HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (7)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (7) Laatimispäivä/Päivityspäivä Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. Rekisterin tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. Rekisterin suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä Kuljetuspalvelujen asiakasrekisteri. Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 A PL HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Vammaistyön johtaja Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (7) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Rekisterin pitämisen perusteena toimii asiakassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö: -Sosiaalihuoltolaki -Laki kehitysvammaisten erityishuollosta -Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista -Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista -Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista -Henkilötietolaki Rekisteri sisältää seuraavat osarekisterit: Vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaisen kuljetustuen ja kuljetuspalvelun asiakasrekisteri asiakastietojärjestelmässä (ATJ)on kuljetuspalvelujen päärekisteri joka sisältää sekä Kuljetuspalvelun asiakasrekisterin (Mobirouter-sovellus) sekä Kunta sovelluksen. Kuljetuspalvelujen asiakasrekisterin asiakastietojärjestelmässä (ATJ) tarkoituksena on: -asiakkaan avun tarpeen arviointi -hakemusten käsittely -palvelupäätösten ja asiakasmaksupäätösten tekeminen ja tiedoksianto -muiden asiakaspalvelun dokumenttien laadinta -avustusten ja etuuksien maksatus -palvelujen toteutumisen seuranta -etuuksien perintä -velkomisesta luopuminen -asiakastilastojen keruu -lakisääteisten tilitysten ja tilastojen tuottaminen Asiakastietojärjestelmää käytetään sosiaali- ja terveysviraston kuljetuspalveluihin liittyvien tehtävien hoitamiseen. Järjestelmä on pääasiassa avopalvelun asiakastyötä palveleva kokonaisjärjestelmä. Se on myös osana viraston keskitettyä asiakas- ja päätösrekisteriä. Järjestelmää käytetään asiakastyössä sosiaali- ja terveysviraston eri toimintayksiköissä ja sosiaali- ja terveysviraston toimeksiannosta viraston tehtäviä suorittavissa yksiköissä Mobirouter ja Kunta sovelluksien tarkoituksena on ylläpitää ja seurata vammaispalvelulain 8 nojalla ja sosiaalihuoltolain 21 nojalla järjestettyjen matkapalveluasiakkaiden asiakastietoja. Tietoja käytetään kuljetuspalvelujen järjestämiseen ja seurantaan.

