KEMIN KAUPUNGINVALTUUSTON SEKÄ LAUTAKUNTATYÖSKENTELYN KESKEINEN DYNAMIIKKA JA VUOROVAIKUTUS

Transkriptio

1 KEMIN KAUPUNGINVALTUUSTON SEKÄ LAUTAKUNTATYÖSKENTELYN KESKEINEN DYNAMIIKKA JA VUOROVAIKUTUS Tarja Kyllönen Arviointitutkimus. Lapin yliopisto KEMIN KAUPUNGIN KEHITTÄMIS- JA TALOUSOSASTO / Kehittämispalvelut 14 / 2015

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto 1 2. Tutkimushankkeen tausta 2 3. Tutkimuksessa käytettävistä käsitteistä 3 4. Tutkimuksen toteutus 4 5. Tutkimuksessa käytetyt kysymykset ja saatujen vastausten aukaisu Ajankäyttö Tieto ja informaatio Päätöksenteko Luottamus Kuntakentän muutostekijät ja niiden asettamat haasteet 52 valtuuston toiminnalle 6. Valtuutettujen vapaa palaute tutkimuksesta, tutkimuksen sisällöstä tai 63 muusta tärkeäksi koetusta asiasta sekä muut tutkimuksessa ilmenneet huomiot 7. Yhteenveto 65 Lähteet 68

3 1 1. Johdanto Tämän tutkimuksen tavoitteena on tuottaa palautetietoa Kemin kaupunginvaltuustolle siitä, millaisena he kokevat valtuustotyöskentelynsä. Tutkimuksen tuottamaa palautetietoa voidaan käyttää keskustelunavauksena miten valtuustotyöskentelyä voidaan kehittää ja toimintakulttuuria parantaa. Arviointitiedon luonteeseen liittyy olennaisesti oletus siitä, että saatua tietoa voidaan hyödyntää käytännössä. Arviointitiedolla voidaan ajatella olevan vähintäänkin käyttöarvon, eli sen avulla voidaan edistää jonkin asian saavuttamista tai oikeuttaa päämäärä. Arvioinnin käyttötapojen näkeminen ja niiden arvioiminen edellyttää, että arviointiin on liitetty tavoitteita. Pelkän arviointitiedon kerääminen ilman sen hyödyntämisen suunnittelua ei vielä johda kehittämiseen. Arviointia voidaan käyttää tavoitteiden muuttamiseen tai uusien ideoiden luomiseen. Arviointitieto sisältää aina palautteen siitä, miten toiminnassa on onnistuttu. Parhaimmillaan arviointitieto luo pohjaa oppimiselle ja tarvittavien muutosten aikaansaamiselle. (Niiranen & Stenvall & Lumijärvi (toim. ) 2005, ) Arviointia ei pidä kokea, eikä nähdä negatiivisessa valossa. Valtuustotyöskentely ei ole pelkästään negatiivisten tuntemusten ja kokemusten varassa painimista. Siihen liittyy myös onnistumisen ja vaikuttamisen aito elementti. Tässä tutkimuksessa on olennaista se, miten sosiaaliset tosiasiat liittyvät tulkintaan ja miten ihmiset tulkitsevat asioita eri tavoin. Ihmismieli hahmottaa erilaisia asioita kovin eri tavoin. Koskaan ei voi olla varmuutta siitä, että ihmiset ymmärtävät erilaiset käsitteet ja käsitejärjestelmäkokonaisuudet edes samansuuntaisesti.

4 2 2. Tutkimushankkeen tausta Tämän tutkimuksen tarve on lähtenyt kuntien toimintaympäristön muuttumisesta yhä monimutkaisemmaksi. Toiminnassa tapahtuvat muutokset haastavat kuntia uudistamaan johtamistapojaan ja toimintarakenteitaan. Kunnat joutuvat kohtaamaan ongelmia, joihin ei pystytä enää vastaamaan toimimalla perinteisen sektorimallin mukaisesti. Kuntien luottamushenkilö- ja ammattijohdossa sekä henkilöstössä on edessä tulevina vuosina suuri sukupolvien vaihdos. Kuntien palvelukseen tulevalla uudella henkilöstöllä on erilaiset odotukset kuntatyöskentelyä kohtaan ja vanhan mallintaminen ei enää näin ollen tule toimimaan. Uusi sukupolvi odottaa johtajilta kykyä jakaa vastuuta ja delegoida, tiimityöskentelyssä hyvää yhteishenkeä sekä kykyä luoda inspiroiva ja innovaatioille otollinen ilmapiiri. Tutkimuksen tulee hankkia olemassaolonsa oikeutus tutkimusta suorittavaa organisaatioita ja siellä työskentelevää tutkijaa ympäröivästä toimintaympäristöstä. Kiinnostukseni Kemin kaupunginvaltuuston toimintaa kohtaan liittyy kiinteästi kiinnostukseeni kunnallista itsehallintoa kohtaan. Kunnallinen itsehallinto on paikallisuuden keskeinen ilmentymä, joka perustuu asukkaiden osallistumiseen, kuntalaisten aktiivisuuteen, hyväksyntään ja demokratiaan. Kunta on ihmisten yhteisö. Perinteisesti asukkaat vaikuttavat kotikuntansa asioihin äänestämällä. Edustuksellinen demokratia rakentuu äänestämiselle ja voidaan katsoa, että viimeaikainen äänestysaktiivisuuden lasku kertoo nimenomaan edustuksellisen demokratian kriisistä. Kuntademokratian tulevaisuuden kannalta on olennaista millainen luottamus kuntalaisten ja kunnallishallinnon toimijoiden välillä vallitsee. Kuntalaisten vähentynyttä kiinnostusta äänestämiseen ei pidä yksiselitteisesti tulkita niin, että kuntalaiset eivät olisi kiinnostuneita kunnan toiminnasta. Syyt saattavat olla aivan toisaalla ja tämän tutkimuksen keinoin näitä syitä yritetään saadaan näkyviksi.

5 3 3. Tutkimuksessa käytettävistä käsitteistä Pärjätäkseen kansallisessa ja kansainvälisessä kilpailussa kunnat tarvitsevat ajankohtaista tietoa omasta tilanteestaan ja kehityksen suunnastaan. Tietointensiivisessä yhteiskunnassa tarvitaan välineitä sekä epävarmuuden että epäselvyyden hallintaan. Epävarmuus ilmentää sitä, missä määrin organisaatio on tietoinen tai tietämätön tietyssä ilmiöavaruudessa (Anttiroiko 2001, ) olevien muuttujien nykytilanteesta. Epäselvyys viittaa siihen, onko tällaisia muuttujia ja kyseistä ilmiöavaruutta olemassa ollenkaan. Epävarmuuteen vastataan hakemalla käsitteellisiin kysymyksiin tarkempia vastauksia, enemmän tietoa. Epäselvyyteen vastataan yrittämällä ymmärtää paremmin sitä, millaisia mahdollisia ilmiökenttiä maailmassa yleensäkin ilmenee. Epävarmuuden hallinnassa muodolliset tietojärjestelmät, säännökset ja määräykset ovat tärkeitä lähtökohtia. Epäselvyyden hallinnassa korostuu jaetun ymmärryksen aikaansaaminen käsitteistä ja ongelmakysymyksistä. Tutkimuksen kannalta ei ole olennaista se, mikä puolue oli aktiivisin vastaamaan. Siksi puoluetta koskevassa osiossa oli mahdollisuus olla vastaamatta kysymykseen, missä tiedusteltiin puoluekantaa. Tutkimuksen keskeiset käsitteet ovat kunnanvaltuusto, lautakunnat, päätöksenteko, politiikka, luottamus.

