KASÖÖRI.NET. Käyttöohje. Versio 2007 (2.1)

Transkriptio

1 KASÖÖRI.NET Käyttöohje Versio 2007 (2.1) Copyright PS Software Oy

2 Sisällysluettelo SISÄLLYSLUETTELO 2 JOHDANTO 5 Yleistä 5 Tästä ohjeesta 5 LUKU 1 PROSESSIKUVAUKSET 6 Yleistä 6 Ohjelman käyttöönotto 6 Toimittajarekisterin perustaminen 8 Tuoteryhmien perustaminen 8 Tuoterekisterin perustaminen 9 Asiakasryhmien perustaminen 9 Asiakkaiden perustaminen 10 Maksuehtojen hallinta 10 Arvonlisäverokantojen hallinta 10 Projektien ylläpito 11 Tilikartan tarkistus 11 Logistiikkaprosessi 12 Yleistä 12 Tarjouksen/Myyntitilauksen tekeminen 12 Lähetteen tekeminen 12 Ostotilauksen tekeminen 13 Tavaran saapuminen 14 Toimitusvahvistus toimittajalta 14 Laskun kirjoittaminen 14 Kassakoneen käyttö 14 Laskutusprosessi 15 Yleistä 15 Laskun kirjoittaminen 15 Lasku maksetaan 15 Laskua karhutaan 15 Hyvityslaskun kirjoittaminen 16 Massalaskutus 16 Projektilaskutusprosessi 17 Yleistä 17 Projektin perustaminen 17 Kulujen lisääminen projektiin 17 Projektin laskuttaminen 17 Inventaarioprosessi 19 Yleistä 19 Inventaarion aloittaminen 19 Inventaarion teko 19 Inventaarion syöttäminen 20 Inventaarion lopettaminen 20 Katelaskenta 20 KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 2

3 Kassapääteprosessi 21 Yleistä 21 Kassan avaus 21 Myyntitapahtumat 21 Kassasta nosto/kassaan pano 22 Harjoitustila 22 Kassan korjaukset 23 Kuitin pysäköinti 23 Sisään- ja uloskirjaukset 24 Balanssit ja kassanvaihdot 24 Kassan sulku 24 LUKU 2 REFERENSSI MANUAALI 25 Yleistä 25 Haut 25 Tiedosto-Valikko 26 Myyntijärjestelmä-valikko 27 Yleistä 27 Uusi myyntitilaus/tarjous 27 Avaa myyntitilaus/tarjous 28 Myyntitilaukset tilakoodeittain 28 Toimitusvahvistus toimittajalta 29 Laskut-valikko 29 Yleistä 29 Uusi lasku 29 Avaa lasku 31 Saapunut maksu 33 Tulosta laskuja 36 Karhulaskut 36 Korkolaskut 38 Saldokysely 40 Laskuta projekti 41 Laskutusjono 41 Uusi mallilasku 41 Avaa mallilasku 42 Massalaskutuslistat ja laskujen ajaminen 42 Projektilaskutus valikko 43 Yleistä 43 Kassakoneen toiminta 44 Yleistä 44 Toimintatilat 44 Funktionäppäimet 45 Kassakuitti 45 Käyttöliittymä 47 Maksutavat 49 Rahan nosto tai pano kassasta 50 Balanssin tekeminen 51 Kassan sulku 52 Kuitin korjaaminen 53 Lahjakortit 54 KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 3

4 Varasto valikko 55 Yleistä 55 Uusi ostotilaus-tyhjä pohja 55 Uusi ostotilaus-hälytyslistalta 57 Korjaa ostotilausta-avoimet 57 Korjaa ostotilausta-kommitoidut 57 Tulosta ostotilaus 57 Tavaran saapuminen 58 Avaa saapuminen 59 Tavaran valmistus Uusi 59 Tavaran valmistus- Uusi hälytyslistalta 59 Tavaran valmistus Muokkaa 60 Tavaran valmistus Avaa kommitoitu 60 Tulosta keräilylista 60 Uusi lähete tyhjä pohja 60 Uusi lähete keräilylistan perusteella 61 Korjaa lähetettä 61 Inventaario-Aloita inventaario 61 Inventaario-Tulosta inventaariolista 63 Inventaario-Syötä inventaario 64 Inventaario-Lopeta inventaario 65 Inventaario-Tulosta raportti 65 Hinnaston muutos - Prosenttimääräinen 66 Hinnaston muutos-hinnastojen välinen 66 Rekisterit valikko 68 Yleistä 68 Tuoteryhmät 68 Tuotteet 69 Asiakasryhmät 73 Asiakkaat 74 Tavarantoimittajat 76 Arvonlisäverokannat 77 Maksuehdot 78 Tilikartta 78 Projektit 80 Vie XML 81 Tuo Excel, Access tai XML 81 Raportit 84 Yleistä 84 Esikatselu 84 Raporttien kuvaus 85 Elektroninen tarkistusnauha 89 HAKEMISTO 90 KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 4

5 Johdanto Yleistä Tässä käyttöohjeessa kuvataan KASÖÖRI.NET ohjelmiston päivittäistä käyttöä, asennus ja konfigurointi on kuvattu erillisessä Asennus- ja konfigurointi ohjeessa. Tämä ohje jakaantuu kahteen pääosaan, ensimmäisessä kuvataan ohjelman käyttöön liittyviä prosesseja, ja toisessa yksityiskohtaisemmin ohjelman eri ominaisuuksien käyttöä. Tavoitteena on antaa lukijalle ensin kevyt yleiskäsitys siitä miten jokin asia tehdään, ja tarkemmat tiedot eri yksityiskohdista löytyvät toisesta osasta. Tästä ohjeesta Tässä ohjeessa käytetään seuraavia merkitsemistapoja: Courier Kirjasimella on kuvattu ohjelman valikot, esim Laskut- Tulosta lasku Vihje! Vinkit ja toimintatapaehdotukset on sijoitettu harmaaseen laatikkoon Esimerkit on kirjoitettu kursiivilla Tämä merkki edeltää kappaleita, joissa varoitetaan vaarallisesta toimintatavasta tai mahdollisuudesta sekoittaa järjestelmä. Kappale on myös lihavoitu KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 5

6 Luku 1 Prosessikuvaukset Yleistä Tässä luvussa kuvataan erilaisia ohjelman käyttöön liittyviä prosesseja, yksityiskohtaisemmat tiedot kunkin toiminteen toiminnasta löytyvät seuraavasta luvusta. Ohjelman käyttöönotto Ennen kuin ohjelmalla voi tehdä mitään hyödyllistä, täytyy sen rekisterit perustaa. Seuraavassa on kuvattu vaaditut käyttöönottotoimenpiteet moduuleittain, mikäli kyseistä moduulia ei aiota käyttää, ei sen vaatimia toimiakaan tarvitse tehdä. Näiden toimien lisäksi tulee suorittaa Asennus- ja konfigurointiohjeen kuvaamat toimet. Ostotilaukset Toimittajarekisterin perustaminen ALV tietojen tarkistus (ohjelmassa on valmiiksi 2007 voimassa olevat ALV:t)Tuoteryhmien perustaminen Tuoterekisterin perustaminen Varastonhallinta: ALV tietojen tarkistus (ohjelmassa on valmiiksi 2007 voimassa olevat ALV:t) Tuoteryhmien perustaminen Tuoterekisterin perustaminen Myyntitilaukset: Samat tiedot kuin laskutuksessa Laskutus: Tuoteryhmien perustaminen Tuoterekisterin perustaminen Asiakasryhmien perustaminen Asiakkaiden perustaminen Maksuehtojen tarkistus (ohjelmalla on oletusmaksutavat) ALV tietojen tarkistus (ohjelmassa on valmiiksi 2005 voimassa olevat ALV:t) Yrityksen tilikartan tarkistus. Ohjelmassa on valmiina Netvisor järjestelmän oletustilikartan osa, jota voi muokata vastaamaan oman yrityksen tilikarttaa. Tätä tointa ei tarvitse suorittaa mikäli ette halua käyttää raporteilla tms.olevia tiliöintitoimintoja. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 6

7 Projektilaskutus: Kaikki laskutuksen vaatimat toimet Projektirekisterin perustaminen Kassakone: Tuoteryhmien perustaminen Tuoterekisterin perustaminen Asiakasryhmien perustaminen (Mikäli aiotaan käyttää asiakastietoja kassakoneessa) Asiakkaiden perustaminen (Mikäli aiotaan käyttää asiakastietoja kassakoneessa) ALV tietojen tarkistus(ohjelmassa on valmiiksi 2005 voimassa olevat ALV:t) Kassan pikanäppäinten määrittely (kuvattu Asennus- ja konfigurointiohjeessa) Kassakuitin ulkoasun määrittelu (kuvattu Asennus- ja konfigurointiohjeessa) Kassanhoitajien määrittely (mikäli aiotaan käyttää kassanhoitajan tunnistusta, kuvattu Asennus- ja konfigurointiohjeessa) Yrityksen tilikartan tarkistus. Ohjelmassa on valmiina Netvisor järjestelmän oletustilikartan osa, jota voi muokata vastaamaan oman yrityksen tilikarttaa. Tätä tointa ei tarvitse suorittaa mikäli ette halua käyttää raporteilla tms.olevia tiliöintitoimintoja. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 7

8 Toimittajarekisterin perustaminen Toimittajarekisterin tarkoituksena on mahdollistaa automaattisten ostotilausten toiminta. Ohjelma tietää kuka toimittaa mitäkin tuotetta, joten jos varastonhallinta osoittaa että jotakin tuotetta halutaan tilata lisää käytetään tätä tietoa ostotilauksen laadinnassa. Kullakin tuotteella tulee olla kerrallaan yksi ja vain yksi toimittaja. Toimittajat tunnistetaan numerolla, jonka järjestelmä antaa kullekin toimittajalla automaattisesti. Vihje! Kaikilla tuotteilla tuskin on toimittajaa, esim palvelutoiminta tai oma tuotanto ei käytä toimittajatietoja mihinkään. Näin ollen ensimmäiseksi toimittajaksi kannattaa lisätä jokin tyhjä tietue, esim toimittaja jonka nimi on EI TOIMITTAJAA. Koska toimittajaan viitataan numerolla, saa tämä numeron 1, joka on helppo muistaa näiden tuotteiden kohdalla. Toimittajia ylläpidetään valikosta Rekisterit- Tavarantoimittajat Tuoteryhmien perustaminen Kukin ohjelman tuote kuuluu johonkin tuoteryhmään. Täten ohjelmalle on minimissään pakko perustaa ainakin yksi tuoteryhmä johon kaikki tuotteet kuuluvat. Tuoteryhmät numeroidaan juoksevasti numerosta 1, ja kustakin ryhmästä tallennetaan yksinkertaisesti ryhmän nimi ja kuvaus. Tuoteryhmiä käytetään myyntiraporteissa tuotteiden ryhmittelyyn. Ryhmittelyperusteet ovat vapaasti valittavissa, mutta niiden suunnitteluun kannattaa käyttää hetki, jotta ne vastaisivat tarkoitustaan. Esimerkiksi elintarvikekioski saattaisi ryhmitellä tuotteet seuraavasti Oluet Meijerituotteet Tupakat Säilykkeet Tuoretuotteet Jne Tuoteryhmiä ylläpidetään valikosta Rekisterit-Tuoteryhmät... KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 8

9 Tuoterekisterin perustaminen Tuoterekisterin tarkoituksena on antaa kassakoneelle ja laskutukselle tuotetietoja helposti ja nopeasti. Ohjelmassa voi valita joko automaattisen tuotteiden numeroinnin jolloin ohjelma numeroi tuotteet juoksevasti alkaen numerosta 1000, tai tuotekoodit voi valita täysin itse. Tämän lisäksi kullekin tuotteelle voi tallentaa EAN viivakoodin ja tavarantoimittajan tuotekoodin. Mikäli valitaan itse määritellyt tuotekoodit, tulee tarkkaan miettiä koodien rakenne. Kassakoneessa ei voi näppäillä koodia joka sisältää muita merkkejä kuin numeroita (sen voi kuitenkin etsiä tuotehaulla tai ohjelmoida pikanäppäimeen). Lisäksi koodien pituus kannattaa miettiä niin että ne mahtuvat laskulomakkeille ja raporteille. Ohjelmassa on tehokas hakutoiminto tuotteille kaikissa niissä paikoissa joihin tuotteita syötetään. Haussa käytetään sitä tuotekoodia joka järjestelmässä on määritelty käytettäväksi. Järjestelmä käyttää sisäisesti aina järjestelmän antamia tuotekoodeja, oma koodi on toiminnallisuus jolla voidaan piilottaa järjestelmän automaattisesti antamat koodit. Tuotaessa tuotekoodeja ulkopuolisista järjestelmistä (esim Excel-taulukosta) annetaan uusille tuotteille aina automaattinen tuotekoodi. Kullekin tuotteelle on pakko antaa sekä toimittaja että tuoteryhmä, joten nämä tulee olla luotuna ennen kuin tuotetta voidaan luoda. Tuotteille voidaan määritellä neljä eri hintaryhmää sekä maksimialennus. Tuote voidaan määritellä sellaiseksi, ettei siitä pidetä varastoseurantaa. Tämä on tarkoitettu esim. palveluiden myyntiin. Tuoterekisteriä ylläpidetään valikosta Rekisterit-Tuotteet Asiakasryhmien perustaminen Jokainen asiakas kuuluu johonkin asiakasryhmään, joten minimissään ohjelmaan tulee perustaa ainakin yksi asiakasryhmä johon kaikki asiakkaat kuuluvat. Asiakasryhmät numeroidaan juoksevasti alkaen numerosta 1, ja kustakin ryhmästä tallennetaan yksinkertaisesti Ryhmän nimi ja kuvaus. Asiakasryhmiä käytetään myyntiraporteissa asiakkaiden ryhmittelyyn ja rajaamiseen. Asiakasryhmiä ylläpidetään valikosta Rekisterit-Asiakasryhmät KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 9

10 Asiakkaiden perustaminen Asiakasrekisterin tarkoituksena on antaa asiakastiedot kassakoneelle ja laskutukselle nopeasti ja helposti. Ohjelma numeroi asiakkaat automaattisesti alkaen numerosta 1000, ohjelmassa on tehokkaat hakutoimet kaikissa paikoissa joissa asiakastietoja tarvitaan. Kukin asiakas kuuluu yhteen ja vain yhteen asiakasryhmään, joten asiakasryhmät tulee olla luotuina ennen kuin asiakkaita voidaan luoda. Asiakastietoja ylläpidetään valikosta Rekisterit-Asiakkaat Maksuehtojen hallinta Ohjelman maksuehdoissa ylläpidetään laskutusmoduulin käyttämiä maksuehtoja. Maksuehdot sisältävät ohjelman tarjoamat mahdolliset maksuajat, ja jokin ehdoista on ns. oletusehto, jolloin sen mukaista maksutapaa käytetään kaikissa laskuissa jos mitään muuta ei laskulla määritellä. Kustakin maksuehdosta määritellään kuvaus ja pituus päivinä. Maksuehtoja ylläpidetään valikosta Rekisterit-Maksuehdot Arvonlisäverokantojen hallinta Ohjelmassa ylläpidetään tietoa kulloinkin käytössä olevista arvonlisäverokannoista. Ohjelmassa on vakiona vuonna 2005 voimassa olleet ALV kannat, joten niihin tarvitsee koskea vain, mikäli ALV-kannoissa tapahtuu muutoksia. Kuhunkin tuotteeseen liitetään tieto sen arvonlisäverokannasta, mikäli esim. 22% kanta joskus muuttuu, päivittyy tieto kaikille tuotteille yhdestä paikasta. Arvonlisäverokantoja ylläpidetään valikosta Rekisterit- Arvonlisäverokannat KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 10

