Oletko tuleva assistenttimme?

Transkriptio

1 Karl-Magnus Spiik Oy 1 Oletko tuleva assistenttimme? Etsimme uutta pitkäaikaista assistenttia pieneen konsulttitoimistoomme. Voit tutustua meihin netissä Hakemuksen voit lähettää heti viimeistään mennessä. Haastattelu ja valinta tapahtuu kesäkuussa. Opastus ja työ alkaa elokuussa tarkemmin sovittavana ajankohtana. Tässä on tarkka kuvaus assistentin työstä ja odotuksistamme. Joudun heti toteamaan, että työn sisältö ja erityisesti työparityöskentely poikkeaa niin paljon tavanomaisesta työstä, että kaikki eivät tähän sovi. Lue huolella lopussa oleva kuvaus työparityöskentelystä ja kahdesta tapauksesta. Säästämme monen aikaa, kun hakemuksen lähettävät vain ne, jotka kokevat tämän työn omakseen. Olemme kolmen hengen konsultti- ja valmennusyritys (Kalle konsultti, Amy työnohjaaja, yhteinen assistentti). Emme aio kasvaa suuremmaksi. Monet asiakkaamme ovat alansa edelläkävijöitä, jotka ovat ymmärtäneet ihmisten merkityksen työelämässä. Yhteistyömme asiakkaiden kanssa on tiivistä ja luottamuksellista. Päätoimintamme on henkilöstön valmentaminen eli seminaarien järjestäminen, joissa yritysten ja organisaatioiden avainhenkilöille koulutetaan uusia taitoja (yhteistyö, tiimityö, johtaminen, asiakaspalvelu, myyntitaito...). Löydät lisää tietoa kotisivuiltamme kohdasta valmennusalueet. Katso myös etusivu näin ajattelemme, näin toimimme ; ne tulevat koskemaan myös sinua. ASSISTENTIN TYÖ Työ tarjoaa mm. seuraavaa. Pienen yrityksen toimistotyön laajaa tuntemusta. Pääset yrityselämään näköalapaikalle. Organisointitaitosi ja ajan hallintasi tulevat kehittymään paljon. Opit monipuolista toimisto- ja työparityöskentelyä. Ylläpidämme avoimia ja lämpimiä ihmissuhteita. Työ on monipuolista ja vaihtelevaa, mutta sisältää paljon yksittäisiä ja valmiiksi suunniteltuja rutiinitehtäviä. Siksi huolellisuus, tarkkuus ja sopeutuminen jo olemassa oleviin pelisääntöihin on välttämätöntä. Työ on tältä osin vaativa. Ihmissuhteisiin ja henkiseen kehittymiseen tulet saamaan paljon virikkeitä ja kokemuksia. Mieti huolella itseäsi seuraavien näkemysten pohjalta. Tämä työ ei sovi Sinulle. Jos olet luova ja haluat toteuttaa itseäsi työssä. Toimistossa on järjestys, jota ei voi muuttaa oma-aloitteisesti, koska käytämme kaikki samaa järjestelmää. Jos kaipaat työssä ihmisiä ympärillesi. Tulet useimmiten työskentelemään yksin. Jos koet jatkuvat muutokset ja toisten laatimien ohjeiden noudattamisen vaikeaksi. Mikäli olet ollut pitempään työelämässä, joudut tarkistamaan monia työskentelytapojasi. Jos et kestä kritiikkiä ja suoraa palautetta työstäsi. Jos arkailet uusien taitoja ja tietokoneohjelmien oppimisessa. Jos palautteiden antaminen ja vastaanottaminen on vaikea.