6 4 4. Tutkimuksen toteutus Arviointitutkimus toteutettiin sähköistä ja paperista kyselylomaketta käyttäen. Juuri loman kynnyksellä valtuustolle lähetettiin sähköinen kyselylomake. Jälkikäteen ajatellen kyselyn ajankohtaa olisi pitänyt aikaistaa, koska vastauksia ei saatu riittävästi määräaikaan mennessä. Tutkimuksen onnistumiselle on yleisesti ensiarvoisen tärkeää saada kattavasti vastauksia, joten päädyttiin lähettämään vielä kaikille valtuutetuille paperilomake. Vastausaikaa pidennettiin kolmeen otteeseen ja kärsivällisyys palkittiin. Vastauksia saatiin kiitettävästi ottaen huomioon, että valtuustossa tapahtui vaihtuvuutta kolmen valtuutetun verran. Vastausprosentti oli 86 %. Yleisesti voidaan todeta, että digitaaliseen viestintään siirtyminen ei ole ollut kivutonta missään. Kemin valtuutetut edustavat digitalisaatio siirtymässä keskimääräisesti ottaen yleistä suuntausta.

7 5 5. Tutkimuksessa käytetyt kysymykset ja saatujen vastausten aukaisu 5.1 Ajankäyttö Kysymys: Kuinka paljon arvioit kuukaudessa käyttäväsi aikaa valtuustotyöskentelyyn? Valtuuston roolin korostaminen kunnan johtamisessa sekä sitä seurannut poliittisen vastuun kasvottaminen merkitsevät valtuutetun näkökulmasta sitä, että valtuustotyöhön tarvittava aika kasvaa. Kun valtuuston käsiteltäväksi tulevat asiat ovat yhä suurempia kokonaisuuksia, vaatii huolellinen kokouksiin valmistautuminen huomattavasti enemmän aikaa kuin silloin, kun käsiteltävänä on yksittäisiä pieniä asioita. Valtuuston kokousten kesto vaihtelee kunnittain hyvinkin paljon. Päätöskokoukset kertovat vain pienen osan siitä työstä, jota valtuutetut tekevät. Ryhmäkokousten lisäksi valtuuston strateginen rooli on tuonut valtuustotyöhön strategiaseminaarit, iltakoulut ja lähetekeskustelut. Strategisen perustehtävän korostaminen on hyvin yleisesti merkinnyt sitä, että luottamushenkilötoimi vaatii valtuutetuilta entistä enemmän aikaa. Tämä kehitys voi vaikuttaa myös siihen, ketkä hakeutuvat kunnallisvaaleissa ehdokkaiksi. (Majoinen 2001, 289.) Ensimmäistä kautta Kemin kaupunginvaltuustossa edusti peräti 43,9 %. Tämä ei kerro kuitenkaan koko totuutta, koska joukossa on heitä, jotka ovat olleet poissa päivänpolitiikasta syystä tai toisesta. Toisen kauden valtuutettuja oli 31,7 % vastaajista. Neljännellä kaudella tai sitä kauemmin valtuustossa oli 22 % valtuutetuista kuten myös kolmannella kaudella.

8 6 1-5 tuntia 8 (19,5%) 5-10 tuntia 13 (31,7%) tuntia 7 (17,1 %) tuntia 5 (12,2 %) 20 tuntia tai enemmän 8 (19,5 %) Kysymys: Kerro omin sanoin onko sinulla omasta mielestäsi riittävästi käytettävissä aikaa perehtyäksesi valtuustossa käsiteltäviin asioihin? Kunnan tehtäväpiirin laajentuessa ja asioiden tullessa yhä kompleksisemmaksi, ovat luottamushenkilötyöhön liittyvät ajankäyttöongelmat kasvaneet. Monelle työelämässä mukana olevalle vaativien ja aikaa vievien luottamustehtävien yhdistäminen päivätyöhön ei onnistu. Vuonna 1995 kunnanhallituksen jäsenen viikoittainen kunnallisiin luottamustehtäviin käytetty aika oli vajaat yhdeksän (9) tuntia. Vuonna 2010 vastaava panos oli melkein kolmetoista (13) tuntia viikossa. Valtuuston jäsenet käyttivät vuosina

9 7 1995, 1999 ja 2003 keskimäärin noin kuusi (6) tuntia viikossa luottamustehtäviensä hoitoon. Vuonna 2010 viikoittainen luottamustehtäviin käytetty aika oli runsaat kahdeksan (8) tuntia, mikä tietää noin kahden viikkotunnin kasvua vuodesta Tätä tulosta tulkittaessa on otettava huomioon, että valtuutettujen osuus lautakuntien jäsenistä on kasvanut merkittävästi. Tämä tarkoittaa sitä, että yhä useamman valtuutetun työpanos koostuu toiminnasta sekä valtuustossa että lautakuntatasolla. Luottamushenkilöiden ajankäyttöpaineet ovat kasvaneet varsinkin yli asukkaan kunnissa. Yli asukkaan kunnissa kunnanhallituksen jäsenen työmäärä vastaa käytännössä puolipäivätyötä. (Kuntaliitto 2012,Acta nro 235.) Kemin kaupunginvaltuutetuista suurin osa (31,7 %) arvioi käyttävänsä aikaa kuukaudessa 5-10 tuntia valtuustotyöskentelyyn. Vastaajista 20 tuntia tai enemmän kuukaudessa arvio käyttävänsä 19,5 % valtuutetuista. Yhtä suuri osuus (19,5 %) arvioi käyttävänsä yhdestä viiteen tuntia kuukaudessa valtuustotyöskentelyyn. Valtuutetuista tuntia kuukaudessa arvioi käyttävänsä 17,1 % ja tuntia kuukaudessa 12,2 %. Luottamustehtävien hoitoon käytetty tuntimäärä ei kerro yksistään kaikkea luottamustehtävien kuormittavuudesta. Suurin osa valtuutetuista kokee olevansa aktiivisia valtuustotyöskentelyn suhteen eli 45 prosenttia vastaajista. Melko aktiivisia koki olevansa 32,5 %, erittäin aktiivisia 17,5 %, ja vähemmän aktiivisia 5 %. Valtuutetut kokevat, että heillä keskimäärin on riittävästi aikaa käytössään valtuustossa käsiteltäviin asioihin. Tuloksia analysoitaessa nousi selvästi esiin, että ensimmäisen kauden valtuutetut käyttävät eniten aikaa valtuustotyöskentelyyn. Tähän liittyen he kertoivat vastauksissaan eniten kokevansa ajallista riittämättömyyttä, johon syyksi suurin osa ilmoitti työn. Ajoittain työkiireiden vuoksi on tiukka aikataulu, mutta ehdin mielestäni perehtyä riittävästi käsiteltäviin asioihin Omien ruuhkavuosien paineessa saisi olla enemmänkin. Yleensä aktivoidun varaamaan riittävästi aikaa, kun tarve vaatii.

10 8 Aikaa koettiin olevan riittävästi käytettävissä asioihin perehtymiseksi valtuutetun ollessa esimerkiksi eläkkeellä tai opiskelun mahdollistamana. Tällä hetkellä on, kun olen siirtynyt vakinaisesta päivätyöstä eläkkeelle Tällä hetkellä opiskelen, joten aikaa on satunnaisesti jopa riittävästi. Töiden kertyessä, aikaa saattaisi tarvita lisää. Olen eläkkeellä, joten aikaa löytyy. Joillekin valtuutetuista aikaa oli riittävästi käytettävissä, koska he kokevat yhteiskunnallisen vaikuttamisen olevan ikään kuin tapa elää. Mielestäni aikaa on riittävästi, koska valtuustotyöskentelyyn käytettävä aika jakautuu kokouksiin, valtuustoryhmän kokouksiin, poliittisen kunnallisjärjestön kokouksiin ja keskusteluihin pitkin matkaa. Kyseessä on tapa elää ja toimia, enkä koe, että joutuisin uhraamaan aikaani. Kyllä on ja käytän sitä. Olen kiinnostunut yhteiskunnallista asioista Ajankäyttöä koettiin olevan helpompi hallita silloin kun valtuutettu oli esimerkiksi lautakunnassa tai kaupunginhallituksessa. Valtuuston kokousten asialistat ovat usein aika suppeita ja asiat jo monessa toimielimessä taputeltuja, jolloin varsinaiseen valtuuston kokoukseen tarvittava perehtymisaika on vähäinen. Vuoden tärkeimpiä asioita ovat tilauksen tekeminen ja sen seuranta, joiden käsittelyaikataulua on viime vuosien aikana mielestäni parannettu. Kun on mukana useammassa toimielimessä, saa muodostettua hyvän kokonaiskuvan ja aikaakin on riittävästi. Mutta jos toimisi vain valtuutetun tehtävässä, perehtymien tilaukseen (ja muihinkin isoihin asioihin) valmisteluaikataulun puitteissa ja yhden seminaarin varassa olisi haasteellista. Hallituksen jäsenenä olen perillä valtuuston asioista. Kyllä on. Olen kaupunginhallituksen jäsen ja kaikki valtuustoon tulevat asiat käsitellään ensin hallituksessa.

