltu arvovastaus esim. 1,...5. Valintalistat voivat olla yleisiä (esim. ikäryhmä) tai vain määrättyä virastoa koskevia, esim. viraston osastot. Vastauslomake. Vastauslomake tarkoittaa yhden vastaajan vastausjoukkoa yhden tutkimuksen sisältämiin kysymyksiin. Vastauslomake koostuu yksittäisiin kysymyksiin annetuista vastauksista. Vastauslomakkeeseen liittyvät kuhunkin kysymykseen annetut vastaajakohtaiset vastaukset (vastausrivit). Poiminta. Vastausaineiston perusteella muodostetaan erilaisia poimintoja, joihin kootaan vastauksista ja kysymyksistä tarvittavat tiedot tietyntyyppisen raportin tuottamista varten. Saman poiminnan avulla voidaan tulostaa useita erilaisia raportteja. Raportti. Raporttien avulla saadaan halutut tulosteet. Raportit voivat liittyä mihin tahansa sovellukseen, esim. Osallistuja-sovelluksella voidaan tulostaa virastoluettelo. Yleensä raportit liittyvät kuitenkin poimintoihin. Järjestelmällä voidaan tuottaa erilaisia raportteja listaraportti, tyypillisin raporttimuoto, jossa tietoa tuotetaan Internet-selaimella luettavaan ja tulostettavaan muotoon kaavio, graafisten kehitys- ja jakaumakaavioiden, pylväikköjen ym. tulostamista varten graafinen raportti, lomakkeiden ja muiden tarkasti määriteltyjen kirjoitintulosteiden tulostusta varten. Vertailuryhmä. Tarkoittaa osallistuja- tai vastausjoukkoja, joiden välillä suoritetaan vertailuja, esim. benchmarkkauksia tai esim. vuosien välisiä kehitysvertailuja. 10

11 Vertailu. Kullekin vertailuryhmälle ja tutkimukselle tehdään vertailu, jossa lasketaan tietokantaan valmiiksi ko. Vertailujoukon tutkimuskohtaiset tulostiedot eri joukkojen välisiä vertailuja varten. Esimerkiksi "tutkimuslaitosten" vuoden 2002 vastauskeskiarvot, mediaanit, kvartiilit ym. lasketaan yhdellä vertailulla valmiiksi tietokantaan, jotta sen perusteella voidaan helpommin tulostaa yhden virastojen ja vertailuryhmien välisiä tai eri vuosien välisiä vertailuja. Oletustutkimus. Kun käyttäjä kirjautuu järjestelmään sisään, hän valitsee omien käyttöoikeuksiensa rajoissa halutun (yleensä viimeisimmän) tutkimuksen aktiiviksi tutkimukseksi. Ohjelma sijoittaa tämän tutkimuksen tunnuksen oletusarvoksi kun käsiteltäviä tietoja haetaan. Tämä helpottaa ja nopeuttaa järjestelmän käyttöä. Oletustutkimus ei kuitenkaan estä käsittelemästä samassa istunnossa myös muitakin tutkimuksia Kuva. Kysymysten periytysmalli 11

12 2.2.2 Kuva. Kysymys- ja vastausrivien kytkentä 2.3 Tutkimus-järjestelmän osasovellukset Ohjelmassa tietoja käsitellään eri sovelluksilla, keskeisimmät sovellukset ovat - Tutkimus-sovelluksella hallitaan tutkimuksen perustiedot. - Kysymys-sovelluksella määritellään kysymyslomakkeelle tulevien kysymysten esitysmuoto sekä tiettyjä tutkimusanalyysien toteutuksiin liittyviä perustietoja - Valintalista-sovelluksella määritellään mahdollisten vastausten luettelot eli valintalistat. Käytetään esimerkiksi viraston alayksiköiden luettelon muodostamiseen, minkä perusteella vastaaja voi valita mihin alayksikköön hän kuuluu. - Vertailuryhmä -sovelluksella hallitaan vertailuissa mukana olevia erilaisia ryhmiä (esim. virastoryhmät, hallinnonalat