LÄÄKETIETEELLISTEN SANELUIDEN PURKUPALVELUN PALVELUNTUOTTAJIEN VALINTA

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "34 10.04.2015 LÄÄKETIETEELLISTEN SANELUIDEN PURKUPALVELUN PALVELUNTUOTTAJIEN VALINTA"

Markus Paavo Karjalainen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta LÄÄKETIETEELLISTEN SANELUIDEN PURKUPALVELUN PALVELUNTUOTTAJIEN VALINTA TUKI 34 Hankinnan tarve ja kohde HUS-Servisin tekstinkäsittely purkaa HUS:n potilaiden hoitoon liittyvät suomen- ja ruotsinkieliset sanelut. Sanelut puretaan kiireellisyysluokittain (pika, kiire, normaali). Lisäksi kirjoitetaan muita erikseen sovittuja asiakirjoja. Tekstinkäsittelijöitä on HUS:s sa 320 ja vuositasolla tekstejä puretaan lähes kaksi miljoona kappaletta. Vuonna 2014 omana työnä purettiin 94 % koko HUS:n saneluvolyymista. Loput 6 % hankittiin ostopalveluna liittyen aikaisempaan purkupalvelusopimukseen, joka päättyi vuoden 2014 lopussa. Sanelujen purkupalvelujen hankinta käsiteltiin ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen lii kelaitosten johtokunnassa (EUSAIR 65). Kysynnän muutosten hallitse miseksi, ruuhkahuippujen tasaamiseksi ja riskien hallitsemiseksi op timaalisesti palve lutuotannossa tarvitaan oman tuotannon ohella vaihtoeh toisia tuotantomuotoja, kuten vuokratyötä ja ostettua sanelunpurkupalvelua. Kilpailutus tehdään määräajoin ja tar koitus on saada mahdollisimman toimi va ja HUS:ia palveleva ratkaisu. Johtokunta merkitsi sanelujen purkupalve lujen hankinnan valmisteluvaiheen tiedoksi. HUS-Servis käynnisti julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien toimistohenkilöstö työvoima vuokrauk sen palveluhankintaa. Johtokunta päätti toimistohenki löstön työvoimavuok rauksen palveluntuottajien valinnat (EUSAIR 122), jossa saneluminuuttien purka jat/tekstinkäsittelijät hankitaan Manpower Group Oy:ltä ja StaffPoint Oy:ltä. HUS-Servis käynnisti julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien lääketieteellisten saneluiden purkupal velun palveluhankinta. Tarjouspyynnön tarkoituksena on valita HUS:lle edullisimmat palveluntuottajat, joilta ostetaan lääketieteellis ten saneluminuuttien purkua tasaa maan tekstinkäsittelyn ruuhkahuippuja siten, että työstä maksetaan purettujen sane luminuuttien mukaan. Keski määrin ruuhkakuukausina voi olla tarve tilata lääketieteellisen sanelun purkua. Sanelut ovat keskimäärin 3 minuutin pituisia. Sanelujen purussa tapahtuvaan vuokratyön käyttöön verrattuna lääketieteellisten sa neluiden purkupalvelun palveluhankinta eroaa siinä, että työtä ei tehdä HUS:n tiloissa ja työnjohdon alla. Toimintamalli on ollut käytössä esimerkik si muissa sairaanhoitopii reissä ja terveydenhuollon muualta ostetuissa pur kupalveluissa eri kaupungeissa Suomessa. HUS:n nyt kilpailuttamassa pal veluratkaisussa mallia on kehitetty mah dollisimman turvalliseksi ja tehok kaaksi. Tarvittava osaaminen on varmistettu keskite tyllä perehdytyksellä, minkä lisäksi palvelun tilaus- ja toimitusprosessien vastuut ja tehtävät on kuvattu tarjouspyynnössä ja tarkennettu edelleen sopimusluonnoksessa. Hankinnassa on kiinnitetty erityisesti huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan. Toimittajat sitoutettiin HUS:n tietoturvaa ja tietosuojaa koskeviin vaatimuk siin, jotka liittyvät mm. tietoturvasitoumuksiin ja verkkotunnushakemusten käsittelyyn, selvityksiin yleisistä tietoturvaperiaatteista kuten korkeatasoi sesta tietoturvapolitiikasta. Toimittajat sitou tuivat myös muun

ruotsinkieliset sanelut. Sanelut puretaan kiireellisyysluokittain (pika, kiire, normaali). Lisäksi kirjoitetaan muita erikseen sovittuja asiakirjoja.

