Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) Toim. Mervi Pättikangas

Transkriptio

1 [nro] 1(65) Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) Versio: 1.2 Toim. Mervi Pättikangas

2 [nro] 2(65) Sisällysluettelo 1 Johdanto Määrittelyjen toteutus Keskeiset käsitteet Tausta Lainsäädäntö Asiakastietolaki Vaiheistusasetus THL:n määräys Yleiskuvaus sta Todistusten ja lausuntojen käyttötarpeita Toimijat ja toiminnalliset prosessit Rajaukset Arkkitehtuurilinjaukset Käsitemalli Toiminnallisten prosessien kuvaukset Tuottajan tekemä todistuksen tai lausunnon välitys Todistusten kysely Kansalaisen Omakannasta tekemä välitys Käyttötilanteet ja työnkulut Todistusten tai lausuntojen välitys Todistusten tai lausuntojen kysely Asiakirjojen välityksen vastuut Toiminnalliset vaatimukset Välityksen perusteen antaminen Välityspalvelu Kyselypalvelu Todistusten ja lausuntojen mitätöintitiedon välittäminen Jatkokehitys Lakisääteinen tiedonsaantioikeus Tiedoksiannot Kuulemisprosessi... 36

3 [nro] 3(65) 7.4 Päätösten kumoaminen oikeusasteissa Lomakeasiakirjan täydentäminen Rekisterinpitäjän harkinta ja kansalaisen suostumus Tietoturvallinen viestinvälitys Liitteet Liite 1. Kuolintodistusprosessi Kuolinsyyn selvittäminen Kuolinilmoitus ja hautauslupa Ilmoitus Kelaan kuolleena syntyneestä Tilastokeskuksen kuolintodistusten karhuamisprosessi nykytilassa Liite 2. Mielenterveysasiakirjat Hoitoonmääräämispäätös Päätös omaisuuden haltuunotosta PSYO Päätös yhteydenpidon rajoittamisesta PSYE Mielentilatutkimukset Liite 4. Muut VÄLKKY2 -projektissa tarkastellut todistukset Syntymätodistus ja ilmoitus syntymästä väestötietojärjestelmään Lääkärinlausunto C Liite 5. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskeva välitystarve valtakunnallisen kysely- ja välityspalvelun avulla -esiselvitys Johdanto Esiselvitystyö Tulokset Johtopäätökset Jatkokehittäminen Liite 6. Ehdotukset jatkotoimenpiteiden vaiheistukseksi... 61

4 [nro] 4(65) 1 Johdanto Sosiaali- ja terveydenhuollon todistusten ja lausuntojen kysely ja välitys Kanta-palveluihin toteutetaan sosiaali- ja terveysministeriön (STM), Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelut - yksikön ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) Tietopalvelut-osaston Operatiivisen toiminnan ohjaus -yksikön (OPER) yhteisenä toimeenpanohankkeena. Hanke toimeenpantiin vaiheittain vuosina Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjojen kysely- ja välityspalvelun tarpeet ylittävät vaiheistusasetuksen ja THL:n antaman määräyksen 3/2015 asiakirjalaajuuden. OPER vastaa Kanta-palveluihin tallennettavien todistusten, lausuntojen ja mielenterveysasiakirjojen arkistointiin liittyvien toiminnallisten määrittelyiden lisäksi todistusten ja lausuntojen kysely- ja välityspalvelun toteutusta varten laadittavista toiminnallisista määrittelyistä yhteistyössä sidosryhmien kanssa. Kelan Kanta-palvelut -yksikkö vastaa todistusten ja lausuntojen kyselyja välityspalvelun teknisestä määrittelystä ja toteutuksesta. Tämä toiminnallinen määrittely toimii pohjana Kanta-palveluiden yhteyteen toteutettavan kysely- ja välityspalvelun toteutukselle. Kuvaus keskittyy ensisijaisesti toiminnallisiin tarpeisiin ja niihin liittyviin todistusten ja lausuntojen välityksen perusteisiin. Dokumentti kuvaa ensimmäisen ja toiseen vaiheen toteutuksen toiminnalliset vaatimukset kysely- ja välityspalvelulle sekä tunnistaa esiin nousseet jatkokehitystarpeet yleisemmällä tasolla. Toteutusta on vaiheistettu siten, että ensimmäisenä on toteutettu kysely- ja välityspalvelun perustoiminnallisuudet. Seuraavaksi toteutetaan toimialakohtaisesti keskitetyn välityspalvelun vaatimat toiminnallisuudet, joustavammat kyselypalvelun hakumahdollisuudet ja kansalaisen itse tekemä välitys Omakannasta. Toiminnallisuuksien toteutusjärjestys riippuu palveluun liittyvien organisaatioiden tarpeista. Tekstissä linjaukset ja vaatimukset on korostettu seuraavasti: Linjaus: Tehty linjaus, jota toteutuksen tulee noudattaa. ID: Vaatimus: Vaatimus toteutukselle. Rooli: Osoitettu roolille. Suositus: Suositeltu toiminnallisuus tai toimintamalli.

5 [nro] 5(65) Jatkokehityksessä esitetyt kehitysehdotukset on korostettu seuraavasti: Kehitys: Suosituksen mukaisen toiminnallisuuden tai toimintamallin toteuttamiseen vaadittava kehitys. 1.1 Määrittelyjen toteutus Määrittelyihin liittyvä pääasiallinen taustatyö on toteutettu työpajamuotoisena työskentelynä sekä haastatteluilla. Työpajoja pidettiin marras-joulukuussa 2016 kaksi, joista ensimmäisen järjesti THL ja jälkimmäisen Eläketurvakeskus. Joulukuun lopussa pidettiin työkokous Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelut -yksikön kanssa. Lisäksi THL järjesti yhden työpajan tammikuussa 2017, jossa esiteltiin määrittelyiden tuotosta. Tuotoksena syntyi kysely- ja välityspalvelun ensimmäinen toiminnallinen määrittelydokumentti, jota on tarkennettu vuosina 2018 ja 2019 Välkky2-projektissa. Vuosien aikana toteutettiin Välkky-hankkeen vaihe 1. Projektin aikana tuotettiin terveydenhuollossa laadittujen todistusten ja lomakkeiden kysely- ja välityspalvelun toiminnallinen määrittely ja siihen liittyvä toiminnallisten vaatimusten profiilit järjestelmille, joita käyttävät todistuksia tuottavat, kyselevät ja vastaanottavat palveluntarjoajat. Ensimmäiset käyttäjät sekä välitys- että kyselypalvelussa ovat jo tuotantokäytössä. Jatkomäärittelyn tavoitteena on päivittää kysely- ja välityspalvelun toiminnalliset määrittelyt huomioiden uudistuvan asiakastietolain vaatimukset sekä muut, toiminnallisesta näkökulmasta esille tulleet uudet tarpeet. Lisäksi arvioidaan uusien toiminnallisuuksien toteuttamiseen tarvittavat määrittelyjen täydennykset ja jatkokehitystarpeet.

6 [nro] 6(65) 1.2 Keskeiset käsitteet Termi Selite Järjestelmäprofiili Valtakunnallisesti määritelty toiminnallisten vaatimusten profiili, jonka avulla ilmaistaan eri käyttötarkoituksiin käytettävien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien kansalliset vähimmäisvaatimukset Kansallinen palveluarkkitehtuuri -ohjelma (KaPa) Kansallinen ohjelma, jonka avulla luodaan ja toteutetaan digitaalisten palveluiden infrastruktuuri Koodistopalvelu THL:n ylläpitämä valtakunnallinen palvelu, jonka tehtävänä on julkaista ja jakaa sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisissä tietojärjestelmissä hyödynnettäviä koodistoja, termistöjä ja luokituksia sekä ylläpitää rekisteritietoja Kanta-palveluihin kuuluva tietojärjestelmäpalvelu, jonka avulla potilastietoihin kuuluvat todistukset ja lausunnot voidaan välittää terveydenhuollon ulkopuoliselle toimijalle. Asiakastietolain 10 mukaan luovuttaminen toteutetaan valtakunnalliseen tietojärjestelmäpalveluun kuuluvan viestinvälitys- ja kyselypalvelun avulla. Lomakepalvelu Modulaariseen arkkitehtuuriin perustuva järjestelmäriippumaton tietojärjestelmäpalvelu sosiaali- ja terveydenhuollon tarvitsemien lomakkeiden tuottamiseen Lomake/Lomakeasiakirja Määrämuotoisia asiakirjoja esimerkiksi rekisteriviranomaisen tai etuuksien myöntäjien tarpeisiin. Määrämuotoiset asiakirjat ovat ensisijaisesti tarkoitettu sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajien ulkopuolisille tahoille Omakanta Tietojärjestelmäpalvelu, jonka avulla kansalainen voi katsella ja hallinnoida valtakunnalliseen Kanta-arkistoon tallennettuja resepti- ja terveys- ja hyvintointitietojaan, niihin liittyviä lokitietoja sekä suostumuksiaan, kieltojaan ja tahdonilmaisujaan Viestinvälityksen PUSH-malli Teknisen viestinvälityksen tapa, jossa tiedonvälittäjä avaa yhteyden vastaanottajalle

7 [nro] 7(65) Termi Selite Viestinvälityksen PULL-malli Teknisen viestinvälityksen tapa, jossa tiedon tarvitsija kutsuu teknistä palvelua Taulukko 1.1. Käsitteet 2 Tausta lla on tarkoitus välittää terveydenhuollon tuottamia asiakirjoja sosiaalija terveydenhuollon ulkopuolisille organisaatioille. Asiakirjan välitys edellyttää, että se on arkistoitu Kanta-palveluun. otetaan ensimmäisenä käyttöön todistusten ja lausuntojen välityksessä. 2.1 Lainsäädäntö Terveydenhuollon todistusten ja lausuntojen arkistointi perustuu lakiin asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) sekä STM:n asetukseen terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista (1257/2015). Asetuksen liitteissä 4-5 on lueteltu ne potilaan hoidon yhteydessä syntyneet todistukset, lausunnot ja mielenterveysasiakirjat, jotka sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot on velvoitettu tallentamaan Kanta-palveluiden arkistointipalveluun. Lisäksi THL:n OPER-yksikkö on antanut määräyksen aiheeseen liittyen Asiakastietolaki Terveydenhuollon todistukset ja lausunnot on mahdollista luovuttaa terveydenhuollon ulkopuoliselle toimijalle, jota varten asiakirja on laadittu. Todistukseen ja lausuntoon liitetty muu yksilöity asiakirja voidaan luovuttaa asiakirjan mukana. Todistusten ja lausuntojen välittäminen perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) 10 4 momenttiin (255/2015) sellaisena kuin se on voimaan tulleessa lakimuutoksessa. Luovuttaminen toteutetaan valtakunnalliseen tietojärjestelmäpalveluun kuuluvan kysely- ja välityspalvelun avulla. Keskeisesti toteutukseen vaikuttava asiakastietolain kohta on kirjattu muotoon, johon korostettu keskeiset kohdat:

8 [nro] 8(65) Sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, voidaan valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen avulla luovuttaa lisäksi todistukset ja lausunnot sille terveydenhuollon ulkopuoliselle toimijalle, jota varten asiakirja on laadittu. Todistukseen ja lausuntoon liitetty muu yksilöity asiakirja voidaan luovuttaa todistuksen mukana. Luovuttaminen toteutetaan valtakunnalliseen tietojärjestelmäpalveluun kuuluvan viestinvälitysja kyselypalvelun avulla, ja se edellyttää potilaan informoitua, yksilöityä suostumusta. Suostumuksen vastaanottajan on kirjattava tieto siitä osaksi luovutettavaa asiakirjaa. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset siitä, mitkä asiakirjat saa luovuttaa viestinvälitys- ja kyselypalvelun avulla. ( /255) Tässä dokumentissa kuvataan tavoitetilaa. Voimassa olevan asiakastietolain sanamuodot ovat osittain tulkinnanvaraisia ja sen kirjaimellinen noudattaminen tekisi eräistä kysely- ja välityspalvelun toiminnallisuuksista tarpeettoman monimutkaisia ja vaatisi useiden erillisten lausuntojen kirjoittamista eri osapuolille samasta aiheesta sekä tosiasiallisesti estäisi joidenkin keskeisten toiminnallisuuksien toteuttamisen. Asiakastietolaki on tällä hetkellä uudistumassa.. Mikäli uudesta asiakastietolaista tulee poistumaan tarkat todistuksen tai lausunnon käyttötarkoitusta koskevat määrittelyt sekä väljennetään tulkintaa suostumuksesta, voidaan tämän määrittelyn mukaiset toiminnallisuudet toteuttaa ilman lakiteknisiä ongelmia Vaiheistusasetus Vaiheistusasetuksen mukaisia terveydenhuollon ammattihenkilön antamia todistuksia ja lausuntoja ovat: - SV 6 A-todistus (Lääkärintodistus A) - SV 7 B-todistus (Lääkärinlausunto B) - SV 10 D-todistus (Lääkärintodistus D) - SV 97 Lääkärinlausunto erityisäitiysvapaan tarpeesta - SV 75 Raskaus- tai jälkitarkastustodistus (Todistus raskaudesta tai jälkitarkastuksesta) - SV 210 Selvitys ja korvaushakemus sairaankuljetuksesta sekä - SV 67 Matkatodistus (Todistus matkakorvausta varten) Mielenterveyslaissa (1116/1990) tarkoitetut seuraavat asiakirjat: - lain 9 :n mukainen tarkkailulähete - lain 10 :n mukainen tarkkailulausunto - lain 11 :n mukainen päätös määräämisestä hoitoon potilaan tahdosta riippumatta

9 [nro] 9(65) - lain 22 g :n mukainen päätös omaisuuden haltuunotosta sekä - lain 22 j :n mukainen päätös yhteydenpidon rajoittamisesta. Vaiheistuasetus määrittää em. todistusten ja lomakkeiden Kanta-tallennuksen aikarajat THL:n määräys THL OPER on antanut määräyksen valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen avulla terveydenhuollon ulkopuolisille toimijoille luovutettavista todistuksista ja lausunnoista (1/2018) Määräys koskee vaiheistusasetusluvussa mainittuja SV-todistuksia ja lausuntoja. Vaiheistusasetuksen mukaisista todistuksista ja lausunnoista voidaan välittää Kansaneläkelaitoikselle: - SV 6 A-todistus (Lääkärintodistus A) - SV 7 B-todistus (Lääkärinlausunto B) - SV 10 D-todistus (Lääkärintodistus D) - SV 97 Lääkärinlausunto erityisäitiysvapaan tarpeesta - SV 75 Raskaus- tai jälkitarkastustodistus (Todistus raskaudesta tai jälkitarkastuksesta) - SV 67 Matkatodistus (Todistus matkakorvausta varten) Lisäksi on luvallista välittää Traficomlle: - F122 Lääkärinlausunto ajokyvystä Kyseiset todistukset tallennetaan Kanta-arkistoon, aikaisemmat poikkeukset huomioiden, jonka jälkeen ne saa luovuttaa kysely- ja välityspalvelun avulla niille toimijoille, joilla on lainsäädännön perusteella oikeus kyseisiin asiakirjoihin. n kautta voidaan jatkossa välittää muitakin todistuksia ja eri viranomaisten tarvitsemia asiakirjoja. Palvelun kautta ei tässä vaiheessa voida välittää muita potilastietoja edes todistusten liitteinä. 1 Oma korostus Asiakastietolaista

10 [nro] 10(65) 3 Yleiskuvaus sta Toiminnallisen määrittelyn kannalta keskeisiä valtakunnalliseen todistusten ja lausuntojen kysely- ja välityspalveluun liittyviä todistuksia ja lausuntoja vastaanottavia sidosryhmiä ovat: Aluehallintovirastot ja maistraatit Eläkevakuutusyhtiöt Kela Lakisääteistä liikenne- ja tapaturmavakuutusta harjoittavat vakuutusyhtiöt Terveydenhuollon palveluntuottajat Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Traficom Työnantajat 3.1 Todistusten ja lausuntojen käyttötarpeita n kautta todistuksia ja lausuntoja hyödyntämään pystyviä organisaatioita on tunnistettu useita. Alla olevassa kuvassa 3.1 on kuvattu tunnistettujen toimijoiden tietotarpeita sekä tietojen välitystapoja. Kuvan sidosryhmien tietotarpeita ei ole esitetty kuvassa tyhjentävästi. Kuvassa oranssilla olevat nuolet esittävät välityspalvelun toiminnallisuuksien hyödyntämistä ja sinisellä olevat nuolet kyselypalvelun toiminnallisuuksien käyttöä.

