Sähköposti ja Kalenteri. Nebula dokumentti 6.5. Asiakasohjeistus

Transkriptio

1 Nebula dokumentti

2 Sivu 2/37 Sisällysluettelo 1. Yhteenveto Ympäristöt Tilityypit Hosted Exchange Exchange-tilin käyttöönotto - Outlook Exchange-tilin käyttöönotto IMAP-tilinä - Outlook Exchange-tilin lisääminen manuaalisesti Tunnetut ongelmatilanteet Outlook Web App Poistettujen viestien palauttaminen Kalenterin jakaminen Kalenterin avaaminen Outlook Web App asetukset Tili Järjestä sähköposti Saapuneet-kansion säännöt Automaattiset vastaukset eli lomavastaaja Viestien toimitusraportti Asetukset Posti Kalenteri Yleiset Sent Items Aluekohtainen Salasana Puhelin Roskapostin suodatus / Estä tai salli Outlook Lisenssi Kalenteri Kalenterien jakaminen Resurssitilin avaaminen Jaetun kalenterin avaaminen Yhteystiedot Tehtävät Exchange Tunnetut yhteensopivuusongelmat... 32

3 Sivu 3/ Outlook Web Access Lomavastaaja Roskapostinsuodatus Salasanan vaihtaminen Poistettujen viestien palauttaminen Hosted Exchange, muut sähköpostiohjelmat Mac Mail Windows Live Mail Mozilla Thunderbird... 37

4 Sivu 4/37 1. Yhteenveto Tämä ohjeistus kattaa Hosted Exchange-tilien käyttöönoton eri sähköpostiohjelmissa sekä IMAP-tileinä, sekä Outlook Web Appin että Outlook Web Accessin käytön ja yleisimmät ominaisuudet. 2. Ympäristöt Hosted Exchange 2007 Toimialue: NBL Autodiscover: autodiscoverredirect.nebula.fi Palvelin: ex07.nebula.fi Outlook Web Access: Hosted Exchange 2007-ympäristöä rajoittavat 6GB maksimikoko postilaatikolle, sekä Outlook WebAccessin yhteensopivuusongelmat muiden selainten kanssa paitsi Internet Explorerin. Hosted Exchange 2010 Toimialue: Nebula Autodiscover: ex10autod.nebula.fi Palvelin: ex10.nebula.fi Outlook WebApp: Hosted Exchange 2010-ympäristössä tilien kokoluokat ovat 2GB, 8GB ja 16GB. Tämän ympäristön Outlook WebApp toimii pääsääntöisesti yhtä hyvin myös muilla selaimilla kuin Internet Explorerilla, mutta eroavaisuuksia saattaa olla. Tämä ympäristö myös tukee Tenant Admin-ominaisuutta, jonka avulla yksi organisaation käyttäjä voi hallinnoida koko organisaatiota, ja esimerkiksi avata uusia tilejä. Hosted Environment 2010 Toimialue: NBLHE Autodiscover: he10autod.nebula.fi Palvelin: he10.nebula.fi Outlook WebApp: Lync-yhteensopivasta Hosted Exchange 2010-ympäristöstä on valitettavasti poistettu Tenant Adminominaisuus. Tilien kokoluokat ovat myös 2GB, 8GB sekä 16GB. Huom! Outlook Web Appin asetusten sekä Exchange-tilin lisäämisen osalta Hosted Environment-tilit seuraavat samoja ohjeita, kuin Hosted Exchange Tilityypit Postituslistat Hosted Exchange 2007 sekä Hosted Exchange 2010 (ex10) ympäristöissä on mahdollista asettaa postituslistalle omistaja, joka voi jatkossa hallinnoida kyseistä postituslistaa. Valitettavasti he10.nebula.fi ympäristössä tämä ei kuitenkaan ole mahdollista. Resurssitilit Resurssitilit ovat nimensä mukaisesti varattavia resursseja, esimerkiksi neuvotteluhuoneita kuten Nämä tilit eivät vastaanota postia, eivätkä näin ollen ole maksullisia.

5 Sivu 5/37 4. Hosted Exchange Exchange-tilin käyttöönotto - Outlook 2010 Aloittaaksesi Hosted Exchange-tilin lisäämisen, käynnistä Outlook 2010-ohjelmistosi ja avaa Outlookin asetussivu klikkaamalla Tiedosto-painiketta vasemmasta yläreunasta. Asetussivulta voit joko aloittaa tilin lisäämisen joko suoraan painikkeesta, tai vaihtoehtoisesti voit avata nykyisten tilien listauksen klikkaamalla Tiliasetukset ja tämän alta uudestaan Tiliasetukset Mikäli avasit listauksen nykyisistä tileistäsi, voit aloittaa tilin lisäämisen tätä kautta painamalla - painikkeesta. Tämä avaa Outlookin automaattisen tilin määrityksen ikkunan, josta valitset ensimmäisen Sähköpostitili-valinnan. Tämän jälkeen syötät Outlookin pyytämiin kenttiin: Oman nimesi Koko sähköpostiosoitteesi Sähköpostiosoitteesi salasanan

