Khej liite numero 4 asia 6 PROJEKTISUUNNITELMA KOUVOLA INNOVATION OY

Transkriptio

1 YRITYSTEN TOIMINTAYMPÄRISTÖN KEHITTÄMISAVUSTUS KOUVOLAN VETOVOIMAINEN YDINKESKUSTA Hakijan nimi Kouvola Innovation Oy Projektin nimi Kouvolan vetovoimainen ydinkeskusta Y-tunnus Projektin toteutusaika Yhteyshenkilö Pasi Miettinen Sähköpostiosoite Puhelinnumero Postiosoite Paraatikenttä 4, Kouvola Tiivistelmä Projektin tavoitteena on lisätä kaupan ja palvelun alojen yritysten välistä yhteistyötä Kouvolan keskustan alueella ja luoda yhteisiä toimintamalleja, jotta negatiivinen kierre ydinkeskustan kehityssuunnassa voidaan pysäyttää ja kääntää tulevaisuuden usko positiiviseen kasvuun. Projektin toimenpiteiden tuloksena alueella sijaitsevien ja sinne tulevien yritysten liiketoimintaympäristö paranee. Projektin tuloksena ydinkeskustan vapaat liiketilat ovat muuttuneet houkutteleviksi ja uusia yrityksiä on tullut tyhjentyneisiin tiloihin. Yritysten välinen vuorovaikutus ja muu yhteistyö on runsasta ja se tuottaa kehittämisideoita keskusta-alueen vetovoimaisuuden lisäämiseksi. Lisäksi projektissa on toteutettu ydinkeskustan profilointi Kouvolan kaupan ja palvelun alojen kentässä huomioimalla myös Kouvolan ja Kuusankosken keskustat yhdistävä vyöhyke. Projektin aikana koottujen työryhmien jatkuvuus sekä mittareiden seuraaminen ja tuloksien hyödyntäminen käytännössä turvataan niiden toiminnan jatkumisella osana Kouvolan kaupungin ja kehittämiseen osallistuvien organisaatioiden ja yritysten toimintaa. PROJEKTIN MÄÄRITTELY 1. TAUSTA Kaupan ala on saanut kokonaisuutena yhä tukevamman jalansijan Kouvolan toimialarakenteessa, vaikka sen suhteellinen osuus onkin yhä koko maan osuutta pienempi. Kaupan alan voimakasta kasvua on vauhdittanut vähittäiskaupan suuret kauppakeskusinvestoinnit. Ala kehittyy Kouvolan seudulla jatkuvasti ja sen kehitystä tukee mm. kasvava venäläisten asiakkaiden määrä. Kouvola on edelleen tax free -tilastoissa Kaakkois-Suomen pienimpiä, vaikka kasvu on viime aikoina ollut huomattavaa. Samaan aikaan yhä useampi kauppayritys on lopettanut liiketoimintansa Kouvolan ydinkeskustassa. Lisää lopettamisia on ennakoitu olevan tulossa vielä vuoden 2014 aikana. Tyhjentyneet liikehuoneistot ovat käynnistäneet kurjistumiskierteen, mikä on nopeasti alkanut rapauttamaan ydinkeskustan sekä fyysistä että henkistä elinvoimaisuutta. Ydinkeskustan kauppayritykset olivat huonosti valmistautuneet keskustan ulkopuolelle syntyneen uuden kauppakeskusalueen aiheuttamaan kilpailutilanteeseen. Se yhdistettynä Kouvolan alueen muutenkin heikentyneeseen ostovoimaan näkyy yritystoiminnan vähentymisenä ydinkeskustassa. 1

2 Kouvolan ydinkeskustan syöksykehitys on pysäytettävä nopeasti käynnistämällä uudentyyppisiä kehittämistoimenpiteitä yhteistyössä keskustan yritysten ja muiden julkisten sekä yksityisten kehittämisorganisaatioiden kanssa. Kehittämistoimenpiteissä on tarkoituksenmukaista huomioida myös Kuusankosken keskustan alue sekä Kuusankosken ja Kouvolan keskustan välinen alue, jolloin eri alueiden profilointi toteutuu kokonaistarkasteluna. Yritysten välisen yhteistyön kehittäminen sekä yritysten ja julkisten toimijoiden välisen vuoropuhelun lisääminen ovat avainasemassa kehityssuunnan muutoksessa. Projektin toimenpiteet keskittyvät näiden tavoitteiden edistämiseen erilaisista lähestymiskulmista. 