11 9 Ajankäytön riittävyys käsiteltävänä oleviin asioihin on myös valtuutetun itsensä kokema, subjektiivinen kokemus. Toisinaan aikaa on enempi ja sitten on vähempi On riittävästi aikaa, on vain ajankäytön jakaminen. Kaikkeen on aikaa jota pitää tarpeellisena asioihin perehtyäkseni. Nyt on ja jatkossa ei Vaikka pääsääntöisesti koettiin aikaa olevan riittävästi, oman hankaluutensa ajankäyttöön tuottavat valtuutettujen mielestä suuret asiakokonaisuudet, jotka vaativat perehtymistä. Pääsääntöisesti aikaa riittävästi. Toisinaan listalla on paljon suuria ja paljon perehtymistä vaativia asioita ja silloin on parempi perehtyä niihin pykäliin, mitkä ovat tuttuja jo entuudestaan. Kritiikkiä kohdistettiin kokousaikataulutukseen, joka koetaan liian tiiviinä, jotta asioihin ehtisi perehtyä riittävästi. Ei ole aikaa riittävästi. Kokousaikataulutuksesta johtuen suurin osa kokouksista pidetään saman viikon aikana, jolloin asioihin perehtymiseen jää vähän aikaa. Esityslistat tulevat yleensä 2-3 päivää ennen kokousta ja monesti esimerkiksi lautakunnan esityslistasta puuttuu materiaaleja tai ne toimitetaan vasta samana päivänä kun kokous pidetään. 5.2 Tieto ja informaatio Kysymys: Koetko, että jotkut käsiteltävät asiat ovat sinulle tiedollisesti liian vaativia? Kunnallishallinnon toimijoilla voi olla erilaisia käsityksiä siitä, millaista on luonteeltaan se tieto, jota suunnittelun ja päätöksenteon pohjaksi tarvitaan. Bäcklund mainitsee (Sotarauta) informaatiota ja tapahtumia tulkittavan kunnallishallinnossa aina suhteessa omaan

12 10 kehitysnäkemykseen, joka sisältää käsitykset maailmankuvasta, maailmasta kertovan tiedon luonteesta ja arvovalinnoista. Miettunen on myös tulkinnut, että tiedolle annettava merkitys rakentuu sen mukaan mistä käsin toimija saatua informaatiota tulkitsee, ja millainen tieto määritellään relevantiksi oman työn hoitamisen kannalta. Tarpeellisen tiedon määritelmään sisältyy näin samalla toimijan oma käytännöllinen käsitys tiedon luonteesta. (Bäcklund 2007, 55 ) Valtuutetuista 70,7 prosenttia koki, etteivät käsiteltävänä olevat asiat ole heille tiedollisesti liian vaativia. En osaa sanoa - vastauksia oli 17,7 %. Valtuutetuista 12,2 % oli sitä mieltä, että jotkut käsiteltävänä olevat asiat ovat heille tiedollisesti liian vaativia. Syyksi tähän näyttäytyi esimerkiksi valtuustoryhmän pienuus, jota perusteltiin sillä, ettei ole...suuremman ryhmän mukanaan tuomaa kollektiivista osaamista. Tästä seikkaan liittyy myös aikapula:...kaikkeen käsiteltävään ei aika ja kapasiteetti riitä. Siis määrällisesti liian vaativaa välillä. Useiden luottamustehtävien samanaikainen hoitaminen merkitsee osaltaan luottamushenkilöiden professionaalisuuden kasvua. Toimijan sitoutuminen kuntaorganisaatioon lisääntyy, kun hän osallistuu toimintaan monella eri taholla. Kunnan kannalta tämä merkitsee parantunutta tiedonvälitystä ja ehkä yhtenäisempää toimintalinjaa eri toimielimissä. (Leväsvirta 1999, 237.) Jos et työskentele lautakunnassa on pohjatietosi auttamatta ohuempi kuin niillä jotka saavat käsitellä kyseisen lautakunnan asioita laajemmin ja yksityiskohtaisemmin. Asioista on otettava selvää oylaki estää konserniyhtiöiden tiedoista saamisen...esim. miinus lumilinna miljoonat piilossa konserni taseessa ja tuloksessa. Talousasiat vaatisivat lisää koulutusta ja perehdytystä. Sosiaalinen ja terveyslautakunnan asiat monesti ovat oman asiantuntemuksen ulkopuolella. Liikaa materiaalia ja huono yhteenveto tai esitys.

13 11 Kysymys: Keneltä olet saanut tai pyytänyt lisäinformaatioita epäselvissä päätöksentekoon liittyvissä asioissa? Asiantuntemus liitetään kiistatta viranhaltijan rooliin, mutta vakaissa oloissa myös luottamushenkilöjohto toimii asiantuntijoina. Turbulenteissa olosuhteissa johdon lisäksi myös muut hallinnossa työskentelevät pystyvät käyttämään asiantuntemustaan. Vakiintuneissa oloissa arvostetaan aiempaa hallinnollista kokemusta sekä viranhaltijan että poliitikon roolissa. Kuitenkin vaikeammin hallittavissa olosuhteissa hallinnon sekä poliittinen että ammatillinen professionaalisuus on suurempaa. (Leväsvirta 1999, 237.) Poliittisen osaamisen merkitys vakiintuneissa olosuhteissa on suuri, koska tietämys asioiden totutusta hoitamistavasta helpottaa suuresti niiden hoitamista. Tarkasteltaessa vastauksia yli puolet valtuutetuista oli saanut lisäinformaatioita epäselvissä asioissa kaupungin viranhaltijalta eli 51,2 %. Oman valtuustoryhmän jäseneltä oli saanut 24,4 %. Kaupunginjohtaja oli informoinut 22 prosenttia valtuutetuista. Valtuuston puheenjohtajalta lisäinformaatioita tai varapuheenjohtajalta oli saanut 17,1 %. Oman valtuustoryhmän puheenjohtajalta oli samoin saanut 17,1 %. Muita asiantuntijoita lisäinformaation saamiseen oli käyttänyt 14,6 prosenttia valtuutetuista. Kaupunginhallituksen puheenjohtajalta tai varanpuheenjohtajalta oli lisäinformaatiota saanut 12,2 % ja kaupunginhallituksen jäseneltä 9,8 %. Kysymys: Mikäli järjestettäisiin erilaisia koulutustilaisuuksia (esim. talousosaaminen) osallistuisitko niihin? Kysyttäessä valtuutetuilta olisivatko he valmiita osallistumaan erilaisiin koulutustilaisuuksiin, jos niitä järjestettäisiin, peräti 90 prosenttia vastasi olevansa valmis osallistumaan. Valtuutetuista ei osallistuisi 2,5 % ja osallistumisesta ei osannut sanoa 7,5 prosenttia.