ja valtio) sekä ylläpidetään ko ryhmien jäsenet. - Java-sovelluksessa olevalla Vertailu-sovelluksella lasketaan raportoinnissa tarvittavien joukkojen ja vertailuryhmien keskiarvo, kvartiili yms tiedot. Tätä ei välttämättä tarvitse tehdä, kts Tutkimuskohtaisen perusvertailun laskenta - Poiminta -sovelluksella tuotetaan tulosjoukot raportointia varten. - Raportointi -sovelluksella tulostetaan haluttuja raportointitietoja selaimeen tai tiedostoon - Osallistuja-sovelluksella hallitaan tutkimukseen osallistuvia virastoja sekä käyttäjiä. Lisäksi järjestelmän hallintaa varten on valtiovarainministeriön käytössä olevat hallintaosat, joiden avulla 12

13 - hallitaan taustalla olevia perustietoja - tutkimukseen osallistuvat virastot ja niiden yhteyshenkilöt - järjestelmän käyttäjät. 2.4 Vuosittaisen tutkimuksen toteuttaminen Useimmiten järjestelmää käytetään toteutettaessa valtiovarainministeriön määrittelemiä perustutkimuksia virastokohtaisesti. Tällöin virastokohtainen tutkimus muodostaa itsenäisen tutkimuksen, mutta mahdollistaa vertailut kokonaisaineistoon. Jos pohjatutkimus on olemassa (työtyytyväisyystutkimuksissa näin on), niin uuden virastokohtaisen (osallistujakohtaisen) tutkimuksen luonti tapahtuu seuraavasti. HUOM! Viraston ei tarvitse tehdä kohtia, joissa lukee, VM tekee. Alla oleva lista on hyvä muistilista tutkimusta toteutettaessa. Tarkemmat ohjeet: kts. sisällysluettelo. VM tekee: - Pohjatutkimuksen ajantasaistus (VM Tekee). Ensin valitaan pohjatutkimus, jolle tehdään uusi tutkimus ja tarkistetaan sen tiedot. Jos on kysymyksessä kokonaan uuden tutkimuksen teko, on tehtävä uusi pohjatutkimus. - Osallistujan (viraston) tarkistus (VM tekee).. Tarvittaessa lisätään tai aktivoidaan uusi osallistuja ja sille yhteyshenkilöt sekä niihin liittyvät yhteystiedot. - Tarvittavat käyttäjätunnukset (VM tekee). Tarkistetaan onko osallistujaa (virastoa) vastaava vastaajakäyttäjä olemassa käyttäjä-taulussa tai lisätään uusi vastaajakäyttäjä ko. virastolle. Virasto tekee: - Virastokohtainen tutkimus (Virasto tekee). Lisätään osallistujalle uusi tutkimus Tutkimus-sovelluksella ja kopioidaan pohjatutkimuksen tiedot uudelle tutkimukselle (katso tarkempi selvitys kohta 4.4). - Virastokohtainen sovitus (Virasto tekee). Tarkastetaan uuden luodun virastokohtaisen tutkimuksen kysymykset ja tehdään virastokohtaiset modifioinnit tutkimukseen. Merkitään passiiviksi ne kysymykset, joita virastossa ei käytetä. Lisätään mahdolliset omat uudet tutkimuskohtaiset kysymykset. - Perustetaan virastokohtaiset valintalistat Valintalista-sovelluksella. - Käynnistyslinkki (Virasto tekee). Lisätään vastaajia varten linkki viraston kotisivulle kielikohtaisesti. - Tutkimuksen avaus (Virasto tekee). Vaihdetaan tehty uusi tutkimus Avoin-tilaan tai tarkistetaan ko. Tutkimuksen alku- ja loppupäivät. - Informointi (Virasto tekee). Ilmoitetaan viraston työntekijöille tutkimuksesta, sen ajankohdasta ja käynnistyssivusta. - Vastausaika. Työntekijät vastaavat tutkimukseen. - Tutkimuksen sulkeminen (Virasto tekee). Vaihdetaan tutkimuksen tilaksi "Raportointi" tai annetaan ohjelman