SAVONLINNAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 10/2017. Tarkastuslautakunta Kaupunginhallituksen kokoushuone, vanhan osan 3. kerros

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta Aika kello 13:00-17:45 Paikka Kaupunginhallituksen kokoushuone, vanhan osan 3. kerros Läsnä Nousiainen Markku puheenjohtaja Valkonen Esa varapuheenjohtaja Condit Stephen jäsen Immonen Merja jäsen Hannonen Tapani jäsen Jantunen Mikko jäsen Kiesiläinen Merja jäsen Loikkanen Marjut jäsen Nousiainen Marja Sisko jäsen Ronkanen Teija jäsen poistui klo :n 86 aikana Tiainen Lauri jäsen Rasimus Aki kaupunginlakimies kuultavana klo Hämäläinen Elina tilintarkastaja Leinonen Soili pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat: Allekirjoitukset: Markku Nousiainen puheenjohtaja Soili Leinonen pöytäkirjanpitäjä Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen oikeaksi, Savonlinnassa Stephen Condit Tapani Hannonen Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä alkaen Savonlinnan kaupungin internet-sivulla sekä siitä edeltäpäin ilmoitettua sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana Soili Leinonen sisäinen tarkastaja

2 Tarkastuslautakunta Sisällysluettelo Pykälä Sivu 71 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 72 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen sekä päätöksistä tiedottaminen 73 Pöytäkirjantarkastajat 6 74 Tarkastuslautakunnan esittelijä ja pöytäkirjanpitäjä 7 75 Asioiden käsittelyjärjestys 8 76 Kaupunginlakimies Aki Rasimuksen koulutus / perehdytys tarkastuslautakunnalle 77 Tarkastuslautakunnan kokoukset, kokousaika ja -paikka sekä syksyn 2017 kokousajankohdat 78 Kokouksen koollekutsuminen ja esityslista Tarkastuslautakunnan työskentely ja tarkastuslautakunnan jäsenten ns. pysyvät sidonnaisuudet 80 Tarkastustoimen menojen hyväksyminen vuonna Asiakirjojen allekirjoittaminen Salassa pidettävän asiakirja-aineiston hävittämismenettely Tarkastuslautakunnan toimintasuunnitelma vuosille sekä arviointisuunnitelma vuodelle Vuoden 2017 arviointikertomus Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma vuosille ja työohjelma vuodelle 2017 sekä tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoista raportoiminen 86 Tarkastustoimen vuoden 2017 talousarvion puolivuosiraportointi sekä talousarviomuutokset vuoden 2017 talousarvioon 87 Tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailu ajalta / tilanne Tarkastustoimen vuoden 2018 talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman laatiminen 89 Sidonnaisuusrekisterin pitäminen Hallintosääntömuutokset Vahvistusilmoituskirje tilintarkastajalle

3 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Laillisuus ja päätösvaltaisuus TARLA 71 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 14 :n (Kokouskutsu) mukaan: "Kokouskutsun antaa puheenjohta ja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asia. Esityslista päätösehdotuksineen lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja niille, joilla on oikeus ja velvollisuus läsnäoloon toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu lähetetään, mikäli mahdollista vähintään 4 kalenteripäivää ennen kokousta." Hallintosäännön 48 :n (Lautakunnan kokoukset) mukaan lautakunnan kokouksissa tilintar kastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakun nan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvolli suus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päät täessä. Esityslista / kokouskutsu on ollut luettavissa luottamushenkilöiden extranet-palvelussa alkaen ja tieto siitä on lähetetty sähköpostilla tarkastuslautakunnan jäsenille ja varajäsenille sekä tilintarkastajalle. Kuntalain 103 :n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Todetaan, että kokous on päätösvaltainen ja laillisesti koolle kutsuttu. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen sekä päätöksistä tiedottaminen TARLA 72 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 31 :n (Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen ja päätöksistä tiedottaminen) mukaan pöytäkirjanpitäjä kirjoittaa pöytäkirjan puheenjohtajan johdolla. Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja ja pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla ja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä on vähintään yhtä päivää aikaisemmin ilmoitettu. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 32 :n (Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle) mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 :ssä säädetään. Kuntalain 140 :n mukaan: "Lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä." (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää, että lautakunnan kokousten pöytäkirja laaditaan ja allekirjoitetetaan heti kokouksen päätyttyä. Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan pöytäkirja tarkastetaan kussakin kokouksessa valitun kahden pöytäkirjantarkastajan toimesta heti kokouksen päätyttyä, ellei lautakunta jonkin asian kohdalla toisin päätä. Pöytäkirjantarkastajille valitaan kaksi varapöytäkirjantarkastajaa. Jos pöytäkirjaa ei pystytä laatimaan kokouksen yhteydessä, pöytäkirja allekirjoitetaan ja tarkastetaan seuraavan kokouksen