11 Projektien ylläpito Ohjelmassa on projektilaskutustoiminto, joka on tarkoitettu projektityötä tekevien yritysten käyttöön jotka laskuttavat asiakkaalta tunteja, kuluja tai muita vastaavia asioita esim. kerran kuussa. Asentamalla ohjelma suoraan projektityöntekijöiden tietokoneisiin, voivat he itse syöttää laskutettavia tuntejaan järjestelmään. Laskuttaja kokoaa näistä sitten laskun esim. kerran kuussa. Projektitoiminnolla tehtyjen laskujen liitteeksi tulostuu aina kuluerittely, laskulla kulut summataan yhteen tuotekoodeittain. Jotta projektilaskutusta voisi käyttää, tulee jokainen projekti perustaa erikseen järjestelmään. Kustakin projektista syötetään perustiedot ja kyseisessä projektissa käytettävät kulukoodit. Projekteja ylläpidetään valikossa Rekisterit-Projektit Tilikartan tarkistus Ohjelmassa on toiminto, joka tuottaa valmiiksi tiliöityä kirjanpitoaineistoa kirjanpitäjälle. Mikäli toimintoa halutaan käyttää, tulee ohjelman tietää yrityksen tilikartan rakenne, lisäksi jokaisen tuotteen yhteydessä tulee antaa kirjanpidon myyntitili. Myyntitilit voidaan asettaa massa-ajona tuoteryhmittäin. Lisäksi tulee valita käytettävä tiliöintitapa (bruttokirjaus tai nettokirjaus), oletuksena ohjelmassa on päällä Netvisor-järjestelmän nettokirjaustapa. Ohjelmaan tulee määritellä yrityksen tilikartasta ainakin seuraavat tilit: Kassatili Pankkitili Myyntisaamistili Lahjakorttisaamistili Lounassetelisaamistili Pankkikorttisaamistili Luottokorttisaamistili Kassaerojen selvitystili Lounasseteleiden ja lahjakorttien ylijäämän kirjaustilit Tuotteiden myyntitili Lisäksi tilikarttaan voi ja kannattaa (ainakin kassakonekäytössä) määritellä tarvittava määrä kulutilejä. Näitä käytetään esimerkiksi tarvikeostosten maksussa kassalaatikosta. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 11

12 Logistiikkaprosessi Yleistä Logistiikkaprosessilla tarkoitetaan tavaran kulkua järjestelmän läpi. Prosessi on hiukan erilainen riippuen siitä käytetäänkö myyntitilausjärjestelmää vai ei. Tavaran kulku jos käytetään myyntitilausjärjestelmää: Asiakas pyytää tarjouksen Asiakas tilaa tavaran Jos tavaraa on varastossa, tehdään keräilylista varastoon Jos tavara toimitetaan suoraan toimittajalta asiakkaalle, tehdään ostotilaus toimittajalle. Kun tavara on toimitettu, se laskutetaan Tavaran kulku ilman myyntilausjärjestelmää on seuraava: Tavara tilataan toimittajalta Tavara saapuu varastoon Tavara myydään (laskulla tai kassakoneella) Seuraavassa on kuvattu prosessin vaiheet tarkemmin. Tarjouksen/Myyntitilauksen tekeminen Ennen kuin tarjouksia voidaan laatia, tulee järjestelmään määritellä: Asiakkaat Tuotteet Ohjelmassa on ideana laatia asiakkaan tarpeiden mukainen tarjous, joka voidaan tallentaa joko luonnoksena tai tarjouksena. Tarjousta voidaan vielä vapaasti muokata ja lähettää se esim. asiakkaalle uudestaan. Kun asiakas tilaa tarjouksen mukaisesti, kommitoidaan tilaus jolloin se muuttuu tarjouksesta tilaukseksi. Riippuen tilauksen sisällöstä se voi generoida varastolle keräilylistan, ostotilauksen toimittajalle tai suoraan laskutusjonoon nimikkeet joihin ei liity tavaran liikkeitä. Lähetteen tekeminen Ennen kuin lähetteitä voidaan tehdä, tulee järjestelmään määritellä: Asiakkaat Tuotteet Lähete voi joko perustua myyntitilaukseen tai se voidaan laatia tyhjästä. Myös kassakoneesta voidaan tietyin edellytyksin tehdä lähete (mikäli kuitilla on asiakas ja maksutavaksi valitaan laskutus). KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 12

13 Mikäli lähete perustuu myyntitilaukseen kerätään se keräilylistan perusteella, tällöin järjestelmä esitäyttää lähetteen valmiiksi tilauksen tietojen pohjalta. Mikäli lähete laaditaan tyhjästä, tulee siinä ilmoittaa tarvittavat asiakastiedot. Kun lähete kommitoidaan, siirtyy se laskutusjonoon. Tyhjästä laadittu lähete saa aina automaattisesti laskutusluvan. Mikäli lähete perustuu tilaukseen, voi se saada laskutusluvan automaattisesti mikäli se on järjestelmän asetuksissa sallittu. Muussa tapauksessa tulee myyntijärjestelmässä erikseen vapauttaa lähete laskutukseen. Ostotilauksen tekeminen Ennen kuin ostotilauksia voidaan tehdä, tulee järjestelmään määritellä: Toimittajat Arvonlisäverokannat Tuoteryhmät Tuotteet Ostotilaus voidaan tehdä joko automaattisesti myyntitilauksesta, hälytyslistalta tai käsin. Automaattisesti myyntitilauksesta muodostettavan ostotilauksen toimintaperiaate on seuraava: Jos myyntitilauksella on tuotteita joiden logistiikaksi on määritelty JOT Asiakkaalle, on ideana että tuote tilataan aina toimittajalta suoraan asiakkaalle toimitettavaksi. Tällöin ohjelma luo tätä yhtä toimitusta varten toimittajalle ostotilauksen jossa on toimitusosoitteena myyntitilauksen asiakas. Hälytyslistan toimintaperiaate on seuraava: Kullakin varastoitavalla tuotteella on hälytysraja tilauksille, ja kun tuotteen vapaana saldo (varastossa olevat tuotteet-myydyt tuotteet) laskee hälytysrajan alle, lisätään tuote hälytyslistalle. Hälytyslistalla näkyy eri tavarantoimittajat. Jos ostotilaus aloitetaan hälytyslistalta, on siinä valmiiksi myös toimittajan tiedot. Mikäli tilaus tehdään käsin, tulee toimittajan tiedot syöttää siihen. Kun ostotilaukseen lisätään tuotteita, määräytyvät niiden kappalemäärät tuotteiden lisätilausominaisuuden perusteella. Määriä voi muuttaa Ostotilauksen voi tallettaa tai kommitoida. Kommitointi tarkoittaa että tilaus on lähetetty, ja sitä ei siten enää voi muokata. Talletettu tilaus on keskeneräinen, ja sitä on vielä tarkoitus muokata. Tilaussaldoihin vaikuttaa vain kommioidut ostotilaukset. Ostotilauksen voi tulostaa suomen- tai englanninkielisenä KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 13

14 Tavaran saapuminen Tavara voi saapua joko ilman ostotilausta tai ostotilauksen perusteella. Jos tavara saapuu ostotilauksen perusteella on saapumislomake valmiiksi täytetty, muussa tapauksessa se tulee täyttää kokonaan itse. Saapumisen yhteydessä tarkistetaan tavaramäärät, ja päätetään miten toimitaan mahdollisten jälkitoimitusten suhteen. Tässä yhteydessä on myös mahdollista päivittää tuotteiden ostohinnat tuoterekisteriin. Kun saapumislomake on valmis, se kommitoidaan ja voidaan tulostaa. Tulostetussa saapumislistassa on tuotteittain varastopaikka. Kommitoitu saapuminen vaikuttaa varastosaldoihin, talletettua saapumista kohdellaan keskeneräisenä, ja se ei vaikuta saldoihin. Toimitusvahvistus toimittajalta Toimitusvahvistus toimittajalta vastaa logiikaltaan tavaran saapumista. Siinä vahvistetaan tavarantoimittajan ilmoittama toimitus, ja ohjelma sisäisesti jopa käyttää tavaran varastossa ja laatii siitä heti lähetteen laskutusjonoon. Laskun kirjoittaminen Laskua kirjoitettaessa, täytetään laskulle perustiedot sekä laskutettavat tuotteet. Laskulle voidaan myös tallettaa erillinen toimitusosoite. ALV laskentatapa voidaan valita laskukohtaisesti, järjestelmäasetuksissa määritellään oletusarvo, jota joka laskulla käytetään jos muuta ei määritellä. Kun lasku on valmis se kommitoidaan, vain kommitoitu lasku vaikuttaa saldoihin. Kommitoidulta laskulta voi muuttaa ainoastaan eräpäivää. Jos kommitoitu lasku on virheellinen, tulee se kumota hyvityslaskulla. Kassakoneen käyttö Tavara voi poistua logistiikkaprosessista myös kassakoneen kautta. Kassakoneella tehdyt myynnit vaikuttavat saldoihin välittömästi kun myynti on päätetty. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 14

15 Laskutusprosessi Yleistä Laskutusprosessissa on seuraavat vaiheet: Lasku kirjoitetaan Lasku maksetaan, sekä mahdollisesti Laskua karhutaan Laskusta tehdään hyvityslasku Laskusta muodostetaan korkolasku Laskun kirjoittaminen Laskun kirjoittaminen on kuvattu Logistiikkaprosessin yhteydessä Lasku maksetaan Ohjelman myyntireskontra toimii seuraavasti: Kuhunkin laskuun voidaan kohdistaa suorituksena vapaavalintainen määrä tilisiirtoja ja hyvityslaskuja. Kun näiden yhteenlaskettu summa on sama (tai ylittää) laskun summan, merkitään lasku maksetuksi. Laskuun voidaan kohdistaa tilisiirtoja joko käsin viitenumeron perusteella tiliotteelta, tai jos niiden määrä on suuri, pankkiyhteysohjelmiston eräajotiedoston perusteella. Lisätietoja pankkiyhteysohjelmistojen käytöstä saatte omasta pankistanne. Laskua karhutaan Jos lasku on erääntynyt, tulee se näkyviin karhuttavien laskujen listalle. Viive eräpäivän ja karhuamisen välillä on määriteltävissä järjestelmän asetuksista. Vihje! Laskuja kannattaa karhuta säännöllisesti, esim. kerran viikossa. Karhuttaessa laskuja ohjelma tulostaa kaikki listalla olevat laskut karhuamistekstillä, ja siten että eräpäiväkentässä on teksti HETI. Lisäksi laskun muutoshistoriaan tallennetaan tieto laskun karhuamisesta. Muuten karhun tulostaminen ei vaikuta mitenkään järjestelmän toimintaan. Jos jotakin asiakasta ei haluta karhuta, tulosteen voi yksinkertaisesti tuhota. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 15

16 Hyvityslaskun kirjoittaminen Jos laskua tarvitsee hyvittää ilman tapahtunutta maksua, tai se on virheellinen ja se halutaan käsitellä pois järjestelmästä, tulee siitä kirjoittaa hyvityslasku. Hyvityslasku kirjoitetaan kuten tavallinen lasku, paitsi että se merkitään hyvityslaskuksi ja siihen laitetaan hyvitettävän laskun numero. Kommioitaessa hyvityslasku korjaa varastosaldoja ja asiakkaan avointa saldoa hyvityslaskun määrillä. Massalaskutus Ohjelmassa on toiminto, jolla voidaan lähettää suuri määrä samanlaisia laskuja jollekin asiakasjoukolle. Tätä on tarkoitettu käytettäväksi esimerkiksi yhdistyksen jäsenmaksujen ajoon tms. Toiminto toimii siten, että ensin laaditaan mallilasku jossa on valmiiksi kohdallaan tuotteet, eräpäivät jne. Tämän jälkeen laaditaan ajolista asiakkaista joille kyseisen kaltainen lasku lähetetään. Lista voidaan laatia KASÖÖRI.NET asiakasryhmien perusteella, tai ulkopuolisen ohjaustiedoston avulla. Kun ajolista ajetaan, luodaan järjestelmään jokaiselle listan jäsenelle oma lasku jonka jatkokäsittely tapahtuu kuten muidenkin laskujen. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 16

17 Projektilaskutusprosessi Yleistä Projektilaskutuksessa on seuraavat vaiheet: Perustetaan projekti Projektin laskutettavia kuluja lisätään projektille Avoimista kuluista muodostetaan lasku Prosessi jatkuu kuten laskutusprosessi Projektin perustaminen Projektin perustaminen on kuvattu Käyttöönotto prosessin yhteydessä Kulujen lisääminen projektiin Toiminnossa lisätään projektille kuluja, esim työtunteja, matkakorvauksia jne. Toimintatapaehdotus! KASÖÖRI.NET kannattaa asentaa kaikkien projektityöntekijöiden tietokoneisiin, ja määritellä heille käyttöoikeudeksi ainoastaan projektilaskutus ja mahdollisesti raportit. Tällöin he voivat itse syöttää kulunsa projekteille, ja laskuttaja voi muodostaa projektien laskut automaattisesti ennalta määritellyn aikataulun (esim. kerran kuussa) mukaan. Lisättäessä kuluja, syötetään kulun yhteyteen päivämäärä, tarkempi kuvaus kulusta (esim. tehty työ) sekä päivämäärä. Vastuu tietojen oikeellisuudesta on niiden syöttäjällä. Jos hän esim. unohtaa kirjoittaa vientiin tuntimäärän, ei se päädy myöskään laskulle. Projektin laskuttaminen Kun projekti laskutetaan, muodostetaan lasku ainoastaan ennalta syötettyjen kulutietojen perusteella. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 17

18 Tällä tavalla muodostetulle laskulle voi toki lisätä muitakin kuluja kuin projektikuluista tuodut, mutta laskun loppusumma kohdistuu kokonaisuudessaan projektiin, eli projektikohtaisissa raporteissa ne rasittavat projektia. On siis suositeltavaa kirjoittaa asiakkaalle kaksi erillistä laskua, jos ne kaikki eivät kohdistu samaan projektiin. Kun kulut on laskutettu, poistuvat ne avoimista projektikuluista. Projektilaskua tulostaessa, tulostuu aina myös projektin kuluerittely. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 18