vaihtaa tilaa automaattisesti tutkimuksen loppupäivän mukaan (suositeltavaa). - Perusvertailu (Virasto tekee). Lasketaan Tutkimus-kohtainen perusvertailu, summatiedot tutkimuksesta. Huom! Jos käytetään HTML-käyttöliittymää, ei Vertailusovellusta ole. Java- ja HTML-sovelluksissa järjestelmä laskee vertailun tutkimuksen sulkeutuessa, kts Tutkimuskohtaisen perusvertailun laskenta. Vertailu tarvitsee laskea manuaalisesti vain esim. testi-tilassa testattaessa Raportointia. - Raportointi (Virasto tekee). Tulostetaan halutut raportit raportointi-sovelluksella. 13

14 - Vuosittaiset kokonaisvertailut (VM tekee). Lasketaan vuosittaiset loppuvertailut kun kaikki virastot ovat vastanneet tutkimuksiin Kuva. Vuosittaisen tutkimuksen luominen 14

15 3 Sovelluksen asentaminen ja käynnistys 3.1 Java-sovelluksen asennus Java-sovelluksen asennus Windows-ympäristöön VMBaro tutkimussovelluksen virastopääkäyttäjän java-sovellus asennetaan seuraavasti (Windows-ympäristöön): - Noudetaan asennusohjelma "VMBaro_Asennus.exe" selaimella sovitusta verkkoosoitteesta ( ja tallennetaan se työasemaan asennusta varten tilapäiseen kansioon (esim. C:\temp). - Suoritetaan haettu asennusohjelma "VMBaro_Asennus.exe". Asennusohjelma muodostaa seuraavan hakemistorakenteen: \VetoBox \VetoBox\jre142 \VetoBox\vmbaro - Asennusohjelma lisää työaseman Käynnistä (Start)-valikkoon "vmbaro"-ohjelman. Käynnistys viittaa komentotiedostoon "ajatutkimus.bat", josta voidaan tehdä linkki työpöydälle. - Sovellus toimii myös esim. linux-ympäristössä, mutta sen asennus tapahtuu eri tavalla, kysy tarkemmat ohjeet linux-asennuksesta Vetokonsultit Oy:ltä. Vastaajat käynnistävät vastaussovelluksen virastoittain kunkin viraston Intranetpalvelimen jollekin www-sivulle määritellystä sivulinkistä. Vastaajan koneelle EI tarvitse tehdä mitään asennuksia. HUOM! Jos virastokohtainen pääkäyttäjä käyttää HTML-käyttöliittymää, ei hänen tarvitse asentaa mitään. Pääkäyttäjän tarvitsee vain ottaa selaimella yhteyttä annettuun IP-osoitteeseen. Kts. kohta 1.3. HTML-käyttöliittymä Java-sovelluksen palomuurien käsittely Tutkimuksen tietokanta ja sovelluspalvelin sijaitsevat valtiovaranministeriön palvelimella. Kunkin virastokohtaisen tutkimuksen vastuuhenkilö käyttää tutkimuksen ohjaustietojen käsittelyyn java-pohjaista sovellusta, joka tarvitsee pääsyn tuolle VM:n palvelimelle. Organisaation tietohallinnolle tiedoksi: Palomuurilla tulee sallia sekä sisään että ulospäin suuntautuva liikennöinti palvelimen kanssa. Protokollat, jotka tulee sallia ovat IKE (udp 500) sekä IP 50. Samoin tulee sallia edellä mainittujen protokollien fragmentit. 15

16 Huomattakoon, että edellä mainittu ohje koskee vain java-sovellusta käyttäviä pääkäyttäjiä, vastaajalle riittävät normaalit selainyhteydet Java-sovelluksen yksityiskohtainen asennusohje 1. VMBaro_Asennus.exen hakeminen - Avaa selain. Kirjoita kohtaan, osoite (Address) ja paina Siirry (Go). Valitse avautuvalta sivulta VMBaro_Asennus.exe niminen tiedosto (hiiren vasemmalla painikkeella). Avautuu File Download ikkuna, josta valitaan Save this file to disk vaihtoehto ja paina Ok. Seuraavana ohjelma pyytää hakemistoa mihin VMBaro_Asennus.exe tallennetaan. Valitse sopiva hakemisto ja paina Save, jolloin tiedostosiirto käynnistyy. Kun siirto on valmis, sulje selain. 