Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia Hallinto

Transkriptio

1 Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia Hallinto SISÄASIAINMINISTERIÖN JULKAISUJA 38/2005

2 SISÄASIAINMINISTERIÖ Hallinto Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia Helsinki 2005

3 SISÄASIAINMINISTERIÖ KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä Tekijät (toimielimestä, toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia -työryhmä Puheenjohtaja, viestintäpäällikkö Kaija Uusisilta Sihteeri, tiedottaja Katja Palonen Jäsenet: Ylitarkastaja Sari Haavisto, KVTR Tietopalvelupäällikkö Manu Herna, hallintoyksikkö Ylitarkastaja Markku Saarela, SITA Kehittämisneuvos Jurkka Linna, talousyksikkö Kehittämispäällikkö Teemu Eriksson, AHO Verkkotiedottaja Caroline Haga, AHO Lainsäädäntöneuvos Päivi Pekkarinen, oik.ryhmä Ylitarkastaja Markku Mölläri, kuntaosasto Viestintäpäällikkö Mikko Väänänen, poliisiosasto Ylitarkastaja Riitta Aulanko, poliisiosasto Koulutusjohtaja Juhani Seppä, pelastusosasto Ylitarkastaja Tuomas Koljonen, ulkomaalaisosasto Everstiluutnantti Veli-Matti Sipola, RVLE Julkaisun laji Raportti Toimeksiantaja Sisäasiainministeriö Toimielimen asettamispäivä Julkaisun nimi (myös ruotsinkielisenä) Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia Julkaisun osat Tiivistelmä Kansalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisääminen on yksi hallinnon kehittämisen tavoitteista. Käytännössä kansalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen tapahtuu edustuksellisen demokratian, parlamentarismin ja kansalaisjärjestöjen kautta. Sisäasiainministeriö asetti työryhmän valmistelemaan toimintaperiaatteita kansalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämiseksi sisäasiainministeriön toiminnassa. Työryhmä on laatinut vuosia koskevan strategian ja määritellyt ne toimenpiteet, joiden avulla strategia käytännössä toteutetaan. Toimenpiteille on nimetty vastuutahot. Strategian toteuttamiseksi sisäasiainministeriö mm lisää virkamiesten kansalaisten kuulemiseen ja osallisuuteen liittyvää koulutusta, tiedotusta, verkkoviestintää ja suoraa yhteydenpitoa kansalaisjärjestöihin sekä parantaa hankkeiden valmistelun seuraamismahdollisuuksia. Avainsanat (asiasanat) kansalaistoiminta, väestö, vaikuttaminen, verkkoviestintä, verkkopalvelut, osallistuminen Muut tiedot SM028:00/2005. Verkkoversion ISBN (pdf), osoitteesta Sarjan nimi ja numero Sisäasiainministeriön julkaisusarja 38/2005 Kokonaissivumäärä 29 Jakaja Sisäasiainministeriö Kieli suomi ISSN Hinta 20,00 + alv + postituskulut Kustantaja Sisäasiainministeriö ISBN Luottamuksellisuus Julkinen

4 INRIKESMINISTERIET BESKRIVNINGSBLAD Datum Författare (organ, organets namn, ordförande, sekreterare) Arbetsgruppen för medborgar- och medborgarorganisationsstrategi Ordförande, informationschef Kaija Uusisilta Sekreterare, informatör Katja Palonen Medlemmar: Överinspektör Sari Haavisto, gruppen för internationella säkerhetsfrågor Chef för informationstjänsten Manu Herna, förvaltningsenheten Överinspektör Markku Saarela, enheten för intern granskning Utvecklingsråd Jurkka Linna, enheten för ekonomiförvaltning Utvecklingschef Teemu Eriksson, avdelningen för utveckling av regioner och offentlig förvaltning Webbinformatör Caroline Haga, avdelningen för utveckling av regioner och offentlig förvaltning Lagstiftningsråd Päivi Pekkarinen, gruppen för rättsliga frågor Överinspektör Markku Mölläri, kommunavdelningen Informationschef Mikko Väänänen, polisavdelningen Överinspektör Riitta Aulanko, polisavdelningen Utbildningsdirektör Juhani Seppänen, räddningsavdelningen Överinspektör Tuomas Koljonen, utlänningsavdelningen Överstelöjtnant Veli-Matti Sipola, staben för gränsbevakningsväsendet Publikationsslag Rapport Uppdragsgivare Inrikesministeriet Organet tillsatt, datum Publikationens namn (även på svenska) Inrikesministeriets medborgar- och medborgarorganisationsstrategi Publikationens delar Sammandrag Ett av målen för att utveckla förvaltningen är att öka medborgarnas möjligheter att delta och påverka beredningsarbetet. I praktiken deltar och påverkar medborgarna genom representativ demokrati, parlamentarism och medborgarorganisationerna. Den 1 april 2005 tillsatte inrikesministeriet en arbetsgrupp för att bereda verksamhetsprinciperna för ökat deltagande och inflytande för medborgarna i inrikesministeriets verksamhet. Arbetsgruppen har utarbetat en strategi för och fastställt vilka åtgärder som ska användas för att genomföra strategin i praktiken. De ansvariga instanserna för åtgärderna har utsetts. Tjänstemännen på inrikesministeriet kommer bland annat att få mera utbildning i hörande av medborgarna och medborgarinflytande, ministeriet utökar informationen, webbkommunikationen och den direkta kontakten med medborgarorganisationerna samt förbättrar möjligheterna för medborgarna att följa med beredningen av olika projekt. Nyckelord (referensord) medborgarverksamhet, befolkning, inflytande, webbkommunikation, webbtjänster, deltagande Övriga uppgifter SM028:00/2005. Webbversion ISBN (pdf), på adressen Publikationsseriens namn och nummer Inrikesministeriets publikationsserie 38/2005 ISSN ISBN Totalt antal sidor 29 Språk finska Pris 20,00 + moms + porto Konfidentialitet Offentlig Distributör Inrikesministeriet Förläggare Inrikesministeriet