19 Inventaarioprosessi Yleistä Inventaarioprosessissa on seuraavat vaiheet: Inventaarion aloittaminen Inventaarion teko Inventaarion syöttäminen Inventaarion lopettaminen Järjestelmässä voi kerrallaan olla vain yksi inventaario. Inventaarion aikana ei mitään sellaisia toimia voi tehdä jotka vaikuttavat varastosaldoihin. Toiminatapaehdotus! Koska inventaario häiritsee normaalia toimintaa toimintakatkosten muodossa, kannattaa ne järjestää sellaisina aikoina kun normaalia liiketoimintaa ei ole, esim iltaisin tai viikonloppuisin. Inventaarion aloittaminen Kun järjestelmässä aloitetaan inventaario, estyy kassakoneen, ostotilausten, tavaran saapumisten ja laskutuksen toiminta. Tämän tarkoituksena on varmistaa ettei saldoissa tapahdu muutoksia inventaarion aikana. Kun Inventaario on aloitettu, tulostetaan inventaariolista, jolla näkyy joko valittujen tuoteryhmien tai kaikkien tuotteiden tuote- ja saldotiedot. Inventointi voidaan tehdä vain osaan varastoa, eli koko varastoa ei ole pakko inventoida kerralla. Inventaario aloitetaan valikosta Varasto-Inventaario-Aloita inventaario Inventaariolista tulostetaan valikosta Varasto-Inventaario- Tulosta inventaariolista Inventaarion teko Inventaariota tehdessä, merkitään inventaariolistan Oikea saldo sarakkeeseen tuotteen oikea varastosaldo. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 19

20 Inventaarion syöttäminen Kun inventointi on tehty, tulee tiedot syöttää takaisin järjestelmään. Tämä tapahtuu syöttämällä tuotteiden oikeat saldot valikosta Varasto- Inventaario-Syötä inventaario Inventaarion lopettaminen Kun inventaario on valmis, ja arvot syötetty takaisin järjestelmään tulee inventaario lopettaa. Inventaarion lopettaminen vapauttaa suljetut modulit toimintaan, lopettamisen jälkeen inventaarioon ei voida enää syöttää enempää tietoja.. Inventaario lopetetaan valikosta Varasto-Inventaario-Lopeta inventaario Kun inventaario on lopetettu tulostetaan inventaarioraportti. Raportilta näkee inventaarion vaikutuksen varaston arvoon, ja se voidaan viedä kirjanpitoon tositteena hävikistä. Raportti tulostetaan valikosta Varasto-Inventaario-Tulosta raportti Katelaskenta Kaikki tuotteet jotka käyvät varastossa osallistuvat myös katelaskentaan. Myös tuotteet joiden logistiikkana on JOT asiakkaalle, käyvät ohjelman mielestä hetken varastossa. Kun sellaisesta tuotteesta tallennetaan toimitusvahvistus, otetaan tuote varastoon. Tämän jälkeen siitä tehdään heti lähete, joka tallennetaan automaattisesti. Tuotteet joilla ei ole logistiikkaa on ajateltu palveluiksi tms. Nämä tuotteet eivät myöskäään osallistu katelaskentaan. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 20

21 Kassapääteprosessi Yleistä Kassapääteprosessissa on seuraavat vaiheet: Kassan avaus Myyntitapahtumat Mahdolliset korjaukset Mahdolliset ulos/sisäänkirjaukset Mahdolliset kassanvaihdot Mahdolliset välibalanssit Kassan sulku ja tilitys Järjestelmässä voi olla yhtä aikaa mielivaltainen määrä kassoja. Kutakin kassaa (tietokonetta johon ohjelma on asennettu) kohdellaan itsenäisesti, eli myyjä joka vaeltaa kassalta toiselle kartuttaa myyjäsaldoaan kyseisessä kassassa. Kassaraporteissa on kuitenkin mahdollista tulostaa raportti, jossa kaikki kassat summataan yhteen. Kassan avaus Kun kassa avataan, syötetään sille pohjakassa. Tietoa käytetään balanssitoiminnoissa. Tämän jälkeen kassa on valmis myyntitapahtumaan. Kun kassa avataan, saa se ns. sessionumeron. Sessionumero on kassakohtainen ja voimassa kunnes kassa suljetaan. Sessionumero tulostetaan kaikkien kuittien alareunaan. Kun kassa suljetaan, suljetaan myös sen sessio. Saman päivän aikana voi olla useita peräkkäisiä sessioita samaan kassaan, mutta tämän käytännön omaksumista kannattaa tarkkaan harkita, sillä se sisältää sekaannuksen mahdollisuuksia raportoinnissa. Myyntitapahtumat Kassa voi olla myyntien aikana seuraavissa tiloissa: Seuraava asiakas Myyntitila Myynnin päättö Harjoitustila KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 21

22 Seuraava asiakas tilassa, kassa aloittaa myynnin. Tässä vaiheessa annetaan mahdollinen asiakasnumero. Mikäli asiakkaalle myönnetään alennuksia, huomioidaan ne asiakasnumeron perusteella automaattisesti. Lisäksi ohjelmassa voi valita seuraavaan kuittiriviin sovellettavan hintaryhmän vaikka asiakasta ei olisikaan syötetty. Kun kassa on myyntitilassa, skannataan tuotteiden viivakoodeja tai näppäillään tuotekoodit käsin. Jokaisen tuotteen jälkeen on mahdollista syöttää kappalemäärä kokonais- tai desimaalilukuna. Kun myyntiä päätetään, valitaan maksutapa (käteinen/kortti) ja näppäillään saatu rahamäärä. Järjestelmä pyöristää käteismaksut lähimpään viiteen senttiin, korttimaksuja ei pyöristetä. HUOM KASÖÖRI.NET integroitu korttien käsittely on lisäominaisuus joka vaatii erillisen sopimuksen Rahaxi Processing Oy:n kanssa. Lisätietoja KASÖÖRI.NET nettisivuilta tai integroidun kortinkäsittelyn dokumentoinnista. Järjestelmä mahdollistaa vaihtorahan antamisen korttimaksuista sekä maksutavan jakamisen kortti/käteismaksujen kesken. Kassasta nosto/kassaan pano Kassasta on mahdollista nostaa rahaa kesken kassasession, tai vastaavasti siihen voi lisätä rahaa kesken session. Käytännön esimerkkejä tästä voisivat olla esimerkiksi yrityksen käyttöön hankittujen postimerkkien tms. maksu kassasta tai vastaavasti lisärahan hakeminen pankista kassaan. Noston tai panon yhteydessä tapahtuma tiliöidään ja sille annetaan selite. Tapahtuma huomioidaan kassan balanssissa ja lisäksi tiliöinti esitetään kassan sulun yhteydessä. Toiminnallisuuden käyttö edellyttää lisätarkkuutta kassan sulun yhteydessä. Kauppiaan tulisikin suunnitella sisäiset toimintatavat toiminnallisuuden käytöstä. Harjoitustila Kassa on mahdollista laittaa erityiseen harjoitustilaan, jossa sen toimintaa voi rauhassa harjoitella. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 22

23 Mitkään harjoitustilassa tehdyt eivät vaikuta kassan kirjanpitoon tai varastosaldoihin jne. Kassaa ei voi kuitenkaan sulkea tai avata harjoitustilassa. Harjoitustilassa tehtyihin kuitteihin tulostuu teksti HARJOITUSTILA ja koko käyttöliittymä on harjoitustilan aikana oranssi. Harjoitustilassa ei ole mahdollista käyttää integroitua korttien käsittelyä. Kassan korjaukset Kassaa voidaan korjata seuraavilla tavoilla: Käynnissä olevan myynnin rivi voidaan poistaa Koko käynnissä oleva myynti voidaan peruuttaa Vanha myynti voidaan hyvittää (ei tarvitse olla saman päivän myynti) Ohjelma siis sallii myös sellaisen myynnin hyvittämisen mikä on tapahtunut eri päivänä, tämä siksi että ohjelman toteutuksessa ei haluttu rajata käyttäjien toimintatapavaihtoehtoja. Saman session aikana hyvitetty myyntitapahtuma on selväpiirteinen tilityksessä, mutta jos hyvityksiä sallitaan kohdistettavan myös muihin sessioihin tulee niiden kirjaustapa ja hyväksymiskäytäntö miettiä etukäteen. Kuitin pysäköinti Ohjelmassa on toiminto, jolla kuitti voidaan pysäköidä taustalle ja aloittaa uusi kuitti. Tätä voi käyttää esimerkiksi tilanteissa joissa liikkeessä on kaksi myyjää, ja toisella on myynti kesken kun toinen haluaa pikaisesti välissä myydä jotakin. Toinen käyttötapa varsinkin verkkoympäristössä on tapahtuman siirto toiselle kassalle. Mikäli järjestelmässä on pysäköityjä kuitteja kun kassaa suljetaan, saadaan tästä varoitus mutta sulku on silti mahdollista. Ohjelma siis sallii kuitin pysäköinnin pitkäksikin ajaksi, mutta kauppiaan tulee itse päättää halutaanko näin toimia. Pysäköity kuitti on keskeneräinen, esim.sen sisältämiä tuotteita ei ole vielä vähennetty varastosta. Lisäksi se on erittäin helppo hävittää kokonaan, riittää kun kuitin ottaa uudestaan käsittelyyn ja sen jälkeen peruuttaa sen. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 23

24 Sisään- ja uloskirjaukset Jos toiminto on aktivoituna, tulee kassakoneeseen aina kirjautua sisään sitä käynnistettäessä. Kirjausten perusteella järjestelmä seuraa myyntiä kassanhoitajakohtaisesti kullakin kassalla. Eli kun kassa suljetaan, on tulostuvassa raportissa ko. kassanhoitajan myynti kyseisessä kassassa. Lisäksi on mahdollista tulostaa raportti jossa kassanhoitajan myynnit päivältä on summattu yhteen, mutta tämä raportti on päivä- eikä sessiokohtainen. Balanssit ja kassanvaihdot Ohjelmassa on balanssitoiminto, jossa kassanhoitaja syöttää ohjelmalle kappalemääräisen erittelyn kassalaatikosta löytyvistä rahoista. Tämän jälkeen ohjelma tulostaa balanssikuitin jossa näkyy mahdollinen kassaero. Aina kassaa suljettaessa tehdään ensin balanssi. Kassaa joka ei täsmää ei voi sulkea. Kassan sulku Kassaa suljettaessa tehdään ensin balanssi, jotta nähdään täsmääkö kassa. Kassaa joka ei täsmää ei voi sulkea, joten kassa tulee tarvittaessa saada täsmäämään kassaerokirjauksella. Tämän jälkeen ohjelma sulkee kassan ja tulostaa sulkuraportin (ns Z raportti) Sulkuraportissa on seuraavat tiedot: Myynti maksutavoittain Myynti verokannoittain Myynti tuoteryhmittäin Myynti myyjittäin Kirjanpidon tiliöinti Sama raportti on mahdollista tulostaa myös väliraporttina (ns X raportti, ei nollaa) KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 24

25 Luku 2 Referenssi manuaali Yleistä Käyttöohjeen tässä osassa kuvataan ohjelman eri valikoiden tarkka toiminta. Luku etenee valikoiden mukaisessa järjestyksessä, joten siitä on helppo etsiä ohjeet jonkin tietyn ruudun käytöstä. Tässä luvussa ei kuitenkaan kuvata Tiedosto-Asetukset valikon toimintaa, se on kuvattu erillisessä Asennus- ja konfigurointiohjeessa. Kannattaa huomioida, että ohjelman käyttöoikeus- ja lisenssirajoituksista johtuen kaikki valikot eivät välttämättä ole käytettävissä juuri sinun työasemassa. Kaikki ne valikot jotka ovat näkyvissä, ovat myös käytettävissä. Haut Useimmissa paikoissa joissa suoritetaan hakuja, käytetään samaa hakuikkunaa. Siinä voi olla toiminnosta riippuen haettavissa eri asioita (esim. asiakkaita, tuotteita, laskuja tai projekteja). KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 25

26 Hakuikkuna toimii siten, että valitaan haettava rivi (siihen pitää tulla kuvassa ensimmäisellä rivillä oleva musta kolmio) ja sitten painetaan Valitse nappia. Jos hakuikkunassa on suuri määrä rivejä, voi niitä suodattaa kirjoittamalla haettavan tuotteen tms nimen (tai osan siitä, esim. kirjoittamalla ruutuun N näkyy siinä enää N kirjaimella alkavat tuotteet). Esimerkissä on avoinna laskujen hakuruutu, siinä suodatus perustuu asiakkaan nimeen. Mikäli tuotekortissa on hyvin paljon tuotteita (raja-arvo säädetään ohjelman asetuksista kts. erillinen konfiguroitiohje), menee ohjelma Suuri tuotekortisto tilaan. Tällöin tuotehaku toimii siten, että se on aluksi tyhjä, ja kun suodata kenttään on kirjoitettu hakusanaa haetaan listalle hakusanaan osuvat tuotteet painamalla Hae nappia. Tämän jälkeen haku toimii kuten normaalisti. Tiedosto-Valikko Tiedosto-valikon valinnat vaihtelevat riippuen siitä mitä ohjelmalla tehdään. Esimerkiksi kirjoitettaessa laskua siellä on eri toiminnot kuin kassakoneessa. Valikon kautta tehdään tilauksien, laskujen tms tulostus-, kommitointi- ja muut vastaavat toiminnot. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 26

27 Myyntijärjestelmä-valikko Yleistä Valikon alle on koottu kaikki myyntijärjestelmän käytössä tarvittavat toiminnot, lukuun ottamatta varaston keräilytoimintoja. Uusi myyntitilaus/tarjous Valikosta avataan uusi tyhjä myyntitilaus/tarjous täytettäväksi. Sama dokumentti voi olla useasssa eri tilassa, eli sen voi tallentaa luonnoksena, tarjouksena tai tilauksena (kommitoidaan). Tilaukseen lisätään ensin asiakkaan ja tilauksen otsikkotiedot, sekä siinä käsiteltävät tuottteet. Asiakkaan lisääminen laskutusosoitteeseen lisää saman asiakkaan myös toimitusosoitteeseen. Tuoterivit lisätään samoin kun laskutusohjelmassa. Tuoteriveillä on sarakkeita joita ei voi tältä lomakkeelta päivittää, näitä ovat mm. vapaana ja toimitettu saldot. Nämä kentät päivittyvät järjestelmän toimesta automaattisesti. Tilaus voidaan tallentaa ja tulostaa jne tiedosto valikosta löytyvillä toiminnoilla. Jos tilaus kommitoidaan, tarkoittaa se sitä että järjestelmä tilaa KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 27

28 siinä eritellyt tuotteet. Tämä tapahtuu joko lisäämällä ne varaston keräilylistalle tai sitten tilaamalla tavara suoraan toimittajalta (ns. JOT tuote). Avaa myyntitilaus/tarjous Valikosta voidaan avata vanha tilaus/tarjous tarkasteltavaksi. Jos se on jo kommitoitu, sen voi ainoastaan tulostaa uudelleen. Myyntitilaukset tilakoodeittain Ikkunassa seurataan ja ohjataan tilausten kulkua. Ruudulta voi puunäkymässä avata kunkin tilauksen ja tarkastella siitä muodostettuja lähetteitä sekä vapauttaa niitä laskutukseen. Järjestelmäasetuksissa on myös mahdollista määritellä että kaikki lähetteet vapautuvat kommitoitaessa automaattisesti myös laskutukseen. Lähetteitä vapautetaan laskutukseen valitsemalla jokin taso puunäkymästä, ja näppäilemällä hiiren oikeaa näppäintä valitsemalla vapautustoiminto esiintulevasta valikosta. Vapautuksen voi myös tehdä painamalla otsikkorivillä olevaa toimintonäppäintä. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 28