2. Normaaliasennus - VMBaro_Asennus.exe on tarkoitettu Windows-käyttöjärjestelmällä varustettuihin tietokoneisiin. Asennus vaatii vapaata levytilaa noin 20 MB. Asennusohjelma VMBaro_Asennus.exe käynnistyy,kaksoisklikkaamalla ko tiedostoa siinä hakemistossa, johon selaimellasi hait VMBaro_Asennus.exen. - Ensimmäiseksi ohjelma pyytää hakemistoa, mihin VMBaro -ohjelmisto asennetaan. Oletushakemisto (C:\Vetobox) näkyy ikkunassa. Voit hyväksyä oletuksen tai kirjoittaa ikkunaan uuden hakemistopolun tai valita hakemiston Selaapainikkeella. HUOM! Hakemistoa ei tarvitse luoda etukäteen vaan asennusohjelma osaa luoda uuden hakemiston antamasi polun perusteella. -Paina Asenna. - Varsinainen asennusohjelma ilmoittaa asennuksen valmistuneen. Voit nyt kuitata asennuksen valmiiksi ja käynnistää sovelluksen Käynnistä -valikon kautta. - Kun ohjelma ajetaan ensimmäistä kertaa, se tarkistaa version ja tallentaa tiettyjä asetuksia, jonka jälkeen ohjelma käynnistyy tai ohjelma pyytää käyttäjää käynnistämään ohjelman uudelleen. 3. Käynnistys - Pääkäyttäjät käynnistävät ohjelman valitsemalla Käynnistä (Start) Ohjelmat (Programs) VMBaro Tutkimus. Henkilöt, joilla on oikeudet vain Poiminta ja/tai Raportointi sovelluksiin käynnistävät ohjelman valitsemalla Käynnistä (Start) Ohjelmat (Programs) VMBaro Poiminta tai Raportointi. - Ohjelma tarvittaessa päivittää viimeisimmän ohjelmaversion keskuspalvelimelta. Tällöin komentoikkunaan tulee teksti "Päivitetään"... ja eteneviä pisteitä. Kun päivitys on päättynyt, ohjelma täytyy käynnistää uudestaan. - Kun ohjelma on käynnistynyt, avautuu Käyttöoikeuden tarkistusikkuna. Kirjoita Käyttäjätunnus ja Salasana. 16

17 3.2 Sovelluksen käynnistys Java-sovelluksen käynnistäminen ja käyttö Sovellukset käynnistetään tietokoneen Käynnistä-painikkeesta -> Ohjelmat -> VMBaro ->Tutkimus tai Poiminta tai Raportointi (englanninkielisessä käyttöjärjestelmässä vastaavasti Start-painikkeesta - >Programs->VMBaro->Tutkimus tai Poiminta tai Raportointi) Pääkäyttäjät sisäänkirjautuvat yleensä ensimmäiseksi Tutkimus-sovellukseen. Henkilöt, joilla ei ole oikeuksia Tutkimus-sovelluksen käyttöön, sisäänkirjautuvat joko Poiminta tai Raportointi -sovellukseen. Ylinnä on sininen palkki, josta käyttäjä näkee mikä sovellus on aktiivisena näytöllä. Menut Ikkunan yläreunassa näkyvät menut: Sovellus,Selaus, Päivitys, Leikepöytä, Raportti, Tee, Ohje, joilla ohjataan sovelluksen toimintaa. Muihin sovelluksiin päästään Tutkimus-sovelluksesta Sovellus -menun kautta. Sovellukset -suljetaan Sovellus -menun kohdasta Sulje (aktiivinen sovellus) tai Sulje kaikki (kaikki aukiolevat sovellukset kerralla) Seuraavassa hieman perusohjeita sovellusten käyttöön. Kaikki sovellukset perustuvat samanlaiseen toimintatapaan. Jokainen sovellus koostuu aina vähintään kahdesta eri välilehdestä, jotka ovat Hakusivu sekä Tiedot. Hakusivu koostuu vasemmalla olevista hakuehdoista sekä oikealla olevasta hakuehtojen