6 Sivu 6/37 Painettuasi seuraavaa, Outlook aloittaa palvelinasetusten automaattisen etsimisen. Outlook käyttää tähän ns. autodiscover-alidomainia (esim. autodiscover.yritys.fi) Mikäli verkkotunnukseltasi puuttuu autodiscover-alidomaini, suosittelemme lisäämään tämän ennen kuin jatkatte tilin lisäämistä. Hetken kuluttua Microsoft Outlook-ohjelmisto pyytää vahvistusta hakea palvelinasetukset Nebulan Exchange-palvelimelta. Mikäli haluat että Outlook ei pyydä enää jatkossa vahvistusta tämän sivuston osalta, laita rasti kohtaan Älä kysy uudestaan ja klikkaa Salli Kun Exchange-tilisi on onnistuneesti lisätty Outlookkiin, voit sulkea automaattisen tilin määrityksen ja aloittaa Outlook 2010-ohjelmiston käytön Exchange-tilin käyttöönotto IMAP-tilinä - Outlook 2010 Koska Hosted Exchange-tilit tukevat IMAP-protokollaa, voit lisätä tilisi Outlook 2010-ohjelmistoon myös IMAPia käyttäen. Outlook 2010-ohjelmisto tukee enintään kahta Hosted Exchange-tyyppistä tiliä samassa profiilissa, eli tämä on oiva tapa saada kolmas sähköpostitili käyttöön. IMAP-tilinä lisätty Hosted Exchange-tili toimii ainoastaan sähköpostin osalta. Jotta Exchange-tilisi kalenteri ja yhteystiedot toimisivat Outlookissa, tulee tili lisätä Exchange-tyyppisenä. Aloita tilin luominen klikkaamalla Tiedosto-painiketta vasemmasta yläreunasta, ja tämän jälkeen painiketta asetussivulta. Lisätäksesi tilin IMAP-protokollaa käyttäen, valitse automaattisen tilin määrittelyn ikkunasta: Ja paina Seuraava. Pääset tämän jälkeen listaukseen eri tilityypeistä, josta tulee valita Internet-sähköposti:

7 Sivu 7/37 Kun olet valinnut tilityypin ja klikannut Seuraava, pääset syöttämään nimesi, sähköpostiosoitteesi sekä palvelimen ja kirjautumisen tiedot esimerkin mukaisesti. Saapuvan ja lähtevän postin palvelin on aina sama, ja riippuu käyttämästäsi ympäristöstä: ex07.nebula.fi, ex10.nebula.fi, tai he10.nebula.fi Käytä aina IMAP-protokollaa! Koska POP-protokolla poistaa sähköpostiviestit palvelimelta, emme missään vaiheessa suosittele käyttämään sitä. Tämän lisäksi myös muita palvelinasetuksia tulee muuttaa, jotta Exchange-tilisi toimii IMAP-tilinä. Avaa tilin lisäasetukset klikkaamalla, ja valitse avautuneesta ikkunasta Lähtevän postin palvelin. Tämän jälkeen laita rasti kohtaan Lähtevän postin palvelin (SMTP) edellyttää käyttöoikeuden tarkistusta sekä Käytä samoja asetuksia kuin saapuvan postin palvelimessa

8 Sivu 8/37 Lopuksi muuta vielä itse palvelinten asetuksia Lisäasetukset-välilehdestä. Saapuvan postin palvelin (IMAP): 993 Käytä salattua yhteyttä: SSL Lähtevän postin palvelin (SMTP): 587 Käytä salattua yhteyttä: TLS Huom! Nämä asetukset koskevat ainoastaan ex10.nebula.fi sekä he10.nebula.fi ympäristöjä. Voit nyt sulkea asetusikkunan ja klikata seuraava. Outlook 2010 testaa tilisi asetukset ja mikäli kaikki on kunnossa, tili lisätään Outlookkiin ja voit sulkea ohjatun toiminnon valitsemalla Valmis. Mikäli tilin asetuksissa ilmenee virhe, tarkista asetuksesi ja tarvittaessa ota yhteyttä Nebulan asiakaspalveluun Exchange-tilin lisääminen manuaalisesti Exchange-tilin manuaalinen lisääminen Outlook 2010-ohjelmistoon aloitetaan samaan tapaan kuin IMAPtilin lisääminen, eli valitsemalla ensimmäisestä ruudusta: Tämän jälkeen tilityypiksi kuitenkin valitaan Microsoft Exchange tai yhteensopiva palvelu, jotta tili saadaan lisättyä Exchange-tyyppisenä. Ensimmäinen määriteltävä tieto on Hosted Exchange-palvelimesi osoite. Tähän ei kuitenkaan syötetä samaa osoitetta jota aikaisemmin on käytetty, vaan sen sijaan (ympäristöstäsi riippuen): Hosted Exchange 2007 (ex07): ex-mbs01 Hosted Exchange 2010 (ex10): e10-fe01 Hosted Environment 2010 (he10): nblhe-ex-fe01 Käyttäjänimi-kenttään sen sijaan syötetään koko sähköpostiosoite, kuten normaalisti.

