Kemikaalien tuotevalvonnan Petri Lehto/ TEM

Transkriptio

1 Kemikaalien tuotevalvonnan keskittäminen (Kevake-hanke) Petri Lehto/ TEM 1

2 Tausta ja tavoitteet Kemikaalivirastotyöryhmä on ehdottanut muistiossaan (VM 42/2008) STM:n, YM:n, MMM:n sekä TEM:n hallinnonalojen kemikaalien tuotevalvonnan keskittämistä TEM:n hallinnonalalla olevaan Turvatekniikan keskukseen (TUKES). Työryhmä ehdotti, että STM:n hallinnonalalla olevan Sosiaali- ja terveysalan valvonta- ja lupavirasto (VALVIRA) kemikaaliprosessin kemikaalien tuotevalvonnan tehtävät, YM:n hallinnonalalla olevan Suomen ympäristökeskuksen (SYKE) kemikaaliyksikön kemikaalien tuotevalvonnan tehtävät ja MMM:n hallinnonalalla l olevan Elintarviketurvallisuusviraston ik lli i (EVIRA) kasvinsuojeluaineiden riskinarviointi-, hyväksymis- ja rekisteröintitehtävät sekä käytön ja kaupan valvontatehtävät keskitetään yhteen viranomaiseen. 2

3 Tausta ja tavoitteet Tavoitteena on, että keskitettävät kemikaalien tuotevalvontatehtävät hoidetaan Tukesissa vuoden 2011 alusta lähtien. Keskittämishankkeen kohteena olevat asiakokonaisuudet Keskitettävät tehtävät ja niiden vaatima henkilörakenne ja Sisäinen ja ulkoinen viestintä määrä Henkilöstöasiat (ml. YT) Organisaatiorakenne sekä hallinto- ja ohjausmalli Toimitila-asiat Muutosten vaikutus Tukesin alueellistamishankkeeseen ICT järjestelmä ja toimistotekninen Tarvittavat säädösmuutokset perusjärjestelmä Tulosohjauksen järjestämiseen ja talousasioihin liittyvät kysymykset Hallinto- ja tukipalvelut Muutoksen johtaminen ja hallinta alkaen keskitettyjä tuotevalvontatehtäviä hoitava uusi Tukes parantaa yrityksille ja kansalaisille tuotettavien palvelujen laatua lisätä valvontakäytäntöjen yhdenmukaisuutta tehostaa käytännön toimintaa ja voimavarojen käyttöä. 3

4 Muutoksen tavoitteet: Parantaa asiakas- ja sidosryhmälähtöisyyttä Parantaa yrityksille ja kansalaisille tuotettavien palvelujen laatua Kemikaaliturvallisuuden paraneminen Tehostaa käytännön toimintaa ja voimavarojen käyttöä Kirkastaa kemikaalien tuotevalvonnan kokonaisnäkemystä Parantaa suunnitelmallisuutta Parantaa toiminnan vaikuttavuutta Tavoitellut hyödyt: Asiakas- ja sidosryhmätyytyväisyyden paraneminen Tuottavuuden nousu Henkilöstön osaamisen laajempi hyödyntäminen ja kehittäminen (synergiahyödyt) Valvonnan yhdenmukaistuminen ja tehostuminen Kemikaalien riskinarviointiin yhtenäinen toimintatapa Turvallisuusindikaattorien myönteinen kehitys Kansalaisten ja yrittäjien asenteet Tekninen kehitys Onnettomuuksien ehkäisy 4

