Sisällysluettelo

Transkriptio

1 Käyttöohje Sisällysluettelo 1 Mikä on VMBaro 1.1 Sovelluksen käyttötarkoitus 1.2 Sovelluksen käyttövaihtoehdot 1.3 HTML-käyttöliittymä 1.4 Java-käyttöliittymä 1.5 Ohjelman ja ohjeenversio 2 Sovelluksen käsitteet ja käyttöprosessi 2.1 Tutkimusprosessi ja siinä käytetyt käsitteet 2.2 Tutkimus-sovelluksen käsitteet Kuva. Kysymysten periytysmalli Kuva. Kysymys- ja vastausrivien kytkentä 2.3 Tutkimus-järjestelmän osasovellukset 2.4 Vuosittaisen tutkimuksen toteuttaminen Kuva. Vuosittaisen tutkimuksen luominen 3 Sovelluksen asentaminen ja käynnistys 3.1 Java-sovelluksen asennus Java-sovelluksen asennus Windows-ympäristöön Java-sovelluksen palomuurien käsittely Java-sovelluksen yksityiskohtainen asennusohje 3.2 Sovelluksen käynnistys Java-sovelluksen käynnistäminen ja käyttö Kuva.Java-sovelluksen käyttöoikeuden tarkistus HTML-sovelluksen käynnistys Salasanan vaihto 3.3 Sovellusten käyttö Tiedon haku ja käsittely yleisesti Valintaikkunat Alataulurivien muokkaus Sovelluksen erityistoiminnot 4 Ohjelman käyttö tutkimusprosessissa

2 4.1 Pohjatutkimuksen ajantasaistus vuosittain (VM) 4.2 Osallistujien (viraston) tarkistus (VM) 4.3 Muut tarvittavat käyttäjätunnukset (virasto) 4.4 Virastokohtaisen tutkimuksen perustaminen (virasto) 4.5 Virastokohtainen sovitus (virasto) 4.6 Kysymysten lisäys ja muokkaus Valintalistat ja valintalistojen kytkeminen (virasto) Kielikäännökset (virasto) Kuva.Kielikäännössivu Kysymys-sovellus 4.7 Vastauslomakkeen ja käynnistyslinkin tarkistus.tutkimuksen linkittäminen www-sivulle (virasto) 4.8 Tutkimuksen avaus (virasto) 4.9 Informointi (virasto) 4.10 Tutkimuskohtaisen perusvertailun laskenta (virasto) 5 Tutkimustulosten raportointi 5.1 Raportoinnin yleisiä periaatteita Laskennassa ja raportoinnissa esiintyviä käsitteitä Kuva Työtyytyväisyysindeksien jakauma Kuva.Keskihajonta Kuva.Keskipoikkeama Tulosten jatkojalostus erilaisilla työkaluilla Numeroaineiston siirto taulukkolaskentaan Valmiin raportin siirto taulukkolaskentaan Siirto esitysohjelmaan (esim. power point) Raporttien lähettäminen sähköpostilla 5.2 Vaihtoehtoiset poiminnat ja raportit Jakaumat Kuva. Raportti JA-01A. Jakaumat / Ryhmäristiintaulukointi Kuva. Raportti JA-02A. Perusjakaumat Kuva. Raportti JA-02B. Graafinen vastausjakauma Kuva. Raportti JA-02C. Graafinen vastausjakauma, valintalistavertailu Keskiarvot Kuva. Raportti KA-01A. Keskiarvovertailu Kuva. Raportti KA-01B. Kvartiilit,mediaani, moodi, keskihajonta Kuva. Raportti KA-01C. Kvartiilit, mediaani, moodi, keskihajonta - valintalistavertailu Kuva. Raportti KA-02A. Keskiarvovertailu joukoittain (tutka) Kehitystä kuvaavat vuosittaiset vertailut Kuva. Raportti KE-01A. Vuosittaiset indeksit Kuva. Raportti KE-01B. Vuosittainen kehitys joukoittain viivapiirroksena Kuva. Raportti KE-02B. Vuosittaiset indeksit ja ero Kuva. Raportti KE-01C. Vuosittainen kehitys (tutka)

3 Kuva. Raportti KE-02A. Vuosittaiset indeksit Tekstivastaukset Kuva. Raportti TE-01A. Tekstivastaukset Tunnusluvut Kuva. Raportti TU-01A. Tunnusluvut Kuva. Raportti TU-01B. Tunnusluvut väreillä Kuva. Raportti TU-01C. Tunnusluvut graafisesti (kvartiilit) Kuva. Raportti TU-01D. Tunnusluvut graafisesti (ka, mod,haj) Monivertailut Kuva. Raportti VVV-01A. Keskiarvovertailu Kuva. Raportti VVV-01B. Keskiarvovertailu väreillä Kuva. Raportti VVV-01C. Keskiarvovertailu graafinen Kuva. Raportti VVV-02A. Tunnuslukuvertailu Kuva. Raportti VVV-02B. Tunnuslukuvertailu väreillä Vertailuryhmäkohtaiset tulosteet Kuva. Raportti VJA-02A. Vertailuryhmän vastausjakauma Kuva. Raportti VJA-02B. Vertailuryhmän graafinen vastausjakauma Kuva. Raportti VKA-01A. Vertailuryhmän keskiarvovertailu Kuva. Raportti VKA-01B. Vertailuryhmän kvartiilit,mediaani,moodi,keskihajonta Kuva. Raportti VKA-02A. Ryhmävertailu vertailuryhmittäin (tutka) Kuva. Raportti VKA-02B. Yhdistetty ryhmävertailu (tutka) Kuva. Raportti VKE-01A. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit Kuva. Raportti VKE-01B. Vertailuryhmän vuosittainen kehitys joukoittain (viiva) Kuva. Raportti VKE-01C. Vertailuryhmän vuosittainen kehitys ryhmittäin (viiva) Kuva. Raportti VKE-01D. Vertailuryhmän vuosittainen kehitys (tutka) Kuva. Raportti VKE-02A. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit lukuina Kuva. Raportti VKE-02B. Vertailuryhmän vuosittaiset indeksit ja ero Kuva. Raportti VTU-01A. Vertailuryhmän tunnusluvut Kuva. Raportti VTU-01B. Vertailuryhmän tunnusluvut väreillä Kuva. Raportti VTU-01C. Vertailuryhmän tunnusluvut graafisesti (kvartiilit) Kuva. Raportti VTU-01B. Vertailuryhmän tunnusluvut graafisesti (ka,mod,haj) 6 Muilla järjestelmillä kerätyt vanhat tutkimustiedot 6.1 Vanhat vertailut 6.2 Vanhojen vastausten vertailutietojen syöttö 6.3 Muunnosavain 7 Usein kysyttyä 7.1 Miksi vastaajamäärässä on desimaaliluku

4 7.1.1 Kuva: Vastaajamäärä desimaalilukuna 7.2 Miksi valtion vertailuluvut ovat muuttuneet 7.3 Miten siirrän raportin tiedot Exec-taulukkoon? 7.4 Miten saan vain yhden kysymyksen vastaukset raportille? 7.5 Miten toteutan viraston organisaatiohierarkian? 1 Mikä on VMBaro Sisällys 1.1 Sovelluksen käyttötarkoitus Sisällys VMBaro on sovellus, jolla valtion virastot voivat mitata henkilöstönsä työtyytyväisyyden tilaa. Järjestelmä perustuu työntekijöiden internetselaimella täyttämiin kyselylomakkeisiin. Valtiovarainministeriön ylläpitää vuosittain toistettavaa työtyytyväisyysbarometri-tutkimusta. Tutkimus toteutetaan virastokohtaisesti ja virastot voivat lisätä tutkimukseen omia täydentäviä lisäkysymyksiä. Kyselyajankohtana on jokaisella henkilöllä mahdollisuus vastata joko omasta tai yhteisestä työasemasta ruudulle avautuvaan kyselyyn. Vastaukset tallentuvat keskistettyyn tietokantaan, josta voidaan ajaa erilaisia työtyytyväisyyden tilaa kuvaavia raportteja. Tietokannan perusteella viraston tuloksia voidaan verrata alayksiköittäin tai verrata edellisten vuosien vastaaviin tuloksiin. Laajemmalti voidaan verrata yksittäisen viraston tuloksia esimerkiksi virastotyypeittäin tai hallinnonaloittain. Järjestelmää voidaan käyttää myös muiden henkilöstölle kohdistettujen henkilöstökyselyjen tai tutkimusten toteuttamiseen. 1.2 Sovelluksen käyttövaihtoehdot Sisällys Tutkimus-sovellusta käytetään Internetin yli valtiovarainministeriön palvelimelta. Pääosa sovelluksen ohjelmista sijaitsee tutkimussovelluspalvelimella. Vastaajana voivat toimia kaikki valtion palveluksessa olevat työntekijät. Vastaajat käyttävät sovellusta Internet-selaimella täyttääkseen vastauslomakkeensa. Vastaaja avaa vastauslomakkeen viraston Intranetsivulla olevan linkin perusteella (tai sähköpostilla välitetyn linkin avulla).