9 Sivu 9/37 Kun olet syöttänyt kaikki tietosi, klikkaa oikeasta alareunasta Lisää asetuksia painiketta, ja valitse avautuneesta ikkunasta Yhteys välilehti. Varmista että kohta Muodosta HTTP-yhteys Microsoft Exchangeen on valittu, ja klikkaa Exchange-välityspalvelinasetukset Koska Exchange-tili lisätään manuaalisesti, Outlookille tulee erikseen määritellä mitä välityspalvelinta sen tulee käyttää, ja millä ehdoilla. Syötä ensin palvelimeksi Exchange-ympäristösi oma palvelin, ja laita rasti kohtaan Yhdistä vain niihin välityspalvelimiin, joiden varmenteessa on seuraava päänimi. Tämän jälkeen syötä alempaan tekstikenttään, Exchange-ympäristöstäsi riippuen: msstd:ex07.nebula.fi msstd:ex10.nebula.fi msstd:he10.nebula.fi

10 Sivu 10/37 Kun nämä tiedot on syötetty, vaihda vielä välityspalvelimen todennustavaksi Perustodennus, lopeta välityspalvelimen asetuksien muokkaus klikkaamalla OK ja jatka tilin lisäämistä klikkaamalla Seuraava. Kirjautumistietoja kysyttäessä syötä salasanasi, ja tarvittaessa laita rasti kohtaan Remember my credentials jotta Outlook muistaa salasanasi. Exchange-tilisi on nyt onnistuneesti lisätty Outlook 2010-ohjelmistoon Tunnetut ongelmatilanteet Hosted Exchange 2010-tiliä ei saa lisättyä Outlook 2003-sähköpostiohjelmaan Hosted Exchange 2010-tilit eivät ole yhteensopivia Outlook 2003-sähköpostiohjelmiston kanssa. Suosittelemme päivättämään ohjelmiston uudempaan Outlookin versioon. Hosted Exchange 2010-tiliä ei saa lisättyä Entourage 2008-ohjelmistoon Hosted Exchange 2010-tilit eivät toimi Entourage 2008-ohjelmiston kanssa Exchange-tileinä. Outlook ei saa haettua palvelinasetuksia Exchange-palvelimelta, ja tilin lisääminen epäonnistuu Mahdollisia aiheuttajia tälle ongelmalle ovat: Verkkotunnukselle ei ole määritelty autodiscover-alidomainia

11 Sivu 11/37 o Lisätkää autodiscover-alidomaini verkkotunnuksellenne. Mikäli verkkotunnuksenne on Nebulan nimipalvelimilla, ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme. Käytettävän verkon palomuuri estää yhteyden o Jos olette kannettavalla tietokoneella, testatkaa tilin lisäämistä esimerkiksi omasta kotiverkostanne. Outlookista itsestään o Mikäli ongelma on Outlookissa, ongelma ei välttämättä korjaudu muuta kuin uuden profiilin luomisella (Ohjauspaneeli Posti Näytä profiilit Lisää) tai Outlookin uudelleenasentamisella Exchange-tili lähettää postia mutta ei vastaanota organisaation ulkopuolelta Ongelma johtuu yleensä puutteellisista ohjauksista joko nimipalvelimilla, tai sähköpostipalvelimilla. Ottakaa yhteyttä asiakaspalveluumme, jotta asia voidaan tarkistaa ja mahdollisuuksien mukaan korjata. Palvelin Exchange-tiliä ei saa lisättyä puhelimeen Tarkista että seuraavat asetukset on syötetty oikein. Voit verrata omia tietojasi kohdan Ympäristöt asetuslistaukseen. Syötetyn toimialueen/domainin tulee vastata omaa ympäristöäsi Käyttäjätunnus. Tämä on koko sähköpostiosoitteesi

12 Sivu 12/37 5. Outlook Web App Outlook Web Appin osoite vaihtelee sen mukaan, missä ympäristössä Hosted Exchange-tilinne sijaitsevat. Riippumatta ympäristöstä, sisäänkirjautuminen tapahtuu sähköpostiosoitteellasi sekä omalla henkilökohtaisella salasanallasi. he10.nebula.fi - ex10.nebula.fi - Huom! Mikäli Hosted Exchange-tilisi sijaitsee Exchange 2007-ympäristössä, tämä osio ohjetta ei kosketa sinua. Tämän sijaan mene kohtaan Outlook Web Access Poistettujen viestien palauttaminen Palauta poistetut viestit-toiminnolla voit palauttaa viestejä, jotka on hiljattain (2 viikon sisällä) poistettu pysyvästi ja tyhjennetty Poistetut-kansiosta. Aloittaaksesi poistettujen viestien palauttamisen, kirjaudu ympäristösi OWAan käyttäjätunnuksellasi sekä salasanallasi. Outlook Web Appin avauduttua, klikkaa roskakoriasi hiiren oikealla ja valitse Palauta poistetut viestit

13 Sivu 13/37 Avautuvaan ikkunaan on listattu ne viestit, jotka on poistettu viimeisen kahden viikon aikana. Voit joko poistaa nämä kokonaan, tai tarvittaessa palauttaa haluamaasi kansioon. Palauttaaksesi viestejä, rastita haluamasi viestit ja klikkaa painikkeesta. Tämän jälkeen voit vielä valita, mihin kansioon viestit palautetaan Vaihtoehtoisesti voit myös luoda kokonaan uuden kansion palauttamista varten. Kun olet valinnut sopivan kansion, klikkaa Palauta.