14 12 Kysymys: Oletko saanut sellaista tukea ja neuvontaa kuin olisit tarvinnut koskien valtuusto- ja lautakuntatyöskentelyä? Osa valtuutetuista koki, ettei ollut saanut sellaista tukea ja neuvontaa kuin olisi halunnut koskien valtuusto- ja lautakuntatyöskentelyä. Kokemuksena oli esimerkiksi se, että valtuustokauden alussa perehdytys asioihin oli vaillinaista. Tämä teema toistui useammassa vastauksessa. Erikoisena piirteenä voidaan vastauksista lukea se, että omalta valtuustoryhmältä osa valtuutetuista ei saanut sellaista tukea kuin olisi kaivannut. Vastauksista tuli toisaalta ilmi, että tukea ja neuvontaa oli nimenomaan saatu juuri omalta valtuustoryhmältä. Tukea ja neuvontaa oli lisäksi saatu muun muassa viranhaltijoilta, valtuustoryhmän puheenjohtajalta, toisen valtuustoryhmän jäseniltä, kaupunginjohtajalta, kaupunginhallituksen puheenjohtajalta, Kuntaliiton lakimiehiltä, valtuustokollegoilta, lähipiiristä ja erilaisista kaupungin järjestämistä koulutuksista. Koen, ettei tukea ole annettu riittävästi. Varsinkin valtuustokauden alussa perehdytys asioihin oli vaillinaista. Lisäksi keskustelu oman valtuustoryhmän välillä ei ole sitä tasoa, mitä itse olisin siltä toivonut. Asioita jätetään tietoisesti kertomatta tai asioita päätetään pienen porukan kesken. Oman ryhmän puolelta en, muuten kyllä. Valitettavasti en. Ensimmäisen kauden alussa olisi toivonut paljon tarkempaa perehdyttämistä. Aika on kuitenkin opettanut ja vastaukset löytyvät, eivät kylläkään edelleenkään aina mutkattomasti. Myöskään viranhaltijat eivät aina ole perillä siitä, miten asiat pitäisi hoitaa. Neuvontaa on ollut minimaalisesti, tuskin ollenkaan. En Kaikilta osin ole saanut tukea. Omalta ryhmältä kyllä. Varsinaista koulutusta ei ole saatu. Kyllä, tuki on ollut aina asiallista ja vastauksen on saanut nopeasti. Omaryhmä tärkein Pääsääntöisesti olen saanut tukea ja neuvontaa. Olen, tosin itse pitää olla aktiivinen Ryhmässä on keskusteltu

15 13 Aina olen saanut tukea kun olen kysynyt. Edellinen kysymys on huono siksi, ettei siihen sallittu kuin yksi vastausvaihtoehto. Jos jokin asia on ollut epäselvä tai olen halunnut lisäinfoa, olen voinut kysyä asiaan lisäselvennystä SEKÄ kaupungin viranhaltijalta että oman valtuustoryhmän jäseneltä, tai jopa jonkun lautakunnan puheenjohtajalta tai kaupunginhallituksen jäseneltä. Olen aina saanut vastauksen. olen ja olen pyytänyt informaatiota kaikilta em tahoilta Kyllä. Toki alkuvaiheessa kun valitaan ensimmäistä kertaa valtuutetuksi, suosittelin kaikille valtuustoryhmille pakollista koulutusta ihan käytännön asioista. Paljon olen oppinut konkareilta, mutta helpompaa olisi koulutus heti alkuun. Kysymys: Saatko riittävästi informaatioita käsiteltävinä olevista asioista? Valtuutetuista 72,5 % vastasi saavansa riittävästi informaatiota käsiteltävänä olevista asioista. Tätä ei tutkimuksessa pyydetty mitenkään perustelemaan, koska kiinnostavampaa vastauksissa on 27,5 prosentin osuus valtuutetuista, jotka vastasivat, etteivät saa riittävästi informaatiota. Syitä puutteelliseen informaatioon koettiin esimerkiksi näkemyksenä siitä, että tietoja salataan koskien Kemin kaupungin omistusosuuksia muissa kuin kunnallista liiketoimintaa koskevissa yhtiöissä. Toivomuksena esitettiin, että tarkastuslautakunnalta saataisiin ajantasaista ja kattavaa tietoa päätöksenteon tueksi ja samalla saataisiin läpinäkyvyyttä koskien talouden seurantaa. Kuntalain (410 / 2015) 124 : n mukaan kunnan tytäryhteisön ja kuntayhtymän on annettava kunnanhallitukselle kuntakonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja sen toiminnan tuloksen laskemiseen tarvittavat tiedot. Tarkastuslautakunnalla (KuntaL 124 ) on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi. Tilintarkastajalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta ja kuntakonserniin kuuluvilta yhteisöiltä ja säätiöiltä tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita hän pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi.

16 14 Salailua on oy lait esteenä. Kritiikkiä valtuutetut kohdistivat puutteelliselle päätösehdotusten perustelulle, josta koettiin ettei linja ole selkeä tai perusteltu. Kokemuksena oli myös se, että valmistelu koettiin puutteelliseksi. Valmistelun puutteellisuutta moitittiin tämän tutkimuksen puitteissa muissakin yhteyksissä. Liian usein päätösesityksille ei selkeää tai perusteltua linjaa. Joskus valmistelu on puutteellista. Kh perustelee päätöstään mutu tiedolla eikä riittävällä selvityksellä. Virkamiesten kiireistä johtuen, ei lautakunnan kokouspapereissa ole tarpeeksi tietoa. Esim. lukuja esiin tuotaessa ei verrokkivuosien lukuja esitellä siinä rinnalla. Aikataulujen kireys, materiaalien toimittaminen myöhässä. Valtuutetut kritisoivat hallintokuntien erilaista toimintakulttuuria. Todettiin esimerkiksi se, että sisäisen ohjeistuksen noudattamisessa on puutteita. Riittämätön tieto sosiaalisalan hallintokuntien toiminnasta. Hallintokuntien välillä iso ero siinä, millaista materiaalia lautakunnan käyttöön tuotetaan ja mitä asioita käsitellään. Vrt. esim. sote- ja koulutuslautakunta. Koulutuslautakunnassa ei vielä jokin aika takaperin käsitelty talousseurantaa ollenkaan, sotessa tosi tarkasti. Eli sisäisten ohjeistusten noudattamisessa oli puutteita. Puutteita on myös osaamisessa hallintokuntien sisällä mm. eläköitymisen vuoksi. Riittävän informaation saamiseen koettiin yhtenä syynä olevan vuorovaikutteisuuden puuttumisen. Syynä puutteelliseen informaatioon epäiltiin esimerkiksi sitä, että valtuutetut ovat töissä kaupungin viroissa ja voivat työajan puitteissa keskustella käsiteltävänä olevista asioista. Yhtenä syynä mainittiin tiedon olevan valtaa, ja kun sitä ei jaeta, päästään sillä tavoiteltuun päämäärään paremmin.

17 15 Vuorovaikutteisuuden tietynlainen puuttuminen Tieto on valtaa, sitä ei haluta jakaa (oman edun tavoittelu), tai asioihin liittyy pienen porukan kesken tehtyjä sopimuksia joita ei haluta muiden tietoon. Monet politiikan edustajat ovat töissä viroissa ja keskustelevat näköjään siellä töissä ollessaan. Kysymys: Miten tiedon kulkua voitaisiin mielestäsi parantaa? Parannusehdotuksia tiedon kulkuun tuli runsaasti. Useissa vastauksissa nousi esille sähköisen tiedonsaannin lisääminen. Sähköisten palvelujen avulla voidaan kehittää hallinnon toimintoja tehokkaammaksi ja sitä kautta syntyy taloudellisia säästöjä. Toisekseen sen avulla voidaan kehittää uusia palvelukanavia ja kehittää palveluiden laatua asiakaslähtöisemmäksi vastaamaan paremmin kuntalaisten tarpeita. Kolmanneksi sähköisten palvelujen avulla voidaan lisätä kuntalaisten demokratiaa ja osallistumismahdollisuuksia kunnalliseen päätöksentekoon. (Juutinen 2014, 14.) Tiedon kulun tehostuminen informaatioteknologian avulla ei tule itsestään. Ympäristön ja kulttuurin on oltava kohdillaan. Jos kunnan viranhaltijat, luottamushenkilöt ja kuntalaiset eivät tunne informaatioteknologiaa omakseen tai osaa käyttää uusia menetelmiä, ei tehostumista tapahdu. Kuntayhteisössä kaikkien osapuolten tulee nähdä tietohallintoon liittyvät prosessit hyödyllisinä, jolloin syntyy aito halu oppia uutta, joka puolestaan johtaa prosessien uudistumiseen. Viranhaltijoiden ongelmana voi olla, että tietohallinto nähdään edelleenkin liian tekniikkaorientoituneena laitteiden ja aina uusien sovellusten tuojana. Tällöin koetaan, että tietohallinto ei helpota työtaakkaa ja tästä seuraa se, että ei olla kiinnostuneita hyödyntämään tietotekniikkaa arjen työtehtävissä (Juutinen 2015, 15). Materiaalit tulisi jakaa ajoissa ja niihin pitäisi olla aikaa perehtyä. Sähköisen tiedonsaannin lisääminen, lähinnä oma aktiivisuus siinä. Itse kyllä olen saanut aina tarvitsemani.

