Rekisteriseloste Varhaiskasvatuspalvelut Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä 3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Rekisteriseloste Rekisterin nimi Päivähoitojärjestelmä Effica Päivähoito Päivähoitojärjestelmä on osa kaupungin sosiaalitoimen/varhaiskasvatuksen Effica tietojärjestelmää. Päivähoitojärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen atkjärjestelmän käyttöönottoa (1988) syntyneitä aikaisempien järjestelmien tuottamia kortistoja. Lisäksi päivähoitojärjestelmään liittyvät asiakirjavihkot (aktit), joissa säilytetään hakemukset, päätökset, kirjeenvaihto yms. 2 Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, sivistyslautakunta PL 341, Jyväskylä Sivistyslautakunta on delegoinut rekisterinpitäjän tehtäviä varhaiskasvatuspalveluille. 3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Vastuualuejohtaja Maija-Riitta Anttila Kasvun ja oppimisen palvelut, varhaiskasvatuspalvelut PL 341, Jyväskylä Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto 4 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Asiakastyötä tekevät tietojärjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat Effica pääkäyttäjät Paula Huovinen, Tuula Viinikainen, Pirkko Haukijärvi, Anne Friman ja Lasse Pehkonen sekä tietohallinnossa Ritva Tikkanen. 5 Rekisterin käyttötarkoitus Effica Päivähoitotietojärjestelmä toimii apuvälineenä varhaiskasvatuspalvelujen tuottamisessa ja palvelee varhaiskasvatuksen asiakastyön eri vaiheita: Kilpisenkatu 1 PL 341, Jyväskylä Laskutusosoite: PL 181, Basware Verkkolaskun OVT-tunnus: Puhelin: Vaihde: etunimi.sukunimi@jkl.fi

2 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 - Päiväkodit, perhepäivähoitajat, ryhmäperhepäivähoitajat - Asian vireille tulo, hakemusten käsittely - Selvitys, kartoitus - Lasten sijoittaminen - Päätöksen valmistelu - Päätös ja sen tiedoksianto - Palvelun toteutus - hoitotapahtumien kirjaaminen - Asiakaslaskutus - Arviointi ja seuranta - Tilastointi - Tiedottaminen 6 Rekisterin pitämisen peruste Asiakassuhde, joka perustuu lasten päivähoidosta annettuun lakiin (1973/36) ja Jyväskylän kaupungin sivistyslautakunnan voimassaoleviin päätöksiin yksityisen päivähoidon palvelusetelistä ja oman lapsen palvelurahasta. 7 Rekisterin tietosisältö Jyväskylän kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot Asiakkaan henkilötiedot Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet kotikunta, asuinalue, aluekoodi, äidinkieli, kansalaisuus, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, ammatti, työtilanne, työpaikka, työosoite Perhekokoonpano Hakemustiedot Tiedot palvelun tarpeesta Erityistarpeet Lasten sijoitustiedot Perheen tulotiedot ja asiakasmaksuihin liittyvät tiedot Palvelupäätös, maksupäätös ja tiedoksianto Hoitopaikkatiedot Hoitoajat, läsnä- ja poissaolotiedot Toimintayksikkötiedot Tietoja lasten päivähoidon henkilöstöstä Lapsen hoitoon ja kasvatukseen liittyvät sopimukset ja suunnitelmat, kuten palvelusopimus, varhaiskasvatussuunnitelma, esiopetuksen oppimissuunnitelma, pedagoginen arvio, pedagoginen selvitys, henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS). Päivähoidon ja varhaiskasvatuksen toteuttamiseen liittyvät tiedot. Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin.

