SAVONLINNAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 12/2017. Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta Aika kello 16:00-18:10 Paikka Kaupunginhallituksen kokoushuone Läsnä Nousiainen Markku puheenjohtaja Valkonen Esa varapuheenjohtaja Condit Stephen Immonen Merja Hannonen Tapani Jantunen Mikko Kiesiläinen Merja Loikkanen Marjut Nousiainen Marja Sisko Ronkanen Teija Tiainen Lauri Weander Janne elinkeinojohtaja kuultavana klo Hämäläinen Elina tilintarkastaja Leinonen Soili pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat: Allekirjoitukset: Markku Nousiainen puheenjohtaja Soili Leinonen pöytäkirjanpitäjä Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen oikeaksi, Savonlinnassa Mikko Jantunen Marjut Loikkanen Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä siitä edeltäpäin ilmoitettua sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana. Soili Leinonen sisäinen tarkastaja

2 Tarkastuslautakunta Sisällysluettelo Pykälä Sivu 101 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastajat Asioiden käsittelyjärjestys Elinkeinojohtaja Janne Weanderin kuuleminen Arviointikertomus 2016 ja vastineiden antaminen Vuoden 2017 arviointikertomus Tarkastustoimen tavoitekorttipohja talousarviota 2018 varten Tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailu /tilanne

3 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Laillisuus ja päätösvaltaisuus TARLA 101 Hallintosäännön 14 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohta ja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään ille ja niille, joilla on oikeus ja velvollisuus läsnäoloon toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön 48 :n mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain 103 :n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on läsnä. Tarkastuslautakunta on kokouk sessaan päättänyt, että esityslista/kokouskut su julkaistaan vähintään viisi päivää ennen kokousta luottamuhenkilöiden extranet-palvelussa ja tieto siitä lähetetään ille, varaille ja tilintarkastajalle myös vähintään viisi päivää ennen kokousta. Esityslista/kokouskutsu on ollut luettavissa extranetissä alkaen. Todetaan, että kokous on päätösvaltainen ja laillisesti koolle kutsuttu. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajat TARLA 102 Tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt, että tarkastuslautakunnan pöytäkirja laaditaan ja tarkastetaan kussakin kokouk sessa valitun kahden pöytäkirjantarkastajan toimesta heti kokouksen päätyttyä ellei lautakunta jonkin asian kohdalla toisin päätä. Pöytäkirjantarkastajille valitaan kaksi varapöytäkirjantarkas tajaa. Tarkastusvuorossa ovat et Jantunen Mikko ja Loikkanen Marjut, varalla Nousiainen Marja Sisko ja Ronkanen Teija. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jantunen Mikko ja Loikkanen Marjut, varalle Nousiainen Marja Sisko ja Ronkanen Teija.

5 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestys TARLA 103 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 20 :n (Kokouksen pitäminen) mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai en ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos esittelijän ehdotus on asian palauttaminen valmisteltavaksi, toimielin voi ratkaista asian päätöksellään vain perustellusta syystä. Päätetään asioiden käsittelyjärjestyksestä. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.

6 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Elinkeinojohtaja Janne Weanderin kuuleminen 149/02.027/2017 TARLA 104 Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan syksyn 2017 kokousajoista ja kuultavaksi kutsuttavista. Päätöksen mukaisesti lokakuun kokoukseen on kutsuttu elinkeinojohtaja Janne Weander. Kutsu on lähetetty sähköpostilla Keskustelun aiheena ovat talousarviokirjassa 2017 mainitut Kehittämis- ja elinkeinopalvelujen tulosalueen taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet ja niiden toteutuminen sekä elinkeinojohtajan vastuulle kuuluvien konserniyhteisöjen tilanne. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Käyty keskustelu merkitään tiedoksi. Esitys hyväksyttiin.

7 Tarkastuslautakunta Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Tarkastuslautakunta Arviointikertomus 2016 ja vastineiden antaminen 140/02.022/2017 KH 342 Kaupunginvaltuusto on merkinnyt tiedoksi Savonlinnan kaupungin tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen vuodelta Kaupunginvaltuusto päätti pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista kaupunginhallituksen selvityksen niin, että ne voidaan käsitellä valtuustossa viimeistään kuluvan vuoden syyskuun loppuun mennessä. (valmistelu: talousjohtaja Arja Petriläinen, puh ) Kaupunginjohtajan esitys: Kaupunginhallitus päättää lähettää kaupunginvaltuuston päätöksen toimialoille selvityksen antamista varten mennessä siten, että selvitykset voidaan käsitellä kaupunginhallituksessa ja kaupunginvaltuustossa Tiedoksi: Toimenpiteet: Esitys hyväksyttiin. Toimialat Talouspalvelut KH 440 Selvitykset tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2016 esittämiin kysymyksiin käyvät esille esityslistaliitteestä B. (valmistelu: talousjohtaja Arja Petriläinen, puh ) Kaupunginjohtajan esitys: Kaupunginhallitus hyväksyy tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2016 esille tuomiin asioihin laaditut selvitykset ja tehdyt toimenpiteet ja esittää ne tiedoksi kaupunginvaltuustolle. Toimenpiteet: Esitys hyväksyttiin. Kaupunginvaltuusto