5 Kemikaalien tuotevalvonnan keskittäminen: yhteenveto t hankkeen kokonaisrakenteestak k t KEVAKE Ohjausryhmä (kp. Virtanen/ TEM) - Hankekokonaisuuden yleisohjaus ja johto - Linja-asioista ja yhteisistä/ laajankantoisista asioista päättäminen Pr rojektoitav vat asiak okonaisu uudet Ohjausryhmän tuki Hankeryhmä (Tn. Lehto/ TEM) Hankejohdon jaryhmän tuki kk ( l j k i ) i l j i hj j Projektiseuranta - Hankkeen toteutuksem johtaminen - Hankkeen (ml. osaprojektit) suunnittelun ja toimeenpanon ohjaus ja seuranta - Alueellistamistarkastelut - - Organisointi ja sisäinen ohjaus (Yj./ Ahvenainen/ Tukes) - Kokoamismalli Tukesissa, sisäinen organisaatiorakenne - --Sisäinen johtamisjärjestelmä, tulosjohtaminen - Henkilörakenne/-määrä, tukipalvelujen organisointi - Säädösmuutokset (nvm. Lahtinen/ STM) - --Hallintosäädökset - Substanssisäädökset - Säädösvalmistelu ja esittely/vahvistaminen Tulosohjausja talous(nvm Koivumäki/ TEM) - Ministeriöohjaus, tulosohjaus/moniohjaus, muu johto-/ohjausrakenne - Budjettikäytännöt moniohjauksessa, muu taloussuunnittelu - ja seuranta - Valtion talousarvioehdotusten valmistelu (siirtymävaihe) Henkilöstöasiat (joht. Karjalainen/ Tukes) - Henkilöstön siirtymistä koskevat säännöt, menettelyt ja sopimukset - YT -toimenpiteet Toimitila-asiat (hallintop. Vaalavuo/Tukes) - Toimitilojen suunnittelu ja vuokraus - Muuton aikataulutus ja ohjelmointi ICT- ja toimistoinfra (proj.joht. jj Ahola/ Tukes) - Tieto- ja viestintä- ja muuta toimistoteknistä perusjärjestelmää koskevat selvitykset, hankintojen valmistelu ja toimintojen käynnistäminen Viestintä (viesintäjoht. Norros / Syke) - Sisäinen viestintä muutoksen kohteena olevalle henkilöstölle - Ulkoinen viestintä; sidosryhmät/kumppanit/ media Konsultointituki Hankejohdon tuki MUUTOKS Kons EN HALLIN sultointi- ja k NTA: Hank koordinaatio etoimisto tuki Hankekokonaisuuden k k suunnittelun ja toteutuksen projektihallinnollinen ja asiantuntijatuki Yhteydenpito ja koordinointi eri osaprojektien välillä Hankkeen sisäisen ja ulkoisen viestinnän toteutus viestintäprojektin kanssa sovitulla tavalla Osaprojektien ohjaukseen osallistuminen (tarvittaessa) Ohjausryhmän, hankeryhmän ja projektiryhmien kokousten valmistelu, seuranta ja raportointi Mahdollisten erityisosaprojektien tai osatehtävien suunnitteluun ja käynnistämiseen osallistuminen 5

6 Muutosprosessin johtaminen ja hallinta: Ohjausryhmän ja hankeryhmän kokoonpano Ohjausryhmä: Hankeryhmä: ä Organisaatio edustajat varaedustaja pj TEM kp Erkki Virtanen (pj) vara-pj yj Petri Peltonen (vara pj) yj Raimo Luoma hn Antti Riivari siht. nvm Tapani Koivumäki (siht) STM osp Aino-Inkeri Hansson MMM osp Matti Aho YM yj Pekka Jalkanen Tukes yj Seppo Ahvenainen suunn. Valvisto Tarja (hlöstö) Evira pj Jaana Husu-Kallio Maria Teirikko yt Jouni Rokkanen (hlöstö) Valvira joht. Annika Kutilainen Outi Tunnela (hlöstö) SYKE pääjoht. Lea Kauppi yt Marja Ruohonen-Lehto (hlöstö) Organisaatio edustajat varaedustaja pj TEM tn Petri Lehto (pj) nvm Tapani Koivumäki nvm Tomi Lounema STM nvm Marilla Lahtinen yt Kaarina Urrila MMM maatalous-yt Tove Jern YM nvm Pirkko Kivelä Eliisa Irpola Tukes yj Seppo Ahvenainen joht. Juha Karjalainen siht. yt Kirsi Talonen (siht.) Evira os.joht. Maria Teirikko Kaija Varimo Valvira joht. Annette Ekman yt Paula Haapasola SYKE os.joht. Esa Nikunen yks.pääll. Kaija Kallio-Mannila 6

7 Kevake-hankkeen riskejä (hankeryhmä ) Mahdollinen riski Perussyy Varautuminen / välttäminen Uusien toimintojen hajauttaminen, Valmistellaan asia huolellisesti jolloin keskittämisen tavoitteet eivät toteudu Aikataulujen venyminen Alkupainottuneisuus Tarkka suunnittelu ja seuranta Muutosprojektin henkilöresurssien riittämättömyys täydellisesti Yhteisymmärryksen puute Hanketta johdetaan vain ylhäältä alas henkilöstö ei ole riittävästi mukana Projektien päällekkäisyys ja aukot Projektin lähtökohtana on tekeminen muiden tehtävien ohessa Erilaiset mielipiteet selvitettävien asioiden järjestämisestä viivyttävät projektia Selvitettäviä ja ratkaistavia asioita on runsaasti Tarvittavien resurssien arviointi ja resurssien varaus Hankeryhmän ja konsultin seuranta Viestinnässä suunnitellaan henkilöstön osallistuminen, Kaksisuuntainen viestintä Hankeryhmän ja konsultin seuranta Muutoksesta tehdään liian Muutokset pyritään tekemään Pidetään muutokset massiivinen yksityiskohtaisesti ka liian yksinkertaisina täydellisesti 7