5 Tarkastuslautakunta yhteydessä tai muuna kokouksessa päätettynä ajankohtana siten, että erillistä kokouspalkkion maksamista vaativaa allekirjoitus- ja tarkastustilaisuutta ei järjestetä. Lautakunnan allekirjoitetut ja tarkastetut pöytäkirjat pidetään yleisesti nähtävänä pöytäkirjan tarkastamisen jälkeisestä päivästä alkaen Savonlinnan kaupungin internet-sivulla sekä pöytäkirjan tarkastamisen jälkeisenä päivänä sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana tai jos se sattuu virkaehtosopimuksen mukaiseksi vapaapäiväksi, niin seuraavana työpäivänä. Esitys hyväksyttiin.

6 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajat TARLA 73 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 31 :n (Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen ja päätöksistä tiedottaminen) mukaisesti pöytäkirjanpitäjä kirjoittaa pöytäkirjan puheenjohtajan johdolla. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunta on tässä kokouksessa :n 72 kohdalla päättänyt pöytäkirjan tarkastamisesta. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastusvuorossa ovat jäsenet Condit Stephen ja Hannonen Tapani, varalla Immonen Merja ja Jantunen Mikko. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Condit Stephen ja Hannonen Tapani, varalle Immonen Merja ja Jantunen Mikko.

7 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan esittelijä ja pöytäkirjanpitäjä TARLA 74 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 24 :n (Esittely) mukaan asiat ratkaistaan toimielimen kokouksissa pääsääntöisesti viranhaltijan esittelystä. Toimielin voi päättää, että asia käsitellään toimielimen puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä, mikäli esittelijä on esteellinen tai estynyt. Hallintosäännön 48 :n (Lautakunnan kokoukset) mukaisesti tarkastuslautakunta määrää alaisensa viranhaltijan esittelijäksi. Tarkastuslautakunta voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 23 :n (Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen ja päätöksistä tiedottaminen) mukaisesti pöytäkirjanpitäjä kirjoittaa pöytäkirjan puheenjohtajan johdolla. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Puheenjohtajan esitys:tarkastuslautakunta päättää hallintosäännön 48 :n mukaisesti, että asiat käsitellään sisäisen tarkastajan tai hänen varahenkilönsä esittelystä. Erityisistä syistä asiat voidaan käsitellä tarkastuslautakunnan puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Tarkastuslautakunta päättää, että pöytäkirjanpitäjänä toimii sisäinen tarkastaja tai hänen varahenkilönsä. Esitys hyväksyttiin.

8 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestys TARLA 75 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 20 :n (Kokouksen pitäminen) mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos esittelijän ehdotus on asian palauttaminen valmisteltavaksi, toimielin voi ratkaista asian päätöksellään vain perustellusta syystä. Päätetään asioiden käsittelyjärjestyksestä. Päätettiin, että asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.

9 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Kaupunginlakimies Aki Rasimuksen koulutus / perehdytys tarkastuslautakunnalle TARLA 76 Uuden tarkastuslautakunnan aloittessa toimintansa kaupunginlakimies pitää koulutusta, joka liittyy mm. tarkastuslautakunnan tehtäviin ja tietojensaantioikeuteen. Luottamushenkilöiden extranetissä on tarkastuslautakunnan jäsenten luettavissa Kuntaliiton julkaisu vuodelta 2014 "Tarkastuslautakunnat muuttuvassa ympäristössä". Julkaisu kertoo käytännönläheisesti tarkastuslautakunnan työskentelystä. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kaupunginlakimiehen antaman Kuntalakiin ja kaupungin hallintosääntöön perustuvan koulutuksen. Esitys hyväksyttiin.

10 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kokoukset, kokousaika ja -paikka sekä syksyn 2017 kokousajankohdat TARLA 77 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 13 :n (Kokousaika ja -paikka) mukaisesti toimielin päättää varsinaisten kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin toimielimen puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö sen jäsenistä tekee puheenjohtajalle kirjallisen esityksen sen pitämisestä. Hallintosäännön 14 :n (Kokouskutsu) mukaisesti kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista päätösehdotuksineen lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Hallintosäännön 16 :n (Jatkokokous) mukaisesti asian käsittely voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää syksyn 2017 kokousajoistaan. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti kaupunginhallituksen kokoushuoneessa, kaupungintalon vanhan osan III kerros. Tarkastuslautakunta voi niin päättäessään pitää kokouksensa eri arviointikohteisiin tutustuessaan. Tarkastuslautakunta päätti, että kokoukset pidetään pääsääntöisesti kaupunginhallituksen kokoushuoneessa klo alkaen ja tarkastuslautakunta voi niin päättäessään pitää kokouksensa eri arviointikohteisiin tutustuessaan. Tarkastuslautakunta päätti kokoontua syksyllä 2017 seuraavasti: klo 16.00, klo 16.00, klo ja klo