8 Tarkastuslautakunta KV 102 Selvitykset tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2016 esittämiin kysymyksiin käyvät esille pöytäkirjaliitteestä B. Kaupunginhallituksen esitys: Kaupunginvaltuusto merkitsee tiedoksi tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2016 esille tuomiin asioihin laaditut selvitykset ja tehdyt toimenpiteet. Käsittely: Valtuutettu Teemu Hirvonen ei osallistunut tämän asian käsittelyyn ja päätöksentekoon. Esitys hyväksyttiin. TARLA 105 Kaupunginvaltuusto on merkinnyt tiedoksi tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa 2016 esille tuomiin asioihin laaditut selvitykset ja tehdyt toimenpiteet. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kaupunginvaltuuston päätöksen (Arviointikertomus 2016 ja vastineiden antaminen). Esitys hyväksyttiin.

9 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Vuoden 2017 arviointikertomus 389/02.027/2017 TARLA 106 Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 49 :n mukaan lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kaupunginhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista ja toiminnan tuloksellista ja tarkoituksenmukaista järjestämistä arvioidaan tasekirjan, päätösten ja tilinpäätöksen pohjalta sekä asiantuntijoiden kuulemisten perusteella. Työnsä suorittamiseksi tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt syksyn 2017 kokousajoista ja kuultaviksi kutsuttavista. Tarkastuslautakunta päätti , että kuulemistilaisuuksien, vierailujen yms. jälkeen arviointikertomusrunkoon kootaan tilaisuudessa esiin tulleet arviointikertomukseen mahdollisesti tulevat asiat. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tässä kokouksessa olleen elinkeinojohtaja Janne Weanderin kuulemisessa sekä vuoden 2016 arviointikertomukseen annetuissa vastineissa esiin tulleet asiat vuoden 2017 arviointikertomusrunkoon.

10 Tarkastuslautakunta Esitys hyväksyttiin.

11 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen tavoitekorttipohja talousarviota 2018 varten 388/02.021/2017 TARLA 107 Tarkastuslautakunta päätti kaupunginhallitukselle lähetettävästä vuoden 2018 talousarvio- ja vuosien taloussuunnitelmaesityksestä. Talousarvioon liittyvää vuoden 2018 tavoitekorttipohjaa ei ollut tuolloin vielä käytettävissä. Koko organisaation tavoitekortit oli sovittu tehtäväksi vasta uuden strategian valmistuttua. Kaupunginvaltuusto hyväksyi kaupungin strategian, minkä jälkeen elinkeinojohtaja / talouspalvelut pyysi toimialoja päivittämään omat tavoitekorttipohjansa uuden strategian pohjalta. Tavoitekortit pyydettiin palauttamaan viimeistään Tarkastustoimen tavoitekorttipohjan sisällöstä on keskusteltu talouspalvelujen ja tarkastuslautakunnan puheenjohtajan kanssa ja laadittu alustava luonnos, joka on lähetetty talouspalveluille Tarkastustoimen talousarvion 2018 tavoitekorttipohjaluonnos on kokousmateriaalina tämän asian kohdalla. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta muokkaa tarvittaessa kokousmateriaalina olevaa tarkastustoimen tavoitekorttipohjaa ja hyväksyy sen lähetettäväksi talouspalveluille ja edelleen kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle. Tarkastuslautakunta hyväksyi kokousmateriaalina olleen tavoitekorttipohjan lähetettäväksi talouspalveluille ja edelleen kaupunginhallitukselle ja -valtuustolle siten, että tavoitekorttipohjaa voidaan tarvittaessa vielä muokata tarkastuslautakunnan marraskuun kokouksessa. Tiedoksi / Toimenpiteet Talouspalvelut

