- Työn vaativuuden ja henkilökohtaisen työsuorituksen arviointijärjestelmä -

Transkriptio

1 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 1 (10) - Työn vaativuuden ja henkilökohtaisen työsuorituksen arviointijärjestelmä - 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Naantalin kaupunki Riitta Luotio Käsityöläiskatu Naantali Suomi puh riitta.luotio@naantali.fi Tarjouksen lähettäminen: Tarjoukset on toimitettava viimeistään: keskiviikkona klo kirjallisesti. Merkitse kuoreen tai s-postikenttään: Tarjous/TVA Hankintayksikön luonne: Kunta Hankintayksikön esittely: Naantalin kaupungissa on noin 1240 työntekijää, joista vakinaisia lähes Henkilöstö jakautuu KVTES, OVTES, TS, LS ja tuntipalkkaisten sopimusaloille. Esim. KVTES nimikkeitä on noin 240 kpl. 2. Hankinnan kohde: Hankinnan nimi: Työn vaativuuden arviointijärjestelmä ja siihen liittyvä konsultointi Hankinnan kuvaus: Pyydämme tarjousta Naantalin kaupungin tehtävien vaativuuden arviointijärjestelmästä ja siihen liittyvästä konsultoinnista. Järjestelmän tulee sisältää myös työsuorituksen arviointia varten sähköisen lomake- ja arviointiohjelman. Ensisijaisesti järjestelmä tulee tarjota asiakkaan käyttöön toimittajan hankkimalta ja teknisesti ylläpitämältä palvelinkoneelta SaaS-palveluna. Vaihtoehtoisesti voidaan esittää ohjelmiston asentamista asiakkaan palvelimelle. Tehtävien vaativuuden arviointi on viimeksi toteutettu vuonna 2003 kaupungin omana sisäisenä työnä. Tuolloin kehitettyä arviointijärjestelmää ei kuitenkaan ole ylläpidetty ja työ joudutaan käytännöllisesti katsoen aloittamaan alusta. Tämän vuoden aikana arvioidaan ainakin kaikki KVTES:n mukaiset

2 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 2 (10) nimikkeet (noin 240 kpl). Järjestelmän tulee olla käytettävissä myös muilla sopimusaloilla (OVTES, TS, LS, TTes). Työn vaativuuden arvioinnin lisäksi järjestelmässä tulee olla valmiudet työsuorituksen arviointiin. Hankintaan sisältyy työn vaativuuden arviointiin sisältyvien esimieskoulutusten ja arviointiryhmien konsultointia. Tänä vuonna toteutettavalla prosessilla laaditaan tehtävänkuvaukset ja kaikkien tehtävien vaativuus tulee arvioiduksi KVTES soveltamisalueella. Prosessin tulee sisältää sähköisen työnkuvaus- ja arviointilomakkeen räätälöinnin Naantalin kaupungin tarpeisiin, arviointiryhmän, esimiesten ja henkilöstön tarvittavan koulutuksen, arviointijärjestelmän tasokuvauksineen, vaativuustekijöihin liittyvät mahdolliset painotukset sekä mahdollisuuden tarkastella tuloksia tilaajan määrittelemällä tavalla (esim. liitteittäin tai niiden muodostamina ryhminä). Tulokset on lisäksi pystyttävä raportoimaan järjestelmästä ulos halutuin ryhmittelyin muodossa, joka tukee tilaajan käytössä olevaa taulukkolaskentasovellusta (Microsoft Excel). Prosessin vaiheet ja aikataulu tarjoajan työsuunnitelman pohjaksi: Valmistava vaihe (toukokuu 2014) Prosessi räätälöinti Naantalin kaupungin tarpeisiin. (Kaupunki on jo valmistellut vaativuustekijöitä ja tehtävänkuvaus- ja arviointilomaketta; käytettävän lomakkeen loppuun kehittäminen tai esittämällä oma mallilomake, joka räätälöidään kaupungin tarpeisiin. Lomakkeen tulee olla muokattavissa myös muille sopimusaloille (OVTES, TS, LS, TTes). Arviointikriteerien määrittely, pisteytys, tehtävänkuvauslomakkeen päivitys) (esim. 1 konsulttipäivä) Toteutusvaihe (kesä-elokuu 2014) Esimiesten valmentaminen tehtävänkuvausten ja arvioinnin toteuttamiseen sekä henkilöstön informaatiotilaisuuksien järjestäminen työn alkaessa. (Esim. kaksi esimiesvalmennusta samana päivänä: aamu- ja iltapäivä, 1 konsulttipäivä) Arviointiryhmän työskentelyn tukeminen ja osaamisen kehittäminen kohti itsenäistä tehtävien vaativuuden arviointia. (esim. 1 konsulttipäivä) Arviointivaihe (syyskuu-joulukuu 2014) Arviointiryhmän perehdyttäminen ohjelman käyttöön ja arviointityöhön (samankaltaisiin tehtäviin ryhmiteltynä ja /tai yksitellen), Tulosten tarkastelu (tammi-helmikuu 2015): Painotuksista sopiminen, lähestymisnäkökulman valinta, tulosten tarkastelu palkka-aineiston analyysi ja palkkausjärjestelmän kehittämispäätelmät (1 konsulttipäivä).