perusteella haetusta tulosjoukkolistasta. Sovelluksen käyttö aloitetaan hakemalla tietoja hakusivulle Tietojen hakeminen Hae -painikkeella - Annetaan halutut hakuehdot ehto-kenttiin ja painetaan Hae, jolloin hakuehtojen mukaiset tietueet tulevat näkyviin listalle. Jos hakuehtoja ei anneta ollenkaan esim Tutkimus-sovelluksessa ja painetaan Haepainiketta, listalle tulee kaikki ko osallistujan tutkimukset. HUOM! Kun uusi virasto avaa Tutkimus-sovelluksen ensimmäistä kertaa, lista on Hae -painikkeen painamisenkin jälkeen tyhjä, koska tutkimusta ei vielä ole perustettu. Siirtyminen hakusivulta Tiedot-lomakesivulle tapahtuu joko painamalla listalta valitun rivin kohdalla Enter-painiketta, tai valitsemalla Tiedot-välilehti halutun tietueen ollessa aktiivinen (sininen), tai tuplaklikkaamalla valittua riviä. Selailu Edellinen ja Seuraava 17

18 Näillä painikkeilla voi siirtyä hakujoukon edelliseen ja seuraavaan tietueeseen. Muokkaus Lisää, Muokkaa, Tallenna, Peru, Poista Käytetään tietojen muokkauksessa Tiedot-lomakesivuilla - Lisää-napilla lisätään uusi tietue. - Muokkaa-napilla siirrytään selaustilasta muokkaustilaan, jolloin tietoja voidaan muuttaa. - Talleta-napilla tallentuvat lisäykset, muutokset ja poistot tietokantaan. - Peru-napilla voidaan peruuttaa muokkaustilassa tehdyt muutokset ennen Talletapainikkeen käyttöä. - Poista-napilla poistetaan valittu tietue. Avautuu ikkuna, jossa vielä varmistetaan, että käyttäjä haluaa poistaa kyseisen rivin Kuva.Java-sovelluksen käyttöoikeuden tarkistus HTML-sovelluksen käynnistys HTML-sovellus käynnistetään menemällä Internet-selaimella osoitteeseen: Sama osoite pidemmällä esitysmuodolla: Jos käyttäjällä on useita tutkimuksia, avautuu ensimmäisenä käsiteltävän tutkimuksen valintaikkuna. Valitse se tutkimus jota haluat käyttää. Vaihtaaksesi käsiteltävää tutkimusta on Sinun kirjauduttava uudelleen sovellukseen. Jos haluat tehdä uuden tutkimuksen, voit valita minkä tahansa edellisen tutkimuksen. Tehtyäsi uuden tutkimuksen, tulee siitä automaattisesti aktiivi, eli käsiteltävänä oleva Salasanan vaihto 18

19 Salasana on syytä vaihtaa ensimmäisen onnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen, jolloin samalla virastopääkäyttäjälle luotu oletussalasana poistuu käytöstä.. Salasanaa pääsee vaihtamaan java-sovelluksessa käyttöoikeuden tarkistus - ikkunassa olevasta painikkeesta Vaihda salasanaa. HTML-käyttöliittymässä salasanan vaihtovalinta on päävalikon viimeisellä rivillä. Käyttäjä kirjoittaa käyttäjätunnuksen (ellei ole jo valmiina), vanhan salasanan sekä uuden salasanan ja uuden salasanan uudestaan ja painaa OK. Keskeytä-painikkeella pääsee ikkunasta pois salasanaa vaihtamatta. 