18 16 Sähköposti on hyvä väline. Nettisivujen informaatiota voisi lisätä. Ottamalla tietotekniikka paremmin haltuun. Sähköisesti (valmiit liitteet) saataisiin jaettua tietoa paremmin. Valtuutetut esittivät, että järjestettäisiin erilaisia seminaareja ja koulutuksia sekä jalkautettaisiin lautakuntien jäseniä omaan hallintokuntaan liittyen. Lautakuntaseminaarit, valtuustoseminaarit kyselytunnit lautakunnittain. Eli enemmän ruohonjuuritasolle> tietämys ja ymmärrys lisääntyvät puolin ja toisin. En näe yhtä suurta arvoa sähköisellä materiaalilla, koska isolle osalle ihmisistä sähköpostiin tulvii kaikenlaista ja tärkeitäkin asioita voi jäädä odottamaan parempaa hetkeä, jota välttämättä ei tule ollenkaan. Talouden niukkuus osallistua mm. ltm. Laajempaan koulutukseen. Tärkeät isot asiat ovat valtuuston iltakoulun väärtejä Lautakuntien jäsenten jalkauttaminen ja perehdytys heti toimikuntien alussa. Konsernit auki ainakin tarkastuslautakunnalle. Avoimempaa tiedottamista perusteista kokouksissa. Oma-aloitteellisuus oleellista. Nytkin annettiin pari päivää kallista konsulttikoulutusta maisemamalliin liittyen, ainoa huono puoli ettemme saa kuin valikoituja yhteenvetoja neljännäsvuosittain siitä. Sen avulla tehtäisiin kuulema politiikkaa ja siksi sen todellisuuden näkee vain pari viranhaltijaa. Avoimella politiikalla, ei omalla vaan kuntalaisen asialla. Avoimempaa tiedottamista perusteista kokouksissa Merkille pantavaa on, että analysoitaessa vastauksia valtuutetut osoittavat kritiikkiä tutkimuksen puitteissa siitä, että materiaalia ei saada ajoissa, jotta niihin ehtisi kunnolla perehtyä. Materiaalit tulisi jakaa ajoissa ja niihin pitäisi olla aikaa perehtyä

19 Päätöksenteko Kysymys: Mihin lautakuntaan kuulut? Suurin osa vastaajista ei halunnut vastata kysymykseen, jossa tiedusteltiin mahdollisesti lautakuntaan kuulumista. Kysymyslomake ei mahdollistanut vastausmahdollisuutta, ettei kuulu mihinkään lautakuntaan. Ylivoimaisesti eniten vastattiin, ettei halua vastata tähän. Kuntalain (410/2015) mukaan kunnassa on oltava valtuuston lisäksi kunnanhallitus ja tarkastuslautakunta. Valtuusto voi lisäksi asettaa: 1) kunnanhallituksen alaisina toimivia lautakuntia ja niiden sijasta valiokuntia hoitamaan pysyväisluonteisia tehtäviä; 2) johtokuntia liikelaitoksen tai tehtävän hoitamista varten; 3) jaostoja kunnanhallitukseen, lautakuntaan valiokuntaan ja johtokuntaan. Kunnallishallinnon kehityspiirteenä keskittyminen vaikuttaa monin eri tavoin. Luottamustoimielinten määrää on vähennetty ja tehtäviä yhdistetty samoille toimielimille. Lisäksi samoja luottamushenkilöitä valitaan useisiin samanaikaisiin luottamustoimiin. Useiden luottamustehtävien samanaikainen hoitaminen on muodostunut yleisemmäksi malliksi kuin vain yhden luottamustehtävän hoitaminen. (Leväsvirta 1999, 236; Kuntaliitto 2012, Acta 235.) Kemin kaupunginvaltuutetuista neljää tai useampaa luottamustehtävää valtuuston lisäksi hoitaa 41,5 %, kahta tehtävää 24,4 %, yhtä luottamustehtävää valtuuston lisäksi 17,1 %, kolmea luottamustehtävää 12,1 % ja yhtään luottamustehtävää samanaikaisesti kaupunginvaltuuston lisäksi ei ollut 4,9 prosentilla valtuutetuista. Vaikka suurin osa kunnista käyttää edelleenkin perinteistä lautakuntamallia, valtuutettujen osuus hallituksen ja lautakuntien jäsenistä on kasvanut tasaisesti. Keskeisissä lautakunnissa valtuutettujen osuus jäsenistä on kasvanut noin kymmenellä prosenttiyksiköllä, 29:stä 40:een, ajanjaksolla Valtuutettujen asema lautakunnissa on heikoin pienimmissä, alle 5000 asukkaan kunnissa, ja vahvin

20 18 asukkaan kunnissa. Valtuutettujen lukumäärä kasvaa kuntakoon mukaan, joten selitys on ainakin osin puhtaan matemaattinen. (Kuntaliitto, 2012, Acta 235.) Kysymys: Pääsetkö toteuttamaan ja otetaanko osaamisesi huomioon valtuustotyöskentelyssä ja lautakunnissa? Mikäli olet kaupunginhallituksessa, ole hyvä ja laajenna vastaustasi koskemaan kaupunginhallituksen työskentelyä. Tehtäväkentän laajentuessa ratkaistavien asioiden vaikeusaste kasvaa. Luottamushenkilöiltä odotetaan suurta asiantuntemusta, jotta he pystyvät vastaamaan heihin kohdistettuihin odotuksiin. Valtuutettujen on pystyttävä ennakoimaan tulevaa kehitystä ja suuntaamaan sen mukaisesti toimintalinjoja ja resursseja. Vaatimuksena on hallita sekä tiedollisesti, että käytännössä markkinamekanismien toimintaa. Lautakuntien tulee pystyä omilla sektoreillaan hallitsemaan koko laaja palvelukirjo ja kehittämään sitä usein vaikeasti hallittavissa olosuhteissa. Haasteet ovat todella kovia ei ammatikseen toimiville poliitikoille. (Leväsvirta 1999, 236.) Kokonaisuutena ottaen Kemin kaupunginvaltuutetut ovat sitä mieltä, että heidän osaamisensa otetaan huomioon sekä valtuustotyöskentelyssä, että lautakunnissa. Vain vähäisessä määrässä koettiin, ettei osaamista saatu riittävästi esille tai sitä ei huomioitu. Tätä vastausta ei pyydetty perustelemaan, joten vastauksia ei voitu aukaista enempää. Asia olisi kuitenkin tutkimisen arvoinen, koska tietoon ja informaation käyttöön liittyy oleellisesti aina vallan aspekti. Kyllä otetaan esim. strategian ja toimenpideohjelman laatimisen yhteydessä. Osin kyllä Osaamiseni otetaan huomioon tyydyttävästi Mielestäni osaamiseni ja tietoni otetaan huomioon. Kyllä valtuustossa ja lautakunnassa kuullaan näkymiäni Ehkä minulla ei ole mitään erityistä osaamista, mutta kyllä koen, että minut päättäjänä pääsääntöisesti otetaan vakavasti.