11 [nro] 11(65) Kuva 3.1. Kysely-ja välityspalvelu Jako kysely- ja välityspalvelun välillä on karkeasti seuraavanlainen: 1) Kyselypalvelua hyödynnetään tilanteissa, joissa todistuksen tai lausunnon tarve ja luovuttamisen oikeutus syntyy sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisessa asiointiprosessissa. Todistuksen tai lausunnon luovuttamisen oikeutus perustuu joko asiakkaan suostumukseen tai lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen. Tällöin todistuksen tai lausunnon tuottaneella toimijalla ei ole edellytyksiä tietää, otetaanko todistus tai lausunto käsittelyyn ja kuka käsittelyn tekee. Kyselypalvelusta todistusta tai lausuntoa hakeva taho hakee tietoja tiettyyn henkilöön ja olemassa olevaan asiointiprosessiin liittyen. 2) Välityspalvelua hyödynnetään tilanteissa, joissa oikeutus todistuksen tai lausunnon välitykseen annetaan todistuksen tai lausunnon syntykontekstissa eli tyypillisesti lääkärin vastaanotolla. Todistuksen lähettävä ammattihenkilö yksilöi vastaanottajan. Vastaanottaja ei hae tietyn henkilön todistuksia ja lausuntoja, vaan kyseiselle vastaanottajalle osoitettuja saapuneita todistuksia ja lausuntoja. Tällä tavoin välitetty todistus tai lausunto voi käynnistää asiointiprosessin vastaanottavalla toimijalla. Edellisistä toisistaan poikkeavista loogisen tason menettelyistä erillisiä teknisen viestinvälityksen käsitteitä ovat PUSH- ja PULL-mallit. PULL-mallissa tiedon tarvitsija kutsuu teknistä palvelua, jolla hän hakee itselleen kuuluvat tiedot. PUSH-mallissa tiedon tarvitsija avaa vastaanottopalvelun välityspalvelulta tulevalle liikenteelle. PULL-mallissa tiedon tarvitsija avaa tietyin aikavälein yhteyden tiedon tarjoajaan selvittääkseen, onko tiedon tarjoajalle

12 [nro] 12(65) ilmestynyt tiedon tarvitsijalle tarkoitettuja tietoja. Siinä tulee sovittaa hakufrekvenssi joko toiminnallisten tarpeiden perusteella tai todistusten ja lausuntojen määrään pohjautuen, jotta tiedon tarjoajan palvelu ei ruuhkaudu. Välityspalvelussa on mahdollista välittää vaiheistusasetuksessa mainitut lääkärintodistukset Kelaan. Teknisesti toteutus on tehty PUSH-tyyppisesti. toteutetaan tämänhetkisten linjausten perusteella muiden kuin Kelan osalta PULL-mallilla. Kyselypalvelussa PULL-toteutus tarkoittaa, että kyselypalveluun liittynyt terveydenhuollon ulkopuolinen tietojärjestelmä muodostaa yhteyden ja suorittaa kyselyn. Välityspalvelussa PULL-toteutus tarkoittaa, että palveluun liittyneen terveydenhuollon ulkopuolisen tietojärjestelmän vastuulla on käydä tietyin väliajoin kyselemässä välityspalvelulta onko liittyjälle osoitettu uusia todistuksia. 3.2 Toimijat ja toiminnalliset prosessit Todistuksen tai lausunnon tuottaja on sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilö, joka hyödyntää tietojärjestelmäpalvelua todistuksen tekemiseen ja välittämiseen. Tietojärjestelmäpalvelu voi olla toteutettuna esimerkiksi osaksi potilaskertomusjärjestelmää tai se voi olla erillinen lomakepalvelu. Todistuksen täyttämisen yhteydessä todistuksen tekijä voi valita käyttämässään järjestelmässä välityksen perusteen ja välityksen kohteen, mikäli on tiedossa kenelle todistus on tarkoitettu ja vastaanottaja löytyy vastaanottajarekisteristä. Todistus tai lausunto tallennetaan aina Potilastiedon arkistoon. Potilastiedon arkistoon tallennettu todistus voidaan arkistoinnin jälkeen luovuttaa terveydenhuollon ulkopuoliselle toimijalle kansalaisen suostumuksella tai lakisääteisen tiedonsaantioikeuden perusteella kysely- ja välityspalvelun kautta. Kansalainen voi katsoa todistuksiaan ja niiden luovutustietoja Omakannasta. Tavoitetilassa kansalainen voi myös itse välittää todistuksen tai lausunnon Omakannasta vastaanottajalle. Omakannan välitystoiminnallisuus on vaiheistettu toteutettavaksi myöhemmin. n roolit ja transaktiot on esitetty kuvassa 3.2.

13 [nro] 13(65) Figure 1 Tuottajan, kansalaisen ja vastaanottajan roolit ja toimenpiteet kysely-ja välitystoiminnassa. Kuva 3.2. Kysely ja välityspalvelun roolit ja transaktiot Seuraavassa taulukossa on lyhyet kuvaukset kysely- ja välityspalveluun liittyvistä toimijarooleista. Aktori Todistuksen tai lausunnon tuottaja Tyyppi Henkilörooli Kuvaus Ensivaiheessa lääkäri tai myöhemmin myös muu sosiaalija terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee todistuksen tai lausunnon tuottamiseksi vaaditut toimenpiteet. Kansalainen Henkilörooli Yksittäinen henkilö, jota todistus tai lausunto koskee. Vastaanottaja Organisaatiorooli Taho, jolle todistuksen välityspyyntö osoitetaan tai joka pyytää todistusta kyselypalvelun avulla. Todistuksen tai lausunnon tuottava palvelu Vastaanottajarekisteri Potilastiedon arkisto Tietojärjestelmäpalvelu Todistuksen tai lausunnon tuottajan käyttämä tietojärjestelmäpalvelu (esimerkiksi lomakepalvelu tai asiakas- ja potilastietojärjestelmä), jolla voidaan tallentaa todistukset ja lausunnot sekä tehdä niille välityspyyntö vastaanottajarekisterin mukaisille vastaanottajille. Tietojärjestelmäpalvelu Tietolähde, jonka perusteella välityksen kohde määritetään todistuksen tai lausunnon tuottavassa palvelussa todistuksen tai lausunnon tuottajan toimesta. Tietojärjestelmäpalvelu Potilastietojen arkistointiin tarkoitettu valtakunnallinen tietovaranto.

14 [nro] 14(65) Omakanta Kyselevä järjestelmäpalvelu Välityksen vastaanottopalvelu Kyselypalvelu Välityspalvelu Tietojärjestelmäpalvelu Tietojärjestelmäpalvelu, jonka avulla kansalainen voi katsella ja hallinnoida valtakunnalliseen Kanta-arkistoon tallennettuja resepti- ja terveys- ja hyvintointitietojaan, niihin liittyviä lokitietoja sekä suostumuksiaan, kieltojaan ja tahdonilmaisujaan. Tietojärjestelmäpalvelu Todistuksia ja lausuntoja kyselevä tietojärjestelmäpalvelu (esimerkiksi sähköinen asiointipalvelu tai siihen liitetty integraatiopalvelu), joka pyytää oleelliset ja käytettävissä olevat todistukset sosiaali- ja terveydenhuollon ulkoisen asiointipalvelun käyttöön. Kansalaisen suostumus eilakisääteisien kyselytarpeiden osalta voidaan antaa tämän ulkopuolisen asiointipalvelun kautta. Tietojärjestelmäpalvelu Tekninen vastaanottopalvelu, joka käsittelee teknisesti PUSH- tai PULL-mallilla tuotetut asiakirjojen välityssanomat. Tietojärjestelmäpalvelu Kanta-palveluihin kuuluva tietojärjestelmäpalvelu, joka käsittelee todistusten ja lausuntojen kyselypyynnöt ja luovuttaa asiakirjat edellytysten täyttyessä. Tietojärjestelmäpalvelu Kanta-palveluihin kuuluva tietojärjestelmäpalvelu, joka välittää todistukset ja lausunnot. Taulukko 3.2. n toimijaroolit. n sekä siihen keskeisesti liittyvien eri toimijaroolien toiminnallisuudet on esitetty kuvassa

15 [nro] 15(65). Kuva Yleiskuva kysely- ja välityspalvelusta. Mitä eri järjestelmissä tehdään Todistusten muodostaminen, arkistointi sekä välitykseen liittyvät suostumus, välitysperusteen ja välityskohteen valitseminen ovat toiminnallisuuksia, jotka todistuksia tuottavan palvelun tulee toteuttaa. Muut tarkemmat vaatimukset todistuksia ja lausuntoja muodostaville järjestelmille on kuvattu Potilastiedon arkiston määrittelyissä[1]. Välityskohde ja -peruste valitaan ensimmäisen vaiheen toteutuksessa valtakunnallisen koodistopalvelun Viestinvälitys Sanoman vastaanottaja sekä Viestinvälitys Välitysperuste -koodistoista. Eri käyttötarkoituksiin luovutettavien asiakirjojen tai asiakirjojen määriteltyjä tietotosisältöjä ylläpidetään uudessa Viestinvälitys Käyttötarkoitus -koodistossa. Ensimmäisen vaiheen toteutuksessa vastaanottavia tahoja on kaksi; Kela ja Traficom. Yllä olevassa kuvassa Vastaanottajarekisteri sisältää edellä mainitut koodistot. a käytettäessä Kanta-palvelut tarkistavat vastaanottajarekisteristä välitystietojen oikeellisuuden. Todistuksia hyödyntävän järjestelmän vastuulla on välityspalvelussa tehdä määritellyin aikavälein yhteysavaus välityspalveluun ja pyytää hyödyntävälle palvelulle osoitettuja todistuksia. Todistusten saaminen välityspalvelun kautta ei ole aikakriittinen toiminto osapuolille. Epäonnistunutta välitystä voidaan yrittää uudelleen jopa useita tunteja ilman merkittävää vaikutusta asiakasprosesseihin, samoin kyselypalvelun osalta voidaan tehdä uusi kysely edellisen epäonnistuessa. Palvelulle osoitetut todistuksen vastaanottajat on määritelty Viestinvälitys - Sanoman vastaanottaja -koodistossa. Ensimmäisessä vaiheessa vastaanottaja on aina yksittäinen organisaatio. Jatkossa vastaanottajaksi voidaan valita useampi vastaanottaja, jolloin todistus välitetään kaikille valituille vastaanottajille tai se voi olla määritellyn toimialan keskitetty palvelu, mikäli vastaanottaja ei ole tiedossa, mutta tiedetään mitä tarkoitusta varten todistus

16 [nro] 16(65) on laadittu. Esimerkki keskitetystä palvelusta voi olla työeläkejärjestelmä. Kansalainen ei todistusta hakiessaan välttämättä tiedä kuka hänen työeläkkeensä käsittelee. Tällöin todistus voidaan välittää työeläkejärjestelmälle (keskitettyyn palveluun), joka tekee päättelyn käsittelevästä tahosta ja edelleenvälittää todistuksen. Keskitetty palvelu on vastuussa edelleen luovuttamiensa todistusten lokituksista ja tietoturvallisesta käytöstä. Reititys eteenpäin Vastaanottajan ja Vastaanottaja 2 välillä kuvaa edellä mainittua keskitettyä palvelua. Ensimmäisen vaiheen toteutuksessa kyselypalvelu toteutetaan ennalta määritellyillä hakuehdoilla toimijakohtaisesti. Sähköisellä asiointipalvelulla kuvataan sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisen toimijan omaa palvelua, johon kansalainen on kirjautunut vahvasti tunnistautuneena. Palvelun kautta kansalainen voi aloittaa asiointiprosessin ja antaa suostumuksensa ennalta määriteltyjen todistusten tai käyttötarkoituksen mukaisen tietosisällön hakemiseen kyselypalvelusta sosiaali- ja terveydenhuollon ulkoisen asiointiprosessin käyttöön Rajaukset Tässä toiminnallisessa määrittelyssä ei käsitellä kysely- ja välityspalvelun tai siihen liittyvien järjestelmien teknistä toteutusta. n tekninen toteutus on Kelan vastuulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille toimijoille tulee omat liityntäpisteet kansallisen suomi.fi-palveluväylän kautta, ja tarkemmat liittymismallit palveluun on rajattu tämän määrittelyn ulkopuolelle. Todistusten ja lausuntojen lisäksi usealla sidosryhmällä on tarve saada asiakkaan potilastietoja laajemminkin. Nämä tiedot rajautuvat määrittelyn tässä vaiheessa dokumentin ulkopuolelle, mutta kysely- ja välityspalvelun toiminnallisuuden osalta nämä tarpeet on pyritty huomioimaan mahdollista myöhempää toteutusta varten. Käyttöliittymällinen palvelu todistusten ja lausuntojen näyttämiseksi voi olla yksi vaihtoehto sellaisissa tapauksissa, joissa potentiaalisia vastaanottajia on useita tuhansia tai tarpeet tietojen näyttämiseen poikkeavat perustavanlaatuisesti muiden sidosryhmien tarpeista. Esimerkiksi sairaspoissaoloa varten tehty A-todistus työnantajille voitaisiin toteuttaa käyttöliittymäpalvelun kautta, koska ei ole realistista olettaa, että kaikki Suomen työnantajat liittyisivät Kanta-palveluun tai, että suurimmalla osalla heistä olisi tähän kyvykkyyttä. Tästä huolimatta osa yrityksistä voisi kuitenkin käyttää sanomapohjaista kysely- ja välityspalvelua, mikäli heillä on palvelun käyttöön edellytykset. Käyttöliittymäpalvelulla voitaisiin toteuttaa laajempiakin katseluoikeuksia Potilastiedon arkiston tietoihin. Esimerkiksi kuolemansyyn selvittämiseksi tarvitaan oikeus kaikkien kansalaisesta kirjattujen tietojen näkemiseen. Nykyään tiedot pyydetään jokaisesta organisaatiosta erikseen tulosteina. Todistusten ja lausuntojen näyttäminen käyttöliittymäpalvelun kautta jää jatkokehitysvaiheeseen määriteltäväksi tarkemmin ja se voi olla osittain riippuvainen mm. kansallisen palveluarkkitehtuurin jatkototeutuksen aikatauluista. Jälkimmäinen tarve laajemmin potilastietoihin pääsyyn on rajattu määrittelyn ulkopuolelle eikä tarpeita ole kattavasti selvitetty. Jatkossa todistusten ja lausuntojen tuottaminen voi tapahtua potilastietojärjestelmien ulkopuolella, esimerkiksi UNA-hankkeessa toteutettavalla lomakepalvelulla. Muiden

17 [nro] 17(65) tietojärjestelmäpalvelujen vaatimuksista kuvataan tässä määrittelyssä vain valtakunnallisen kysely- ja välityspalvelun hyödyntämiseksi määriteltävät vaatimukset Arkkitehtuurilinjaukset Toteutuksen arkkitehtuurilinjauksissa on pyritty huomioimaan todistuksia ja lausuntoja tuottavien organisaatioiden prosessit siitä näkökulmasta, että toteutus muuttaa nykyisiä sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden toimintatapoja todistusten ja lausuntojen tuottamisen osalta mahdollisimman vähän, eikä lisää tekijälle vaatimuksia prosessin jatkumisesta todistuksen tai lausunnon laatimisen jälkeen.teknisen toteutuksen lähtökohdaksi on valittu PULL-mallinen tiedon tekninen välittäminen, jossa tiedon tarvitsija kutsuu palvelua. a voidaan jatkossa mahdollisesti hyödyntää myös sosiaalihuollon asiakirjojen välitys- ja kyselytarpeisiin. Sosiaalihuollon asiakirjat eivät ole vaiheistusasetuksen ensimmäisessä vaiheessa mukana, mutta sosiaalihuollon tarpeet huomioidaan palvelun jatkokehitysvaiheissa. Todistusten ja lausuntojen mitätöintitietojen välittämistä on hankala sovittaa usean eri toimijan prosesseihin keskitetysti. Palvelun toteutuksen ensimmäisten vaiheiden osalta on tehty linjaus, ettei palvelun kautta tehdä mitätöintiä eikä välitetä mitätöintitietoja poislukien jo toteutettu PUSH-mallinen välityspalvelu, jossa mitätöidyt asiakirjat välitetään Kelaan. Traficomilla ei ole tarpeita saada mitätöinti- ja korjaustietoja. Todistusten ja lausuntojen mitätöintietoja ei välitetä palvelun ensimmäisissä vaiheissa, mutta toiminnallisuus on kuvattu jatkokehitys-kappaleessa. Mitätöintitoiminnallisuuden käyttöönotto on riippuvainen Kelan priorisoineista, eikä toiminnallisuuden toteutusta ole vielä aikataulutettu. Joitakin todistuksia ja lausuntoja voidaan käyttää siten, että samalle todistukselle on kirjattuna tietoja useampaan käyttötarkoitukseen. Määrittelyssä on tunnistettu tarve rajoittaa samalla lomakkeella olevien muihin käyttötarkoituksiin kirjattujen tietojen näyttäminen asiaa käsitteleville henkilöille. Tästä syystä kysely- ja välityspalvelu voi kokonaisten asiakirjojen sijasta palauttaa tietyissä tapauksissa asiakirjan tietylle vastaanottajalle kohdennettuja osuuksia. Todistuksien ja lausuntojen viivästämisiä ei huomioida kysely- ja välityspalvelun toiminnallisuudessa. Lähtökohtaisesti todistukset ja lausunnot tehdään asiakkaan pyynnöstä ja hänen tarpeisiinsa. Poikkeuksen muodostavat mielenterveysasiakirjat. Mielenterveysasiakirjat ovat kuitenkin osittain luonteeltaan hallinnollisia päätöksiä, joista voidaan tehdä valitus. Tämän vuoksi asiakirjat (päätökset) tulee antaa asianomaisille todisteellisesti tiedoksi, jolloin näidenkään osalta viivästäminen ei ole relevantti toiminnallisuus. Asiakastietolain mukaisten luokkien A ja B järjestelmävaatimukset eivät ole suoraan sovellettavissa sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille todistusten hyödyntäjille, koska näiden käyttämien tietojärjestelmien varsinainen käyttötarkoitus ei ole asiakas- ja potilastietojen käsittely. un liittyville sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille järjestelmille ei tehdä yhteistestauksia nykyisellä laajuudella, eikä järjestelmiltä edellytetä A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien

18 [nro] 18(65) tietoturvasertifiointia, koska järjestelmillä käsitellään vain erikseen luovutettavia tietoja. Lisäksi kullekin liittyvälle järjestelmälle ja organisaatiolle sallitut kyselyt ja tiedot rajataan tarkasti liittymisen yhteydessä. Järjestelmiä koskevat kuitenkin yleiset säädökset salassa pidettävien asiakas- ja potilastietojen tietosuojan suhteen ja niissä on oltava asianmukaiset tietoturvallisuus-, käyttäjähallinta- ja käytön seurantaominaisuudet. un liittyvien organisaatioiden on huolehdittava tietosuoja- ja tietoturvakäytännöistä tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelman tai vastaavat relevantit tiedot ja valvontakäytännöt sisältävän suunnitelman kautta. Linjaus 1: toteutetaan teknisesti PULL-mallilla. Nykyistä PUSH-mallia hyödynnetään jatkossakin ainoastaan jo toteutetussa todistusten välityksessä Kelan etuuskäsittelyyn. Linjaus 2: Todistuksia ja lausuntoja hyödyntäville sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille vastaanottajille tulee omat kansallisen suomi.fi-palveluväylän liityntäpisteet. Linjaus 3: un liittyvien todistuksia vastaanottavien järjestelmien on täytettävä relevantit tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimukset ja läpäistävä rajattu yhteistestaus. Liittyvien organisaatioiden on kuvattava tietosuoja- ja tietoturvallisuuskäytäntönsä tietosuojan ja tietoturvallisuuden omavalvontasuunnitelman (THL määräys 2/2015) tai sitä vastaavan muun suunnitelman kautta. Linjaus 4: palauttaa kokonaisia asiakirjoja tai asiakirjan tietylle vastaanottajalle kohdennettuja osuuksia. Linjaus 5: välittää mitätöintitiedon mitätöidyistä asiakirjoista alkuperäisen asiakirjan välitystaulun sisältäville vastaanottajille. Kyselypalvelun kautta saatujen todistusten ja lausuntojen osalta mitätöintitietoa ei välitetä. Mitätöintitieto välitetään erillisenä sanomana, jonka teknisen rakenteen määrittelee tarkemmin Kela. Linjaus 6: Todistusten ja lausuntojen viivästämisiä ei huomioida kysely- ja välityspalvelussa Käsitemalli Kuvassa 3.5 esitetään karkea kysely- ja välityspalvelun käsitemalli. Todistukselle on tunnistettu välityksen kannalta kolme keskeistä piirrettä: todistuksen tyyppi, voimassaoloaika sekä luontiaika. Yleisen tason käsitemallista ei välittömästi näy aiemmin kuvatut kysely- ja välityspalvelun erot, vaan esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon ulkoiseen asiointiprosessiin liittyvän herätteen rooli on kuvattu asiointiprosessi-käsitteeseen liittyvään lisätietolaatikkoon. Käsitemallissa on tunnistettu kaksi erityyppistä lupamenettelyä: lakisääteinen oikeus ja kertaluonteinen luovutuslupa. Käsitemallissa keskeinen rooli on luovutuksella, joka nivoo vastaanottajan, todistuksen, luvan ja kansalaisen asiointiprosessin toisiinsa.

19 [nro] 19(65) Figure 2 kysely- ja välityspalvelun käsitteet mallina. Kuva 3.5. Käsitemalli Käsitemallia laadittaessa on tunnistettu mahdollinen tarve luovutuskiellolle, mutta sitä ei ole kuvattu käsitemalliin. Palvelun käytön laajentuessa voi tulla tilanteita, joissa kansalaisen pitää voida erikseen kieltää yksittäisen todistuksen luovuttaminen ei-lakisääteisissä kyselyissä. Esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon ulkoisen asiointipalvelun kautta tehty kysely palauttaa työnantajalle viisi viimeisintä A-todistusta (lupa kohdistuu joukkoon todistuksia). Mikäli kansalainen haluaa, että jotain tiettyä yksittäistä todistusta ei koskaan luovuteta, voisi hän merkitä todistukselle luovutuskieltotiedon, jolloin kysely ei palauta kyseistä todistusta muiden joukossa. Luovutuskiellon tarvetta ei tunnistettu ensimmäisten terveydenhuollon ulkopuolisten kysely- ja välityspalveluun liittyjien osalta, joiden tiedonsaantioikeus perustuu pääasiassa lakisääteiseen oikeuteen ja Traficomin tarve viimeisimpään voimassa olevaan todistukseen, jolle kansalainen antaa itse luovutusluvan hakemusta tehdessään. Luovutuskiellon tarve arvioidaan kysely- ja välityspalvelun myöhemmässä vaiheessa, eikä sitä toteuteta vaiheiden 1-2 aikana, eikä sitä ole kuvattu myöskään käsitemalliin.[1]

20 [nro] 20(65) 4 Toiminnallisten prosessien kuvaukset n käytöstä on kuvattu kolme toiminnallista prosessia, jotka ovat tuottajan tekemä todistuksen välittäminen (kansalaisen suostumuksella), kansalaisen käynnistämä välitys Omakannan kautta ja todistusten kysely ulkoisesta palvelusta (kansalaisen suostumuksella). Näiden lisäksi todistusten tai lausuntojen saaminen voi perustua lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen. Lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen perustuvia kysely- tai välitysprosesseja ei ole kuvattu erikseen. Käytännössä prosessit eivät eroa kansalaisen suostumukseen perustuvista välitys- ja kyselyprosesseista muuten kuin välityksen perusteen osalta. Esimerkiksi kuolintodistuksien toimittaminen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen oikeuslääketieteelliselle yksikölle perustuu lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen. 4.1 Tuottajan tekemä todistuksen tai lausunnon välitys Edellytyksenä välityspalvelun käyttöön asiakirjojen välityksessä on, että asiakirja on arkistoitunut Potilastiedon arkistoon. Todistuksen arkistoinnin jälkeen kansalainen antaa suullisen suostumuksen asiakirjan välittämiseksi tietylle vastaanottajalle. Sama asiakirja voidaan välittää useammalle taholle, mutta jokainen välityspyyntö tulee tehdä erikseen. Vastaanottaja valitaan koodistopalvelimella ylläpidettävästä vastaanottajarekisteristä. Kyselyja välityspalvelu asettaa asiakirjan välitykseen, josta valittu vastaanottaja käy hakemassa välitettävän asiakirjan. Välityksen jälkeen välityspalvelu päivittää välitystiedot, joita kansalainen voi käydä myöhemmin tarkastelemassa Omakannasta. Tuottajan tekemän todistuksen tai lausunnon välitys on esitetty kuvassa 4.1.

21 [nro] 21(65) Figure 3 Tuottajan tekemä välitys -prosessi. Mitä kukin välityksen aikana tekee. Kuva 4.1. Tuottajan tekemä välitys prosessi 4.2. Todistusten kysely Todistuksia ja lausuntoja voidaan hakea osaksi soten ulkoisten palveluiden asiointiprosesseja kyselypalvelun kautta (kuva 4.2.). Edellytyksenä kyselypalvelun käyttöön on kansalaisen vahva tunnistaminen, kansalaisen antama yksilöity suostumus sekä kansalaiselle riittävän tarkasti yksilöity suostumuksen kohde. Kansalaisen tulee siis yksiselitteisesti ymmärtää, kuinka laajaan joukkoon hänen potilastietojaan kysely kohdistuu ja mihin hän suostumuksensa antaa. Etukäteen määritellyt hakuehdot toimijoiden asiointiprosesseihin liittyen määritellään tarkemmin kyselypalveluun liitymisen projektissa yhteydessä yhdessä Kelan ja THL:n kanssa. Kyselypalvelu vastaanottaa kyselyn yhteydessä kansalaisen antaman suostumustiedon, tekee kyselyn mukaisen haun Potilastiedon arkistoon ja palauttaa rajauksen mukaiset asiakirjat kyselijälle. Kyselypalvelun suostumus on kertaluontoinen ja sidottu tiettyyn käyttötarkoitukseen.

22 [nro] 22(65) Figure 4.2. Vastaanottajan asiointipalvelusta tehtävä kysely-prosessi. Mitä kukin kyselyn aikana tekee. Kuva 4.2. Kyselyprosessi 4.3. Kansalaisen Omakannasta tekemä välitys Kansalainen voi Omakannasta valita tietyn todistuksen tai lausunnon ja asettaa sen välitykseen. n näkökulmasta vastaanottajan valinnan jälkeen prosessi etenee samalla tavalla kuin ammattilaisen tekemässä välityksessä (kuva 4.3.). Kansalaisen itse tekemää välitystä Omakannasta ei ole vielä teknisesti toteutettu (10/2019). Figure 4.3. kasalaisen Omakanta-palvelusta tekemä välitys- prosessi Kuva 4.3. Omakannasta välitys -prosessi

23 [nro] 23(65) 5 Käyttötilanteet ja työnkulut Tässä luvussa on kuvattu käyttötilanteet kysely- ja välityspalvelun toiminnoista, sekä niihin liittyvät välityksen perusteet. Tässä luvussa kuvataan keskeisimmät työnkulut tilanteissa, joissa kysely- ja välityspalvelua käytetään. Työnkulut ovat osa laajempia toimintaprosesseja, jotka liittyvät asiakkaiden hoitoon, käynteihin ja asiointiin. 5.1 Todistusten tai lausuntojen välitys Alla olevassa kuvassa on esitetty välityspalvelun ja siihen liittyvien järjestelmien toiminnallisuudet käyttötapauksissa. Figure 5.1. Työnkulut välityksessä. Kansalainen pyytää väitystä lääkärin luona asioidessaan. Kuva 5.1. Todistusten ja lausuntojen välitys. Lähtötilanteessa kansalainen on tullut vastaanotolle ja pyytää todistusta tai lausuntoa sekä sen välittämistä haluamalleen taholle. Kansalaisen suullisesti ilmaisema pyyntö todistuksen välittämiseksi toimii välityksen perusteena.

24 [nro] 24(65) 1) Kansalainen antaa suullisen yksilöidyn luvan todistuksen välittämiseen, suostumusta ei dokumentoida erikseen. Välitys ei vaadi kansalaisen suostumusta silloin, kun valtuutus liittyy johonkin lakisääteiseen viranomaisprosessiin (esim. heikentynyt ajokyky -ilmoitus poliisille F203s). 2) Lääkäri laatii todistuksen ja lisää siihen tiedon kenelle todistus halutaan välittää. Vastaanottajaksi voidaan valita vain sellainen organisaatio, joka on määritelty ottamaan vastaan kyseisiä lomakkeita (Viestinvälitys sanoman vastaanottaja). Vastaanottajia voi myös olla useita. Todistus tallennetaan Kanta-palveluun. 3) Onnistuneen arkistoinnin jälkeen järjestelmä lähettää välityspalvelulle välityspyynnön arkistoidusta todistuksesta. Välityspalvelu vastaanottaa välityspyynnön. 4) Välityspalvelu tarkistaa vastaanottajarekisteristä vastaanottajan tiedot sekä tekee muut vaadittavat tekniset tarkistukset todistuksen välittämiseksi(allekirjoitus, välitystietojen oikeellisuus, kehystiedot jne.). 5) Välityspalvelu välittää todistuksen vastaanottajalle, odottaa vastaanottajan kuittausta onnistuneesta välityksestä, jonka jälkeen kuittaa välitystä pyytäneelle järjestelmälle välityksen onnistumisen. Lähettävän järjestelmän ei tarvitse jäädä odottamaan sovellustason kuittausta välityksen onnistumisesta, kuittaus ei ole aikakriittinen toiminto eikä välityksestä tai sen epäonnistumisesta tarvitse informoida todistuksen tuottajaa. Välityspalvelu huolehtii välitystietojen tallentamisesta luovutuslokille ja Omakanta luovutustietojen näkymisestä kansalaiselle. 5.2 Todistusten tai lausuntojen kysely Todistusten tai lausuntojen kyselypalvelua käytettäessä todistuksen tulee olla arkistoituneena Kanta-palveluun. Kansalainen voi tehdä suostumuksen tietojensa hakemiseen sosiaali- ja terveydenhuollon ulkoisessa asiointipalvelussa, jolloin ennalta määritetyillä hakuehdoilla voidaan palauttaa kansalaisen todistuksia pyytävälle taholle. Kysely, - ja välityspalvelu varmentaa hakuehtojen oikeellisuuden. Organisaatio- ja käyttötarkoituskohtaiset hakuehdot voidaan teknisesti ylläpitää joko palvelun sisäisesti tai ulkoisessa koodistossa. Suostumus ja käyttötarkoitustieto välitetään kyselyn mukana kyselypalvelulle. Kyselypalvelu hakee kansalaisen tiedoilla hakuehtojen mukaisia todistuksia ja lausuntoja ja palautta löytyneet todistukset tai määritellyt asiakirjan tietosisällöt kyselyn tehneelle järjestelmälle. Lupa todistusten hakemiseen voi perustua myös lakiin, jolloin kansalaisen tai jonkin muun viranomaistahon alulle laittama prosessi voidaan tulkita suostumukseksi, joka oikeuttaa kyselevän tahon saamaan riittävät tiedot asian käsittelemiseksi. Kaikkien todistuksia kyselevien tahojen tulee olla vastaanottajarekisterissä, joka toteutetaan kansallisen koodistopalvelun kautta ensimmäisessä vaiheessa.

25 [nro] 25(65) Figure 5.2. Toimintamalli kyselypalvelussa. Kansalainen hakee todistusta vastaanottajan asiointipalvelusta. Kuva 5.2. Todistusten ja lausuntojen kysely. 1) Kansalainen on käynyt aikaisemmin lääkärissä ja käynnin aikana on tehty ja tallennettu Kanta-palveluun todistus tai lausunto. 2) Myöhemmin kansalainen käy viranomaisen tai jonkin muun todistuksia käyttävän sosiaalija terveydenhuollon ulkoisen organisaation sähköisessä asiointipalvelussa, johon hän tunnistautuu vahvasti. Palvelussa kansalainen laittaa asiointiprosessin vireille, jossa tarvitaan yksi tai useampi todistus tai lausunto. Asiointipalvelussa esitetään kansalaiselle selkeästi mitä todistuksia tai lausuntoja palvelu käyttää ja yrittää kyselypalvelun kautta saada prosessin käyttöön. Kansalaisen täytyy hyväksyä ehdot. Asiointipalvelulle sallitut kyselyt on etukäteen määritelty prosessikohtaisesti kysely- ja välityspalveluun liittymisen yhteydessä. 3) Kansalaisen hyväksyttyä asiointipalvelun ehdot ja annettuaan suostumuksen (välityksen peruste) todistusten kyselyyn, kyselyn tekevä järjestelmä välittää ennalta määritellyn kyselyn, joka perustuu käyttötarkoitustietoon (esim. ajokorttihakemusta varten) sekä kansalaisen suostumuksen kyselypalvelulle. 4) Kyselypalvelu tarkistaa vastaanottajarekisteristä vastaanottajan tiedot, suodattaa tarvittaessa palautettavan tietosisällön käyttötarkoitustiedon mukaisesti sekä tekee muut vaadittavat pääsynhallintaan liittyvät tekniset tarkistukset

26 [nro] 26(65) 5) Kyselypalvelu palauttaa haulla löydetyt asiakirjat tai asiakirjojen vastaanottajalle määritellyt tietosisällöt vastaanottajalle, odottaa vastaanottajan kuittausta vastaanottamisesta, jonka jälkeen kyselypalvelu huolehtii välitystietojen tallentamisesta sekä niiden näkymisestä kansalaiselle Omakannan kautta Asiakirjojen välityksen vastuut Asiakirjojen välitykseen liittyvät toiminnot ja vastuut virhetilanteiden hoitamisesta on esitetty kuvassa 5.3. Todistuksen tuottava järjestelmä vastaa, että asiakirja arkistoituu ja asiakirjan välityspyyntö on onnistuneesti toimitettu Kanta-palveluun. Kanta-palvelun vastuulla on käsitellä mahdolliset virhetilanteet potilastiedon arkiston ja kysely- ja välityspalvelun välillä sekä informoida vastaantottajia välittämättä jääneistä asiakirjoista määräajan umpeuduttua. Kela määrittelee tarkemmin, miten välittämättä jääneistä asiakirjoista informoidaan vastanottajaa. Asiakirjan vastaanottavan järjestelmän vastuulla on selvittää virhetilanteet välitystaulun sekä asiakirjojen hakuun liittyen sekä varmistaa välitystaulussa olevien asiakirjojen ja haettujen asiakirjojen yhdenmukaisuus. Kuva 5.3. Asiakirjojen välityksen vastuut

