Kauniaisten kaupunki. Sisäisen valvonnan ohjeet

Transkriptio

1 Kauniaisten kaupunki Sisäisen valvonnan ohjeet

2 2 1. SISÄISEN VALVONNAN KÄSITTEESTÄ 1.1. Yleistä Riittävä ja näkyvä valvonta on välttämätön edellytys julkisen toiminnan luotettavuudelle. Valvonnan avulla pyritään saamaan kohtuullinen varmuus siitä, että toiminta on järjestetty päätösten mukaisesti ja että organisaatiolle asetetut tavoitteet saavutetaan. Valvonta jakautuu sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta on toimivasta johdosta riippumatonta ja sitä toteuttavat valtuuston valitsema tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Ulkoista valvontaa toteuttavat myös kaupunkilaiset (muutoksenhaku, julkisuusperiaate), ja muut viranomaiset. Operatiiviseen johtamiseen kuuluva sisäinen valvonta ja sen järjestäminen on kaupungin toimivan johdon ja tilivelvollisten tehtävänä ja vastuulla. Kaupungin hallinnon ja talouden valvonta sekä riskien hallinta järjestetään niin, että ulkoinen valvonta ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline, jonka tavoitteena on: 1) edistää kaupungin toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä parantaa palvelujen laatua, 2) turvata menetyksiltä, jotka aiheutuvat väärinkäytöksestä, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännönmukaisuuksista 3) varmistaa säädösten ja määräysten noudattaminen ja ohjauksen vaikuttavuus 4) kehittää ja ylläpitää luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta sekä esittää ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa 5) rajoittaa tietoihin pääsyn vain niille henkilöille, jotka ovat vastuuvelvollisia näiden tietojen hallussapidosta ja käytöstä 6) varmistaa avainvelvollisuudet ja tehtävät jakamalla ne eri henkilöiden kesken ja määrittelemällä tarvittavat sijaisuudet. Tämän ohjeen tehtävänä on ohjeistaa Kauniaisten kaupungin sisäistä valvontaa. Sisäisen valvonnan menetelmiä käytetään soveltuvin osin myös kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen valvonnassa Sisäisen valvonnan määritelmä Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla riskejä - tunnistetaan - ennaltaehkäistään ja - hallitaan. Valvonnan tehokkuus perustuu reaaliaikaisuuteen ja resurssien käytön joustavuuteen. Sisäinen valvonta on osa operatiivista johtamista eikä sitä voi siirtää ulkopuolisten tarkastajien tehtäväksi. Vastuutahoina ovat kaupungin toimiva johto ja tilivelvolliset. Tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja arvioivat, miten sisäinen valvonta on järjestetty ja onko se riittävää Sisäinen valvonnan rakenne Hyvä hallinto Hallintolain mukaan viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti sekä käytettävä toimivaltaansa yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Viranomaisen toimien

3 3 on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Yksityisen on voitava luottaa viranomaisen toiminnan oikeellisuuteen ja virheettömyyteen sekä viranomaisten tekemien hallintopäätösten pysyvyyteen. Kaupungin toimielimet vastaavat johtamastaan toiminnasta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Hyvän hallintotavan mukaan toimielimet kokoontuvat säännöllisesti, käsittelevät niille määrätyt asiat, tekevät päätökset vaihtoehtojen arvioinnin jälkeen ja järjestävät riittävän seurannan päätösten toimeenpanolle. Johtavien viranhaltijoiden on järjestettävä vastuullaan oleva toiminta tehokkaaksi, päämäärätietoiseksi ja tavoitteet saavuttavaksi. Sisäinen valvonta on osa hyvää hallintoa. Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että tavoitteet saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, voimavarat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu sekä johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista. Sisäinen tarkkailu Sisäinen tarkkailu on jokaisen yksikön toimintarutiineihin liittyvää jatkuvaa työvaiheiden, toimenpiteiden, päätösten ja varojen käytön valvontaa. Tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät suoritetaan oikea-aikaisesti ja hyväksyttävällä tavalla ja että tehtävät hoidetaan niihin osoitetuilla resursseilla. Sisäinen tarkkailu pohjautuu johtamisjärjestelmään, tavoitteiden määrittelyyn ja asettamiseen, johdonmukaiseen organisaatioon, vastuun ja valtuutuksien jakoon, tehtävien jakoon, laskenta- ja raportointijärjestelmään sekä työvälineisiin ja menetelmiin. Sisäisen valvonnan toimivuuden turvaamiseksi on oleellista, että keskeisistä prosesseista ja niihin liittyvistä vastuista on laadittava ajan tasalla olevat kuvaukset. Sisäisen tarkkailun toimivuus on yksikön johdon vastuulla. Esimies valvoo töiden suorittamista ja hankkii tietoja asetettujen tavoitteiden toteutumisen arvioimiseksi. Seuranta Seurantavastuu kuuluu sekä johtaville viranhaltijoille että luottamustoimielimille. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden (mm. osavuosikatsaukset, tilinpäätös, aikataulut, hanke- ja projektiraportit) asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta sekä tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Raportointivelvoitteen asettamisella valvotaan myös sitä, miten viranhaltija hoitaa tehtäviään ja käyttää oikein hänelle delegoitua toimivaltaa. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on näkyvää, aktiivista, systemaattista ja avointa tarkastustoimintaa. Sisäisen tarkastuksen ensisijaisena kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet, toimintaresurssien käyttö ja tavoitteiden toteutuminen. Sisäistä tarkastusta suoritetaan toimivan johdon aloitteesta ja alaisuudessa. Kauniaisten kaupungilla ei ole erityistä sisäisestä tarkastuksesta vastaavaa yksikköä. 2. TOIMIVALTA JA VASTUUT 2.1. Kaupungin johdon valvontavastuu Sisäisen valvonnan toimivuudesta koko kaupunkikonsernin tasolla vastaavat kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja. Toimialajohtajien tehtävänä on varmistaa toimialallaan sisäisen valvonnan asianmukaisuus kaupunginhallituksen antamien yleisohjeiden, hallintosäännön ja voimassa olevien erillisohjeiden pohjalta. Toimialajohtajilla on tämän tehtävän toteuttamisessa erityinen vastuu tilivelvollisena ja esimiehenä.