11 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Kokouksen koollekutsuminen ja esityslista TARLA 78 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 14 (Kokouskutsu): "Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asia. Esityslista päätösehdotuksineen lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja niille, joilla on oikeus ja velvollisuus läsnäoloon toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu lähetetään, mikäli mahdollista vähintään 4 kalenteripäivää ennen kokousta." Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 15 (Esityslista ja liitteiden julkaiseminen kaupungin verkkosivuilla): "Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kaupungin asukkaiden tiedonsaanti-intressit." Kuntalain 29 :n mukaan: "Kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa val mistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyydensuoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu." Käytännössä Kuntalain 29 tarkoittaa toimielinten esityslistojen julkaisemista kaupungin nettisivuilla.

12 Tarkastuslautakunta Hallintosäännön 13 (Jatkokokous): "Asian käsittely voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta." Hallintosäännön 17 (Varajäsenen kutsuminen): "Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on itse kutsuttava varajäsen sijaansa. Myös puheenjohtaja tai toimielimen sihteeri voi toimittaa kutsun varajäsenelle. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään." Hallintosäännön 48 (Lautakunnan kokoukset): "Tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouksiin." (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää, että esityslista / kokouskutsu julkaistaan luottamushenkilöiden extranetissä vähintään viisi päivää ennen kokousta jäsenille, varajäsenille ja tilintarkastajalle lähetetään sähköpostilla tieto luottamushenkilöiden extranetissä olevasta esityslistasta / kokouskutsusta vähintään viisi päivää ennen kokousta tarkastuslautakunnan jäsen ilmoittaa tarkastuslautakunnan sihteerille, mikäli ei voi osallistua kokoukseen tai jonkin asian käsittelyyn Esitys hyväksyttiin.

13 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan työskentely ja tarkastuslautakunnan jäsenten ns. pysyvät sidonnaisuudet TARLA 79 Tarkastuslautakunnan tehtävät on määritelty Kuntalain 121 :ssä. Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunnan on huolehdittava kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä. Tarkastuslautakunnan on valvottava Kuntalain 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saatettava ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Tarkastuslautakunta myös valmistelee kunnanhallitukselle esityksen tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Lisäksi kuntalain 125 :n mukaisesti tarkastuslautakunnan on hankittava tilintarkastuskertomuksessa tehdystä muistutuksesta asianomaisen selitys sekä kunnanhallituksen lausunto. Valtuusto päättää toimenpiteistä, joihin tarkastuslautakunnan valmistelu, tilintarkastuskertomus ja siinä tehdyt muistutukset antavat aihetta. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 49 :n (Tarkastuslautakunnan tehtävät) mukaisesti sen lisäksi, mitä kuntalain 121 :ssä säädetään, lautakunnan on: seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi. huolehdittava siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa, sekä tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja

14 Tarkastuslautakunta sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunnan arviointityön tulee olla puolueetonta. Kuntalain 97 :n selostusosan mukaisesti esteellisyydellä eli jääviydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, joka vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 25 :n (Esteellisyyden toteaminen) mukaisesti esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään ja ilmoitettava syy esteellisyydelleen. Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta keskustelee ja päättää lautakunnan työskentelytavoista ja jäsentensä työnjaosta. Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan jäsenet ja varajäsenet ilmoittavat seuraavaan tarkastuslautakunnan kokoukseen mennessä sisäiselle tarkastajalle kirjallisesti tiedossaan olevat sellaiset ns. pysyvät sidonnaisuutensa, jotka voivat vaikuttaa lautakuntatyöskentelyn ja arviointityön puolueettomuuteen. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa sellaisen ilmetessä. Esitys hyväksyttiin.

15 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen menojen hyväksyminen vuonna 2017 TARLA 9 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 26 :n (talousarvion täytäntöönpano) mukaisesti kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tulosaluekohtaiset ja hankekohtaiset toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Savonlinnan kaupunginvaltuusto on kokouksessaan hyväksynyt Savonlinnan kaupungin talousarvion vuodelle Savonlinnan kaupunginhallitus on kokouksessaan hyväksynyt vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen, jonka mukaisesti toimielinten tulee tarkistaa talousarvion yhteydessä laatimansa käyttösuunnitelmat vastaamaan valtuuston hyväksymää talousarviota sekä päättää varojenkäyttöoikeuksista, hyväksyjistä ja avustuksista. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaisesti laskujen hyväksymiseen oikeutetun viranhaltijan on huolehdittava siitä, että hänen käytössään olevista tileistä pidetään riittävissä määrin määrärahankäytön tarkkailua, jotta määrärahan ylityksiä ei pääse syntymään. Tarkastustoimen menojen hyväksyjänä on toiminut tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja varalla varapuheenjohtaja. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastustoimen menot vuonna 2017 hyväksyy tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja varahyväksyjänä toimii tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja. Esitys hyväksyttiin. Tiedoksi: Talouspalvelut TARLA 80 Tarkastuslautakunta on päättänyt, että

