Maakunnan ennakointiprosessi

Transkriptio

1 Maakunnan ennakointiprosessi Kasvupalvelut-sparrausryhmä

2 Maakunnan ennakointiprosessi - Tavoite Hahmottaa prosessi, joka kytkeytyy osaksi maakuntakonsernin strategista johtamisjärjestelmää sekä alueen yleistä kehittämistä Suunnitella prosessi, joka tuottaa menetelmällisesti laadukasta ennakointitietoa ja näkemyksellisyyttä strategisen suunnittelun tueksi Konsernin esikunnassa ja eri toiminnoissa tuotettu ennakointitieto kulkee vuorovaikutteisesti molempiin suuntiin. Konsernin ylin johto on kytketty ennakointiprosessiin Ennakoinnista ei saa tulla päälle liimattua tai irrallista osaa.

3 Miksi maakunnan pitää ennakoida?

4 Sisällysluettelo Ennakointiprosessin jäsennys Ennakointiedon ja ennakointitoiminnan määritelmiä Ennakoinnin hallinnolliset prosessikaaviot Metodologiset valinnat Osallistuminen ja osallistaminen

5 Osio 1: Ennakointitiedon ja ennakointitoiminnan määritelmiä

6 Tulevaa kehitystä koskevan tiedon keräämistä (mahdollisuuksien ja uhkien kartoittamista) ja analysointia sekä jalostusta, fasilitointia ja viestintää Johtopäätöksiä, jotka tukevat strategista ja operationaalista toimintaa Tulevaisuuden tahtotilan johtamista yhteistyössä ja verkostoitumalla. Konkreettista yhdessä tekemistä. Ennakointitoiminnan määritelmiä Uudistumiskyvykkyyden ja markkinoilla kilpailemisen mahdollisuuksien luomista Ennakointi- ja muutoskyvykkyyden levittämistä ja jalkauttamista organisaatiossa Ulkoisten ja sisäisten riskiarvioiden tekemistä ja varautumista niiden pohjalta

7 Osio 2: Hallinnolliset prosessikaaviot

8 Ennakointitiedon virtaus Konserni- ja järjestäjätaso Strateginen ennakointi (sis. kvalitatiivinen ja kvantitatiivinen ennakointitieto) Voi olla toimintoriippuvaista tai -riippumatonta Palvelutuotanto Strateginen + operatiivinen ennakointi Esim. kvalitatiivinen ja kvantitatiivinen ennakointitieto, analytiikka, riskienhallinta Toimintoriippuvaista Elinvoimatoiminto Sotejärjestämistoiminto Poliittinen päätöksenteko Konserni- ja järjestäjätaso Turvallisuustoiminto Ympäristöterveydenhuoltoliikelaitos Soteliikelaitos Pelastuslaitosliikelaitos

9 Konserni- ja järjestäjätaso Vakio ennakointiprosessi (esim. väestöennusteet) palvelee strategia- ja toimialakohtaisia muistioita /tilannekuvia 2021 Raskas ennakointityö: Strategiatyö Lokakuussa vuosittaiset tilannekuvat ja strategiamuistiot ministeriöiden kanssa käytäviin budjettineuvotteluihin Kevät 2024 Vakio + kevyt ennakointityö Kevät 2022 Vakio + kevyt ennakointityö Kevät 2023 Vakio + kevyt ennakointityö Vakio ennakointiprosessiin kuuluu aina arviointi tarpeesta teemalliseen tai ilmiöpohjaiseen kevyt ennakointityöhön.

10 Osio 3: Metodologiset valinnat isossa kuvassa

11 Raskas ennakointityö

12 Vuosi 1 Raskas ennakointityö: Strategiatyö Vuosi 4 Vakio + kevyt ennakointityö Vuosi 2 Vakio + kevyt ennakointityö Vuosi 3 Vakio + kevyt ennakointityö

13 Raskas ennakointityö, esimerkki 1 Muutosilmiöiden tarkastelu Muutosilmiöiden todennäköisiä kehityspolkuja tarkasteleva työ