27 [nro] 27(65) 6 Toiminnalliset vaatimukset Toiminnallisissa vaatimuksissa kuvataan tarkemmin millaisia toiminnallisuuksia toteutuksen tulisi tukea. Ominaisuudet on kuvattu toiminnallisten tarpeiden lähtökohdista eikä tässä oteta kantaa teknisen toteutuksen yksityiskohtiin. 6.1 Välityksen perusteen antaminen Välitykseen perusteen antamisella tarkoitetaan kansalaisen itse eksplisiittisesti ilmaisemaa suostumusta omien tietojensa käyttämiseen hänen asiansa ratkaisemiseksi tai viranomaisten eri lakeihin perustuvaa oikeutta käyttää kansalaisen tietoja häneen liittyvän asian ratkaisemiseksi. Pääsääntöisesti kansalaisella on aina mahdollisuus estää tietojensa käyttäminen, mutta tämä saattaa johtaa esimerkiksi siihen, ettei hänen etuuskäsittelyprosessiaan voida ratkaista sähköisen palvelun kautta. Tavallisimmassa välityspalvelun käyttötapauksessa kansalainen menee lääkärin vastaanotolle todistuksen tai lausunnon kirjoittamista varten, jolloin todistuksen tekemisen yhteydessä lääkäri valitsee välityksen perusteen asiakkaan puolesta hänen ilmaisemansa suullisen suostumuksen jälkeen. Suostumuksen kirjaaminen tarkoittaa käytännössä välitysperusteen valintaa, joka on asiakkaan toimeksianto. Suostumus voidaan antaa suoraan sille organisaatiolle, joka todistusta tarvitsee ja tämän perusteella todistus tai lausunto voidaan välittää ko. taholle. Tämä voidaan toteuttaa laajentamalla nykyisten koodistojen Viestinvälitys Sanoman vastaanottaja ja Viestinvälitys Välitysperuste koodistoja uusilla vastaanottajilla sekä tarvittavilla välitysperusteilla. Kansalainen voi itse käynnistää asiointiprosessin sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisessa asiointipalvelussa, jossa hän voi antaa suostumuksen tietojensa käyttämiseen. Suostumustieto lähetetään kyselyn mukana, ja se voi koskea yksittäistä todistusta tai lausuntoa tai laajempaa kokonaisuutta. Kansalaisen täytyy olla tietoinen, missä laajuudessa hänen tietojaan kulloiseenkin asiointiprosessiin käytetään. Nykyisen asiakastietolain sanamuoto edellyttää, että asiakirja voidaan luovuttaa vain sille taholle, jota varten se on alun perin laadittu. STM on linjannut, että todistuksia ja lausuntoja voidaan luovuttaa sähköisesti kansallisten palveluiden kautta muillekin osapuolille joko kansalaisen suostumuksella tai lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen pohjautuen. Mikäli kansalaisen todistusten ja lausuntojen välitystoiminnallisuus toteutetaan Omakantaan, voi kansalainen hallinnoida yksittäisiä luovutuslupia, mikä käytännössä tarkoittaa kansalaisen itsensä tekemää todistusten välitystä. Lakisääteinen oikeus tietoihin perustuu useisiin eri lainkohtiin (esim. vapaaehtoiset vakuutukset, pakolliset vakuutukset, eläkkeet, muut etuudet ja viranomaistoimet jne.) ja näihin prosesseihin käytettäviin todistuksiin tai lausuntoihin ei tarvita kansalaisen erillistä lupaa. Lakisääteiset tiedonsaantioikeudet eivät perustu kansalaisen itse tekemiin yksittäisiä todistuksia tai lausuntoja koskeviin suostumuksiin. Lakisääteisen tiedonsaantioikeuden perusteella todistuksia ja lausuntoja pitää pystyä hakemaan tarvittavassa laajuudessa. Eri

28 [nro] 28(65) käyttötarkoituksiin luovutettavien asiakirjojen tai niiden tietosisältöjen joukkoa rajataan uudella Viestinvälitys Käyttötarkoitus -koodistolla. Luovutuskieltojen tarpeellisuus arvioidaan jatkokehitysvaiheessa. Jatkossa kansalainen voisi hallinnoida luovutuskieltoja Omakannassa. Tällä toiminnallisuudella kansalainen voisi estää haluamansa todistuksen tai lausunnon luovuttamisen kaikissa tapauksissa muille kuin lakisääteisen tiedonsaannin piiriin kuuluville toimijoille. Luovutuskiellot eivät sisälly ensimmäisten vaiheiden toteutuksiin. Linjaus 8: Sama todistus tai lausunto voidaan luovuttaa usealle taholle. Linjaus 9: Lakisääteiset tiedonsaantioikeudet eivät perustu kansalaisen itse tekemiin yksittäisiä todistuksia tai lausuntoja koskeviin suostumuksiin. Linjaus 10: Luovutuksen perusteena oleva kansalaisen antama suostumustieto voidaan välittää kysely- ja välityspalvelulle ulkoisesta järjestelmästä. Linjaus 11: Kansalaisen antaman suostumuksen tietojen luovuttamiseksi tulee olla riittävän yksilöity, suostumusta ei kuitenkaan tarvitse antaa jokaiselle yksittäiselle asiakirjalle erikseen. Kansalaisen suostumukseen perustuvat asiakirjojen luovutukset ja luovutuksen laajuus sekä riittävä yksilöinti hyväksytetään THL OPER:lla. Linjaus 12: Kela voi tehdä teknisiä rajoitteita luovutettavien asiakirjojen enimmäismääriin sekä aikarajoihin Linjaus 13: Todistuksen tai lausunnon vastaanottava organisaatio vastaa asiakirjojen tietoturvallisesta säilyttämisestä, käytöstä ja edelleenluovutuksesta omaa toimintaansa koskevien lakien, ohjeiden ja mahdollisten erillisten sopimusten mukaisesti.

29 [nro] 29(65) ID 1. Vaatimus: Todistuksen tai lausunnon tekemisen yhteydessä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilö pystyy kirjaamaan kansalaisen antaman suostumuksen tietylle vastaanottajalle. Suostumus tarkoittaa välityksen perusteen ja välityksen kohteen valitsemista Viestinvälitys Sanoman vastaanottaja sekä Viestinvälitys Välitysperuste -koodistoista. Rooli: Todistuksen tuottava palvelu. ID 2. Vaatimus: Kansalainen voi antaa suostumuksen todistuksen tai lausunnon hakuun kyselypalvelulle sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisessa asiointipalvelussa. Rooli: Kyselevä järjestelmäpalvelu. ID 3. Vaatimus: Kansalaisen sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisessa asiointipalvelussa antama suostumustieto välitetään kyselysanoman mukana. Rooli: Kyselevä järjestelmäpalvelu. ID 4. Vaatimus: Välityksen perusteena voi olla lakisääteinen tiedonsaantioikeus, joka perustuu kansalaisen itsensä, edunvalvojan tai viranomaisen aloittamaan asiointiprosessiin. Rooli: Todistuksen tuottava palvelu, Kyselevä järjestelmäpalvelu. 6.2 Välityspalvelu Välityspalvelun yksinkertaisimmassa käyttötapauksessa todistuksen tai lausunnon tekemisen yhteydessä valitaan välitysperuste ja sanoman vastaanottaja, jonka tulee olla vastaanottajarekisterissä. Toiminnallisuus vastaa nykyistä A-todistusten välitystä Kelaan, sillä erotuksella, että nykyinen viestinvälitys on toteutettu teknisesti PUSH-mallilla ja jatkossa välitys ulkoisille toimijoille tapahtuu teknisesti PULL-mallilla. Välityspalvelussa todistusten ja lausuntojen vastaanottajana voi olla yksilöity organisaatio tai toimialakohtaiseesti keskitetty palvelu. Todistus tai lausunto voidaan välittää toimialakohtaiseen keskitettyyn palveluun niissä tapauksissa, joissa vastaanottajaa ei voida yksilöidä todistuksen tai lausunnon laatimisen hetkellä tai päättely vastaanottajasta tehdään toimialan sisäisellä logiikalla. Välityspalvelu palauttaa kokonaisia asiakirjoja tai asiakirjan tietylle vastaanottajalle kohdennettuja osuuksia. n vastuulla on rajoittaa välitettäviä tietosisältöjä määriteltyjen sääntöjen mukaisesti. Esimerkiksi yhdelle B-todistukselle on voitu kirjata tietoja useampaa käyttötarkoitusta varten, tällöin kysely-, ja välityspalvelu huolehtii siitä, että eteenpäin välitetään ainoastaan käyttötarkoituksen mukaisia asiakirjoja tai tietosisältöjä. Välityspalvelussa ylläpidetään vastaanottajakohtaisesti tietoa sille välityksessä olevista asiakirjoista ns. organisaatiokohtaista välitystaulua. Vastaanottaja voi pyytää välityspalvelua palauttamaan kaikki välityksessä olevat asiakirjat tai vaihtoehtoisesti välitystaulun, jonka

30 [nro] 30(65) perusteella vastaanottaja voi hakea välitystaulussa yksilöidyt asiakirjat yksittäin. Välitystaulun hakeminen välityspalvelusta ei vielä kuittaa asiakirjaa välitetyksi. Kela määrittelee välitystaulun sisältämän tietosisällön tarkemmin. Omakantaan toteutetaan toiminnallisuus, jolla kansalainen voi itse välittää todistuksia ja lausuntoja haluamilleen tahoille. Tätä toiminnallisuutta voidaan käyttää esimerkiksi A- todistuksen välittämisessä työnantajalle ja hyödyntää vastaanottajarekisterinä ulkoisia rekisteitä sekä mahdollisesti muita toteutettavia KaPa-palveluja. Omakannasta välittäminen jätetään jatkokehitysvaiheeseen ja sen tarpeellisuus tulee arvioida tarkemmin. Määrittelyssä nousi esiin tarve viestinvälitykselle todistuksia tuottavien ja niitä hyödyntävien organisaatioiden välille. Joissakin tapauksissa todistuksissa tai lausunnoissa viitataan tutkimuksiin tai aikaisempiin tuloksiin, mutta näitä ei ole kirjattu osaksi todistusta. Tällöin on tarve saada käyttöön viitatut tiedot joko suoraan tai uuden todistuksen kautta, johon keskeiset tulokset on kirjattu. Uudet lomakemäärittelyt ohjaavat täyttämään tiedot oikein ja riittävässä laajuudessa, joten listätietopyyntöjen määrän odotetaan jatkossa pienenevän, mutta siitä huolimatta lisätietopyyntöjä tarvitsee tehdä jatkossakin. Nykyään kontaktointi hoidetaan puhelimitse, sähköpostilla tai kirjeellä. Toiminnallisuus, jossa tietoja hyödyntävä organisaatio voisi tehdä yksilöidyn lisätietopyynnön tiedon tuottaneelle organisaatiolle sujuvoittaisi prosesseja merkittävästi. Linjaus 14: Todistusten ja lausuntojen välityksessä voidaan käyttää toimialakohtaisia keskitettyjä palveluja, jotka edelleenvälittävät tiedot asiaa käsittelevälle organisaatiolle. ID 5. Vaatimus: Todistuksia ja lausuntoja voidaan välittää välityspalvelun kautta vastaanottaville tahoille, jotka ovat vastaanottajarekisterissä. Rooli: Todistuksen tuottava palvelu. ID 6. Vaatimus: Todistusten ja lausuntojen välitys voidaan kohdentaa keskitettyyn Rooli: Todistuksen toimialakohtaiseen palveluun, mikäli vastaanottajaa ei pystytä tekohetkellä tuottava palvelu. yksilöimään. Tällöin vastaanottajatiedoksi valitaan esimerkiksi Viestinvälitys Sanoman vastaanottaja -koodistosta koodi Eläkejärjestelmä. ID 7. Vaatimus: Välityspalvelu välittää asiakirjoja tai asiakirjojen tiettyjä osia. Välityspalvelun vastuulla on rajoittaa välitettäviä tietosisältöjä määriteltyjen Rooli: Välityspalvelu.

31 [nro] 31(65) sääntöjen mukaisesti ID 8. Vaatimus: Kansalainen voi itse välittää todistuksia ja lausuntoja Omakannan kautta. Rooli: Omakanta, Välityspalvelu. ID 9. Vaatimus: Organisaatiolle osoitettuja todistuksia ja lausuntoja voi katsella käyttöliittymällisen palvelun kautta Rooli: Välityksen vastaanottopalvelu. 6.3 Kyselypalvelu Kyselypalvelun toiminnan yleiskuvaus on esitetty luvussa 4. Kyselypalvelusta voidaan tietyillä ehdoilla hakea kansalaisen todistuksia ja lausuntoja. Mikäli yhtään todistusta tai lausuntoa ei löydy, palauttaa palvelu kyselijälle tiedon ettei haun mukaisia todistuksia tai lausuntoja ole saatavilla. Kyselypalvelun pitää pystyä vastaanottamaan kansalaisen antama luovutuslupa kyselyn mukana tietojen hakemiseen sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisesta asiointipalvelusta. Kyselyt on määritelty etukäteen osana liittymisprosessia. Eri käyttötarkoituksiin luovutettavia asiakirjoja tai asiakirjojen määriteltyjä tietosisältöjä ylläpidetään Viestinvälitys Käyttötarkoitus -koodistossa. Kun kyse ei ole lakisääteisestä tiedonsaantioikeudesta ei hakuehtojen aika- tai muita rajauksia voida muuttaa. Esimerkiksi kysely voi olla määritelty siten, että se palauttaa viimeisen kahden vuoden ajalta kaksi viimeistä B-todistusta, kyselyä ei voida muuttaa kattamaan pidempää aikaväliä tai useampia todistuksia. Lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen perustuvissa kyselyissä on tunnistettu tarve muokata hakuehtoja todistustyypeittäin, erilaisilla aikarajauksilla, käyttötarkoituksen mukaan tai kappalemäärittäin. Esimerkiksi voidaan kysyä viimeiset kaksi B-todistusta, kaikki B-todistukset viimeisen kahden vuoden ajalta tai viimeisin B-todistus joka on tehty tiettyä tarkoitusta varten. Tarvittaessa hakuehtojen joukkoa tulee pystyä lisäämään. Kyselypalvelun toteuttaminen yllä mainitussa muodossa vaatii lakimuutoksia ja niiden toteuttaminen on osaksi riippuvainen uudesta asiakastietolaista ja sen aikataulusta. Tarvittavat lisähakumahdollisuudet määritellään jatkokehitysvaiheessa. Sidosryhmähaastatteluissa tunnistettiin tarve todistusten ja lausuntojen saamisen lisäksi pääsy rajoitetusti laajemminkin potilastietoihin. n toiminnallisuuksia voitaneen käyttää muidenkin tietojen toimittamiseen, mutta näiden tarkemmat määrittelyt jäävät jatkokehitykseen.