5 Yhteys avautuu Tietoenatorin ylläpitämälle valtiovarainministeriön palvelimelle. Virastopääkäyttäjät vastaavat tutkimusten virastokohtaisesta sovituksesta sekä virastokohtaisesta raportoinnista. Heitä varten on kaksi käyttövaihtoehtoa: - java-pohjainen asennettava kevyt Windows-sovellus (kohta 1.4 javakäyttöliittymä). - pelkästään Internet-selaimella toimiva sovellus (kohta 1.3 HTMLkäyttöliittymä). 1.3 HTML-käyttöliittymä Sisällys VMBaro sovellukselle on kehitetty virastopääkäyttäjille tarkoitettu HTMLkäyttöliittymällä toimiva sovellus. Sen etuna java-sovellukseen nähden on se ettei käyttäjän tarvitse asentaa mitään. Se käyttää tietoliikenteessä vain normaalia www-liikenneporttia, kun java-sovellus edellyttää pääsyä vm:n palvelimelle tietyistä ip-porteista. Tästä syystä HTML-sovellus on helpommin käyttöönotettavissa. Java-sovelluksen käyttö on kuitenkin jonkin verran tehokkaampaa. Päätoiminnot ovat molemmissa kuitenkin samat. Tämä ohje on käy molempiin sovelluksiin, mutta tietyt kohdat toimivat java- ja HTML-liittymässä hiukan eri tavoin. Eroavuudet on pyritty huomioimaan ohjeessa. HTML-sovellus käynnistetään osoitteesta: Java-käyttöliittymä Sisällys Java-käyttöliittymä on "normaali" windows-sovellus, joka keskustelee suoraan tutkimuksen sovelluspalvelimen kanssa. Virastokäyttäjän sovellus on "thin client"-tyyppinen kevyt ohjelma, joka asennetaan verkosta ladattavalla asennusohjelmalla. Sovellus käyttää suojattua tietoliikenneyhteyttä. Sovellus on käytöltään jonkin verran tehokkaampi kuin HTML-käyttöliittymä. 1.5 Ohjelman ja ohjeenversio Sisällys

6 Tämä ohje on kirjoitettu sovelluksille joiden versionumero on tai suurempi. Java-sovelluksissa ohjelman versionumeron näkee käynnistettäessä ohjelmaa sekä ohje-valikon versio-kohdasta Ohje on julkaistu Sovelluksen käsitteet ja käyttöprosessi Sisällys 2.1 Tutkimusprosessi ja siinä käytetyt käsitteet Sisällys Tutkimukset toteutetaan yleensä virastokohtaisesti yhteisen mallin pohjalta. Valtiovarainministeriö luo pohjatutkimuksen, jonka perusteella tehdään virastokohtainen tutkimus, esimerkiksi "Työtyytyväisyystutkimus sosiaali- ja terveysministeriössä vuonna " Viraston pääkäyttäjä voi suorittaa virastokohtaisia muutoksia pohjatutkimukseen esimerkiksi lisäämällä omia lisäkysymyksiä, lisäluokitteluja tai poistamalla viraston kannalta epärelevantteja kysymyksiä. Vastaaja on viraston työntekijä, joka vastaa tutkimuslomakkeeseen. Vastausta varten tutkimus on avoinna sovitun ajan. Kun vastaukset on tallennettu, tehdään niiden perusteella virastokohtaiset vastausyhteenvedot. Viraston vastauksia voidaan verrata - edellisen vuoden vastaavan tutkimuksen tulokseen - koko valtionhallinnon vastaavaan tutkimukseen - vastaavantyyppisten virastojen (virastoryhmä) tutkimuksiin. Lisäksi valtiovarainministeriö voi laatia erityisanalyysejä samoin perustein tehdyistä tutkimuksista. 2.2 Tutkimus-sovelluksen käsitteet Sisällys

7 Tutkimus. Tutkimus on yksi tietyllä hetkellä suoritettu kysely, esimerkiksi Työtyytyväisyystutkimus sosiaali- ja terveysministeriössä vuonna Vastaaja on henkilö, joka antaa vastauksensa tiettyyn tutkimukseen. Vastaajat ovat tässä tutkimuksessa nimettömiä eikä vastaajaa voida identifioida vastausten joukosta. Pohjatutkimus. Samantyyppisillä tutkimuksilla, joiden vastauksia halutaan vertailla keskenään tulee olla yhteinen pohjatutkimus. Virastokohtainen tutkimus. Kysymykset määritellään pohjatutkimukselle ja kopioidaan kullekin virastokohtaiselle tutkimukselle. Virastokohtaisessa tutkimuksessa voi olla lisäkysymyksiä sekä joitain poikkeamia pohjatutkimuksesta. Myös eri vuosina suoritetut tukimukset voivat poiketa toisistaan niin että jonain vuonna voi tulla lisäkysymyksiä tai kysymys voi poistua. Eri tutkimusten välinen vertailtavuus toteutetaan siten, että kysymykset on linkitetty pohjatutkimuksen kautta toisiinsa. Osallistuja. Osallistuja tarkoittaa tässä tapauksessa virastoa tai virastoryhmää, jolle tehdään oma tutkimus. Tutkimukset ovat osallistujakohtaisia. Kysymys. Tutkimus koostuu aina joukosta kysymyksiä, esimerkiksi: "Miten tyytyväinen olet työsi haastavuuteen?" Kysymyksiin voidaan vastata erityyppisillä vastauksilla, esim. numerolla, tekstillä, luokittelevan valinnan avulla jne. Kysymykset jaetaan pääkysymyksiin ja varsinaisiin kysymyksiin eli kysymysriveihin. Pääkysymys. Pääkysymys tarkoittaa tiettyä samantyyppisten kysymysten ryhmää. Yhtä pääkysymystä vastaa aina tietyntyyppinen vastauslomake. Käytetyissä henkilöstöhallinnon tutkimuksissa on yleensä ollut vain yksi pääkysymys. Kysymysrivi. Varsinaiset yksittäiset kysymykset määritellään kysymysriveinä. Kysymysrivi voi olla myös kysymyslomakkeelle tuleva väliotsikko tai summaustaso, jolle summataan rivikohtaisten vastausten vastauskeskiarvot. Valintalista. Jos kysymykseen annettava vastaus voidaan valita annetuista vaihtoehdoista, nämä vaihtoehdot muodostavat valintalistan. Valintalistoja ovat esimerkiksi viraston osastot, ikäryhmät, luokiteltu arvovastaus esim. 1,...5. Valintalistat voivat olla yleisiä (esim. ikäryhmä) tai vain määrättyä virastoa koskevia, esim. viraston osastot. Vastauslomake. Vastauslomake tarkoittaa yhden vastaajan vastausjoukkoa yhden tutkimuksen sisältämiin kysymyksiin. Vastauslomake koostuu yksittäisiin kysymyksiin annetuista vastauksista. Vastauslomakkeeseen liittyvät kuhunkin kysymykseen annetut vastaajakohtaiset vastaukset (vastausrivit). Poiminta. Vastausaineiston perusteella muodostetaan erilaisia poimintoja,