5 Sisällys Sisäasiainministeriölle 3 1 Johdanto 5 2 Taustaa 6 3 Kansalaisten kuulemista ja osallisuutta koskevat yleiset periaatteet Kansalaisten kuuleminen ja osallisuus sisäasiainministeriön toiminnassa Lausuntopyynnöt Kuulemistilaisuudet Muut informointi-/ tiedotus- ja palautekanavat 9 4 Kansalaisten sähköistä kuulemista koskevat yleiset periaatteet Kansalaisten sähköinen kuuleminen sisäasiainministeriön toiminnassa 11 5 Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia , toimenpide-ehdotukset ja vastuutahot 12 5 Inrikesministeriets medborgar- och medborgarorganisationsstrategi , åtgärdsförslag och ansvariga instanser 15 Liite 1: Sisäasiainministeriön toiminnan kannalta keskeiset kansalaisjärjestöt 18 Liite 2: Yhteenveto lausunnoista ja verkkopalautteesta 25 2

6 Sisäasiainministeriölle Sisäasiainministeriö asetti työryhmän valmistelemaan toimintaperiaatteita kansalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämiseksi sisäasiainministeriön toiminnassa. Tavoitteena on lisätä valmistelun julkisuutta sekä kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia ministeriön säädöshankkeiden ja muiden merkittävien hankkeiden valmisteluun. Työryhmän tehtävänä oli mennessä valmistella toimenpide-ehdotukset, miten sisäasiainministeriön ja kansalaisten välistä vuorovaikutusta lisätään niin, että kansalaiset kokevat voivansa osallistua ja vaikuttaa ministeriössä valmisteilla olevien säädöshankkeiden ja muiden merkittävien kehittämishankkeiden valmisteluun kartoittaa sisäasiainministeriön toiminnan kannalta keskeiset kansalaisjärjestöt ja tehdä ehdotukset kansalaisjärjestöjen osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia lisäämiseksi sekä ehdotukset verkkoviestinnän hyödyntämiseksi osallisuuden ja vaikuttamisen lisäämisessä. Työryhmän puheenjohtajana on toiminut viestintäpäällikkö Kaija Uusisilta ja sihteerinä tiedottaja Katja Palonen ministeriön viestintäyksiköstä. Jäseninä ovat toimineet ylitarkastaja Sari Haavisto kansainvälisten turvallisuusasioiden ryhmästä, tietopalvelupäällikkö Manu Herna hallintoyksiköstä, ylitarkastaja Markku Saarela sisäisen tarkastuksen yksiköstä, kehittämisneuvos Jurkka Linna talousyksiköstä, kehittämispäällikkö Teemu Eriksson ja verkkotiedottaja Caroline Haga alueiden ja hallinnon kehittämisosastolta, lainsäädäntöneuvos Päivi Pekkarinen oikeusasioiden ryhmästä, ylitarkastaja Markku Mölläri kuntaosastolta, viestintäpäällikkö Mikko Väänänen ja ylitarkastaja Riitta Aulanko poliisiosastolta, koulutusjohtaja Juhani Seppä pelastusosastolta, ylitarkastaja Tuomas Koljonen ulkomaalaisosastolta ja everstiluutnantti Veli-Matti Sipola rajavartiolaitoksen esikunnasta. Työryhmän ehdotuksesta sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategiaksi pyydettiin lausunto kansalaisjärjestöiltä. Lisäksi strategiaehdotuksesta saattoi antaa palautetta sisäasiainministeriön verkkosivuilla. Lausunnon antoi 89 järjestöä ja verkkosivujen kautta palautetta antoi 7 henkilöä tai tahoa. Lausuntojen ja verkkopalautteen perusteella työryhmä tarkensi soveltuvin osin ehdotustaan ja täydensi keskeisten kansalaisjärjestöjen listaa. 3

7 Saatuaan työnsä valmiiksi, työryhmä jättää kunnioittavasti ehdotuksensa sisäasiainministeriölle. Helsingissä Kaija Uusisilta Sari Haavisto Manu Herna Markku Saarela Jurkka Linna Teemu Eriksson Caroline Haga Päivi Pekkarinen Markku Mölläri Mikko Väänänen Riitta Aulanko Juhani Seppä Tuomas Koljonen Veli-Matti Sipola Katja Palonen 4

