SAVONLINNAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 13/2017. Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta Aika kello 16:00-19:30 Paikka Teknisen viraston kokoushuone Läsnä Nousiainen Markku puheenjohtaja Valkonen Esa varapuheenjohtaja Condit Stephen Immonen Merja Hannonen Tapani Jantunen Mikko Kiesiläinen Merja Loikkanen Marjut Nousiainen Marja Sisko Ronkanen Teija Tiainen Lauri Kauppinen Tuija vs. sivistystoimen johtaja Hämäläinen Elina tilintarkastaja Leinonen Soili pöytäkirjanpitäjä kuultavana 104 klo Käsitellyt asiat: Allekirjoitukset: Markku Nousiainen puheenjohtaja Soili Leinonen pöytäkirjanpitäjä Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen oikeaksi, Savonlinnassa Marja Sisko Nousiainen Teija Ronkanen Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä alkaen Savonlinnan kaupungin internet-sivulla sekä siitä edeltä päin ilmoitettua sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana Soili Leinonen sisäinen tarkastaja

2 Tarkastuslautakunta Sisällysluettelo Pykälä Sivu 109 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastajat Asioiden käsittelyjärjestys Vs. sivistystoimen johtajan kuuleminen Vuoden 2017 arviointikertomus Tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailu / tilanne Tarkastustoimen talousarvio vuodelle Sidonnaisuusilmoitusvelvollisuuden noudattamisen valvonta Kevään 2018 kokousajankohdat 14 9

3 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Laillisuus ja päätösvaltaisuus TARLA 109 Selostus: Hallintosäännön 14 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohta ja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään ille ja niille, joilla on oikeus ja velvollisuus läsnäoloon toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön 48 :n mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain 103 :n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on läsnä. Tarkastuslautakunta on kokouk sessaan päättänyt, että esityslista/kokouskut su julkaistaan vähintään viisi päivää ennen kokousta luottamuhenkilöiden extranet-palvelussa ja tieto siitä lähetetään ille, varaille ja tilintarkastajalle myös vähintään viisi päivää ennen kokousta. Esityslista/kokouskutsu on ollut luettavissa extranetissä alkaen. Todetaan, että kokous on päätösvaltainen ja laillisesti koolle kutsuttu. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajat TARLA 110 Selostus: Tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt, että tarkastuslautakunnan pöytäkirja laaditaan ja tarkastetaan kussakin kokouk sessa valitun kahden pöytäkirjantarkastajan toimesta heti kokouksen päätyttyä ellei lautakunta jonkin asian kohdalla toisin päätä. Pöytäkirjantarkastajille valitaan kaksi varapöytäkirjantarkas tajaa. Tarkastusvuorossa ovat et Marja Sisko Nousiainen ja Teija Ronkanen, varalla Lauri Tiainen ja Esa Valkonen. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Marja Sisko Nousiainen ja Teija Ronkanen, varalle Lauri Tiainen ja Esa Valkonen.

5 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestys TARLA 111 Selostus: Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 20 :n (Kokouksen pitäminen) mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi esittelijän ehdotuksesta tai en ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos esittelijän ehdotus on asian palauttaminen valmisteltavaksi, toimielin voi ratkaista asian päätöksellään vain perustellusta syystä. Päätetään asioiden käsittelyjärjestyksestä. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.

6 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Vs. sivistystoimen johtajan kuuleminen 389/02.027/2017 TARLA 112 Selostus: Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan syksyn 2017 kokousajoista ja kuultavaksi kutsuttavista. Päätöksen mukaisesti marraskuun kokoukseen on kutsuttu vs. sivistystoimen johtaja Tuija Kauppinen. Kutsu on lähetetty sähköpostilla Keskustelun aiheena ovat talousarviokirjassa 2017 mainitut sivistystoimialan keskeisimmät taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet ja niiden toteutuminen sekä liikuntapainotteisuus Lyseon lukiossa ja Talvisalon yläkoulussa. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Käyty keskustelu merkitään tiedoksi. Esitys hyväksyttiin.

7 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Vuoden 2017 arviointikertomus 389/02.027/2017 TARLA 113 Selostus: Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 49 :n mukaan lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Lautakunta esittää arvionsa myös tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista sekä asianomaisten niistä antamista selityksistä ja kaupunginhallituksen lausunnosta. Lautakunta esittää valtuustolle ehdotuksen toimenpiteistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista ja toiminnan tuloksellista ja tarkoituksenmukaista järjestämistä arvioidaan tasekirjan, päätösten ja tilinpäätöksen pohjalta sekä asiantuntijoiden kuulemisten perusteella. Työnsä suorittamiseksi tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt syksyn 2017 kokousajoista ja kuultaviksi kutsuttavista. Tarkastuslautakunta päätti , että kuulemistilaisuuksien, vierailujen yms. jälkeen arviointikertomusrunkoon kootaan tilaisuudessa esiin tulleet arviointikertomukseen mahdollisesti tulevat asiat. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tässä kokouksessa olleen vs. sivistystoimen johtaja Tuija Kauppisen kuulemisessa esiin tulleet asiat vuoden 2017 arviointikertomusrunkoon.

