Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (päivähoito)

Transkriptio

1 1 Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (päivähoito) Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste ja 24 :n mukainen informointi tietojenkäsittelystä (tietosuojaseloste) 1

2 2 Rekisterin nimi Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri (päivähoito) Rekisterinpitäjä Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta PL ESPOON KAUPUNKI Rekisteriasioista vastuuhenkilöt Suomenkielinen varhaiskasvatus/espoonlahden palvelualue PL 3400, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Mäntytie 27 Ulla Valtonen, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/espoon keskuksen palvelualue PL 77331, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Kamreerintie 6 A Marjatta Korhonen, puh. (09) Anu Vesiluoma, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/leppävaaran palvelualue PL 3125, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Vanha Maantie 1 A Päivi Rasmus, puh. (09) Salla Hovi, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/matinkylä-olarin palvelualue PL 3308, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Maapallonkuja 2 Paula Rautiola, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/tapiolan palvelualue PL 3200, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Ahertajantie 2 Raili Liukkonen, puh. (09)

3 3 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt/yksiköt Vastuuhenkilöiden lisäksi rekisterin henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungilla seuraavat tahot: päiväkodin johtajat, lastentarhan opettajat ja muut päiväkodissa työskentelevät henkilöt, joille esimies on antanut käyttöoikeudet, hoitavat omiin työtehtäviinsä liittyen päiväkodin lasten tietojen käsittelyä suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikössä päivähoitoasioita hoitavat henkilöt käsittelevät tietoja omiin työtehtäviinsä liittyen (mm. varhaiskasvatuksen palvelunohjaajat) sivistystoimen esikunnassa on järjestelmän tekninen pääkäyttäjyys sekä päivähoidon laskutukseen liittyvät tehtävät Logistiikkapalveluissa hoidetaan päivähoitokuljetuksiin liittyviä tehtäviä Palveluliiketoimessa hoidetaan varhaiskasvatuksen asiakaslaskutus Lisäksi kaupungin toimeksiannosta tehtäviä voivat hoitaa ulkopuoliset palveluntuottajat (henkilötietolaki 8 1. mom. 7 kohta. laki lasten päivähoidosta 10 ). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Päivähoidon järjestäminen (laki lasten päivähoidosta) Päivähoidon lapsisuhteeseen liittyvien tehtävien hoito (henkilötietolaki 8 1 mom. 5 kohta) Rekisterin perusteella luovutetaan lakisääteiset lapsimäärätiedot (Laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta) Rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita. (Henkilötietolaki 15 1 mom. 3 kohta) Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat: Henkilötietolaki (523/1999) Laki lasten päivähoidosta (36/1973) Asetus lasten päivähoidosta (239/1973) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992) Asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (912/1992) Rekisterin tietosisältö Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, asiointikieli, tieto mahdollisesta turvakiellosta Huoltajien nimi- ja yhteystiedot Muiden lapsen kanssa yhteistaloudessa elävien henkilöiden 3

4 4 tiedot Sisarusten nimet Palvelun tarve Hakemustiedot Päivähoitopäätös Hoitopaikka- ja hoidon laajuustiedot Tieto hoitopaikan vastaanottamisesta ja hoidosta poisjäännistä Palvelusopimus Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma Lapsen hoidon järjestämiseksi tarpeelliset terveystiedot Kuljetuspäätös Lapsen päivittäiset läsnä- ja poissaolot Varhaiskasvatukselliset tukitoimet Henkilökunnan havainnointilomakkeelle tekemät kirjaukset lapsen kehityksestä Kuvaus lapsesta päivähoidossa yhteistyötahoja varten Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot Muita päivähoidon järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja Säännönmukaiset tietolähteet Lapsen huoltajat Varhaiskasvatuksen työntekijät Muut moniammatillisen yhteistyöverkoston työntekijät Asiakastiedot päivitetään väestörekisteristä KAR-sovelluksen (Kunnan asukasrekisteri) kautta Päiväkodin vaihtuminen Lapsen edellinen päivähoitopaikka siirtää saman kunnan alueella lapsen päivähoidon asiakirjat uuteen päiväkotiin (Espoon kunnalliseen / ostopalvelupäiväkotiin). Säännönmukaiset tietojen luovutukset Päivähoidon tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Päiväkodin vaihtuminen Päiväkodin vaihtuessa saman kunnan alueella päivähoidon asiakirjat siirretään uuteen päiväkotiin (Espoon kunnalliseen / ostopalvelupäiväkotiin). Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa toisen kunnan päivähoitoon vain poikkeuksellisesti siinä tapauksessa, että annettava tieto on välttämättömän esimerkiksi hoidon, huollon tai koulutuksen järjestämiseksi tai toteuttamiseksi ja jos ko. tieto 4

5 5 on tarpeen lapsen edun vuoksi. Yksityiselle palveluntuottajalle tietoja voidaan antaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä hoidon tai huollon toteuttamiseksi tai muusta tähän rinnastettavasta syystä (sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 17 ). Siirtyminen esiopetukseen Päivähoidosta voidaan perusopetuslain 41 :n nojalla luovuttaa esiopetukseen sellaisia lasta koskevia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä lapsen asianmukaisen esiopetuksen järjestämiseksi. Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän tietoja siirrettään Community laskutusjärjestelmään, jolla hoidetaan varhaiskasvatuksen asiakaslaskutus. Kunnallisessa päivähoidossa aloittaneista ja lopettaneista lapsista toimitetaan viikoittain KELA:lle Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu tiedosto käyttäen HC&W:n viestinvälityspalvelua. Tilastointia varten voimassa olevista sijoituksista, maksupäätöksistä, maksupäätösriveistä, erityisen tuen tarpeista, tukitoimista, hakemuksista, henkilöistä, perheistä, päiväkirjamerkinnöistä, yksikkötiedoista ja henkilökunnan läsnäoloista siirretään joka kuun 15. päivä Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu aineisto tietovarastopalvelimelle. Lisäksi voimassa olevista sijoituksista, erityisen tuen tarpeista, tukitoimista, henkilöistä, hakemuksista ja yksikkötiedoista siirretään Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu aineisto tietovarastopalvelimelle viikoittain maanantaisin. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Asiakastietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen (henkilötietolaki 32 ). Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietojen salassapidosta on säännökset sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 14 ja 15 :ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä. 5

6 6 Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota mm. työprosessien kuvaamisissa ja käyttöoikeuksien luovutuksissa. Rekisterin tiedot ovat käytettävissä varhaiskasvatuksen ja taloushallinnon henkilökunnalla, tehtävänmukaisin käyttöoikeuksin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla. Sähköiset asiakirjat säilytetään Effica varhaiskasvatus asiakastietojärjestelmässä, jonka tiedot on suojattu työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin. Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä Efficaa voidaan käyttää vain sosiaaliverkosta (s-verkko). S-verkko on ainoastaan osalla Espoon kaupungin työntekijöistä käytössä oleva sisäinen verkkoalue. Kaikki verkon käyttäjät hyväksyvät käyttöoikeussitoumuksen, joka sisältää mm. vaitiolositoumuksen. Palvelinlaitteisto on suojatussa ja valvotussa tilassa (palveluntuottajan konesalissa). Palvelimen ja työasemien välinen tietoliikenne on salattu ja suojattu palomuureilla ja käyttäjätunnuksilla. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Rekisteröidyn informointi Tietosuojaseloste on nähtävissä varhaiskasvatuksen toimintayksiköissä sekä Espoon kaupungin internet-sivuilla: Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 ). Alaikäisen osalta tarkastusoikeutta käyttää hänen huoltajansa tai muu laillinen edustaja. Rekisteröidyllä/ alaikäisen huoltajalla on oikeus tutustua ja nähdä rekisteröityä koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden 6

7 7 aikana toteutettuna. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntö toimitetaan päiväkodin johtajalle. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27 ). Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 ). Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Korjauspyyntö toimitetaan päiväkodin johtajalle. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 7