14 Sivu 14/ Kalenterin jakaminen Jakaaksesi kalenterin Outlook Web Appin kautta, avaa ensin kalenterinäkymäsi. Kun olet saanut kalenterisi auki, klikkaa kalenterin yläreunassa sijaitsevaa Jaa-painiketta avataksesi kalenterin jaon valinnat. Jako tapahtuu klikkaamalla Jaa kalenteri-painiketta, joka avaa tavallisen sähköpostiviestin näköisen pohjan. Voit tähän vapaasti syöttää kaikki vastaanottajat sekä jaon mukana lähetettävän viestin, ja lopulta lähettää jakamiskutsun Kalenterin avaaminen Kalenterin avaaminen suoritetaan samasta valikosta kuin kalenterin jakaminen. Tähän näkymään päästyäsi klikkaa Lisää kalenteri-painiketta. Kalenterin voit lisätä joko organisaatiostasi, tai Internetistä. Selataksesi organisaatiosi kalentereita, klikkaa Nimi-painiketta. Kun olet valinnut listasta haluamasi kalenteri, klikkaa vasemmassa alareunassa sijaitsevaa Valitse-painiketta ja lopuksi klikkaamalla OK sekä valintaikkunassa, kuin myös Lisää kalenteri-näkymässä.

15 Sivu 15/37 Mikäli Outlook Web App ei anna virheilmoitusta, esimerkiksi oikeuksien puuttumisesta, valitsemasi kalenteri on nyt lisätty Exchange-tilillesi. Tämä ilmestyy Outlook Web Appin vasemaan reunaan, josta löydät myös oman kalenterisi. 6. Outlook Web App asetukset Kun olet kirjautunut sisään Outlook Web Appiin, pääset asetuksiin käsiksi klikkaamalla sivuston oikeasta yläreunasta Asetukset ja tämän alta Näytä kaikki asetukset 6.1. Tili Ensimmäinen valinta Outlook Web Appin asetuksissa on Tili. Tähän näkymään on listattu oman sähköpostilaatikkonne tilitiedot, sekä POP, IMAP- ja SMTP-käytön asetukset.

16 Sivu 16/37 Näistä asetuksista saat selville kaikki palvelintiedot, joita tarvitset Hosted Exchange-tilin lisäämistä varten sähköpostiohjelmaan IMAP- tai POP-protokollaa käyttäen. Huom! Hosted Exchange-tilejä käytetään ensisijaisesti sähköpostiohjelmilla, jotkat tukevat Exchange-tilityyppejä. Mikäli sähköpostiohjelmasi ei tue Exchange-tilityyppiä, suosittelemme lisäämään tilin IMAP-protokollaa käyttäen. Voit myös muokata omia tilitietojasi osoitetietojen ja puhelinnumerojen osalta klikkaamalla Oma tilinäkymän oikeasta reunasta Muokkaa-painiketta Tämä avaa uuden ikkunan, josta voit muokata aikaisemmin mainittuja tietoja. Mikäli osa tiedoista on piilossa, voit avata ne klikkaamalla kyseisen kohdan palkkia. Tällöin myös nuolet osoittavat alaspäin, kun taasen tietojen ollessa esillä ne osoittavat ylöspäin. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, klikkaa vielä Tallenna

17 Sivu 17/37 Näyttönimeä, nimikirjaimia, sähköpostosoitetta, etunimeä tai sukunimeä ei ole mahdollista muokata käyttäjän toimesta. Mikäli haluat vaihtaa jotain näistä tiedoista, ota yhteyttä Nebulan asiakaspalveluun (ark / la ) tai yritystuki@nebula.fi Saman näkymän vasemmasta laidasta löydät myös pikakuvakkeet muihin tehtäviin. Ilmoita poissaolosta Tämä avaa Automaattiset vastaukset-valikon, eli toisinsanoen kyseessä on lomavastaaja. Direct Push sekä Yhdistä Outlook Nämä ovat linkkejä Outlookin omiin ohjeisiin, joiden avulla voit lisätä Hosted Exchange-tilisi matkapuhelimeesi tai Outlook-sähköpostiohjelmaan Vaihda salasanasi Tämän avulla voit vaihtaa oman Hosted Exchange-tilisi salasanan.

18 Sivu 18/ Järjestä sähköposti Järjestä sähköposti-valikon alle on kasattu saapuvia sekä lähetettyjä viestejä koskevat asetukset. Tämän avulla voit luoda erillisiä sääntöjä saapuville sähköposteille, säätämään automaattisen vastauksen asetuksia sekä tarkistamaan lähetettyjen viestien toimitusraportit. Oletusarvoisesti tämän valikon alta avautuu ensimmäisen Saapuneet-kansion säännöt Saapuneet-kansion säännöt Voit tämän valikon kautta luoda saapuneet-kansiollesi erilaisia sääntöjä tulevan postin varalle. Tähän näkymään on myös listattu kaikki olemassaolevat säännöt, ja ovatko ne käytössä vai ei. Uusi-painikkeen avulla aloitat täysin uuden säännön luomisen Uusi-painikkeen oikealla puolella sijaitseva nuoli avaa listauksen yleisimmistä säännöistä, joita voit käyttää pohjana omalle säännöllesi. Tiedot-painikkeesta pääset muokkaamaan sääntöä, jonka olet valinnut sääntöjen listauksesta. Mikäli yhtäkään sääntöä ei ole valittuna, tämä painike ei ole käytettävissä. Poistaa valitsemasi säännön Siirtää sääntöä ylöspäin listalla Siirtää sääntöä alaspäin listalla Päivittää sääntölistauksen Aloittaaksesi uuden säännön luonnin, klikkaa Uusi-painiketta. Kun uusi ikkuna on auennut, voit valita milloin kyseistä sääntöä tulee käyttää.