2. PROJEKTIN TAVOITTEET Tavoitetila 2016 Projektin tavoitteena on negatiivisen kierteen pysäyttäminen ja tulevaisuuden uskon kääntäminen positiiviseen kasvuun. Vapaat liiketilat ovat muuttuneet houkutteleviksi ja uusia yrityksiä on tullut tyhjentyneisiin tiloihin. Muuttovirta on nettovoittoinen. Tarjonnan rakenne keskustassa kehittyy vastaamaan kaupunkikeskustalta kyselyn perusteella edellytettävää tarjonnan määrää ja laatua. Kouvolan kaupungin, kiinteistönomistajien, liike-elämän sekä muiden olennaisten sidosryhmien kesken on luotu toimiva vuorovaikutussuhde, jonka seurauksena rakenteellisista kehittämistoimenpiteistä on muodostettu valitun kokonaiskuvan mukainen yhteisymmärrys ja konkreettisia toimenpiteitä on lähtenyt liikkeelle. Muutokset edistävät asukkaiden sekä kuluttajien määrän lisääntymistä, parempaa viihtyvyyttä, asioimis- ja asukastyytyväisyyttä, monimuotoista yhteisöllisyyttä sekä vahvaa turvallisuuden tunnetta. Muutoksen pohjana on avoin keskustelu eri kohderyhmien toiveista ja tarpeista. Toteutettu tiedotus ja markkinointi edistävät myönteistä suhtautumista tavoitteiden toteutumisesta sekä saavat aikaan rakentavaa keskustelua tiedotusvälineissä, yleisönosastoilla sekä sosiaalisessa mediassa Kouvolan keskustasta. Laadulliset ja määrälliset tavoitteet Keskustan kehittymisen seuraamiseksi otetaan käyttöön esimerkiksi Elävät Kaupunkikeskustat ry:n kehittämä elävyysmittari, jota seurataan vuosittain. Jalankulkuliikennettä mittaavalla igator- tai muulla vastaavalla järjestelmällä mitataan jalankulkijoiden määriä sekä määrien muutosta ydinkeskustan vilkkaimmassa kohdassa ympäri vuoden. Valituista mittausmenetelmistä kerättävien yhdessä hyväksyttyjen tunnuslukujen kehitys tulee saada positiiviseen suuntaan. Lisäksi pyritään siihen, että projektin aikana pystytään määrittämään aikajänne, jonka aikana tunnusluvut vastaavat vastaavantyyppisten kaupunkien vertailulukuja. Muina perinteisinä määrällisinä tavoitteina tarkastellaan esimerkiksi toimenpiteisiin osallistuvien yritysten ja kiinteistöjen omistajien määrää sekä uusien perustettavien tai sijoittuvien yritysten määrää. Toiminnan pysyvyys ja kehittämistyön jatkuminen Projektin aikana koottujen työryhmien jatkuvuus sekä mittareiden seuraaminen ja tuloksien hyödyntäminen käytännössä turvataan niiden toiminnan jatkumisella osana Kouvolan kaupungin ja Kouvolan keskustan kehittämiseen osallistuvien organisaatioiden toimintaa. Ydinkeskustan kehittäminen tukee kaupunkistrategian ja elinkeino-ohjelman toteuttamista. Myönteisen ilmapiirin muodostuminen ja sen ylläpitäminen osana keskustan kehittämistä lisää osallistumisaktiivisuutta järjestettäviin tapahtumiin sekä tilaisuuksiin. Ajantasaisen tiedon hankkiminen ja levittäminen keskustan yrityksien toimintaedellytyksiä edistävistä sisällöistä on jatkuvaa. 2

3 Vaikutus pk-yritysten toimintaedellytysten paranemiseen Projektin toimenpiteillä on merkittävä vaikutus pk-yritysten perustamisen, laajentamisen ja kehittämisen kannalta. Projektin toimenpiteiden tuloksena alueella sijaitsevien ja sinne tulevien yritysten liiketoimintaympäristö paranee. Vaikutukset tulevat esille erityisesti yritysten välisen yhteistyön ja verkottumisen kautta sekä yritysten ja muiden kehittäjätahojen välisen yhteistyön lisääntymisen myötä. Yritykset saavat käyttöönsä tietoa ja toimintamalleja, miten yhteistyö esimerkiksi palvelujen kehittämisessä, koulutuksien järjestämisessä tai yhteismarkkinoinnissa voi parantaa keskusta-kokonaistuotetta ja sitä kautta yksittäisten yritysten toimintaedellytyksiä. 