4 Tilivelvollisuus ja vastuu Kuntalain tarkoittamia tilivelvollisia ovat toimielimien jäsenet (kaupunginhallitus ja lauta- ja johtokunnat jaostoineen sekä toimikunnat), kaupunginjohtaja, toimialajohtajat ja toimielinten esittelijät. Kuntalain 75 :n mukaan tilintarkastuskertomukseen on sisällytettävä esitys vastuuvapauden myöntämisestä ja mahdollisesta muistutuksesta, jonka voi kohdistaa vain tilivelvolliseen. Tilivelvolliseen voidaan valvontavelvollisuuteen liittyen kohdistaa muistutus myös hänen alaisensa tekemisistä tai tekemättä jättämisestä. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiesasemassa olevaa viran- tai toimenhaltijaa alaistensa toiminnan valvontavastuusta. Vahingonkorvausvaatimus tai rikosseuraamus voidaan kohdistaa myös muuhun kuin tilivelvolliseen Esimiesten yleinen valvontavastuu Esimies vastaa siitä, että hänen yksikkönsä henkilöstön toimivalta ja vastuut on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on varmistuttava, että alaiset ovat tietoisia omista tehtävistään ja tulostavoitteistaan ja että edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ovat olemassa. Tarvittaessa on järjestettävä työtehtävien edellyttämää koulutusta. Esimiesten on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva tieto on luotettavaa. Esimiesten on jatkuvasti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, kun lainsäädännön, hallintosäännön, toimintaohjeiden tai toimielinten päätösten vastaista tai muutoin virheellistä, tehotonta tai epätaloudellista toimintaa havaitaan Toimivallan siirtäminen Hallinnon järjestämiseksi valtuusto on hyväksynyt hallintosäännön, jossa määrätään kaupungin eri viranomaisista sekä niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä. Hallintosäännöllä valtuusto on kuntalain 14 :n mukaisesti siirtänyt (delegoinut) toimivaltaansa kaupungin muille toimielimille ja viranhaltijoille. Toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvaltaa on siirretty, on sekä oikeutettu että velvoitettu tekemään päätöksen asiassa. Muut toimielimet eivät voi ottaa asiaa päätettäväkseen muutoin kuin käyttämällä annettua otto-oikeutta. Toimielimen ja viranhaltijan oikeudesta siirtää sille delegoitua toimivaltaa eteenpäin on määrätty hallintosäännössä. Tällaisella delegoinnilla siirrettyä toimivaltaa ei saa siirtää edelleen, ts. toimivaltaa saa siirtää ainoastaan yhden kerran. Vastuuta ei voi välttää vetoamalla siihen, että päätösvalta on siirretty. Toimivaltaa siirtävällä elimellä tai viranhaltijalla on valvontavastuu ja sen on järjestettävä sisäinen valvonta ja seuranta siten, että delegoinnin mukaisten päätösten tarkkailu on mahdollista. Hallintosääntö edellyttää, että lautakuntien siirtämä toimivalta kootaan vuosittain tarkistettavaan päätökseen. Kirjaamossa tulee pitää ajantasaista luetteloa kaupunginhallituksen edelleen siirtämistä koskevista päätöksistä. 3. PÄÄTÖKSENTEKO 3.1. Päätöksenteko ja täytäntöönpano Päätöksentekoa ohjaavat lainsäädäntö, kaupungin hallintosääntö sekä hyvän hallinnon periaatteet. Päätöksentekoprosessiin kuuluu asian vireilletulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano ja toimeenpanon valvonta. Valmisteluvastuusta, esittelystä, pöytäkirjan laatimisesta, nähtävillä pidosta ja asian otto-oikeudesta on määrätty kuntalaissa ja hallintosäännössä. Asiakirjojen julkisuudesta on säädetty julkisuuslaissa. Päätöksistä tiedottamisesta on annettu tarkentavia ohjeita viestintäohjeissa.