8 joihin kootaan vastauksista ja kysymyksistä tarvittavat tiedot tietyntyyppisen raportin tuottamista varten. Saman poiminnan avulla voidaan tulostaa useita erilaisia raportteja. Raportti. Raporttien avulla saadaan halutut tulosteet. Raportit voivat liittyä mihin tahansa sovellukseen, esim. Osallistuja-sovelluksella voidaan tulostaa virastoluettelo. Yleensä raportit liittyvät kuitenkin poimintoihin. Järjestelmällä voidaan tuottaa erilaisia raportteja - listaraportti, tyypillisin raporttimuoto, jossa tietoa tuotetaan Internetselaimella luettavaan ja tulostettavaan muotoon - kaavio, graafisten kehitys- ja jakaumakaavioiden, pylväikköjen ym. tulostamista varten - graafinen raportti, lomakkeiden ja muiden tarkasti määriteltyjen kirjoitintulosteiden tulostusta varten. Vertailuryhmä. Tarkoittaa osallistuja- tai vastausjoukkoja, joiden välillä suoritetaan vertailuja, esim. benchmarkkauksia tai esim. vuosien välisiä kehitysvertailuja. Vertailu. Kullekin vertailuryhmälle ja tutkimukselle tehdään vertailu, jossa lasketaan tietokantaan valmiiksi ko. Vertailujoukon tutkimuskohtaiset tulostiedot eri joukkojen välisiä vertailuja varten. Esimerkiksi "tutkimuslaitosten" vuoden 2002 vastauskeskiarvot, mediaanit, kvartiilit ym. lasketaan yhdellä vertailulla valmiiksi tietokantaan, jotta sen perusteella voidaan helpommin tulostaa yhden virastojen ja vertailuryhmien välisiä tai eri vuosien välisiä vertailuja. Oletustutkimus. Kun käyttäjä kirjautuu järjestelmään sisään, hän valitsee omien käyttöoikeuksiensa rajoissa halutun (yleensä viimeisimmän) tutkimuksen aktiiviksi tutkimukseksi. Ohjelma sijoittaa tämän tutkimuksen tunnuksen oletusarvoksi kun käsiteltäviä tietoja haetaan. Tämä helpottaa ja nopeuttaa järjestelmän käyttöä. Oletustutkimus ei kuitenkaan estä käsittelemästä samassa istunnossa myös muitakin tutkimuksia Kuva. Kysymysten periytysmalli Sisällys

9

10 2.2.2 Kuva. Kysymys- ja vastausrivien kytkentä 2.3 Tutkimus-järjestelmän osasovellukset Sisällys Ohjelmassa tietoja käsitellään eri sovelluksilla, keskeisimmät sovellukset ovat - Tutkimus-sovelluksella hallitaan tutkimuksen perustiedot. - Kysymys-sovelluksella määritellään kysymyslomakkeelle tulevien kysymysten esitysmuoto sekä tiettyjä tutkimusanalyysien toteutuksiin liittyviä perustietoja - Valintalista.-sovelluksella määritellään mahdollisten vastausten luettelot eli valintalistat. Käytetään esimerkiksi viraston alayksiköiden luettelon mudostamiseen, minkä perusteella vastaaja voi valita mihin alayksikköön hän kuuluu. - Vertailuryhmä -sovelluksella hallitaan vertailuissa mukana olevia erilaisia ryhmiä (esim. virastoryhmät, hallinnonalat ja valtio) sekä ylläpidetään ko ryhmien jäsenet. - Java-sovelluksessa olevalla Vertailu-sovelluksella lasketaan raportoinnissa tarvittavien joukkojen ja vertailuryhmien keskiarvo, kvartiili yms tiedot. Tätä ei

11 välttämättä tarvitse tehdä, kts Tutkimuskohtaisen perusvertailun laskenta - Poiminta -sovelluksella tuotetaan tulosjoukot raportointia varten. - Raportointi -sovelluksella tulostetaan haluttuja raportointitietoja selaimeen tai tiedostoon - Osallistuja-sovelluksella hallitaan tutkimukseen osallistuvia virastoja sekä käyttäjiä. Lisäksi järjestelmän hallintaa varten on valtiovarainministeriön käytössä olevat hallintaosat, joiden avulla - hallitaan taustalla olevia perustietoja - tutkimukseen osallistuvat virastot ja niiden yhteyshenkilöt - järjestelmän käyttäjät. 2.4 Vuosittaisen tutkimuksen toteuttaminen Sisällys Useimmiten järjestelmää käytetään toteutettaessa valtiovarainministeriön määrittelemiä perustutkimuksia virastokohtaisesti. Tällöin virastokohtainen tutkimus muodostaa itsenäisen tutkimuksen, mutta mahdollistaa vertailut kokonaisaineistoon. Jos pohjatutkimus on olemassa (työtyytyväisyystutkimuksissa näin on), niin uuden virastokohtaisen (osallistujakohtaisen) tutkimuksen luonti tapahtuu seuraavasti. HUOM! Viraston ei tarvitse tehdä kohtia, joissa lukee, VM tekee. Alla oleva lista on hyvä muistilista tutkimusta toteutettaessa. Tarkemmat ohjeet: kts. sisällysluettelo. VM tekee: - Pohjatutkimuksen ajantasaistus (VM Tekee). Ensin valitaan pohjatutkimus, jolle tehdään uusi tutkimus ja tarkistetaan sen tiedot. Jos on kysymyksessä kokonaan uuden tutkimuksen teko, on tehtävä uusi pohjatutkimus. - Osallistujan (viraston) tarkistus (VM tekee).. Tarvittaessa lisätään tai aktivoidaan uusi osallistuja ja sille yhteyshenkilöt sekä niihin liittyvät yhteystiedot. - Tarvittavat käyttäjätunnukset (VM tekee). Tarkistetaan onko osallistujaa (virastoa) vastaava vastaajakäyttäjä olemassa käyttäjä-taulussa tai lisätään uusi vastaajakäyttäjä ko. virastolle. Virasto tekee: - Virastokohtainen tutkimus (Virasto tekee). Lisätään osallistujalle uusi tutkimus Tutkimus-sovelluksella ja kopioidaan pohjatutkimuksen tiedot uudelle tutkimukselle (katso tarkempi selvitys kohta 4.4). - Virastokohtainen sovitus (Virasto tekee). Tarkastetaan uuden luodun virastokohtaisen tutkimuksen kysymykset ja tehdään virastokohtaiset modifioinnit tutkimukseen. Merkitään passiiviksi ne kysymykset, joita virastossa ei käytetä. Lisätään mahdolliset omat uudet tutkimuskohtaiset kysymykset.

12 - Perustetaan virastokohtaiset valintalistat Valintalista-sovelluksella. - Käynnistyslinkki (Virasto tekee). Lisätään vastaajia varten linkki viraston kotisivulle kielikohtaisesti. - Tutkimuksen avaus (Virasto tekee). Vaihdetaan tehty uusi tutkimus Avointilaan tai tarkistetaan ko. Tutkimuksen alku- ja loppupäivät. - Informointi (Virasto tekee). Ilmoitetaan viraston työntekijöille tutkimuksesta, sen ajankohdasta ja käynnistyssivusta. - Vastausaika. Työntekijät vastaavat tutkimukseen. - Tutkimuksen sulkeminen (Virasto tekee). Vaihdetaan tutkimuksen tilaksi "Raportointi" tai annetaan ohjelman vaihtaa tilaa automaattisesti tutkimuksen loppupäivän mukaan (suositeltavaa). - Perusvertailu (Virasto tekee). Lasketaan Tutkimus-kohtainen perusvertailu, summatiedot tutkimuksesta. Huom! Jos käytetään HTML-käyttöliittymää, ei Vertailu-sovellusta ole. Java- ja HTML-sovelluksissa järjestelmä laskee vertailun tutkimuksen sulkeutuessa, kts Tutkimuskohtaisen perusvertailun laskenta. Vertailu tarvitsee laskea manuaalisesti vain esim. testi-tilassa testattaessa Raportointia. - Raportointi (Virasto tekee). Tulostetaan halutut raportit raportointisovelluksella. - Vuosittaiset kokonaisvertailut (VM tekee). Lasketaan vuosittaiset loppuvertailut kun kaikki virastot ovat vastanneet tutkimuksiin.