3. PROJEKTIN TOIMENPITEET Projektin tavoitteisiin vastataan toteuttamalla seuraavat toimenpidekokonaisuudet: 1. Yritysten välisen yhteistyön ja yritysverkoston vahvistaminen - Ydinkeskustan yritysten keskinäisen yhteistyön parantaminen lisäämällä yritysten välistä viestintää ja muuta vuorovaikutusta sekä suunnittelemalla yhteisiä kehittämistoimenpiteitä ja tapahtumia - Ydinkeskustan kehittämistyöryhmien perustaminen suunnittelemaan ja toteuttamaan yritysten ja muiden toimijoiden välistä yhteistyötä, esimerkiksi sisustamisen sekä hyvinvoinnin ja terveyspalveluiden sektoreille - Ydinkeskustan yrityksille suunnatun valmennus- ja tukitoiminnan aloittaminen tavoitteena hyödyntää muun muassa nykyistä paremmin digitaalisia markkinointikanavia sekä määritellä ne yhteistyössä tehtävät asiat, jotka tuottavat synergiahyötyjä kaikille toimijoille - Ydinkeskustan kaupallisen vetovoimatilanteen analysoiminen ja ydinkeskustan roolin selkeyttäminen kaupan ja palvelun kentässä Kouvolassa 2. Ydinkeskustan vetovoiman kehittäminen erityisesti viestinnän ja markkinoinnin keinoin yritysten yhteistyöhön liittyen - Ydinkeskustan alueen kiinnostavuuden nostaminen yritysten, asiakkaiden, matkailijoiden ja asukkaiden keskuudessa kehittämällä yhtenäistä ja houkuttelevaa mielikuvaa erityisesti osallistavalla toiminnan suunnittelulla sekä aktiivisella tiedottamisella - Yritysten ja kaupungin omien toimijoiden yhteistyön kehittäminen keskusta-alueen vetovoimaisuuden lisäämiseksi - Positiivisten viestien ja tarinoiden kokoaminen ja niiden aktiivinen hyödyntäminen tiedottamisessa ja markkinoinnissa - Onnistuneiden keskustankehittämisesimerkkien ja menestyneiden kivijalkaliikkeiden tai uusien liiketoimintakonseptien, kuten kivijalka-verkkokauppa -yhdistelmien kartoittaminen ja näiden tietojen jakaminen 3. Ydinkeskustan kehittämiseen liittyvän toimintamallin päivittäminen vastaamaan keskusta-alueen muuttuneen liiketoimintaympäristön tarpeita - Keskustan toimintaa kehittävien organisaatioiden ja kaupungin palveluyksiköiden roolien määritteleminen sekä yhteistoiminnan kehittäminen - Pitkäjänteisen toimintasuunnitelman laatiminen vastuunjakokysymyksineen ydinkeskustan kehittämiseksi ja kehittämistoiminnan vakiinnuttaminen kehittämistyötä tekevissä organisaatioissa - Projektissa kehitettävien hyvien käytäntöjen siirtäminen osaksi jokapäiväistä toimintaa 3

4 4. Kouvolan ydinkeskustan sijoittautumistoimenpiteiden suunnitteleminen ja toteuttaminen yhdessä alueen kiinteistöjen ja liikehuoneistojen omistajien ja vuokranantajien kanssa - Keskustan alueen pk-yritysten toimintaedellytyksiä parantavien ja keskustan kokonaistarjontaa kehittävien investointien (mm. matkakeskus) toimintakonseptien hahmotteleminen - Potentiaalisten sijoittuvien yritysten kontaktoiminen, yritysvierailujen toteuttaminen sekä tiedottaminen vapaista toimitiloista, jotta keskustassa toimivien yritysten yhteistyö ja yhdessä esiintymisen voima voivat vahvistua tietyntyyppisten uusien yritysten alueelle tulon myötä - Tietojen kartoittaminen vapaista liiketiloista ja lisäksi liiketilojen vuokra- ja myyntihinnoista - Osallistuminen kaupan ja kiinteistöalan tilaisuuksiin sopivien yritysten löytämiseksi - Kouvolan keskustavision 2030 (keskustan rakentamisen ja infrastruktuurin