16 Tarkastuslautakunta tarkastustoimen menot vuonna 2017 hyväksyy tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja varahyväksyjänä toimii tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tehdyn päätöksen. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Esitys hyväksyttiin. Tiedoksi: Talouspalvelut / hyväksymispäätös allekirjoitusnäytteineen

17 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Asiakirjojen allekirjoittaminen TARLA 81 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 89 :n (Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen, haasteiden vastaanotto) mukaan lautakunta päättää antamiensa asiakirjojen allekirjoittamisesta. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä tai sihteeri taikka muu toimielimen määräämä viranhaltija todistaa oikeaksi. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 91 :n (Asiakirjojen antamisesta päättäminen) mukaan tarkastuslautakunnan asiakirjojen antamisesta päättää tarkastuslautakunta. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi todistaa oikeaksi tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjä tai hänen varahenkilönsä. Esitys hyväksyttiin.

18 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Salassa pidettävän asiakirja-aineiston hävittämismenettely TARLA 82 Keskushallinnon hallintopalvelut / kansliapalvelut on lähettänyt sähköpostitse ohjeistuksen luottamushenkilöille jaetun salassa pidettävän ja ei-julkisuuteen -asiakirja-aineiston hävittämismenettelystä. Ohje luottamushenkilöille jaetun salassa pidettävän ja ei-julkisuuteen -asiakirja-aineiston hävittämisestä on kokousmateriaalina tämän asian kohdalla. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kokousmateriaalina olevan ohjeen salassa pidettävän ja ei-julkisuuteen -asiakirja-aineiston hävittämismenettelystä. Esitys hyväksyttiin.

19 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan toimintasuunnitelma vuosille sekä arviointisuunnitelma vuodelle 2017 TARLA 83 Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunnan on annettava valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomus, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on myös laadittava arviointisuunnitelma arviointityönsä pohjaksi. Käytännössä arviointityön pohjaksi on laadittu toimikauden alussa toimintasuunnitelma koko toimikaudelle ja lisäksi toimintasuunnitelmaan pohjautuva vuosittainen tarkempi arviointisuunnitelma. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta käy keskustelun tarkastuslautakunnan arviointityön painopistealueista ja työskentelystä ja laatii toimintasuunnitelman vuosille sekä arviointisuunnitelman vuodelle Tarkastuslautakunta päätti arviointityön painopistealueista ja laati toimintasuunnitelman vuosille sekä arviointisuunnitelman vuodelle Suunnitelmiin tehdään tarvittaessa muutoksia.

20 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Vuoden 2017 arviointikertomus 389/02.027/2017 TARLA 84 Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 49 :n mukaan lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kaupunginhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista ja toiminnan tuloksellista ja tarkoituksenmukaista järjestämistä arvioidaan tasekirjan, päätösten ja tilinpäätöksen pohjalta sekä asiantuntijoiden kuulemisten perusteella. Kuntalain 109 :n mukaisesti tarkastuslautakunnan arviointikertomukset löytyvät vuosittain kaupungin verkkosivuilta. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää, että kuulemistilaisuuksien, vierailujen, arviointi-/strategiapäivän yms. jälkeen kyseisen vuoden arviointikertomusrunkoon kootaan tilaisuudessa esiin tulleet arviointikertomukseen mahdollisesti tulevat asiat. Pohjana käytetään vuoden 2016 arviointikertomusrunkoa, jota muokataan tarvittaessa. Esitys hyväksyttiin.

21 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma vuosille ja työohjelma vuodelle 2017 sekä tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoista raportoiminen TARLA 85 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 56 :n mukaan tilintarkastajan on laadittava toimikaudekseen tarkastussuunnitelma ja vuosittain kullekin tilikaudelle työohjelma. Sekä tarkastussuunnitelma että työohjelma on toimitettava tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Hallintosäännön 57 :n mukaan tilintarkastaja raportoi tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnan määräämällä tavalla. Savonlinnan kaupunginvaltuusto on kokouksessaan valinnut kaupungin tilikausien hallinnon ja talouden tarkastusyhteisöksi PwC Julkistarkastus Oy:n. Optiomahdollisuus on yksi vuosi ja option käyttämisestä tilikaudelle 2019 päätetään myöhemmin erikseen tehdyn tilintarkastuspalveluja koskevan hankintasopimuksen mukaan vastuunalaisena tilintarkastajana toimii JHT/KHT Elina Hämäläinen. Hankintasopimuksen mukaan tilintarkastuksen painopistealueet, ajoitus ja toteutustapa määritellään tarkastuslautakunnalle esitettävässä vastuullisen JHT-tilintarkastajan laatimassa tarkastussuunnitelmassa, joka laaditaan ennen varsinaisen tarkastuksen aloittamista. JHT-tilintarkastaja raportoi tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnalle tilaajan tarjouspyynnön mukaisesti tilintarkastuskertomuksen lisäksi vuosittain vähintään kaksi kirjallista varsinaista tilintarkastusraporttia. Vastuunalainen tilintarkastaja Elina Hämäläinen selostaa kokouksessa tarkastussuunnitelmaansa vuosille sekä työohjelmaansa vuodelle (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tilintarkastajan tarkastussuunnitelman vuosille sekä työohjelman vuodelle 2017 ja päättää tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista ja tarkastushavaintoja koskevien asioiden raportointitavasta ja ajankohdista.

