Lohi aapinen päivitetty SEURATOIMINNAN AAPINEN

Transkriptio

1 SEURATOIMINNAN AAPINEN 1

2 Sisällysluettelo sivu 2 Seura organisaatio sivu 3 Toimistotyöntekijän tehtävät sivu 4-5 Kilpailusihteerin toimenkuva sivu 6 Valmennusjaosto ja sen tehtävät sivu 7 Kilpailumatkat ja edustaminen sivu 8 Uintiryhmien pelisäännöt sivu 9 Uimakoulujaosto ja sen tehtävät sivu 10 Vanhempien toimikunta sivu 11 Vakuutukset, korvaukset ja sopimukset sivu 12 - Blue card (kilpaurheilu) - uimakoululaisten ryhmävakuutukset - aikuisten vakuutukset Korvaukset Sopimukset Viestintä sivu

3 SEURA ORGANISAATIO J O H T O K U N T A - kokoontuu n. 1 kerran / kk - vastaa seuran toiminnasta - antaa tehtävät jaostoille - viimeistelee toimintasuunnitelman ja -kertomuksen - käsittelee jaostojen asiat - tulojen ja menojen seuranta - sponsoreiden hankinta - valmistelee ja viimeistelee tilinpäätöksen - valmistelee ja viimeistelee tulo-menoarvion VALMENNUS-JA KILPAILUJAOSTO UIMAKOULUT JA ERITYISRYHMÄT - päävalmentaja vetäjänä - johtokunta esittää vastuuvetäjän - johtokunnasta jäsen - kokoontuu tarvittaessa - kilpailusihteeri - jäsenet: uimakouluopettajat ja ohjaajat - kokoontuu n.1 kerran / kk - ilmoittautuminen - jäsenet: valmentajat - kehittäminen - koulutus - yhteistyö kaupunki, yhteisöt - ryhmien jaottelu - toimintakertomus - valmennus - toimintasuunnitelma - kilpailut / kalenteri - leiritys - kilpailukalenteri - kilpailuihin ilmoittautuminen - toimitsijat - kokouksista pöytäkirjat - toimintakertomus - toimintasuunnitelma VANHEMPAIN- JA KUNTOJAOSTO - johtokunnasta vetäjä - kokoontuu 6-8 kertaa / vuosi - jäsenet: vanhemmat ja ohjaajat - perhevuorojen valvonta (la - su) - toimitsijat - leirien huolto - varustehankinta ja tuotemyynti - vapaa-ajantoiminta - varainhankinta - aikuisten liikunnan kehittäminen - kokouksista pöytäkirjat - toimintakertomus - toimintasuunnitelma 3

4 TOIMISTOTYÖNTEKIJÄN TEHTÄVÄT 1. Asiakaspalvelu - toimisto avoinna ma ke klo , to klo , pe , viikonloppuisin suljettu - puheluihin vastaaminen - sähköpostiliikenne - suora asiointi - tiedotukset puhelinvastaajaan ja seuran ilmoitustaululle aukiolo- ja loma-ajat perhevuorot ja niiden peruutukset vaihtoehtoinen yhteydenotto -> sähköposti 2. Johtokunta - valmistelee johtokunnan kansion; esityslista, tulleet kirjeet, kuukausiraportit, tilliotteet ja varata kokoustilat - aineisto kerätään yhdessä sihteerin ja puheenjohtajan kanssa - olla kutsusta paikalla johtokunnan kokouksissa - arkistoida johtokunnan ja jaostojen kokoukset 3. Reskontran hoito - laskutus - laskujen maksu -> laskuraja tilitykset (la su perhevuoroilta) - maksujen seuranta ja tarkkailu 2 kertaa / kk - kirjanpito tilinpäätökseen - varastoseuranta - karhulaskujen lähetys 3 viikkoa eräpäivästä (kirjeellä / sähköpostilla) - valmentajat ilmoittavat uimarit - harjoitusmaksut uimareille kirjeellä +1 - valmennusryhmien harjoitusmaksut elokuun aikana 4. Kirjanpitojärjestelmän - kehittää olemassa olevaa järjestelmää ja päivittää sitä - monipuolistaa raporttijärjestelmää - pitää yllä tarkkaa kirjanpitoa 5. Kilpatoiminta - toimii yhdessä kilpailusihteereiden kanssa 6. Uimakoulut - ilmoittautumisen vastaanotto - uimakoulujen listojen teko - uimakoululaskut - tiedotteet vanhemmille (tekstiviestit) - uimakoulutiedotteet ja dokumentit uimakoulujen aloitukseen ja päätökseen (erillinen ohje) - uimakoulistat aulavalvontakansioon 4