29 Toimitusvahvistus toimittajalta Tätä toimintoa on tarkoitettu käytettäväksi tilanteissa joissa tilataan suoraan toimittajalta asiakkaalle meneviä nimikkeitä (ns. JOT tuote, ks. tuotteen ominaisuudet). Tällöin toiminnolla ilmoitetaan ohjelmalle että tuotteet on toimitettu ja ne voidaan siirtää odottamaan laskutusta. Toiminnallisuus on siis täysin sama kuin varastohallinnassa oleva tavaran saapuminen (ks. lisätietoja sieltä) sillä erotuksella että tämä toiminto kirjaa tavaran saman tien ulos varastosta. Laskut-valikko Yleistä Laskut valikon alle on koottu kaikki laskun kirjoitukseen ja tulostukseen sekä myyntireskontraan liittyvät toimenpiteet. Uusi lasku Valikosta avataan laskun muokkaustoiminto tyhjällä laskupohjalla. Seuraavat tiedot on täytetty valmiiksi Tieto Laatija Päiväys Alv laskenta Laskulomake Maksuehto Eräpäivä Huomautusaika Viivästyskorko Hakuperuste Windows käyttäjätili Tietokoneen kello Järjestelmän oletusasetus Asetuksista Järjestelmän oletusasetus Asetuksista Järjestelmän oletusasetus Asetuksista Kuluva ajanhetki + maksuehdon mukainen määrä päiviä Järjestelmän oletusasetus Asetuksista Järjestelmän oletusasetus Asetuksista KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 29

30 Laskulle täytetään ensin laskun loput otsikkotiedot. Laskutus- ja toimitusosoitteisiin voi hakea tiedot asiakasrekisteristä. Jos asiakastietoja ei haeta asiakasrekisteristä, ei tilastointi mene oikein. Toimitusosoitteen kannalta on samantekevää haetaanko tiedot asiakasrekisteristä vai kirjoitetaan laskukohtaisesti. Tämän jälkeen täytetään tuoterivit. Tämän voi tehdä seuraavilla tavoilla: Kirjoita tuotekoodi Koodi sarakkeeseen Paina nappia Lue EAN ja lue tuotteen viivakoodi Paina nappia Hae tuote ja hae tuote listalta Paina rivin päällä hiiren oikeaa nappia jolloin saat edellä mainitut vaihtoehdot ponnahdusvalikkoon. Haettaessa tuote tuoterekisteristä, täytetään rivin kaikki kentät automaattisesti. Laskulla voi kuitenkin Nimike, Hinta kpl, ja määrä kenttiä muokata vapaasti. Aina kun siirrytään toiseen soluun laskulla, ohjelma laskee laskun loppusumman ja esittää sen vasemmassa alakulmassa. Ohjelma huomioi automaattisesti mahdolliset asiakkaan saamat alennukset. Kun lasku on valmis, se joko talletataan tai kommitoidaan. Talletetun laskun voi myöhemmin avata muokattavaksi, mutta kommitoitu lasku lukitaan pysyvästi ja sen summat ja määrät ajetaan varaston saldoihin ja asiakkaan laskutustietoihin. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 30

31 Kullekin asiakkaalle on määritelty luottoraja, jos laskun loppusumma yhdessä aiemmin kirjoitettujen maksamattomien laskujen kanssa ylittää asiakkaan luottorajan, saadaan tästä hälytys. Hälytys ei estä laskun kommitoimista, se vain kiinnittää laskuttajan huomion asiantilaan. Lasku tulee tallettaa ennen kuin se voidaan tulostaa. Katso myös laskujen marginaaleja koskeva kohta kohdasta tulosta laskuja. Kopioi napilla voit kopioida laskun uuden laskun pohjaksi. Avaa lasku Toiminnolla voidaan avata aiemmin talletettu lasku. Jos lasku on jo kommitoitu, ainoa muutos mitä voi tehdä on muutoshistorian kirjoittaminen ja eräpäivän muuttaminen. Vaikka eräpäivää muutetaan, säilyttää järjestelmä silti tiedon myös alkuperäisestä eräpäivästä. Laskulla on kaksi muuta välilehteä, Muutokset ja Maksut. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 31

32 Muutokset lehdellä on tieto laskuun kohdistuneista muutoksista kuten asiakaskontakteista ja eräpäivän muutoksista. Maksut lehdellä on tieto laskuun kohdistuneista suorituksista ja hyvityslaskuista, sekä tieto siitä onko lasku kuitattu maksetuksi. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 32

33 Saapunut maksu Ohjelmaan on mahdollista kuitata saapunut maksu kahdella tavalla, joko yksitellen tiliotteelta näppäilemällä, tai pankkiyhteysohjelmiston eräajotiedoston lataamisella. Vihje! Jos laskutuksen volyymi on suuri, kannattaa pankin kanssa sopia viitemaksujen eräajotiedostojen välittämisestä. Yksitellen Ruudulla näppäillään tiliotteelta tai verkkopankin näytöltä kullekin suoritukselle viitenumero, summa ja maksupäivä. Tämän jälkeen ohjelma lisää rivin ruudulle ja kertoo rivillä mikä oli laskun oikea saldo ennen suoritusta. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 33

34 Suoritukset tallettuvat vasta kun painetaan Talleta maksut nappia, joten Peruuta napilla voi koko toiminnon vielä perua. Maksut tiliöidään ruudun alareunassa valittavalle kirjanpidon tilille. Saapunut maksu-eräajotiedosto. Ohjelma lukee ja käsittelee asetuksissa määritellyssä hakemistossa olevan eräajotiedoston sisältämän maksuaineiston. Aineisto tallennetaan painamalla Tallenna nappia. Tiedostoja luetaan yksi kerrallaan, mikäli hakemistossa on useita eräajotiedostoja tulee toiminto suorittaa jokaiselle uudestaan. Onnistuneesti luettu tiedosto siirretään tallennuksen yhteydessä asetuksissa määriteltyyn arkistohakemistoon. On täysin mahdollista, että eräajotiedosto sisältää maksuja joita ei voida käsitellä. Tällaiset maksut hylätään. Maksu voidaan hylätä seuraavista syistä: Sama maksu luettiin uudestaan (perustuu pankin arkistointiviitteeseen) Viitenumero on tuntematon (esim muodostettu jossakin muussa järjestelmässä, tai asiakas näppäillyt sen toisesta laskusta) Viitenumero on suoraveloituksen viitenumero (KASÖÖRI.NET ei tue suoraveloituslaskutusta) Viitenumero perustuu Viiteottoon (KASÖÖRI.NET ei tue viiteottoja) KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 34

35 Hylätyt maksut näytetään Hylätyt suoritukset välilehdellä Ruudulla näytetään seuraavat tiedot: Maksupäivämäärä Viitenumero Käsittely päivämäärä Summa Pankin arkistointiviite Maksajan tilin nimi Hylkäyksen syy Saapunut maksu Etsi maksuja Tällä toiminnolla on mahdollista etsiä kaikkia järjestelmän näkemiä maksuja seuraavilla hakuehdoilla: Laskun numero Viitenumero Maksupäivä Pankin arkistointiviite Maksun summa Pankin ilmoittaman maksajan nimi Kannattaa huomata, että käsin syötetyistä maksuista ei kaikkia yllämainittuja tietoja talleteta. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 35

36 Toiminto hakee maksut ruudulle tarkasteltavaksi (hylätyt näkyvät omalla lehdellään). Ruudulta voi myös tulostaa löydetyt maksut raportille. Vihje! Toiminto on tarkoitettu käytettäviksi tilanteissa, joissa selvitetään kadonnutta maksua. Esim. tilanne jossa asiakas on maksanut laskun väärällä viitenumerolla johtaa siihen että järjestelmä aikanaan karhuaa laskua. Tällöin asiakas luultavasti ottaa laskuttajaan yhteyttä ja asiaa aletaan selvittelemään. Ruudun kautta on mahdollista etsiä kaikki järjestelmän joskus näkemät maksut. Tulosta laskuja Valikon kautta voidaan kerralla tulostaa useita laskuja. Koska jokaisella tulostinmallilla on yksilölliset tulostusmarginaalit tms., on ohjelmassa toiminto jossa näitä voi ylläpitää käyttäjäkohtaisesti. Valikosta Tiedosto-Tulostusasetukset löytyy hallintanäkymä tulostusmarginaaleille. Mikäli mitään ei ole määritelty, käytetään oletuksena 0,50 cm:n marginaaleja jokaisessa kentässä. Karhulaskut Ruudulla näkyy kaikki sellaiset laskut jotka ovat erääntyneet, ja eräpäivästä on kulunut vähintään järjestelmäasetuksissa määritelty määrä päiviä. Painamalla KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 36

37 Tulosta nappia kaikki tässä listatut laskut tulostetaan varustettuna karhulaskun huomautusteksteillä. Karhulaskun tulostus voidaan merkitä automaattisesti laskun historiatietoihin. Toimintatapaehdotus! Toiminto tulostaa aina kaikki sen mielestä karhuttavat laskut. Jos mukana on esim. jokin iso asiakas, jolla on aina tapana maksaa laskunsa hiukan myöhässä, voi tulosteen yksinkertaisesti tuhota. Periaatteessa kannattaisi karhuamiseen johtava eräpäivän ylitys määritellä niin pitkäksi, etteivät tällaiset asiakkaat normaalisti tule mukaan. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 37

38 Korkolaskut Jotta korkolaskuja voisi kirjoittaa, tulee järjestelmään lisätä korkoja edustava tuote ja linkki kyseiseen tuotteeseen järjestelmän asetuksissa. Ruudulla listataan kaikki ne laskut,joista järjestelmän mielestä voi kirjoittaa korkolaskun. Laittamalla ruksin ruutuun Avaa kaikki editorissa ja painamalla Muodosta nappia, muodostetaan kaikista listan laskuista automaattisesti korkolasku. Ilman ruksia korkolasku muodostetaan vain valitusta laskusta KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 38

39 Ruudulla on myös ponnahdusvalikko, jonka saa esiin painamalla hiiren oikeaa nappia listan päällä. Sen kautta on mahdollista poistaa lasku listalta joko tätä ajoa varten ( Poista rivi ) tai pysyvästi ( Älä tarjoa uudestaan ). Valinta Poista rivi siis ilmestyy listalle uudestaan kun ruutu seuraavan kerran avataan. Korkolaskujen toimintaperiaate on seuraava: Ohjelma laskee viivästyskoron suuruuden kutakin viivästyspäivää kohden, ja korkolaskulla siis näkyy viivästyskoroksi määritelty tuote ja sen kpl hintana yhden päivän viivästyskorko sekä kappalemääränä maksupäivän ja eräpäivän välisten päivien lukumäärä. Toiminto siis täyttää laskulle automaattisesti ylläolevat tiedot. Koska korko/päivä lasketaan sentin tarkkuudella, on korossa pieni pyöristysvirhe (tässä esimerkissä 3 senttiä). Päiväkohtainen korko lasketaan jakamalla vuotuinen viivästyskorko luvulla ja kertomalla näin saatu luku laskun loppusummalla. Täten toiminto toimii oikein vain silloin kuin koko lasku on maksettu myöhässä yhdessä erässä. Jos osa laskusta on maksettu ajoissa ja osa myöhässä, tai lasku on maksettu myöhässä useissa erissä, tulee korkolasku muodostaa käsin. Järjestelmä ei myöskään osaa käsitellä tilannetta, jossa viivästyskorkoprosentti muuttuu laskun kirjoituspäivän jälkeen. Korkolasku jatkaa elämäänsä järjestelmässä omana laskunaan ilman muuta sidosta alkuperäiseen laskuun. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 39

40 Saldokysely Sama toiminto löytyy kaikista valikoista, mutta se kuvataan vain tässä. Toiminnolla henkilö, jolla ei ole oikeutta käsitellä tuoterekisteriä, voi tarkistaa yksittäisen tuotteen varastosaldon ja tilaussaldon. Toiminnossa ei voi muuttaa mitään. Mikäli tuotteelle on määritelty väri/koko ryhmittely, on näytöllä lisäksi nappi Väri/Koko matriisi. Tästä pääsee näkemään saman tuotteen väri ja koko vaihtoehtojen saldot. Tämä on suunniteltu erityisesti vaate- ja kenkäliikkeille joissa saattaa esim. samaa paitaa olla myynnissä useissa väreissä ja koissa.. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 40

41 Laskuta projekti Toiminnolla laaditaan lasku projektilaskutuksen kautta kertyneistä kuluista (ks. Projektilaskutusprosessi edellisestä luvusta). Tällä ruudulla ainoastaan etsitään projekti josta laskua ollaan muodostamassa. Listalla on näkyvissä kaikki ne projektit joille on kertynyt kuluja. Jos projekteja on suuri määrä, voi listalla näkyviä projekteja rajata kirjoittamalla asiakkaan nimen (tai osan siitä) Suodata ruutuun Laskutusjono Ikkunasta on nähtävissä lähetteet jotka voi laskuttaa. Haluttaessa useista lähetteitä voidaan koostaa yhden koontilaskun, kunhan kyseessä on sama asiakas. Uusi mallilasku Toiminto avaa laskun muokkausikkunan jossa voidaan tehdä mallilasku. Mallilasku muodostetaan samalla tavoin kuin tavallinen lasku, mutta sen rooli on ainoastaan olla pohjana massalaskutuksessa ajettaville laskuille. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 41

42 Avaa mallilasku Toiminnolla voi avata vanhan mallilaskun uudelleen muokattavaksi. Massalaskutuslistat ja laskujen ajaminen Toiminnolla muodostetaan massalaskutuksessa käytettävä kohdelista sekä suoritetaan massalaskujen ajo. Listalle lisätään asiakkaita kolmella eri tavalla, asiakas kerrallaan, asiakasryhmittäin tai ulkoisen ohjaustiedoston perusteella. Nämä valinnat tehdään menurivillä olevilla henkilön kuva näppäimillä. Ohjaustiedosto on tekstitiedosto, jolla on yksi asiakasnumero kullakin erillisellä rivillä. Käytettävä mallilasku haetaan listalle Hae-napilla. Kun lista on valmis sen voi tallentaa. Tallennetun listan voi poistaa tai ajaa. Ennen ajamista tulee huolellisesti varmistua siitä että mallilaskun tiedot ovat oikein ja listalla on oikeat asiakkaat. Ajoa ei voi peruuttaa, eli laskut kommitoidaan ajettaessa. Ainoa tapa peruuttaa tällainen lasku on laatia hyvityslaskut yksitellen kaikista. Ajossa ei huomioida mahdollisia asiakaskohtaisia alennuksia, vaan mallilaskun tiedot siirtyvät sellaisenaan massalaskulle. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 42

43 Projektilaskutus valikko Yleistä Valikossa on vain yksi toiminto, kulujen syöttö projektille. Projektit hallitaan Rekisterit-Projektit valikosta Vihje! Tämä toimintamalli valittiin siksi, että se mahdollistaa ohjelman asentamisen siten että käyttäjällä on vain mahdollisuus syöttää kuluja projekteille. Tällä ajateltiin tilannetta, jossa esim. suunnittelutoimiston suunnittelijoiden työasemiin on asennettu KASÖÖRI.NET kyseisillä rajoituksilla, ja suunnittelijat syöttävät asiakaslaskutukseen menevät kulut itse reaaliajassa järjestelmään. Laskuttaja, joka on siis eri henkilö, muodostaa kuluista tämän jälkeen laskun oman aikataulunsa mukaan. Valikosta valitaan ensin projekti, jolle kuluja ollaan syöttämässä. Tämän jälkeen esiin saadaan kulujen syöttöikkuna. Kulut syötetään valitsemalla vasemmalla olevasta ikkunasta kululaji, ja painamalla nappia Vie laskutukseen. Tämän jälkeen kulu ilmestyy oikealla puolella olevalle listalle, jossa siihen voi kirjoittaa lisätiedot kuten tekijän, määrän, päiväyksen ja tehdyn työn kuvauksen. Listalla näkyy aina kunkin projektin laskuttamattomat kulut, ja niitä voi siis korjata aina siihen asti kunnes ne on laskutettu. Jos laskutukseen menee virheellisiä tunteja, tulee se korjata syöttämällä seuraavaan laskuun korjaukset negatiivisella määrällä. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 43