22 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi tilintarkastajan tarkastussuunnitelman vuosille sekä työohjelman vuodelle 2017 ja päätti, että tilintarkastaja raportoi tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmansa toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan kaksi kertaa vuodessa. Ensimmäinen raportti annetaan tarkastuslautakunnalle seuraavan vuoden tammikuun kokouksessa ja toinen keväällä tilintarkastuskertomuksen luovutuksen yhteydessä. Tarkastuslautakunta päätti, että tilintarkastaja perehdyttää omalta osaltaan tarkastuslautakuntaa seuraavassa kokouksessa

23 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen vuoden 2017 talousarvion puolivuosiraportointi sekä talousarviomuutokset vuoden 2017 talousarvioon 200/02.021/2017 TARLA 86 Kaupunginhallituksen vuodelle 2017 hyväksymän talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaisesti talousarvion sisällön toteutumisesta laaditaan tilinpäätöksen lisäksi puolivuosiraportit kesäkuun lopun tilanteessa, jolloin raportoidaan myös henkilöstötilanteesta. Keskushallinnon talouspalveluista on saapunut sähköpostitse ohjeistus puolivuosiraportointia varten. Hallintokuntia on pyydetty selvittämään toimialojen ja tulosalueiden TA tavoitekorttien toteutumatilanne Keskushallinnon talouspalvelut liittää määrärahan toteumatiedot raporttiin toimialoittain. Toimialoilta on pyydetty lyhyt selvitys määrärahatilanteesta ja ennuste tämän vuoden toteutumaksi sekä esitys tarvittavista talousarviomuutoksista. Selvitykset on pyydetty toimittamaan sähköpostitse talouspalveluun viimeistään mennessä. Hallintosäännön 42 : "Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarviopoikkeamat, tuloarvioiden alitukset ja menomäärärahojen ylitykset esitetään valtuuston hyväksyttäväksi ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista.tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotustaei voida valtuustolle tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin." Tarkastustoimen tavoitekorttiluonnos tilanteesta on kokousmateriaalina A tämän asian kohdalla ja tilitarkkuudella oleva talousarvion toteutuma sekä ennuste tämän vuoden toteutumaksi kokousmateriaalina B. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh )

24 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta tekee tarvittaessa muutoksia kokousmateriaalina A olevaan tarkastustoimen tilanteen mukaiseen tavoitekorttiluonnokseen ja siinä mainittuun ennusteeseen vuoden 2017 toteutumaksi ja päättää lähettää tavoitekortin talouspalveluille kaupunginhallituksen käsittelyä varten. Tarkastuslautakunta päätti hyväksyä pöytäkirjaliitteenä C olevan tavoitekortin tilanteesta ja päätti lähettää sen talouspalveluille kaupunginhallituksen käsitttelyä varten. Tiedoksi / Toimenpiteet: Talouspalvelut

25 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailu ajalta / tilanne /02.021/2017 TARLA 87 Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan hyväksynyt Savonlinnan kaupungin talousarvion vuodelle Kaupunginhallitus on kokouksessaan hyväksynyt vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 39 :n mukaisesti kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tulosaluekohtaiset ja hankekohtaiset toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Hallintosäännön 26 :n mukaisesti kaupunginhallitus hyväksyy keskushallinnon osalta ja lautakunta hyväksyy toimialansa osalta talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Tulosalueen määräraha on valtuustoon nähden sitova bruttomääräisenä. Valtuusto päättää tarvittaessa erikseen talousarvion yhteydessä määrärahojen nettositovuudesta. Vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaisesti toimielinten tulee tarkistaa talousarvion yhteydessä laatimansa käyttösuunnitelmat vastaamaan valtuuston hyväksymää talousarviota sekä päättää varojen käyttöoikeuksista, hyväksyjistä ja avustuksista. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan hyväksynyt tarkastustoimen käyttösuunnitelman toimintamenojen osalta. Käyttösuunnitelma vastaa tilitasolla täysin talousarviota. Täytäntöönpano-ohjeen mukaan kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion tulosaluetasolla, jolla tasolla se on hallintokuntia sitova. Talousarviossa olevia määrärahoja saa käyttää vain talousarviovuoden menoihin. Lisäksi laskujen hyväksymiseen oikeutetun viranhaltijan on huolehdittava siitä, että hänen käytössään olevista tileistä pidetään riittävissä määrin määrärahankäytön tarkkailua, jotta määrärahan ylityksiä ei pääse syntymään. Ohjeen mukaisesti määrärahaa ei saa ylittää eikä käyttää muuhun kuin talousarviossa mainittuun tarkoitukseen. Jos määräraha ei riitä, on hyvissä ajoin ennen sen loppumista selvitettävä mahdollisuudet toiminnan supistamiseen ja/tai sovittamiseen jäljellä