32 [nro] 32(65) Linjaus 15: Todistus tai lausunto voidaan luovuttaa kysely- ja välityspalvelun kautta kaikille niille tahoille, joihin kansalainen antaa suostumuksensa tai tiedonsaantioikeus on lakiperusteinen. Linjaus 16: Jos toimijalla on lakisääteinen oikeus saada todistus, todistus voidaan luovuttaa palvelun kautta ilman kansalaisen erikseen ilmaisemaa suostumusta. ID 10. Vaatimus: Kyselypalvelu pystyy vastaanottamaan kansalaisen suostumuksen osana tehtävää kyselyä. Rooli: Kyselypalvelu. ID 11. Vaatimus: Kyselypalveluun liittyville toimijoille, joilla ei ole lakisääteistä tiedonsaantioikeutta, on ennalta määritellyt hakuehdot joita ei voi muuttaa. Rooli: Kyselevä järjestelmäpalvelu. ID 11a. Vaatimus: Ensimmäisessä vaiheessa toteutettavassa Trafin ajokorttihakemuksessa käytetään seuraavaa hakua: Asiakkaan tunniste (hetu), näkymät (AJO, NT), lukumäärä (1), palautetaan viimeisin ajokykyarvion sisältävä asiakirja tai asiakirjasta rajattu tietosisältö luontipäivän mukaan. Rooli: Kyselevä järjestelmäpalvelu. ID 11b. Vaatimus: Kyselypalvelu tarkistaa kyselyn oikeellisuuden ennen todistusten tai lausuntojen palautusta kyselevälle järjestelmäpalvelulle. Rooli: Kyselypalvelu. ID 12. Vaatimus: Kyselypalvelun vastuulla on rajoittaa välitettäviä tietosisältöjä määriteltyjen sääntöjen mukaisesti Rooli: Kyselypalvelu. ID 13. Vaatimus: Kyselypalvelu tarkistaa kyselyt ja antaa tehdä vain Rooli: Kyselypalvelu. ennaltamääriteltyjä kyselyitä ulkoisista palveluista, joilla ei ole lakisääteistä

33 [nro] 33(65) tiedonsaantioikeutta. ID 14. Vaatimus: Kyselypalvelu tarkistaa lakisääteisen tiedonsaantioikeuden piiriin kuuluvien toimijoiden kyselyiden oikeellisuuden. Rooli: Kyselypalvelu. ID 15. Vaatimus: Lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen perustuvia kyselyitä pitää voida muokata todistustyypeittäin, käyttötarkoituksen mukaan, kappalemäärän mukaan sekä erilaisilla aikarajauksilla. Rooli: Kyselevä järjestelmäpalvelu, Kyselypalvelu. ID 16. Vaatimus: Kansalainen näkee Omakannassa mitkä kaikki todistukset ja lausunnot on kenellekin annettu kyselypalvelun kautta sekä välityksen perusteen. Rooli: Kyselypalvelu, Omakanta. ID 17. Vaatimus: Todistuksen tai lausunnon käyttötarkoitustieto pitää pystyä selvittämään Kanta-palvelussa ja rajaamaan välitettäväksi vain kyselyn käyttötarkoituksen mukaisia todistuksia tai tietosisältöjä. Rooli: Kyselypalvelu. ID 18. Vaatimus: Todistuksen käsittelijälle näytetään virheettömästi ja vain hänen tarvitsemansa tiedot kyselypalvelun kautta saaduista todistuksista ja lausunnoista. Rooli: Kyselevä järjestelmäpalvelu Todistusten ja lausuntojen mitätöintitiedon välittäminen Kanta-arkistoon tallennettuja ja välitettyjä todistuksia sekä lausuntoja mitätöidään ajoittain. Mitätöintejä tehdään esimerkiksi tapauksissa, joissa todistus tai lausunto on tehty vahingossa väärälle henkilölle, niihin on kirjattu virheellisiä tietoja tai lausuntoon on lisätty uutta tietoa, jolloin aikaisempi lausunto on voitu mitätöidä. välittää mitätöintitiedon mitätöidyistä asiakirjoista alkuperäisen asiakirjan välitystaulun sisältäville vastaanottajille. Kyselypalvelun kautta saatujen todistusten ja lausuntojen mitätöintitietoa ei välitetä. Mitätöintisanomassa välitetään alkuperäisen mitätöidyn asiakirjan tunniste, henkilöturvatunnus, mitätöinnin syykoodi, setid sekä tekstimuotoinen mitätöinnin selite. Mikäli asiakirja on mitätöity ennen kuin se on ehditty välityspalvelun kautta luovuttaa vastaanottajille, poistetaan asiakirja välittömästi välityksestä.

34 [nro] 34(65) Toiminnallisuudella estetään tilanteet, joissa vastaanottajille yritettäisiin samalla kertaa välittää sekä mitätöity asiakirja että sen mitätöintitieto. Mitätöintitieto välitetään erillisenä sanomana, jonka teknisen rakenteen määrittelee tarkemmin Kela. SALA-välityksessä käytössä oleva malli, jossa välitetään tyhjä asiakirja metatiedoilla jää PUSH-malliseen välitykseen käyttöön, mutta toimintamallia ei kopioida kysely- ja välityspalveluun. Mitätöintitiedon välitys erillisenä toiminallisuutena mahdollistaa vastaanottajakohtaisesti päättää miten he mitätöintitietoja käyttävät sekä joustavamman kehityksen mitätöintien käsittelyyn esimerkiksi tilanteissa, joissa mitätöinnin syykoodistoa laajennetaan. ID 19 Vaatimus: välittää mitätöintitiedon mitätöidyistä asiakirjoista alkuperäisen asiakirjan välitystaulun sisältäville vastaanottajille Rooli: Välityspalvelu Linjaus 17: Kyselypalvelun kautta saatujen todistusten ja lausuntojen osalta mitätöintitietoa ei välitetä

35 [nro] 35(65) 7. Jatkokehitys 7.1 Lakisääteinen tiedonsaantioikeus Lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen perustuvissa kyselyissä on tunnistettu tarve muokata hakuehtoja todistustyypeittäin, erilaisilla aikarajauksilla, käyttötarkoituksen mukaan tai kappalemäärittäin. Esimerkiksi voidaan kysyä viimeiset kaksi B-todistusta, kaikki B-todistukset viimeisen kahden vuoden ajalta tai viimeisin B-todistus joka on tehty tiettyä tarkoitusta varten. Tarvittaessa hakuehtojen joukkoa tulee pystyä lisäämään. Kyselypalvelun toteuttaminen yllä mainitussa muodossa vaatii lakimuutoksia ja niiden toteuttaminen on osaksi riippuvainen uudesta asiakastietolaista ja sen aikataulusta. Tarvittavat lisähakumahdollisuudet määritellään jatkokehitysvaiheessa. 7.2 Tiedoksiannot Valituskelpoisten päätösten osalta on tunnistettu ongelmalliseksi hoidollisen- ja juridisen prosessin yhdistyminen nykyisissä asiakirjoissa. Ongelma nousee esiin varsinkin mielenterveyslain mukaan tehtyjen hoitopäätösten osalta, joissa hoidollinen päätös on samalla juridisesti valituksenalainen päätös. Nykyisissä MIII-lomakkeissa juridiseen prosessiin liittyy päätöksen tiedoksianto potilaalle, holhoajalle ja/tai muulle lailliselle edustajalle sekä tarvittaessa muille viranomaisille. Juridinen valitusaika alkaa tiedoksiantohetkestä. Todisteellinen tiedoksianto on hoidettu potilaan/laillisen edustajan allekirjoituksella tai kahden ammattilaisen allekirjoituksella henkilön kieltäytyessä allekirjoittamasta päätöstä. Juridiseen prosessiin liittyy potilaan valitusaika (14vrk), jonka laskenta alkaa tiedoksisaannista. Valitusajan vuoksi tiedoksiannon todentaminen on ollut oleellista. Jatkokehityksenä ehdotetaan niille asiakirjoille, joille vaaditaan todisteellista vastaanottoa, kuvattavaksi kansallisesti yhtenäiset käytännöt sekä tiedoksiantojen eriyttämisen asiakirjarakenteista selvittäminen tarkemmin. Laajemmin tarkasteltuna asiakirjojen tietosisällöistä tulisi erottaa hoidolliset ja hallinnolliset tiedot, jotta prosesseja voitaisiin edistää toisistaan riippumatta. Tiedoksiantojen osalta toimitaan manuaaliprosessina siihen asti, kunnes kansallisesti on todisteellisen tiedoksisaannin toimintamallit. Kelalle on annettu toimeksianto selvittää erillisten pdf-asiakirjojen liittäminen osaksi päätösasiakirjoja. Tämä mahdollistaisi sekä erillisten kuulemisasiakirjojen, että tiedoksisaantien vastaanottajan allekirjoituksien skannauksen osaksi päätöksiä. Ratkaisumallista riippuen tulee kysely- ja välityspalveluun määritellä miten liitteet huomioidaan välityksessä erillisinä asiakirjoina sekä osana pääasiakirjaa.

36 [nro] 36(65) 7.3 Kuulemisprosessi Sosiaali- ja terveydenhuollossa useisiin päätöksiin liittyy asiakkaan ja/tai muun asiaan oleellisesti liittyvän tahon kuulemisprosessi. Terveydenhuollossa suurin osa kuulemisista on toteutettu osaksi asiakirjarakenteita. Osassa sosiaalihuollon prosesseja kuulemiset ovat osana asiakirjoja ja joissakin tapauksissa käytetään yleistä kuulemisasiakirjaa. Kuulemisprosessit ja niiden käyttökohteet tulisi kuvata sekä sosiaali-, että terveydenhuollossa. Tavoitetilassa kuulemisprosessi voitaisiin yleistää ja yhdenmukaistaa molemmille toimialoille sekä toiminnallisesti että tietorakenteiltaan. Jatkokehityksessä tulee selvittää miten kuulemisprosesseissa syntyvät merkinnät voidaan yhdenmukaisella tavalla yhdistää alkuperäisiin (päätös)asiakirjoihin. Lisäksi toiminnallisesti tulee selvittää, onko tilanteita, joissa kuulemiseen liittyviä tietoja syntyy päätöksen tekemisen jälkeen ja miten nämä tulee huomioida suhteessa tehtyihin päätöksiin. 7.4 Päätösten kumoaminen oikeusasteissa Mikäli valituksenalainen päätös kumotaan jossakin oikeusasteessa, tulee päätöksen tehneen organisaation huolehtia, että ammattilaiset ovat tietoisia, ettei aikaisempi päätös ole lainvoimainen. Kanta-palvelussa lomaketyyppisiä asiakirjoja ei voi korjata vaan ainoastaan mitätöidä joko siten, että vanhat versiot on haettavissa omaan käyttöön (syykoodi 2) tai siten, ettei vanhoja versioita saa muutoin kuin arkistonhoitajan käyttöliittymällä (syykoodi 4). Tämän hetkiset korjaus- ja mitätöintivaihtoehdot potilastiedon arkistossa on esitetty alla olevassa taulukossa (taulukko 8.4).

37 [nro] 37(65) Taulukko 8.4. Korjaus- ja mitätöintivaihtoehdot Potilastiedon arkistossa

38 [nro] 38(65)

39 [nro] 39(65) Oikeusasteissa tehdyn päätöksen kumoamisen suhde mitätöintiin tulee ratkaista. Projektiryhmä tunnisti neljä ratkaisuvaihtoehtoa: 1. Käytetään olemassa olevaa syykoodia (2) 2. Käytetään olemassa olevaa syykoodia (4) 3. tehdään uusi korvauksen syykoodi, joka merkitsee päätöksen kumoamista,lisätään tietosisältöihin kumoamista tarkoittava tietoelementti 4. tehdään uusi päätös, josta käy ilmi aikaisemman päätöksen kumoutuminen. Ratkaisuvaihtoehtoja on vertailtu alla olevassa taulukossa 8.5. Toteutustapa Kuvaus Vaikutus Kantaan Vaikutus tietojen käyttöön Nykyinen syykoodi 2 Nykyinen syykoodi 4 Uusi syykoodi Mitätöidään lomake syykoodilla 2, "mitätöinti". Mitätöidään lomake syykoodilla 4, "mitätöinti siten, että vanhat versiot merkitään käytöstä poistetuiksi" Mitätöidään lomake uudella syykoodilla, "todistuksen kumoaminen" Ei vaikutusta Ei vaikutusta Pieni muutos, mikäli toimintalogiikka vastaava kuin syykoodilla 4 Vanha versio eli kumottu todistus haettavissa Potilastiedon Arkistosta omassa hoidollisessa käytössä (ei luovutusta) Vanhaa versiota eli kumottua todistusta ei saada muutoin kuin arkistonhoitajan välinein Kannasta Jompikumpi syykoodien 2 tai 4 toimintamalleista tai uusi määritelty toimintamalli Tietosisällön laajentaminen Lisätään lomakkeen tietosisältöön tieto todistuksen kumoamisesta Taulukko 8.5. Kumoamisen liittyvien mitätöintikoodien vertailu Pieni muutos mikäli ei erillisiä toimintalogiikkavaateita kumoamiselle Kumottu sekä alkuperäinen todistus käytettävissä omassa käytössä. Kumottu todistus myös luovutuksella. Välkky-ydinryhmän, Kelan ja THL:n Omakanta-asiantuntijoiden kanssa käytyjen keskusteluiden perusteella suositetaan valittavaksi vaihtoehtoa 5, tehdään uusi päätös. Asiantuntijoiden mukaan viranomaisroolissa tehtyä virallista päätöstä ei voida jälkeenpäin poistaa. Oikeudessa kumotun päätöksen pohjalta tulee laatia uusi päätös. Varsinkin hoitoonmääräämispäätöksen osalta tulee vielä tarkemmin selvittää, miten oikeudessa kumotut päätökset tulisi ammattilaisille näkyä ja onko oikeuden perusteilla merkitystä. Päätöksen

40 [nro] 40(65) kumoamisen perusteena voi esimerkiksi olla juridiseen prosessiin liittyvä virhe, jolloin itse hoidollinen päätös on pätevä tai se voi olla hoidolliseen prosessiin liittyvä, jolloin juridisia perusteita tahdosta riippumattomaan hoitoon ei ole. Vaihtoehdoissa 1, 2 ja 3 on ongelmia luovutuksien suhteen sekä ne ovat ristiriidassa asiantuntijoiden näkemyksen kanssa, jonka mukaan tehtyjä päätöksiä ei voida mitätöidä. Vaihtoehdon 4 toteuttaminen vaatisi kaikkien valituksenalaisten lomakkeiden tietosisältöjen muuttamisen. Mielenterveysasiakirjoihin liittyvien käynnissä olevien valitusprosessien ei tule näkyä hoitaville ammattilaisille. Jatkokehityksessä tulee selvittää valitusprosessin vireilläolotiedon tarpeellisuus eri päätöksiin liittyen sekä terveydenhuollon että sosiaalihuollon osalta. 7.5 Lomakeasiakirjan täydentäminen Lomaketyyppisiä asiakirjoja ei voida tällä hetkellä täydentää Kanta-arkistoinnin jälkeen. Projektiryhmä tunnisti hoitoonmääräämispäätöksen osalta tarpeen täydentää alkuperäistä lomaketta myöhemmin hoidon päättymistiedolla. Projektiryhmä ehdottaa lomaketyyppisille asiakirjoille uuden asiakirjan korvauksen syy-koodin käyttöönottamista: Syykoodi X. Lomakeasiakirjan täydentäminen siten, että mikään lomakeasiakirjaan aiemmin kirjattu tieto ei muutu ja vanhat versiot merkitään käytöstä poistetuiksi. 7.6 Rekisterinpitäjän harkinta ja kansalaisen suostumus Asiakirjojen luovuttamisen täytyy perustua lakiin ja vaatii asiakastietolain mukaan rekisterinpitäjän harkintaa tai kansalaisen antamaa yksilöityä suostumusta. Sosiaali- ja terveysministeriön linjauksen mukaan virkavastuulla toimivan lääkärin käyttämä harkinta lakiin perustuvien tietojen luovuttamiseksi voidaan katsoa riittäväksi harkinnaksi myös muiden rekisterinpitäjien tietojen osalta. Ilman virkalääkärin harkintaa tai kansalaisen suostumusta lakisääteiseen tiedonsaantioikeuteen perustuva tietojen luovutus edellyttää rekisterinpitäjän harkintaa kunkin luovutettavan asiakirjan osalta. Jos samaan asiaan liittyviä asiakirjoja on useita, jokainen asiakirja täytyy ensimmäisen vaiheen toteutuksessa välittää erikseen. Toiminnallisesti osassa tapauksista voitaisiin tehdä siten, että välitetään ensisijainen asiakirja, jossa on mainittu asiaan liittyvät muut asiakirjat, jotka vastaanottaja voisi hakea kyselypalvelun kautta. Tämä menettely voidaan tulkita rekisterinpitäjän harkinnaksi. Menettely on kuitenkin hankala ja toteutukseltaan väliaikainen, jonka vuoksi toimintamallin käyttöönottoa ei suositella. Tämän vuoksi asiakirjojen välityksen niputtaminen yhdeksi kokonaisuudeksi tulisi priorisoida jatkokehityksessä. Asiakirjojen kokoaminen yhdeksi välitettäväksi kokonaisuudeksi onnistuu tilanteissa, joissa kaikkien välitettävien asiakirjojen rekisterinpitäjä on sama kuin välityksen tekijä tai välittävää tahoa edustaa virkasuhteinen lääkäri. Muissa tapauksissa tulee jokaisen rekisterinpitäjän tehdä luovutettavien asiakirjojen osalta harkinta erikseen, koska yksittäinen rekisterinpitäjä ei voi tehdä harkintaa muiden rekisterinpitäjien puolesta.