13 2.4. Kuva. Vuosittaisen tutkimuksen luominen 1 Sisäll ys

14 3 Sovelluksen asentaminen ja käynnistys Sisällys 3.1 Java-sovelluksen asennus Sisällys Java-sovelluksen asennus Windows-ympäristöön Sisällys VMBaro tutkimussovelluksen virastopääkäyttäjän java-sovellus asennetaan seuraavasti (Windows-ympäristöön): - Noudetaan asennusohjelma "VMBaro_Asennus.exe" selaimella sovitusta verkko-osoitteesta ( ja tallennetaan se työasemaan asennusta varten tilapäiseen kansioon (esim. C:\temp). - Suoritetaan haettu asennusohjelma "VMBaro_Asennus.exe". Asennusohjelma muodostaa seuraavan hakemistorakenteen: \VetoBox \VetoBox\jre142 \VetoBox\vmbaro - Asennusohjelma lisää työaseman Käynnistä (Start)-valikkoon "vmbaro"- ohjelman. Käynnistys viittaa komentotiedostoon "ajatutkimus.bat", josta voidaan tehdä linkki työpöydälle. - Sovellus toimii myös esim. linux-ympäristössä, mutta sen asennus tapahtuu eri tavalla, kysy tarkemmat ohjeet linux-asennuksesta Vetokonsultit Oy:ltä. Vastaajat käynnistävät vastaussovelluksen virastoittain kunkin viraston Intranet-palvelimen jollekin www-sivulle määritellystä sivulinkistä. Vastaajan koneelle EI tarvitse tehdä mitään asennuksia. HUOM! Jos virastokohtainen pääkäyttäjä käyttää HTML-käyttöliittymää, ei hänen tarvitse asentaa mitään. Pääkäyttäjän tarvitsee vain ottaa selaimella yhteyttä annettuun IP-osoitteeseen. Kts. kohta 1.3. HTML-käyttöliittymä.

15 3.1.2 Java-sovelluksen palomuurien käsittely Sisällys Tutkimuksen tietokanta ja sovelluspalvelin sijaitsevat valtiovaranministeriön palvelimella. Kunkin virastokohtaisen tutkimuksen vastuuhenkilö käyttää tutkimuksen ohjaustietojen käsittelyyn java-pohjaista sovellusta, joka tarvitsee pääsyn tuolle VM:n palvelimelle. Organisaation tietohallinnolle tiedoksi: Palomuurilla tulee sallia sekä sisään että ulospäin suuntautuva liikennöinti palvelimen kanssa. Protokollat, jotka tulee sallia ovat IKE (udp 500) sekä IP 50. Samoin tulee sallia edellä mainittujen protokollien fragmentit. Huomattakoon, että edellä mainittu ohje koskee vain java-sovellusta käyttäviä pääkäyttäjiä, vastaajalle riittävät normaalit selainyhteydet Java-sovelluksen yksityiskohtainen asennusohje Sisällys 1. VMBaro_Asennus.exen hakeminen - Avaa selain. Kirjoita kohtaan, osoite (Address) ja paina Siirry (Go). Valitse avautuvalta sivulta VMBaro_Asennus.exe niminen tiedosto (hiiren vasemmalla painikkeella). Avautuu File Download ikkuna, josta valitaan Save this file to disk vaihtoehto ja paina Ok. Seuraavana ohjelma pyytää hakemistoa mihin VMBaro_Asennus.exe tallennetaan. Valitse sopiva hakemisto ja paina Save, jolloin tiedostosiirto käynnistyy. Kun siirto on valmis, sulje selain. 2. Normaaliasennus - VMBaro_Asennus.exe on tarkoitettu Windows-käyttöjärjestelmällä varustettuihin tietokoneisiin. Asennus vaatii vapaata levytilaa noin 20 MB. Asennusohjelma VMBaro_Asennus.exe käynnistyy,kaksoisklikkaamalla ko tiedostoa siinä hakemistossa, johon selaimellasi hait VMBaro_Asennus.exen. - Ensimmäiseksi ohjelma pyytää hakemistoa, mihin VMBaro -ohjelmisto asennetaan. Oletushakemisto (C:\Vetobox) näkyy ikkunassa. Voit hyväksyä oletuksen tai kirjoittaa ikkunaan uuden hakemistopolun tai valita hakemiston Selaa-painikkeella. HUOM! Hakemistoa ei tarvitse luoda etukäteen vaan asennusohjelma osaa luoda uuden hakemiston antamasi polun perusteella. -Paina Asenna. - Varsinainen asennusohjelma ilmoittaa asennuksen valmistuneen. Voit nyt kuitata asennuksen valmiiksi ja käynnistää sovelluksen Käynnistä -valikon kautta. - Kun ohjelma ajetaan ensimmäistä kertaa, se tarkistaa version ja tallentaa tiettyjä asetuksia, jonka jälkeen ohjelma käynnistyy tai ohjelma pyytää

16 käyttäjää käynnistämään ohjelman uudelleen. 3. Käynnistys - Pääkäyttäjät käynnistävät ohjelman valitsemalla Käynnistä (Start) Ohjelmat (Programs) VMBaro Tutkimus. Henkilöt, joilla on oikeudet vain Poiminta ja/tai Raportointi sovelluksiin käynnistävät ohjelman valitsemalla Käynnistä (Start) Ohjelmat (Programs) VMBaro Poiminta tai Raportointi. - Ohjelma tarvittaessa päivittää viimeisimmän ohjelmaversion keskuspalvelimelta. Tällöin komentoikkunaan tulee teksti "Päivitetään"... ja eteneviä pisteitä. Kun päivitys on päättynyt, ohjelma täytyy käynnistää uudestaan. - Kun ohjelma on käynnistynyt, avautuu Käyttöoikeuden tarkistusikkuna. Kirjoita Käyttäjätunnus ja Salasana. 3.2 Sovelluksen käynnistys Sisällys Java-sovelluksen käynnistäminen ja käyttö Sisällys Sovellukset käynnistetään tietokoneen Käynnistä-painikkeesta -> Ohjelmat - > VMBaro ->Tutkimus tai Poiminta tai Raportointi (englanninkielisessä käyttöjärjestelmässä vastaavasti Start-painikkeesta - >Programs->VMBaro->Tutkimus tai Poiminta tai Raportointi) Pääkäyttäjät sisäänkirjautuvat yleensä ensimmäiseksi Tutkimussovellukseen. Henkilöt, joilla ei ole oikeuksia Tutkimus-sovelluksen käyttöön, sisäänkirjautuvat joko Poiminta tai Raportointi -sovellukseen. Ylinnä on sininen palkki, josta käyttäjä näkee mikä sovellus on aktiivisena näytöllä. Menut Ikkunan yläreunassa näkyvät menut: Sovellus,Selaus, Päivitys, Leikepöytä, Raportti, Tee, Ohje, joilla ohjataan sovelluksen toimintaa. Muihin sovelluksiin päästään Tutkimus-sovelluksesta Sovellus -menun kautta. Sovellukset -suljetaan Sovellus -menun kohdasta Sulje (aktiivinen sovellus) tai Sulje kaikki (kaikki aukiolevat sovellukset kerralla) Seuraavassa hieman perusohjeita sovellusten käyttöön. Kaikki sovellukset perustuvat samanlaiseen toimintatapaan. Jokainen sovellus koostuu aina vähintään kahdesta eri välilehdestä, jotka ovat

17 Hakusivu sekä Tiedot. Hakusivu koostuu vasemmalla olevista hakuehdoista sekä oikealla olevasta hakuehtojen perusteella haetusta tulosjoukkolistasta. Sovelluksen käyttö aloitetaan hakemalla tietoja hakusivulle Tietojen hakeminen Hae -painikkeella - Annetaan halutut hakuehdot ehto-kenttiin ja painetaan Hae, jolloin hakuehtojen mukaiset tietueet tulevat näkyviin listalle. Jos hakuehtoja ei anneta ollenkaan esim Tutkimus-sovelluksessa ja painetaan Hae-painiketta, listalle tulee kaikki ko osallistujan tutkimukset. HUOM! Kun uusi virasto avaa Tutkimus-sovelluksen ensimmäistä kertaa, lista on Hae -painikkeen painamisenkin jälkeen tyhjä, koska tutkimusta ei vielä ole perustettu. Siirtyminen hakusivulta Tiedot-lomakesivulle tapahtuu joko painamalla listalta valitun rivin kohdalla Enter-painiketta, tai valitsemalla Tiedot-välilehti halutun tietueen ollessa aktiivinen (sininen), tai tuplaklikkaamalla valittua riviä. Selailu Edellinen ja Seuraava Näillä painikkeilla voi siirtyä hakujoukon edelliseen ja seuraavaan tietueeseen. Muokkaus Lisää, Muokkaa, Tallenna, Peru, Poista Käytetään tietojen muokkauksessa Tiedot-lomakesivuilla - Lisää-napilla lisätään uusi tietue. - Muokkaa-napilla siirrytään selaustilasta muokkaustilaan, jolloin tietoja voidaan muuttaa. - Talleta-napilla tallentuvat lisäykset, muutokset ja poistot tietokantaan. - Peru-napilla voidaan peruuttaa muokkaustilassa tehdyt muutokset ennen Talleta-painikkeen käyttöä. - Poista-napilla poistetaan valittu tietue. Avautuu ikkuna, jossa vielä varmistetaan, että käyttäjä haluaa poistaa kyseisen rivin.