kehittämissuunnitelman) vaiheittaisen toimeenpanon edistäminen keskustan yritysten ja liiketilojen omistajien käytännöllisistä tarpeista lähtien - Niiden julkisen sektorin toimenpiteiden tai julkisten toimintojen sijoitteluvaihtoehtojen selvittäminen, joilla on myönteisiä vaikutuksia ydinkeskustan kaupalliseen vahvistamiseen ja keskustan yrittäjille Kohderyhminä ovat ydinkeskustan alueella toimitiloja omistavat yritykset, alueella toimivat kaupan ja palvelun alojen yritykset sekä sijoittuvat yritykset. Alueella sijaitsevat ja projektiin mukaan tulevat yritykset ovat jo pääosin tiedossa mutta projektiin voi tulla avoimesti mukaan kaikki siitä kiinnostuneet yritykset. Alueella asioivat yksityishenkilöt ja yritykset hyötyvät selkeämmästä ja monipuolisemmasta palveluntarjonnasta ja sen tuomasta asiakasvirrasta ja ovat siten projektin välillistä kohderyhmää. Myös kaupungin eri toimijat ja Kouvola Innovation Oy:n matkailu- ja sijoittumispalvelut hyötyvät välillisinä kohderyhminä projektissa kehitettävästä työnjakomallista ja yhteistyön lisäämisestä eri toimijoiden välillä. PROJEKTIN ORGANISOINTI JA KUSTANNUKSET 4. AIKATAULU, RESURSOINTI JA HALLINNOINTI Projektia hallinnoi Kouvola Innovation Oy. Aloitusajankohta on ja projekti päättyy Projektissa työskentelee päätoiminen projektipäällikkö sekä osa-aikainen projektiasiantuntija ja projektiassistentti. Projekti hyödyntää ulkopuolista asiantuntemusta mm. ydinkeskustan kaupallisen vetovoimatilanteen analysoinnissa ja siihen liittyvissä selvityksissä, yrittäjien valmennusten toteutuksessa sekä viestintä- ja markkinointitoimenpiteissä. Hankkeen ohjausryhmän alustava kokoonpano: Yritykset: Kiinteistöjen omistajat: Muut tahot: Rahoittajat ja hallinnoija: 1-3 ydinkeskustan yrityksen edustajaa 1-2 ydinkeskustan kiinteistöjen omistajaa Kouvolan Ydinkeskusta ry ja muut kehittäjätahot Kaakkois-Suomen ELY-keskus Kouvolan kaupunki Kouvola Innovation Oy Esittelijänä toimii projektipäällikkö sekä tarvittaessa muu projektihenkilöstö. Kokoukseen voidaan tarvittaessa kutsua ulkopuolisia asiantuntijoita tarpeen mukaan. 4

5 5. BUDJETTI JA RAHOITUS Kustannusten jakautuminen ja rahoitussuunnitelma on esitetty taulukossa 1. Palkkoihin on laskettu päätoimisen projektipäällikön ja osa-aikaisen (25 %) projektiassistentin palkat koko hankeajalta (28 kk). Päätoiminen projektipäällikkö palkataan hanketta toteuttavan organisaation ulkopuolelta. Lisäksi projektille tekee töitä erillinen asiantuntija (12 kk). Asiantuntija siirtyy tehtävään hanketta toteuttavan organisaation sisältä muista tehtävistä ja osallistuu projektin toteutukseen kokoaikaisesti. Työtehtävistä maksettavat palkat edustavat yhtiön yleistä palkkatasoa vastaavista asiantuntijatehtävistä. Kaikkiin edellä mainittuihin palkkakustannuksiin on laskettu mukaan kaikki palkkaan kohdistuvat sivukulut ja työnantajamaksut (29 %) sekä lisäksi lomarahat ja lomapalkat. Yhtiö noudattaa Palvelulaitosten työnantajayhdistyksen työehtosopimusta. Matkoihin on laskettu projektin toteutuksen kannalta tarpeellisten ja perusteltujen kotimaan ja ulkomaan matkojen kulut sis. matkaliput, oman auton käyttö, majoitus ja päivärahat, Kouvola Innovation Oy:n matkustusohjeen ja yhtiön noudattaman Palvelulaitosten työnantajayhdistyksen työehtosopimuksen mukaisesti. Ostopalvelut sisältävät seuraavat ulkopuolisten asiantuntijoiden ja palveluiden käytöstä aiheutuvat kulut: - ydinkeskustan