3 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä Effica Asukasjärjestelmän kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. Varhaiskasvatuksen toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän ja asiakkaan kirjaamina tai eräajojen tuloksena. Varhaiskasvatuksen Daisy-tietojärjestelmästä saadaan lasten sisään- ja uloskirjausajat, päiväkirjamerkinnät sekä henkilökunnan lukumäärätiedot. 9 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sivistyspalveluiden tietosuojaohjeita. Lisäksi tietoja luovutetaan asiakkaan luvalla eri sidosryhmille (neuvola, koulu). Asiakaslaskutuksen yhteydessä siirretään kaupungin yleislaskutukseen ja reskontraan kaikki laskutustiedot. Lasten varhaiskasvatuksen aloittamis- ja lopettamistiedot välitetään viestinvälityspalvelun kautta standardoidussa sähköisessä muodossa Kelaan. Varhaiskasvatuksen Daisy-tietojärjestelmään siirretään lapsen henkilö-, sijoitus- ja palveluntarvetiedot, perhetiedot sekä päiväkirjatietoja. Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 10 Rekisterin käyttö Päivähoitojärjestelmää käytetään lakisääteisten ja sivistyslautakunnan antamien tehtävien hoitamiseen. Tehtävät ja niiden peruste on selostettu kohdissa 5 ja 6. Järjestelmällä hoidetaan päivähoidon asiakas- ja päätöstietojen ylläpito ja asiakaslaskutus sekä tilastointi. 11 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Effica sosiaalitoimen järjestelmän henkilörekisteri on yhteinen niiltä osin kuin sitä käytetään Effica Päivähoidon ja Effica Yksilö- ja perhehuollon asiakastyön tarpeisiin. Effica Päivähoidon asiakasrekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12 Rekisterin suojaaminen Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen päivähoitojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee Jyväskylän kaupungin palvelimella ja sitä käytetään kaupungin runkoverkossa olevilta työasemilta. Runkoverkon tietoturva on hoidettu kaupunkitasolla.

4 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Lasten päivähoitosovelluksessa on erilaiset käyttöoikeudet varhaiskasvatuspalvelujen antamisesta päättävillä johtavilla henkilöillä, päivittäisestä lasten hoidosta ja kasvatuksesta vastaavilla henkilöillä, hoito- ja kasvatushenkilöstön tukihenkilöillä ja maksupäätöksiä ja laskutusta hoitavilla henkilöillä. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poisto-oikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työntekijöiden työpisteissä ja lukituissa arkistotiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään sivistystoimen arkistossa. Osa tiedoista on palvelun tarjoajan (Tieto) palvelinympäristössä, joilla on huomioitu korkeat tietoturvavaatimukset. Palvelut suoritetaan Tiedon omissa datakeskuksissa. Tiedon Datakeskukset ovat parhaiden käytänteiden mukaan rakennettuja, ja niillä on korkein suojausluokitus (EI120D, EMP prepared). Tiedon datakeskukset ovat omavaraisia sähkön, veden ja vastaavien palveluiden suhteen. Henkilökuntaa on paikalla vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Kaikki Tiedon palvelut ja niiden taustalla olevat palvelimet sijaitsevat kahdennettujen palomuurien takana. Palomuureissa on hyvin tarkat säännöt ts. vain määritelty portti auki määriteltyyn suuntaan ja määriteltyjen IP-osoitteiden välillä. Kaikki Tiedon palveluihin suuntautuva tai sieltä lähtevä viestiliikenne salataan HTTPS-protokollan ja siihen sisältyvän SSL-salaustekniikan avulla. 13 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Effica Päivähoidon aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 14 Rekisteröidyn informointi Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa. Rekisteriseloste on nähtävillä varhaiskasvatuspalvelujen toimintayksiköissä sekä Jyväskylän kaupungin varhaiskasvatuspalvelujen internetsivulla. 15 Tarkastusoikeus Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Tiedot antaa asiak-

5 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 kaan asioita hoitava henkilö. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaali-asiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin ja käytettävissä oleviin atk-tulosteisiin. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ao. vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian sosiaaliasiamiehen tai tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 16 Tiedon korjaaminen Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee asiakastyöntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille. Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan vastuuhenkilön allekirjoittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia sosiaaliasiamiehen tai tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 17 Kielto-oikeus Päivähoitojärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 18 Rekisterihallinto Sivistyslautakunnan päätöksen mukaan rekisterinpitäjä on sivistyslautakunta, joka voi määrätä rekisterinpitäjän tehtäviä alaisilleen viranhaltijoille. Jyväskylän kaupungin Hallintosäännön ( alkaen) 35 mukaan varhaiskasvatuksen vastuualuejohtaja toimii vastuualueensa henkilörekisterien vastuuhenkilönä. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - Rekisteriselosteen laatimisesta - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään

6 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Rekisteriseloste 6 Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtivat Effica pääkäyttäjät ja tietohallinnon sosiaalitoimen/varhaiskasvatuksen tietojärjestelmistä vastaavat henkilöt. 19 Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus Päivähoitojärjestelmän käyttäjille on laadittu ohjeisto, jota pidetään ajan tasalla. Uudet työntekijät perehdytetään järjestelmään koulutusten sekä työyksiköissä tapahtuvan perehdytyksen avulla.