19 Sivu 19/37 Se on vastaanotettu lähettäjältä sekä Se on lähetetty vastaanottajalle Sääntö aktivoituu kun viesti on vastaanotettu, tai viesti on lähetetty erikseen määritellystä sähköpostiosoitteesta. Voit myös manuaalisesti syöttää haluamasi sähköpostiosoitteet uuden ikkunan alalaidassa olevaan tekstikenttään, erotellen useat sähköpostiosoitteet ; merkillä. Sen aihe sisältää nämä sanat, Aihe tai tekstin viesti sisältää nämä sanat sekä Lähettäjän osoite sisältää seuraavat sanat Sääntö aktivoituu mikäli aihe, teksti tai lähettäjän osoite sisältävät erikseen määriteltyjä sanoja tai lauseita. Jokainen sana tulisi syöttää yksi kerrallaan, ellei kyseessä ole lause. Nimeni on Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa - Sääntö aktivoituu, kun nimesi on saapuneen viestin Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa (CC) Käytä kaikkiin viesteihin- Sääntö aktivoituu kaikkien saapuneiden viestien kohdalla. Seuraavaksi säännölle määritellään toiminto, joka viestille tulisi suorittaa säännön aktivoituessa.

20 Sivu 20/37 Siirrä viesti kansioon - Siirtää ehdon täyttävät viestit omaan kansioonsa. Voit erikseen määritellä mihin kansioon saapunut viesti siirretään. Voit myös tästä luoda uuden kansion johon postit siirretään, mikäli valmista sopivaa kansiota ei ole vielä olemassa. Merkitse viestin luokaksi Määrittelee mihin luokkaan viesti kuuluu. Ohjaa viesti uudelleen vastaanottajalle Ohjaa viestin uudelleen erikseen määritellyille vastaanottajille. Voit myös manuaalisesti syöttää haluamasi sähköpostiosoitteet uuden ikkunan alalaidassa olevaan tekstikenttään, erotellen useat sähköpostiosoitteet ; merkillä.

21 Sivu 21/37 Poista viesti - poistaa saapuneen viestin Lähetä tekstiviesti vastaanottajalle Tämä valinta ei valitettavasti ole käytettävissä nykyisissä Hosted Exchange-palveluissa. Kun sekä ehto että toiminto on määritetty, voit tallentaa säännön klikkaamalla alalaidassa sijaitsevaa Tallenna-painiketta. Tällöin ikkuna sulkeutuu ja ohjaudut takaisin Saapuneet-kansion säännöt-sivulle, johon myös luomasi sääntö on nyt listattu. Mikäli tarvitset useampia ehtoja säännöllesi, klikkaa Lisää vaihtoehtoja-painikkeesta. Tämän avulla voit: Lisätä ehtoja ja toimintoja Lisätä paitsi jos ehdon, sekä Antaa säännöllesi nimen Tämä avaa mahdollisuuden luoda säännölle useampia toimintoja Lisää toiminto-painikkeen avulla: Tai vaihtoehtoisesti poikkeuksia, jolloin sääntö ei aktivoidu vaikka aikaisemmin määritelty ehto täyttyisi. Aktivoidaksesi ehdon, klikkaa Lisää poikkeus-painiketta. Tästä klikattuasi voit valita, koska säännön toimintoa ei suoriteta vaikka säännön ehdot täyttyisivät. Voit lisätä tästä painikkeesta myös useampia poikkeuksia, mikäli näille on tarvetta.

22 Sivu 22/37 Se lähetettiin tai vastaanotettiin Sääntöä ei aktivoida, mikäli viesti lähetettiin tai vastaanotettiin tietystä sähköpostiosoitteesta. Se sisältää nämä sanat Sääntöä ei aktivoida, mikäli viestin aiheessa tai tekstissä, lähettäjän osoitteessa, tekstissä, vastaanottajan osoitteessa tai viestin otsiksossa ilmenee tietty sana tai lause Nimeni on Sääntöä ei aktivoida, jos oma nimesi on: Vastaanottaja- tai Kopio-ruudussa, ainoa luettelossa oleva vastaanottaja, Vastaanottaja ruudussa, Kopio-ruudussa tai mikäli nimesi ei ole Vastaanottajakentässä. Sen merkintä on Sääntöä ei aktivoida, mikäli viestin Tärkeys on joko: Pieni, Normaali tai Suuri Tai mikäli viestin Luottamuksellisuus on joko Normaali, Oma, Yksityinen tai Luottamuksellista yritystietoa.