41 [nro] 41(65) Kansalaisen antamaa suostumusta voidaan käyttää asiakirjojen luovutukseen tapauksissa, joissa luovutettavien tietojen käyttötarkoitus on yksiselitteinen ja luovutettavat tiedot ovat riittävän tarkastia yksilöity. Riittävän tarkka yksilöinti tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että kansalainen aidosti ymmärtää mihin tietoihin ja millä laajuudella suostumus annetaan. Esimerkkinä riittävän yksilöidystä suostumuksesta on suostumus luovuttaa viimeisen kahden vuoden ajalta kaikki B-lausunnot sekä A-todistukset tapaturman sattumisen jälkeen tapaturmavakuutuskäsittelyä varten.kyselypalveluun liittymisen yhteydessä THL vahvistaa liittyjäkohtaisesti sallitut hakuehdoteri käyttötarkoituksiin. 7.7 Tietoturvallinen viestinvälitys Tarve viranomaisten väliseen sekä myös viranomainen-palvelutuottaja väliseen tietoturvalliseen viestinvälitykseen on noussut esiin monissa yhteyksissä. Viestinvälitystä tarvittaisiin ensisijaisesti lisätietopyyntöjen välittämiseksi sellaisissa tapauksissa, missä asiakirjojen tiedot eivät ole yksiselitteisiä, ne ovat muuten käyttötarkoitukseen puutteellisia tai saadun asiakirjan tietoja tulee täydentää muiden asiakirjojen merkinnöillä. Joissakin tapauksissa todistuksissa tai lausunnoissa viitataan tutkimuksiin tai aikaisempiin tuloksiin, mutta näitä ei ole kirjattu osaksi todistusta. Tällöin on tarve saada käyttöön viitatut tiedot joko suoraan tai uuden todistuksen kautta, johon keskeiset tulokset on kirjattu. Uudet lomakemäärittelyt ohjaavat täyttämään tiedot oikein ja riittävässä laajuudessa, joten listätietopyyntöjen määrän odotetaan jatkossa pienenevän, mutta siitä huolimatta lisätietopyyntöjä tarvitsee tehdä jatkossakin. Nykyään kontaktointi hoidetaan puhelimitse, sähköpostilla tai kirjeellä. Toiminnallisuus, jossa tietoja hyödyntävä organisaatio voisi tehdä yksilöidyn lisätietopyynnön tiedon tuottaneelle organisaatiolle sujuvoittaisi prosesseja merkittävästi.viestinvälitys ilman lisätietojen toimittamisen mahdollistamista ei toisi nykykäytäntöön suuria hyötyjä, joten palveluita on syytä kehittää rinnakkain.

42 [nro] 42(65) 8. Liitteet Liite 1. Kuolintodistusprosessi Henkilön kuoltua on lääkärin selvitettävä kuolemansyy, laadittava kuolintodistus, annettava hautauslupa ja ilmoitettava kuolemasta väestötietojärjestelmään. Nykyisessä kuolintodistuslomakkeessa on em. tarkoituksia varten omat sivunsa (kts. Kanta-tallennettavien todistusten ja lausuntojen toiminnalliset määrittelyt) Kuolintodistus toimitetaan THL oikeuslääketieteelliseen yksikköön (THL OIKE) kuolemansyyn selvitykseen[1]. Mikäli THL OIKE toteaa kuolintodistuksen oikein täytetyksi ja riittävän perusteelliseksi se allekirjoitetaan ja välitetään postitse Tilastokeskukseen arkistoitavaksi. Kuolintodistus on virallinen vasta tämän allekirjoituksen jälkeen. Puutteellisen tai lisäselvitystä vaativan kuolintodistuksen THL OIKE palauttaa täydennettäväksi alkuperäiselle kuolintodistuksen tekijälle tai hänen toimintayksikölleen. Täydennetty tai uusi kuolintodistus toimitetaan uudelleen THL OIKElle. Kuolintodistus lähetetään Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle, joka toimittaa sen tarkastuksen jälkeen Tilastokeskukselle. Jos kuolemansyyn selvittäminen viivästyy ruumiinavauksen yhteydessä suoritettavien lisätutkimusten, esimerkiksi oikeuskemiallisten tai mikroskooppisten tutkimusten vuoksi, kirjoitetaan kuolintodistus vasta niiden valmistuttua. Kuolintodistuksia ei tällä hetkellä tallenneta Kanta-palveluun ja niiden paikallinen arkistointi tehdään tarvittaessa paperiarkistoon terveydenhuollon toimintayksikössä. Virallisena rekisterinpitäjänä ja arkistoijana toimii Tilastokeskus. Kuolinsyyn selvittäminen Kuolinsyyn selvittämiseen liittyvät tiedot ovat tietokokonaisuudesta selkeästi tyypiltään lähimpänä potilastietoja. Tämän tietokokonaisuuden tallentaminen Kantaan on perusteltua ja tiedon välittäminen n kautta THL OIKElle sujuvoittaa todistuksen laatijan ja THL OIKen välistä prosessia. Todistus on myös luonteeltaan sellaista tietoa, että se tulee vahvistaa terveydenhuollon ammattilaisen sähköisellä allekirjoituksella. Virheellisesti täytetyt kuolinilmoitukset tulee mitätöidä Kanta-palvelusta ja Kysely- ja välityspalvelu huolehtii mitätöintitiedon välityksen VRK:lle. Tuottajaorganisaatiot voivat toimia kuolinilmoitusten osalta nykyisen manuaaliprosessin mukaisesti siihen asti kunnes heillä on kyvykkyys tuottaa ilmoitukset sähköisesti ja vrk:lla on kyvykkyys vastaanottaa kuolinilmoitustietoja n kautta. THL ohjeistaa liittymisen aikatauluista myöhemmin. n näkökulmasta kuolintodistuksia (kuolemansyyn selvittämiseen liittyvä tietosisältö) tarvitsee ainoastaan THL:n oikeuslääketieteellinen yksikkö (OIKE), joka vahvistaa kuolintodistuksen tai suorittaa oikeuslääketieteellisen kuolemansyyn selvittämisen.

43 [nro] 43(65) Mikäli kuolintodistuksen laatii THL:n OIKE, ei todistusta tallenneta Kanta-palveluun, vaan tallennus ja arkistointi tapahtuu THL:n prosessien ja toimintatapojen mukaisesti. Kuolinilmoitus ja hautauslupa Kuoleman todenneen lääkärin tulee toimittaa tieto kuolemasta (kuolinilmoitus) viivytyksettä väestötietojärjestelmään. Ilmoitus kuolemasta tulisi ensisijaisesti tehdä väestötietojärjestelmään sähköisesti. Ensimmäisessä vaiheessa kuolinilmoitustieto tallennetaan omana todistuksenaan Kanta-arkistoon. Jatkossa THL OIKEn tavitsemat tiedot kuoleman ilmoittajasta tulisi saada suoraan väestötietojärjestelmästä, jolloin kuolinilmoituksen Kanta-arkistoinnista voitaisiin luopua. Ilmoitus kuolemasta väestötietojärjestelmään on aikaisemmin tehty joko paperisena maistraattiin tai teknisen yhteyden kautta suoraan väestötietojärjestelmään. Jatkossa, VRK:n liityttyä Kysely -ja välityspalveluun, kuolinilmoitustieto menee VRK:lle pääsääntöisesti Kantapalvelusta n kautta. Kuolinilmoitus-asiakirja tulee täyttää välittömästi kuoleman toteamisen jälkeen, tallentaa Kanta-palveluun ja välittää VRK:lle. Kaikki kuolinilmoitus-asiakirjat välitetään onnistuneen arkistoinnin jälkeen VRK:lle ja välitysperusteena käytetään lakisääteistä tiedonsaantioikeutta. Kun tieto kuolemasta on rekisteröitynyt väestötietojärjestelmään, ei kuolleen henkilön tunnisteilla enää pääse kirjautumaan suomi.fi -tunnistuksen kautta. Kanta-palvelut saavat tiedon henkilön kuolemasta väestötietojärjestelmästä Kelan LUOVA-rajapinnan kautta. Kantapalveluiden saatua tiedon henkilön kuolemasta mitätöidään kuolleella henkilöllä mahdollisesti voimassa olevat reseptit reseptikeskuksesta. Omakantaan kirjautuminen ei myöskään onnistu johtuen suomi.fi-tunnistus -palvelun tarkistuksista. Kuolleena syntyneistä tehdään erillinen ilmoitus Kelaan. Hautauslupa myönnetään kun kuolemansyy on selvitetty ja ruumiiseen välittömästi liittyvät tutkimukset on suoritettu. Lupa hautaamiseen annetaan vainajan hautaamisesta huolehtivalle, joko omaiselle tai sen hautaustoimiston edustajalle, jonka omainen on pyytänyt asiaa hoitamaan. Lupa on tieto siitä, että vainajan saa luovuttaa. Hautauslupatieto ei ole luonteeltaan potilastietoa eikä sen käyttötarkoitusta parhaiten palvele Kanta-tallennus, josta lupaa tarvitsevilla omaisilla tai hautaustoimistoilla ei ole mahdollisuutta tietoa suoraan saada. Hautauslupatieto tallennetaan kuitenkin ensimmäisessä vaiheessa Kanta-arkistoon. Jatkossa hautauslupatietoa voitaisiin ylläpitää joko väestötietojärjestelmässä tai jossain muussa kansallisessa rekisterissä, josta sekä omaiset, että hautaustoimistot voisivat tiedon hakea. Tämä mahdollistaisi hautauslupatiedon Kanta-arkistoinnista luopumisen. Hautausluvan rekisterinpitoon ja muihin kuolemanjälkeisiin tietoihin (esim. hautapaikka) liittyvä lainsäädäntö on parhaillaan muuttumassa ja tämän myötä saataneen lisäselvyys rekisterinpitäjästä, siihen asti hautauslupatiedot tallennetaan Kanta-palveluun.

44 [nro] 44(65) Ilmoitus Kelaan kuolleena syntyneestä Ilmoitus Kelaan kuolleena syntyneestä tehdään nykyään lomakkeella ja Kela tarvitsee tiedon vanhempien etuuskäsittelyä varten. Ilmoitus Kelaan kuolleena syntyneestä on päätetty erottaa kuolintodistuksesta ja tieto voidaan jatkossa välittää sanomapohjaisesti suoraan tiedon tuottavasta järjestelmästä Kelaan. Kela vastaa rajapinnan tarkemmasta teknisestä määrittelystä. Tilastokeskuksen kuolintodistusten karhuamisprosessi nykytilassa Projektin aikana selvitettiin osana kuolintodistusten käsittelyä tilastokeskuksen kuolintodistusten karhuamisprosessi (kuva 20). Tilastokeskuksen tarpeet on syytä huomioida kokonaisuutta kehitettäessä Figure 4 ilastokeskuksen kuolintodistusten karhuamisprosessi [1]Lääketieteellinen kuolemansyynselvitys tehdään, jos kuoleman tiedetään johtuneen sairaudesta ja vainaja on ollut viimeisen sairautensa aikana lääkärin hoidossa. Lääkärin tekemä kuolemansyyntutkimus voi perustua lääkärin potilaan eläessä tekemiin tutkimuksiin, potilaan terveystietoihin tai lääketieteelliseen ruumiinavaukseen. Lääkäri kirjoittaa kuolintodistuksen näiden tietojen perusteella. Suurimmassa osassa kuolemista menetellään näin. [2]

45 [nro] 45(65) Liite 2. Mielenterveysasiakirjat Osana Välkky2 projektia on tarkasteltu mielenterveysasiakirjoja ja ja niihin liittyviä prosesseja sekä välitystarpeita. Mielenterveysasiakirjojen rakennetta ja Kanta-tallennusta on tarkasteltu Kanta-tallennettavien todistusten ja lausuntojen määrittelydokumentissa. Hoitoonmääräämispäätös Hoitoonmääräämispäätökseen liittyvien välitystarpeiden hoitaminen kokonaisuudessaan n kautta edellyttäisi uuden syykoodin käyttöönottamista asiakirjojen mitätöintiin sekä tiedoksiantojen, kuulemisten sekä mahdollisesti muiden asiakirjojen liitteiden liittämistä osaksi hoitoonmääräämispäätöstä. Alla olevassa kuvassa 16 on esimerkinomaisesti kuvattu kuinka prosessi voisi tavoitetilassa edetä. Figure 5 Tavoitetila hoitoonmääräämispäätöksen (MIII lomakkeen) käsittelyprosessille ja tietojen tallennukselle. Kuva 4. Hoitoonmääräämispäätöksen käsittelyprosessi tavoitetilassa (esimerkki). Suositukset ja kehitysehdotukset tavoitetilaan pääsemiseksi Suositus: Päätös ja tiedoksianto erotetaan toisistaan. Päätös liittyy potilaan hoitoon ja valitus, johon tiedoksianto on kytköksissä, liittyy juridiseen prosessiin. Tiedoksisaajia voi olla useita (huoltajat, edunvalvojat, muut viranomaiset jne.) ja niillä on myös eri menetelmät saattaa päätös tiedoksi sekä toisistaan eriävät valitusajat. Kuvataan todisteelliset tiedoksisaantiprosessit erikseen ja laaditaan kansallinen ohjeistus. Suositus: Oikeudessa kumotut hoitopäätökset tulisi mitätöidä Kanta-palvelusta (uusi syykoodi mitätöintitilamuutokseen, STM selvittää), nykykäytännön mukaan asiakirjoja ei mitätöidä paikallisista järjestelmistä vaan tehdään uusi päätös. Vaikka päätös kumotaan, ei kuitenkaan mitätöidä muita potilasasiakirjoja.tehdään kansallinen ohjeistus miten toimitaan päätösten kumoamisten jälkeen. Kehitys: Alaikäisen ja jatkohoitopäätöksen tallennuksen jälkeen tulee tehdä välityspyyntö hallinto-oikeudelle. Kehitys: Hoidon päättymistiedon lisääminen siten, että alkuperäinen päätösasiakirjan tiedot eivät muutu ja lisätään purkamispäätöksen tehneen lääkärin tiedot ja allekirjoitetaan sähköisesti hänen toimestaan.

46 [nro] 46(65) Kehitys: Alkuperäiseen päätökseen tehtäessä lisäys hoidon päättymisestä edellyttää alkuperäisen asiakirjan mitätöintiä. Mikäli pääasiakirjaan on liitetty muita erillisiä asiakirjoja (kuulemiset, tiedoksiannot) tulee huolehtia, että liitetyt asiakirjat säilyvät pääasiakirjan muutoksista huolimatta. Päätös omaisuuden haltuunotosta PSYO (siirretään todistusten ja lausuntojen määrittelydokumenttiin?) Mielenterveyslain perusteella sairaalan lääkäri voi tehdä päätöksen tahdosta riippumattomassa hoidossa olevan potilaan omaisuuden haltuunotosta. Haltuunotto voi koskea mm. erilaisia päihteitä (alkoholi, huumaisaineet), maksuvälineitä, vaarallisia esineitä tai aineita tai yhteydenpitoon tarkoitettuja laitteita, kuten puhelimia, mikäli potilaan yhteydenpitoa on tarpeen rajoittaa. Pääsääntöisesti haltuunotettu omaisuus palautetaan potilaalle viimeistään hoidon päätyttyä mikäli omaisuuden palauttamista, luovuttamista poliisille tai hävittämistä ei koske muut säädökset (esim. alkoholilaki, huumausainelaki, järjestyslaki, ampuma-aselaki). Terveydenhuollossa potilasta hoitava ammattilainen voi tehdä ehdotuksen omaisuuden haltuunotosta vastaavalle ylilääkärille, joka harkintansa mukaisesti voi vahvistaa päätöksen. Päätöksen vahvistus tehdään PSYO-lomakkeella. Päätös on annettava viivytyksettä tiedoksi potilaalle ja/tai hänen huoltajalle/edunvalvojalle.,päätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen ja valitus voidaan tehdä suoraan hallinto-oikeudelle tai hoitavaan yksikköön. Ylilääkärin on viipymättä toimitettava valituskirjelmä, päätöksen perusteena olevat asiakirjat ja valituksen johdosta antamansa lausunto hallinto-oikeudelle. Mikäli päätös jossakin oikeus-asteessa kumotaan, tulee päätöksen tehneen yksikön huolehtia kumotun päätöksen mitätöinti. Omaisuuden haltuunottoprosessi (PSYO) on esitetty kuvassa 5. Figure 6 Omaisuuden haltuunottopäätös (PSYO -lomake) -prosessi prosessin aikana syntyvien tietojen tallennus. Kuva 5. Omaisuuden haltuunottopäätös -prosessi Päätökset omaisuuden haltuunotosta (PSYO) ovat luonteeltaan enemmän hallinnollisia päätöksiä kuin hoidollisia päätöksiä eikä niillä ole jatkohoidon kannalta suurta merkitystä. STM

