MÄÄRÄAIKAISTEN PALVELUSSUHTEIDEN KÄYTTÖ HELSINGIN YLIOPISTOSSA

Transkriptio

1 Liite rehtorin päätökseen (5) MÄÄRÄAIKAISTEN PALVELUSSUHTEIDEN KÄYTTÖ HELSINGIN YLIOPISTOSSA Nykytila ja tavoite Määräaikaisessa palvelussuhteessa työskentelee yli 50 prosenttia Helsingin yliopiston henkilöstöstä. Heistä osa on nimitetty virkaan määräajaksi, osa on määräaikaisessa virkasuhteessa ja osa määräaikaisessa työsopimussuhteessa. Yliopistoissa henkilöstön liikkuvuus on suurta ja sijaisuuksia ja avoimia tehtäviä hoidatetaan. Tämän lisäksi suuri joukko määräaikaisuuksista johtuu opiskelusta, lähinnä jatko-opintojen harjoittamisesta palvelussuhteessa. Määräaikaisuus perustuu yleisesti myös määräaikaisen rahoituksen turvin toteutettavien projektien määräaikaiseen kestoon. Vaikka määräaikaisuus on tyypillistä tietyissä yliopistotehtävissä, sitä käytetään myös tarpeettomasti ja ilman lain tarkoittamaa perustetta. Samoin palvelussuhteita annetaan luvattoman lyhyinä jaksoina. Tällainen käytäntö ei ole yliopiston hyvän henkilöstöpolitiikan, eikä aina myöskään lain mukaista. Se myös heikentää yliopiston kilpailukykyä rekrytointitilanteissa sekä aiheuttaa hallinnollista tehottomuutta ja asianomaiselle yksikölle vakavan taloudellisen riskin mahdollisissa riitatilanteissa. Henkilön rekrytointi yliopiston palvelukseen on tärkeimpiä päätöksiä, mitä yliopiston hallinnossa tehdään. Suuri osa nykyisestä henkilöstöstä on siirtymässä eläkkeelle lähivuosina ja jokaisella rekrytoinnilla on vaikutus yliopiston mahdollisuuteen menestyä tulevaisuudessa. Henkilöstöpoliittisessa ohjelmassa (Helsingin yliopiston henkilöstöpoliittinen ohjelma ) on asetettu tavoitteeksi määräaikaisten palvelussuhteiden osuuden pienentäminen ja määräaikaisuuksien mahdollisimman pitkä kesto kertaluontoisesti. Tässä ohjeessa selvitetään määräaikaisuuden perusteita ja käyttötilanteita. Lainsäädäntö ja soveltamiskäytäntö Nimittäminen virkaan ja virkasuhteeseen Virkamieslain mukaan perusteena nimittämiselle määräaikaiseen virkasuhteeseen on sijaisuus, avoinna olevaan virkaan kuuluvien tehtävien hoidon väliaikainen järjestäminen, harjoittelu tai työn luonne. Avoinna olevaan virkaan kuuluvien tehtävien väliaikainen järjestely on määräaikaisuuden peruste viran täyttöprosessin ajan. Jos virkaa ei ole tarkoitus täyttää, ei siihen kuuluvia tehtäviä voi hoidattaa määräaikaisessa virkasuhteessa. Virkaan voidaan nimittää määräajaksi, jos viran luonteeseen tai viraston toimintaan liittyvä perusteltu syy sitä vaatii. On olemassa myös sellaisia virkoja, joihin nimitetään säädöksen perusteella määräajaksi. Tällaisia ovat esim. yliopistoissa assistentin virka ja Suomen Akatemian nimitysvallassa olevat akatemiaprofessorin ja akatemiatutkijan virat. Virka voidaan perustaa määräajaksi vain, jos virkaan tarvittavat varat on lahjoitettu valtiolle. Tällöin virkaan tietysti nimitetäänkin määräajaksi.