2 muassa hen kilötietolain vaatimuksiin, etäyhteyksien tietoturvalli seen käyttöön, toimitta jien raportointivelvollisuuksiin ja tietoturva-auditointiin. Salassa pitovelvolli suus on yhtä laaja kuin HUS:n henkilökunnalla. HUS edellyttää, että tieto koneita käytetään ainoastaan Suomessa ja säilytetään asianmukaisissa lu kituissa työtiloissa. Palvelun toteuttamiseksi HUS toimittaa tarjoajalle keski tetysti tietoturvalli set HUS-vakioidut tietokoneet sekä niihin asennettuna tarvittavat ohjelmat ja sovel lukset. Toimittajan on käytettävä etäyhteyden muodostamisessa VRK-toimikorttia. Kortti on henkilökohtainen ja se myön netään kirjallisen hakemuksen perusteella. Kortti noudetaan HUS:in rekis teröintipisteestä ja hakijan henkilöllisyys varmennetaan Väestörekisterikes kuksen ohjeistuksen mukaisesti. Palvelun seuranta tapahtuu sään nöllisesti. Jotta tekstinkäsittelypalvelun saatavuus saadaan kaikissa tilanteissa turvattua on ta voitteena valita 1 5 kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa, joi den kans sa solmitaan palveluhankintasopimukset tarjouksissa esitetyin hinnoin. Sopimukset ovat voimassa kolme (3) vuotta viimeisimmästä allekirjoituspäivästä, jon ka jälkeen ne päättyvät ilman irtisanomista. Sopimukset eivät anna palveluntuottajille yksinoikeutta palvelun tuottamiseen HUS:lle. Tarjouspyynnössä määrättiin tarjousten jättöajaksi klo 15. Tarjoukset avattiin HUS-Logistiikka -liikelaitoksessa. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta yrityksiltä: Diktamen Oy Inscripta Oy Lingsoft Language Services Oy ManpowerGroup Oy Toimittajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia ja tarjouksiin tulee ol la liitetty kaikki pyydetyt selvitykset. Myös kaikkien ehdotto mien vaatimusten tulee täyttyä. Onko vaaditut liitteet / selvityk set Täyttyvätkö ehdottomat vaatimukset Hinnat ilmoitettu tarjouslomakkeen mukaisesti Tarjoaja Diktamen Oy Kyllä Kyllä Kyllä Inscripta Oy Kyllä Kyllä Kyllä Lingsoft Language Servi ces Oy Kyllä Kyllä Kyllä ManpowerGroup Oy Kyllä Kyllä Kyllä Tarjousten vertailuperiaatteet Tarjoukset vertaillaan seuraavasti: Tarjouk sen osa Prosentti Hinta 40

Palvelun toteuttamiseksi HUS toimittaa tarjoajalle keski tetysti tietoturvalli set HUS-vakioidut tietokoneet sekä niihin asennettuna tarvittavat ohjelmat ja sovel lukset.

3 Laatu 60 Tarjousten vertailu ja hankintaesityksen perustelut Alimmasta vertailuhinnasta annetaan 40 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: alin vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta x 40. Parhaista laatupisteistä annetaan 60 laatupistettä. Muiden tarjousten laatupisteet las ketaan seuraavalla kaavalla: tarjouksen laatupisteet / parhaat laatupisteet x 60. Hintapisteet sekä laatupisteet lasketaan yhteen. Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus eli tarjouskilpailun voittaa eniten yhteispisteitä saanut tarjous. Edullisimman tarjouksen on tehnyt Lingsoft Language Services Oy, joka tarjoaa lääke tieteellisten saneluiden purkua hintaan 1,166 / saneluminuutti. Toiseksi edullisimmat tarjoukset ovat tehneet Diktamen Oy ja Inscripta Oy, jotka molemmat tarjoavat lääke tieteellisten saneluiden purkua hintaan 1,56 /saneluminuutti. ManpowerGroup Oy:n hinta on 2,02. Laatupisteissä vertailtiin kuutta asiaa: kokemus tekstinkäsittelytoiminnassa, referenssit, toimintaprosessi-, laatuprosessi- ja osaamiskuvaukset sekä erikoisala- ja tietojärjestelmäosaaminen. Laatupisteissä kaikki tarjoajat saivat täydet pisteet. Alla olevassa taulukossa on ilmoitettu tarjoajien saamat pisteet. Alimmassa taulukossa on kuvattu tarjousten painotettujen hin ta- ja laa tupis tei den muodos tuminen.

Muiden tarjousten laatupisteet las ketaan seuraavalla kaavalla: tarjouksen laatupisteet / parhaat laatupisteet x 60. Hintapisteet sekä laatupisteet lasketaan yhteen.

Riskien hallitsemiseksi ja minimoimiseksi sekä toimintavarmuuden turvaamiseksi teh dään palvelusopimukset kolmen (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman palveluntuot tajan eli Lingsoft Language

4 Riskien hallitsemiseksi ja minimoimiseksi sekä toimintavarmuuden turvaamiseksi teh dään palvelusopimukset kolmen (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman palveluntuot tajan eli Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n kanssa. Manpower Group Oy:n hinta on 2,02, joka on 42 % edullisinta tarjoajaa kalliimpi ja 25,2 % toiseksi edullisinta tarjoajaa kalliimpi, minkä vuoksi sitä ei valita palveluntuottajaksi. Lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tullaan tilaamaan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapasi teetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimus kumppaneilta. Hankinnan arvo Hankinnan arvo riippuu palvelun käytöstä sopimusaikana. Tarjouspyynnössä ilmoitettu jen arvioitujen määrien mukaisesti sopimuksen arvo kolmelle (3) vuodelle on n. 1,5 mil joonaa euroa. Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan johtosäännön mukaan johtokunta päättää alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton koko naiskustannusarvio on euroa. Päätösesitys Johtokunta päättää edellä esitetyn perusteella valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin, että lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapasi teetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimus kumppaneilta. oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa hyväksyä kokouksen pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.

Manpower Group Oy:n hinta on 2,02, joka on 42 % edullisinta tarjoajaa kalliimpi ja 25,2 % toiseksi edullisinta tarjoajaa kalliimpi, minkä vuoksi sitä ei valita palveluntuottajaksi.

5 Päätös Johtokunta päätti edellä esitetyn perusteella - valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin, että lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta tarjouspyynnön mukaisesti. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta. - oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa. Lisätietoja Toimitusjohtaja Leena Koponen, HUS-Servis, p Palvelupäällikkö Jari Simonen, HUS-Servis, p

Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta.

Samankaltaiset tiedostot

HUS-hallintokeskus, hallituksen neuvotteluhuone, Stenbäckinkatu 9, Helsinki. Asia Otsikko Sivu

HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 1 (22) Aika 10.04.2015 klo 08:30-10:10 Paikka HUS-hallintokeskus, hallituksen neuvotteluhuone, Stenbäckinkatu 9, Helsinki Käsitellyt asiat Asia Otsikko Sivu 25