8 1 Johdanto Kansalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisääminen on yksi hallinnon kehittämisen tavoitteista. Perustuslain mukaan julkisen vallan tehtävänä on edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan ja vaikuttaa itseään koskevaan päätöksentekoon. Käytännössä kansalaisten osallistuminen ja vaikuttaminen tapahtuu edustuksellisen demokratian, parlamentarismin ja kansalaisjärjestöjen kautta. Sisäasiainministeriö asetti työryhmän valmistelemaan toimintaperiaatteita kansalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämiseksi sisäasiainministeriön toiminnassa. Työryhmän tehtävänä oli valmistella toimenpideehdotukset, miten sisäasiainministeriön ja kansalaisten välistä vuorovaikutusta lisätään niin, että kansalaiset kokevat voivansa osallistua ja vaikuttaa ministeriössä valmisteilla olevien säädöshankkeiden ja muiden merkittävien kehittämishankkeiden valmisteluun. Lisäksi työryhmän tehtävänä oli kartoittaa sisäasiainministeriön toiminnan kannalta keskeiset kansalaisjärjestöt ja tehdä ehdotukset kansalaisjärjestöjen osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämiseksi sekä verkkoviestinnän hyödyntämiseksi osallisuuden ja vaikuttamisen lisäämisessä. Työryhmä on työssään selvittänyt sisäasiainministeriön nykyisiä käytäntöjä ja niiden riittävyyttä kansalaisten osallisuuden turvaamisessa säädösvalmistelu- sekä muissa hankkeissa. Työryhmä on lisäksi työssään kartoittanut sisäasiainministeriön kannalta keskeiset kansalaisjärjestöt sekä tehnyt ehdotukset kansalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien lisäämiseksi ottaen huomioon myös verkkoviestinnän hyödyntämisen. Työryhmän strategia- ja toimenpide-ehdotuksilla pyritään helpottamaan kansalaisten kuulemisen ja osallisuuden suunnittelua sekä lisäämään kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen vaikutusmahdollisuuksia sisäasiainministeriön toiminnassa. Kansalaisten kuulemisen ja osallisuuden huomioon ottamisella valmistelussa lisätään valmistelun julkisuutta, tasa-arvonäkökulman ja yhdenvertaisuuden huomioon ottamista valmistelussa. Työryhmän strategiaehdotuksessa kansalaisilla tarkoitetaan kaikkia Suomessa asuvia henkilöitä. Työryhmä on lähtenyt työssään siitä, että kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategian toteuttamiseen liittyvät toimenpiteet toteutetaan nykyisillä henkilöstöresursseilla. 5

9 2 Taustaa Kansalaisten osallistumisella on Suomessa vahva pohja, joka perustuu muun muassa perustus- ja kuntalakiin. Kansalaisten aktiivisuus näkyy muun muassa kansalaisjärjestöjen määrässä. Järjestöjä on Suomessa yli ja niistä aktiivisesti toimii yli Suomalaisista 1/3 kuuluu erilaisiin järjestöihin. Lukuun ei ole laskettu mukaan poliittisia puolueita. Suomessa perustuslaki sisältää säännökset sananvapaudesta, oikeudesta saada tietoja viranomaisen asiakirjoista sekä osallistumis- ja vaikuttamisoikeuksista (731/1999). Osallistumis- ja vaikuttamisoikeuksista säädetään perustuslain 14 :ssä. Julkisen vallan tehtävänä on edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan ja vaikuttaa itseään koskevaan päätöksentekoon (14 3 mom.). Samoin on pyrittävä turvaamaan mahdollisuus vaikuttaa elinympäristöä koskevaan päätöksentekoon (20 2 mom.). Perustuslain (21 2 mom.) mukaan hyvän hallinnon takeet turvataan lailla. Kuulemisen ja osallistumisen kannalta keskeinen on myös laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Laki sisältää säännökset viranomaisen velvollisuudesta edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa. Osallistumisen periaatteita on kirjattu myös hallintolakiin (434/2003). Paikallistasolla vuonna 1995 voimaan tullut kuntalaki (365/1995) on myös merkittävä osallisuuden vahvistamisen kannalta. Se korostaa kunnan asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia. Kansalaisten kuulemissa ja osallisuudessa on otettava huomioon myös kielilain (423/2003) säännökset. Laki yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa (651/1988) määrittelee, miten henkilöstön mahdollisuus vaikuttaa mm. työhönsä ja viraston toimintaan tulee turvata. Lisäksi kuulemisessa ja osallisuudessa tulee ottaa huomioon EU-lainsäädännön valmistelua koskevat periaatteet ja linjaukset. Valtioneuvosto asetti ministerityöryhmän johtaman keskushallintohankkeen. Hankkeen eräänä tavoitteena oli kansalaisten hallintoa kohtaan tunteman luottamuksen vahvistaminen ja kansalaisten vaikutusmahdollisuuksien lisääminen. Tämän ministerityöryhmän suositusten ja keskushallinnon uudistamisen aikaisemman osahankkeen pohjalta valtiovarainministeriö asetti Kuule kansalaista toimeenpanohankkeen. Tämän hankkeen tehtävänä oli luoda yhdessä ministeriöiden ja kansalaisjärjestöjen kanssa malleja ja menettelysuosituksia ministeriökohtaisten kansalaisjärjestöstrategioiden laatimiselle ja käytölle sekä laatia yhtenäiset kansalaisjärjestöille kohdistettavia lausuntopyyntöjä ja lausuntomenettelyjä koskevat menettelytapaohjeet sekä edistää osallisuuden hyvien käytäntöjen lisääntymistä hallinnossa. Kuule kansalaista -hankkeen avulla käynnistettiin kansalaisstrategiatyö pilottiministeriöissä, joiksi valittiin ulkoasiain-, oikeus-, opetus- ja työministeriöt. 6