2 2 Virkamiehellä, joka on ilman lain tarkoittamaa perustetta nimitetty määräajaksi virkaan tai virkasuhteeseen, on siinä vaiheessa, kun nimitystä ei enää jatketa, oikeus saada nimityksen tehneeltä virastolta, esim. yliopistolta, korvaus. Sen, onko kysymyksessä todella lain vastainen menettely, harkitsee virkamieslautakunta, edellyttäen, että henkilö vie asian virkamieslautakunnan käsittelyyn. Mahdollisen korvauksen suuruus vaihtelee vastaten 6-24 kuukauden palkkaa. Yliopistolle voi siis aiheutua huomattavia taloudellisia menetyksiä perusteettomista määräaikaisista palvelussuhteista. Virkamieslaki lukien Virkamieslaissa on vuoden 2008 alusta lukien määräaikaisia virkasuhteita koskevia muutoksia. Valtiovarainministeriö on antanut tämän johdosta päivätyn ohjeen Määräaikaisten palvelussuhteiden ja koeajan käyttö valtiolla (ohje 16/2007). Erityisen tärkeä muutos on se, että määräaikaisuuden syy on kirjoitettava näkyviin nimittämiskirjaan. Peruste voidaan ilmoittaa myös siten, että nimittämiskirjan liitteenä on nimittämismuistio, jossa määräaikaisuuden peruste selvitetään tarkemmin. Jos määräaikaisuuden perusteena on sijaisuus, on nimittämiskirjasta käytävä ilmi, kenen sijaisena toimitaan. Työn luonne määräaikaisuuden perusteena edellyttää yksilöitävissä olevaa työkokonaisuutta, ja työn on oltava tässä tapauksessa jo nimittämishetkellä määrällisesti tai ajallisesti rajattavissa. Esim. yleinen oletus tieteenalan muuttuvuudesta ei ole riittävä määräaikaisuuden syy, vaan alan muuttuvuus on kyettävä tapauskohtaisesti osoittamaan toteen. Projekti on hyväksyttävä määräaikaisuuden peruste, jos se voidaan yksilöidä nimittämiskirjassa projektin nimellä tai projektikoodilla. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota tilanteisiin, joissa henkilön on tarkoitus avustaa tai hallinnoida useampia projekteja. Tällöin hänen työpanoksensa ei ole sidottu vain yksittäiseen projektiin, vaan lähtökohtaisesti työvoiman tarve on pysyvä ja palvelussuhteen tulee olla toistaiseksi voimassa oleva. Jos määräaikaisuuden perusteena on esim. opiskeluun liittyvä harjoittelu, jonka on tarkoitus kestää opiskelijan valmistumiseen saakka, voidaan henkilö aluksi nimittää määräaikaiseen virkasuhteeseen arvioituun valmistumisajankohtaan saakka. Jos valmistuminen sittemmin viivästyy, voidaan henkilö tarvittaessa nimittää uuteen määräaikaiseen virkasuhteeseen opintojen loppuajaksi. Muissakin kuin em. tilanteissa määräaikaisuuden peruste on yksilöitävä nimittämiskirjassa. Määräaikaiseen virkasuhteeseen nimitettäessä käytettävä lomake on uusittu siten, että siinä edellytetään määräaikaisuuden perusteen merkitsemistä. Toinen oleellinen muutos on, että virkamies on aina nimitettävä virkasuhteeseen koko määräaikaisuuden perusteen ajaksi. Näin ollen esim. hoitovapaan sijainen on nimitettävä koko hoitovapaan keston ajaksi. Ainoastaan erityisestä syystä virkamies voidaan nimittää määräaikaisuuden perusteen kestoa lyhyemmäksi ajaksi. Erityisen syyn on oltava olemassa virkamiestä ensimmäisen kerran nimitettäessä ja nimittävän yksikön on voitava luotettavasti osoittaa syyn olemassaolo. On tärkeä huomata, että yliopiston ulkopuolelta tulevan rahoituksen katkonaisuus ei ole hyväksyttävä peruste katkoa palvelussuhdetta rahoituksen kirjanpidollisen tuloutumisajankohdan mukaan. Virkamieslakiin on tullut myös koeaikaan liittyvä muutos, jonka mukaan jos virkaan nimitetty virkamies nimitetään toiseen valtion virkaan ja tähän uuteen virkaan liittyy koeaika, virkamies katsotaan eronneeksi aikaisemmasta virasta vasta, kun koeaika on päättynyt, ellei uutta virkasuhdetta ole koeaikana purettu. Virkamies on virkavapaana aikaisemmasta virastaan siihen saakka, kunnes koeaika päättyy uudessa virassa. Jos uusi virkasuhde puretaan koeaikana, virkamies palaa aikaisempaan virkaansa. Tähän virkaan ei siis voi nimittää uutta henkilöä ennen koeajan päättymistä, mutta määräaikaista virkasuhdetta koeaikana voidaan käyttää.

