Sosiaaliturvan asiakasrekisteri/ nuorten ja aikuisten palvelut (Effica) Sodankylän perusturvalautakunta Jäämerentie 1, Sodankylä

Transkriptio

1 Sodankylän kunta Perusturvalautakunta 1. REKISTERIN NIMI Sosiaaliturvan asiakasrekisteri/ nuorten ja aikuisten palvelut (Effica) 2. REKISTERINPITÄJÄ Käyntiosoite Postiosoite Sodankylän perusturvalautakunta Jäämerentie 1, Sodankylä PL 60, Sodankylä 3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Tehtävä Kati Aikio-Mustonen Johtava sosiaalityöntekijä Puhelin Tehtävä Jaana Väyrynen Kanslisti Puhelin Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisteri sisältää sosiaalihuollon lakisääteisten palvelujen järjestämisessä tarvittavat asiakastiedot. Rekisteri toimii apuvälineenä sosiaalihuollon asiakastyössä. 5. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Asiakassuhde Henkilötietolaki 1999/523 Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 2001/189 Laki maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 1999/493

2 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 2000/812 Laki toimeentulotuesta 1997/1412 Sosiaalihuoltolaki 1982/710 Työttömyysturvalaki 2002/1290 Päihdehuoltolaki 1986/41 6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Sodankylän kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot Rekisteriin tallennetuista asiakkaista seuraavat tiedot: - Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto - Henkilön perhekokoonpano - Palvelun tarve - Hakemus- ja vireillepanotiedot - Asiakasasiakirjat (asiakaskertomukset, suunnitelmat jne.) - Palvelu- ja maksupäätökset sekä niiden tiedoksianto - Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot - Ajanvarauskalenteri Järjestelmän käytön lokitiedot Manuaalinen rekisteri: - aktivointisuunnitelmat - kuntouttavassa työtoiminnassa olevien työpäiväkirjat - kuntouttavan työtoiminnan järjestämissopimukset Lisätiedot maahanmuuttajasta: - kansalaisuus ja etninen alkuperä - syntymäpaikka - kuntaan ja maahantulopäivä - kotimaasta lähtöpäivä ja oleskeluluvan päätöspäivä - äidinkieli ja muu kielitaito - status - turvapaikan haku ja muut lisätiedot 7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Tarvittavat tiedot hankitaan pääosin asiakkaalta. Laissa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista säädetään (12 ), että asiakkaan ja hänen laillisen edustajansa on annettava sosiaalihuoltolain 6 :ssä tarkoitetulle toimielimelle ne tiedot, joita tämä tarvitsee sosiaalihuollon järjestämisessä ja toteuttamisessa. Lisäksi tietoja hankitaan Väestörekisterikeskuksesta, Kansaneläkelaitokselta, eläkelaitoksilta, edunvalvojilta, ulosottoviranomaisilta, toisilta kunnilta, terveydenhuollon eri yksiköiltä ja erilaisilta järjestöiltä. Tietoa saadaan myös sosiaalityön virka-ajan ulkopuolisesta päivystyksestä (Rovaniemen kaupunki, Lapin ensi- ja turvakoti). Tiedot kansaneläkelaitokselta saadaan pääosin sähköisen SOKY-järjestelmän kautta.

3 8. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Rekisterin tietoja luovutetaan vain asiakkaan kirjallisella suostumuksella, erityislainsäädännön nojalla ja oikeuden päätöksellä. Virka-aputilanteissa tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa poliisille ja sairaaloille. Rekisteristä laadittavia tilastotietoja luovutetaan Stakesille ja lääninhallitukselle. Sosiaali- ja terveystoimiston sisällä tietoja siirretään asiakastyön tietojärjestelmään, kirjanpitojärjestelmään, pankkijärjestelmään ja tilastointijärjestelmiin siirtotiedostojen avulla. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812) Laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksesta 6 (1992/1073) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 22-24, (1999/621) 9. REKISTERIN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään sosiaali- ja terveystoimiston lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Järjestelmää käytetään Sodankylän kunnan sosiaali- ja terveystoimen sosiaalipalvelujen vastuualueella. Hallinnossa järjestelmää käytetään asiakaslaskutus- ja tilastointitehtävissä. Manuaalisesti käsiteltävät asiakastiedot (toimeentulotuki- ja veteraaniavustushakemukset) säilytetään lukitussa arkistossa. 10. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Effica-järjestelmää ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 11. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen Effica-järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Effican rekisteri sijaitsee palveluntarjoajan palvelukeskuksen palvelinlaitteistolla. Rekisteriä käytetään ainoastaan kunnan runkoverkossa olevilta työasemilta. Runkoverkon tietosuoja on hoidettu kuntatasolla. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on käyttäjän tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin toimintoihin. Eri käyttäjärooleissa on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poistooikeudet.

4 Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. 12. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakaskohtaisten tietojen säilytyksessä noudatetaan sosiaali- ja terveystoimiston arkistointisuunnitelman mukaisia säilytysaikoja. Hävittämisessä noudatetaan arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 13. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Kirjallinen informaatio siitä, että tietoja rekisteröidään Effica-järjestelmään, annetaan asiakaspalvelussa käytettävillä lomakkeilla ja palvelun antamis- ja maksupäätöksillä. Lisäksi tietojen rekisteröinnistä kerrotaan suullisesti asiakaspalvelutilanteessa. Samassa yhteydessä asiakasta informoidaan siitä, että Effica-rekisteriseloste on nähtävillä Sodankylän kunnan wwwsivuilla (perusturvapalvelut, sosiaalityö) sekä järjestelmää käyttävissä asiakastyöpisteissä. 14. TARKASTUSOIKEUS Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveystoimistossa. Tarkastuspyyntö osoitetaan Sosiaali- ja terveystoimistoon, johtava sosiaalityöntekijä Kati Aikio-Mustoselle. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava henkilö. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta yhden kerran vuodessa. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin atk-tulosteisiin tai asiakirjoihin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ao. toimipisteen päällikön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on käyttää myös vireillepanolomaketta. 15. TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto, oikaisee asiakastyöntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Pyynnössä on yksilöitävä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi.

5 Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan ao. asiakkaalle Henkilötietolain 29 mukainen todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on käyttää myös vireillepanolomaketta. 16. KIELTO-OIKEUS Effica-järjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.