10 Valtiovarainministeriö asetti osana kansalaisvaikuttamisen politiikkaohjelmaa helmikuussa 2004 hankkeen Kuule kansalaista valmistele viisaasti. Osana tätä hanketta on julkaistu muun muassa kaikkien kansliapäälliköiden, Suomen Kuntaliiton toimitusjohtajan ja viiden kaupunginjohtajan allekirjoittama julkilausuma hallinnon yleisistä periaatteista kansalaisten kuulemisessa. Hankkeen yhteydessä on julkaistu myös käsikirja virkamiehille ja viranhaltijoille. Käsikirja pitää sisällään hallinnon yleiset periaatteet kansalaisten kuulemiseen yleisesti merkittävissä asioissa. Käsikirjan tarkoituksena on helpottaa kansalaisten kuulemisen ja osallisuuden suunnittelua hallinnossa. Lisäksi se sisältää myös sähköistä kuulemista koskevat periaatteet. 3 Kansalaisten kuulemista ja osallisuutta koskevat yleiset periaatteet Kansalaisia, kansalaisjärjestöjä tai muita kansalaisryhmiä 1 kuullaan hallinnossa tapahtuvassa yleisiä asioita koskevassa valmistelutyössä. Kuulemisella tarkoitetaan tiedon keräämistä päätöksenteon tueksi esimerkiksi lausuntokierrosten, kuulemistilaisuuksien tai keskustelufoorumien kautta. Kuulemisen tavoitteena on turvata kansalaisten osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet sekä saada hallinnon käyttöön asiantuntija- ja kokemustietoa. Avoimuus ja kansalaisten kuuleminen ovat tärkeä osa demokratiaa, sillä ne tukevat rakentavan vuoropuhelun syntymistä. Kuulemisen onnistumista määrittää se, että kansalaiset voivat olla aidosti vakuuttuneita siitä, että heidän mielipiteitään on todella kuultu. Hallinnon yleiset periaatteet kansalaisten kuulemiseen ovat 2 : Sitoutuminen Virkamiesjohdon ja virkamiesten sitoutuminen kansalaisten kuulemiseen on tärkeää kaikilla hallinnon aloilla. Resurssit Kansalaisten kuulemiseen on varattava riittävästi aikaa. Organisaation tulee suunnitella kuuleminen ja järjestää sille riittävä budjetti. 1 Tässä kansalaisjärjestöillä tarkoitetaan Suomessa rekisteröityjä yhdistyksiä ja säätiöitä. 2 Kaikkien kansliapäälliköiden, Suomen Kuntaliiton toimitusjohtajan ja viiden kaupunginjohtajan allekirjoittama julkilausuma hallinnon yhteisistä periaatteista kansalaisten kuulemisessa. Kuule kansalaista valmistele viisaasti hanke, Kansalaisvaikuttamisen politiikkaohjelma. 7

11 Ajoitus Kansalaisia on kuultava riittävän aikaisessa vaiheessa valmisteluprosessia, jolloin aitoon vaikuttamiseen on vielä mahdollisuus. Avoimuus Hallinnon tiedon on oltava tasapuolista, helposti saatavilla ja mahdollisimman täydellistä. Selkeys Kuulemisessa on selkeästi kerrottava, mihin asiassa on mahdollisuus vaikuttaa ja kenelle päätöksenteko kuuluu. Kattavuus Kuulemisessa on huolehdittava kattavuudesta ja siitä, että eri kuulemistapoja hyödynnetään monipuolisesti asian laajuudesta ja merkityksestä riippuen. Koordinaatio Hallinnon on yhteen sovitettava kuulemiset siten, että asiat käsitellään riittävän suurina kokonaisuuksina. Vaikuttavuus ja vastuu Hallinnon vastuulla on huolehtia, että kansalaisten esittämät mielipiteet hyödynnetään valmistelussa. Arviointi Kuulemisten onnistumista on seurattava ja arvioitava. 3.1 Kansalaisten kuuleminen ja osallisuus sisäasiainministeriön toiminnassa Sisäasiainministeriö pyrkii noudattamaan kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen kuulemisessa ja osallisuudessa hallinnon yleisiä periaatteita. Laajat tai merkittävät hankkeet valmistellaan työryhmissä tai toimikunnissa, joissa keskeiset sidosryhmät ovat edustettuina. Myös kansalaiset ja kansalaisjärjestöt otetaan huomioon hankkeen suunnitteluvaiheessa, työryhmiä perustettaessa ja lähetettäessä ehdotuksia lausunnolle. Suomi osallistuu Euroopan unionin yhteisen maahanmuutto- ja turvapaikkapolitiikan sekä lainsäädännön valmistelutyöhön neuvoston ja komission alaisissa työryhmissä. Suomen kansallisia kannanottoja valmistellaan jaostossa, jonka laajaan kokoonpanoon kuuluvat viranomaistahojen ohella Elinkeinoelämän Keskusliitto, SAK, Suomen Kuntaliitto, Pakolaisneuvonta ja Suomen Punainen Risti. 8