18 3.2.2 Kuva. Java-sovelluksen käyttöoikeuden tarkistus Sisällys HTML-sovelluksen käynnistys Sisällys Vain selaimella toimiva HTML-sovellus käynnistetään menemällä Internetselaimella osoitteeseen: Jos käyttäjällä on useita tutkimuksia, avautuu ensimmäisenä käsiteltävän tutkimuksen valintaikkuna. Varsinaisesta sovelluksesta avautuu aluksi päävalikko, josta valitaan käytettävä sovellus: - Kysymys - Osallistuja - Poiminta - Raportointi - Tutkimus - Valintalista - Vanhavertailu Kunkin sovelluksen jälkeen palataan "Päävalikko"-linkistä takaisin tähän päävalintaan Salasanan vaihto Sisällys Salasana on syytä vaihtaa ensimmäisen onnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen, jolloin samalla virastopääkäyttäjälle luotu oletussalasana poistuu käytöstä.. Salasanaa pääsee vaihtamaan java-sovelluksessa käyttöoikeuden tarkistus

19 -ikkunassa olevasta painikkeesta Vaihda salasanaa. HTML-käyttöliittymässä salasanan vaihtovalinta on päävalikon viimeisellä rivillä. Käyttäjä kirjoittaa käyttäjätunnuksen (ellei ole jo valmiina), vanhan salasanan sekä uuden salasanan ja uuden salasanan uudestaan ja painaa OK. Keskeytä-painikkeella pääsee ikkunasta pois salasanaa vaihtamatta. 3.3 Sovellusten käyttö Sisällys Tiedon haku ja käsittely yleisesti Sisällys Seuraavassa hieman perusohjeita sovellusten käyttöön. Kaikki sovellukset perustuvat samanlaiseen toimintatapaan, jossa ENSIN HAETAAN halutut tietueet ja sitten valittuja rivejä käsitellään tai tulostetaan saatu tulosjoukko. HAKUSIVU Jokaisessa sovelluksessa avautuu ensin Hakusivu, jolla haetaan tietokannasta käsiteltävät rivit muokattavan tai katsottavan tietueen valintaa varten. Hakusivu koostuu vasemmalla olevista hakuehdoista sekä oikealla olevasta hakuehtojen perusteella haetusta tulosjoukkolistasta. Sovelluksen käyttö aloitetaan hakemalla tietoja hakusivulle. Siis: - Annetaan halutut hakuehdot ehto-kenttiin ja painetaan Hae, jolloin hakuehtojen mukaiset tietueet tulevat näkyviin listalle. Jos hakuehtoja ei anneta ollenkaan esim Tutkimus-sovelluksessa ja painetaan Hae-painiketta, listalle tulee kaikki ko osallistujan tutkimukset. - Hakusivulla ei vielä tallenneta mitään. Jos lisätään kokonaan uusi tietue, painetaan "Lisää"-painiketta, jolloin ohjelma avaa uuden tietueen lomakkeen. HUOM! Kun uusi virasto avaa Tutkimus-sovelluksen ensimmäistä kertaa, lista on Hae -painikkeen painamisenkin jälkeen tyhjä, koska tutkimusta ei vielä ole perustettu. TIETOSIVU

20 Java-sovelluksessa on aina vähintään kaksi eri välilehteä, jotka ovat Hakusivu sekä Tiedot. Tiedot-sivu on lomaketyyppinen ja siellä nähdään valitun rivin tiedot ja päivitetään tietoja. HTML-sovelluksessa on pääsääntöisesti vain yksi tietosivu ja eri alaosat ovat selaimesssa samalla sivulla alempana väliotsikoituna. Java-sovelluksessa siirtyminen hakusivulta Tiedot-lomakesivulle tapahtuu joko painamalla listalta valitun rivin kohdalla Enter-painiketta, tai valitsemalla Tiedot-välilehti halutun tietueen ollessa aktiivinen (sininen), tai tuplaklikkaamalla valittua riviä. HTML-sovelluksessa siirtyminen Tietosivulle tapahtuu tulosjoukosta valitun rivin linkistä. Selailu (java-sovellus) Edellinen ja Seuraava Näillä painikkeilla voi siirtyä hakujoukon edelliseen ja seuraavaan tietueeseen. TIETOJEN MUOKKAUS Tietojen mukkausta varten on seuraavat linkit / painikkeet: Lisää, Muokkaa, Tallenna, Peru, Poista - Lisää: lisätään uusi tietue. - Muokkaa: siirrytään selaustilasta muokkaustilaan, jolloin tietoja voidaan muuttaa. - Talleta: tallennetaan lisäykset, muutokset ja poistot tietokantaan. - Peru: perutaan muokkaustilassa tehdyt muutokset ennen Talletapainikkeen käyttöä. - Poista: poistetaan valittu tietue. Avautuu ikkuna, jossa vielä varmistetaan, että käyttäjä haluaa poistaa kyseisen rivin Valintaikkunat Sisällys Useat kentät ovat sellaisia, että niiden tiedot voidaan hakea jostain valintajoukosta. Tällaisten kenttien vieressä on valintapainike, jossa on kolme pistettä (...). Esimerkiksi Tutkimus-sovelluksen hakusivulla oleva "Tila"-kenttä. Valintapainikkeesta avautuu hakuikkuna, joka mahdollistaa vaihtoehtojen haun tietokannasta. Myös hakuikkunassa on hakuehto-osa, jolla suurissa tauluissa voidaan rajoittaa valintojen joukkoa. Vaihtoehto valitaan "Valitse"-painikkeesta tai suoraan valitulta riviltä. Valinta

21 on mahdollista perua Peru-painikkeella Alataulurivien muokkaus Sisällys Joissain sovelluksissa päätietueeseen on liitetty useita rivejä, joita käsitellään Tietosivun alaosassa olevissa taulukoissa. Tällöin uuden alarivin lisäys tapahtuu välittömästi taulukon yläpuolella olevan Lisää-painikkeen avulla. HTML-käyttöliittymässä on erillinen "Muokkaa riviä"-painike, jolla yksi alataulun rivi voidaan valita omalla sivulla pävitettäväksi, esimerkiksi kun Kysymys-sovelluksella päivitetään yhden kysymys-rivin ohjaustietoja Sovelluksen erityistoiminnot Sisällys Java-sovelluksessa lukuisat yhteen sovellukseen liittyvät erityistoiminnot valitaan sovellusmenusta. Tällaisia ovat esim. tutkimuspohjan kopiointi tai sovellukseen haettujen tietueiden listaus raportilla. HTML-sovelluksessa ei ole samanlaista menuvalikkoa, mutta sen sijasta näytön yläreunassa on vastaavia valintapainikkeita, esim. Raportointia tai erityistoiminnon suorittamista varten.

22 4 Ohjelman käyttö tutkimusprosessissa Sisällys 4.1 Pohjatutkimuksen ajantasaistus vuosittain (VM) Sisällys HUOM! ei koske virastokäyttäjiä!! Pohjatutkimuksen (TYB_0 ) pääkysymyksen, kysymysrivien sekä ohjetekstien tekstisisältö tulee tarkistaa ennen uuden tutkimusvuoden alkua - VM:n pääkäyttäjä tekee Kysymys-sovelluksella. - Valintalistat tehdään tai päivitetään Valintalista-sovelluksella. 4.2 Osallistujien (viraston) tarkistus (VM) Sisällys Jos osallistujaa ei vielä ole perustettu, se aktivoidaan tai perustetaan Osallistuja-sovelluksella. - VM:n pääkäyttäjä perustaa (hakee passiiveista ja aktivoi) Ellei virastoa löydy perusaineistosta, niin Osallistuja-sovelluksen "Lisää" - painikkeella luodaan ensin tyhjä lomakepohja, johon viraston osallistujatiedot voidaan lukea ilmoittautumislomakkeelta leikepöydälle kopioiduista tiedoista menun toiminnolla Leikepöytä ->Lue asiakkaan tiedot. Virastopääkäyttäjän tunnus ja salasana Seuraavaksi VM:n pääkäyttäjä luo tälle osallistujalle pääkäyttäjän osallistujasovelluksella Yhdyshenkilöt -kohdan painikkeesta "Lisää päätaulussa". Avautuvalla lomakkeella on valmiiksi täytettynä Muoto = H ja Rooli = Y = Asiakkaan yhteyshenkilö. Alarooli -kenttään valitaan VPK = Virastopääkäyttäjä. Leikepöytä -> Lue yhteyshenkilö -toiminnolla luetaan ilmoittautumislomakkeelta leikepöydälle kopioidut yhteyshenkilön tiedot järjestelmään. Käyttäjätunnuksen lisäksi tarvitaan oletussalasana. Salasana voidaan kirjoittaa suoraan salasana kenttään tai valita ohjelman generoima salasana painikkeesta "Luo salasana". Salasana näkyy selväkielisenä siihen saakka, kunnes tiedot tallennetaan. Lopuksi informoidaan käyttäjää ja pyydetään häntä vaihtamaan salasanansa.