44 Kassakoneen toiminta Yleistä Kassakoneen käyttö poikkeaa suurelta osin ohjelman muusta käytöstä, koska sen käyttöliittymän suunnittelussa on pyritty minimoimaan näppäimistön ja hiiren käyttöä. Itse asiassa liittymän käytössä ei tarvita hiirtä ollenkaan. Ohjelma on mahdollista määritellä käynnistymään aina kassakonetilaan. Tämä tapahtuu Tiedosto-Asetukset valikosta ja on kuvattu erillisessä Asennus- ja konfigurointiohjeessa. Vihje! Kassakoneet voi tarvittaessa pyhittää kassakoneiksi, ja taustatoiminnot suorittaa eri työasemilta esimerkiksi toimistotiloissa. Toimintatilat Jos kassanhoitajien käyttäjäseuranta ei ole käytössä, ei kaikkia tilojakaan ole käytössä. Kassa voi olla seuraavissa toimintatiloissa: Tila Kuvaus Mitä voi tehdä Kassa suljettu Kassa on suljettu tilityksellä Kassan voi avata tai siihen voi kirjautus sisään Kassa suljettu, Jos käyttäjätunnistus on käytössä, käyttäjä on Kassan voi avata tai salasana voi vaihtaa mutta käyttäjä kirjautunut kirjautunut sisään. Muuten kuten kassa suljettu Kassan avaus Käyttäjä avaa kassaa Pohjakassan syöttö Seuraava asiakas Kassa odottaa asiakasta Syöttää asiakasnumeron tai painaa ENTER jos tuntematon asiakas. Avata pysäköity kuitti Ottaa tai lisätä kassaan rahaa. Myyntitila Myyntitapahtuma on aloitettu Myydä tuotteita Kuitin pysäköinti Maksutila Myyntiä maksetaan Syöttää asiakkaan antama rahamäärä tai korttimaksun summa KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 44

45 Balanssi Kassasta tehdään välibalanssia Syötetään kassasta löytyvät rahat Sulku Kassaa suljetaan Tehdään balanssi, joka sulkee kassan Funktionäppäimet Kassan toimintaa ohjataan näppäimistön funkionäppäimillä seuraavasti Näppäin Toimintatila Mitä tekee F1 Seuraava asiakas, myyntitila Haku, toimintatilasta riippuen hakee joko asiakkaita tai tuotteita F2 Myyntitila Poistaa kuitilta valitun rivin. Kuitin tilalle ilmestyy valintaikkuna josta poistettava rivi valitaan. F3 Myyntitila Peruuttaa koko käynnissä olevan myynnin ja palauttaa tilaan Seuraava asiakas F4 Seuraava asiakas Kuitinkorjaus F5 Myyntitila Päättää myynnin, valittavana maksutapa F6 Seuraava asiakas Kytkee harjoitustilan päälle/pois F7 Seuraava asiakas Tulostaa kuitin uudelleen, jos viimeinen myynti on näkyvillä, tulostetaan se. Muuten kysytään tulostettavan kuitin numeroa F8 Seuraava asiakas, Kassanhoitajan sisään tai uloskirjaus Kassa suljettu F9 Seuraava asiakas Kassanhoitajan salasanan vaihto F10 Kassa suljettu, Kassan avaus tai sulku Seuraava asiakas F11 Seuraava asiakas Balanssi F12 Seuraava asiakas Myyntitila Kuitin pysäköinti tai pysäköidyn kuitin otto käsittelyyn Kassakuitti Kuitti tulostetaan normaalisti jokaisesta myyntitapahtumasta, mutta asetusta voidaan muuttaa ohjelman asetuksista. Tulostimena käytetään Tiedosto- Asetukset valikossa määriteltyä kuittitulostinta. Vihje! Jos ohjelman käyttöön ei haluta hankkia erityistä lämpöpaperille tulostavaa kuittitulostinta, voi kirjoitinmallista riippuen tavallista laserkirjoitintakin mahdollisesti käyttää laittamalla sen ohisyöttökaukaloon pienempää, esim A6 kokoista paperia. Kirjoittimen asetuksissa täytyy tällöin varmistaa mistä KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 45

46 paperi normaalisti otetaan, sillä KASÖÖRI.NET tulostaa aina kirjoittimen oletuslähteestä. Erityinen kassakuittien tulostukseen suunniteltu kuittikirjoitin antaa kuitenkin parhaan lopputuloksen. Kuitin alareunaan tulostuvan tunnisterivin merkitys on seuraava: Tunniste Merkitys Kassan session numero Juokseva kuittinumero (ei nollaudu) :25 Kuitin päiväys 1003 KASÖÖRI.NET lisenssin numero 2 Kassan (työaseman) numero KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 46

47 Käyttöliittymä Käyttöliittymä on suunniteltu siten, että sen kaikkia toimintoja voi käyttää ilman hiirtä. Käyttöliittymän vasemmassa ylänurkassa on kolme tekstiriviä, joilla ohjelma ilmoittaa missä tilassa se milloinkin on. Normaalisti ylin rivi ilmoittaa toimintatilan, keskimmäinen sen hetkisen välisumman ja alin viimeisen tuotteen tai valitun asiakkaan. Inforivien alla on syöttörivi, johon kaikki ohjelmalle syötettävät luvut syötetään. Pikanäppäimissä näkyy niihin ohjelmoitu tuote, sekä näppäin millä sitä painetaan. Hintaryhmä ilmoittaa mitä hintaryhmää seuraavaan tuotteeseen käytetään. Hintaryhmä määräytyy automaattisesti asiakkaan mukaan, ja sen voi vaihtaa milloin vain PGUP/PGDN näppäimillä. Funktionäppäimet on ryhmitelty samoin kuin ne normaalilla näppäimistöllä ovat, ja jokaisessa on symboli joka muistuttaa näppäimen toiminnasta. Lisäksi jos hiiren vie funktionäppäimen päälle, tulee näytölle lyhyt kuvaus sen toiminnasta. Kuittinäytöllä näkyy kulloinkin käsiteltävänä oleva kuitti. Viimeisen myynnin kuitti on näkyvissä kunnes seuraava myynti aloitetaan. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 47

48 Myyntitapahtuma aloitetaan joko syöttämällä asiakasnumero, tai painamalla pelkkää ENTER näppäintä. Mikäli asiakasnumero annetaan, huomioi ohjelma automaattisesti mahdolliset asiakaskohtaiset alennukset ja hintaryhmät. Kuitille voidaan milloin vain lisätä vapaamuotoinen tekstiviite INS näppäimellä. Viitetieto on pakollinen, mikäli kuitti pysäköidään. Tuotteita lisätään kuitille seuraavilla tavoilla Etsitään tuoterekisteristä F1 näppäimellä Syötetään tuotteen koodi (joko ohjelman oma tai viivakoodi, jos se on tuotteelle tallennettu) ja painetaan ENTER. Huom. käyttäjän itse määrittelemien koodien tulee olla numeerisia Skannataan tuotteen viivakoodi (edellyttää että viivakoodit on tuotteelle tallennettu). Skanneri on konfiguroitava siten, että se lisää ENTER:n luetun viivakoodin perään. Usea kappale samaa tuotetta Viimeksi syötetylle riville voidaan syöttää kerroin (jos samaa tuotetta on useita kappaleita) seuraavilla tavoilla: Kerroin kokonaislukuna ja numeronäppäimistön kertomerkki (*), esim. 5* = edellistä tuotetta on viisi kappaletta Kerroin ja näppäimistöltä näppäin X, esim. 5x = edellistä tuotetta on viisi kappaletta Kerroin kahdella desimaalilla ilman välimerkkejä ja numeronäppäimistöltä pilkku (,), esim. 250, = edellistä tuotetta on 2,5 kappaletta. Kerroin kahdella desimaalilla ilman välimerkkejä ja näppäimistöltä pilkku (,), esim. 250,= edellistä tuotetta on 2,5 kappaletta Kertoimen syöttöön on vaihtoehtoiset tavat, jotta se toimisi myös työasemilta joissa ei ole numeronäppäimistöä (esim. kannettavat tietokoneet) Alennukset Viimeksi syötetylle riville voidaan syöttää alennus joko numeronäppäimistön / näppäimellä, tai näppäimistön näppäimellä V (esim. kannettavat tietokoneet). Alennus syötetään kahdella desimaalilla ilman välimerkkejä, esim. 1000/ = viimeisestä rivistä annetaan 10% alennusta. Euromääräinen alennus syötetään näppäilemällä eurosumma kahdella desimaalilla ja -, esim antaa alennusta 10 euroa. Euromääräinen on toteutettu siten, että se muunnetaan prosenttialennukseksi joka sitten tuoterivistä myönnetään. Jos tuotteella yritetään antaa suurempaa alennusta kuin sille määritelty maksimialennus, saadaan tästä varoitus. Koko kuitille voi antaa prosenttialennuksen näppäilemällä / (tai V) ja alennusprosentti kahdella desimaalilla. Esim. /1500 antaa 15% alennuksen kuitin kaikista siihenastisista tuotteista. Toiminto myös tarkistaa tuotteiden maksimialennukset ja ottaa ne huomioon alennusta annettaessa. Esim jos KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 48

49 jostakin tuotteesta annetaan maksimissaan 10% alennus ei edellä mainittu esimerkkikään siitä enempää anna. Jos tuotteella on vaihteleva hinta, tai ohjelmalle ollaan syöttämässä rahaa (pohjakassa, asiakkaalta saatu rahamäärä jne.) syötetään summa aina kahdella desimaalilla ilman välimerkkejä (esim. 100 euroa syötetään 10000). Vaihteleva hinta tulee aina vahvistaa, syöttörivillä näkyy tuoterekisteristä otettu oletushinta. Kun hinta on vahvistettu, voidaan tuotteelle syöttää mahdollinen kerroin. Kuitilta voidaan poistaa tuote painamalla näppäintä F2 ja valitsemalla poistettava tuote listalta. Mikäli poistetaan komponenttituotteen osaa (esim. Pullon sisus+pantti tuotteesta valitaan pantti), poistetaan myös kaikki muut komponentit. Toimintatapaehdotus! Ohjelmalla myydään aina tuotteita, eli siihen ei ole mahdollista lyödä pelkkää saatua rahaa ilman että se kohdistetaan johonkin tuotteeseen. Tätä varten esimerkiksi tuotteille on mahdollista määritellä vaihteleva hinta. Ohjelmaan on toki mahdollista perustaa ns. kaatolaarituotteita, esim tuoteryhmään Elintarvikkeet tuote Muut elintarvikkeet jolla on vaihteleva hinta. Tällöin ohjelmalla on mahdollista myydä tuotteita, joita ei ole satuttu perustamaan tuoterekisteriin. Tällöin kuitenkin menetetään kaikki varastonhallintamahdollisuudet, joten kannattaa harkita tarkoin halutaanko näin menetellä. Maksutavat Myynti päätetään painamalla F5 näppäintä jolloin ohjelma kysyy ensin maksutavan ja tämän jälkeen asiakkaalta saatua rahamäärää, tai korttimaksujen kyseessä ollessa korttimaksun rahamäärää (mikäli asiakas haluaa korttimaksun ostosta suuremmalle summalle vaihtorahojen takia). Jos asiakas antaa tasarahan, riittää pelkkä ENTER näppäimen painaminen, muussa tapauksessa näppäillään summa edellä kerrotulla tavalla, esim. 150 euroa näppäillään Kuitti tulostuu välittömästi tämän jälkeen. Maksutapaa voidaan vaihtaa kesken maksun painamalla F5 näppäintä uudestaan. Ohjelmassa on seuraavat maksutavat: Käteinen Korttimaksu Laskutus Lahjakortti * Lounasseteli * KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 49

50 Näiden lisäksi ohjelmassa on mahdollista määritellä käyttöön kaksi kauppiaan määriteltävää maksutapaa. Tähdellä (*) merkityt maksutavat eivät anna vaihtorahaa. Yrityksen tilikarttaan tulee määritellä tilit kutakin maksutapaa varten, lisäksi tarvitaan tili johon lahjakorttien ja lounassetelien ylijäämä (mahdolliset vaihtorahat) kirjataan. Laskutus siirtää koko tapahtuman pois kassakoneesta ja generoi kuitista lähetteen joka saa heti laskutusluvan. Rahan nosto tai pano kassasta Ohjelmassa on toiminto, jolla kassasta voi nostaa rahaa tai sinne voi laittaa lisää rahaa kesken kassasession. Tapahtuman yhteydessä se tulee tiliöidä, sama tiliöinti huomioidaan kassasession lopputiliöinnissä. Toiminto on tarkoitettu käytettäväksi esimerkiksi jos kauppaan ostetaan kassasta löytyvillä varoilla tarvikkeita. Kustakin tapahtumasta tulostuu tiliöintikuitti joka liitetään alkuperäisen kuitin kanssa kassan lopputilitykseen. Tiliöintikuittien yhteissumma tulee ilmoittaa balanssin yhteydessä. Summaa laskettaessa panot ja nostot eivät kompensoi toisiaan vaan ne lasketaan yhteen. Esimerkiksi 100 nosto ja 30 pano ilmoitetaan 130. Tällä on tarkoitus varmistua siitä, että kaikki kuitit ovat tallessa. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 50

51 Balanssin tekeminen Ohjelmassa on balanssitoiminto, jolla voidaan tarkistaa täsmääkö kassa. Ruudulle syötetään kaikki kassasta löytyvät rahat kappalemäärinä, lounassetelit, lahjakortit tms., ja ohjelma laskee täsmääkö kassa. Laskennassa otetaan huomioon pohjakassan suuruus (ohjelma kysyy pohjakassan suuruuden kassaa avattaessa) ja korttimaksut. Käteismyynniksi tulkitaan Kokonaismyynti-Korttimyynti-muut maksutavat (lounassetelit jne). Huom! Kohtaan kuitit tulee syöttää kassasta tehtyjen nostojen ja kassaan tehtyjen panojen yhteissumma. Jos esimerkiksi kassasta on nostettu 30 euroa ja sinne on pantu 100 euroa, ilmoitetaan tässä 130 euroa. Tässä kohtaa ei siis huomioida pohjakassaa, vaan ainoastaan siihen tulleet muutokset. Mikäli kassa ei täsmää, tulee ennen sen sulkua tehdä korjausvienti jolla kassa saadaan täsmäämään. Korjausviennistä tulostuu oma kuitti joka viedään kirjanpitoon kassavirheenä. Kun balanssi on valmis tapahtuma kirjataan tietokantaan, josta se on myöhemmin haettavissa raporteille. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 51

52 Kassan sulku Kun kassa suljetaan, joudutaan aina samalla tekemään myös balanssi. Tämän jälkeen tulostuu kassan päiväraportti. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 52