23 Sivu 23/37 Se on Sääntöä ei aktivoida, mikäli: Viesti sisältää liitteen Viestin tyyppi on: Viesti on merkitty määrityksellä Sen koko on Viestin koko osuu erikseen määriteltyyn kokoalueeseen

24 Sivu 24/37 Se on vastaanotettu määritetyllä aikavälillä Viesti on saapunut määritetyllä aikavälillä Kun olet asettanut kaikki tarvitsemasi poikkeukset, voit vielä valita lopetetaanko sääntöjen käsittely. Tällöin saapunuttua viestiä ei enää käsitellä muilla voimassaolevilla säännöillä, jotka ovat sääntölistauksessa tätä sääntöä alempana. Viimeistele sääntösi vielä antamalla säännölle nimi, ja lopulta klikkaamalla tallenna. Mikäli loit säännön joka koskee kaikkia saapuneita viestejä (Käytä kaikkiin viesteihin), Outlook WebApp pyytää vielä erillistä varmistusta tälle varoitusikkunan muodossa. Jos sääntö on mielestäsi oikein, voit klikata Kyllä Automaattiset vastaukset eli lomavastaaja Organisaation sisäisesti Oletusarvoisesti automaattiset vastaukset lähtevät kerran kullekin oman organisaation sisäiselle lähettäjälle, näiden lähettäessä sähköpostia sinulle. Organisaatioksi käsitetään omaan verkkotunnukseesi liitetyt Hosted Exchange sähköpostitilit, Ensimmäisellä valinnalla voit määritellä organisaation sisäisesti lähetettävät automaattiset vastaukset, sekä halutessanne aikavälin jolloin viestit lähetetään. Tämän alapuolelta löytyy tekstikenttä, johon voit syöttää automaattisen vastauksesi.

25 Sivu 25/37 Tämän jälkeen voit tallentaa automaattivastauksen Tallenna-painikkeesta ikkunan oikeasta alalaidasta. Organisaation ulkopuolelle Mikäli haluat että automaattinen vastaus lähtee myös organisaation ulkopuolisille vastaanottajalle, laittakaa rasti kohtaan Lähetä automaattisia vastausviestejä organisaation ulkopuolisille lähettäjille. Tämän lisäksi sinun tulee myös määritellä lähetetäänkö vastaukset: Ulkopuolisille lähettäjille jotka ovat yhteystiedoissasi, vai Kaiklle ulkopuolisille lähettäjille Näiden valintojen alta löydät tekstilaatikon, johon voit kirjoittaa automaattisen vastauksen joka lähetetään organisaation ulkopuolisille lähettäjille Viestien toimitusraportti Viestien toimitusraportin avulla voit tarkistaa, onko viesti onnistuneesti lähetetty Hosted Exchangeorganisaatiosta, tai onko viesti toimitettu perille onnistuneesti organisaation sisäisesti. Voit hakea toimitusraportteja: Viesteistä jotka olet itse lähettänyt muille käyttäjille, tai Viesteistä jotka toinen käyttäjä on lähettänyt sinulle Kun olet valinnut haluatko hakea sinulle lähetettyjen vai sinun lähettämien viestien raportteja, paina Valitse käyttäjät ja hae listasta haluamasi osoite tai osoitteet. Tämän tehtyäsi paina oikeassa reunassa sijaitsevaa Hae-painiketta

26 Sivu 26/37 Haun tulokset listataan sivuston alalaidassa sijaitsevaan listaukseen, josta voit tuplaklikkaamalla avata haluamasi raportin. Raportista näet kenelle viesti on lähetetty, kuka viestin on lähettänyt sekä lähetyksen ajankohdan. Mikäli vastaanottaja sijaitsee oman organisaatiosi ulkopuolella ja viesti on lähtenyt onnistuneesti, raportointi antaa ilmoituksen: The message was successfully handed off to a different system. This is as far as we can track it.

27 Sivu 27/ Asetukset Posti Posti-valikon alta löydät työkalut sekä asetukset sähköpostisi muotoilun ja ilmoitusten hallinnointiin. Voit asettaa: Sähköpostin allekirjoituksen Onko viesti oletusarvoisesti teksti- vai HTML-muotoinen ja mitä fonttia viestissä käytetään Ilmoitetaanko saapuneista viesteistä erillisellä ilmoituksella ja/tai äänimerkillä Kuinka Exchangen tulisi reagoida lukukuittauspyyntöihin Koska saapuneet viestit määritellään luetuiksi Kuinka keskustelut järjestellään Huom! Viestiasetukset-kohdassa määritellyt säädökset koskettavat sekä Outlook WebAppia, että Outlooksähköpostiohjelmistoa johon kyseinen Exchange-tili on konfiguroitu Kalenteri Yleiset Kalenterin alta voit määritellä kalenterisi ulkoasun, sekä säätää muistutusten toimintoa ja kokouspyyntöjen automaattista käsittelyä. Voit asettaa: Oman työviikkosi, jonka pohjalta Exchange määrittelee kalenterisi Työviikko-näkymän. Oletusarvoisesti tämä on Maanantaista Perjantaihin. Työpäivän työajan, joka on oletusarvoisesti 8:00 17:00, ja kuinka tunnit tulisi näyttää kalenterissa Ilmoitetaanko erillisellä muistutuksella alkavasta tapahtumasta (esimerkiksi kokous tai koulutus), ja mikäli ilmoitetaan niin kuinka paljon aikaisemmin. Oletusarvoisesti muistutus tapahtuu 15 minuuttia aikaisemmin Kuinka Exchangen tulisi automaattisesti käsitellä sinulle lähetettyjä kokouspyyntöjä Yleiset-valikosta voit ottaa käyttöön Helppokäyttötoiminnot, sekä määrittämään mitä osoitekirjaa tulisi käyttää kun käytät Exchangen Tarkista nimet-ominaisuutta sähköpostiviestin vastaanottajaa kirjoittaessa Sent Items Globaali osoitelista, eli osoitekirja joka sisältää organisaation kaikki käyttäjät Yhteystiedot, eli oma henkilökohtainen osoitekirjasi Tätä kautta voit määrittää, mihin kansioihin lähetetyt sähköpostiviestit tallennetaan Aluekohtainen Salasana Messages sent as this mailbox Kaikki viestit, jotka olet lähettänyt omasta sähköpostilaatikostasi Messages sent on behalf of this mailbox Kaikki viestit, jotka on lähetetty niiden organisaation käyttäjien toimesta joilla on oikeudet lähettää sähköpostiviestejä tätä sähköpostilaatikkoa käyttäen. Aluekohtainen-valikon alta voit halutessasi vaihtaa Exchange-tilisi kieltä, nykyistä aikavyöhykettä sekä päivämäärän että ajan muotoa. Voit myös nimetä oletuskansiot uudelleen niin, että niiden nimet vastaavat määritettyä kieltä Esimerkiksi: Saapuneet - Inbox Tämän avulla voit vaihtaa salasanasi, mikäli nykyinen salasanasi on vielä tallessa tai muistissa. Muussa tapauksessa salasanan resetointi tapahtuu asiakaspalvelumme kautta: nebula@nebula.fi