5 5 Asian valmistelussa on kiinnitettävä huomioita siihen, että päätöksen selostusosasta käyvät ilmi riittävällä tavalla päätöksenteon perusteena olevat tosiseikat, päätöksentekoa ohjaavat lait ja ohjeet, ratkaisuvallan perusteet sekä eri päätösvaihtoehtojen analysointi, jossa selvitetään mm. taloudelliset ja henkilöstövaikutukset. Päätös- ja selostusosa erotetaan toisistaan selkeästi. Päätöstekstin tulee olla mahdollisimman yksiselitteinen ja täsmällinen. Pöytäkirja tai viranhaltijapäätös on päivättävä ja allekirjoitettava. Päätös tulee asettaa asianmukaisesti nähtäville ja antaa tiedoksi asianosaisille muutoksenhakuohjeineen. Päätös ei saa lainvoimaa ellei se ole saatettu asianosaisille tiedoksi. Päätös on saatettava myös ylemmälle toimielimelle tiedoksi otto-oikeuden käyttämiseksi. Kaupunginsihteeri antaa vuosittain erillinen ohje toimielinten ja viranhaltijoiden pöytäkirjojen nähtävänä pitämisestä. Asian ottamisesta ylemmän toimielimen käsiteltäväksi säädetään kuntalain 51 :ssä ja hallintosäännössä Esteellisyys Viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on säädetty hallintolaissa ja kuntalaissa. Asianomainen viranhaltija, työntekijä tai luottamushenkilö on itse päävastuussa esteellisyytensä arvioimisessa. Tästä huolimatta myös esimiesten ja toimielinten esittelijöiden tulee valvoa, että esteelliset eivät osallistu päätöksentekoon. Toimielimen jäsenen esteellisyyden ratkaisee toimielin. 4. TALOUDEN JA TOIMINNAN SUUNNITTELU JA SEURANTA 4.1. Strateginen suunnittelu Strategian avulla hahmotetaan ne suuntalinjat, jotka ohjaavat kaupungin toimintaa ja sen päätöksentekoa ja päätösten valmistelua. Kaupunginvaltuusto päättää kaupungin kehittämisstrategiasta valtuustokausittain. Kehittämisstrategia sisältää vision, arvot ja strategiset tavoitteet. Strategiset tavoitteet kertovat sen, mitä valtuustokaudella halutaan saada aikaan. Kehittämisstrategian strategisista tavoitteista johdetaan vuosittaiset koko kaupunkia koskevat toiminnalliset tavoitteet. Tarvittaessa lautakunnat laativat kehittämisstrategiaan ja strategiasta johdettuihin toiminnallisiin tavoitteisiin pohjautuen omat, yksityiskohtaisemmat tavoitteensa Talousarvio- ja suunnitelma Suunnittelu- ja seurantajärjestelmän perustana on valtuuston vuosittain hyväksymä talousarvio ja -suunnitelma. Talousarvioon kirjatut visio, arvot ja strategiset tavoitteet ja niistä johdetut toiminnalliset tavoitteet luovat perustaa seurantaan liittyvälle sisäiselle valvonnalle. Talousarvion suunnittelu käynnistyy kaupunginvaltuuston taloussuunnitelmakautta koskevalla lähetekeskustelulla, jonka pohjalta kaupunginhallitus antaa talousarvion laadintaohjeet. Talousarvioon sisällytettävien tavoitteiden tulee olla valtuuston tekemien linjausten mukaisia (kehittämisstrategia ja muut linjaukset). Niiden laadinnassa tulee noudattaa kaupunginhallituksen antamia talousarvion laadintaohjeita. Asetettujen tavoitteiden tulee olla konkreettisesti raportoitavissa sekä laadullisesti arvioitavissa Talousarvioehdotus Lautakunnat hyväksyvät lautakuntakohtaisen talousarvioehdotuksen ja lähettävät sen edelleen kaupunginhallituksen ja -valtuuston käsiteltäviksi.