5 7. Kilpauimarit - laskujen teko valmentajan ilmoittamille uimareille - omavastuut (startit, kisat, leirit) - kilpailusihteerit 8. Erityisryhmät - laskujen teko valmentajan ilmoittamille uimareille 9. Vesipallo ja masters - laskujen teko valmentajan ilmoittamille uimareille - omavastuut (startit, kisat, leirit) 10. Vanhempainjaosto - la su perhevuorojen tilitykset - väline- ja varustetilaukset - varastoseuranta - la su perhevuorojen tarvikkeiden hankinta - vanhempaintoiminnasta erillinen tiedote 11. Muut tehtävät - toimiston siivous ja järjesteleminen - varustemyynti toimiston aukioloaikana 5

6 KILPAILUSIHTEERIN TOIMENKUVA Kilpailusihteerit - toimii yhteistyössä kilpailu-, valmennus- ja vanhempainjaoston kanssa - sopii toimistotyöntekijän kanssa tehtävien jaosta Kilpailut - kilpailut joihin seura osallistuu valmennus / kilpailujaosto esittää johtokunnalle mihin - kilpailuihin seuran uimarit osallistuvat johtokunta päättää kilpailujen omavastuut - ilmoittautumiset kilpailuihin valmentajat ilmoittavat kilpailusihteerille uimarit kilpailusihteeri ilmoittaa yhdellä kertaa uimarit kisoihin starttimaksujen maksatus kilpailujen järjestäjälle omavastuut - ulkopaikkakunnan kisat ilmoittautumiset matkat majoitus ruokailu - omat kilpailut varmistaa hyvissä ajoin, että hallilla on tieto tulevista kisoista kilpailupaikka varaus ja altaan pituus (25 / 50) jos on ulkomaalaisia, tilaa liikuntavirastolta ko. maiden liput tapahtumaan tiedottaa kilpailujen aikataulusta ja osallistuja määrästä; palvelupiste, laitosmiehet, kahvio, allashenkilöstö, naapuriseurat kilpailuihin tarvittavan tekniikan varmistus laitosmiehiltä; ajanotto, kuulutus ja varmistaa paperit, musteet ym. tulospalveluun varmistaa nettiin uusin versio starttilistoista ja aikataulusta kisojen haku kilpailukutsut ilmoittautuminen hankkii toimitsijoita riittävästi vanhempainjaoston kanssa starttilistat teko / painatus / hinta palkinnot lehdistö ja livetiming starttimaksujen kontrolli oheistoiminta kilpailuinfo 6