3 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 3 (10) 3. Hankintalaji- ja menettely Hankintalaji: Ohjelmisto ja konsultointi Hankintamenettely: Rajoitettu menettely Osatarjoukset hyväksytään: Ei Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään: Käytetään kahden kuoren menettelyä Ei Ei Sähköistä huutokauppaa käytetään: Ei Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset: Katso kohta Kelpoisuus ja vähittäisvaatimukset Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä: Pisteytys kokonaishankinnan mukaan. 4. Kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkistaa asiakirjat tarvittaessa myös tarjouskilpailun aikana. Pyydettäessä toimitettavat todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa on tarkoitus selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Edellytämme sekä tarjoajan että hänen mahdollisten alihankkijoidensa täyttävän tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet.

4 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 4 (10) Merkintä kaupparekisterissä Kyllä Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin ja tarjoaja on merkitty ennakonpidätysrekisteriin. Vakuutus- ja eläkemaksut suoritettu Kyllä Tarjoaja on maksanut lakisääteiset eläke- ja tapaturmamaksut Verot ja sos. maksut suoritettu Kyllä Tarjoaja on suorittanut veronsa ja sosiaaliturvamaksunsa Tarjouskilpailun voittajan on ennen sopimusneuvottelujen aloittamista esitettävä edellä oleviin kohtiin liittyvät todistukset. Tekniset edellytykset Tarjoajalla on soveltuva tai räätälöitävissä oleva palkkauksen arviointijärjestelmä. Pyydämme tarjoajaa lyhyesti kuvaamaan tarjouspyynnön mukaisessa työssä käytettävän arviointijärjestelmän. Arviointijärjestelmän kuvaus: Tulosten tarkastelu ja raportointi: Järjestelmän edellytykset kaupungin tietojärjestelmille: Tietojen varmistusprosessi: Laadittava kirjallisena Kuvattava pääpiirteissään Kuvattava Tiedon omistajuus: Edellytetään kerran vuodessa kantaa jossain vakiomuodossa, esim..csvmuotoisena. Tarjouksessa on ilmoitettava käyttöönoton ja ohjelmistojen tuki, tuen laajuus sekä saatavuusaika ja yhteydenottotapa Ohjelmistotuki: Varmuuskopioinnit: käytännöt ja hinta