26 Tarkastuslautakunta olevan määrärahan puitteissa. Ellei tämä ole mahdollista, on ryhdyttävä toimenpiteisiin lisärahoituksen järjestämiseksi. Määrärahalle tulee hakea lupa ennen ylitystä. Määrärahan muutosesitykset kaupunginvaltuustolle on riittävästi perusteltava. Perusteluissa on selvitettävä, onko toimialan muilta kustannuspaikoilta odotettavissa säästöjä ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty lisämäärärahatarpeen välttämiseksi ja miksi tässä pyrkimyksessä ei ole onnistuttu. Määrärahamuutosten katteen selvittämiseksi on huomioitava tiedossa olevat tuloarvion ylitykset ja käyttösuunnitelman varaukset. Kaupunginhallituksen hyväksymän talousarvion täytäntöönpanoohjeen mukaan talousarvion sisällön toteutumisesta laaditaan tilinpäätöksen lisäksi puolivuosiraportit kesäkuun lopun tilanteessa, jolloin raportoidaan myös henkilöstötilanteesta. Talousarvion toteutumista käsitellään kuukausittain johtoryhmässä ja raportoidaan kaupunginhallitukselle ja lautakunnille. Raportti tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailusta ajalta / tilanne on kokousmateriaalina tämän asian kohdalla. Toimintakulujen toteumaprosentti on 56,1, kun se tasaisen toteutuman mukaan olisi 58,3. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailun ajalta / tilanne Esitys hyväksyttiin.

27 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen vuoden 2018 talousarvion ja vuosien taloussuunnitelman laatiminen 388/02.021/2017 TARLA 88 Kaupunginhallitus on kokouksessaan hyväksynyt taloussuunnittelukauden talousarvion laatimisohjeet. Talouspalvelut on lähettänyt sähköpostitse tietoa taloussuunnitelmaraamista ja talousarvion ja -suunnitelman laadintaohjeen, joka on luettavissa luottamushenkilöiden extranet-palvelussa. Taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet johdetaan kaupungin strategiasta. Taloussuunnitelmaraami pohjautuu siihen olettamukseen, että kaupungin taseessa oleva kumulatiivinen alijäämä n. 2,5 milj. euroa on katettu vuonna 2017 ja kaupungin talous on vuodesta 2018 alkaen tasapainossa. Taloussuunnitelmaraami sisältää valtuuston vuosina 2013 ja 2014 hyväksymät talouden sopeuttamiseksi laaditut talouden tasapainottamisohjelmat. Erillistä tasapainotusohjelmaa ei laadita taloussuunnitelmaan, vaan tarvittavat tasapainotustoimet sisällytetään taloussuunnitelmaan asianomaisille tulosalueille ja niistä tehdään erittely tulosalueen tavoite-kortille. Vuoden 2018 talousarvion laadinta-aikataulun mukaan keskushallinnon ja sekä siivous-, ruoka- ja toimitilapalvelujen taloussuunnitelmaesitysten täytyy olla talouspalveluilla mennessä, että sisäiset laskutukset eli ns. vyörytykset ehditään kohdistaa muille hallintokunnille. Tarkastustoimen tulot muodostuvat eri hallintokunnilta vyörytettävistä keskitettyjen palvelujen kustannuksista. Tarkastustoimen menoihin sisältyy myös sisäisiä ostoja eri hallintokunnilta. Vuoden 2018 talousarvioon lopulliset sisäiset kirjaukset tehdään vasta talousjohtajan hyväksynnän jälkeen. Vuoden 2018 tavoitekorttipohja ei ole vielä saapunut talouspalveluista. Tavoitekorttiin tulevat tiedot käydään läpi kokouksessa. Luonnos tarkastustoimen vuoden 2018 talousarvion perusteluiksi