7 VALMENNUSJAOSTON JA VALMENTAJIEN TEHTÄVÄT Valmennusjaoston tehtävät: - kehittää kilpa- ja tekniikkaryhmien toimintaa - valita valmentajat ryhmiin ja päättää kilpauintiryhmien määristä sekä toimittaa liikuntavirastolle tila-anomukset - jaotella uimari tasonsa mukaisiin ryhmiin valmiiksi 15. toukokuuta mennessä ja tiedottaa vanhemmille viimeistään 1. kesäkuuta - laatia seuralle kilpailukalenterin - päättää ryhmäkohtainen kilpailukalenteri - esittävät suunnitelmat johtokunnalle ja tekee toimintakertomuksen - seuraa valmentajapalkkioita ja kulukorvauksia ja esittää muutokset - nimeää matkanjohtajan kilpailumatkoille Ryhmien valmentajien tehtävät - vastaavat ryhmien valmennuksesta ohjaajasopimukset - tehdä ryhmälle valmennus- ja kausisuunnitelma kisat, leirit päiväkohtaiset harjoitukset ryhmä- ja uimarisopimukset - tiedottavat vanhempia välitön seuran asioiden tiedottaminen oman ryhmän tiedotusasiat oman ryhmän aulavalvonnan tiedotus (vanhemmat ilmoittautuvat itse vanhempainjaoston aulavalvonnan vastaavalle) - vanhempainpalaverit ja laskutus 1. valmentaja esittelee kausisuunnitelman, aulavuorot syksyksi 2. johtokunnan jäsen tiedottaa seuran asioita, aulavuorot kevääksi/syksyksi, palautteet, Lohi-uinnit 3. valmentaja purkaa syys- /kevätkautta ja kertoo keväästä/syksystä 4. valmentaja purkaa kevät- / syyskautta ja johtokunnan jäsen tiedottaa syksyn / kevään aloituksesta, palautteet 5. tarkastaa yhdessä toimistotyöntekijän kanssa laskutuksen - kilpailut ilmoittaa oman ryhmänsä uimarit kilpailukalenterin mukaisiin kilpailuihin yhdellä kertaa ilmoitukset tulee olla kilpailusihteerillä viikkoa ennen virallista ilmoittautumispäivää kilpailukalenterista poikkeavat kilpailut anotaan erikseen - leirit vastaa oman ryhmänsä leirityksestä varaa tilan, laskee budjetin (allas, matkat, majoitus ja ruokailu) tekee avustusanomuksen johtokunnalle Valmentaja edustaa tehtävässään Oulun Lohia. Valmennustoiminta tulee herättää luottamusta sekä tehtävä tulee hoitaa tunnollisesti. 7

8 KILPAILUT ja EDUSTAMINEN 1. Yleistä toimitaan matkanjohtajan laatiman reissukohtaisen aikataulun mukaan matkaeväät kotoa lyhyelle reissulle ruokailut järjestetään ja majoitus järjestetään 1-2/vrk matkoille liikumme yhtenä joukkona Oulun Lohet verryttely- tai toppa-asussa ei sooloiluja eikä omia tempauksia seurataan kilpailun edistymistä ja huolehditaan omasta kilpailusuorituksesta kannustetaan muita uimareita kiusaaminen on kielletty 2. Mukaan pakataan peseytymis- ja urheiluvarusteet muu tarvittava vaatetus (pipot, hanskat, Lohien verryttelyasu ja toppa-asu) henkilökohtaiset lääkkeet sekä niiden käyttöohjeet (ilmoitus lääkityksestä matkanjohtajalle) uimarille annamme lääkkeitä vain lääkärin tai vanhempien luvalla rahaa tulomatkan ostoksiin max 5 euroa (lupa ostoksiin tulee valmennukselta/matkanjohtajalta) 3. Käyttäytyminen linja-autossa lähtöpaikalle hyvissä ajoin kuunnellaan ohjeita ja noudatetaan niitä varusteet autoon ja sieltä pois itsenäisesti varotaan linja-autoa sen liikkuessa, ei koskaan leikitä linja-auton ympärillä omat eväät suositeltavia (leivät, Piltti, banaani, mehu, vesi, pastasalaatti, yms. laadukas urheilijan ravinto) makeiset, sipsit, limonadi, energiajuomat, suklaarusinat yms. ehdottomasti kiellettyjä huomioidaan toinen toisemme ja pidämme paikat siistinä luettavaa voi ottaa mukaan, pidemmille matkoille myös läksykirjat (yritämme tilanteen mukaan järjestää yhteisen läksyntekotuokion) tauot pidetään sovitun mittaisina dvd-elokuvia voi tuoda (matkanjohtaja päättää mitä katsotaan ja mitä ei) 4. Käyttäytyminen hotellissa tai muussa majoituksessa minibaarit ja maksulliset tv-kanavat suljetaan seuran toimesta hotellista ei poistuta ilman aikuisen seuraa eikä ilman valmentajan/matkanjohtajan lupaa asiallinen, muut hotellivieraat huomioiva käytös hiljaisuuden (kisa-aikataulujen mukaan n ) jälkeen hotellin käytävillä ei liikuta, yhteys aikuisiin puhelimella 5. Muuta mieltä painavissa asioissa voi aina kääntyä mukaan olevien aikuisten puoleen mikäli lapsella tiedetään olevan jonkinlaisia pelkotiloja, matkapahoinvointia yms., ilmoitus etukäteen matkanjohtajalle. 8