53 Käteismyynti lasketaan kaavalla Kaikki myynti Korttimaksut-Muut maksutavat, täten jos korttimaksuista annetaan vaihtorahaa, vähentää se käteismyynnin osuutta. Korttimyynnin summan tulisi täsmätä maksupäätteen raporttien kanssa. Kassaa suljettaessa tulee eritellä pankkikortti- ja luottokorttimaksut toisistaan (ohjelma tietää näiden yhteissumman). Mikäli käytössä on integroitu Rahaxi maksukorttien käsittely tapahtuu tämä automaattisesti. Maksutapaerittelyssä näytetään käytetyt maksutavat (poislukien maksutapa laskutus joka siirtää aina tapahtuman kokonaisuudessaan laskutusohjelman puolelle). Lisäksi siinä saattaa näkyä rivi Oikaisuerät, se tarkoittaa mm. penninpyöristyksiä tai lounasseteleiden/lahjakorttien ylijäämää. Yllä olevassa esimerkissä on maksuina käytetty lounasseteleitä 12,50 arvosta, mutta niillä on maksettu 11,75 kuitti minkä johdosta 75 senttiä on kirjattu oikaisueriin. Kuitin lopussa on tilikarttaan perustuva tiliöinti. Sulkukuitin lopussa olevien numerosarjojen merkitys on seuraava: Numero Merkitys Suljettu kassasessio (esimerkissä sessio 194, kun kassa seuraavan kerran avataan ollaan sessiossa 195) :22 Sulkuaika 1000 KASÖÖRI.NET lisenssinumero 2 Suljetun kassan numero Kuitin korjaaminen Jos päätetty myynti halutaan poistaa, tulee se tehdä kuitinkorjaustoiminnolla (F4). Toiminolla voidaan poistaa mikä tahansa aiemmin tehty kuitti joka on tehty samalla kassalla. Jos järjestelmässä on siis useita kassoja, tulee peruutus tehdä samalta kassalta kuin alkuperäinen myynti. Ohjelma kysyy mitätöitävän kuitin numeron, ja tuo sen kuittiruudulle nähtäväksi. Kuittiruudun väri vaihtuu tällöin punaiseksi. Jos kuitti todella perutaan, tulostetaan seuraavaksi mitätöintikuitti. Mitätöintikuitti saa oman kuittinumeronsa, joten jos palautus kohdistui jo suljettuun kassaan, se ei korjaa sen myyntiä jälkikäteen vaan hyvitys maksetaan parhaillaan auki olevasta kassasta. Mitätöintikuitissa on paikka asiakkaan allekirjoitukselle. Jos alkuperäisessä kuitissa oli maksutapana Pankki/Luottokortti, tulee myös korttimaksu muistaa peruuttaa korttipäätteeltä. Jos käytössä on Rahaxi OTI maksukorttien käsittely, tapahtuu tämä KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 53

54 automaattisesti. Tällöin asiakkaalla tulee olla alkuperäisessä maksussa käytetty kortti mukana. Lahjakortit Lahjakorttien käsittelyssä on muutama erityisnäkökohta: Lahjakorttien myyntiä varten tulee perustaa erillinen myyntitili (joka on oikeassa kirjanpidossa kuitenkin taseen puolella) jonne kirjataan ohjelmassa vain lahjakorttien myynti. Lahjakortti tulee perustaa tuotteeksi, jonka Alv on 0% sillä kyseessähän on maksuväline, ei tuote. Tuotteen ominaisuuksista tulee myös ruksata kohta Lahjakorttituote. Lisäksi lahjakortteja varten kannattaa perustaa oma tuoteryhmä jossa on vain lahjakortteja. Maksutavalle lahjakortti tulee ilmoittaa erillinen tasetili jonne maksut vastaavasti kirjataan. Menettelemällä yllä olevalla tavalla, kirjaantuu lahjakorttien myynti tiliöintiin oikein. Ohjelma erittelee kassaraporteilla lahjakortit muusta myynnistä, poikkeuksena tästä ovat raportit myynti tuoteryhmittäin ja myynti tuotteittain joissa lahjakortit raportoidaan kuten muukin myynti. Lahjakortti käytetään aina myyntitilanteessa kokonaan, eikä siitä anneta vaihtorahaa. Esim tilanne, jossa 50 euron ostokseen tarjotaan 100 euron lahjakorttia, voidaan kuitenkin menetellä siten, että ostos saatetaan 100 euroon myymällä samalla kuitilla myös 50 euron lahjakortti. Laskutusohjelma ei tue lahjakorttien käsittelyä tässä mainitulla tavalla, laskuun myydyt lahjakortit esiintyvät myyntinä siinä missä muutkin myynnit. Laskutuksen tiliöinnissä ne kuitenkin huomioidaan oikein. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 54

55 Varasto valikko Yleistä Varasto valikon alle on koottu kaikki varaston hallintaan liittyvät toimenpiteet kuten ostotilaukset, tavaran saapumiset, inventaariot jne. Tuoterekisterin ylläpito tapahtuu kuitenkin rekisterit valikosta. Uusi ostotilaus-tyhjä pohja Toiminolla tilataan tavaraa tavarantoimittajalta. Lomakkeelle täyttyy valmiiksi toimitusosoite järjestelmän asetuksista ja tilaaja käyttäjätunnistuksesta. Toimitusosoitteeksi voi myös etsiä asiakasrekisteristä asiakkaan painikkeella ( ). Tavarantoimittajan voi etsiä nopeasti painikkeella ( ). Jos tavaraa ollaan tilaamassa toimittajalta jota ei ole toimittajarekisterissä, voi toimittajan tiedot myös kirjoittaa kenttiin. Tätä ei kuitenkaan suositella. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 55

56 Toimittajan lisäksi tulee täyttää tai tarkistaa seuraavat kentät: Kenttä Toimenpide Tilaaja Tarkistettava tieto Lomake Valittuna suomenkielinen, tarvittaessa valitse englanninkielinen Toimitustapa Syötä tai valitse listalta. Listalla olevat toimitustavat muodostuvat aiemmin käytettyjen toimitustapojen perusteella ALV laskenta Valitse tapa miten ALV lasketaan tilauslomakkeelle. Oletusarvo on määritelty järjestelmän asetuksissa Saate Kirjoita tarvittaessa vapaamuotoinen saate Tämän jälkeen täytetään tuoterivit. Tämän voi tehdä seuraavilla tavoilla: Kirjoita tavarantoimittajan tuotekoodi Koodi sarakkeeseen Paina nappia Lue EAN ja lue tuotteen viivakoodi Paina nappia Hae tuote ja hae tuote listalta Paina rivin päällä hiiren oikeaa nappia jolloin saat edellä mainitut vaihtoehdot ponnahdusvalikkoon. Haettaessa tuote tuoterekisteristä, täytetään rivin kaikki kentät automaattisesti. Tilauksella voi kuitenkin Nimike, Hinta kpl, ja määrä kenttiä muokata vapaasti. Aina kun siirrytään toiseen soluun laskulla, ohjelma laskee Tilauksen loppusumman ja esittää sen vasemmassa alakulmassa. Tuoterekisteristä haettava hinta on siellä oleva ostohinta. Kun tilaus on valmis, se joko talletetaan tai kommitoidaan. Talletetun tilauksen voi myöhemmin avata muokattavaksi, mutta kommitoitu tilaus lukitaan pysyvästi ja sen määrät ajetaan varaston saldoihin Tilauksessa kenttään. Nämä ja tulostustoiminnot löytyvät Tiedosto valikosta. Ostotilaus on talletettava vähintään kerran ennen kuin se voidaan tulostaa. Järjestelmä numeroi ostotilaukset automaattisesti alkaen numerosta KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 56

57 Uusi ostotilaus-hälytyslistalta Tämä toiminto näyttää hakuikkunan, jossa näytetään ne tavarantoimittajat joilta hankittavien joidenkin tuotteiden vapaana-saldo on laskenut tuotteelle määritellyn hälytysrajan alle. Listalta valitaan yksi toimittaja, ja ohjelma muodostaa koko ostotilauksen automaattisesti kyseiselle toimittajalle. Ostotilausta käsitellään tämän jälkeen samoin kuin tyhjältä pohjalta laadittua ostotilausta. Sille voi myös lisätä/poistaa tuotteita, sekä tilausmääriä voi vapaasti muuttaa. Ostotilauksella käytetyt tilausmäärät haetaan kyseisten tuotteiden ominaisuuksista. Ohjelma valitsee käytettävän ostotilauslomakkeen tavarantoimittajan tietoihin määritellyn oletusarvon perusteella. Korjaa ostotilausta-avoimet Toiminolla voidaan ladata aiemmin talletettu ostotilaus muokattavaksi. Korjaa ostotilausta-kommitoidut Toiminolla voidaan ladata aiemmin kommitoitu ostotilaus tarkasteltavaksi. Sitä ei voi enää muokata. Tulosta ostotilaus Toiminnolla voidaan tulostaa ostotilaus lataamatta sitä ensin muokattavaksi. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 57

58 Tavaran saapuminen Toiminnolla otetaan vastaan tilatut tavarat. Lomakkeelle syötetään ensin tilausnumero (jonka tavarantoimittaja on toivottavasti merkinnyt lähetteelleen), jonka jälkeen lomakkeelle haetaan tilauksen mukaiset tavarat. Tavaraa on myös mahdollista ottaa vastaan ilman, että se perustuu tilaukseen. Ainoat pakolliset tiedot tavaran saapumisessa ovat tuoterivit. Täten järjestelmään on mahdollista syöttää esimerkiksi itse tukusta haetut tavarat. Mikäli tällaisessa tapauksessa tavarantoimittaja on määritelty, voidaan tuoterivit täyttää myös syöttämällä koodi sarakkeeseen tavarantoimittajan tuotekoodi. Tämä on tarkoitettu tilanteisiin jossa otetaan vastaan jokin vakiotoimitus joka ei perustu tilaukseen. Saapuminen voidaan joko tallettaa tai kommitoida. Kommitointi ajetaan saldoihin ja kommitoitua saapumista ei enää voi muokata. Jos tilauksesta jää tavaraa jälkitoimitukseen, toimitaan jälkitoimituksen saapuessa samoin kuin alunperinkin. Ohjelma osaa muodostaa uuden saapumisen jälkitoimitusarvojen perusteella. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 58

59 Avaa saapuminen Toiminnolla voidaan avata aiemmin talletettu tai kommitoitu saapuminen muokattavaksi tai tarkasteltavaksi. Tavaran valmistus Uusi Toiminnolla voidaan järjestelmässä valmistaa tuotteita joiden kokoonpano on määritelty tuoterekisterissä. Kun lomakkeelle lisätään valmistettavia tuotteita Lisää napilla, näkyy hakuikkunassa ainoastaan sellaiset tuotteet joita valmistetaan (tuotekortiston rakenneominaisuus). Kun lomake kommitoidaan, siirtyy tuotannossa eritellyt tuotteet varastoon, ja niiden raaka-aineet vastaavasti poistuvat varastosta. Kuvan esimerkissä viiden pöydän valmistus poistaa varastosta viisi pöytälevyä ja 20 pöydänjalkaa, mutta lisää sinne valmistuvat viisi pöytää. Tulosta nappi tulostaa valmistusta varten luettelon valmistuksessa tarvittavista komponenteista. Tavaran valmistus- Uusi hälytyslistalta KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 59

60 Toiminto on muuten sama kuin tyhjän valmistuslomakkeen avaus, mutta nyt lomake on valmiiksi täytetty niillä tuotteilla joiden vapaana-saldo on alle tuotekortistossa määritellyn hälytysrajan. Tavaran valmistus Muokkaa Toiminnolla voi muokata tallennettua mutta kommitoimatonta valmistuslomaketta. Tavaran valmistus Avaa kommitoitu Toiminnolla voi avata tarkasteltavaksi ja uudelleen tulostettavaksi kommitoidun valmistuslomakkeen. Tulosta keräilylista Toiminnolla voi tulostaa keräilylistan kaikista niistä tilatuista tuotteista joita voi ohjelman mielestä toimittaa. Tuote on toimitettavissa jos sen vapaana saldo on suurempi tai yhtäsuuri kuin sen tilattusaldo myyntitilauksessa. Uusi lähete tyhjä pohja Toiminnolla voi ottaa tavaraa ulos varastosta lähetteellä. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 60

61 Ohjelman asetuksissa määritellään näkyykö lähetteellä tuotteiden hinnat vai ei. Mikäli lähetettä ei ole tarkoitus laskuttaa (esim poistetaan epäkuranttia tavaraa varastosta tms), laitetaan ruksi kohtaan Lähetettä ei laskuteta. Mikäli hintoja ei näytetä, määräytyvät lähetteellä olevien tuotteiden hinnat aina tuotekortiston perusteella eikä niitä voi muuttaa. Uusi lähete keräilylistan perusteella Toiminnolla avataan lähetteen muokkaus, jossa lähete on valmiiksi täytetty tehdyn myyntitilauksen perusteella. Mikäli tilauksen toimitusmääriä muutetaan, jää loput tuotteet jälkitoimitukseen. Korjaa lähetettä Toiminnolla voi korjata aiemmin tallennettua lähetettä. Kommitoidun lähetteen voi ainoastaan tulostaa uudelleen. Inventaario-Aloita inventaario Toiminnolla aloitetaan uusi inventaario. Järjestelmässä voi kerrallaan olla toiminnassa vain yksi inventaario. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 61

62 Kenttiin kirjoitetaan niissä pyydetyt tiedot, tiedot ovat pakollisia ja niiden pituuden on oltava vähintään 6 merkkiä. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 62

63 Inventaario-Tulosta inventaariolista Toiminnolla tulostetaan listaus inventaarion tekemistä varten. Listalle on mahdollista poimia joko vain tietyn tavarantoimittajan tuotteet, tietyn tuoteryhmän tuotteet, näiden yhdistelmä tai sitten kaikki tuotteet. Inventaariolistan voi aina tulostaa, vaikkei inventaariota olisikaan aloitettu. Mutta tällöin ei voida varmistua siitä että lista on oikein. Jokuhan saattaa myydä tuotteita heti listan tulostamisen jälkeen. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 63

64 Inventaario-Syötä inventaario Ruudulta syötetään Inventaariolistalta tuotekoodit ja varastosta inventoidut saldot. Lista talletetaan painamalla Talleta näppäintä. Jos ruudulla on talletettu virheellinen arvo, se voidaan sulkea ja arvo syöttää uudestaan. Listalla olevan rivin voi poistaa painamalla hiiren oikeaa näppäintä ja valitsemalla poista rivi. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 64

65 Inventaario-Lopeta inventaario Toiminnolla suljetaan aiemmin aloitettu inventaario ja vapautetaan inventaarion sulkemat toiminnot. Ruudulle on mahdollista syöttää lyhyt kommentti inventaariosta. Inventaario-Tulosta raportti Toiminolla tulostetaan raportti suoritetusta inventaariosta. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 65