6 Käyttösuunnitelmatasoinen talousarvioehdotus Lautakuntien tehtävä on valvoa toimialojen rahojen käyttöä siten, että ne kohdennetaan strategisten painotusten mukaisesti. Tämän vuoksi toimialojen on valmisteltava lautakuntien hyväksyttäväksi käyttösuunnitelmatasoinen talousarvioehdotus. Käyttösuunnitelmassa hyväksytään tarkennetut kustannuspaikkakohtaiset ja tilitasoiset määrärahat ja tavoitteet. Suunniteltu toiminta ja siihen varatut määrärahat eivät saa olla ristiriidassa keskenään Investointisuunnitelma Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarvion yhteydessä investointisuunnitelman. Toimialan tulee investointien suunnittelun yhteydessä selvittää myös investointien vaikutukset toiminnan volyymiin, kokonaiskustannuksiin sekä käyttötalouteen. Edellä mainitut seikat tulee perustella teksteissä talousarvioesityksessä. Ennen investointiesityksen tekemistä on selvitettävä myös vaihtoehtoisten tuotantotapojen ja ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuus. Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt rakennusinvestointihankkeiden toteutusohjeen, jota tulee noudattaa Talousarviomuutokset Talousarvioon sisältyvää sitovaa määrärahaa tai toimintakatetta ei saa ylittää ilman kaupunginvaltuuston lupaa. Mikäli tulosalue ei kykene talousarviovuoden aikana toimimaan myönnetyn määrärahansa puitteissa, sen tulee viipymättä tehdä lautakunnalle ja edelleen kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle talousarvion muutosesitys. Esitykseen tulee sisällyttää perustelut ja selvitys niistä toimenpiteistä ja keinoista, joita tulosalue on käyttänyt toiminnan sopeuttamiseksi annettuihin resursseihin. Esitys on tehtävä talousarviovuoden aikana. Esitykseen tulee sisällyttää myös tieto siitä kirjanpidon meno- tai tulokohdasta (kustannuspaikka- ja tilinumero), jota muutosesitys koskee Sisäinen laskenta Sisäinen laskenta on väline mm. vaihtoehtojen vertailuun, toimintaprosessien ohjaamiseen ja kehittämiseen, tuotteiden hinnoitteluun sekä tehokkuuden, taloudellisuuden ja vaikuttavuuden selvittämiseen ja seurantaan. Muutoksiin nopeasti reagoiva johtaminen edellyttää tehokasta ja ajantasaista sisäistä laskentaa. Rahatoimisto vastaa koko kaupungin sisäisen laskennan kehittämisestä Seuranta ja raportointi Toiminnan ohjaaminen asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi vaatii kiinteää, ajanmukaista ja säännöllistä seurantaa. Lautakunnat valvovat alaistaan toimintaa mm. talousarvion toteutumista ennakoivan raportoinnin avulla ja edellyttävät selontekoa toimenpiteistä, joihin poikkeamat ovat johtaneet. Koko kaupungin toiminnan, strategioiden toteutuminen ja talouden seuraaminen vuoden aikana raportoidaan säännöllisesti kaupunginhallitukselle (talouskatsaus). Kaupunginvaltuustolle laadittavassa osavuosikatsauksessa raportoidaan talouden ja strategisten tavoitteiden toteutumisesta. Osavuosiraportoinnin ajankohta määritellään talousarvion hyväksymisen yhteydessä. 5. HENKILÖSTÖ 5.1. Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Henkilöstön rakenne ja määrä mitoitetaan vastaamaan asetettuja palvelutavoitteita. Toimialojen on aina ennen olemassa olevan avoimeksi tulevan vakanssin täyttämistä selvitettävä ja arvioitava onko vakanssin täyttäminen välttämätöntä vai voidaanko tehtävistä suoriutua esi-

7 7 merkiksi henkilöstöresurssien uudelleen järjestelyllä, toimialojen välisellä yhteistyöllä tai muulla tarkoituksenmukaisella keinolla. Palvelukseen ottamisen yhteydessä on varmistettava, vaatiiko viran/toimen täyttäminen täyttöluvan. On myös varmistettava, että talousarviossa ja -suunnitelmassa on varauduttu kaikkiin vakanssista aiheutuviin kustannuksiin. Talousarvioon sisältyvästä henkilöstösuunnitelmasta käyvät ilmi taloussuunnittelukaudelle ennakoidut muutokset henkilöstön määrässä Tehtävänkuvaukset Henkilökohtaiset tehtävänkuvaukset valmistelee lähin esimies yhteistyössä työntekijän kanssa. Tehtävänkuvauksessa määritellään henkilön asema ja tehtävä ja tavoitteet. Työnjako hoidetaan niin, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia eikä vastuuepäselvyyksiä aiheuttavia työyhdistelmiä synny Henkilöstöasioiden seuranta ja raportointi Johtamista, henkilöstön osaamista, ammattitaitoa sekä työyhteisön hyvinvointia arvioidaan mm. henkilöstökyselyin ja asiakaspalauttein. Sairauspoissaolojen määrän kehittymistä ja eläköitymistapahtumia seurataan erityisesti henkilöstöhallinnon, työterveyshuollon ja työsuojelun yhteistyössä. Henkilöstöasioista, kuten henkilövalintojen menettelytavoista, palkan määräytymisestä ja osa-aikatyöhön siirtymisestä säännellään henkilöstöpäällikön antamissa erillisohjeissa. 6. KIRJANPITO JA MAKSULIIKENNE 6.1. Laskentatoimi Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa noudatetaan niitä ohjaavia lakeja, kirjanpito-lautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita sekä hyvää kirjanpitotapaa. Rahatoimisto huolehtii, että kaupungin sisäinen taloushallinnon ohjeistus vastaa voimassaolevan lainsäädännön määräyksiä. Kaiken kaupungin nimissä tapahtuvan maksuliikenteen tulee sisältyä kaupungin kirjanpitoon. Kirjanpidon tuottamaa informaatiota käytetään sisäisen valvonnan apuna. Kirjanpito hoidetaan niin, että raportit ovat riittävän nopeasti ja ajantasaisesti saatavilla järjestelmästä. Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvät tarkistukset ja täsmäytykset on tehtävä säännöllisesti Ostolaskujen käsittely ja maksuliikenne Kaupunginjohtaja/toimialajohtajat päättävät vuosittain ketkä ovat oikeutettuja hyväksymään ostolaskuja ja muita maksusuorituksen perusteena olevia asiakirjoja (menotositteet ja matkalaskut). Tämän yhteydessä tarkistetaan, että ohjelmistojen käyttäjäoikeudet vastaavat tehtyjä päätöksiä. Kukaan ei voi hyväksyä omia menojaan - ostolaskuja ja muita maksusuorituksen perusteena olevia asiakirjoja. Kaupunginjohtaja hyväksyy alaistensa johtavien viranhaltijoiden menot. Kaupunginjohtajaa koskevat menot hyväksyy kaupunginsihteeri tai hänen määräämänsä toimialajohtaja. Ostolaskut ja muut maksusuorituksen perusteena olevat asiakirjat asia tarkastetaan, tiliöidään ja hyväksytään sähköisesti toimialalla. Tarkastaja ja hyväksyjä eivät voi olla sama henkilö. Toimialalla tapahtuneen sähköisen hyväksynnän jälkeen talousjohtaja määrää ostolaskut ja muut maksusuorituksen perusteella olevat asiakirjat maksettavaksi (ns. hallinnollinen hyväksyntä).