9 UINTIRYHMIEN PELISÄÄNNÖT 1. Harjoituksiin saavutaan aina riittävän aikaisin, pukuhuonetiloihin ei kuitenkaan saa mennä ennen sovittua ajankohtaa. 2. Uimahalleissa ja muissa harjoitustiloissa noudatetaan yleisiä paikkojen järjestyssääntöjä ja henkilökunnan ohjeita. 3. Uimarit varustautuvat asianmukaisin varustein tuleviin harjoituksiin (uimalasit, uimalakki, uima-asu). 4. Ennen altaaseen menoa peseydytään huolellisesti ilman uima-asua kuitenkaan liikaa vettä tuhlaamatta. Saunassa ei ole suotavaa käydä ennen harjoitusta. 5. Harjoituksissa kuunnellaan valmentajien antamia ohjeita harjoituksen etenemisestä ja harjoitustehtävistä sekä uintitekniikasta ja näitä ohjeita pyritään noudattamaan niin hyvin kuin mahdollista. 6. Harjoitusten aikana toisia uimareita tulee kannustaa ja jokainen pitää huolen ettei oma toiminta missään tilanteessa häiritse tahallisesti muiden harjoittelua. 7. Harjoituskavereiden kiusaaminen on kielletty. Valmentajan on puututtava välittömästi harjoituksissa tapahtuvaan kiusaamiseen. 8. Tulevista poissaoloista on aina hyvä ilmoittaa valmentajalle etukäteen edellisissä harjoituksissa tai tekstiviestillä valmentajalle. 9. Kesken harjoitusta yllättäneet sairaudet, loukkaantumiset, vammat tai viat harjoituslaitteissa tai -tilassa on ilmoitettava välittömästi valmentajalle tai henkilökunnalle. 10. Kilpailuissa ja liiton/alueen leireillä edustetaan itsensä lisäksi seuraa, joten käyttäytyminen on oltava ko. tilaisuuksissa asiallista. 11. Muistamme noudattaa myös seuran erillisiä sääntöjä kilpailumatkoja varten. Oulussa / Ryhmän uimarit 9

10 UIMAKOULUJAOSTON JA UIMAOPETTAJIEN TEHTÄVÄT Uimakoulu / erityisryhmien tehtävät: 6. uimakouluryhmät: minivesikirppu, vesikirppu, delfiini, jatkodelfiini ja jatkouimakoulut 7. valita uimaopettajat 8. päättää uimakoulujen määristä 9. jaottelevat uimakoulut tasoryhmiin 10.tekevät ryhmille opetussuunnitelmat 11.laatii uimakoululistan nettiin 12.esittävät suunnitelmat johtokunnalle ja tekee toimintakertomuksen 13.kehittää ja ideoi toimintaa vuosittain Uimaopettajien tehtävät 14.vastaavat ryhmien opetuksesta i. ohjaajasopimukset 15.opetus i. opetussuunnitelmien mukaan ii. toimii ryhmän ohjaajana koko uimakoulujakson. Jakson pituus 10 x 30-45min opetuskerrat 16.tiedottavat vanhempia i. välitön tiedottaminen opetustunneilla olevista ongelmista vanhemmille ennen tai jälkeen opetustunnin ii. uimakoulun päätyttyä arviointi uimakoululaisesta paperiversiona iii. suositus seuraavaan uimakouluun 17.uimakoulujen aloituspalaverit ja laskutus i. toimisto kirjoittaa laskut aloituspalaveriin ii. ilmoittavat toimistolle peruutukset ja laskujen korjaukset iii. osallistuu uimakoulujen aloituspalavereihin 18.uimakoulutunnit i. vastaa uimakoululaisten turvallisuudesta ii. vastaanottavat uimakoululaiset aulassa -> nimenhuuto iii. koulun päätyttyä palauttaa lapset aulaan ja varmistaa, että vanhemmat hakevat lapset iv. opettaa opetussuunnitelman mukaan Uimaopettaja edustaa tehtävässään Oulun Lohia. Uimaopetustoiminta tulee herättää luottamusta sekä tehtävä tulee hoitaa tunnollisesti. 10