8 Tarkastuslautakunta Esitys hyväksyttiin.

9 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailu / tilanne /02.021/2017 TARLA 114 Selostus: Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan hyväksynyt Savonlinnan kaupungin talousarvion vuodelle Kaupunginhallitus on kokouksessaan hyväksynyt vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 39 :n mukaisesti kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tulosaluekohtaiset ja hankekohtaiset toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Hallintosäännön 39 :n mukaisesti kaupunginhallitus hyväksyy keskushallinnon osalta ja lautakunta hyväksyy toimialansa osalta talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Tulosalueen määräraha on valtuustoon nähden sitova bruttomääräisenä. Valtuusto päättää tarvittaessa erikseen talousarvion yhteydessä määrärahojen nettositovuudesta. Vuoden 2017 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaisesti toimielinten tulee tarkistaa talousarvion yhteydessä laatimansa käyttösuunnitelmat vastaamaan valtuuston hyväksymää talousarviota sekä päättää varojen käyttöoikeuksista, hyväksyjistä ja avustuksista. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan hyväksynyt tarkastustoimen käyttösuunnitelman toimintamenojen osalta. Käyttösuunnitelma vastaa tilitasolla täysin talousarviota. Täytäntöönpano-ohjeen mukaan kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion tulosaluetasolla, jolla tasolla se on hallintokuntia sitova. Talousarviossa olevia määrärahoja saa käyttää vain talousarviovuoden menoihin. Lisäksi laskujen hyväksymiseen oikeutetun viranhaltijan on huolehdittava siitä, että hänen käytössään olevista tileistä pidetään riittävissä määrin määrärahankäytön tarkkailua, jotta määrärahan ylityksiä ei pääse syntymään. Ohjeen mukaisesti määrärahaa ei saa ylittää eikä käyttää muuhun kuin talousarviossa mainittuun tarkoitukseen. Jos määräraha ei riitä, on hyvissä ajoin ennen sen loppumista selvitettävä mahdollisuudet toiminnan supistamiseen ja/tai sovittamiseen jäljellä olevan määrärahan puitteissa. Ellei tämä ole mahdollista, on

10 Tarkastuslautakunta ryhdyttävä toimenpiteisiin lisärahoituksen järjestämiseksi. Määrärahalle tulee hakea lupa ennen ylitystä. Määrärahan muutosesitykset kaupunginvaltuustolle on riittävästi perusteltava. Perusteluissa on selvitettävä, onko toimialan muilta kustannuspaikoilta odotettavissa säästöjä ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty lisämäärärahatarpeen välttämiseksi ja miksi tässä pyrkimyksessä ei ole onnistuttu. Määrärahamuutosten katteen selvittämiseksi on huomioitava tiedossa olevat tuloarvion ylitykset ja käyttösuunnitelman varaukset. Kaupunginhallituksen hyväksymän talousarvion täytäntöönpanoohjeen mukaan talousarvion sisällön toteutumisesta laaditaan tilinpäätöksen lisäksi puolivuosiraportit kesäkuun lopun tilanteessa, jolloin raportoidaan myös henkilöstötilanteesta. Talousarvion toteutumista käsitellään kuukausittain johtoryhmässä ja raportoidaan kaupunginhallitukselle ja lautakunnille. Raportti tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailusta ajalta / tilanne on kokousmateriaalina tämän asian kohdalla. Toimintakulujen toteumaprosentti on 74,0, kun se tasaisen toteutuman mukaan olisi 83,3. Raportilta puuttuvat vielä mm. menot lokakuun tilintarkastuspalveluista sekä luottamushenkilöiden kokouspalkkiot ja km-korvaukset lokakuulta. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi tarkastustoimen talousarvion toteutumisvertailun ajalta / tilanne Esitys hyväksyttiin.