14 Raskas ennakointityö, esimerkki 1 Muutosilmiöiden tarkastelu ja niiden vaikutusten arviointi Käytetään valtakunnallisesti + kansainvälisesti tuotettua tietoa hyväksi (esimerkiksi Sitra, VNK, Kuntaliitto, yliopistot/tutkimuslaitokset) sekä esimerkiksi Futures Platform sähköisenä alustana. Rajataan laajasta joukosta muutosilmiöitä relevantit maakunnalle. Tehdään vaikutusten arviointia esim. tulevaisuuspyörän tai ristivaikutusanalyysin avulla. Mahdollisuus käyttää kvantitatiivisia + kvalitatiivisia menetelmiä. Esim. delphi-kyselymenetelmää. Tulkitaan muutosilmiöitä, trendejä ja heikkoja signaaleja Tulevaisuus arkipäiväistetään ja pohditaan vaikutuksia oman organisaation tekemiseen. Tarkastellaan muutosilmiöiden positiivisia ja negatiivisia vaikutuksia maakunnan keskeisiin teemoihin ja esimerkiksi asukkaiden kannalta. Toiminnot voivat jatkotyöstää tarkastelua syvemmälle toiminnon substanssiin. Tällöin toiminnosta riippuen muutosilmiöt voivat rajautua eri tavalla.

15 Raskas ennakointityö Skenaariotyö

16 Raskas ennakointityö, esimerkki 2 Skenaariotyö (mallia Capful 2/3) Tunnistetaan toimintaympäristön keskeiset muutostekijät ja toimintaympäristön läpileikkaavat muutosvoimat eli megatrendit. Hyödynnetään tulevaisuustaulukkoa: muutostekijät ja niiden vaihtoehtoiset tulevaisuustilat arvioidaan Rakennetaan konsistenttejä skenaarioita. Luodaan skenaarioille tulevaisuuspolku (syy-seuraussuhteet), jossa skenaarion vaiheet ja kulku kuvattiin määrämittaisissa aikajaksoissa nykyhetkestä tulevaisuuteen. Kuvataan skenaariot. Kuvaus voi olla edellä mainitun juonen päätepysäkki eli ns. tulevaisuuskuva valitusta vuodesta tai koko skenaariopolun kuvaus nykyhetkestä valittuun tulevaisuuden ajankohtaan asti. Skenaariot voidaan arkipäiväistää esimerkiksi erilaisten henkilötarinoiden ja visualisoinnin avulla. Voidaan tehdä varautumissuunnitelmat. Varautumissuunnitelmissa tunnistetaan kaikille skenaarioille yhteisiä teemoja eli asioita, jotka tulevat voimakkaasti vaikuttamaan toimintaympäristön tulevaisuuteen huolimatta siitä mihin vaihtoehtoiseen maailmaan asiat lähtevät kehittymään ajan kuluessa. Tunnistetut teemat voidaan nostetaa strategisen huomion kohteeksi.

17 Loppupäätelmiä Toiminnoilla on erilaisia ohjelmia ja suunnitelmia, joiden pohjana skenaariotyön tuottamaa tietoa voi hyödyntää Miten palvelee toiminnossa eri sykleillä eteneviä prosesseja ja tietotarpeita? Yhteisen strategiaa ohjaavien skenaarioiden pohjalta toiminnot /liikelaitos pystyy tekemään omat muokatut versionsa (esim. varautumis- ja mahdollisuussuunnitelmat) Prosessin aikana monia eri lopputuotteita, joita pitää viestiä eri tavalla (esimerkiksi skenaariot ja niistä tehtävät varautumis- versus mahdollisuussuunnitelmat)