3 3 Määräaikaiset työsopimussuhteet Työsopimuslain mukaan työsopimus on voimassa toistaiseksi, jollei sitä ole perustellusta syystä tehty määräaikaiseksi. Tällaisina syinä on hyväksytty työn luonne, sijaisuus, harjoittelu tai muu näihin rinnastettava syy. Määräaikaisten sopimusten käyttö on mahdollista esim. kausiluontoisissa töissä. Kaiken kaikkiaan työsopimussuhteissa määräaikaisuuden hyväksyttävät perusteet ovat samat kuin virkasuhteiden kohdalla (lukuun ottamatta tilanteita, joissa virkaan nimitetään määräajaksi asetuksen perusteella). Työnantajan on annettava sakon uhalla työntekijälle kirjallinen selvitys työnteon keskeisistä ehdoista, joihin kuuluu määräaikaisuuden peruste. Tästä johtuen Helsingin yliopistossa edellytetään aina kirjallisen työsopimuksen tekemistä. Työsopimuslomake on uusittu siten, että siihen on merkittävä näkyviin määräaikaisuuden peruste yksilöidysti. Työsopimus on tehtävä ennen kuin palvelussuhde alkaa. Allekirjoitettu työsopimus lähetetään palvelukeskukseen niin hyvissä ajoin, että henkilö saa palkkansa heti palvelussuhteen alkamista seuraavana ensimmäisenä palkanmaksupäivänä. Määräaikainen työsopimussuhde eroaa määräaikaisesta virkasuhteesta siten, että ilman perusteltua syytä tehtyjä toisiaan seuraavia määräaikaisia työsopimuksia pidetään toistaiseksi voimassa olevina. Jos tällaisen sopimuksen päättämiselle ei ole ollut laillista perustetta, voidaan työnantaja velvoittaa maksamaan työntekijälle irtisanomisajan palkan lisäksi vähintään kolmen ja enintään 24 kuukauden palkka. Työsopimussuhteita koskevat riita-asiat käsittelee käräjäoikeus ja asian vireille tulo edellyttää sitä, että henkilö haastaa yliopiston oikeuteen ja vaatii korvausta. Työn luonne määräaikaisuuden perusteena Yliopistoissa tyypillinen tilanne, jossa työn luonnetta käytetään määräaikaisuuden perusteena, on täydentävän rahoituksen projekti. Rahoituksen määräaikaisuus ei kuitenkaan riitä lain tarkoittamaksi perusteeksi määräaikaisuudelle, vaan työn on oltava joko määrällisesti tai ajallisesti rajattavissa. Palvelussuhde tulisi antaa koko projektin kestolle, mikäli se suinkin on mahdollista. Kausiluontoinen työ on esimerkiksi valintakokeiden järjestelyssä avustaminen. Ajaltaan selvästi rajattu työ on esim. yksittäisen kongressin järjestely. Korvausvastuu Rekrytointivalta on hajautettu tiedekuntiin, laitoksiin ja yksiköihin. Tästä seuraa se, että rekrytoinnin tehnyt yksikkö myös vastaa työnantajan maksettavaksi määrättävistä korvauksista tilanteissa, joissa määräaikainen palvelussuhde todetaan perusteettomaksi joko virkamieslautakunnassa tai käräjäoikeudessa. Korvaukset vaihtelevat tapauksittain ja saattavat nousta useisiin kymmeniin tuhansiin euroihin. Yliopisto ei voi keskitetysti varautua tällaisiin kustannuksiin ilman, että se selvästi näkyisi rahanjaossa. Opetus- ja tutkimushenkilöstön määräaikaiset palvelussuhteet Tohtorikoulutettavien palvelussuhde on aina määräaikainen. Määräaikaisuuden perusteena on jatkoopiskelu. Tavoitteena on tohtorin tutkinnon suorittaminen neljän vuoden aikana. Lähtökohta on, että rahoituksen niin salliessa esim. tutkijakoulussa palvelussuhde annetaan aloittelevalle jatkoopiskelijalle neljäksi vuodeksi ja pidemmälle ehtineelle tohtorikoulutettavalle siksi ajaksi, jonka jatkoopintojen loppuunsaattamisen arvioidaan kestävän. On tärkeää, että henkilö, joka lähtee tekemään väitöskirjaa, on jatko-opintoihin motivoitunut ja sitoutunut. Tilanteissa, joissa jatko-opiskelujen etenemisestä ei vielä ole mitään näyttöä, on

