OHJEET PROMOOTION JÄRJESTÄJÄLLE

Transkriptio

1 OHJEET PROMOOTION JÄRJESTÄJÄLLE

2 SAAPUMINEN FORUMIIN TERVETULOA KAUPPAKESKUS FORUMIIN! YLEISTÄ Kaikkia kiinteistössä toimivia edellytetään suunnittelemaan kuljetukset siten, etteivät ne aiheuta kohtuutonta häiriötä tai vahinkoa muille kiinteistössä toimiville tai itse kiinteistölle melun, siisteyden tai muiden normaalien toimintojen osalta. TAVAROIDEN KULJETUS Promootion tavarat voi tuoda kauppakeskukseen pakettiautolla tai kuormaautolla lastauslaiturin kautta, josta tavarahissiyhteys tavarataloon. Kaikki tavarantoimitukset tulee suorittaa lastauslaiturin kautta, mikäli se on mahdollista. Mikäli tavaraa ei voida kuljettaa lastauslaiturin kautta sen koon tai painon vuoksi, tulee sen kuljettamisesta kadun kautta sopia erikseen kiinteistöpäällikön tai kiinteistön järjestyksenvalvonnan kanssa. LASTAUSALUE Lastauslaiturille ajetaan Simonkadulta Lasipalatsin puoleisella katuosuudella sijaitsevaa ajoluiskaa pitkin. Luiskaan saa kääntyä ainoastaan Mannerheimintien suunnasta Simonkadulle ajettaessa. Autoa saa pitää lastausalueella maksuttomasti 30 minuuttia, jonka jälkeen pysäköinti on maksullista. Lastauslaiturille ajavan ajoneuvon maksimimitat ovat korkeus 3,8 m, pituus 10 m, suurin sallittu paino 15 t. Forumin järjestyksenvalvojat ovat paikalla 24/7. Järjestyksenvalvontaan voi ottaa yhteyttä saapuessa tai mikäli on tarve opastukselle lastausalueelle ajettaessa. Valvomon puhelinnumero on Lastausalue on avoinna: Ma - pe La Su

3 RAKENNUS JA PURKU PROMOOTIO Promootion rakentamisessa on huomioitava asiakkaiden viihtyvyys ja turvallisuus. Kulkureittejä ja kauppakeskuksen käytäviä ei saa tukkia ja tapahtuma-alue tulee pysyä siistinä rakennuksen aikana. Lastauslaiturilta löytyviä rullakoita saa lainata, mutta huomioikaa, että rullakoita ei saa jättää käytäville tukkimaan asiakkaiden kulkureittejä. Palauttakaa rullakot heti käytön jälkeen lastauslaiturille ja niputa rullakko sille tarkoitetulle paikalle. RAKENNUS JA PURKU Promootion rakennusaikataulu tulee suunnitella hyvin, jotta promootio on valmis viimeistään kun kauppakeskuksen liikkeet avaavat ellei aikataulusta ole erikseen toisin sovittu. Kauppakeskuksen liikkeiden minimiaukioloajat: Ma - pe La Su Huomioi, että isot rakenteet rakennetaan joko edellisenä iltana kauppakeskuksen sulkemisen jälkeen tai heti klo aamulla. Sopikaa tämä aina erikseen Forumin yhteyshenkilön sekä vartioinnin kanssa. Huomioikaa, että kauppakeskuksen ovet avataan jo klo ja asiakkaita liikkuu silloin jo kauppakeskuksen läpi. RAPUT JA HUOLTOKÄYTÄVÄT Palo- ja pelastusturvasyistä tavaraa ei saa jättää hetkellisestikään rappukäytäviin, huoltokäytäville tai muihin kiinteistön tiloihin. Mikäli tavaroita löytyy edellä mainituista paikoista, siirretään ne pois kiinteistön toimesta veloitusta vastaan. Palo-ovien auki kiilaaminen on ehdottomasti kiellettyä.

4 PROMOOTION AIKANA 1/2 YLEISTÄ Promootionjärjestäjä on vastuussa kalusteiden turvallisuudesta. Jos vaarallisia tai kaatumisherkkiä kalusteita havaitaan on kiinteistöllä/järjestyksenvalvonnalla oikeus poistattaa ne promootiojärjestäjän kustannuksella. Kalusteet sekä rakenteiden tulee mahtua promootiopaikan mittojen sisäpuolelle. Promootioalueen on oltava siisti ja tasokas. Suurin osa promootiopaikoista sijaistee lasikaiteen vieressä. Lasikaiteen läpi näkyy parhaimmillaan kaikkiin kerroksiin, joten sitä vasten ei saa säilyttää pahvilaatikoita näkyvillä tai henkilökohtaisia tavaroita irrallaan. Lasikaiteeseen ei saa kiinnittää mitään ellei siitä ole erikseen sovittu. Kiinteistö ei vastaa promootiopisteelle kolmannen tahon toimesta aiheutuvista vaurioista, esim. ilkivallasta. Jos järjestäjä haluaa asettaa vartijan promootiopaikalle, voi tarjousta pyytää järjestyksenvalvonnan vastuuhenkilöltä. KIELLETTYJÄ TAI ERIKSEEN SOVITTAVIA OVAT: Poliittinen ja uskonnollinen toiminta (kokonaan kielletty) Elintarvikkeiden jakaminen (erikseen sovittavissa) Kaasuilmapallojen jako (promootion järjestäjä vastaa karanneiden pallojen keräyskulusta, palvelua tarjoaa Juhlamaailma) Jos tapahtumassa jaetaan tavaraa, näytteitä tai flyereita, on järjestäjän hankittava omat roskakorit ja huolehdittava roskien poisviennistä. Kauppakeskuksen siivouksesta vastaavan Leo Cleanin kautta on mahdollista tilata lisäkustannusta vastaan siivous tai roskakoreja promootioalueelle. Promootiotilan lattiaan ei saa laittaa teippiä. Pienliimateippi mattojen kiinnitykseen sallittu. Teippien ja teippiliiman poisto kaikista pinnoista tapahtuman jälkeen on ehdoton vaatimus.