23 4.3 Muut tarvittavat käyttäjätunnukset (virasto) Sisällys Virastopääkäyttäjä luo kaikki muut virastonsa tarvitsemat käyttäjätunnukset ja salasanat itse osallistuja-sovelluksella Vastaajaa varten on oltava käyttäjätunnus, jolla vastaaja kirjautuu järjestelmään - Tarvitaan yksi käyttäjätunnus ja salasana virastoa kohden, esim. käyttäjätunnus "STM", joka linkitetään osallistujaan "STM" - Vastaajan käyttäjätunnus on sama kuin osallistujatunnus eli virastotunnus. Vastaaja tunnuksen ja salasanan luonti Haetaan esille oma virasto osallistuja-sovelluksessa ja siirrytään tiedotsivulle muokkaustilassa. Alarooli -kenttään valitaan V = Vastaaja, listalta, joka avautuu Alaroolikentän oikealla puolella olevasta [...] -painikkeesta. (Listalta haluttu tietue valitaan klikkaamalla hiirellä riviä ja painamalla Valitsepainiketta.) Seuraavaksi kirjoitetaan salasana -kenttään salasana, jota kaikki vastaajat käyttävät. Salasana näkyy selväkielisenä siihen saakka, kunnes tiedot tallennetaan. HUOM! Vastaajan käyttäjätunnus on sama kuin virastotunnus ja salasana viraston salasana -kentässä oleva salasana Virastopääkäyttäjä voi luoda itse myös viraston raportointikäyttäjän (henkilö, joka voi pääkäyttäjän ohella nähdä raportteina viraston tutkimustietoja) käyttäjätunnuksen ja salasanan. Viraston raportointikäyttäjän tunnuksen ja salasanan luonti Viraston raportointikäyttäjän tunnus ja salasana luodaan osallistujasovelluksella Yhdyshenkilöt -kohdan painikkeesta "Lisää päätaulussa". Avautuvalla lomakkeella on valmiiksi täytettynä Muoto = H ja Rooli = Y = Asiakkaan yhteyshenkilö. Alarooli -kenttään valitaan VRK = Viraston raportointikäyttäjä, listalta, joka avautuu Alarooli- kentän oikealla puolella olevasta [...] -painikkeesta. (Listalta haluttu tietue valitaan klikkaamalla hiirellä riviä ja painamalla Valitsepainiketta.) Tämän jälkeen kirjoitetaan pääkäyttäjän sukunimi ja etunimi. Kun etunimi on kirjoitettu ja poistutaan etunimi-kentästä, niin ohjelma antaa viraston raportointikäyttäjälle tunnusehdotuksen Tunnus-kenttään.

24 Käyttäjätunnus on muotoa virastotunnus/sukunimen 1. kirjain ja etunimen 1. kirjain (esim DEMO/MM) Tunnusta voidaan tässä vaiheessa muuttaa. Käyttäjätunnuksen lisäksi tarvitaan oletussalasana. Salasana voidaan kirjoittaa suoraan salasana kenttään tai valita ohjelman generoima salasana painikkeesta "Luo salasana". Salasana näkyy selväkielisenä siihen saakka, kunnes tiedot tallennetaan. Lopuksi informoidaan käyttäjää ja pyydetään häntä vaihtamaan salasanansa 4.4 Virastokohtaisen tutkimuksen perustaminen (virasto) Perustetaan kullekin osallistujalle (virastolle) ja kullekin vuodelle yksi uusi virastokohtainen tutkimus, esim. TYB_04_STM - Lisätään tutkimus. Viraston pääkäyttäjä lisää uuden tutkimuksen Tutkimussovelluksella painamalla yläreunan painonapista Lisää. - Tunnus. Tutkimuksen tunnus, nimettävä aina samalla logiikalla VM:n tarkempien ohjeiden mukaan. Pohjan tunniste + Vuosi + Osallistujan tunniste esim. TYB_04_STM - Tila on alkuvaiheessa Testi - Alkupvm ja Loppupvm määrittelevät aikavälin, milloin tutkimukseen voi vastata - Nimi = Tutkimuksen nimi, esim Työtyytyväisyystutkimus / STM - Ohjeteksti ja ohjeosoitteet saadaan kopioiduksi pohjatutkimukselta, joten ne voi jättää tyhjäksi. - Vastaajalkm -kenttään annetaan vastaajien lukumäärä, joiden odotetaan osallistuvan tutkimukseen. - Vastannutlkm-kenttään ohjelma päivittää vastanneiden lukumäärän automaattisesti. - Ohjelma laskee raportointiin vastausprosentin = 100*(Vastannutlkm/Vastaajalkm) - Ohjelma on virastokäyttäjälle lisännyt jo valmiiksi linkin osallistujaan, kenttään "Osallistuja" sekä tutkimuksen alatauluun. Tarkista, että linkki viittaa omaan virastoosi. - Kopioidaan pohjatutkimuksen tiedot joko pohjatutkimuksesta esim. TYB_0 - > TYB_04_STM tai aikaisemmasta tutkimuksesta esim TYB_04_STM -> TYB_05_STM - Pääkäyttäjä tekee Tutkimus -sovelluksella. Menutoiminto Tee / Kopioi pohjatutkimuksen kysymykset. HUOM! Käytettäessä HTML-käyttöliittymää: Kun tutkimus on tallennettu, valitaan Valitse toiminto?valikosta Kopioi pohjatutkimuksen kysymykset?vaihtoehto, jonka jälkeen painetaan Suoritapainiketta. Järjestelmä avaa valintasivun, josta valitaan haluttu tutkimus, ylensä tutkimus jonka tyyppi on Pohja. Järjestelmä kysyy varmistuksen, joka Sisällys

25 kuitataan painamalla Ok. Järjestelmä kopioi kysymykset ja pyytää kuittaamaan Ok:lla. Tämän jälkeen voidaan siirtyä Kysymys-sovellukseen. - Tämän jälkeen valitaan tutkimus, jolta kysymykset kopioidaan, kaksoisklikkaamalla listalta (tai klikkaamalla ja painamalla Valitse ). Ohjelma varmistaa vielä kopioinnin kysymyksellä. Kysymykseen vastataan: Yes. Mikäli valinta osui pohjatutkimukseen, niin ohjelma aloittaa kopoinnin mutta mikäli valituksi tuli muu kuin pohjatutkimus esim edellisen vuoden tutkimus tai sitäkin aikaisemman vuoden tutkimus, ohjelma esittää käyttäjälle lisäkysymyksen siitä, mihin pohjakysymysrivit asetetaan viittaamaan Valittavana on neljä (4) vaihtoehtoa: A) Kopioitavaan, pohjaan Tällä valinnalla ohjelma kytkee pohjatutkimuksesta asti periytyneet kysymysrivit edelleen viittaamaan alkuperäiseen pohjatutkimukseen sekä viraston lisäämät omat rivit tutkimukseen, josta kopioidaan B) Uuteen, pohjaan Tällä valinnalla ohjelma kytkee pohjatutkimuksesta asti periytyneet kysymysrivit edelleen viittaamaan alkuperäiseen pohjatutkimukseen sekä viraston lisäämät omat rivit tutkimukseen, jolle tietoja ollaan kopioimassa C) Kaikki kopioitavaan Tällä valinnalla ohjelma kytkee kaikki kysymysrivit tutkimukseen, josta kopioidaan D) Peru Tällä valinnalla voidaan perua kopiointi - Kopiointi on kohtalaisen pitkä prosessi. Huonojen linjayhteyksien tilanteessa kopiointi voi jäädä kesken, jolloin sen joutuu aloittamaan uudestaan. - Kopiointi tekee pohjatutkimuksen kanssa identtiset kysymykset kullekin osallistujalle vuosittain. - Kun kopiointi on valmis, ohjelma avaa Kysymys-sovelluksen tietojen päivitystä varten 4.5 Virastokohtainen sovitus (virasto) Sisällys Määritellään virastokohtaiset luokittelut ja mahdolliset lisäkysymykset. Nämä toimenpiteet tehdään pääosin Kysymys-sovelluksella, joka avautuu pohjatutkimuksen kopioinnin päätteeksi. HUOM! Käytettäessä HTMLkäyttöliittymää, Kysymys-sovellus ei avaudu automaattisesti. Sovitus merkitsee viraston tilanteen mukaan mahdollisesti seuraavia toimenpiteitä:

26 -Ohjetekstin muokkaus. Ohjeteksti on alkuteksti, joka näkyy vastaajalle selaimessa. Sitä voi muuttaa haluamakseen. Jos käytät useampia kieliä, muista tarkistaa myös käännökset muutosten jälkeen (kohta 4.5.2). - Virastokohtaisten taustakysymysten määrittely. Virastokohtaisen tutkimuksen kopioinnissa vastaajalta kysyttävien taustatietojen eli taustakysymyksien oletusarvoiksi tulee Kysymys-sovelluksen Valintalistasarakkeeseen valtakunnallisen pohjatutkimuksen ko taustakysymyksen valintalista.tyb-tutkimuksessa valtakunnalliset valintalistat ovat: Taustakysymykselle: Yksikkö -> valintalista: Osasto, Henkilöstöryhmä - >Hlöryhmä, Sukupuoli ->SP, Ikä ->Ikä, Koulutustausta ->Koulutus ja Palvelussuhteen pysyvyys ->Pysyvyys. UPJ-tutkimuksessa vastaavasti Yksikkö-> ->Osasto, Henkilöstöryhmä - >Hlöryhmä, Sukupuoli ->SP, Ikä ->Ikä. Ellei virasto voi käyttää valtakunnallista valintalistaa esim Yksikkö - kysymyksen kohdalla, valitaan viraston oma valintalista esim Osasto_KTM Yksikkö-kysymyksen kohdalle. Koska Valintalista-sarakkeeseen voidaan hakea vain olemassaolevia valintalistoja, on tarvittaessa ensin tehtävä uusi virastokohtainen valintalista Valintalista-sovelluksella ja senjälkeen vasta kytkettävä valintalista oikeaan taustakysymykseen Valintalista -sarakkeen... (kolme pistettä)-painikkeesta. HUOM! Kaikkiin raportoinnissa tarvittaviin taustamuuttjiin on tehtävä sopivat valintalistat. Jos kysely on jo tehty ja vastaukset on annettu tietyillä taustamuuttujilla, on erittäin hankalaa lisätä taustamuuttujia. Erityisesti organisaation jaottelussa kannattaa miettiä raportointitarpeet ja tehdä tarpeeksi monta valintalistaa, esim. linja, toimiala ja yksikkö. HUOM! Muutoksia voidaan tehdä vain sovelluksen ollessa muokkaustilassa (! Muokkaa -painike) - Kysymysten määritteleminen pakollisiksi. Kaikki taustakysymykset voidaan määrittää pakollisiksi. VM on asettanut osan taustakysymyksistä pakollisiksi koko valtion vertailutietojen kattavuuden aikaansaamiseksi. Pakollisiksi voidaan määrittää myös kaikki omat lisätyt kysymykset. - Tarpeettomien taustakysymysten passivointi tai tarpeellisten aktivointi. Pohjatutkimukseen voi sisältyä taustakysymyksiä, jotka on tarpeen poistaa virastokohtaisesta tutkimuksesta esimerkiksi siitä syystä, että luokiteltu vastaajamäärä jää virastokohtaisesti liian pieneksi. Passivointi tapahtuu klikkaamalla muokkaustilassa Kysymys-sovelluksessa ko taustakysymyksen kohdalla olevassa Passiivi-sarakeen neliössä. HUOM! Uudelleen klikkaus poistaa ruksin. - Virastokohtaiset lisätaustakysymykset. Viraston tutkimukseen voidaan liittää lisäksi viraston omiakin taustakysymyksiä. Kysymykset lisätään halutulle kohdalle joko olemassaolevien taustakysymyksien väliin tai loppuun. Jokaiselle uudelle taustakysymykselle on annettava tunnus 0... Rivi-sarake määrittää kysymysrivien keskinäisen järjestyksen. - Niiden taustakysymysten kohdalle, joista halutaan luokiteltuja vertailuja, määritellään analyysityyppi = J eli esimerkiksi jos halutaan tulokset erikseen miesten ja naisten osalta, on sukupuoli-taustakysymyksen kohdalle

27 merkittävä analyysityyppi = J, jolloin miesten ja naisten tulokset lasketaan erikseen. - Tarpeettomien kysymysten passivointi tai tarpeellisten aktivointi.pohjatutkimukseen voi sisältyä varsinaisiakin kysymyksiä (muita kuin taustakysymyksiä), jotka on tarpeen poistaa virastokohtaisesta tutkimuksesta esimerkiksi siitä syystä, ettei niitä haluta jostain syystä käyttää ko tutkimuksessa. Vrt kohtaa tarpeettomien taustakysymyksien passivointi - Virastokohtaiset lisäkysymykset. Viraston tutkimukseen voidaan liittää lisäksi viraston omiakin kysymyksiä. Kysymykset voidaan lisätä halutun otsikon ( esim Johtaminen, Työn sisältö ja haasteellisuus) alle mieluiten ko ryhmän loppuun tai kokonaan omaksi kysymysryhmäksi tai tutkimuksen loppuun. Mikäli kysymys lisätään olemassa olevaan ryhmään, on käytettävä samaa valintalistaa (esim Asteikko5), jota ryhmässä muutenkin käytetään. Jokaiselle uudelle kysymykselle on annettava tunnus, joka johdetaan ko ryhmän tunnuksesta. Rivi-sarake määrittää kysymysrivien keskinäisen järjestyksen. HUOM! Kysymyksiä lisätään Muokkaus-tilassa Lisää loppuun tai Lisää edelle?painikkeilla (katso kohta 4.6). Kysymys-sovelluksella tallennetaan otsikkotietoja pääkysymykseen sekä varsinaiset kysymykset kysymysriveille. Pääkysymyksen tiedot. (Kysymys-sovelluksen lomake-sivun yläosan tiedot) - Tutkimus = Mihin tutkimuksen kysymys on linkitetty - Tunnus = Pääkysymyksen tunnus. Jos pääkysymyksiä on vain yksi, kuten työtyytyväisyystutkimuksessa, tunnus voi olla tutkimus-tunnukseen viittaava - Ryhmä, käytetään laajoissa tutkimuksissa, joissa pääkysymykset halutaan ryhmitellä - Näkyvät sarakkeet = vastatessa näytettävät sarakkeet (yleensä vain valintalista) - Ohjeteksti = alkuteksti, joka näkyy vastaajalle selain-sovelluksella. Kysymysrivien tiedot. (Kysymys-sovelluksen lomake-sivun alaosan taulukko) - Tunnus = Kysymyksen tunniste - Rivi, tulee automaattisesti, rivin järjestysnumero - Kysymysteksti = vastaajalle näytettävä teksti - Tyyppi, määrittelee, millaisena rivi tulkitaan lomakkeella V = Valintalista = käyttäjä valitsee vastauksen listalta O = Otsikko / AO = Apuotsikko / PO = Pääotsikko. Tyhjän välirivin tyyppi on AO apuotsikko. T = Teksti esim vapaa sana -rivi - Tyyppiselite. Sisältää tyyppikentässä olevan lyhenteen sanallisen selityksen. Tulee tyypin mukaan automaattisesti. - Alatyyppi. Määrittelee tarkennuksen rivin tyyppiin - Onko otsikko ylä- vai alaotsikko (YO tai AO,merkityksellinen yhteenvetosummien laskennan kannalta) - Miten valintalista näytetään (alasvetovalikko CB vai rasti ruutuun RBT tai RBS) - Pakollinen-kentässä määritellään miten tärkeänä tutkimuksen tekijä pitää