66 Hinnaston muutos - Prosenttimääräinen Toiminnolla ajetaan muutos tuoterekisterin myyntihintoihin. Muutos syötetään prosenttilukuna, ja sen vaikutus voidaan rajata vain joihinkin tuoteryhmiin, tavarantoimittajiin.ja hinnastoihin. Hinnaston muutos-hinnastojen välinen Toiminto on tarkoitettu hinnastojen hinnan määräämiseen esim ostohinnan tai muun hinnaston avulla. Mikäli esimerkiksi halutaan että Hinnasto 2 on jossakin tuoteryhmässä 10 % halvempi kuin Hinnasto 1, valitaan kohdehinnastoksi Hinnasto 1, tuoteryhmä pudotusvalikosta, lähtöhinnaksi verollinen myyntihinta, sekä muutokseksi 10. Muutoksen voi myös ajaa euromääräisenä, eli tällöin Hinnasto 2 olisi tietyssä tuoteryhmässä 10 euroa edullisempi kuin hinnasto 1. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 66

67 Vastaavasti voidaan määritellä hinnastojen hinnat katteena verottomasta ostohinnasta (valitaan lähtöhinnaksi Veroton ostohinta). Tällöin muutos kenttään syötetään haluttu kate prosentteina tai euroina. Ohjelma laskee kyseiseen hinnastoon valitun katteen sekä lisää tämän jälkeen hintoihin Alv:n. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 67

68 Rekisterit valikko Yleistä Rekisterit valikon alle on koottu kaikki ohjelman asiakas-, tuote-, tavarantoimittaja- tms. rekistereiden ylläpito. Tuoteryhmät Jokaisen järjestelmässä olevan tuotteen tulee kuulua johonkin tuoteryhmään. Tuoteryhmiä ylläpidetään tällä ruudulla, uusi ryhmä perustetaan yksinkertaisesti kirjoittamalla alimmaiseksi uusi rivi. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 68

69 Tuoteryhmän muuttaminen vaikuttaa heti kaikkiin niihin tuotteisiin jotka ovat sen jäseniä. Tuoteryhmiä ei voi poistaa, koska tällöin viite-eheys tuotteiden ja tuoteryhmien välillä katkeaisi. Vihje! Jos järjestelmässä on käytöstä poistunut tuoteryhmä, jossa ei enää ole tuotteita (ne on siirretty johonkin muuhun ryhmään) voi ryhmän ottaa toiseen käyttöön nimeämällä sen uudestaan. Tuotteet Tuotteita ylläpidetään tuoteikkunassa. Jos haluat muokata olemassa olevaa tuotetta, tapahtuu se valitsemalla tuote vasemmassa laidassa olevasta tuotelistasta ja painamalla Muokkaa nappia. Jos tuotteita on paljon, voi niitä suodattaa kirjoittamalla osan tuotteen nimestä Suodata kenttään. Levennä napilla voi leventää tuotteiden hakuikkunaa. Jos tuote on poistettu valikoimista, ei se ole käytettävissä kassakoneessa, laskutuksessa, varastonhallintatoimissa. Mutta se esiintyy edelleen raporteilla ja on muokattavissa tuoteikkunassa. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 69

70 Seuraavassa taulukossa on esitetty tuotteen kaikki tiedot: Kenttä Selitys Koodi Ohjelman automaattisesti tuotteella antama koodi Oma koodi Käyttäjän itse määrittelemä tuotekoodi (ominaisuus on oltava päällä ohjelman asetuksista, oletuksena pois päältä) Tuoteryhmä Tuotteen tuoteryhmä Verokanta Tuotteen arvonlisäverokanta EAN koodi Tuotteen viivakoodi, kenttään voi syöttää mitä tahansa, mutta toiminnot on suunniteltu sen mukaan että siihen syötetään nimenomaan viivakoodi. Jos tuotteella on viivakoodi, se kannattaa aina syöttää. Sen voi myös lukea kenttään viivakoodin lukijalla. Sama koodi menee oletusarvoksi kenttään toimittajan koodi. Viivakoodin muoto tarkistetaan EAN tarkistuslaskennalla, ja vain oikeita viivakoodeja voi käyttää kassakoneessa. Nimike Tuotteen nimikeriveille tulostettava nimike Hinnoittelu Tuotteen verollinen yksikköhinta eri hinnastoissa. Alv 0% Tuotteen veroton yksikköhinta. Arvoa ei voi syöttää vaan se lasketaan ohjelman toimesta. Nappi Alv lisää kentässä Yksikköhinta olevaan hintaan Alv:n. Täten voi syöttää tuotteelle hinnan silloin kun se tiedetään verottomana. Yksikkö Tuotteen myyntiyksikkö (esim kpl,kilo, metri jne) Hinta vaihtelee Jos tämä on valittuna, kassakone aina pysähtyy ja kysyy tuotteen hintaa. Oletushintana tarjotaan tällöin tuoterekisterissä olevaa hintaa. Ei vaikutusta laskutuksessa Maksimi alennus Suurin tuotteesta milloinkaan myönnettävä alennus. Jos tämä on pienempi kuin asiakkaan henkilökohtainen alennusprosentti, myönnetään tuotteesta tämä alennus. KP-Tili Tuotteen kirjanpitotili. Ohjelma tarkistaa että tähän on tallennettu tilikartassa määritelty myyntitili. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 70

71 Logistiikka Tuotteen logistiikalla on kolme vaihtoehtoa: Ei logistiikkaa, tuote on esim palvelu tai muu sellainen jota ei varsinaisesti varastoida. Nämä tuotteet eivät näy katelaskennassa. Oma varasto, tuotetta myydään omasta varastosta. Kun vapaana saldo laskee alle hälytysrajan, tilataan tuotetta automaattisesti lisää. JOT Asiakkaalle, tuotetta ei pidetä omassa varastossa, ja kun siitä tehdään myyntitilaus generoi se automaattisesti myyntitilaukseen liitetyn ostotilauksen jonka perusteella tavarantoimittaja toimittaa tuotteen suoraan asiakkaalle. Varastopaikka Varastosaldo Tilauksessa Hälytysraja Vapaamuotoinen teksti joka kuvaa tuotteen varastopaikkaa Tuotteen laskennallinen varastosaldo Tilauksessa oleva määrä tuotetta Jos tuotteen saldo on pienempi, ilmestyy tuote hälytyslistalle. Tuote ei ole käytettävissä Tuote poistettu valikoimista Tavarantoimittaja Tuotteen tavarantoimittajan koodi Toimittajan koodi Tavarantoimittajan tuotekoodi kyseiselle tuotteelle. Tilauslomakkeella täytetään tätä koodia. Kun luodaan uutta tuotetta, tulee tähän aluksi sama arvoi kuin Viivakoodi/EAN kenttään. Mutta tieto on tämän jälkeen vapaaasti muokattavissa Toimittajan nimike Tavarantoimittajan nimike kyseiselle tuotteelle. Kenttään tulee oletusarvoisesti sama arvo kuin kenttään Nimike, mutta se on vapaati muokattavissa. Vakio tilausmäärä Määrä joka tuotetta oletusarvoisesti tilataan. Määrä on tilauslomakkeella kuitenkin muutettavissa. Lisämääreenä voi määritellä miten luku vaikuttaa. Verokanta Tuotteen ALV kanta tilausta tehdessä (esim tilattaessa tilataan ulkomailta ALV=0 %) Hankintahinta Tuotteen veroton hankintahinta KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 71

72 Toimittajan Tuotteen toimitusaika toimittajalta. Tämän toimitusaika perusteella myyntitilaukselle lasketaan arvioitu toimitusaika. Ryhmätuotekoodi Koodi, jolla saman tuotteen eri koot/väri ryhmitellään. Koko Tuotteen koko (esim M, L, XL jos kyse olisi T-paidoista) Väri Tuotteen väri Merkinnät Vapaa tekstikenttä vapaamuotoisille muistiinpanoille ko. tuotteesta. Tuotteen rakenteella voi määritellä mistä tuote koostuu. Vaihtoehdot ovat: Ei komponenttia, tuote ei koostu muista tuotteista (oletus) Sarja, kun tuote myydään lisätään samalle tilaukselle/laskulle/kuitille myös sarjan tuotteet. Esimerkki sovelluksesta on Virvoitusjuoma + pantti. Valmistustuote, Tuotetta ei tilata mistään vaan se valmistetaan itse tässä määritellyistä komponenteista (joilla on puolestaan oma toimitustapansa). Valmistuminen tehdään erillisellä Tavaran valmistus toiminnolla (kts Varasto valikko). Esimerkiksi puutyöpajassa valmistettava pöytä, joka koostuu pöytälevystä ja jaloista. Myyntikokoonpano, Tuote valmistuu myytäessä. Esimerkkinä sovelluksesta on ravintola-annos, joka koostuu pihvistä, perunoista tms. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 72

73 Asiakasryhmät Jokaisen järjestelmässä olevan asiakkaan tulee kuulua johonkin asiakasryhmään. Asiakasryhmiä ylläpidetään tällä ruudulla, uusi ryhmä perustetaan yksinkertaisesti kirjoittamalla alimmaiseksi uusi rivi. Asiakasryhmän muuttaminen vaikuttaa heti kaikkiin niihin asiakkaisiin jotka ovat sen jäseniä. Asiakasryhmiä ei voi poistaa, koska tällöin viite-eheys asiakkaiden ja asiakasryhmien välillä katkeaisi. Vihje! Jos järjestelmässä on käytöstä poistunut asiakasryhmä, jossa ei enää ole asiakkaita (ne on siirretty johonkin muuhun ryhmään) voi ryhmän ottaa toiseen käyttöön nimeämällä sen uudestaan. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 73

74 Asiakkaat Asiakkaita ylläpidetään asiakasikkunassa. Jos haluat muokata olemassa olevaa asiakasta, tapahtuu se valitsemalla asiakas vasemmassa laidassa olevasta asiakaslistasta ja painamalla Muokkaa nappia. Jos asiakkaita on paljon, voi niitä suodattaa kirjoittamalla osan asiakkaan nimestä Suodata kenttään. Asiakkaalle voi liittää mielivaltaisen määrän yhteyshenkilöitä syöttämällä heidän tiedot Yhteyshenkilöt taulukkoon. Seuraavassa taulukossa on esitetty kaikki asiakkaan ominaisuudet: Kenttä Koodi Asiakkaan nimi Osoiterivi 1-3 Y-tunnus Puhelin FAX GSM WWW Kuvaus Asiakkaan asiakasnumero. Järjestelmä antaa numeron automaattisesti. Asiakkaan nimi Asiakkaan osoiterivit Asiakkaan Y-tunnus Asiakkaan puhelinnumero. Lisäksi yhteyshenkilöille voi tallettaa puhelin/gsm numeroita Asiakkaan telefax-numero Asiakkaan GSM numero, lisäksi yhteyshenkilöille voi tallettaa puhelin/gsm numeroita Asiakkaan Internet-sivujen osoite KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 74

75 Sähköposti Asiakasryhmä Alennusprosentti. Käytettävä hinnasto Luottoraja Luottoa käytetty Finvoice-laskutus Merkinnät Asiakkaan sähköpostiosoite, lisäksi yhteyshenkilöille voi tallettaa sähköpostiosoitteen Ryhmä, johon asiakas kuuluu Maksimialennus, jonka asiakas aina saa. Jos tuotteesta myönnettävä alennus on pienempi kuin maksimialennus, myönnetään tällöin tuotteen maksimialennus. Vastaavasti jos tuotteesta myönnettäisiin suurempi maksimialennus kuin mitä asiakkaalle on määritelty, myönnettäsiiin asiakkaalle silti vain tässä määritelty alennus. Asiakkaaseen sovellettava oletushinnasto. Hinnaston voi aina laskulla ja kassakoneessa muuttaa. Asiakkaan luottoraja, laskutusosio ilmoittaa kun raja ylitetään, mutta on laskuttajan harkinnassa mihin jatkotoimiin luottorajan ylitys johtaa. Asiakkaan tarkasteluhetken velkasaldo Lähetetäänkö tälle asiakkaalle Finvoice-laskuja, ja jos lähetetään niin miten. Vaihtoehtoina on pankin välityksellä tai sähköpostilla. Jos asiakkaalle lähetetään Finvoice laskuja niin myös Finvoice-tiedot tulee täyttää. Kenttien merkitykset on kuvattu tarkemmin pankkiyhdistyksen Finvoice-määrityksissä. Lyhyet kuvaukset ovat seuraavat: BuyerPartyID = Asiakkaan Finvoice tunnus BuyerIntermediator= Asiakkaan välitysagentti (yleensä pankki) BuyerOrganisationNumber = Asiakkaan organisaationumero, muodostuu mm. Y tunnuksesta. BuyerTownName = Asiakkaan kaupunki BuyerPostCodeIdentifier=Asiakkaan postinumero Kaupunki ja postinumero tulee tässä ilmoittaa tavallaan kahteen kertaan koska KASÖÖRI.NET asiakastietojen rakenne eroaa hiukan Finvoice:n rakenteesta. Vapaamuotoinen tekstikenttä asiakkaasta tehtäville muistiinpanoille. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 75

76 Tavarantoimittajat Tavarantoimittajia ylläpidetään tavarantoimittajaikkunassa. Jos haluat muokata olemassa olevaa toimittajaa, tapahtuu se valitsemalla toimittaja vasemmassa laidassa olevasta toimittajalistasta ja painamalla Muokkaa nappia. Jos toimittajia on paljon, voi niitä suodattaa kirjoittamalla osan toimittajan nimestä Suodata kenttään. Seuraavassa taulukossa on esitetty kaikki tavarantoimittajan ominaisuudet: Kenttä Selitys Koodi Tavarantoimittajan numero, järjestelmä numeroi tavarantoimittajat automaattisesti Toimittajan nimi Tavarantoimittajan nimi (Yritys) Osoiterivi 1-3 Tavarantoimittajan osoite Web-osoite Tavarantoimittajan www-osoite tms Toimittajaa ei enää käytetä Jos tämä on valittuna, annetaan aina huomautus kun kyseiseltä toimittajalta yritetään tilata tavaraa. Tilausta ei sinänsä estetä. Asiakasnumero Tavarantoimittajan KASÖÖRI.NET käyttäjälle antama asiakasnumero Yhteyshenkilö Yhteyshenkilö tavarantoimittajalla Puhelin Tavarantoimittajan puhelinnumero GSM Tavarantoimittajan matkapuhelinnumero FAX Tavarantoimittajan telefax numero Sähköposti Tavarantoimittajan sähköpostiosoite Ostotilauslomake Asetuksella valitaan tavarantoimittajalle lähetettävän ostotilauslomakken kieli KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 76

77 Arvonlisäverokannat Toiminnolla ylläpidetään järjestelmän arvonlisäverokantoja. Mikäli jokin kanta muuttuu, niin muutos tehdään muokkaamalla kyseistä riviä. Jos kantoja tarvitsee lisätä, tapahtuu se kirjoittamalla uusi rivi alimmaksi. Muutos arvonlisäverokannoissa välittyy välittömästi kaikkiin tuotteisiin. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 77

78 Maksuehdot Toiminnolla ylläpidetään järjestelmän maksuehtoja. Maksuehto valitaan oletukseksi valitsemalla se ja painamalla hiiren oikeaa näppäintä. Esiintulevasta ponnahdusvalikosta voi asettaa oletuksen. Maksuehdolla Käteinen kommitoitu lasku kuittaantuu saman tien maksetuksi. Tilikartta Ohjelmassa voi määritellä yrityksesi tilikartan (tai osan siitä), tietoja käytetään laskutus- ja kassa-aineiston tiliöintiin valmiiksi kirjanpitoa varten. Mikäli tiliöintitietoja ei haluta käyttää, voi tilikartan jättää huomiotta. Tällöin tulee vain muistaa informoida kirjanpitäjää siitä että raporteilla näkyvä tiliöinti jätetään huomiotta. Kassakonekäytössä tulisi kuitenkin huomioida, että kaikille maksutavoille on omat erilliset tilit. Muussa tapauksessa kassan täsmäytys ei tule onnistumaan. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 78