12 Suurelle yleisölle sisäasiainministeriö tiedottaa joukkoviestimien kautta. Sisäasiainministeriö tarjoaa tietoa säädös- ja muista keskeisistä kehittämishankkeista verkkosivuillaan sekä julkaisemalla esitteitä ja juttuja hallinnonalan lehdissä Lausuntopyynnöt Lainsäädännön valmistelussa kansalaisjärjestöjen vaikutusmahdollisuudet toteutuvat ensisijaisesti lausuntomenettelyn kautta. Esityksistä järjestetään lausuntokierros tai kuulemistilaisuus/kuulemistilaisuuksia. Sisäasiainministeriön säädösvalmisteluohjeen (SM /Va-33; jäljempänä säädösvalmisteluohje) mukaan myös kansalaisjärjestöille varataan mahdollisuus tulla kuulluiksi. Kirjalliset lausunnot pyydetään soveltuvin osin asiakirjoista ja esityksistä eri tahoilta, jotka valmistelija katsoo tarpeellisiksi. Lausuntokierroksen laajuus päätetään kussakin tapauksessa erikseen. Osastot voivat tarvittaessa laatia luettelon niistä sidosryhmistä ja tahoista, joilta yleensä tulee pyytää lausuntoa osaston toimialan säädöshankkeissa. Säädösvalmisteluohjeen mukaan tulee varata riittävästi aikaa kirjallisen lausunnon antamiselle sekä suulliseen kuulemistilaisuuteen valmistautumiseen. Lausuntokierroksen valmisteluissa otetaan huomioon kielilaki. Lausuntopyyntö kohdennetaan yleensä koko esitykseen. Joidenkin esitysten kohdalla voidaan esittää esitykseen liittyviä erityiskysymyksiä esimerkiksi kansalaisjärjestöille, jolloin voidaan arvioida esityksen vaikutuksia tarkemmin niiden toimialalla. Säädösvalmisteluohjeen mukaan lausunnoista tehdään pääsääntöisesti yhteenveto. Mikäli lausuntokierroksen aikana on tullut merkittäviä muutoksia, tulee ohjeen mukaan järjestää uusi lausuntokierros, ainakin esityksen kannalta keskeisille tahoille Kuulemistilaisuudet Sisäasiainministeriön säädösvalmisteluohjeen mukaan suullisia kuulemistilaisuuksia voidaan järjestää kirjallisen lausuntomenettelyn lisäksi tai niiden sijasta. Sisäasiainministeriö on järjestänyt suullisia kuulemistilaisuuksia Muut informointi-/tiedotus- ja palautekanavat Kansalaisjärjestöillä ja kansalaisilla on mahdollisuus antaa palautetta oma-aloitteisesti sähköpostilla tai ministeriön verkkosivujen kautta. Palautetta voi lähettää myös postitse ja soittamalla suoraan valmistelijoille. 9

13 Sisäasiainministeriön verkkosivuilta osoitteesta löytyy navigaatiopalkki säädösvalmistelu, jonka alta löytyy tietoa lähes kaikista ministeriössä valmisteilla olevista säädöshankkeista. Sieltä löytyvät myös hankkeiden valmistelusta vastaavien virkamiesten yhteystiedot. Lisäksi sinne kootaan valmistelun kannalta keskeiset asiakirjat. Muista kehittämishankkeista on koottu vastaavasti tietoa kohtaan hankkeet. Laajojen hankkeiden valmisteluvaiheista sekä kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen mahdollisuudesta antaa hankkeesta palautetta tiedotetaan joukkoviestimien kautta. Valmistelija vastaa siitä, että hanke merkitään valtioneuvoston hankerekisteriin eli Hareen ja että hankkeen rekisteritiedot ovat ajantasaisia. Myös Haren kautta kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen pitäisi voida seurata kaikkia ministeriössä valmisteilla olevia hankkeita. 4 Kansalaisten sähköistä kuulemista koskevat yleiset periaatteet Sähköisellä kuulemisella tarkoitetaan kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen kuulemista, joka tapahtuu tieto- ja viestintäteknologiaa käyttäen esimerkiksi Internetin, sähköpostin, matkapuhelimen tai Digi-TV:n välityksellä. Sähköisessä kuulemisessa noudatetaan hallinnon yleisiä kansalaisten kuulemisen periaatteita 3. Niiden lisäksi on kiinnitettävä huomiota erityisesti seuraaviin asioihin: Sähköisen kuulemisen yhdistäminen muihin kuulemistapoihin Sähköinen kuuleminen on tarkoituksenmukaista yhdistää muihin kuulemistapoihin, jotta kansalaiset saavutetaan mahdollisimman laajasti. Sähköinen kuuleminen tulee sovittaa kohderyhmän mukaan Sähköinen kuuleminen pitää sovittaa kohderyhmän kykyihin ja odotuksiin (esimerkiksi suuri yleisö, asiantuntijat, nuoret). Palvelua pitää voida käyttää suomeksi ja ruotsiksi. Kielen tulee olla selkeää. Saavutettavuus ja käytettävyys pitää varmistaa Palvelun on oltava helposti saatavilla ja käytettävissä. Sovellukset tulee rakentaa käytettäviksi myös hitailla tietoliikenneyhteyksillä ja vanhoilla selainversioilla. 3 Kuule kansalaista valmistele viisaasti! Käsikirja virkamiehille ja viranhaltijoille. Valtiovarainministeriön julkaisuja