8 8 Ostolaskun on täytettävä arvonlisäverolain mukaiset laskunmerkintävaatimukset ja se on oltava osoitettu Kauniaisten kaupungille. Ostolaskusta ja muusta maksusuoritusten perusteena olevasta asiakirjasta on selvittävä, miten siitä syntyvä meno liittyy kaupungin toimialan toimintaan. Esim. ravintolalaskuihin on merkittävä tilaisuuden tarkoitus ja osallistujaluettelo. Toimiala vastaa arvonlisäveron oikeasta käsittelystä ostolaskua tiliöitäessä. Mikäli meno liittyy edustamiseen, tulee se mainita. Edustuskuluista ei ole oikeutta arvonlisäveropalautukseen /vähennykseen. Toimiala vastaa siitä, siitä että hyödyke on vastaanotettu ja se on sopimuksen mukainen. Jos saapunut ostolasku ei vastaa sopimusta, toimiala reklamoi kirjallisesti toimittajalle laskun huomautusajan sisällä, pyytää toimittajaa lähettämään hyvityslaskun ja uuden laskun. Maksukelpoiset ostolaskut maksetaan eräpäivänä. Ostolaskut käsitellään toimialalla siten, kaupungille ei aiheudu viivästys- tai perintäkuluja. Poissaolojen ajaksi ostolaskujen käsittelijät määrittelevät sijaisen ostolaskujen käsittelyjärjestelmään. Tilaajan on varmistettava toimittajan kuuluminen ennakkoperintä- ja arvonlisäverorekisteriin ( Näin varmistetaan, että elinkeinonharjoittaja on verotuksen piirissä, että kaupungille ei synny työnantajavelvoitteita ja että kaupungilla on oikeus tehdä ostolaskuun merkitty arvonlisäveropalautus/vähennys. Tilaajan on selvitettävä, että toimittaja ei kuulu kunnallisen eläkelain piiriin. Yhtiömuodoltaan yksityiset elinkeinonharjoittajat toimittavat ensimmäisen laskutuskerran yhteydessä ja tämän jälkeen vuosittain todistuksen yrittäjän eläkevakuutuksesta (YEL-todistus). Toimialat vastaavat määrärahojen riittävyydestä ja huolehtivat pääkirjatilejä seuraamalla kulujen oikeasta kohdentumisesta. Matkalaskut maksetaan KVTESin ja kaupungin matkustusohjeen mukaisesti. Kaupungin viranhaltijapäätöksen mukaan matkoja koskevat viranhaltijapäätökset tulee olla tehtynä/hyväksyttyinä ennen kuin niistä voi syntyä kaupunkia sitovia kustannuksia. Ulkoisia koulutuksia sekä ulkomaan matkoja koskeviin matkalaskuihin liitetään asiasta tehty viranhaltijapäätös sekä koulutuksen tai matkan ohjelma Myyntilaskujen käsittely ja tulojen kanto Kaupungin saatavat on laskutettava ja perittävä viipymättä, tehokkaasti ja taloudellisesti noudattaen lainsäädäntöä ja kaupungin omaa talousjohtajan antamaa laskutus- ja perintäohjetta. Laskutuksen tulee perustua tehtyihin päätöksiin ja sopimuksiin ja sen tulee olla hyvän asiakaspalvelun ja hyvän perintätavan mukaista. Toimialat nimeävät kullekin laskutusperusteelle laskuttajan, joka vastaa sekä laskutuksesta että laskujen perinnästä. Tulot pitää hyväksyä samoin periaattein kuin menot. Hyväksyjä varmistaa hyväksymismerkinnällään tulo- ja kirjausperusteen oikeellisuuden. Hyväksymismerkintä tehdään laskutuspäiväkirjaan. Kaupungin myyntilaskujen tulee täyttää arvonlisäverolain mukaiset laskunmerkintävaatimukset. Saatavasta vapautuminen ja saatavan poistot käsitellään liitteessä Rahoitusriskien hallinta Rahoitusriskejä hallitaan ennakoimalla kaupungin rahavirtoja maksuvalmiussuunnittelulla ja rahavarojen sijoitustoiminnan vakaudella ja riskien minimoinnilla. Kassanhallinnassa noudatetaan talousjohtajan antamia yleisohjeita. Sijoitustoiminnan periaatteista määrätään kaupunginhallituksen antamissa ohjeissa.