11 VANHEMPAINTOIMINTA Seurassamme toimii aktiivisesti vanhempaintoimikunta. Seuraavat henkilöt vastaavat vanhempaintoimikunnassa seuran eri toiminnoista: Varustemyynti vanhempain toimikunnasta nimetään seuran varustevastaava, jonka kautta kaikki seuralle tulevat varusteet hoidetaan varaston ylläpito (toimisto) varustetilauksia ja hankintojen kilpailutuksia voi tehdä muutkin kuin varustevastaava kuitenkin yhteistyössä varustevastaavan kanssa tilitykset (toimisto) myynti Kilpailut vastaavat (kaksi henkilöä) kilpailusihteeri toimitsijatehtävät kalustevarasto (alakerta) Kuntotoiminta vastaavat (kaksi henkilöä) kehittäminen (kuntosali, allastoiminta, uimakoulut, tempaukset) Aulavalvonta vastaavat (kaksi henkilöä) tekevät valvontalistat valvontalistat ryhmistä valvojat ohjeistus tehtävistä aulavalvonnan kehittäminen Vapaa-aika seuraleiri syksyllä / keväällä pikkujoulut kauden päättäjäiset keväällä kaikille seura toimijoille; valmentajat, uimakouluopettajat, johtokunta, jaostot Varainhankinta 11

12 VAKUUTUKSET, KORVAUKSET JA SOPIMUKSET BLUE CARD (kilpaurheilijan vakuutus) Blue Card on kilpailijoille otettava vakuutus. Seura lunastaa kaikille aloitteleville uimareille ensimmäisen Blue Cardin. Seuraavat Blue Cardit tulevat suoraan postissa kotiin ja on uimarin / vanhempien maksettava. Blue Card / Kilpailija On tarkoitettu valmennusryhmiin kuuluville ja kilpaileville uintiurheilijoille. Se sisältää tapaturmavakuutuksen harjoittelu- ja kilpailutilanteissa sekä kilpailulisenssin. Lisenssi tulee olla lunastettuna 14 vrk ennen viimeistä ilmoittautumispäivää kilpailuihin. Myös mastersuintiurheilijat tarvitsevat kilpailulisenssin voidakseen osallistua kilpailuihin, katso lisätietoa Uimaliiton www-sivuilta. Blue Card / Vakuutukseton sisältää kilpailulisenssin, ei tapaturmavakuutusta. Lisenssi tulee olla lunastettuna 14 vrk ennen viimeistä ilmoittautumispäivää kilpailuihin. Tämä vaihtoehto koskee niitä, joilla on oma urheilun tapaturmavakuutus (ns. laajennettu tapaturmavakuutus). Vakuutuksettoman Blue Cardin lunastajan tulee lunastusvaiheessa antaa oman vakuutuksensa numero ja vakuutusyhtiö Seuran muut vakuutukset Uimakouluvakuutus Uimakouluvakuutus on tarkoitettu Uimaliiton jäsenseurojen järjestämään lapsille suunnattuun uimataidon opettamiseen liittyvään toimintaan. Vakuutus on ryhmätapaturmavakuutus ja kattaa vauva- ja perheuinnin, uimakoulutoiminnan sekä Vesipeuhulat tai vastaavan toiminnan. Aikuisten kuntoliikuntavakuutus Kuntoliikuntavakuutus on Uimaliiton jäsenseurojen järjestämään yli 18-vuotialle eikilpaileville aikuisharrastajille suunnattuun toimintaan. Vakuutus on ryhmätapaturmavakuutus ja kattaa aikuisten ohjatut vesiliikuntamuodot kuten vesijuoksun, vesijumpan, hydrobicin ja aikuisten uima- ja tekniikkakoulut. Vakuutuksien edellytyksenä on, että henkilö on maksanut seuran jäsenmaksun. KORVAUKSET Oulun Lohet maksaa korvausta ohjaajille tuntipalkkaa altaalla tapahtuvasta ohjauksesta sekä kulukorvauksen SOPIMUKSET Ohjaajasopimus Ohjaajat ja seura tekevät kauden mittaisen sopimuksen, jossa Lohet sitoutuu kouluttamaan sekä maksamaan johtokunnan määrittelemän korvauksen ohjauksesta. Ohjaaja sitoutuu ohjaamaan seuran ryhmiä sopimuksen mukaisesti. Alle 18 vuotiaiden sopimuksen varmistaa ohjaajan vanhempi. 12