28 Tarkastuslautakunta on kokousmateriaalina A. Esitys tarkastustoimen vuoden 2018 talousarvioksi ja vuosien taloussuunnitelmaksi laaditaan kokouksessa. (Valmistelu: vs. sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää kokousmateriaalina olevien tietojen perusteella vuodelle 2018 tehtävästä talousarvio- ja vuosille tehtävästä taloussuunnitelmaesityksestä menomäärärahojen osalta ja päättää lähettää esityksen talouspalveluille liitettäväksi kaupunginhallituksen esitykseen valtuustolle vuoden 2018 talousarvioksi ja vuosien taloussuunnitelmaksi. Talouspalvelut kirjaa talousarvioon sisäiset erät niiden valmistuttua ja laskee lopulliset henkilösivukulut taloussuunnitteluohjelman avulla. Tarkastuslautakunta hyväksyy myös tavoitekorttiin 2018 tulevat tiedot ja lähettää tavoitekortin talouspalveluille kaupunginhallituksen käsiteltäväksi. Käsittely: Todettiin, että vuoden 2018 tavoitekorttipohjia ei ole vielä saatu talouspalveluista. Tämänhetkisen tiedon mukaan tavoitekorttipohjat laaditaan vasta uuden strategian valmistuttua. Tarkastuslautakunta päätti lähettää talouspalveluille pöytäkirjaliitteenä B olevan vuoden 2018 talousarvio- ja vuosien taloussuunnitelmaesityksen menomäärärahojen osalta liitettäväksi kaupunginhallituksen esitykseen valtuustolle vuoden 2018 talousarvioksi ja vuosien taloussuunnitelmaksi. Tiedoksi / Toimenpiteet Talouspalvelut

29 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Sidonnaisuusrekisterin pitäminen 123/00.009/2017 TARLA 89 Kuntalain 84 mukaisesti tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden tulee ilmoittaa sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle alkaen. Sidonnaisuusilmoitus on tehtävä johtotehtävistä sekä luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudesta sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Hallintosäännön 51 (Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät): "Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi 2 kertaa vuodessa." Tarkastuslautakunta on käsitellyt sidonnaisuusrekisteriin liittyviä asioita ja Keväällä 2017 sidonnaisuusilmoituksiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarkoitetut verkkopalvelut on kilpailutuksen jälkeen hankittu Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:ltä. Käytännön tehtävien osalta on sovittu, että sidonnaisuusilmoituksiin liittyviä tehtäviä ja sidonnaisuusrekisteriä hoitaa ja verkkopalvelun pääkäyttäjänä toimii tarkastuslautakunnan sihteeri, varahenkilönä kaupunginlakimies. Verkkopalvelu on otettu käyttöön kesällä ja sidonnaisuusilmoitukset on pyydetty kaikilta Kuntalain 84 :ssä mainituilta henkilöiltä. Saapuneet ilmoitukset käydään läpi kaupunginlakimiehen kanssa, ennen kuin ne julkaistaan yleisessä tietoverkossa. Sidonnaisuusilmoitukset voidaan julkaista yleisessä tietoverkossa ennen kuin ne on käsitelty tarkastuslautakunnassa tai viety tiedoksi

30 Tarkastuslautakunta kaupunginvaltuustolle. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan henkilötietolain 29 :ään perustuen uudet ilmoitukset, muutokset ja täydennykset on vietävä rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon ilman viivytystä. Kuntaliiton "Ohjeistus sidonnaisuusilmoituksista ja -rekisteristä" on tarkastuslautakunnan jäsenten luettavissa luottamushenkilöiden extranet-palvelussa. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi keväällä 2017 sovitut sidonnaisuusrekisterin pitämiseen liittyvät asiat ja tämänhetkisen tilanteen. Saapuneet sidonnaisuusilmoitukset tuodaan tarkastuslautakunnan käsittelyyn sen jälkeen, kun kaupunginlakimies on tarkastanut kaikkien ilmoitusten lainmukaisuuden. Jatkossa tarkastuslautakunta käsittelee ilmoituksia aina, kun niihin tulee muutoksia, kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa, jolloin tarkastuslautakunta saattaa ilmoitukset hallintosäännön 51 :n mukaisesti valtuustolle tiedoksi. Ensimmäisen kerran ilmoitukset viedään valtuuston käsittelyyn syksyn 2017 aikana. Esitys hyväksyttiin.