28 Sivu 28/ Puhelin Tähän näkymään on listattu kaikki laitteet, jotka on synkronoitu Hosted Exchange-tilisi kanssa. Tätä kautta voit: Tarkastella synkronoidun laitteen tietoja, esimerkiksi laitteen nimi, malli, tyyppi sekä käyttöjärjestelmä Tyhjentää laitteen etänä kokonaan. Tämä valinta palauttaa synkronoidun laitteen takaisin tehdasasetuksille, ja samalla poistaa kaiken datan. Hakea lokitiedot, joka sisältää Hosted Exchangetilin sekä kyseisen laitteen väliset tapahtumat. Tämä ilmestyy uuden viestin liitteenä Saapuneetkansioosi. Poistaa laitteen Huom! Tyhjennettyäsi laitteen etänä, poista kyseinen laite listasta. Mikäli tätä ei tehdä, laite tyhjennetään uudestaan mikäli kyseinen tili lisätään tähän laitteeseen uudestaan.. Roskapostin suodatus / Estä tai salli Näillä asetuksilla voit määritellä sähköpostitilisi roskapostin suodatuksen toimintaa, tai poistaa sen kokonaan käytöstä. 7. Outlook Lisenssi Turvalliset lähettäjät ja vastaanottajat Tämän listan lähettäjien ja toimialueiden viestejä ei siirretä Roskaposti-kansioon. Tarvittaessa voit myös määrittää Exchangen luottamaan viesteihin jotka tulevat niiltä lähettäjiltä, jotka löytyvät Yhteystiedot kansiostasi. Estetyt lähettäjät Tämän listan lähettäjien ja toimialueiden viestit siirretään aina Roskapostikansioon. Voit myös määrittää Exchangen olemaan luottamatta niihin sähköpostiviesteihin, joiden lähettäjä ei ole paikallinen lähettäjä tai Turvalliset lähettäjät ja vastaanottajat-luettelossa. Mikäli sinulla on jo käytössä Nebulalta tilattu Hosted Exchange-palvelu, voit tilata tähän lisäksi lisenssin Outlook-ohjelmistolle. Lisenssit myydään käyttäjäkohtaisesti, ja samalla lisenssillä voit käyttää Outlookin Windows- sekä Mac-ohjelmistoa: Outlook 2010 Outlook for Mac 2011 Lisenssi kustantaa 2 /kk (alv0%) per sähköpostilaatikko. Lisenssien enimmäismäärä on organisaatiosi Hosted Exchange-tilien lukumäärä. Mikäli olet kiinnostunut lisenssistä, ota yhteyttä asiakaspalveluumme yritystuki@nebula.fi

29 Sivu 29/ Kalenteri Outlook 2010-ohjelmiston kalenteriin synkronoidaan Hosted Exchange-tilisi kalenterin tapahtumat. Klikattuasi kalenterin auki, näkymään ilmestyy kuluvan kuukauden kalenteri, sekä listaus kaikista kalentereistasi. Outlook-ohjelmiston ylälaidasta löydät työkalut kalenterisi hallinnointiin. Näiden työkalujen avulla voit: Kalenterien jakaminen Luoda uuden tapaamisen, kokouksen tai kohteen (esimerkiksi toistuvan tapaamisen) kalenteriisi Hypätä kalenterissa takaisin kuluvaan päivään tai näyttää kuluvasta päivästä seuraavat 7 päivää Vaihtaa kalenterinäkymän päivään, työviikkoon, kuukauteen tai aikataulunäkymään Avata uuden kalenterin osoitteistosta, huoneluettelosta tai internetistä, tai avata jaetun kalenterin Luoda ja tallentaa kalenteriryhmiä Lähettää kalenterisi sähköpostitse, jakaa kalenterin muiden kanssa tai julkaista sen verkossa Hallinnoida kalenterin käyttöoikeuksia, eli lisätä/poistaa käyttäjien pääsyä kalenteriisi. Kalenterin jakaminen tapahtuu klikkaamalla Jaa kalenteri-painiketta, joka avaa tavallisen sähköpostiviestin näköisen pohjan. Voit tähän vapaasti syöttää kaikki vastaanottajat sekä jaon mukana lähetettävän viestin, ja lopulta lähettää jakamiskutsun Resurssitilin avaaminen Avataksesi resurssitilin, klikkaa Avaa kalenteri-painiketta ja valitse kohta Huoneluettelosta