5 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 5 (10) Tietotekniset vaatimukset (integroitavuus ym) Kokemus Edellytämme, että tarjoajalla on viimeisten kolmen vuoden ( ) ajalta kokemusta vähintään yhden kunnan/kaupungin KVTES:n alaisten tehtävien TVA -prosessista. Pyydämme tarjoajaa ilmoittamaan yrityksen referenssejä/referenssit KVTES sopimuksen alaisten tehtävien TVA prosessien toteuttamisesta toteuttamisvuosineen. Referenssit kunta-alalla: Kuvaus yrityksen erityisosaamisesta: Yrityksen toiminnan aloitusvuosi: kunnan nimi ja vuosi 5. Hankinnan kohteen kriteerit Tarjotun kokonaispalvelun tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen. Tarjous on jätettävä koko prosessista eli kaikista neljästä vaiheesta (Osatarjoukset eivät ole sallittuja). Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouksissa on esitettävä tarjouspyynnön mukaiseen vaiheistukseen pohjautuva tarkennettu työsuunnitelma ja konsulttityöpäivien lukumäärä vaiheittain. Yrityksellä käytössä olevasta laatu- ja laadunhallintajärjestelmästä voi lyhyesti kertoa tarjouksessa tai tarjouksen liitteessä. Lisenssi- ja käyttömaksujen suuruus /vuosi, ohjelmistopäivitysten kustannukset, ohjelmiston mahdolliset asennuskustannukset kaupungin omalle palvelimelle tai SaaS-palvelun hinta, varmuuskopioinnit, tietotekniset ratkaisuvaatimukset ilmoitettava häiriöttömän käytön varmistamiseksi. Ohjelmistokustannukset: Lisenssimaksut: Käyttömaksut/v Ohjelmistopäivitysten kustannukset :

6 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 6 (10) Ohjelmiston asennuskustannukset: Saas - palvelun hinta: Muut kustannukset: (Alv, matkakulut konsultoinneista, muut mahd. kustannukset) Muut kustannukset Tarjoukseen sisältymättömien töiden hinta: Lisätöiden hinta ja laatu ilmoitettava /h tai /pv Naantalin kaupunki pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Kaupunki pidättää itsellään oikeuden hankkia joko koko prosessi tai vain osan prosessin vaiheista. Valmistavan vaiheen hinnaksi katsotaan ko. vaiheen työsuunnitelman mukaisten päivien määrä kerrottuna päivähinnalla; Päivähinta saadaan jakamalla kokonaishinta työsuunnitelman mukaisilla koko prosessin päivien lukumäärällä. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV): Hankinta ei ylitä hankintalain 15 :n kynnysarvoa Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia: Kyllä (Työsuorituksen arviointi) 6. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sekä sen vaatimuksia, joista keskeisimmät ovat: Ohjelmiston veroton kiinteä kokonaishinta on ilmoitettu (alv 0 %) Vaiheittainen konsulttityöpäivien lukumäärä ja hinta/pv on ilmoitettu. Vaiheittainen työsuunnitelma on esitetty. Yrityksellä oleva soveltuva tai räätälöitävissä oleva arviointijärjestelmä lyhyesti kuvailtu tarjouksessa tai sen liitteenä.

7 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 7 (10) Tarjouksen kokonaistaloudellisuuden vertailu Kelpoisuusvaatimukset läpäisseiden tarjoajien tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset osallistuvat tarjousvertailuun. Tarjousvertailussa tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti. Tarjouksista, jotka täyttävät tässä asiakirjassa esitetyt vaatimukset, valitaan voittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet. Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkeaa kolmella osiolla ja niiden painotuksilla: a) palvelun kokonaishinta 40 % b) työpäivien kokonaislukumäärä 20 % ja c) 40 % alla olevien muiden arviointikriteerien mukaisesti. Muiden arviointikriteerien painoarvo (40 %) koostuu seuraavista kriteereistä, joista kukin kattaa 1/4 ko. painoarvoista 1. Esitetty työsuunnitelma 2. Kuvailtu TVA -arviointijärjestelmä 3. Käytössä oleva laatu-/laadunhallintajärjestelmä 4. Vaatimukset täyttävien referenssien (kunta/vuoden ) vähimmäismäärän (yksi) ylittävä lukumäärä Vertailu: a) palvelun kokonaishinnat laitetaan hinnan perusteella laskevaan järjestykseen, jossa ensimmäinen eli kallein kokonaishinta saa pisteen 1, hieman halvempi 2 pistettä, jonkin verran halvempi 3 pistettä jne. b) tarjoukseen sisätyvien työpäivien kokonaismäärät laitetaan lukumäärän perusteella nousevaan järjestykseen, jossa ensimmäinen eli pienin lukumäärä saa pisteen 1, seuraavaksi hieman suurempi lukumäärä 2 pistettä, jonkin verran isompi 3 pistettä jne. c) muut arviointikriteerit: 1. arviointityön ohjausryhmä arvioi työsuunnitelmat ja laittaa ne paremmuusjärjestykseen. Heikoimmaksi arvioitu saa 1 pisteen, vähän paremmaksi arvioitu 2 pistettä, jonkin verran paremmaksi arvioitu 3 pistettä jne 2. arviointityön ohjausryhmä arvioi TVA arviointijärjestelmät ja laittaa ne paremmuusjärjestykseen. heikoimmaksi arvioitu saa 1 pisteen, hieman parempi 2 pistettä, jonkin verran paremmaksi arvioitu 3 pistettä jne.