31 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Hallintosääntömuutokset 40/01.010/2015 TARLA 90 Kuntalain mukaan kunnissa ja kuntayhtymissä on alkaen oltava hyväksyttynä kuntalain 90 :n mukainen hallintosääntö. Hallintosääntö on kunnan ja kuntayhtymän hallinnon ja toiminnan sekä toimielinten kokousmenettelyjen keskeinen ohjausväline. Kunnallisessa päätöksenteossa on noudatettava lakien lisäksi hallintosäännön määräyksiä. Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan ja kaupunginhallitukselle esitettävistä hallintosääntöön tulevista tehtäviään koskevista määräyksistä. Savonlinnan kaupunginvaltuusto hyväksyi voimaan tulevan hallintosäännön kokouksessaan Tarkastuslautakunnan tehtävien osalta hallintosäännön lukuun 8 on virheellisesti jäänyt tarkastuslautakunnan ja tekemistä päätöksistä poiketen myös vanhan hallintosäännön pykälät. Hallintosääntöä tulee muuttaa niin, että luvussa 8 olevat pykälät 49-58, jotka koskevat tarkastuslautakunnan tehtäviä, poistetaan ja tilalle laitetaan tarkastuslautakunnan ja päätösten mukaisesti seuraavat pykälät: "Tarkastuslautakunnan tehtävät ja raportointi Sen lisäksi mitä kuntalain 121 :ssä säädetään, tarkastuslautakunnan on 1. seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2. huolehdittava, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sekä

32 Tarkastuslautakunta tehtävä aloitteita ja esityksiä tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen tarkastuksen tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Arvioinnin tulokset raportoidaan vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Ennen arviointikertomuksen valmistumista tarkastuslautakunta voi antaa valtuustolle tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarkastuslautakunta voi raportoida tilikauden aikana valtuustolle myös muista merkittävistä havainnoista. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kaupunginhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi 2 kertaa vuodessa. Tilintarkastusyhteisön valinta Tilintarkastusyhteisö valitaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tarkastuslautakunta määrittelee tarkemmin tilikausien lukumäärän. Tilintarkastajan tehtävät Tilintarkastajan tehtävistä säädetään kuntalain 123 :ssä. Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa tarkastuslautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan kanssa. Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi

33 Tarkastuslautakunta Tilintarkastuskertomuksesta säädetään kuntalain 125 :ssä. Tilintarkastaja ilmoittaa havaitsemistaan olennaisista epäkohdista viipymättä kunnanhallitukselle annettavassa tilintarkastuspöytäkirjassa. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Tilintarkastajan on laadittava toimikaudekseen tarkastussuunnitelma ja vuosittain kullekin tilikaudelle työohjelma. Sekä tarkastussuunnitelma että työohjelma on toimitettava tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Tilintarkastaja raportoi tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnan määräämällä tavalla." Korjaukset hallintosääntöön tehdään muiden hallintosääntömuutosten yhteydessä. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että Savonlinnan kaupungin voimaan tulleen hallintosäännön luvussa 8 olevat pykälät 49-58, jotka koskevat tarkastuslautakunnan tehtäviä, poistetaan ja tilalle laitetaan seuraavat tarkastuslautakunnan ja päätösten mukaiset pykälät: "Tarkastuslautakunnan tehtävät ja raportointi Sen lisäksi mitä kuntalain 121 :ssä säädetään, tarkastuslautakunnan on 1. seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, 2. huolehdittava, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sekä 3. tehtävä aloitteita ja esityksiä tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen tarkastuksen tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Arvioinnin tulokset raportoidaan vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Ennen arviointikertomuksen valmistumista

34 Tarkastuslautakunta tarkastuslautakunta voi antaa valtuustolle tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarkastuslautakunta voi raportoida tilikauden aikana valtuustolle myös muista merkittävistä havainnoista. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kaupunginhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi 2 kertaa vuodessa. Tilintarkastusyhteisön valinta Tilintarkastusyhteisö valitaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tarkastuslautakunta määrittelee tarkemmin tilikausien lukumäärän. Tilintarkastajan tehtävät Tilintarkastajan tehtävistä säädetään kuntalain 123 :ssä. Tarkastuslautakunnan antamat tehtävät Tilintarkastaja voi ottaa tarkastuslautakunnalta toimeksiantoja lautakunnan käsiteltävien asioiden valmisteluun ja täytäntöönpanoon liittyvien tehtävien suorittamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan kanssa. Tilintarkastuskertomus ja muu raportointi Tilintarkastuskertomuksesta säädetään kuntalain 125 :ssä. Tilintarkastaja ilmoittaa havaitsemistaan olennaisista epäkohdista viipymättä kunnanhallitukselle annettavassa tilintarkastuspöytäkirjassa. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. Tilintarkastajan on laadittava toimikaudekseen

35 Tarkastuslautakunta tarkastussuunnitelma ja vuosittain kullekin tilikaudelle työohjelma. Sekä tarkastussuunnitelma että työohjelma on toimitettava tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Tilintarkastaja raportoi tarkastussuunnitelman toteutumisesta ja tarkastushavainnoistaan tarkastuslautakunnan määräämällä tavalla." Esitys hyväksyttiin. Toimenpiteet: Kaupunginhallitus