11 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastustoimen talousarvio vuodelle /02.021/2017 TARLA 115 Selostus: Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan tarkastustoimen vuoden 2018 talousarvio- ja vuosien taloussuunnitelmaesityksestä menomäärärahojen osalta liitettäväksi kaupunginhallituksen esitykseen valtuustolle vuoden 2018 talousarvioksi ja vuosien taloussuunnitelmaksi. Päätöksen mukaisesti esitys lähetettiin talouspalveluille. Tarkastuslautakunta hyväksyi kokouksessaan tarkastustoimen talousarviokirjaan 2018 tulevan tavoitekorttipohjan siten, että tavoitekorttia voidaan tarvittaessa vielä muokata tarkastuslautakunnan marraskuun kokouksessa. Kaupunginhallitus on käsitellyt kokouksessaan vuoden 2018 talousarviota ja vuosien taloussuunnitelmaa. Kaupunginhallituksen käsittelyssä ollut tarkastustoimen tavoitekortti on kokousmateriaalina tämän asian kohdalla. Kokousmateriaalina on myös tarkastustoimen tavoitekorttiin sisältyvä menomääräraha tilitarkkuudella esitettynä. (Valmistelu: vs. sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kaupunginhallituksen käsittelyssä olleen tarkastustoimen tavoitekortin ja sopii tarvittaessa tavoitekorttiin tehtävistä muutoksista. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi kaupunginhallituksen ja -valtuuston käsittelyssä olleen tarkastustoimen tavoitekortin.

12 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Sidonnaisuusilmoitusvelvollisuuden noudattamisen valvonta 123/00.009/2017 TARLA 116 Selostus: Kuntalain 84 mukaisesti tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden tulee ilmoittaa sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle alkaen. Sidonnaisuusilmoitus on tehtävä johtotehtävistä sekä luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudesta sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Hallintosäännön 51 (Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät): "Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi 2 kertaa vuodessa." Sidonnaisuusilmoitukset voidaan julkaista yleisessä tietoverkossa ennen kuin ne on käsitelty tarkastuslautakunnassa ja viety tiedoksi kaupunginvaltuustolle. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan henkilötietolain 29 :ään perustuen uudet ilmoitukset, muutokset ja täydennykset on vietävä rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon ilman viivytystä. Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan , että sidonnaisuusilmoitukset tuodaan tarkastuslautakunnan käsittelyyn aina, kun niihin tulee muutoksia. Sidonnaisuusrekisteristä tulostettu raportti sidonnaisuusilmoituksista on kokousmateriaalina tämän asian kohdalla. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi sidonnaisuusrekisteristä tulostetun raportin ja sopii mahdollisista toimenpiteistä, joihin raportti antaa aihetta.

13 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi sidonnaisuusrekisteristä tulostetun raportin ja päätti valtuuttaa sisäisen tarkastajan ja kaupunginlakimiehen toteuttamaan sidonnaisuusilmoituksiin ja rekisterin ylläpitoon liittyvät tarvittavat käytännön toimenpiteet. Tarkastuslautakunta päätti, että sidonnaisuusilmoitukset käsitellään jokaisessa tarkastuslautakunnan kokouksessa.

14 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Kevään 2018 kokousajankohdat TARLA 117 Selostus: Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 13 :n (Kokousaika ja -paikka) mukaisesti toimielin päättää varsinaisten kokoustensa ajan ja paikan. (Valmistelu: sisäinen tarkastaja Soili Leinonen, puh ) Tarkastuslautakunta päättää alustavasti kevään 2018 kokousajoista. Tarkastuslautakunta päätti kokoontua , ja Tarkastuslautakunta päätti myös tammi- ja helmikuun kuultavaksi kutsuttavista.

15 Tarkastuslautakunta OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kuntalain 136 :n mukaan seuraavista päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätökset koskevat vain valmistelua sekä täytäntöönpanoa: :t OIKAISUVAATIMUSOHJEET Kuntalain 134 :n mukaan lautakunnan päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla. Päätökseen tyytymätön kunnan ja se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa, voi tehdä seuraavien päätösten osalta kirjallisen oikaisuvaatimuksen :t Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava. Oikaisuvaatimus tulee osoittaa tarkastuslautakunnalle osoitteella Olavinkatu 27, Savonlinna, sähköpostiosoite: Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. VALITUSOSOITUS Kunnallisvalitus Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kunnallisvalituksin: :t - Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös oikaisuvaatimuksen johdosta on muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan. Valitus osoitetaan Itä-Suomen hallinto-oikeudelle ja toimitetaan hallinto-oikeuden kirjaamoon osoitteella PL 1744, Kuopio, käyntiosoite Minna Canthin katu 64, sähköposti ita-suomi.hao@oikeus.fi. Valitusaika on 30 päivää päätöksen tiedoksisaannista. NÄHTÄVÄNÄPITO Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä alkaen kaupungin internet-sivulla sekä sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana. Soili Leinonen, sisäinen tarkastaja