21 19 Kyllä. Soster-lta on hyvin keskustelevainen ja asioida käydään läpi tarkasti. Siellä on jokaisella mahdollisuus kysyä lisäkysymyksiä ja etenkin Liisa Niiranen vastaa asiantuntevasti. On paljon itsestä kiinni miten asioita tuo esille ja miten aktiivisesti on mukana. Valtuustossa asiat tuodaan enemmän esille ryhmässä, jossa muodostetaan yhteinen kanta ja se tuodaan esille valtuustossa. Hallituksessa voi helpommin esittää oman mielipiteen. Mielestäni osaaminen huomioidaan kaikilla tasoilla. Toisaalta se on myös omasta aktiivisuudesta kiinni. Kyllä. Henkilöstöasioissa ja työsuhdeasioissa. Kyllä, osittain. Toisinaan. Pääsen j otetaan. Kyllä. Kemin Kh:n työskentely on ympäristökuntiin verrattuna poikkeuksellista puolueiden hyvän yhteistyön vuoksi. Poikkeuksen tekee PS:t. Suurimmalla ryhmällä (vas) ei ole yksin valtaa päättää asioista, joten ryhmä mielellään kuuntelee muita. Pääsen toteuttamaan osaamistani ja kokemustani luottamustehtävissä sekä valtuustossa että kaupunginhallituksessa. mielestäni voin vaikuttaa asioiden käsittelyyn ja päätöksiin sekä valtuustossa että hallituksessa. Osaamisestani ja muista luottamustehtävistäni saamani asioilla ja tiedoilla on joskus merkitystä. Voisi hyödyntää enemmänkin Jossain määrin kyllä. En ole kh:n jäsen Ei aina. Ei otata jos en tuo sitä esille puheenvuorossa. Itse koen, ettei osaamistani ole hyödynnetty tarpeeksi. Ei oteta jos en tuo esille sitä puheenvuorossa.

22 20 Kysymys: Millaisena näet oman vaikuttavuutesi koskien valtuusto- ja lautakuntatyöskentelyssä? Mikäli olet kaupunginhallituksessa, ole hyvä ja laajenna vastaustasi koskemaan kaupunginhallituksen työskentelyä? Kuntaliiton tutkimuksessa (Kuntaliitto 2012, Acta nro 235) vuodelta 2010 kysyttiin päättäjiltä kokemuksia omista vaikutusmahdollisuuksistaan. Yleisellä tasolla vuoden 2010 tulokset seurasivat vuonna 2003 todettua kaavaa. Suhteellisen pieni osa vastaajista kokee voivansa vaikuttaa paljon tai hyvin paljon kunnallisen päätöksenteon osa-alueisiin. Myönteisimmin vastaajat suhtautuivat mahdollisuuksiinsa vaikuttaa kunnan visioon ja strategiaan (53 % koki voivansa vaikuttaa paljon tai hyvin paljon), kunnan omaan palvelutuotantoon (35 %), kunnan budjettiin (34 %) sekä kaavoitusasioihin (30 %). Vähiten vaikuttamismahdollisuuksia koettiin kuntayhtymän palvelutuotannon, kunta -valtiosuhteen, sekä kunnan kansainvälisen toiminnan suhteen. Näkemykseen vaikuttamisesta vaikuttaa osaltaan henkilön asema kunnallisessa päätöksentekohierarkiassa. Esimerkiksi hallituksen jäsenyys, kokemus erilaista luottamustehtävistä sekä suuri viikkotuntimäärä luottamustehtävien parissa lisäävät kokemusta siitä, että voi vaikuttaa käsiteltävänä oleviin asioihin. Tämä ilmeni myös tämän arviointitutkimuksen vastauksista. Voin vaikuttaa päätöksentekoon sekä valtuustossa että hallituksessa. Kyllä voin vaikuttaa. (lautakunta ja valtuustossa näkemyksiäni.) Pystyn tuomaan työelämän kokemuksen määrättyihin asioihin. Hallituksessa valtuuston varapuh.johtajan läsnäolo ja puheoikeudella Ryhmän vara pj.nä ja ltk.n pj.nä joudun ottamaan kantaa moniin asioihin. Olen valtuustoryhmäni puheenjohtaja Vaikuttavuutta koettiin saatavan myös omalla asiantuntijuudella, jota oli saatu esimerkiksi työelämästä tai opintojen tuomina. Pystyn tuomaan työelämän kokemuksen määrättyihin asioihin. osaamista ja tietämystä on monelta alalta

23 21 Vaikuttavuuteen liittyy osaltaan myös subjektiivinen kokemus vaikuttamisen keinosta ja mahdollisista tuloksista. Teen lautakunta-aloitteitakin, mutta ne eivät johda mihinkään. Vaikuttaminen on suhteellista. Vaikuttavuuteen vaikuttavat monet tekijät ja niistä oma aktiivisuus ehkä eniten. En ole poliittisesti vaikuttava henkilö, painoarvo vähäinen kun on vähän poliittista kokemusta. On kuitenkin itsestä kiinni miten hankkii vaikuttavuutta." Joissain asioissa vaikuttavuus on ihan hyvä, joissain asioissa taas ei. Riittävän hyvä. Tietysti kun haetaan kompromissia niin vaikuttavuus vaihtelee mutta kaiken kaikkiaan olen tyytyväinen. Vaikuttaminen on suhteellista. Vaikuttavuuteen vaikuttavat monet tekijät ja niistä oma aktiivisuus ehkä eniten. Vaikuttavuus lisääntyy vain sinnikkyydellä. Tällä hetkellä vaikuttavuutta on jo jonkin verran. Koen voivani vaikuttaa asioihin usein toimielimissä, joskin on täytynyt oppia siihenkin, että myös kompromisseja on siedettävä typerältäkin tuntuvissa asioissa (politiikkaa). Joidenkin virkamiesten kanssa kokousten ulkopuolella työskentelyssä on ongelmia, ajattelen sen johtuvan siitä, että eivät tykkää kun heidän "tontilleen" tullaan sörkkimään, kyseenalaistamaan ja ehdottelemaan, vaikka asia ei olisi kummoinen. Tietämiseni voin suullisesti ilmaista tai aloitteen tekemällä. Hyvät mahdollisuudet vaikuttaa. Pienten puolueiden jäsenet kokivat, ettei vaikuttavuutta ole niin paljon kuin isommilla puolueilla. Vastaavasti isompien puolueiden edustajat kokivat voivansa vaikuttaa hyvinkin, koska on ison ryhmän tuki takana. Ei paljon pienen puolueen edustajana En siis ole missään lautakunnassa. Valtuustossa olen itse koko ryhmä - toisinaan se suo yllättävänkin hyvät vaikutusmahdollisuudet. Ryhmä vielä pieni Kyllä koen mahdollisuuden vaikuttaa- Tottakai ison ryhmän taustatuki auttaa.

24 22 Kunnallishallinnon dualistisen periaatteen mukaan kunnan päätöstoimintamuodot jaetaan perinteisesti kunnan päätösvallan käyttämiseen ja hallintoon. Hallinto puolestaan jaetaan a) valmisteluun ja b) täytäntöönpanoon. Kuntalain 14 :n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista samoin kuin kunnan liikelaitokselle asetettavista toiminnallista tavoitteista. Kuntalain 110 säätää, että valtuusto hyväksyy kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet talousarviossa ja taloussuunnitelmassa. Kunnallisen demokratian perusideana on se, että kuntalaisten valitsemat luottamushenkilöt tekevät kunnan toiminnan kannalta keskeiset päätökset. Kuntalain mukaan valta on poliittisilla päättäjillä, joilla on mahdollisuus siirtää valtaa viranhaltijoille. Ilmivallan tasolla päätösvaltaa on siirretty delegoinnin avulla poliittisilta päättäjiltä viranhaltijoille. Poliittisten päättäjien todellisen vallan määrää ei voi kuitenkaan laskea heidän päätösvaltaansa kuuluvien asioiden lukumäärällä. Päätettävien asioiden merkitys on tärkeämpi kuin asioiden määrä. (Möttönen 1997,139.) Päätösvallan kontrollin kannalta sen ohella, mitä asioita päätetään, muut keskeiset kysymykset ovat, missä tilanteessa päätöksiä tehdään ja minkälaisen tiedon varassa päätöksiä tehdään. Vallan jakautumisen kannalta on oleellista, miten sitä prosessia hallitaan, jossa päätöksiä tehdään. Päätöksenteolla ei ole itseisarvoa, vaan päätöksiä tehdään jotakin varten. Päätöksenteolla pyritään luoman tavoitteiden mukaista toimintaa. Perusoletuksena on usein esitetty ajatus siitä, että viranhaltijat perustavat toimintansa faktoihin ja formaaliseen tietoon, kun taas luottamushenkilöillä on taipumus ja oikeus, ja ehkä jopa velvollisuus, tuoda päätöksentekoon informaalista tietoa, arvoja ja uskomuksia. Viranhaltijaa koskeva objektiivisuusvaatimus on siten tiukempi verrattuna luottamushenkilöä koskevaan objektiivisuusvaatimukseen. (Möttönen 1997, 142. Jalonen 2007, ) Tietämyksen ja informaation kontrolli on viranhaltijoiden vahvin valtaperusta. Kun puhutaan tietämyksen ja informaation asemasta poliittis-hallinnollisessa järjestelmässä, poliitikkojen roolia korostavassa näkemyksessä lähdetään siitä, että viranhaltijat antavat