9 Pankkitilit Kaupungin pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä käyttöoikeuksien myöntämisistä päättää kaupunginjohtaja tai talousjohtaja. Kaupungin tulosalueiden tai yksiköiden nimissä ei saa avata pankkitilejä. 6.6 Käteiskassat Toimialajohtajat vastaavat alaisuudessaan toimivista käteiskassoista. Käteiskassoille on toimialajohtajan nimettävä vastuullinen hoitaja ja tälle varahenkilö. Kassojen varat on säilytettävä turvallisesti ja erillään yksityisistä varoista. Käteiskassojen varat on säännöllisesti vähintään kuukausittain tilitettävä rahatoimiston ilmoittaman pankin yösäiliöön. Rahatoimistossa pääkassanhoitaja vastaa tilitysprosessin seurannasta ja seuraa kunkin tilitysyksikön tilityksiä. Käteiskassat tulee tarkastaa vähintään kerran vuodessa siitä ennakkoon ilmoittamatta. 7. OMAISUUDEN HALLINNOINTI JA OMISTAJAOHJAUS 7.1. Omistajaohjaus Kaupunginhallitus linjaa kaupungin omistajapolitiikan, jonka tavoitteena on tukea kunnan oman palvelutuotannon ja erilaisten yhteisöjen kautta tapahtuvan palvelutuotannon laadukasta ja taloudellista toteuttamista. Kaupunki, kuntayhtymät, joissa kaupunki on jäsen ja kaupungin yli puoleksi omistamat yhtiöt muodostavat konserniyhteisön. Kaupunginhallitus on konserniohjeilla määritellyt ne toimintatavat, joilla konserniyhteisöjen toimintaa ohjataan. 7.2 Käyttöomaisuus Viranhaltijoiden ja työntekijöiden velvollisuutena on huolehtia siitä, että kunnan omistamaa ja kunnan hallussa olevaa omaisuutta ei katoa, että omaisuus pidetään kunnossa ja että sitä käytetään ja hoidetaan taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kiinteän, irtaimen ja aineettoman omaisuuden tarkastamisella pyritään varmistamaan, että omaisuutta hoidetaan edellä mainitulla tavalla. Vuosikuluksi kirjattavista hyödykkeistä pääosa on erilaista irtainta omaisuutta. Arvoltaan merkittävästä irtaimesta omaisuudesta pidetään joko luetteloa tai muulla luotettavalla tavalla seurataan sen säilymistä kunnan hallussa. Kaupungin irtaimen omaisuuden myyntiä ja poistaminen käsitellään liitteessä Ulkopuoliset varat Kaupungilla on myös muille kuuluvia varoja. Toimialajohtajien vastuulla on järjestää ulkopuolisten varojen hoito sekä riittävä ja luotettava luettelointi ja seuranta. Kaupungin nimissä voidaan käsitellä vain kaupungille kuuluvia varoja, jotka kirjataan kaupungin kirjanpitoon, poikkeuksena toimeksiantojen pääomat. Yksityiset varat pidetään erillään kaupungin kirjanpidosta. 8. TIETOTURVA Tietoturvalla tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien riskien minimoimista. Tietojärjestelmien menetelmäkuvauksilla varmistetaan sisäisen tarkkailun toimivuus. Tietojärjestelmät suojataan salasanoilla, palomuureilla, käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeuksilla ja muilla menetelmillä. Toimialat määrittelevät ne henkilötietolain mukaiset henkilörekisterit, joita toimiala ylläpitää tehtäviensä hoitamiseksi. Jokaisesta henkilörekisteristä laaditaan rekisteriseloste, jossa on määritelty rekisterin tietojen ajan tasalla pitämisestä vastaava henkilö. Kauniaisten kaupunki ei luovuta ylläpitämistään rekistereistä tietoja massaluovutuksena hallinnon ulkopuolelle.