79 Ohjelma sisältää asennuksen jäljiltä osan Netvisor-oletustilikartasta. Mikäli kirjanpitonne on järjestetty jollakin muulla järjestelmällä tulee tilikartta muokata vastaamaan omaanne. Erityisesti tulee huomioida, että kirjaustavan valinta tulee tehdä harkiten. Kaikki tapahtumat kirjataan tässä määritellyllä tavalla valintahetkestä alkaen. Jos valintaa muutetaan tulee tämä huomioida tiliöintitietoja sisältäviä raportteja ajettaessa siten, ettei niitä ajeta muutosajankohdan yli. Muussa tapauksessa raporttien tiedot eivät tule täsmäämään. Tilikartan voi tulostaa tilitoimistolle tarkistettavaksi. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 79

80 Projektit Toiminnossa ylläpidetään projektilaskutuksessa olevia projekteja. Jos haluat muokata olemassa olevaa projektia, tapahtuu se valitsemalla projekti vasemmassa laidassa olevasta projektilistasta ja painamalla Muokkaa nappia. Jos projekteja on paljon, voi niitä suodattaa kirjoittamalla osan asiakkaan nimestä Suodata kenttään. Seuraavassa on esitetty eri kenttien merkitys: Kenttä Koodi Asiakas Projektin nimi Projektipäällikkö Alkupäivä Loppupäivä Tuotekoodit Projektin kuvaus Merkitys Järjestelmän projektille antama numero Asiakas, jota projektista laskutetaan Projektille annettava nimi, samalla asiakkaalla voi olla lukuisia projekteja Projektin päällikkö (yleensä laskuttajan) Projektin alkupäivä Projektin loppupäivä. Tietoa käytetään hyväksi raporteissa, jos projekti menee yliajalle on päivää syytä muuttaa koska muuten projekti ei näy projektiraporteilla Tässä hallitaan Projektilaskutus- Syötä projektille kuluja valikossa nähtäviä koodeja. Tästä voidaan myös syöttää ko kuluille budjettimäärät, jotka näkyvät projektin yhteenvetoraportissa. Projektin vapaamuotoinen kuvaus KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 80

81 Projektiryhmä Lista projektiryhmän jäsenistä Vie XML Toiminnosta on mahdollista viedä asiakas-, tuote- tai tavarantoimittajatietoja XML tiedostoon, sekä tuottaa tietokannan XML Schemat kyseisistä tiedoista. Toiminto mahdollistaa ko. tietojen viennin KASÖÖRI.NET:n ulkopuolisiin järjestelmiin. Tuo Excel, Access tai XML Toiminnolla on mahdollista tuoda ohjelmaan asiakas- tai tuotetietoja muista järjestelmistä. Sekä asiakas- että tuotetietoja voidaan tuoda useaan kertaan samasta tiedostosta. Mikäli vanha tieto jo löytyy järjestelmästä, sen tiedot päivitetään. Muussa tapauksessa luodaan uusi tietue. Molemmissa tuonneissa on määritykset mahdollista tallentaa profiileiksi, jolloin samanlaisesta tiedostosta tietoja tuotaessa ei määrityksiä tarvitse tehdä joka kerta uudestaan. Mikäli tuodaan XML-tiedostoa, tulee sen olla sellainen että se sisältää vain yhden tauluelementin ja tiedoston Schema voidaan päätellä tiedoston perusteella. Tiedostossa voi olla viittaus erilliseen DTD dokumenttiin. Excel-tiedoston tulee olla sellainen, että sen ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 81

82 Tuotetietojen tuonti Tuonnissa on kolme vaihetta 1. Määrittele siirtotiedoston nimi kohdassa Tiedosto. Kun nimi on määritelty tulee tiedosto lukea. Jos kyseessä on Excel tai Access tiedosto tulee tässä ilmoittaa myös sen laskentataulukon/tietokantataulun nimi. Kun tiedosto on luettu ilmoittaa ohjelma sen sisältämien tietueiden lukumäärän. 2. Seuraavaksi tulee määritellä mitkä tiedoston kentät vastaavat mitäkin KASÖÖRI.NET tietokannan kenttiä. Excel taulukon ensimmäisen rivin tiedot tulkitaan aina otsikoiksi. Access ja XML tiedostoissa otsikot sisältyvät aina taulukon rakenteeseen. Myyntihinta voidaan tässä kohtaa laskea ostohinnan perusteella. Jos tuotava tiedosto ei sisällä jotakin tietoa (esim yksikkö) tulee siihen kohtaan valita Ei mitään. Kirjanpitotiliksi on määriteltävä järjestelmästä löytyvä tili. 3. Lopuksi tulee määritellä mikä tavarantoimittaja ja tuoteryhmä jokaiselle tuotavassa tiedostossa olevalle tuotteelle määritellään. Lisäksi voidaan määritellä miten ohjelma käsittelee uusia tai järjestelmästä jo löytyviä tietoja. Kun kaikki pakolliset tiedot on määritelty. Voidaan määrittely tallentaa profiiliksi Tallenna profiili napista. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 82

83 Napista Tuo tiedot ohjelma tuo tiedostosta luetut tiedot tuoterekisteriin. Jos siirrossa tapahtuu virheitä (esim. hinta-kenttä sisältääkin kirjaimia) ohitetaan kyseinen tietue ja lopuksi annetaan virheilmoitus. Samassa yhteydessä voi tarkistaa lokitiedostosta mitkä tietueet antoivat virheilmoituksen ja miksi. Jos toiminto luo uusia tuotteita, annetaan näille automaattinen tuotekoodi. Mikäli käytössä on käyttäjän itse määrittelemät tuotekoodit voidaan ne joko määritellä itse tuontitiedostossa tai sitten antaa niiden määräytyä automaattisesti valitsemalla Ei mitään kohdassa oma koodi. Asiakastietojen tuominen Asiakastietojen tuominen tapahtuu hyvin pitkälti samalla tavalla kuin tuotetietojen, tiedot ovat vain hiukan eri. Mikäli lista ajetaan uudelleen ja kohdataan sama asiakas (tunnistus perustuu kenttään ulkoinen asiakastunnus) ei asiakasta lisätä uudelleen vaan sen tiedot päivitetään. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 83

84 Raportit Yleistä KASÖÖRI.NET ohjelmistossa on kattava raportointi, joka kattaa ohjelman kaikki osa-alueet. Raportteja voi vapaasti kokeilla, niiden kautta ei ole mahdollista sekoittaa ohjelman toimintaa. Esikatselu Raportit avataan aina ensin esikatseluikkunaan, myös muut tulosteet kuten laskut ja ostotilaukset käyttävät samaa esikatselua. Seuraavassa käydään läpi esikatseluikkunan toiminnot KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 84

85 Ikkunan ylälaidassa on toimintopainikkeet Näiden merkitys on seuraava Painike Ominaisuus Ensimmäinen sivu (monisivuinen raportti) Yksi sivu taaksepäin (monisivuinen raportti) Yksi sivu eteenpäin (monisivuinen raportti) Viimeinen sivu (monisivuinen raportti) Mene tietylle sivulle (monisivuinen raportti) Sulje nykyinen näkymä (ei käytössä KASÖÖRI.NET ohjelmissa) Tulosta raportti. Esiintulevasta valinnasta voi vaikuttaa kirjoittimen asetuksiin mm. kappalemäärään. Tuoreuta raportti (ei käytössä KASÖÖRI.NET ohjelmissa). Vie raportti, raportin voi viedä johonkin seuraaavista formaateista: Adobe Acrobat (PDF) Microsoft Word (DOC) Microsoft Excel (XLS), muotoiltu tai pelkät tiedot Rich Text Format (RTF) Zoomaa raporttia Etsi raportilta Lähetä tämä raportti sähköpostilla. Toiminto käynnistää tietokoneen MAPI sähköpostiohjelman, aloittaa uuden viestin ja liittää siihen liitetiedostona raportin PDF-muodossa. Toiminto edellyttää että tietokoneen käyttäjälle on määritelty MAPI profiili. Joissakin tulosteissa (esim laskut) ohjelma saattaa jo tietää sähköpostiosoitteen johon tuloste lähetetään, muussa tapauksessa vastaanottajan sähköpostiosoite kysytään ennen sähköpostiohjelman käynnistystä. Suljetaan raportti Raporttien kuvaus Järjestelmässä on yli 20 eri raporttia, jaoteltuina moduleiden mukaan. Seuraavassa taulukossa on lyhyt kuvaus kustakin raportista. Raportit joiden yhteydessä on (T) merkintä sisältävät myös tiliöintitietoa. Laskutus Raportti Laskutus aikavälillä (T) Kuvaus Yrityksen koko laskutus jollakin aikavälillä KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 85

86 Laskutus aikavälillä Yrityksen koko laskutus asiakkaittain asiakkaittain jollakin aikavälillä Laskutus tuoteryhmittäin Yrityksen koko laskutus tuoteryhmittäin aikavälillä jollakin aikavälillä Laskutus tuotteittain aikavälillä Yrityksen koko laskutus tuotteittain aikavälillä Laskutus verokannoittain Yrityksen laskutus verokannoittain aikavälillä jaoteltuna aikavälillä Asiakkaan tiliote aikavälillä Yhden asiakkaan laskutus jollakin aikavälillä Avoimet laskut Näyttää kaikki avoinna tulostushetkellä olevat laskut Kassakone Raportti Myynti aikavälillä (T) Myynti asiakkaittain aikavälillä Myynti tuoteryhmittäin aikavälillä Myynti tuotteittain aikavälillä Myynti verokannoittain aikavälillä Myynti myyjittäin aikavälillä Myyjän myynti verokannoittain eriteltynä aikavälillä Myynti tunneittain aikavälillä Myynti viikonpäivittäin aikavälillä Kuvaus Kaikkien kassojen myynti jollakin aikavälillä Kaikkien tai joidenkin asiakasryhmien myynti jollakin aikavälillä Kaikkien tai joidenkien tuoteryhmien myynti jollakin aikavälillä Kaikkien tuotteiden myynti jollakin aikavälillä Kaikkien kassojen myynti verokannoittain eriteltynä aikavälillä. Kaikkien kassojen myyjittäin eroteltu myynti jollakin aikavälillä. Yhden myyjän myynti verokannoittain ja päivittäin eroteltuna annetulla aikavälillä. Raportti laskee kaikkien kassojen yhteenlasketun myynnin tunneittain jollakin aikavälillä. Laskenta on mahdollista rajata vain joihinkin viikonpäiviin. Raportilla on esim. mahdollista päätellä miten henkilökunta on mitoitettava myyntipäivän aikana. Raportti laskee kaikkien kassojen yhteenlasketun myynnin viikonpäivittäin jollakin aikavälillä. Raportilla on esim. mahdollista tutkia kannattaako sunnuntaiaukiolo. Kassaerot myyjittäin aikavälillä Kassanhoitajien balansseissa ilmenneet kassaerot. Elektroninen tarkistusnauha Kassan tarkistusnauha. Käyttöliittymästä lisää myöhemmin. Kassaraportti Kassan sulkuraportti menneeltä päivältä. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 86

87 Jos päivänä on ollut useita sessioita samalla kassalla, summataan ne yhteen. Kaikki myynti Raportti Tuotteittain aikavälillä Tavarantoimittajittain aikavälillä Tuotteet asiakkaittain aikavälillä Myynti verokannoittain aikavälillä Kommentit asiakkaittain aikavälillä Varasto Raportti Inventaarioraportit Varaston arvo Ostotilaukset aikavälillä Tavaran saapumiset aikavälillä Tuoteluettelo/Hinnasto Katelaskenta aikavälillä Kuvaus Yhteenlaskettu kassa ja laskutusmyynti tuotteittain jollakin aikavälillä Valitun tavarantoimittajan tuotteisiin kohdistunut myynti (esim provisiolaskentaa varten) Raportilta näkee asiakkaan ostohistorian sekä laskutuksessa että kassakoneessa. Laskutus ja kassamyynti verokannoittain eroteltuna. Raportille on kerätty laskutuksessa syötetyt saatetekstit ja kassakoneessa syötetyt vapaamuotoiset kommenttitekstit asiakaskohtaisesti. Kuvaus Vanhojen inventaarioraporttien tulostus Varaston sen hetkinen arvo, valittavissa kolme eri laskentaperustetta (ostohinta FIFO, ostohinta viimeinen osto ja myyntihinta) Järjestelmässä olevat ostotilaukset jollakin aikavälillä Järjestelmässä olevat tavaran saapumiset jollakin aikavälillä. Kaikki järjestelmässä olevat tuotteet sekä niiden myyntihinnat ja verokanta. Raportilla on katelaskenta tuotteittain aikavälillä. Katteen laskennassa käytettävä ostohinta on aikavälin keskimääräinen ostohinta/yksikkö. Jos tuotetta ei ole ostettu aikavälillä lainkaan käytetään tuotekortiston ostohintaa. Komponenttituotteiden kate lasketaan valmistettavalle tuotteelle, komponentit lähtevät varastosta valmistuksessa ostohinnalla. Raporttia ajaessa tulee tiedostaa aikavälin merkitys. Jos aikaväli on kovin lyhyt eikä sinä aikana ole joihinkin tuotteisiin ostoja, ei kate välttämättä ole kovin tarkka. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 87

88 Ostot tavarantoimittajittain aikavälillä Varastopäiväkirja Asiakkaat Raportti Aakkosjärjestyksessä Ryhmittäin Projektit Raportti Projektin kulut aikavälillä Laskun kulut Kaikki kulut aikavälillä Projektin laskutus Myyntijärjestelmä Raportti Asiakkailla olevat tarjoukset Tilaukset myyjittäin Menetetyt tilaukset aikavälillä Raportilta näkee valitulta tavarantoimittajalta tehdyt ostot aikavälillä. Raportilta näkee kaikki varaston liikkeet valitulta aikaväliltä. Jokainen laskurivi, kassakuitin rivi jne tuottaa raportillekin yhden rivin, täten raportti saattaa muodostua hyvinkin pitkäksi jos valitaan pitkä aikaväli. Kuvaus Aakkosellinen asiakasluettelo Asiakasluettelo asiakasryhmittäin Kuvaus Yhdelle projektille kirjatut kulut jollakin aikavälillä Yhden projektilaskun kuluerittely Kaikkien projektien kaikki kulut jollakin aikavälillä Yhden projektin laskutus Kuvaus Tarjoukset, jotka ovat vielä auki. Vahvistetut (kommitoidut) tilaukset myyjittäin eroteltuna. Tarjoukset, jotka eivät johtaneet kauppaan. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 88

89 Elektroninen tarkistusnauha Toiminnolla on mahdollista tarkastella jotakin vanhaa kassakuittia. Ensin valitaan kassa ja päivä, jonka jälkeen ko. kassan kuitit tuona päivänä saadaan vasemmanpuoleiseen ikkunaan Hae kuitit napilla. Tuplaklikkaamalla kuittia, avataan se oikeanpuoleiseen tarkistusikkunaan. KASÖÖRI.NET 2007 Käyttöohje Sivu 89