28 vastauksen saamista ko kysymykseen Ei huomautusta. Kysymykseen ei ole pakko vastata. Vastaajaa ei huomauteta, vaikka vastaus jää puuttumaan Huomautus. Vastaajaa huomautetaan tyhjästä vastausrivistä mutta vastauksen voi huomautuksesta huolimatta tallentaa Pakollinen. Kysymykseen on pakko vastata, ei voi tallentaa vastaamatta. - Fonttityyppi, esim. B = lihavoitu ; BI = lihavoitu ja kursivoitu ; I = kursiivi - Analyysityyppi - N = normaali numeerinen jakaumavastaus - J = joukko, käytetään luokittelutekijänä, jolloin voidaan ristiintaulukoida - Valintalista Millainen valintalista käyttäjälle näytetään vastausvaihtoehdoista. Valintalistat tehdään Valintalista-sovelluksella. - Ohjeteksti. Jos tähän on kirjoitettu jotain, lomakkeelle tulee "Ohje"-linkki, josta näkee kenttään kirjoitetun tekstin. Jos kyseessä on apuotsikkorivi, jossa kysymysteksti-kentässä on tekstiä, tulee ohjeteksti samalle riville oikealle tasattuna. esim Miten tyytyväinen olet? 1 = Erittäin tyytymätön 2 = Tyytymätön 3 = Ei tyytymätön eikä tyytyväinen 4 = Tyytyväinen 5 = Erittäin tyytyväinen - Raportointinimi. Raporteilla käytettävä lyhempi kysymystekstistä muotoiltu teksti. - Passiivi. Jos rivi merkitty passiiviksi, niin ko rivi ei näy vastauslomakkeella. - Muutostaso. Vain VM:n käytössä, määrittelee virastokohtaisen muutosoikeuden. - PohjakysymysriviID. Tekninen, näyttää vertailuja varten viittauksen pohjatutkimuksen vastaavalle kysymysriville - ei pidä muuttaa ellei jostain syystä ole mennyt vääräksi. - Pohjakysymysrivi.Tekninen, sama kuin edellä. Virastokäyttäjä ei voi muuttaa. - Tutkimus. Edellistä pohjatutkimusriviä vastaava tutkimus. - Otsikkotunnus. Tieto siitä, minkä otsikon alaisuuteen kysymysrivi kuuluu. - Vertailu. Tekninen, käytetään rivin vertailukelpoisuus -tiedon tallentamiseen 0 = viraston oma rivi,ei vertailukelpoinen 1 = vertailukelpoinen 4.6 Kysymysten lisäys ja muokkaus Sisällys Taustakysymysten muokkaus ja lisäys Voidaan myös tehdä kokonaan oma taustakysymys. Lisää rivi haluttuun kohtaan Lisää loppuun tai Lisää edelle -painikkeilla ja täytä kentät seuraavasti (Mallia voi katsoa jo olemassa olevista taustakysymyksistä)

29 - Tunnus Vapaasti valittavissa oleva kysymystunnus. Näkyy myös raporteilla. Taustakysymysten muoto on 0.jokin numero (esim. 0.9). - Kysymysteksti Kysymysteksti on teksti, mikä näkyy vastaajalle Vastaus-lomakkeella. - Tyyppi V = Valintalista. Käyttäjä valitsee vastauksen listalta. - Alatyyppi Miten valintalista näytetään (alasvetovalikko vai rasti ruutuun). Alasvetovalikko on Combobox ja rasti ruutuun on Radio button. - Pakollinen Jos taustakysymys halutaan pakolliseksi, niin valitaan vaihtoehdoista Pakollinen. Jos halutaan varmistaa, että vastaajalta ei vahingossa jää vastaamatta taustakysymykseen, voidaan valita vaihtoehdoista Huomautus Ei huomautusta valitaan silloin kun kyseessä on ehdollinen taustakysymys, johon kaikilta ei odoteta vastausta - Analyysityyppi Taustakysymysten analyysityyppi on aina J = Joukko. - Valintalista Valintalistaksi valitaan haluttu valintalista tai jos sellaista ei ole niin käydään Valintalista -sovelluksessa sellainen luomassa. - Ohjeteksti Kohtaan voidaan kirjoittaa kysymykseen liittyvät ohjeet. - Raportointinimi Raporteilla näkyvä teksti, joka on muotoiltava vastaamaan kysymystä. Jos käytät muita kieliä, muista lisätä uusiin kysymyksiin myös käännökset. Varsinaisten kysymysten lisäys - Omien kysymyksien lisäys on suositeltavaa tällä hetkellä ainoastaan työtyytyväisyyskyselyyn. Uusia palkkausjärjestelmiä koskeva kysely on katsottu olevan valmis sellaisenaan. Parannusehdotuksia otetaan vastaan molemmista kyselyistä. Ehdotukset voi lähettää VTML:n tutkimusyksikköön. - Jos omia kysymyksiä lisätään jonkun pääotsikon alle, on niiden käytettävä samaa valintalistaa kuin muiden samassa ryhmässä. - Jos taas halutaan tehdä useita kysymyksiä, joissa käytetään erilaisia valintalistoja, on sellaiset kysymykset lisättävä omaksi ryhmäksi tai kokonaan omaksi ryhmäksi tutkimuksen loppuun. - Jos käytät useampia kieliä, muista lisätä uusiin kysymyksiin myös käännökset. -Tyhjän rivin tyyppi on apuotsikko. Tyhjän rivin muut sarakekohdat voivat olla tyhjiä. Lisää rivi haluttuun kohtaan Lisää loppuun tai Lisää edelle -painikkeilla ja täytä kentät seuraavasti (Mallia kannattaa katsoa jo tehdyistä kysymyksistä)

30 - Tunnus Vapaasti valittavissa oleva kysymystunnus. Näkyy myös raporteilla. Jos lisätään valmiin otsikon alle, on syytä jatkaa numerointia. Jos lisätään oma ryhmä,muoto on seuraava O (iso o-kirjain) otsikolle. O.1, O.2, O.3,... O.T kysymyksille. - Kysymysteksti Kysymysteksti on teksti, mikä näkyy vastaajalle Vastaus-lomakkeella. - Tyyppi V = Valintalista. Käyttäjä valitsee vastauksen listalta. AO = Apuotsikko. Voidaan tehdä tyhjä rivi. O = Otsikko. Voidaan tehdä oma otsikko. T = Teksti. Käyttäjä kirjoittaa vastauksensa tekstikenttään. - Alatyyppi Voidaan määritellä onko otsikko ylä- vai alaotsikko (YO tai AO). Miten valintalista näytetään (alasvetovalikko vai rasti ruutuun). Alasvetovalikko on Combobox (CB) ja rasti ruutuun on Radio button (joko RBT tai RBS). - Pakollinen Jos varsinainen kysymys halutaan pakolliseksi, niin valitaan vaihtoehdoista Pakollinen. Jos halutaan varmistaa, että vastaajalta ei vahingossa jää vastaamatta kysymykseen, voidaan valita vaihtoehdoista Huomautus Ei huomautusta valitaan silloin kun kyseessä on vapaa sana tai ehdollinen kysymys, johon kaikilta ei odoteta vastausta - Analyysityyppi Varsinaisten kysymysten analyysityyppi on oltava aina N = Lukuarvot. - Valintalista Jos kysymys on jonkin otsikon alla, on valintalistan oltava sama kuin muiden samassa ryhmässä. Jos kysymys tehdään loppuun voidaan siinä käyttää eriportaisia valintalistoja. Valintalistaksi valitaan haluttu valintalista tai jos sellaista ei ole, niin käydään Valintalista -sovelluksessa sellainen luomassa. - Ohjeteksti Kohtaan voidaan kirjoittaa kysymykseen liittyvät ohjeet. Jos kyseessä on apuotsikkorivi, jossa kysymysteksti-kentässä on tekstiä, tulee ohjeteksti samalle riville oikealle tasattuna. Miten tyytyväinen olet? 1 = Erittäin tyytymätön 2 = Tyytymätön 3 = Ei tyytymätön eikä tyytyväinen 4 = Tyytyväinen 5 = Erittäin tyytyväinen - Raportointinimi Raporteilla näkyvä teksti, joka on muotoiltava vastaamaan kysymystä.