14 Palvelujen esteettömyys on varmistettava. Keskustelufoorumeissa oman näkemyksen jättäminen on oltava helppoa. Luottamuksellisuus ja henkilötietojen suojaaminen Kansalaisten tunnistamista ei tule osallisuuspalveluissa vaatia, ellei se palvelun luonteen vuoksi ole välttämätöntä. Silloinkin kun halutaan tarjota kansalaisille heitä varten profiloituja palveluita, kuten valikoitua sähköpostitiedottamista, on rekisteröinti vaadittava vain tätä toimintoa varten ja se on selkeästi ilmaistava. Jos kerätään henkilötietoja, on niiden käsittelyssä noudatettava henkilötietolakia. Jos käytetään evästeitä, niiden käyttö on selostettava ymmärrettävästi ja kattavasti. Sähköisestä kuulemisesta ja sen tuloksista tiedottaminen Sähköisestä kuulemisesta tulee tiedottaa viestimien ja eri yhteistyökumppaneiden kautta, jotta tieto tavoittaa mahdolliset osallistujat. Kuultavasta asiasta on oltava saatavilla tiivistelmä, valmisteluprosessin kokonaisuus pitää kuvata ja aineisto tuottaa yleiskielellä. Kuulemisen tulokset on julkaistava niin pian kuin mahdollista. Osallistujille on tiedotettava valmistelun seuraavasta vaiheesta. Kaikki kuulemisessa saadut kommentit ja palautteet on taltioitava. Osallistujille on kerrottava, miten tuloksia käytettiin päätöksenteossa. Välineiden kehittäminen ja muokkaaminen Ennen kuulemista käytettävät välineet on testattava. Välineitä pitää muokata saadun palautteen pohjalta. Uudet tieto- ja viestintätekniikan mahdollisuudet tulee hyödyntää kuulemisen kehittämisessä. 4.1 Kansalaisten sähköinen kuuleminen sisäasiainministeriön toiminnassa Sisäasiainministeriön yhteistyötahojen kenttä on laaja ja epäyhtenäinen, siksi sähköinen kuuleminen on erityisen tärkeä keino kansalaisjärjestöjen ja kansalaisten kuulemiseen asioiden valmistelun eri vaiheissa. Useimmilla kansalaisilla on mahdollisuus käyttää internetiä esimerkiksi kirjastoissa tai yhteispalvelupisteissä. Tästä syystä Internet muodostaa helppokäyttöisen ja kustannustehokkaan kanavan kansalaisvaikuttamiselle. Suurimmasta osasta sisäasiainministeriön valmistelemista lainsäädäntö- ja muista kehittämishankkeista on tietoa ja hankkeeseen liittyviä asiakirjoja ministeriön verkkosivuilla. Yhteiskunnallisesti merkittävien hankkeiden yhteyteen on liitetty palautemahdollisuus, joka ohjaa palautteen suoraan valmistelevalle virkamiehelle. Sisäasiainministeriö on järjestänyt lausuntokierrosten yhteydessä muutamia nettikuulemisia. Netin kautta tullut palaute on otettu mahdollisuuksien mukaan huomioon hankkeen valmistelussa. 11

15 5 Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia , toimenpide-ehdotukset ja vastuutahot Strategia: Sisäasiainministeriö noudattaa hallinnon yleisiä periaatteita kansalaisten kuulemisessa ja osallisuudessa. Säädöshankkeiden kuulemis- ja lausuntomenettelyä on linjattu sisäasiainministeriön säädösvalmisteluohjeessa (SM /va-33) ja ministeriön osastojen tulossopimuksissa. Säädös- ja muita kehittämishankkeita koskevaa viestintää on linjattu sisäasiainministeriön viestintäsuunnitelmassa (sisäasiainministeriön julkaisuja 23/2003). Sidosryhmätoimintaa on linjattu sidosryhmäohjelmassa (sisäasiainministeriön julkaisuja 53/2004). Sisäasiainministeriö parantaa kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia lisäämällä tiedottamista joukkoviestimien kautta, tehostamalla suoraa kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen informointia internetsivujen kautta sekä tiivistämällä yhteydenpitoa kansalaisjärjestöihin säädös- ja muiden kehittämishankkeiden eri vaiheissa. Sisäasiainministeriön tavoitteena on lisätä kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen vaikutusmahdollisuuksia jo hankkeen asettamista suunniteltaessa. Hankkeiden seurantaa helpotetaan tiedottamalla hankkeiden valmisteluvaiheista joukkoviestimien kautta, kokoamalla tietoa verkkosivuille ja lisäämällä kohdennettua suoraa kansalaisjärjestöjen informointia. Toimenpiteet: Virkamiesten kansalaisten kuulemiseen ja osallisuuteen liittyvä koulutus: Virkamiesten tietämystä kansalaisten kuulemista ja osallisuutta koskevista yleisistä periaatteista ja ministeriössä noudatettavista toimintatavoista lisätään ottamalla ne osaksi uusien virkamiesten perehdyttämistä ja hankkeiden valmistelijoiden täydennyskoulutusta. Tietoa kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategiasta tarjotaan myös ministeriön intranetissä. Intranetissä julkaistaan myös kansalaisjärjestöjen yhteystiedot. Vastuutahot: hallintoyksikkö (koulutus), oikeusasioiden ryhmä (säädösvalmistelijoiden koulutus), ministeriön viestintäyksikkö (intranet). 12