kaupallisen vetovoimatilanteen analysoinnin vaatimat selvitykset ja kyselyt, yhteensä noin euroa - keskustan kehittymisen ja projektin tavoitteiden edistymisen seurantamittarit, yhteensä noin euroa - keskustan kehittämistyöryhmien toimintakulut sisältäen työpajojen asiantuntijapalkkiot sekä järjestely- ja tarjoilukulut, yhteensä noin euroa - yrityksille suunnatun valmennus- ja tukitoiminnan palvelut ja tilaisuuksien järjestelyt yritysten yhteistyön kehittämiseksi, yhteensä noin euroa - projektin toimenpiteisiin liittyvän tiedotuksen, viestinnän ja markkinoinnin (ei yritysten markkinointia) kustannukset sisältäen projektin tiedotusmateriaalin sisällöntuotanto- ja painatuskulut sekä sähköisen viestinnän edellyttämien työkalujen käyttöönoton kustannukset, yhteensä noin euroa Vuokriin on laskettu projektin käytössä olevien toimitilojen kulut sekä kokous- ja seminaaritilojen vuokrat. Projektipäällikön käyttöön vuokrataan erillinen työtila kaupungin keskustan alueelta. Koneiden ja laitteiden vuokraan on laskettu tietokoneen ja puhelimen vuokrat. Koneisiin ja laitteisiin on laskettu projektissa mahdollisesti tarvittavien koneiden, laitteiden ja kalusteiden hankintakulut erityisesti uuden työtilan osalta. Yleiskustannuksiin on laskettu taloushallinnon palvelut ja IT-ylläpidon kulut, tulostus-, posti- ja puhelinkulut ja toimistotarvikkeet sekä muut mahdolliset hallinnolliset kulut. Projektin valmistelua on tehty yhteistyössä Kouvolan kaupungin elinkeinopalveluiden ja teknisen toimen kanssa ja kaupunki on sitoutunut projektin toteuttamiseen ja rahoittamiseen. Yritysten ja kiinteistöomistajien mielipiteitä on kuultu ja esitettyjä näkemyksiä on huomioitu projektisuunnitelmaa laadittaessa ja siten samalla varmistettu, että aito tarve projektin käynnistämiselle on olemassa. 5

6 Taulukko 1. Hankkeen kustannusten jakautuminen ja rahoitussuunnitelma Rahoitussuunnitelma (10 kk) (12 kk) (6 kk) Yhteensä Julkinen rahoitus 80 % Kuntaraha 15 % Yritykset 5 % YHTEENSÄ Kustannusarvio Ulkopuoliset palvelut ja asiantuntijat Palkat Matkat Koneet ja laitteet Tilojen vuokrat Koneiden ja laitteiden vuokrat Yleiskustannukset YHTEENSÄ TIEDOTTAMINEN JA RAPORTOINTI Projektipäällikkö vastaa projektin tiedotus-/viestintäsuunnitelman laatimisesta ja sen mukaisesta tiedotuksesta, joka kattaa sekä ulkoisen että yhteistyöverkoston sisäisen tiedotuksen. Projektin toimenpiteistä pyritään tiedottamaan myös muiden meneillään olevien ja tämän projektin aihealueeseen kuuluvien projektien kautta. Kokonaisuudessa projektille pyritään saamaan näkyvyyttä niin laajasti ja avoimesti kuin mahdollista. Projektin sisäinen tiedottaminen toteutetaan säännöllisin väliajoin toteutettavilla palavereilla ja sähköpostilla. Ulkoisen tiedottamisen pääperiaatteet sovitaan ohjausryhmän kanssa. Projektin keskeisimmät dokumentit säilytetään rahoittajan vaatimusten sekä hyvän projektinhallinnan periaatteen mukaisesti. Virallinen raportointi tehdään päärahoittajan vaatimusten mukaan. Projektin väli- ja loppuraportointi tehdään projektiohjeiden mukaisesti. Raportointi kuuluu projektipäällikön vastuualueelle. Projektin ohjausryhmä pitää kokouksia noin 2-3 kertaa vuodessa, kokousten välillä ohjausryhmää informoidaan projektin tapahtumista sähköpostiraporteilla. Muuta yhteistyöverkostoa ja erityisesti yrityksiä informoidaan myös säännöllisesti. KOUVOLA INNOVATION OY Pasi Miettinen 6