4 4 mahdollista menetellä myös niin, että ensimmäinen palvelussuhde tohtorikoulutettavana on noin vuoden kestävä ja jos työ etenee suunnitelmien mukaisesti, annetaan jatkokausi kolmen vuoden pituisena. Jos väitöskirjan loppuunsaattaminen vaatii, on mahdollista vielä jatkaa palvelussuhdetta tämän jälkeen jonkun aikaa. Kaikissa tapauksissa rahoitusta ei kuitenkaan ole käytettävissä kuin lyhyempinä jaksoina, mutta aina pyritään mahdollisimman pitkiin yhdenjaksoisiin palvelussuhteisiin ilman tarpeettomia katkoja. Myös tutkijatohtorin tehtävä on määräaikainen. Tämä on todettu henkilöstöpoliittisessa ohjelmassa. Perusteena on työn luonteeseen kuuluva 3-5 vuotta kestävä post doc -vaihe. Tämä vastaa myös kansainvälistä käytäntöä. Projektitutkija, joka ei ole suorittanut tohtorin tutkintoa, voidaan työn luonteen perusteella ottaa vain yhteen projektiin määräaikaiseen palvelussuhteeseen ja pääsääntönä on palvelussuhde, joka kestää koko projektin. Jos tällainen maisteritason henkilö, joka ei aiokaan suorittaa tohtorin tutkintoa ja tätä kautta edetä yliopistollisella uralla neliportaisen mallin mukaisesti, halutaan kuitenkin esim. poikkeuksellisen erikoisosaamisen takia palkata toistuvasti perättäisiin projekteihin, katsotaan työ pysyväksi ja henkilö on näin ollen syytä ottaa pysyvään palvelussuhteeseen. Opetus- ja tutkimuspuolella neliportaisessa mallissa (Opetus- ja tutkimushenkilöstön neliportainen virkarakenne Helsingin yliopistossa lukien) nimitetään kolmannen ja neljännen portaan virkoihin pääsääntöisesti pysyvästi. On edelleen mahdollista nimittää professorin, yliopistonlehtorin ja kliinisen opettajan virkaan myös määräajaksi, esim. viideksi vuodeksi, mutta määräaikaisuuden käyttö on tällöin perusteltava jokaisen viran kohdalla erikseen. Sama koskee myös harvinaisemmin käytettävää yliopisto-opettajan virkaa. Kolmannelle portaalle sijoitettu uutena käyttöön otettu yliopistotutkijan tehtävä rinnastuu tasoltaan akatemiatutkijan virkaan, joka täytetään aina säädöksen perusteella määräajaksi. Vastaavasti aikaisemmin käytössä ollut yliassistentin virka täytettiin aina määräajaksi. Yliopistotutkija voidaan näihin rinnastuvina palkata määräaikaiseen palvelussuhteeseen, mutta lähtökohta on, että palvelussuhde kestää 3 5 vuotta ellei esim. tietyn projektin kestosta muuta seuraa. Yliopistotutkijan virka tai tehtävä voidaan täyttää myös pysyvästi. On mahdollista, että opetus- ja tutkimuspuolella otetaan tulevaisuudessa käyttöön ns. tenure track -järjestelmä, kun siirrytään kattavasti virkasuhteesta työsopimussuhteeseen. Tällöin erittäin ansioitunut henkilö voi edetä yliopistollisella uralla arviointimenettelyn perusteella määräaikaisten palvelussuhteiden kautta vakinaiseen professuuriin asti. Keskitetysti kohdennettavat ns. poolivirat ovat luonteeltaan määräaikaisesti täytettäviä, koska koko järjestelmä rakentuu virkojen alojen vaihtumiselle. Voidaan myös katsoa, että esim. avoimessa yliopistossa ja täydennyskoulutuksessa toiminnan luonne on sellainen, että alojen vaihtamisen täytyy olla mahdollista. Tärkeintä on, että määräaikaisuus perustellaan aina huolella kunkin nimityksen yhteydessä. Muun henkilöstön määräaikaiset palvelussuhteet Muun kuin opetus- ja tutkimuspuolen henkilöstön palvelussuhteen tulee olla pääsääntöisesti vakinainen. Määräaikaista palvelussuhdetta käytetään, kun on kysymys sijaisuudesta, avoimen viran tai tehtävän hoidosta tai selvästi ajaltaan ja sisällöltään rajatusta tehtävästä. Tällainen voi olla joku kestoltaan rajattu yksittäinen hanke, johon palvelussuhde annetaan hankkeen keston ajaksi. Tukitehtävissä on tarkoitus käyttää pysyvää palvelussuhdetta myös täydentävän rahoituksen turvin palkatun henkilöstön kohdalla. Tavoitteena on luoda toimenkuvat ja järjestelmä sellaiseksi, että henkilöt voivat siirtyä projektista toiseen ilman muutosta tai katkoa palvelussuhteessa. Tämä koskee erityisesti laboratoriohenkilöstöä, jonka palvelussuhteet on usein annettu määräaikaisina ja projektikohtaisesti.