47 [nro] 47(65) on linjannut, ettei PSYO -asiakirjoja tulla tallentamaan Kanta-palveluun ja ne poistetaan vaiheistusasetuksesta seuraavan muutoksen yhteydessä. Päätös yhteydenpidon rajoittamisesta PSYE (siirretään todistusten ja lausuntojen määrittelydokumenttiin?) Lähtökohtaisesti yhteydenpitoa saa rajoittaa vain siinä määrin kuin se on laissa säädetyn tarkoituksen toteuttamiseksi välttämätöntä. Yhteydenpidon rajoittamisen edellytysten täyttyessä voidaan rajoittaa potilaan oikeutta tavata muita ihmisiä, rajoittaa puhelimen tai muiden viestintävälineiden käyttöä, tietyin edellytyksin lukea viestintäsalaisuuden piiriin kuuluvia viestejä ja rajoittaa tarkastamattomien viestien lähettäminen, ottaa viestintävälineitä määräaikaisesti hoitolaitoksen haltuun tai jättää ilmaisematta potilaan olinpaikka vanhemmille tai huoltajille. Terveydenhuollossa potilasta hoitava ammattilainen voi tehdä ehdotuksen yhteydenpidon rajoittamisesta vastaavalle ylilääkärille, joka harkintansa mukaisesti voi vahvistaa päätöksen. Päätöksen vahvistus tehdään PSYE-lomakkeella. Päätös on annettava viivytyksettä tiedoksi potilaalle ja/tai hänen huoltajalle/edunvalvojalle. Päätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen Valitus voidaan tehdä suoraan hallinto-oikeudelle tai hoitavaan yksikköön. Ylilääkärin on viipymättä toimitettava valituskirjelmä, päätöksen perusteena olevat asiakirjat ja valituksen johdosta antamansa lausunto hallinto-oikeudelle. Mikäli päätös jossakin oikeus-asteessa kumotaan, tulee päätöksen tehneen yksikön huolehtia kumotun päätöksen mitätöinnistä. Yhteydenpidon rajoittamisen yleinen prosessi (PSYE) on esitetty kuvassa 6. Figure 7 Yhteydenpidon rajoittamispäätös (PSYE -lomake) -prosessi prosessin aikana syntyvien tietojen tallennus. kuva 6. Yhteydenpidon rajoittamispäätös -prosessi

48 [nro] 48(65) [1] [2] file://helfs01.thl.fi/homes2/mpyw/_documents/v%c3%84lkky/m%c3%a4%c3%a4rittelyt/v %C3%A4lkky2_v285.doc#_ftnref3[3] keli=dlk00512 Mielentilatutkimukset Tuomioistuin voi määrätä rikoksesta epäillyn tai syytetyn mielentilatutkimukseen, jonka suorittamisesta vastaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos määrää, missä mielentilatutkimus suoritetaan ja, jos se suoritetaan sairaalan ulkopuolella, kuka sen suorittaa. Mielentilatutkimuksia tehdään valtion sairaaloissa, psykiatrisessa vankisairaalassa sekä osassa yliopistollisista sairaaloista. Mielentilatutkimus on toimitettava ja lausunto rikoksesta epäillyn tai syytetyn mielentilasta annettava Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle viimeistään kahden kuukauden kuluttua mielentilatutkimuksen aloittamisesta. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos voi perustellusta syystä pidentää tutkimusaikaa enintään kahdella kuukaudella. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa saamansa lausunnon perusteella oman lausuntonsa rikoksesta epäillyn tai syytetyn mielentilasta tuomioistuimelle. Jos edellytykset mielentilatutkimukseen määrätyn määräämiseen hoitoon hänen tahdostaan riippumatta ovat olemassa, kun mielentilatutkimus on toimitettu, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen on määrättävä hänet hoitoon hänen tahdostaan riippumatta.[1] THL tekee päätöksen hoitoon tai erityishuoltoon määräämisestä, hoidon lopettamisesta ja avohoitojaksoista. THL:n oikeuspsykiatristen asioiden lautakunta päättää, määrätäänkö henkilö tahdosta riippumattomaan psykiatriseen sairaalahoitoon tai kehitysvammaisten erityishuoltoon, jos edellytykset siihen mielentilatutkimuksen päättyessä täyttyvät. Lautakunta päättää myös hoidon lopettamisesta hoitavan sairaalan tai laitoksen esityksen perusteella. Oikeuspsykiatrisen hoidon juridisiin erityispiirteisiin kuuluu muun muassa se, että hoitopäätös uusitaan viimeistään puolen vuoden kuluttua hoidon alkamisesta tai hoidon jatkamisesta. THL tekee päätökset siitä, voidaanko oikeuspsykiatrinen potilas siirtää sairaalahoidon vielä jatkuessa niin sanotulle valvonta-ajalle sairaanhoitopiirin toimintayksikön valvontaan puoleksi vuodeksi kerrallaan. Tällaisen valvotun avohoitojakson avulla on mahdollista arvioida potilaan selviytymistä sairaalahoidon ulkopuolella ennen päätöstä sairaalahoidon lopettamisesta.[2] Tuomioistuimen määrättyä henkilön mielentilatutkimukseen, toimittaa tuomioistuin tarvittavat asiakirjat THL:lle. THL määrää mielentilatutkimuksen tutkimuspaikan. Tutkimuspaikan määräämisen jälkeen THL toimittaa asiakirjat tutkimuksen suorittavalle sairaalalla, antaa päätöksen tiedoksi tutkittavalle itselleen sekä järjestää henkilön siirtämisen tutkimuspaikkaan. Tarkkailun aikana tehdään tutkimuksia ja kartoituksia psykiatrien, muiden lääkärien, psykologien sekä sosiaalityöntekijöiden toimesta. Tarkkailusta laaditaan tarkkailulausunto ja lausunto sekä syntyneet asiakirjat toimitetaan THL:lle.

49 [nro] 49(65) THL antaa oman lausunnon syyntakeisuudesta tuomioistuimelle ja määrää henkilön tahdosta riippumattomaan hoitoon mikäli tutkittava täyttää MTL 8 mukaiset edellytykset. THL:n päätöksellä aloitettu oikeuspsykiatrinen hoito alkaa THL:n määräämässä sairaalassa. Hoitoonmääräämispäätös uusitaan sairaalassa 6kk:n määräajan sisällä ja päätös alistetaan hallinto-oikeudelle. Hallinto-oikeuden vahvistaessa hoitoonmääräämispäätöksen voi hoito jatkua seuraavat alle 6kk. Henkilön ollessa avohoitokuntoinen sairaala tekee esityksen henkilön päästämiseksi valvonta-ajalle. Oikeuspsykiatristen asioiden lautakunta päättää esityksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Potilaan hoito voi jatkua avohoidossa korkeintaan 6kk tai kunnes henkilön tahdosta riippumaton hoito voidaan lopettaa (MTL 8 eivät enää täyty). Hoitava sairaala tekee hoidon lopettamisesta päätöksen ja alistaa sen THL:lle. THL:n lautakunta joko vahvistaa tai hylkää päätöksen. Mielentilatutkimuksen aikana syntyvät asiakirjat Osana Välkky 2 -projektia selvitettiin tarkemmin mielentilatutkimuksen prosessia sekä prosessin eri vaiheissa syntyviä asiakirjoja, asiakirjojen tietosisältöjä, mahdollista tarvetta arkistoinnille ja välitykselle sekä asiakirjojen rekisterinpitäjyyteen liittyviä asioita. Mielentilatutkimusprosessin aikana tutkittavasta syntyy potilastietoihin verrattavia tietoja(laboratoriokokeita, kuvantamista, tarkkailuun liittyviä kirjauksia, tarkkailulausunto, hoitoonmääräämispäätös) sekä hallinnollisia tietoja (päätös tutkimuspaikasta, mielentilalausunto). Mielentilatutkimuksen aikana tutkittava saattaa myös sairastaa tai hänelle annetaan muuten mielentilatutkimuksesta riippumatonta hoitoa. Näiden eri tyyppisten ja eri konteksteissa syntyvien asiakirjojen osalta selvitettiin nykytilanne sekä kuvattiin mahdollinen tavoitetila (kuva 1). Tavoitetilasta esitettyssä ratkaisuvaihtoehdossa THL toimisi rekisterinpitäjänä ja tietoihin pääsy vaatisi aina erillisen potilaskohtaisen valtuutuksen. THL:n rekisteristä ei tehtäisi lainkaan tavanomaisia Kanta-luovutuksia vaan tietojen käyttö perustuisi aina erillisiin valtuutuksiin.

50 [nro] 50(65) Figure 8 Mielentilatutkimuksen prosessi ja prosessin aikana syntyvien tietojen tallennus. Kuva 1. Mielentilatutkimuksen prosessi ja prosessin aikana syntyvien tietojen tallennus. [1] [2]

51 [nro] 51(65) Liite 4. Muut VÄLKKY2 -projektissa tarkastellut todistukset Välkky2 projektissa tarkasteltiin syntymätodistuksen ja lääkärinlausunto C:n välitystarvetta. Syntymätodistus ja ilmoitus syntymästä väestötietojärjestelmään Väestörekisterikeskus saa tällä hetkellä tiedon lapsen syntymästä yli 99 prosentin osuudella suoraan sairaaloiden tietojärjestelmistä sähköisenä syntymäsanomana. Synnytyssairaalat eivät toimita syntymätodistuksia väestötietohallinnon viranomaisille, vaan VTJ:ään saadaan sairaaloista syntymäilmoitukset lapsen äidin tiedoilla sähköisesti, jonka seurauksena lapsi saa henkilötunnuksensa, joka generoituu VTJ:stä automaattisesti. Suomessa ei syntymätodistuksia ole siinä merkityksessä kuin ulkomailla. Kun maistraateilta pyydetään ulkomaille syntymätodistusta, niin annetaan VTJ-ote. Ote voidaan antaa Syntymätodistus -otsikolla, jossa on tiedot henkilön vanhemmista ja kotikunnasta. Lääkärinlausunto C Lääkärinlausunto C nykyinen lomakerakenne on piilotettu koodistopalvelusta. Uuden lomakerakenteen päivitys- ja julkaisuaikataulu ovat vielä kesken. Lääkärinlausunto C välitykseen liittyvät määrittelyt on siirretty tehtäväksi myöhemmin.

52 [nro] 52(65) Liite 5. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskeva välitystarve valtakunnallisen kysely- ja välityspalvelun avulla -esiselvitys 1. Johdanto Hallituksen esityksessä laiksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (asiakastietolaki) kuvataan valtakunnallisesti järjestettävät tietojärjestelmäpalvelut, joista yksi on kysely- ja välityspalvelu. lla voidaan välittää asiakirjoja sille sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuoliselle toimijalle, jota varten asiakirja on laadittu tai jolla on oikeus saada se lain nojalla. Lakiesityksen mukaan välitettävään asiakirjaan liitetty muu yksilöity asiakirja voidaan välittää asiakirjan kanssa samassa yhteydessä.[1] Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjojen kysely- ja välityspalvelu toteutetaan sosiaali- ja terveysministeriön (STM), Kansaneläkelaitoksen (Kela) Kanta-palvelut -yksikön ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) Operatiivisen toiminnan ohjaus -yksikön (OPER) yhteisenä Välkky 2 -toimeenpanohankkeena. Tämän Välkky 2 -hankkeeseen sisältyvän sosiaalihuollon esiselvityksen tavoitteena on kartoittaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen välitystarpeet. Sosiaalihuollon asiakasasiakirja on henkilön sosiaalihuollon tuen tarpeen tai sosiaalihuollon asiakkuuden perusteella laadittu tai asiakkuuteen muuten liittyvä asiakasasiakirja.[2] Asiakasasiakirjarakenteet on julkaistu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen sosiaalihuollon tiedonhallinnan sivulla.[3] Asiakasasiakirjarakenteiden ylläpitämisestä sekä kehittämisestä vastaa THL. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista velvoittaa sosiaalihuollon ammattihenkilöt sekä muun asiakastyöhön osallistuvan henkilöstön kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina. [4] [1] Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (HE300/2018) [2] Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto [3] Sosiaalihuollon tiedonhallinta [4] Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) %5D=laki%20sosiaalihuollon%20asiakasasiakirjoista

53 [nro] 53(65) 2. Esiselvitystyö 2.1. Esiselvityksen tehtävät Välkky 2 -hankesuunnitelman mukaisesti tämän esiselvityksen tehtävänä oli 1) tunnistaa toimijat, joiden kanssa on tiedonsiirtotarpeita, 2) tunnistaa edellä mainituista toimijoista ne, joilla on kyvykkyyttä / halukkuutta kysely- ja viestinvälityspalvelun käyttöön ja 3) tunnistaa asiakirjat tai tietorakenteet, joita kysely- ja välityspalvelulla voitaisiin välittää Esiselvityksen rajaukset Sisällöllisesti esiselvitys rajattiin koskemaan asiakastietolain hallituksen esityksen mukaisesti sosiaalihuollosta sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolelle välitettäviä asiakirjoja. Selvitystyön lähtöoletuksena oli se, että sosiaalihuollon ja sosiaali- ja terveydenhuollon sisällä asiakasasiakirjat ovat saatavissa asiakastiedon arkistosta käyttöoikeuksien sallimissa puitteissa. Esiselvityksessä ei myöskään tarkasteltu sosiaalihuollon asiakkaan tarvetta itse välittää sosiaalihuollossa laadittuja asiakasasiakirjoja sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisille toimijoille kysely- ja välityspalvelua hyödyntäen. Lähtöoletuksena oli, että asiakastietolain hallituksen esityksen 21 mahdollistaa ainoastaan sen, että rekisterinpitäjä luovuttaa asiakastietoa sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuoliselle toimijalle. n suunniteltu ensimmäisen vaiheen toteutus asettaa välitettäville asiakirjoille ja välittämiselle käytännön reunaehtoja.[1] Ensimmäisessä vaiheessa kysely- ja välityspalvelulla on teknisesti mahdollista välittää vain kokonaisia asiakasasiakirjoja, eikä asiakirjaa pienemmän tietokokonaisuuden välittäminen ole palvelun avulla mahdollista. Tästä johtuen tarvetta välittää asiakasasiakirjaa pienempiä tietokokonaisuuksia eli niin kutsuttua asiakirjan osavälitystarvetta ei tarkasteltu esiselvityksessä yksityiskohtaisesti. n suunniteltu ensimmäisen vaiheen toteutus ei myöskään mahdollista erillisten liiteasiakirjojen välittämistä varsinaisen pääasiakirjan yhteydessä. Palvelun ensimmäisen vaiheen toteutus mahdollistaa liiteasiakirjojen välittämisen vain omina erillisinä asiakirjoina, joita ei ole mahdollista kytkeä pääasiakirjaan. Liiteasiakasasiakirjojen välittäminen ensimmäisessä vaiheessa edellyttäisi, että asiakirjojen vastaanottaja olisi tietoinen mihin välitettävään pääasiakirjaan omina erillisinä asiakirjoina välitettävät liiteasiakasasiakirjat kuuluvat. Tämän vuoksi esiselvityksessä ei ole yksityiskohtaisesti tunnistettu mitkä kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjat voivat toimia jonkin toisen asiakirjan liiteasiakirjana. lla on mahdollista välittää sosiaalihuollosta ainoastaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettuja asiakirjoja. Tästä johtuen tarpeet välittää asiakirjoja sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolelta sosiaalihuoltoon ja asiakastiedon arkistoon rajattiin esiselvityksestä pois. [1], toiminnnallinen määrittely, versio 1.2 (THL) 0.pdf?sequence=1&isAllowed=y

54 [nro] 54(65) 3. Tulokset Esiselvityksen tuloksena tunnistettiin 1) toimijat, joille asiakirjoja on tarve välittää, 2) erilaiset välitystarpeiden tapaustyypit ja 3) sosiaalihuollon asiakasasiakirjat, joilla on välitystarve Toimijat n näkökulmasta keskeisinä sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolisina viranomaistoimijoina tunnistettiin hallinto- ja käräjäoikeudet, maistraatit, poliisi, aluehallintovirastot, vakuutusyhtiöt, sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Kaikki nämä viranomaistoimijat osallistuvat osaltaan sosiaalihuollon asiakkaan asiakasprosessiin ja käsittelevät asiakasprosessin eri vaiheissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, kuten esimerkiksi päätöksiä, hakemuksia ja ilmoituksia Tapaustyypit Viranomaistoimijoiden lisäksi esiselvityksessä tunnistettiin kysely- ja välityspalveluun liittyviä muita toimijoita. Tällaisia ovat esimerkiksi sosiaalihuollon tukipalveluja tuottavat yritykset, palveluja ja tukitoimia tuottavat yhdistykset ja järjestöt sekä maksusitoumuksia vastaanottavat tahot, kuten esimerkiksi vähittäiskaupat ja apteekit. Suuri osa näistä toimijoista on sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden ja palvelutuotannon näkökulmasta kokoluokaltaan melko pieniä Asiakasasiakirjalla yksi vastaanottaja Esiselvityksessä tunnistettiin välitystarpeiden osalta erilaisia tapaustyyppejä tai tilanteita. Yhtenä tapaustyyppinä tunnistettiin tilanteet, joissa välitettävällä asiakirjalla on aina yksi ja sama vastaanottaja. Esimerkiksi Huostaanottohakemus hallinto-oikeudelle -asiakasasiakirjan välitystarve on ainoastaan hallinto-oikeudelle ja Isyyden selvittämispöytäkirja välitetään aina Maistraatille Vastaanottaja asiakasasiakirjan laatijana Toisena tapaustyyppinä tunnistettiin tilanne, joissa asiakirjan vastaanottaja on osallistut sen asiakasasiakirjan laatimiseen, joka arkistoimisen jälkeen välitetään kyseiselle toimijalle. Tapaustyyppi liittyy tavanomaisesti moniammatilliseen työhön esimerkkinä vaikkapa kuntouttava työtoimintaa koskevat sopimukset, joissa asiakasasiakirjan laatijaosapuolina ovat työ- ja elinkeinotoimistot sekä kuntouttavaa työtoimintaa järjestävät toimijat. Vaikka nämä toimijat voivat osallistua sosiaalihuollon asiakasasiakirjan laatimiseen, niin he eivät saa asiakasasiakirjoja käyttöönsä suoraan sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Asiakastietojen kirjaamisesta organisaatioiden välisessä monialaisessa yhteistyössä säädetään sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain 8 :ssä.[1] [1] Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) sosiaalihuollon%20asiakasasiakirjoista