10 10 Asianmukainen tietojenkäsittely ja tulostietojen luotettavuus ovat edellytys hallinnollisten tehtävien moitteettomalle sujumiselle. Järjestelmien toimivuuden tarkkailu kuuluu jokaisen käyttäjän vastuulle. Kaupungin ylläpitämät tietojärjestelmät, sekä manuaaliset että atk-rekisterit on asianmukaisesti suojattava luvatonta ja asiatonta käsittelyä, tuhoamista, muuttamista ja anastamista vastaan. Tietojen kulun järjestelmässä on oltava hallittua, ettei alkuperäinen tieto katoa tai muutu. Tiedon syöttö ja muuttaminen on pyrittävä järjestämään siten, että tapahtuma on aina jäljitettävissä. Tietojen täsmäytysten on tapahduttava suunnitelmallisesti määräajoin. Tietojärjestelmien suojauksesta on huolehdittava samoin kuin varajärjestelmien ylläpidosta. Tietojen käyttäjäoikeudet ja selailuoikeudet määritellään siten, että ne ovat työn tekemisen kannalta riittävät, mutta salassapito- ja luottamuksellisuussäännökset täyttävät. Keskitetyn hallinnon rekisteriä ylläpidosta vastaa tietohallinto. Toimialakohtaisten sovellusten oikeuksien rekisterien ylläpidosta ja oikeuksien myöntämisestä vastaavat tulosaluepäälliköt, koulujen osalta kuitenkin rehtorit. Verkkoon kirjautumistietojen rekisterin ylläpidosta vastaa tietohallinto. Hallinnollinen ja henkilöstöturvallisuus on huomioitu asettamalla tietojärjestelmiin salasanat, joiden määräajoin toistuva vaihto on ohjeistettu. Fyysinen käyttöturvallisuus Kaupungin tietojärjestelmäkokonaisuuden palvelimet ovat lukituissa tiloissa. Palvelimien jatkuva virransaanti on varmistettu lyhyiden sähkökatkosten ajalta. Hallinnollisten sovellusten tiedostot tallennetaan verkkojärjestelmään, josta ne on palautettavissa. Palvelimien tiedostoista otetaan säännöllisesti päivittäin varmuuskopiot, jotka säilytetään paloturvallisesti. Tietoliikenneturvallisuus Tietojärjestelmiin tunkeutuminen on estetty tietoliikennepalomuurilla. Mahdollisia tietoliikenneviruksia vastaan käytetään virustorjuntaohjelmia, joita päivitetään säännöllisesti. Sähköpostin käytöstä on erilliset ohjeet. Esimiesten on varmistettava, että henkilökunta noudattaa sellaisia menettelytapoja ja varovaisuutta, että yksikön käytössä olevien työasemien luvaton käyttö estyy. 9. MUUT SISÄISEEN VALVONTAAN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 9.1. Hankinnat Hankinnoissa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista sekä kaupungin omia sääntöjä ja ohjeita. Hankintojen kilpailuttamisesta ja hankintaprosessista on ohjeistettu kaupungin yleisissä hankintaohjeissa. Hankintojen yhteydessä ei saa antaa eikä ottaa vastaan lahjoja, palvelusuorituksia tai muita palveluksia toimittajilta. Henkilökohtaisia hankintoja ei saa tehdä kaupungin hankintojen yhteydessä eikä käyttää kaupungin hankintasopimusta omaksi edukseen. 9.2 Taloudelliset edut Tasapuolisuus ja puolueettomuus luovat perustan viranomaistoiminnalle. Viranomaisten on huolehdittava erityisen tarkkaan, että toiminta on puolueetonta ja myös näyttää puolueettomalta sidosryhmien ja kansalaisten näkökulmasta. Rajanveto sallitun ja kielletyn edun vastaanottamisen välillä ei ole yksiselitteinen, joten ensisijaisesti edellytetään pidättyväisyyttä. Jos lahja tai taloudellinen etuus vastaanotetaan on varmistauduttava siitä, että menettely on avointa eikä aiheuta minkäänlaista kiitollisuuden velkaa lahjan antajaa kohtaan, eikä vaikuta muutoinkaan henkilön puolueettomuuteen ja riippumattomuuteen.

11 Avustukset Kukin luottamustoimielin huolehtii oman toimialansa tai tulosalueensa avustusten myöntämisestä. Avustuksen myöntäjän tulee valvontavelvollisuuteensa liittyen sopia avustuksen saajan kanssa riittävästä seurantajärjestelmästä ja raportoinnista. Milloin yhteisölle on annettu avustusta, on myöntäneen viranomaisen vaadittava tilitys, joka osoittaa avustuksen käytön. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustuspäätöksen mukaisesti, voidaan avustus periä takaisin tai maksaminen keskeyttää. Kaupungin tilintarkastajille on varattava mahdollisuus avustusta saaneen yhteisön hallinnon ja tilien tarkistamiseen. Valtion viranomaisten valvonnassa olevien avustusten käytöstä olevia määräyksiä on noudatettava sellaisenaan Sopimukset Ulkopuolisten tuottajien kanssa tehtyjen sopimusten valvontavastuu on sopimuksen tehneellä viranomaisella. Sopimusta tehtäessä tulee nimetä sopimusseurannasta vastuussa oleva viranhaltija ja varmistaa, että kaupungilla on tarvittaessa oikeus tarkistaa palveluntuottajan toimintaa. Toimiala vastaa siitä, että sopimukset viedään sähköisen asianhallintajärjestelmän sopimusosioon. 9.5 Vahingonkorvaukset Hallintosäännön mukaan kaupunginhallituksella on oikeus vahingonkorvauksen myöntämiseen tapauksissa, joissa kaupunki on korvausvelvollinen. Kaupunginlakimies päättää vahingonkorvauksen tai vastaavan hyvityksen myöntämisestä silloin, kun kaupunki on korvausvelvollinen tai vahingon korvaaminen katsotaan kohtuulliseksi. Kaupunginlakimies on oikeutettu päättämään kaupungin suoritettavaksi tulevista korvauksista euroon saakka. Kaupunginhallitus päättää korvauksista silloin, kun kaupungin suorittavan korvauksen määrä on yli euroa. Korvauspäätösten valmistelu tapahtuu yhteistyössä asianomaisen toimialan kanssa. Korvauksen määrä tai kaupungin omavastuun osuus veloitetaan asianomaisen toimialan määrärahasta. 10. PROJEKTITOIMINTA Kaupunki voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Hankkeesta vastaavan toimielimen tulee tehdä hallinnoimistaan projekteista ainakin seuraavat päätökset - projektisuunnitelman hyväksyminen - rahoituksen hakeminen - projektin aloittamispäätös sisältäen projektin organisoinnin; ohjausryhmän ja projektipäällikön valinta projektista vastaavan viranhaltijan nimeäminen ja tehtävien ja valvontavelvollisuuksien määrittely projektin raportointivelvollisuus projektin loppuraportin hyväksyminen ja projektin päättäminen. Projektin kirjanpito tulee järjestää siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektin kirjanpidon järjestämisvastuu on projektista vastaavalla viranhaltijalla. Projektista vastaavan viranhaltijan tehtävänä on valvoa projektin etenemistä sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta projektin rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla.