25 23 tietämyksensä poliittisten päättäjien käyttöön asioiden valmistelun muodossa. Viranhaltijoiden tehtävänä on parantaa sitä tietoperustaa, johon poliittinen päätöksenteko perustuu. Viranhaltijoiden tietämys on poliittisten päättäjien asemaa korostavassa näkökulmassa poliittisten päättäjien instrumentti. Poliittiset päättäjät kokevat usein, ettei heillä ole riittävää tietomäärää päätöstilanteissa. Sitä katsantokantaa, jossa viranhaltijoiden tehtävänä pidetään oikean tiedon tuottamista poliittisille päätöksentekijöille, on kutsuttu poliittiseksi näkökulmaksi. Tässä näkökulmassa korostuu politiikan ja hallinnon erillisyys. Poliittiset päätöksentekijät tekevät päätöksiä. Viranhaltijoille kuuluu asioiden valmistelu ja täytäntöönpano. Kysymys: Millaisena näet kokonaisuutena lautakunnissa esittelijän roolin? Demokratian kannalta on tärkeää, miten asioita valmistellaan ja ketkä valmisteluun osallistuvat, kun taas tehokkuuden näkökulmasta olennaisempaa on se, että valmistellussa laaditut päätösesitykset vastaavat tarkoitustaan. Valmisteluvastuu perustuu kunnallisen demokratian ihanteille, jonka mukaan viranhaltijoiden puolueeton ja asiantunteva valmistelu luo edellytykset luottamushenkilöiden päätöksille. (Jalonen 2007,71, 94.) Viranhaltijoilla on keskeinen rooli kunnallisessa päätöksenteossa ja erityisesti päätöksenteon valmistelutyössä. Viranhaltijoiden tehtävänä on vastata siitä, että päätöksenteon kohteena olevasta asiasta on kerätty taustatietoja mahdollisimman monipuolisesti. Hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti viranhaltijoiden tulee toimia tasapuolisesti ja yleistä etua edistäen. Hallintolain 31 :n mukaan viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset. Kunnallishallinnossa tämä on viranhaltijoiden tehtävänä. Valmisteluun kuuluu asian ratkaisemiseen liittyvän oikeudellisen ja tosiasiallisen tiedon hankkiminen sekä päätösharkinta, joka ilmaistaan päätösehdotuksen muodossa. Tieto, johon asian ratkaisemisen tulee perustua ja joka näin ollen muodostaa ratkaisun perustelut, koostuu

26 24 oikeusohjeista ja tosiasioista. Perustuslain 2.3 :n mukaan kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia. Oikeusjärjestyksen noudattaminen on kunnallishallinnossa viranhaltijoiden vastuulla. Asian esittelijän vastuu on ensisijainen. Tosiasiat eli faktapremissit voivat koostua monenlaisesta aineksesta. Kunnallishallinnossa aiotun ratkaisun taloudellisten vaikutusten selvitys on merkittävä. Sama voidaan sanoa ratkaisun soveltumisesta kunnan talousarvioon, taloussuunnitelmaan ja mahdolliseen strategiaan samoin kuin valtuuston muulla tavoin asettamiin tavoitteisiin. Myös aiotun ratkaisun muulla seurannaisvaikutusten arvioinnilla on omat merkityksensä. Lautakuntien, asiantuntijoiden ja muiden tahojen antamat lausunnot muodostavat erityisen asiaaineistonsa samoin kuin mahdollisesti tiedossa olevat kansalaismielipiteet. Valmistelun tulee pääsäännön mukaan edetä myös tarkoituksenmukaisuusharkinnan alueelle. Tällöin valmistelu huipentuu asian päätösehdotuksen tekemiseen. Näin on meneteltävä ainakin valtuuston käsiteltävissä asioissa sekä asioissa, jotka ovat johtosäännön mukaan päätettävä viranhaltijan esittelystä. Voidaan sanoa, että kunnallisen toimielimen käsiteltävät asiat ovat pääsääntöisesti valmistelupakon alaisia. Valtuuston osalta tämä perustuu lakiin, muiden osalta kunnan johtosääntöön. (Heuru & Mennola & Ryynänen 2011, ) Valmistelu on viranhaltijoiden asiana. Luottamushenkilöillä ei ole velvollisuutta selvittää asian lähtökohtia, edellytyksiä, perusteita tai ehtoja. Sen sijaan viimesijainen tarkoituksenmukaisuusharkinta kuuluu heille. Kun kunnanhallituksen tulee valmistella valtuuston käsiteltävät asiat (hallinnon ja talouden tarkastusta koskevia asioista sekä tilapäisen valiokunnan valmistelemia asioita lukuun ottamatta), tämä tarkoittaa sitä, että asian päätösehdotuksen tulee olla kunnanhallituksen tekemä. Kunnanhallituksen käsittelyyn asti asiat valmistellaan niin kuin muutkin asiat.( Heuru & Mennola & Ryynänen 2011, ) Valtuutetut näkevät esittelijän roolin kokonaisuudessa erittäin tärkeänä. Se toistuu sanaparina huomattavan useassa vastauksessa. Esittelijän roolissa korostuu asiantuntijuus, puolueettomuuden ja objektiivisuuden vaatimus. Asiantuntijuuteen liittyy se,

27 25 että asioita osataan tuoda selkeästi esille, esille tuotavat asiat ovat faktoja ja faktat myös perustellaan. Asiantuntijuuteen liittyy esittelijän osaaminen käsiteltävistä asioista. Erittäin tärkeä, kun on tietoinen ja perustelee mitä asioita on tekeillä, ja mitä on tehty. Erittäin tärkeää, että asioita tuodaan esille selkeästi ja yksinkertaisesti. Lautakunnissa on jäseninä henkilöitä, jotka eivät ole asiantuntijoita. Esittelijän rooli on varsin keskeinen ja siksi se vaatii osaamista ja avoimuutta. Esittelijällä hyvin vaikutusvaltaa, kun esityslistoja saa muotoilla. Rooli on tärkeä. Valmisteluvaiheessa keskustelemme asioista ja punnitsemme päätöksen vaikuttavuutta. Ei liian ratkaiseva. Lautakunta tekee päätökset itsenäisesti ja kykenee tarkastelemaan esittelijän esitystä myös kriittisesti. Erittäin tärkeä rooli. Tiedon jako ja syventävien tietojen tarkistaminen. Asiantuntijarooli- >neutraali. Merkittävä. Esittelystä tehdään päätös. Asiantuntijuus on esittelevällä viranhaltijalla. Esittelijällä on erittäin suuri ja merkittävä rooli lautakunnissa. Päätökset on pääsääntöisesti esitysten mukaisia. Erittäin merkittävä. Esittelijän vallassa on, mitä tuo ja jättää tuomatta. Pahimmillaan voi myydä lautakunnalle omat ajatuksena hyvinä, vaikka voi olla näkökulmia/tietoa, mitä annettujen tietojen perusteella ei osata edes kysyä. Jos tällainen avoimuus/ luottamus puuttuu, korostuu pj:n osaaminen ja lautakunnan jäsenten aktiivisuus ja kiinnostus. Esittelijä on keskeisessä roolissa, mikäli häneen luotetaan. Puolueettomuuden ja objektiivisuuden vaatimukseen voidaan liittää myös vallan väärinkäyttö. Jo vuoden 1948 kunnallislain (624/1948) kunnallisvalitusta koskevien säännösten valitusperusteisiin katsottiin harkintavallan väärinkäytön kuuluvan. Asiasta todettiin silloin seuraavasti: Vallan väärinkäyttö saattaa tapahtua mitä moninaisimmissa muodoissa, mutta yhteistä niille on, että viranomaisella on toimenpiteeseensä väärä vaikutin (motiivi). Vallan väärinkäytöstä pitäytymiseen liittyy myös eettinen puoli. Tämä nimenomaan korostuu valmisteluun liittyvänä. On selvää, että virkamiesten mahdollisuus