18 JTS Valtion tavoitteet Strategiamuistiot Valmistellaan ja päivitetään vuosittain ministeriökohtaisten neuvottelujen ohjaamiseksi maakuntastrategian pohjalta Hallintopäätökset ja palvelusopimukset ulkoisten sotetuottajien kanssa Maakunnan ohjausasiakirjat ja niiden hierarkia Strategia: sis. maakuntastrategia, palvelustrategia, palvelulupaus Toimintapolitiikat ja -linjaukset: Omistajapolitiikka, Henkilöstöpolitiikka, TKI-politiikka Talousarvio ja suunnitelma Kumppanuussopimukset oman tuotannon kanssa Liikelaitosten strategiset toimintasuunnitelmat (ml. liiketoimintasuunnitelma): Sote-liikelaitos Pelastusliikelaitos Tukipalvelukeskus Muiden omien palvelutuotantoorganisaatioiden strategiset toimintatavoitteet Strategian Toimeenpano-ohjelmat Ohjelmakokonaisuus määritellään strategiassa / TKI-politiikassa ja resursoidaan budjetissa Läpimurto-ohjelmat, esim.: HYTE Plus ohjelma Digisote ohjelma Hiilineutraali maakunta -ohjelma Johtamisen ja esimiestyön muutosohjelma --- Toimenpideohjelmat Kestävä talous -ohjelma Elinvoimaohjelma (sis. maakuntaohjelma, maakuntakaava, liikennejärjestelmä- sekä vesienhoitosuunnitelma) Turvallisuus- ja varautumisohjelma Osallisuusohjelma Viestintä- ja markkinointiohjelma Pysyväisluonteiset säännöt ja ohjeet: Hallintosääntö, konserniohje, yhteistoimintasopimukset, muut toimintaohjeet

19 Vakio ennakointiprosessi + kevyt ennakointityö

20 Vuosi 1 Raskas ennakointityö: Strategiatyö Vuosi 4 Vakio ennakointityö Vuosi 2 Vakio ennakointityö Vuosi 3 Vakio ennakointityö

21 Vakio ennakointiprosessi Palvelee strategia- ja toimialakohtaisia muistioita/tilannekuvia ministeriöiden kanssa käytäviin vuosittaisiin neuvotteluihin Tehdään joka kevät Kvantitatiivinen ennakointitieto, joka tukee strategista johtamista konsernisekä toimintotasolla ja liikelaitoksissa (esim. tilastot / käppyrät ja projektiolaskelmat) Esim. väestöennusteet, toimialaennusteet, sote-tiedot, jne. Analytiikan (ICT/tietoallas) avulla tuotetut ennakointitiedot Samanaikaisesti eri toiminnoissa, konsernitasolla ja liikelaitoksessa yhteistyö Ohjaako valtakunnan raami mitä tietoa tuotetaan? Esim. THL/TEM jne.? Ohjaa, mutta maakunnassa organisaationa myös tiedon tuotantoa strategisten muistioiden/tilannekuvien ulkopuolella, joka palvelee erilaisia suunnitelmia + muita nopeita tarpeita (ohjataan pelkästään sisäisesti).

22 Arvioidaan vuosittain onko tarve tehdä teemallinen / ilmiöpohjainen kevyt ennakointityö Sovitaan tärkein yhteinen teema maakuntaorganisaation kannalta. Ennen jokaista kevyt ennakointityötä pitäisi valita menetelmä suhteutettuna tarpeeseen. Toimintokohtaisesti ja liikelaitoksissa on varmasti tarve tehdä myös (toisinaan) omaa tarkastelua. Toteutus ajallisesti samanaikaisesti, jotta yhteistyöstä mahdollisimman paljon etua. Kevyt ennakointityö Voi olla myös skenaarioiden seurantaa. Analysoidaan onko muutosilmiöt/trendit edelleen samat vai onko niissä tapahtunut muutoksia. Analysoidaan onko muutosilmiöiden kehityssuunnassa ja vaikutuksissa muutoksia Lopputulosta heijastetaan strategiaan jatkuva strategia Sisäisiin sekä ulkoiseen riskienarviointeihin Varautuminen

23 Osio 4: Osallistuminen ja osallistaminen (sis. ennakointi- ja muutoskyvykkyyden)

24 Osallistujat organisaation sisällä 1 (ajatuksia) Heterogeeninen ryhmä parhaat ideat voivat tulla keneltä tahansa Asiantuntijoilla tuntosarvet kentällä Kuinka päivittäisestä asiakastyöstä nouseva hiljainen tieto kerätään?