8 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 8 (10) 3. arviointityön ohjausryhmä arvioi laatu- ja laadunhallintajärjestelmien kuvaukset ja laittaa ne paremmuusjärjestykseen. Mikäli yrityksellä ei ole tai se ei ole ilmoittautunut laatu- /tai laadunhallintajärjestelmää, ei vertailussa saa pistettä. Heikoimmaksi arvioitu järjestelmä saa 1 pisteen, vähän paremmaksi arvioitu 2 pistettä, jonkin verran paremmaksi arvioitu 3 pistettä jne. 4. Referenssien määrän perusteella saa pisteitä seuraavasti: 2-5 kuntaa/kuntayhtymää 1 piste, 6-10 kuntaa/kuntayhtymää 2 pistettä ja yli 10 kuntaa/kuntayhtymää 3 pistettä Tämän jälkeen kunkin tarjoajan saamat c)- osion pisteet lasketaan yhteen. Seuraavaksi a)-, b),- ja c)- osion pistemäärät muutetaan painopisteiksi (kukin osion pistemäärä ko. osion painolla) Kokonaistaloudellisesti edullisimpana tulee valituksi se tarjoaja, joka saa eniten painopisteitä. Painopisteiden mennessä tasan, valituksi tulee halvimman kokonaishinnan esittänyt tarjoaja. Kaupunki pidättää itselleen oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Kaupunki pidättää itsellään oikeuden hankkia joko koko prosessi tai vain osan prosessin vaiheista. Toimitusaika: Toimitusajasta sovitaan sopimuksen yhteydessä. (Työ on tavoitteena saattaa loppuun viimeistään tammi-helmikuussa 2015) 7. Hinta ja kaupalliset ehdot: Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (Hankintalaki 348/2007, 321/2010 ja 698/2011) sekä asetusta julkisista hankinnoista (hankinta-asetus 614/2007). Siltä osin, kun hankinnan ehtoja ei ole määritelty tässä tarjouspyynnössä tai sen liitteissä, noudatetaan voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 palvelut). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta hankintamenettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajalle korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat on saatavilla vain suomen kielellä.

9 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 9 (10) Naantalin kaupunki varaa oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. 8. Laskutus ja maksuehto: Sähköinen verkkolasku vaaditaan: Naantalin kaupunki Keskusvirasto/ Henkilöstöpalvelut OVT Verkkolaskuoperaattori on CGI Suomi Oy, tunnus Laskussa on mainittava: TVA järjestelmä Maksuehto 14 vrk netto Viivästyskorko korkolain mukainen Y-tunnus Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka (+ optio 1 v). 10. Päätöksenteon perusteet Päätöksenteko tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaan tarjouspyynnössä mainituilla tarkemmilla perusteilla. Katso tarkat hankinnan kohteen kriteerit kohdasta hankinnan kuvaus ja tarjouksen valintaperuste Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ehdokas tai tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Sopimusmenettely Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä: 1. sopimus 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009, tavarat/palvelut 4. tarjous liitteineen Tarjousasiakirjojen julkisuus Annetut tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouksen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa mainittava erillisellä liitteellä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia.

10 NAANTALIN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 10 (10) 11. Erimielisyyksien ratkaiseminen 12 Lisäkysymykset Sopimuksen erimielisyydet ratkaistaan Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. Lisätietokysymykset on lähetettävä 5 päivää ennen tarjouspyynnön tai osallistumispyynnön määräajan umpeutumista. Lisätietoja hankinnasta antaa jälkeen hallintojohtaja Riitta Luotio, riitta.luotio@naantali.fi, puh Allekirjoittajat Riitta Luotio, hallintojohtaja