12 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailu /tilanne /02.021/2017 TARLA 108 Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan hyväksynyt Savonlinnan kaupungin talousarvion vuodelle Kaupunginhallitus on kokouksessaan hyväksynyt vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 39 :n mukaisesti kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tulosaluekohtaiset ja hankekohtaiset toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Hallintosäännön 26 :n mukaisesti kaupunginhallitus hyväksyy keskushallinnon osalta ja lautakunta hyväksyy toimialansa osalta talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Tulosalueen määräraha on valtuustoon nähden sitova bruttomääräisenä. Valtuusto päättää tarvittaessa erikseen talousarvion yhteydessä määrärahojen nettositovuudesta. Vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaisesti toimielinten tulee tarkistaa talousarvion yhteydessä laatimansa käyttösuunnitelmat vastaamaan valtuuston hyväksymää talousarviota sekä päättää varojen käyttöoikeuksista, hyväksyjistä ja avustuksista. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan hyväksynyt tarkastustoimen käyttösuunnitelman toimintamenojen osalta. Käyttösuunnitelma vastaa tilitasolla täysin talousarviota. Täytäntöönpano-ohjeen mukaan kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion tulosaluetasolla, jolla tasolla se on hallintokuntia sitova. Talousarviossa olevia määrärahoja saa käyttää vain talousarviovuoden menoihin. Lisäksi laskujen hyväksymiseen oikeutetun viranhaltijan on huolehdittava siitä, että hänen käytössään olevista tileistä pidetään riittävissä määrin määrärahankäytön tarkkailua, jotta määrärahan ylityksiä ei pääse syntymään. Ohjeen mukaisesti määrärahaa ei saa ylittää eikä käyttää muuhun kuin talousarviossa mainittuun tarkoitukseen. Jos määräraha ei riitä, on hyvissä ajoin ennen sen loppumista selvitettävä mahdollisuudet toiminnan supistamiseen ja/tai sovittamiseen jäljellä olevan määrärahan puitteissa. Ellei tämä ole mahdollista, on

13 Tarkastuslautakunta ryhdyttävä toimenpiteisiin lisärahoituksen järjestämiseksi. Määrärahalle tulee hakea lupa ennen ylitystä. Määrärahan muutosesitykset kaupunginvaltuustolle on riittävästi perusteltava. Perusteluissa on selvitettävä, onko toimialan muilta kustannuspaikoilta odotettavissa säästöjä ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty lisämäärärahatarpeen välttämiseksi ja miksi tässä pyrkimyksessä ei ole onnistuttu. Määrärahamuutosten katteen selvittämiseksi on huomioitava tiedossa olevat tuloarvion ylitykset ja käyttösuunnitelman varaukset. Kaupunginhallituksen hyväksymän talousarvion täytäntöönpanoohjeen mukaan talousarvion sisällön toteutumisesta laaditaan tilinpäätöksen lisäksi puolivuosiraportit kesäkuun lopun tilanteessa, jolloin raportoidaan myös henkilöstötilanteesta. Talousarvion toteutumista käsitellään kuukausittain johtoryhmässä ja raportoidaan kaupunginhallitukselle ja lautakunnille. Raportti tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailusta ajalta / tilanne on kokousmateriaalina tämän asian kohdalla. Toimintakulujen toteumaprosentti on 65,3, kun se tasaisen toteutuman mukaan olisi 75. Raportilta puuttuvat vielä mm. tilintarkastuspalvelut syyskuulta ja luottamushenkilöiden kokouspalkkiot, km-korvaukset ja internet-yhteyden korvaukset kesä-syyskuulta. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailun ajalta / tilanne Esitys hyväksyttiin.

14 Tarkastuslautakunta OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kuntalain 136 :n mukaan seuraavista päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätökset koskevat vain valmistelua sekä täytäntöönpanoa: :t OIKAISUVAATIMUSOHJEET Kuntalain 134 :n mukaan lautakunnan päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla. Päätökseen tyytymätön kunnan ja se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa, voi tehdä seuraavien päätösten osalta kirjallisen oikaisuvaatimuksen :t Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus tulee osoittaa tarkastuslautakunnalle osoitteella Olavinkatu 27, Savonlinna, sähköpostiosoite: Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. VALITUSOSOITUS Kunnallisvalitus Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kunnallisvalituksin: :t - Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös oikaisuvaatimuksen johdosta on muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan. Valitus osoitetaan Itä-Suomen hallinto-oikeudelle ja toimitetaan hallinto-oikeuden kirjaamoon osoitteella PL 1744, Kuopio, käyntiosoite Minna Canthin katu 64, sähköposti ita-suomi.hao@oikeus.fi. Valitusaika on 30 päivää päätöksen tiedoksisaannista. NÄHTÄVÄNÄPITO Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä alkaen kaupungin internet-sivulla sekä sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana. Soili Leinonen, sisäinen tarkastaja