16 Tiedotuksen lisääminen: Kaikista merkittävistä hankkeista tiedotetaan valmistelun keskeisissä vaiheissa joukkoviestimien kautta kansalaisille ja kansalaisjärjestöille. Vastuutahot: valmistelijat (ministeriön viestintäyksikön informointi) ministeriön viestintäyksikkö (tiedottaminen) Verkkoviestinnän lisääminen: Kaikista ministeriössä valmisteilla olevista hankkeista tiedotetaan verkkosivuilla. Verkkosivuja päivitetään hankkeen edetessä. Verkkosivuille kootaan myös hankkeen kannalta keskeiset asiakirjat Haresta. Vastuutahot: valmistelijat (viestintäyksikön informointi ja asiakirjojen vienti Hareen) ja ministeriön viestintäyksikkö (verkkosivujen ylläpito). Suora yhteydenpito kansalaisjärjestöihin: Yhteiskunnallisesti merkittävistä säädös- ja kehittämishankkeista niiden eri valmisteluvaiheissa informoidaan kansalaisjärjestöjä sähköpostitse. Kansalaisia ja kansalaisjärjestöjä kannustetaan hyödyntämään hankesivulla olevaa nettipalautemahdollisuutta. Vastuutahot: valmistelijat (hankkeiden valmistelusta informointi) Vaikutusmahdollisuuksien lisääminen hankkeissa: Kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen vaikutusmahdollisuudet hankkeessa varmistetaan suunniteltaessa hankkeen asettamista, organisointia, viestintää ja kuulemisen järjestämistä. Mahdollisuuksia vaikuttaa valmisteluun jo suunnitteluvaiheessa parannetaan julkaisemalla verkkosivuilla tietoja suunnitteilla olevista hankkeista. Suunnitteilla olevista hankkeista informoidaan myös suoraan kansalaisjärjestöjä. Laajoissa ja yhteiskunnallisesti merkittävissä hankkeissa keskeisten kansalaisjärjestöjen edustajia otetaan mukaan valmisteluorganisaatioon (työryhmään, toimikuntaan, seurantaryhmään tms.). Sidosryhmien ja kansalaisjärjestöjen kuuleminen hankkeen eri vaiheissa toteutetaan mahdollisimman tehokkaalla ja avointa vuorovaikutusta tukevalla tavalla. Kuulemisessa otetaan huomioon tasa-arvonäkökulma ja yhdenvertaisuuden periaate. Suullisia kuulemistilaisuuksia pyritään järjestämään nykyistä enemmän kirjallisten lausuntokierrosten ohella. 13

17 Erityistä huomiota jatkossa kiinnitetään siihen, että lausuntokierrokselle varataan riittävästi aikaa. Vastuutahot: ministeriön osastot ja yksiköt (hankkeiden suunnittelu, organisointi), valmistelijat (kansalaisjärjestöjen informointi, kuuleminen), viestintäyksikkö (hankkeiden julkaiseminen verkossa). Hankkeiden seuraamismahdollisuuksien parantaminen: Sisäasiainministeriö järjestää vuosittain keskeisille kansalaisjärjestöille informaatiotilaisuuden suunnitteilla ja valmisteilla olevista säädös- ja kehittämishankkeista. Vuonna 2006 erityistä huomiota kiinnitetään Suomen EUpuheenjohtajakauteen liittyvistä asioista informointiin. Vastuutahot: oikeusasioiden ryhmä (kokoaa tilaisuuksissa esiteltävät säädöshankkeet), osastot (esittelevät hankkeet; kokoavat toiminta- ja taloussuunnitelman hankkeet), ministeriön viestintäyksikkö (tilaisuuden organisointi) Sisäasiainministeriö helpottaa kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen ministeriön toiminnan seurantaa rakentamalla verkkosivuilleen profiloidut sähköpostijakelut. Kansalaiset ja kansalaisjärjestöt voivat saada automaattisesti tiedon, jos niiden seuraamia hankesivuja on päivitetty. Myös haluamaansa toimialuetta koskevat tiedotteet voi saada sähköpostiin automaattisesti. Järjestelmän käyttöönotosta tiedotetaan sekä joukkoviestimien kautta että suoraan kansalaisjärjestöille. Vastuutahot: ministeriön viestintäyksikkö ja tietohallinto Hankkeen arviointi: Kerättäessä tietoa hankkeen onnistumisesta ja mahdollisista muutostarpeista kysely lähetetään myös keskeisille kansalaisjärjestöille. Vastuutahot: osastot Kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategian arviointi: Sisäasiainministeriön kansalais- ja kansalaisjärjestöstrategia arvioidaan kahden vuoden välein. Kansalaisjärjestöiltä pyydetään arvioinnin yhteydessä palautetta toimenpiteistä. Vastuutaho: ministeriön viestintäyksikkö 14