25 Osallistujat organisaation sisällä 1 (konkreettisia ehdotuksia) Strategiayksiköstä ennakointi-ihminen koordinoi kokonaisuutta Maakunnan muilla toiminnoilla voisi olla omia ennakointikoordinaattoreita (päätoimisia tai yhdistettynä muuhun tehtävänkuvaan) Osaamisen ja koulutuksen ennakoinnin koordinaatio elinvoimatoiminnossa katse koko maakunnassa. OPH:n ja OKM:n rooli yhteistyössä? Esim sote-järjestäjä toiminnossa koordinoidaan sote-tuottajakentän (yksityiset tuottajat + maakunnan oma liikelaitos) ennakointia. Voimakas sote-näkökulma ja vahva yhteistyö strategiayksikön ennakointi-ihmisen kanssa Ennakointiryhmä, joka voisi kokoontua säännöllisesti Parhaimmillaan ennakointi on osa substanssialojen työtä (pieniä ryhmiä, jossa tuotetaan näkemyksellistä tietoa).

26 Ylimmälle johdolle ennakointi on kuin hengittäminen Osallistujat: Johto 2 (ajatuksia) Johdon esimerkki on tärkeä (erityisesti teot) Johtoryhmän työskentely keskeistä: Reaktiivista vai ennakoivaa? Aikaresurssi asettaa haasteita. Realistinen tilannekuva auttaa: absorptiokyky ennakointi-innostuksen suhteen.

27 Osallistujat: Johto 2 (konkreettisia ehdotuksia) Johtoryhmän strategiatyöskentelyn osana tehtävä ennakointi Esimerkiksi johtoryhmän tulevaisuustyöpajassa Ennakointitiedon käyttö normaalin johtoryhmätyön osana: Ennakoiva-analytiikka esim. väestön terveydentilassa tapahtuvat muutokset, talousennusteet yms. Organisaation sisäiset ennusteet (raportoinnin tuominen).

28 Osallistujat: Asukkaat 3 (ajatuksia) Kirjava joukko eri tahoja Aktiivista uusien asioiden luomista Kytkeytyminen kuntien kanssa yhteisiin toimintoihin / valmiisiin rakenteisiin

29 Osallistujat: Asukkaat 3 (konkreettisia ehdotuksia) Kytkeytyminen kuntien kanssa yhteisiin toimintoihin tai strukturoituihin rakenteisiin. Esim. Tulevaisuusleiri kouluissa yms. Barometritiedusteluja: Painotus kvantitatiivisen tiedonkeruussa, joka palvelee maakuntastrategiaan valittuja indikaattoreita. Ennakoinnin kytkeminen maakunnan osallisuusohjelmatyöhön Hyödynnetään ennakointiprosessissa palvelujärjestelmän käyttäjiltä kerättäviä tietoja. Soten sisällä on paljon valmiita rakenteita, niin asiakas- kuin asukastyössä joita pystytään hyödyntämään. Kansalaisennakointipaneeli

30 Osallistujat: Poliitikot 4 (ajatuksia) Oppimisprosessi, jossa poliitikot saavat ahaa-elämyksiä. Samalla ovat asukkaiden arvojen, eri alueiden olosuhteiden ja arjen edustajia ja informaation tuojia Tämän tiedon hyödyntäminen keskeistä.

31 Osallistujat: Poliitikot 4 (konkreettisia ehdotuksia) Strategia- ja tulevaisuusvaliokunta Valtuuston tulevaisuusseminaarityöskentely Ennakointiluotsi kytkeytyy tähän myös

32 Osallistujat: Tärkeimmät sidosryhmät 5 (ajatuksia) Yhteinen oppimisprosessi: sekä tiedon tuottajia, että oppijoita Muodostetaan pitkän aikavälin tulevaisuuskuva ja visio yhdessä. Minimoidaan tulevaisuushuutelu ja oman edun tavoitteleminen

33 Osallistujat: Tärkeimmät sidosryhmät 5 (konkreettisia ehdotuksia) Kytketään ennakointikomponentti (silloin kun on tarve) maakuntaorganisaation valmiisiin sidosryhmien osallistamisformaatteihin (tällä hetkellä esimerkiksi ELY:n Alueelliset kehitysnäkymät -työpajat tms.). Ei tehdä ns. omaa erillistä toimintaa. Voidaanko Uudenmaan ennakointikomponenttia kytkeä myös kansallisen ennakointiverkoston (KEV:n) toimintaan?