13 Uimarisopimus Seuran huippu-uimareiden kanssa tehdään uimarin halutessa sopimus. Sopimuksessa on uimareille ja seuralle etuja sekä velvoitteita. Alle 18 vuotiaiden sopimuksen varmistaa uimarin vanhempi. TIEDOTUS ja VIESTINTÄ Tiedottaminen seuran toiminnasta tulee olla järjestelmällistä sekä säännöllistä. Tiedottamisessa käytetään mahdollisuuksien mukaan seuran virallisia logoja sekä logokirjeitä. Pääkanavina ovat seuran nettisivut, seuralehti, ilmoitustaulu, sähköposti sekä tekstiviestit. Paikallisiin tiedotusvälineisiin kerrotaan säännöllisesti seuran toiminnasta sekä suurimmista tapahtumista. Tavoitteena on luoda hyvät suhteet paikallisiin tiedotusvälineisiin. Tapahtuman tiedotus tulee vastuutta yhdelle henkilölle, joka vastaa tapahtuman ennakko - sekä tapahtuma-aikaisesta tiedottamisesta. Ulkoinen tiedotus Seuran puheenjohtaja vastaa seuran ulkoisesta tiedottamisesta seuran johtokunnan linjan mukaisesti. Toimisto vastaa seuran perustiedottamisesta: 19.uimakoulu (lehtien urheiluseurapalstalle) 20.kilpailut 21.tapahtumat 22.toimiston aukioloajat 23.suoratiedottaminen seuran perustoiminnasta jäsenistölle (puhelin, sähköposti, tekstiviesti) 24.muutokset perustoimintoihin lehtien seuratoimintapalstalle hallin aukioloajat vuorojen peruutukset Sisäinen tiedotus Jaostot Jaostojen vastuu vetäjät vastaavat jaostojen asioiden tiedottamisesta seuran sisällä. Uimaopettajat Vastaa opetusryhmän suorasta tiedottamisesta lasten vanhemmille uimakoulun aikana 25.uimakoulussa tulleiden tilanteiden kertominen vanhemmille 26.uimakoulussa tulevien muutoksien tiedottaminen 27.tiedottaminen ongelmista uimakouluvastaavalle 28.tiedustella vanhemmilta palautteita nimenhuudon aikana Valmentajat Vastaavat ryhmän toiminnoista tiedottamisen uimareiden vanhemmille 29.ryhmän toiminnan tiedottaminen säännöllistä n. 1 kerta / kk harjoitusvuorot ja niiden poikkeukset kausisuunnitelma vanhempain palaverit esim. leirien järjestelyistä tiedottaminen 30.yleiset kokouskutsujen ja tiedotteiden välittäminen vanhemmille 31.henkilökohtaiset keskustelut uimareiden / vanhempien kanssa Toimisto 13

14 Vastaa seuran yleisestä tiedottamisesta 32.aukioloajat 33.toiminnot 34.seurakirjeet Pärske Seuralehti PÄRSKE ilmestyy 6-7 kertaa vuodessa. Ilmestyskerta on uimakoulujen aloituksien yhteydessä sekä kauden päätteeksi keväällä. Lehti ilmestyy paperi ja sähköisenä versiona seuran www-sivuilla. 14