30 Sivu 30/37 Tämä avaa uuden ikkunan, johon on listattu kaikki organisaatiosi resurssitilit sekä kalenterit. Valitse haluamasi tili, klikkaa Huoneet -> painiketta ja viimeistele resurssitilin avaaminen painamalla OK. Resurssihuone ilmestyy Outlookin vasemmalla reunalla sijaitsevaan palkkiin, josta myös oma kalenterinne löytyy. Mikäli haluatte piilottaa tietyn huoneen, ottakaa ruksi pois kyseisen huoneen edestä Jaetun kalenterin avaaminen Avataksesi jaetun kalenterin, klikkaa Avaa kalenteri-painiketta ja valitse Avaa jaettu kalenteri Tämä avaa uuden ikkunan, johon voit syöttää sen kalenterin nimen mitä yrität avata. Vaihtoehtoisesti voit klikata Nimet-painiketta, jolloin voit valita listauksesta haluamasi kalenterin. Avattuasi jaetun kalenterin, tämä listautuu samaan näkymään huoneiden sekä omien kalenteriesi kanssa.

31 Sivu 31/ Yhteystiedot Outlookin Yhteystiedot-näkymästä voit selata nykyisiä yhteystietojasi, sekä sinulle ehdotettuja yhteystietoja. Voit myös luoda uusia yhteystietoja, sekä hakea nykyisten joukosta Tehtävät Tehtävät-näkymää sekä ominaisuutta voit käyttää esimerkiksi projektitöiden seuraamista varten. Voit myös määritellä sähköpostiviestejä tai keskusteluja tehtäviksi klikkaamalla viestin päältä hiiren oikealla, ja valitsemalla Seuranta-valinnan alta haluamasi ajankohdan seurannalle.

32 Sivu 32/37 8. Exchange Tunnetut yhteensopivuusongelmat Hosted Exchange 2007-tiliä ei saa lisättyä Entourage 2008-ohjelmistoon Hosted Exchange 2007-ympäristössä sijaitsevaa sähköpostitiliä ei ole mahdollista lisätä Entourage sähköpostiohjelmaan, mikäli Entourageen ei ole asennettu Web Service-päivitystä Outlook Web Access Hosted Exchange 2007-ympäristön Outlook Web Access sijaitsee osoitteessa Sisäänkirjautuminen tapahtuu muiden ympäristöjen mukaisesti sähköpostiosoitteellasi, sekä salasanallasi. Huom! Outlook Web Access tukee täydellisesti ainoastaan Internet Explorer-selainta. Mikäli käytät jotain muuta selainta etkä löydä Outlook Web Accessistä etsimääsi toimintoa, esimerkiksi lomavastaajaa, käytä Internet Explorer-selainta OWAn selaamiseen Lomavastaaja Aloittaaksesi lomavastaajan käyttönoton, kirjaudu sisään Outlook Web Accessiin ja klikkaa ylhäältä oikealta Asetukset-painiketta Tämä avaa asetusikkunan, jonka vasempaan reunaan on listattu asetusvalikko. Valitse tästä listasta Poissaavustaja, jotta voit aloittaa lomavastaajan käyttöönoton. Organisaation sisäisesti Oletusarvoisesti automaattiset vastaukset lähtevät kerran kullekin oman organisaation sisäiselle lähettäjälle, näiden lähettäessä sähköpostia sinulle.

33 Sivu 33/37 Organisaatioksi käsitetään omaan verkkotunnukseesi liitetyt Hosted Exchange sähköpostitilit, Ensimmäisellä valinnalla voit määritellä organisaation sisäisesti lähetettävät automaattiset vastaukset, sekä halutessanne aikavälin jolloin viestit lähetetään. Tämän alapuolelta löytyy tekstikenttä, johon voit syöttää automaattisen vastauksesi. Organisaation ulkopuolelle Mikäli haluat että automaattinen vastaus lähtee myös organisaation ulkopuolisille vastaanottajalle, laittakaa rasti kohtaan Lähetä automaattiset Poissa-viestit seuraaville: Ulkoiset lähettäjät. Tämän lisäksi sinun tulee myös määritellä lähetetäänkö vastaukset: Ulkopuolisille lähettäjille jotka ovat yhteystiedoissasi, vai Kaiklle ulkopuolisille lähettäjille Näiden valintojen alta löydät tekstilaatikon, johon voit kirjoittaa automaattisen vastauksen joka lähetetään organisaation ulkopuolisille lähettäjille. Kun olet valmis, klikkaa vasemmassa yläreunassa sijaitsevaa Tallenna-painiketta tallentaaksesi lomavastaajasi Roskapostinsuodatus Päästäksesi roskapostinsuodatuksen asetuksiin, klikkaa Roskaposti-painiketta Asetukset-ikkunan vasemmassa reunassa. Ottaaksesi roskapostinsuodatuksen käyttöön, valitse Suodata roskaposti automaattisesti. Tämä aktivoi myös turvallisten lähettäjien ja vastaanottajien, sekä estettyjen lähettäjien luettelon hallinnan.