8 Kemikaalien tuotevalvonnan keskittäminen: hankkeen kokonaisrakenne 0. Työ- suunnitelma 0. MUUTOSPROSESSIN JOHTAMINEN JA HALLINTA *Ohjaus- ja hankeryhmän toiminta *Hanketoimiston toiminta 1. ORGANISOINTI JA SISÄINEN OHJAUS Keskitettävät tehtävät Henkilöstörakenne ja - määrä Organisaatiorakenne ja hallinto- ja johtamisjärjestelmä Prosessit ja toimintamallit 2. SÄÄDÖSMUUTOKSET 3. TULOSOHJAUS JA TALOUS 4. HENKILÖSTÖASIAT 5. ICT JA TOIMISTOINFRA 6. TOIMITILAT 7. VIESTINTÄ, JULKAISU- JA TIETOPALVELU 0. MUUTOSPROSESSIN JOHTAMINEN JA HALLINTA: SISÄINEN JA ULKOINEN VIESTINTÄ

9 Kevake-hankkeen (syksyn 2009) aikataulutus Ryhmä/ Tilaisuus/ projekti OR HR Henkilöstötilaisuus Sidosryhmä foorumi 1. oso Tehtävät 1-3 Tehtävät säädökset luonnokset käsittely 3. talous ja ohjaus 4. henkilöstö Tehtävät 1-4 Tehtävät ät 5-6 Tehtävät 1-3 Tehtävät ICT Tehtävät 1-3 Tehtävät toimitilat 7. viestintä 9

10 Muutosprosessin johtaminen ja hallinta: Roolit ja tehtävät Ohjausryhmä TEM nimeää ohjausryhmän Ohjausryhmän tehtäviä ovat: Hyväksyä hankesuunnitelma ja päättää sen muutoksista Linjata hankkeen toteutusta sekä tehdä päätöksiä Valvoa toteutusta ja ohjata muutoksia Hyväksyä projektin tulokset Päättää projekti ja purkaa projektiorganisaatio Hanketoimiston viestintäasiantuntija voi tarpeen mukaan osallistua kokouksiin. Konsultin projektipäällikkö osallistuu ohjausryhmän kokouksiin. Konsultin projektipäällikkö vastaa ohjausryhmän kokousten valmistelusta ohjausryhmän ja hankeryhmän puheenjohtajien tukena Sidosryhmätilaisuudet Ohjausryhmä nimeää kutsuttavat sidosryhmät Sidosryhmätilaisuudet ovat keskustelufoorumeita Ohjausryhmän puheenjohtaja päättää tilaisuuksien asialistasta Konsultin edustaja osallistuu tarvittaessa sidosryhmätilaisuuksiin. Hankeryhmä TEM/ohjausryhmä nimeää hankeryhmän Hankeryhmän tehtäviä ovat Toteuttaa ohjausryhmän vahvistama hankesuunnitelma Johtaa keskityshankkeen valmistelua Tehdä ohjausryhmälle ehdotukset hankkeen toteuttamiseksi tarvittavista työryhmistä. Esitellä asiat ohjausryhmän päätettäväksi Raportoida hankkeen etenemisestä Hanketoimiston viestintäasiantuntija voi tarpeen mukaan osallistua kokouksiin. Konsultin projektipäällikkö osallistuu hankeryhmän kokouksiin. Konsultin projektipäällikkö vastaa hankeryhmän kokousten valmistelusta hankeryhmän puheenjohtajan tukena Hankkeen projektiryhmät Ohjausryhmä asettaa projektiryhmät hankeryhmän esityksestä Projektiryhmien osaaja- ja toteuttajaresurssit tulevat ao. organisaatioista Projektiryhmien tehtävänä on Valmistella ao. toimeksianto tavoitteiden ja aikataulun mukaisesti Raportoida esitetyn mukaisesti hankeryhmälle Konsultin asiantuntija(t) tukee tarvittaessa projektiryhmien työtä 10