3.3 Sovellusten käyttö Tiedon haku ja käsittely yleisesti Seuraavassa hieman perusohjeita sovellusten käyttöön. Kaikki sovellukset perustuvat samanlaiseen toimintatapaan, jossa ENSIN HAETAAN halutut tietueet ja sitten valittuja rivejä käsitellään tai tulostetaan saatu tulosjoukko. HAKUSIVU Jokaisessa sovelluksessa avautuu ensin Hakusivu, jolla haetaan tietokannasta käsiteltävät rivit muokattavan tai katsottavan tietueen valintaa varten. Hakusivu koostuu vasemmalla olevista hakuehdoista sekä oikealla olevasta hakuehtojen perusteella haetusta tulosjoukkolistasta. Sovelluksen käyttö aloitetaan hakemalla tietoja hakusivulle. Siis: - Annetaan halutut hakuehdot ehto-kenttiin ja painetaan Hae, jolloin hakuehtojen mukaiset tietueet tulevat näkyviin listalle. Jos hakuehtoja ei anneta ollenkaan esim Tutkimus-sovelluksessa ja painetaan Hae-painiketta, listalle tulee kaikki ko osallistujan tutkimukset. - Hakusivulla ei vielä tallenneta mitään. Jos lisätään kokonaan uusi tietue, painetaan "Lisää"-painiketta, jolloin ohjelma avaa uuden tietueen lomakkeen. HUOM! Kun uusi virasto avaa Tutkimus-sovelluksen ensimmäistä kertaa, lista on Hae -painikkeen painamisenkin jälkeen tyhjä, koska tutkimusta ei vielä ole perustettu. TIETOSIVU Java-sovelluksessa on aina vähintään kaksi eri välilehteä, jotka ovat Hakusivu sekä Tiedot. Tiedot-sivu on lomaketyyppinen ja siellä nähdään valitun rivin tiedot ja päivitetään tietoja. HTML-sovelluksessa on pääsääntöisesti vain yksi tietosivu ja eri alaosat ovat selaimesssa samalla sivulla alempana väliotsikoituna. 19

20 Java-sovelluksessa siirtyminen hakusivulta Tiedot-lomakesivulle tapahtuu joko painamalla listalta valitun rivin kohdalla Enter-painiketta, tai valitsemalla Tiedotvälilehti halutun tietueen ollessa aktiivinen (sininen), tai tuplaklikkaamalla valittua riviä. HTML-sovelluksessa siirtyminen Tietosivulle tapahtuu tulosjoukosta valitun rivin linkistä. Selailu (java-sovellus) Edellinen ja Seuraava Näillä painikkeilla voi siirtyä hakujoukon edelliseen ja seuraavaan tietueeseen. TIETOJEN MUOKKAUS Tietojen mukkausta varten on seuraavat linkit / painikkeet: Lisää, Muokkaa, Tallenna, Peru, Poista - Lisää: lisätään uusi tietue. - Muokkaa: siirrytään selaustilasta muokkaustilaan, jolloin tietoja voidaan muuttaa. - Talleta: tallennetaan lisäykset, muutokset ja poistot tietokantaan. - Peru: perutaan muokkaustilassa tehdyt muutokset ennen Talleta-painikkeen käyttöä. - Poista: poistetaan valittu tietue. Avautuu ikkuna, jossa vielä varmistetaan, että käyttäjä haluaa poistaa kyseisen rivin Valintaikkunat Useat kentät ovat sellaisia, että niiden tiedot voidaan hakea jostain valintajoukosta. Tällaisten kenttien vieressä on valintapainike, jossa on kolme pistettä (...). Esimerkiksi Tutkimus-sovelluksen hakusivulla oleva "Tila"-kenttä. Valintapainikkeesta avautuu hakuikkuna, joka mahdollistaa vaihtoehtojen haun tietokannasta. Myös hakuikkunassa on hakuehto-osa, jolla suurissa tauluissa voidaan rajoittaa valintojen joukkoa. Vaihtoehto valitaan "Valitse"-painikkeesta tai suoraan valitulta riviltä. Valinta on mahdollista perua Peru-painikkeella Alataulurivien muokkaus Joissain sovelluksissa päätietueeseen on liitetty useita rivejä, joita käsitellään Tietosivun alaosassa olevissa taulukoissa. Tällöin uuden alarivin lisäys tapahtuu välittömästi taulukon yläpuolella olevan Lisääpainikkeen avulla. HTML-käyttöliittymässä on erillinen "Muokkaa riviä"-painike, jolla yksi alataulun rivi voidaan valita omalla sivulla pävitettäväksi, esimerkiksi kun Kysymys-sovelluksella 20