5 PROMOOTION AIKANA 2/2 USEAMMAN PÄIVÄN KESTOINEN PROMOOTIO Mikäli promootio kestää useamman päivän ajan, kaikki irtaimisto tulee säilyttää etukäteen sovitussa varastossa yön yli. Pitkäaikainen varaston käyttö on maksullista ja siitä on sovittava erikseen. Suuret seinäkkeet saa jättää paikalleen yön yli. Promootion järjestäjä on itse vastuussa promootiopaikan tavaroista. TAPAHTUMALLINEN PROMOOTIO Mikäli promootiotapahtumassa vierailee julkisuuden henkilöitä, tulee turvallisuusjärjestelyistä keskustella kauppakeskuksen markkinoinnin kanssa etukäteen ja promootion järjestäjän tulee tarvittaessa hankkia erillinen järjestyksenvalvonta vierailun ajaksi. Kumppanisuositus Securitas Events. ÄÄNENTOISTO Mahdollisesta äänentoiston käytöstä on aina sovittava erikseen. SÄHKÖ Vartijat avaavat promootiopaikkojen viereisen kaiteen juuressa olevia sähköpistokkeita pyydettäessä.

6 PROMOOTION HENKILÖKUNNALLE PROMOOTION HENKILÖKUNTA Promootiohenkilökunnan tulee käyttäytyä asiallisesti, positiivisesti ja noudattaa hyviä käytöstapoja. Painostavassa hengessä asiakkaiden lähestyminen ei ole sallittua. On hyvä pitää mielessä, että Forum on monille asiakkaille shoppailupaikan lisäksi myös päivittäinen työpaikka tai virkistäytymispaikka. Kauppakeskuksen muita toimijoita ei saa kommentoida negatiivisesti tai alentavasti. TOIMINTA-ALUE PROMOOTIOSSA Tapahtumahenkilöstön toiminta-alue on enintään 1 m promootioalueen ulkopuolella. Tapahtumahenkilöstön liikkumisesta/promootion esittelystä kauppakeskuksen muissa kerroksissa tulee aina sopia erikseen. WC- TILAT WC-tilat löytyvät 3-kerroksesta (naiset, miehet, inva), 0-kerroksesta (naiset, inva) ja K- kerroksesta (miehet, inva). PYSÄKÖINTI Forumilla ei ole omia pysäköintipaikkoja. Europark P-City Forumista on kätevä sisäyhteys kauppakeskukseen. Pysäköinti on maksullista. Lisätietoa: HÄTÄTILANTEET Forumin pikaturvaohje on saatavilla järjestyksenvalvojilta. Havaittuasi hätätilanteen soita hätänumeroon 112 ja/tai Valvomoon

7 PROMOOTION JÄLKEEN PROMOOTION JÄLKEEN Promootiotilan ja sen ympäristön tulee tapahtuman jälkeen olla samassa kunnossa kuin ennen promootiota. Kauppakeskuksen lattia pitää olla moitteettomassa kunnossa tapahtuman jälkeen. Forum on oikeutettu laskuttamaan tapahtumajärjestäjää mahdollisesta lisäsiivouksesta 100 /h. ROSKASÄILIÖT JA ROSKIEN LAJITTELU Roskasäiliöt löytyvät lastauslaiturilta. Forumissa edellytetään jätteiden asianmukaista lajittelua. WC- TILAT WC-tilat löytyvät 3-kerroksesta (naiset, miehet, inva), 0-kerroksesta (naiset, inva) ja K-kerroksesta (miehet, inva).

8 MARKKINOINTIKANAVAT KAUPPAKESKUKSESSA DIGISCREENIT KAUPPAKESKUKSESSA Mainostilaa kauppakeskuksen diginäytöille myy Clear Channel. ÄÄNIMAINONTA Kauppakeskuksen äänimainonnasta vastaa Mall Voice. VALOAUKON JA LASIKULMAT LAKANAMAINOSPAIKAT Valoaukon 5 x 10 m lakanapaikkaa ja Lasikulman ulkomainospaikkoja voi tiedustella markkinointipäälliköltä. KAUPPAKESKUKSEN VERKKOSIVUT JA SOME- KANAVAT Tapahtumallisen promootion ollessa kyseessä, voi kauppakeskuksen markkinointipäällikön kanssa keskustella mahdollisuuksista yhteismarkkinointiin kauppakeskuksen omissa digikanavissa.

9 YHTEYSTIEDOT Lisätietoa promootioista: CLEAR CHANNEL SUOMI Lisätietoa promootioista: KAUPPAKESKUS FORUM Annaliina Vekkeli markkinointipäällikkö o o Sari Korhonen Joni Raute Järjestyksenvalvonta: SECURITAS FORUM AINA PAIKALLAAN