55 [nro] 55(65) Ostopalveluun liittyvä asiakirjojen välitys Kolmantena tapaustyyppinä esiselvityksessä tunnistettiin ostopalveluihin liittyvä asiakirjojen välitystarve. Esimerkiksi tilanteessa, jossa sosiaalihuollossa laadittu Maksusitoumus- tai Palveluseteli-asiakasasiakirja on tarve välittää palveluntuottajalle. Palvelun tosiasiallisesti tuottava taho voi olla myös sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolinen organisaatio. Esimerkiksi maksusitoumuksen vastaanottaja voi olla päivittäistavarakauppa. Palveluseteli puolestaan voi olla osoitettu sosiaalihuollon tukipalvelujen, kuten kuljetuspalvelun tai ateriapalvelun tuottajalle Liiteasiakirjojen välitystarve eri toimijoille Neljäntenä tyyppinä tunnistettiin tilanteet, joissa välitettävän varsinaisen asiakasasiakirjan mukana on tarve välittää siihen liittyviä muita yksilöityjä asiakasasiakirjoja. Osassa tapauksia asiakasasiakirjaan liittyy aina tietyt ennalta määritellyt liiteasiakirjat, kuten on vaikka isyyden selvittämisen asiakirjojen kohdalla. Toisissa tapauksissa, esimerkiksi lastensuojelun asiakirjojen kohdalla, varsinaisen asiakirjan liitteenä välitettävät asiakirjat määräytyvät pääosin tapauskohtaisesti Asiakirjan vastaanottajan määräytyminen tapauskohtaisesti Esiselvityksessä tunnistettiin myös tilanteita, joissa asiakirjan vastaanottajaa ei voida asiakirjakohtaisesti määritellä etukäteen, vaan vastaanottoja määräytyy tapauskohtaisesti. Esimerkiksi asiakasasiakirjan Lastensuojelun lausuntopyyntö vastaanottajatahoja ei voida määrittää asiakasasiakirjatyypin perusteella etukäteen, vaan välitettävän asiakirjan vastaanottajana voi olla esimerkiksi koulu tai tukipalveluntuottaja tilanteesta riippuen. 3.3.Tunnistetut asiakasasiakirjat Esiselvityksessä tunnistettiin yhteensä 48 sosiaalihuollon asiakasasiakirjaa, joihin kohdistuu välitystarve. Lukumäärällisesti se vastaa vajaata neljäsosaa sosiaalihuollon asiakastietomalliin sisältyvistä asiakasasiakirjoista. Tunnistetuista asiakasasiakirjoista selvitettiin välitystarve ja välitettävän asiakirjan vastaanottaja sekä osasta asiakirjoja muita kyseistä asiakasasiakirjaa tai sen välitystarvetta koskevia erityispiirteitä. Tunnistetut asiakasasiakirjat on esitetty tämän dokumentin liitteessä 1 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen välitystarpeet. Liitteessä 1 tunnistettujen asiakasasiakirjojen lisäksi lähes mikä tahansa sosiaalihuollon asiakasasiakirja voi tietyissä tapauksissa toimia välitettäväksi tunnistetun asiakirjan liitteenä. Lisäksi on tärkeä huomioitava, että sosiaalihuollon eri asiakasasiakirjojen laadintamäärissä on huomattavia eroja, ja tietyn tyyppisiä asiakasasiakirjoja laaditaan erittäin harvoin. 4. Johtopäätökset Esiselvityksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että kysely ja välityspalvelu ja erityisesti sen ensimmäisen vaiheen suunniteltu toteutus soveltuu parhaiten sellaiseen tiedonvälitykseen, jossa tietyllä asiakasasiakirjalla on aina yksi ja sama vastaanottaja eikä siihen kuulu liiteasiakirjoja tai liiteasiakirjoja on vähän ja ne ovat aina samoja. Esimerkiksi asiakasasiakirjan

56 [nro] 56(65) Isyyden selvittämispöytäkirja vastaanottaja on aina maistraatti ja siihen kuuluu aina samat ennalta määritellyt liitteet. Esiselvitystyössä pohdittiin myös kysely- ja välityspalvelun käyttöönottoa sosiaalihuollossa sekä siitä aiheutuvia kustannuksia. n käytöllä tuleekin olla järkevä kustannus-hyötysuhde, jotta palvelun käyttö on tarkoituksenmukaista myös pienikokoisille toimijoille. Kustannus-hyötysuhdetta on arvioitava myös tilanteissa, joissa toimija vastaanottaisi sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja erittäin harvoin, eikä toimijalla ole kysely- ja välityspalvelulle muuta käyttöä sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen välittämisen lisäksi. Näissä tapauksissa palvelun kustannukset välitettyä asiakasasiakirjaa kohden suhteutettuna hyötyyn voivat kohota erittäin korkeiksi. Tällöin palvelun käyttö ei välttämättä ole optimaalisin tapa toteuttaa tiedonvälitystä kyseiselle vastaanottajalle. Myös maakunta- ja sote-uudistuksella voi olla vaikutuksia tiedonvälitystarpeisiin sosiaali- ja terveydenhuollon tukipalveluiden tuottajien kanssa, jotka eivät itse ole sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoita. Koska heillä ei ole sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kautta pääsyä asiakastietoihin, kysely- ja välityspalvelu voi olla yksi mahdollinen ratkaisu välittää heille asiakastietoa tukipalvelujen toteuttamista varten. n ja esimerkiksi alueellisten tiedonvälitysjärjestelmien tai kansallisen selainpohjaisen käyttöliittymän tarjoamista pienille toimijoille on tarkasteltava esiselvitystä yksityiskohtaisemmin linjausten tekemiseksi. Lisäksi kysely- ja välityspalvelun toteutusta ja käyttöönottoa suunniteltaessa olisi hyvä huomioida, että tällä hetkellä ostopalveluun liittyvien asiakasasiakirjojen välitystarpeiden kohdalla on olemassa jo muita tähän tarpeeseen vastaavia tiedonvälitysjärjestelmiä, kuten palvelusetelijärjestelmät. Esiselvityksen tulosten perusteella sosiaalihuollossa tulisi ensimmäiseksi keskittyä niiden asiakasasiakirjojen välitykseen, joiden laadintamäärä on merkittävä, ja myöhemmissä vaiheissa kysely- ja välityspalvelun käyttömahdollisuutta voidaan laajentaa myös niihin asiakasasiakirjoihin, joissa on tunnistettu selkeä välitystarve, mutta joita laaditaan erittäin harvoin. 5. Jatkokehittäminen Esiselvityksessä tunnistettiin myös useita kysely- ja välityspalvelun jatkokehittämisessä huomioitavia asioita, jotta palvelu vastaisi paremmin sosiaalihuollon tiedonsiirtotarpeisiin. Sosiaalihuollossa välitettäviin asiakasasiakirjoihin liittyy lähes aina liiteasiakirjoja, jotka voivat olla ennalta määrättyjä tai ne voivat määräytyä tapauskohtaisesti. n tulisikin jatkossa mahdollistaa liiteasiakasasiakirjojen välittäminen varsinaisen välitettävän asiakasasiakirjan kanssa samassa yhteydessä. Asiakastietolain hallituksen esityksen mukaan välitettävään asiakirjaan liitetty muu yksilöity asiakirja voidaan välittää asiakirjan kanssa samassa yhteydessä.[1] Palvelun jatkokehittämisessä tulisi myös huomioida se, että asiakas pystyisi itse Omakannan kautta välittämään asiakasasiakirjoja niitä tarvitseville vastaanottajille. Asiakasasiakirjan vastaanottajat eivät välttämättä ole tiedossa asiakasasiakirjan laatimishetkellä, jolloin olisi tarkoituksenmukaista, että asiakas voisi itse välittää asiakasasiakirjan oikeille toimijoille.

57 [nro] 57(65) Esimerkiksi sosiaalihuollossa laaditut lausunnot olisivat asiakasasiakirjoja, joita myös asiakas itse voisi välittää hyödyntäen kysely- ja välityspalvelua. Esiselvityksessä tunnistettiin myös tiedonvälitystarve asiakasasiakirjaa pienemmälle tietokokonaisuudelle tilanteissa, joissa kokonaisen asiakirjan välittäminen saattaisi välittää liikaa asiakastietoa vastaanottajalle. Myös tämä niin kutsuttu osatiedonvälitystarve tulisi huomioida, kun kysely- ja välityspalvelua jatkokehitetään. Osatiedonvälitystarve voi koskea esimerkiksi sosiaalihuollossa laadittuun palveluntarpeenarvioon kirjattua tietoa, joka tulisi välittää esimerkiksi sosiaalihuollon tukipalvelun tuottajalle. Tulevaisuudessa olisikin tarpeen, että myös osatietoa asiakasasiakirjoilta voisi valikoiden välittää eri vastaanottajille. Asiakastietolain hallituksen esityksessä tätä osatiedonvälitystarvetta ei ole mainittu, vaan siinä puhutaan vain asiakirjoista. Lisäksi esiselvitystyössä tunnistettiin tarve välittää asiakirjoja sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolelta sosiaalihuoltoon. n jatkokehittämisessä tulisi huomioida myös tiedonsiirtotarpeet sosiaali- ja terveydenhuollon ulkopuolelta, esimerkiksi tuomioistuimelta tai maistraatilta sosiaalihuoltoon. Tämä tarve voi olla takaisinvälitystarvetta, jossa asiakasasiakirjan vastaanottaja reagoi saatuihin tietoihin esimerkiksi pyytämällä lisätietoja tai tarvetta välittää tietoa esimerkiksi tehdyistä päätöksistä sosiaalihuollon viranomaisille. [1] Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (HE300/2018) Taulukko. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen välitystarpeet Sosiaalihuollon asiakasasiakirja Välitystarpeen kohde SOSIAALIHUOLLON YHTEISET ASIAKIRJAT Palveluseteli Useita eri vastaanottajia Sosiaalihuollon lausunto Useita eri vastaanottajia (Esim. Asuntosäätiöt, asuntoosakeyhtiöt, maistraatti) Sosiaalihuollon maksusitoumus Useita eri vastaanottajia Virka-apupyyntö Useita eri vastaanottajia (Esim. Poliisi, toisen kunnan tai valtion viranomainen) Vastaus virka-apupyyntöön Useita eri vastaanottajia (Esim. Pyytävä taho, kun sote-

58 [nro] 58(65) Sosiaalihuollon asiakasasiakirja Välitystarpeen kohde ulkopuolinen toimija) Kotoutumisen edistäminen Kotoutumisen edistämisen alkuarvio Esim. ELY-keskus, maahanmuuttovirasto Kotoutumissuunnitelma Esim. ELY-keskus, maahanmuuttovirasto Perheen kotoutumissuunnitelma Esim. ELY-keskus, maahanmuuttovirasto Sosiaalinen luototus Sosiaalisen luoton velkatiedustelu Velkojat Ulosottolistauksen tilaus Ulosottoviranomainen Verotietopyyntö Veroviranomainen Maksuhäiriötiedustelu Luottorekisterinpitäjä Vapaaehtoinen velkajärjestelyilmoitus Luottorekisterinpitäjä Täydentävä ja ehkäisevä toimeentulotuki Täydentävän tai ehkäisevän toimeentulotuen maksusitoumus Useita eri vastaanottajia Tukisuhdetoiminta Tukisuhteen hakijan esitiedot Tukipalveluntuottaja Tukisuhdesuunnitelma Tukipalveluntuottaja LAPSIPERHEIDEN PALVELUIDEN ASIAKIRJAT

59 [nro] 59(65) Sosiaalihuollon asiakasasiakirja Välitystarpeen kohde Kasvatus- ja perheneuvonta Kasvatus- ja perheneuvonnan lausunto Useita eri vastaanottajia Kasvatus- ja perheneuvonnan lähete Useita eri vastaanottajia Kasvatus- ja perheneuvonnan yhteenveto Useita eri vastaanottajia Perhetyö Perhetyön lausunto Useita eri vastaanottajia TYÖIKÄISTEN PALVELUIDEN ASIAKIRJAT Aktivointisuunnitelma Kela Monialainen työllistymissuunnitelma Kela Kuntouttava työtoiminta Sopimus kuntouttavasta työtoiminnasta Kuntouttavan työtoiminnan järjestäjä Ilmoitus kuntouttavasta työtoiminnasta Esim. TE-toimisto, työpaikkojen pääluottamusmiehet Kuntouttavan työtoiminnan arvio Kuntouttavan työtoiminnan järjestäjä, muut palveluntuottajat PÄIHDEHUOLLON ASIAKIRJAT Päihdehuollon päätös tahdosta riippumattomaan hoitoon määräämisestä Hallinto-oikeus LASTENSUOJELUN ASIAKIRJAT Lastensuojelun tehostettu perhetyö

60 [nro] 60(65) Sosiaalihuollon asiakasasiakirja Välitystarpeen kohde Tehostetun perhetyön lausunto Useita eri vastaanottajia Lastensuojelun sijaishuolto Päätös lapsen kiireellisestä sijoituksesta Useita eri vastaanottajia (Esim. lapsen oleskelukunta, Helsingin kaupunbki tai oikeusministeriö) Huostaanottohakemus hallinto-oikeudelle Hallinto-oikeus Lastensuojelun sijaishuollon asiakassuunnitelma Hallinto-oikeus Lastensuojelun yhteiset asiakirjat Lupahakemus lapsen tutkimiseksi Hallinto-oikeus Lastensuojelun palvelu- tai tukitoimipäätös Tukipalveluntuottaja Lastensuojelun lähete Useita eri vastaanottajia Lastensuojelun lausuntopyyntö Useita eri vastaanottajia PERHEOIKEUDELLISTEN PALVELUJEN ASIAKIRJAT Adoptioneuvonta Selvitys adoptionhakijoista Adoptiolautakunta (Valvira) Todistus adoptioneuvonnan antamisesta Käräjäoikeus Adoption vahvistamishakemus Käräjäoikeus Ilmoitus adoptionhakijoiden olosuhteiden muutoksesta Adoptiolautakunta (Valvira) Adoptioneuvonnan lausunto Useita eri vastaanottajia

61 [nro] 61(65) Sosiaalihuollon asiakasasiakirja Välitystarpeen kohde Yhteydenpitosopimus Hallinto-oikeus Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen Lapsen huolto- ja tapaamisoikeusselvitys Käräjäoikeus Lapsen huolto- ja tapaamisoikeussopimus Kela Isyyden selvittäminen Ennen syntymää tunnustetun lapsen isyyden selvittämispöytäkirja Maistraatti Isyyden selvittämispöytäkirja Maistraatti Avioliiton aikana syntyneen lapsen isyyden selvittämispöytäkirja Maistraatti Oikeusgeneettisen isyystutkimuksen tilaus tai määräys THL Oikeusgeneettisen isyystutkimuksen näytteenottoasiakirja THL Lausuntopyyntö sukulaisen oikeusgeneettisestä isyystutkimuksesta THL VAMMAISPALVELUJEN ASIAKIRJAT Ilmoitus aluehallintovirastolle asiakkaan sitomisesta Aluehallintovirasto Liite 6. Ehdotukset jatkotoimenpiteiden vaiheistukseksi

62 [nro] 62(65) Tominnallinen vaiheistaminen Seuraavaan taulukkoon on koottu määrittelyssä esiteltyjä piirteitä ja vaatimuksia sen osalta kuinka ne kytkeytyvät toteutettavaan vaiheistukseen. Vaiheistuksen mukaisesti: vaiheessa 1 toteutetaan nykyisen välityspalvelun laajentamiseen liittyvät lainsäädännön tällä hetkellä mahdollistamat toiminnallisuudet sekä kiireellisimmät toiminnallisuudet, jotka kuitenkin vaativat STM:n tulkinnan nykyisestä asiakastietolaista vaiheessa 2 ovat toiminnallisuudet, jotka vaativat uuden asiakastietolain hyväksymisen kolmannessa vaiheessa olevat toiminnallisuudet eivät ole kaikkein kiireellisimpiä ja niiden toteutuksen hyödyllisyys tulee arvioida tarkemmin. Ne myös vaativat todennäköisesti lisää määrittelytyötä.

63 [nro] 63(65)

64 [nro] 64(65)

65 [nro] 65(65) Vaiheistuksen karkea tavoiteaikataulu on esitetty seuraavassa kuvassa: Figure 9 Ehdotus jatkotoimien vaiheistamiseksi eri vuosille