18 5 Inrikesministeriets medborgar- och medborgarorganisationsstrategi , åtgärdsförslag och ansvariga instanser Strategi: Inrikesministeriet följer förvaltningens allmänna principer om hörande av medborgarna och medborgarinflytande. I inrikesmininsteriets anvisning om lagberedning (SM /va-33) och i resultatavtalen för ministeriets olika avdelningar ingår riktlinjerna för höranden och utlåtanden i anslutning till lagprojekt. Kommunikationen kring författnings- och andra utvecklingsprojekt fastställs i inrikesministeriets kommunikationsplan (inrikesministeriets publikationer 23/2003). Intressentgruppsverksamhetens riktlinjer ingår i intressentgruppsprogrammet (inrikesministeriets publikationer 53/2004). Inrikesministeriet förbättrar medborgarnas och medborgarorganisationernas möjligheter att delta och påverka beredningsarbetet genom ökad information i massmedierna, effektivare direkt information till medborgarna och medborgarorganisationerna på webbsidorna samt tätare kontakter med medborgarorganisationerna i olika skeden av författnings- och andra utvecklingsprojekt. Inrikesministeriet har ställt som mål att öka medborgarnas och medborgarorganisationernas möjligheter att påverka ett projekt redan då uppläggningen planeras. Ministeriet vill underlätta medborgarnas möjligheter att följa med planeringen av ett projekt via massmedierna genom att sammanställa information på webbsidorna och öka informationen direkt till medborgarorganisationerna. Åtgärder: Utbildning för tjänstemännen i hörande av medborgarna och medborgarinflytande: Tjänstemännens kunskaper i de allmänna principerna om hörande av medborgarna och medborgarinflytande och i ministeriets sätt att arbeta förbättras. De får delta i arbetsorienteringen för nya tjänstemän och i den kompletterande utbildningen för projektberedare. Information om medborgar- och medborgarorganisationsstrategin ges även på ministeriets intranetsidor. Medborgarorganisationernas kontaktinformation läggs ut på intranet. 15

19 Ansvariga instanser: förvaltningsenheten (utbildning), gruppen för rättsliga frågor (utbildning för författningsberedarna), ministeriets informationsenhet (intranet). Ökad information: I de viktigaste skedena av beredningsarbetet för alla centrala projekt ges information till medborgarna och medborgarorganisationerna via massmedierna. Ansvariga instanser: projektberedarna (informerar ministeriets informationsenhet) ministeriets informationsenhet (information om projektet) Ökad webbkommunikation: Information läggs ut på webbsidorna om alla projekt som är under beredning på ministeriet. Webbsidorna uppdateras under projektets gång. Handlingar från projektregistret Hare som är väsentliga för projektet läggs ut på webbsidorna. Ansvariga instanser: Projektberedarna (informerar informationsenheten och överför handlingarna till Hare) och ministeriets informationsenhet (underhåller webbsidorna). Direkt kontakt med medborgarorganisationerna: Medborgarorganisationerna får information per e-post om samhälleligt betydande författnings- och utvecklingsprojekt i olika skeden av beredningen. Medborgarna och medborgarorganisationerna uppmuntras att utnyttja möjligheten att kommentera projektberedningen på webbsidorna. Ansvariga instanser: projektberedarna (informerar om projektberedningen) Ökade möjligheter att påverka ett projekt: Uppläggningen, organiseringen, kommunikationen och hörandet av ett projekt planeras så att medborgarna och medborgarorganisationerna bereds möjligheter att påverka det. Medborgarnas möjligheter att påverka redan i planeringsskedet förbättras genom information om projekt under arbete på webbsidorna. Informationen sänds även direkt till medborgarorganisationerna. När det gäller omfattande projekt och projekt som är av stor samhällelig betydelse tas representanter för de främsta medborgarorganisationerna med i beredningsorganisationen (arbetsgruppen, kommittén, uppföljningsgruppen el.dyl.). Intressentgrupper och medborgarorganisationer hörs i projektets olika skeden på ett sätt som effektivt stöder en öppen dialog. Jämställdhetsaspekten beaktas liksom även 16

20 principen om likaberättigande. Nuförtiden försöker man allt mera anordna muntliga höranden vid sidan av de skriftliga utlåtanderundorna. Framöver kommer man framför allt att se till att utlåtanderundan ges tillräckligt med tid. Ansvariga instanser: ministeriernas avdelningar och enheter (projektplanering och organisering), projektberedarna (medborgarorganisationerna informeras och hörs), informationsenheten (projekten läggs ut på webben). Bättre möjligheter att följa med projekten: Inrikesministeriet anordnar årligen informationsmöten för de främsta medborgarorganisationerna om författnings- och utvecklingsprojekt under planering och beredning. År 2006 kommer man att rikta särskild uppmärksamhet på information av frågor i anslutning till Finlands EU-ordförandeskap. Ansvariga instanser: gruppen för rättsliga frågor (sammanställer författningsprojekt som presenteras på mötet), avdelningarna (presenterar projekten; sammanställer projekten kring verksamhets- och ekonomiplanen), ministeriets informationsenhet (organiserar mötet). Inrikesministeriet hjälper medborgarna och medborgarorganisationerna att följa med ministeriets verksamhet genom att bygga upp profilerade e-postutskick på sina webbsidor. Medborgarna och medborgarorganisationerna kan få information automatiskt, om de aktuella projektsidorna är uppdaterade. De kan även automatiskt få meddelanden angående en önskad sektor per e-post. När systemet tas i bruk informerar ministeriet om det nya systemet både via massmedierna och direkt till medborgarorganisationerna. Ansvariga instanser: ministeriets informationsenhet och dataadministration Projektutvärdering: Samtidigt som ministeriet samlar in uppgifter om hur projektet utfallit och om eventuella ändringsbehov sänds en enkät till de främsta medborgarorganisationerna. Ansvariga instanser: avdelningarna Utvärdering av medborgar- och medborgarorganisationsstrategin: Inrikesministeriets medborgar- och medborgarorganisationsstrategi utvärderas vartannat år. I samband med utvärderingen ombeds medborgarorganisationerna kommentera eventuella åtgärder. Ansvarig instans: ministeriets informationsenhet 17