12 KAUPUNGIN MUUT SISÄISET OHJEET Kaupungin hallintoa sitovat ohjeet pidetään ajan tasalla kaupungin intranetsivuilla kohdassa säännöt ja ohjeet. LIITE 1 (Kauniaisten kaupungin sisäisen valvonnan ohjeet) OSITTAINEN TAI TÄYDELLINEN VAPAUTUS SAATA- VASTA, SAATAVAN POISTO, SAATAVIEN VAKUUDET JA VAKUUKSIEN PALAUTTAMINEN Hallintosäännön mukaan kaupunginhallituksella on oikeus a) osittaiseen tai täydelliseen vapauttamiseen yksittäistapauksissa kunnallisen maksun tai saatavan suorittamisesta, milloin se lain tai maksun taikka saatavan perusteena olevien määräysten mukaan on sallittua sekä b) osittaiseen tai täydelliseen vapauttamiseen yksittäistapauksissa kaupungille tulevan yksityisoikeudellisen maksun, korvauksen tai saatavan suorittamisesta. Kaupunginhallitus siirtää päätösvaltaansa tässä asiassa edelleen lautakunnille ja alaisilleen viranhaltijoille tällä liiteasiakirjalla. Alla saatavalla tarkoitetaan velallista kohden kerralla laskutettu määrä ilman viivästyskorkoa. Osittainen tai täydellinen vapautus saatavasta Asiakkaan pyynnöstä voidaan päättää osittainen tai täydellinen vapautus saatavan suoritukselle seuraavasti: lautakunta, kaupunginjohtaja tai talousjohtaja enintään euroon asti toimialajohtaja tai talouspäällikkö enintään euroon asti. Yli euron vapautuksen myöntämisestä päättää asianomaisen lautakunnan esityksestä kaupunginhallitus. Saatavan poisto Jollei saatavasta perimistoimenpiteistä huolimatta ole saatu suoritusta, saatava on poistettava kirjanpidosta. Saatavan poistamisesta päättää asianomainen taho samoin toimivaltarajoin kuin vapautuksen myöntämisestä. Päätökset saatavien poistoista toimitetaan tiedoksi rahatoimistoon. Saatavan poisto kirjataan asianomaisen toimialan luottotappioksi. Perintää voidaan jatkaa saatavan poistokirjauksesta huolimatta. Saatavien vakuudet ja vakuuksien palauttaminen

13 Talousjohtaja päättää kaupungin saatavien vakuudeksi vahvistettujen kiinnitysten etuoikeuden muuttamisesta ja kaupungin myöntämien lainojen ja antamien takausten ylivakuutena olevien vakuuksien palauttamisesta. 13

14 14 LIIITE 2 (Kauniaisten kaupungin sisäisen valvonnan ohjeet) IRTAIMEN OMAISUUDEN MYYNTI JA POISTAMINEN Yleistä Hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus päättää omaisuuden ja palvelujen hankinnassa, myynnissä ja palvelujen hoitamisessa noudatettavien periaatteiden ja yleisohjeiden soveltamisesta toimivaltamääräyksineen. Lautakunnat päättävät irtaimen omaisuuden hankinnasta, myynnistä, vaihdosta ja poistosta, ellei kaupunginvaltuusto tai kaupunginhallitus ole toisin päättänyt. Irtain omaisuus, jonka käyttö ei enää ole toiminnallisesti tai taloudellisesti perusteltua, on poistettava käytöstä. Tarpeettomaksi käynyt irtain omaisuus on ensisijaisesti pyrittävä luovuttamaan hyvitystä vastaan vaihdossa uuteen. Toimialalle tarpeeton irtaimisto luovutetaan (myydään, viedään hävitettäväksi) vasta kun on varmistauduttu siitä, ettei se ole käyttökelpoista jollain toisella toimialalla. Toimialajohtaja päättää poistetun omaisuuden ja muiden tarpeettomien tavaroiden luovuttamisesta sopivaksi harkitsemallaan tavalla, esim. ostotarjousten perusteella. Irtaimiston, työvälineiden ja purettavan rakennuksen rakennusosien myyntiä tai luovuttamista koskevat enimmäisarvot Enimmäisarvona edellä mainittujen tarvikkeiden myynnistä tai luovuttamisesta (paitsi vaihdossa) päätettäessä on toimialajohtaja silloin, kun poistamaton tasearvo on enintään euroa/esine. lautakunta/kaupunginjohtaja silloin, kun poistamaton tasearvo on enintään euroa/esine. kaupunginhallitus silloin, kun poistamaton tasearvo ylittää euroa/esine. Päätös taseeseen merkityn omaisuuden myynnistä on toimitettava rahatoimistoon myyntitapahtuman yhteydessä. Päätöksestä tulee käydä ilmi miten myynnistä on tiedotettu, myynnin arvonlisävero sekä kustannuspaikka johon tulo kirjataan.