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (7) 6. Rekisterin tietosisältö Kuljetuspalvelujen asiakasrekisteriin asiakastietojärjestelmässä (ATJ) merkitään Helsingin kaupungin kaikki sosiaali- ja terveysviraston kuljetuspalveluasiakkaat. rekisteriin sisältyvät seuraavat henkilötiedot: -henkilö- ja perhetiedot -väestörekisteristä saatavat henkilötiedot (Helsingin kuntarekisteri ja väestörekisteri) -henkilötunnus, nimi, entiset nimet, osoitteet, kotipaikkatunnus, edellinen kotikunta, siviilisääty, kansalaisuus, äidinkieli, perhesuhdetiedot, huoltajuus, edunvalvojatiedot, kuolinpäivä -rekisterin asiakastiedot -osoite, puhelin, siviilisääty, asuinkunta, asumismuoto, ammatti, koulutus, sosioekonomisen aseman koodi, maahanmuuttoa koskevat tiedot, kehitysvammaisten erityishuoltopiiri, pakolaisuutta, paluumuuttoa ja sotilasvammaisuutta koskeva eritystieto -palvelu/avustus hakemukset ja yhteydenotot -yksilöhuollon päätösehdotukset ja päätökset -päätöksiä koskevat toimeenpano-ohjeet -päätöksen tiedoksiantoa ja muutoksenhakua/valitusta koskevat tiedot -asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit -asiakaskohtaiset suunnitelmat ja arvioinnit. Edellisten lisäksi rekisteriin talletetaan tarpeen mukaan seuraavat tiedot Asiakasrekisterissä jossa hoidetaan asiakaslaskutustietojen tuottamista: -laskelmat tuloista ja menoista Asiakasrekistereissä, josta on rahaliikennettä sosiaali- ja terveysvirastolta asiakkaalle: -maksatustiedot: laskut, maksusuoritukset, maksusitoumukset, -tulot ja maksuliikenteen summatiedot -pankkiyhteystiedot Asiakasrekistereissä, joiden perusteella tuotetaan asiakaslaskutustiedot -laskutusten maksajatiedot -Erillisissä osarekistereissä on seuraavat tiedot: -verohallinnon verotustiedot helsinkiläisten verovelvollisten osalta Mobirouter ja Kunta 2005-sovelluksiin merkitään kuljetuspalvelujen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot. Sovelluksiin merkitään asiakkaan: nimi, osoite, puhelinnumero, henkilötun-nus, sähköpostiosoite, kuntanumero, aluenumero, kieli, ryhmittelynumero, vammaisten sosiaalityön toimipiste, jonka asiakkaana asiakas on, sekä kuljetuspalvelun järjestämi-sen kannalta välttämättömät tiedot vammasta (esim. invaliditeetti, näkövamma jne.), ohjeet kuljettajalle, erityistä huomioon otettavaa kuljetuksen järjestämisen kannalta (esim. sähköpyörätuoli, koira, avustustarve), kommunikointitapa, ajoneuvotyyppi alias osoitteet, eli osoitteet, joihin henkilö usein matkustaa. Päätös, johon kuljetuspalvelu perustuu, käytetyt matkat, käytössä olevat matkat, matkatapahtumat, asiakkaan käytössä olevat matkapalvelukortit. Palmia välityskeskus (Helsingin Matkapalvelu) nauhoittaa kaikki puhelut ja tästä ilmoitetaan asiakkaalle puhelinjärjestelmän ns. pakkosyötenauhoitteella. Nauhoitteita säilytetään kuusi (6) kuukautta. Nauhoitteet säilytetään Palmian konesalissa sijaitsevalla palvelimella äänitiedostona. Nauhoitteet poistetaan palvelimelta automaattisesti määräajan jälkeen. Nauhoitteita pääsevät käsittelemään vain Palmian välityskeskuksen esimiehet. Nauhoitteita käytetään koulutustarkoituksiin yksittäistapauksissa. Nauhoitteita ei soiteta yleisissä koulutustilaisuuksissa. Nauhoitteita voidaan käyttää myös puhelinpalvelutapahtumien kulun selvittämiseen tilanteessa, jossa asiakkaalla ja Palmialla on erilainen käsitys tapahtumista. Asiakkaalla on mahdollisuus kuunnella omia puheluitaan sopimalla asiasta välityskeskuksen palvelupäällikön kanssa. Nauhoitteiden kuuntelu tapahtuu Palmian toimitiloissa valvotussa ympäristössä. Nauhoitteita voidaan luovuttaa sosiaali- ja terveysviraston käyttöön. Muuten nauhoitteita ei luovuteta.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (7) 7. Säännönmukaiset tietolähteet Sosiaalihuoltoa ja sen toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän kirjaamina. Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin Helsingin asukasrekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestörekisteristä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. Tieto asiakkaana olevan ulkomaan kansalaisen oleskeluluvasta ja statuksesta tarkistetaan maahanmuuttovirastosta tai se saadaan asiakkaalta asioinnin yhteydessä. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Mobirouter-sovellukseen kirjataan tiedot sosiaali- ja terveysviraston asiakastietojärjestelmän(atj) tuottamista päätöksistä. Rekisteriä täydennetään tarvittaessa asiakkailta saatavilla tiedoilla. Matkapalvelukeskuksen matkojenvälitystiedot kirjautuvat myös järjestelmään. Matkatiedot tulevat matkapalveluita välittävältä operaattorilta, joka saa matkatiedot matkapalvelun tuottavien ajoneuvojen ajoneuvopäätelaitteena toimivista GPRS puhelinlaitteista. Pankille toimitetaan tiedot pankkien kautta asiakkaille tai asiakkaiden puolesta maksettavista rahasuorituksista. Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen yleisökassaan toimitetaan tiedot yleisökassan kautta maksettavista rahasuorituksista. Asiakaslaskutustiedot toimitetaan Helsingin kaupungin taloushallinnon laskutusjärjestelmään. Asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään viraston sisäiseen tilastointijärjestelmään, jota käytetään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamisen apuna. Vuosittain asiakastietojärjestelmän avustus- ja maksatustietoja poimitaan sisäisen tarkastuksen tarpeisiin erilliseen tarkastuksen rekisteriin. Tiedot valtionhallinnolle annetaan lain sosiaali- ja terveydenhuollon suunnittelusta ja valtionosuudesta /733 mukaisesti. Lisäksi tietoja luovutetaan sosiaali- ja terveysviraston myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan. Muutoin henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen laissa oikeutetuille viranomaisille noudattaen voimassaolevia tietosuojaohjeita. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Mobirouter-sovelluksesta kerätään suoritteita kuvaavia tietoja suunnittelun ja ohjeistuksen perustaksi. Matkapalvelujen välittäjät ja kuljettajat saavat nähtäväkseen vain kuljetuspalvelun kannalta välttämättömät tiedot kuten: nimi, osoite, likuma-kortin numero, avustajatarve, vammaisuudesta johtuvat kuljetuksen kannalta huomioon otettavat erityistarpeet, kuten porraskiipijän, avustajan tms. tarve. Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. Rekisterin suojauksen A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (7) periaatteet B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisterin ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

6 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 6 (7) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakisääteisellä perusteella. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.

7 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 7 (7) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta