Sosiaalihuollon asiakasrekisteri

Transkriptio

1 Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Rekisterinpitäjä (tarvittaessa, eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioita hoitava henkilö Nimi Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Postiosoite Postinumero Postitoimipaikka PL Lappeenranta Käyntiosoite Puhelin Valto Käkelän katu 3, Lappeenranta Nimi Marja Kosonen Puhelin Nimi Asiakastyötä tekevä viran-/toimenhaltija Puhelin Virka-asema palvelujohtaja Virka-asema 3. Rekisterin nimi 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Sosiaalihuollon asiakasrekisteri 1. Henkilötietolain 8 :n mukaiset yleiset edellytykset, esim. asiakassuhteen hoitaminen jäsenyysasioiden hoitaminen palvelussuhteen hoitaminen muu, mikä Asiakastietojärjestelmä toimii apuvälineenä sosiaalihuollon lakisääteisten palvelujen tuottamisessa - hakemusten käsittely - avustuspäätösten, palvelupäätösten ja asiakasmaksupäätösten tekeminen sekä toimeenpano - eläkkeiden/etuuksien välitys - hoitopaikkojen järjestäminen - perintä/perinnästä luopuminen - sisäinen laskenta - tilastointi - isyyden selvittäminen - elatussopimusta laatiminen - sopimukset huollosta ja tapaamisoikeudesta 2. Henkilötietolain 4 luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten (tutkimus, tehtävä jne. nimettävä tai muutoin yksilöitävä): tutkimus tilasto viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä henkilömatrikkeli

2 3. Erityislainsäädäntö (esim. tietty viranomaisille säädetty tehtävä, kuten päivähoidon järjestäminen, opetuksen järjestäminen jne.) 5. Rekisterin tietosisältö (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät) Seuraavat lait ja niistä annetut asetukset: Sosiaalihuoltolaki 1982/710 Laki toimeentulotuesta 1997/1412 Lastensuojelulaki 2007/417 Päihdehuoltolaki 1986/41 Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista 1987/380 Laki kehitysvammaisten erityishuollosta 1977/519 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 1992/743 Isyyslaki 1975/700 Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 1983/361 Laki lapsen elatuksesta 1975/704 Laki maahanmuuttajien kotouttamisesta ja turvapaikanhakijoiden vastaanotosta 493/1999 ( saakka), alkaen laki kotoutumisen edistämisestä 1386/ Sosiaalihuollon asiakasrekisteri liite nro - Selvitystyypit/asiakkuudet 2 - Henkilötiedot rekisteriselosteeseen Säännönmukaiset tietolähteet (1) keneltä, mitä tietoja, millä perusteella Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla, muilta viranomaisilta sekä yksityisiltä henkilöiltä saaduilla tiedoilla. Sosiaalihuoltoa ja sen toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän kirjaamina. Verohallinto luovuttaa verotuslain 80 a :n 1 momentin nojalla kunkin verovuoden verotustiedot sosiaali- ja terveyslautakunnalle sähköisesti. Kelan Soky-tietojärjestelmästä saadaan sähköisesti Kelan etuuksien maksutiedot. Lastenvalvoja-ohjelman rekisteriä koskevat tiedot syntyvät asiakastyöntekijän kirjaamina. 7. Tietojen luovutukset kotimaassa A. Säännönmukaisten tietojen luovutus ei luovuteta Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sosiaaliviraston tietosuojaohjeita. kuka luovuttaa Stakesille (laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksesta 1073/92, 6) annetaan vuosittain tiedot toimeentulotukiasiakkaista ja lastensuojelun sijoituksista. Tiedot pankkien kautta asiakkaille maksettavista rahasuorituksista toimitetaan konekielisesti pankeille. Tiedot ulosoton kautta perittävistä maksamattomista asiakasmaksuista toimitetaan määräajoin ulosottovirastoon.

3 B. Satunnaisten tietojen luovutus ei luovuteta kuka luovuttaa Tietoja luovutetaan yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja luovutetaan henkilölle itselleen tai asianosaiselle. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain kirjallisen tietopyynnön perusteella. Tiedon pyytäjän on selvitettävä - henkilöllisyytensä - mahdollinen valtuutuksensa - tietojen käyttötarkoitus - perustelut oikeudelleen saada tietoja 8. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle A. Säännönmukaisten tietojen luovutus ei luovuteta kuka luovuttaa B. Satunnaisten tietojen luovutus ei luovuteta kuka luovuttaa 9. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto (ennen ATK:lle siirtymistä kertynyt aineisto) Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja aineiston käyttöä valvotaan. B. ATK:lle talletetut tiedot Sosiaalihuollon asiakasrekisteritietoja käsitellään pääasiassa sähköisellä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmällä, joka on Effica Sosiaalitoimi. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen asiakastietojärjestelmiin edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee tietohallintokeskuksessa keskustietokoneella ja sitä käytetään Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin runkoverkossa olevilta työasemilta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen, ja sisältää mm. työyksikön, alueen ja toiminnon mukaiset rajaukset. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen Rekisteröidyn pyynnöstä Minkä ajan kuluttua pyynnön saapumisesta tiedot lähetetään? Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot oma-aloitteisesti Kuinka usein? Viivytyksettä

4 11. Virheen korjaaminen Korjaamistapa Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee työtä tekevä viran-/toimenhaltija sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi asiakastietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille. 12. Rekisterin säilytys, arkistointi ja hävittäminen Korjaamista koskevan kielteisen todistuksen antaa sosiaalipalvelujen johtaja. A. Säilytysaika työpisteessä Säilytysajat on määritelty Etelä-Karjalan sosiaali- ja B. Kokonaissäilytysaika C. Hävittämistapa Silputaan terveydenhuollon kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa 1) Henkilötietolaki 10 ei edellytä nimenomaisesti tiedon merkitsemistä, mutta se on tarkoituksenmukaista merkitä rekisteröityjen tiedonsaantioikeuksien kannalta. Se myös kuvaa osaltaan rekisterin tietosisältöä.

5 SOSIAALIHUOLLON ASIAKASREKISTERI LIITE 1 Effica Yksilö- ja perhehuolto Yksilö- ja perhehuolto toimii apuvälineenä sosiaalihuollon lakisääteisten palvelujen tuottamisessa: - toimeentulotuki (sisältäen pakolaisten ja paluumuuttajien toimeentulotuen) - lastensuojelu - vammaispalvelu - kehitysvammahuolto - päihdehuolto - vanhustenhuolto - sosiaalinen luototus - sosiaalipäivystys - välitystili - sosiaalityö - sairaalamaksut (päätös sosiaali- ja terveystoimen asiakasmaksuista) Rekisterin tietosisältö HENKILÖTIEDOT Henkilön perus- ja yhteystiedot - henkilötunnus - turvakielto - salainen puhelinnumero - vailla vakinaista asuntoa - ei päivitetä (liittyy turvakieltoon, jolloin ei tule viikoittaista vrk-päivitystä) - asiakkaan nimi - lähiosoite - postiosoite - sähköposti - siviilisääty - VRK kansalaisuus - kansalaisuus - ammatti - poistuminen - kuolinpäivä - puhelin (koti, oma, työ, matkapuhelin) - fax - äidinkieli - kommunikointikieli - kotikunta - asuinkunta - aluekoodi - kutsumanimi - syntymäkunta - aikaisempi kotikunta - tilapäinen ulkomaanosoite - kuuluu ryhmään (maahanmuuttajuus) - dynaaminen lomake: kansalaisuus ja passitiedot, sosiaalitoimen arkistointi, työvoiman palvelukeskus

6 Perhe-näytöllä tiedot henkilön osoitteenmukaisesta perheestä. - perheen voimassaoloaika - perheen jäsenten henkilötunnukset, nimet, jäsenen tyyppi ja osoitetiedot Perhehistoria - perhekokoonpanossa tapahtuneet muutokset Viitehenkilö - käytetään ainoastaan lastensuojelussa - tiedot asiakkaan juridista viitehenkilöistä KOONTITYÖKALUT - Asiakkaan päätökset, maksutapahtumat (menot/tulot) sekä päätösten perusteena käytetyt päätösten syyt ja tilastosyyt yph resurssinjako DOKUMENTOINTI - asiakastyöhön liittyvät asiakaskertomukset, suunnitelmat sekä lomakkeet

7 HENKILÖ-, PERHE- JA VIITEHENKILÖ LIITE 2

8 Testiperheen perhehistoria, perheiden voimassaoloajat ja perheen jäsenten lukumäärä sekä henkilötunnukset

9

10 KOONTITYÖKALUT

11 Effiica sosiaalitoimi, yksilö- ja perhehuolto LIITE 3 Selvityksen aloittaminen aloittaa asiakkuuden järjestelmässä. Asiakkuudet selvitystyyppien mukaisesti.

12 Selvitys voi johtaa seuraaviin palveluihin

13

14 LIITE 4 Effica Lastenvalvoja on osa Effica Sosiaalitoimi Yksilö- ja perhehuolto järjestelmää ja sillä voidaan hoitaa isyyden selvittämiseen liittyvät tehtävät sekä huoltajuuteen, tapamaisoikeuteen ja elatussuhteisiin liittyvät sopimukset ja sopimusten vahvistamiset. Effica Lastenvalvojalla ja Effica Sosiaalitoimi Yksilö- ja perhehuolto järjestelmillä on yhteinen henkilörekisteri. Järjestelmäratkaisu on toteutettu niin, että se täyttää voimassaolevien sosiaalihuoltolainsäädännön, julkisuus- ja henkilötietolain vaatimukset. Effica Lastenvalvojan lomakkeet ovat Oikeusministeriön hyväksymät.