28 26 vaikuttaa valmisteluun ja soveltamiseen on suuri. Päätöksentekijöillä on vain suhteellinen riippumattomuus valmistelijoihin nähden. ( Ryynänen 1991, 25. ) Virkamiehen moraalisituaatiossa ovat tärkeällä sijalla julkisen vallankäytön tunnuspiirteet. Virkamiehen työssä se osa työstä, joka liittyy hallintopäätösten valmisteluun, tekemiseen tai suoranaiseen täytäntöönpanoon suppeassa mielessä, poikkeaa muusta työkokonaisuudesta. Hallintopäätösprosessiin liittyvissä asiantuntija- ja hallintorooleissa henkilö toimii oikeusvaltion periaatteiden mukaisena riippumattona virkamiehenä, kun taas työyhteisön jäsenenä johtamiseen ja kehittämiseen liittyvissä rool3eissa hän joutuu irrottautumaan yksittäisistä tehtävistä ja omaksumaan laajemman näkökulman. (Valtionhallinnon kehittämiskeskus 1993.) Virkamiehillä iso eettinen vastuu, joka välillä hukassa. Esittelijällä on valtaa tuoda tai olla tuomatta käsittelyyn asioita, joita hän katsoo omalta osaltaan tärkeiksi tai vähemmän tärkeiksi. Esittelijän tulee kunnioittaa luottamushenkilöiden näkemyksiä ja luottamushenkilöiden tulee voida luottaa siihen, että valmistelu on valtuuston tahdon, kuntalain ja hallintosäännön mukainen. Yhdelle esittelijälle esittely näyttäytyy välttämättömänä pahana. Saisi nähdä toisinkin. Lautakunnassa, jossa itse olen jäsenenä, esittelijän roolit ovat sekavia. Esittelijöiden käyttäytyminen lautakunnan jäseniä kohtaan ovat pöyristyttäviä ja ylenkatsovia. Rooli on äärimäisen tärkeä. Suurin osa lautakunnan jäsenistä ei ota asioista selvää ennen kokousta, vaan perustavat päätöksensä esittelyn pohjalta. (Esittelijä) Pääsee laajasti vaikuttamaan. Vahva ja keskeinen. Jos eivät jäsenet perehdy riittävästi, esittelijä vie heitä kuin pässiä narussa. Virkamies on asiantuntija ja laatii esityksen. Poliitikot tekevät arvovalintoja, tai ainakin pitäisi niin tehdä.

29 27 Kysymys: Millaisia asioita lautakunnissa tulisi mielestäsi käsitellä enemmän? Kysymys lautakuntatyöskentelystä liittyy olennaisena osana päätöksentekoprosessiin. Ryynäsen mukaan valtuustojen tulisi arvioida hallinnon toimintajärjestelmää kriittisesti. Kunnanhallitus- ja johtaja johtavat kuntalain mukaisesti hallintoa, mutta kaiken sen, mitä poliittista kunnassa tapahtuu, on oltava valtuustosta lähtevää. Tähän tarvitaan olennaisesti transparentimpaa hallintoa. Valtuusto voi ohjata toimintaa ainoastaan, jos sen alainen koneisto on transparentti, havaittavissa oleva. Monimutkainen ja epäselvin toimintavaltasuhtein työskentelevä hallinto ei ole minkään tahon ohjattavissa. (Ryynänen 1998, 45.) Lautakunnat ovat kaupunginhallituksen alaisia toimielimiä. Ne hoitavat toimialasta riippuen erilaisia pysyväisluonteisia tehtäviä ja tehtävistä päättäminen kuuluu valtuustolle. Lautakuntien johtosäännöissä on määritelty hallintokunnasta riippuen toiminta-ajatus, toimiala, tehtävät, päätösvalta asioissa ja millainen ratkaisumenettely kyseessä olevassa lautakunnassa on. Pääsääntöisesti lautakunnissa käsiteltävät asiat päätetään viranhaltijan esittelystä. Voidaan sanoa, että esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana. Lautakunnat huolehtivat toimialansa tuotannon, talouden ja organisaation kehittämisestä, asettavat tavoitteita, seuraavat toiminnan tuloksia sekä ohjaavat ja valvovat toimialansa suunnittelua ja toteutusta. Lautakunnat valmistelevat toimialallaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi kuuluvat asiat sekä huolehtivat päätösten toimeenpanosta. Valtuutetut toivat vastauksissaan ilmi moninaisia asioita koskien kysymystä siitä, millaisia asioita lautakunnissa tulisi käsitellä enemmän. Vastauksista nousi esille teemoja, jotka koskivat muun muassa taloutta, strategiaa, kehittämistä, poikkihallinollista yhteistyötä eri lautakuntien välillä, asioiden syvempää läpikäymistä ja päätösehdotusten syvempää analyysia. Enemmän päätöksentekoa ja syvempää asioiden läpi käymistä kun vain leimasimena olemista

30 28 Lainsäädäntö vaikuttaa merkittävästi siihen minkälaisia asioita minimitasolla tulee käsitellä. Kysymys on tosi haastava. Miten määritellään esim. enemmän? Työhyvinvointiin voisi keskittää enemmän voimavaroja. Käytännön asioita, jotka koskevat kaikkia. On sopivasti asioita Kemin köyhät huomioitava Kehittämisen ja painopisteiden suuntia Nyk malli ok. Ehkä käsitellään liikaa asioita, joita virkamiehet voisivat hoitaa. Kokonaisuuksia ei pieniä yksittäisiä seikkoja Tulevaisuus- mahdollisia vaikutuksia tuleviin budjetointeihin. Yhteistyö muiden lautakuntien kanssa-poikkihallinnollinen YT: Oy joissa kaupunki mukana saatava ainakin kaupungin tarkastuslautakunnan alle, nyt siellä tehdään mitä lie. Jatkossa oyt vain lisääntyvät jo nyt yli puolet kpkin varojenkäytöstä piilossa oyissä. Taloutta Mennä syvemmälle asioihin, usein asioita käsitellään pintapuolisesti, että välttämättä ei olla perillä päätösten vaikutuksista. Tutustua oman lautakunnan alaisiin yksiköihin ja kuulla myös arjen työntekijöiden ja asukkaiden ajatuksia asioista. Tämän tulisi olla osa lautakuntatyöskentelyä, jolloin huomioit tulisivat virallista kautta. Kun vaikkapa työntekijöiltä saadaan palautetta asioista, ne voidaan kuitata sillä, että työntekijä ei ole tiennyt (voi olla tietysti tottakin) tai että huhupuheiden perusteella ei voida asioille tehdä mitään. Strategiaa ja tulevaisuutta. Strategisia ja isoja asioita. Kaupungin strategian olisi ohjattava lautakuntien toimintaa. Hyvä näin kun on. Suuria linjavetoja, arvo kysymyksiä. enempi linjauksia ei pieniä detaljeja Taloudelliset asiat Käytännöllisiä imagoon vaikuttavia. Lautakuntien roolia ja määrää ylipäätään pitäisi tutkiskella. Asiantuntevuus yhä enemmän keskiöön jäsenvalinnoissa, poliittiset syyt väistykööt. Nyt oikeista asioita Talous yhdistettynä palveluprosesseihin.