5 5 Rekrytointitilanteet ja henkilöstösuunnittelu Rekrytointien tulee pääsääntöisesti perustua huolella tehtyyn henkilöstösuunnitelmaan, jossa ennakoidaan yksikön tarpeet pitemmällä aikavälillä. Pitkäjänteinen ja laadukas toiminta edellyttää vakinaista henkilöstöä, joka myös kehittää toimintaa. Määräaikainen palvelussuhde on aina vähemmän houkutteleva kuin pysyvä työpaikka, olipa kysymys mistä tehtävästä tahansa. Toisaalta useiksi vuosiksi annettava määräaikainenkin palvelussuhde kiinnostaa hyviä hakijoita enemmän kuin lyhyet ennakoimattoman pituiset palvelussuhteet, joihin myös henkilöiden valinta on usein sattumanvarasta. Lähtökohta on, että jos palvelussuhteen määräaikaisuudelle ei ole lain tarkoittamaa perustetta tai riittävää rahoitusta ei ole käytettävissä palkkausjärjestelmän perusteella tehtävän vaativuuden edellyttämään palkkaan, ei rekrytointia voi tehdä. Joissakin yksiköissä on käytäntönä pitää erityisesti opetus- ja tutkimuspuolella avoimia virkoja useitakin vuosia täyttämättä ja hoidattaa niitä lyhyinä jaksoina. Tämä ei ole hyvää henkilöstöpolitiikkaa, eikä myöskään lain tarkoittama tilanne. Avoimen viran hoitaminen on kelvollinen määräaikaisuuden perusteena vain silloin, kun virka on juuri tullut avoimeksi ja täyttöprosessi on kesken. Jos sama henkilö toimii vuodesta toiseen sivutoimisena tuntiopettajana antaen suuria opetusmääriä, saattaa henkilölle syntyä käsitys siitä, että palvelussuhde on pysyväisluontoinen. Tällaisia tilanteita tulee välttää. Jos opetus on toistuvaa ja laajaa, perustetaan virka, joka täytetään oikean rekrytointiprosessin kautta. Määräaikaisten palvelussuhteiden säännöllinen seuraaminen Uuden virka- ja työehtosopimuksen liitteenä olevassa luottamusmiestoimintaa koskevissa sopimusmääräyksissä on mainittu, mitä tietoja luottamusmiehille säännöllisesti annetaan määräaikaisista palvelussuhteista. Luottamusmiehelle on annettava vähintään kaksi kertaa vuodessa tiedot kaikista uusista määräaikaisista palvelussuhteista henkilötasolla. Määräyksissä todetaan myös, että työnantaja käsittelee luottamusmiehen kanssa vähintään kaksi kertaa vuodessa voimassa olevia määräaikaisia palvelussuhteita. Tällöin tarkastellaan määräaikaisten palvelussuhteiden perusteita ja vakinaistamismahdollisuuksia tapauskohtaisesti. Helsingin yliopistossa on tuhansia määräaikaisia palvelussuhteita. Työnantaja voi keskitetysti antaa raportteja ja tarkastella tilannetta luottamusmiesten kanssa lähinnä tilastojen valossa, mutta tapauskohtaiset tarkastelut, joihin tämä yleinen tarkastelu mahdollisesti antaa aihetta, on käytävä yksikkötasolla. Kaikissa yksiköissä on nyt syytä välittömästi käydä läpi omien määräaikaisten palvelussuhteiden tilanne, perusteet ja niiden lainmukaisuus sekä harkita vakinaistamismahdollisuudet. Sopimuksen edellyttämät tarkastelut luottamusmiesten kanssa aloitetaan alkuvuodesta Henkilöstöpoliittisen ohjelman seurantaryhmä seuraa määräaikaisten palvelussuhteiden tilannetta ja sen kehittymistä yliopistossa. Lisätietoja Lisätietoja asiassa antavat kunkin tiedekunnan ja erillisen laitoksen hallintopäälliköt sekä henkilöstö- ja lakiasiain osastolla henkilöstöasianpäällikkö Jaana Sirkiä, henkilöstöasiantuntija Eija Mallenius ja henkilöstöasiantuntija Tiina Kosunen.