2 Karl-Magnus Spiik Oy 2 OLOSUHDETEKIJÄT JA EDELLYTYKSET Toimisto on omakotitalon yhteydessä meren rannalla. Sijainnin takia (Ala-Lemu, 12 km Turun keskustasta) tarvitset oman auton (ei linja-autoyhteyksiä). Työajoissa, vapaissa, lomien kohdalla jne. löytyy paljon joustavuutta, kunhan asiat sovitaan etukäteen. Saat päivittäin lounaan ja kahvit. Työaika on Pitkälle kehitetyn tehokkuuden ja tietojärjestelmän ansiosta työaika voidaan myöhemmin lyhentää. Koska kesällä ja vuoden vaihteessa asiakkaat eivät kouluta, tulee joulun tienoilla noin kuukauden ja kesällä noin kahden kuukauden tauko. Ehdot näiden kohdalla sovitaan erikseen. Työsuhteessa noudatamme työaikalain henkeä ja pelisääntöjä. Tulet saamaan hyvän assistentin ammattitaidon tulevaisuuttasi varten. Peruskoulutus on aina hyvä, mutta tässä tapauksessa ei välttämätön. Kahta osaamista sinulta kuitenkin edellytetään etukäteen: kymmensormijärjestelmä ja tietokonetyöskentely. Kohtuullinen liike-elämän tietämys on hyväksi, mutta ei välttämätöntä. Toimistossamme on Macintosh-tietokoneet, joten toivottavasti ne ovat Sinulle tuttuja. Sähköposti on yksi tärkeimmistä työvälineistä. Kohtuullinen ruotsinkielen taito on eduksi. Työssä on tärkeintä ennakkoluulottomuus, halu uuden oppimiseen ja sopeutuminen pitkälle kehitettyyn työskentelytapaan. Joustavuus ja rohkeus puhua asioista suoraan liittyvät valmennustyöhömme, joten niitä sinäkin tarvitset. Palautteiden antaminen ja vastaanottaminen on ehdoton edellytys. Yhteistyö on hyvin tiivistä ja noudatamme hyväksi havaittuja käytäntöjä ja pelisääntöjä. Työskentely tapahtuu itsenäisesti, koska kouluttajana ja työnohjaajana olemme usein muualla ja assistentti toimistossa. Hyvä itseluottamus on tärkeä, koska sen avulla opit asiat nopeasti, työ lähtee sujumaan ja koet onnistumisia. TOIMISTON TEHTÄVÄT LYHYESTI Puhelin ja sähköposti: asiakasyhteydet, koulutuspaikkojen varaukset, tilaukset ja asioiden hoito, muu tiedonvälitys, päivittäiset viestit. Koulutusmateriaalit: monistus (kopiokone), kokoaminen, kehitteleminen ohjeiden mukaan. Tekstinkäsittely ja Macintosh: kirjeet ja tarjoukset, raportit ym. asiakkaalle, laskutus, dokumentointi, koulutusmateriaalit ja diat. Järjestys ja siisteys: toimiston siivous, kirjeet postiin kotimatkalla. Toimisto sijaitsee kodin yhteydessä, joten lounaan tekemisen ja kahvin keittämisen kohdalla olet yksi meistä. Vastaat ajankäytöstäsi ja pidät langat käsissäsi myös toimiston hankintojen ja tulevien tapahtumien kohdalla. TOIMI SEURAAVASTI 1. Lähetä vapaamuotoinen hakemuksesi, jossa kerrot itsestäsi ja ajatuksistasi, sekä erityisesti miksi haluat tämän työpaikan. Miksi uskot sen sopivan juuri Sinulle? Kuvaile omin sanoin itseluottamustasi, avoimuuttasi ja yhteistyökykyäsi. Esitä myös palkkatoivomuksesi. Koeaika on puolin ja toisin neljä kuukautta.

3 Karl-Magnus Spiik Oy 3 2. Tee persoonallisuustesti (minäkuva/ihmistuntemus) kotisivuillamme olevien ohjeiden mukaan. Tulosta paperille ja lähetä tulos hakemuksen liitteenä. Teoriaosan avulla voit perehtyä aiheeseen tarkemmin. Toivottavasti sait käsityksen, mitä tarkoitamme sanoilla avoimuus ja suoruus. Jos tarpeesi ja arvosi vastaavat näitä ajatuksia, tämä saattaa olla ihannetyöpaikkasi ja henkisesti rikas vaihe elämässäsi. Ole kuitenkin kriittinen. Mikäli et koe tätä omaksesi (esim. huolellisuus, tarkkuus ja palautteen antaminen ja vastaanottaminen eivät kuulu ominaisuuksiisi), hakemusta ei kannata lähettää. Jos kutsumme Sinut haastatteluun, ole ystävällinen ja valmistaudu kertomaan itsestäsi, toiveistasi, arvoistasi, tarpeistasi ja myös miettimällä kysymyksiä etukäteen. Terveisin Karl-Magnus Spiik liikkeenjohdon konsultti (LJK), ekonomi Amy Spiik työnohjaaja, toiminnallisen ryhmätyön ohjaaja (TRO) YKSI KOKEMUS Jotta tiedät mitä on odotettavissa, on tässä palaute, jonka yksi assistentti (oli meillä 8 vuotta) kirjoitti runsaan vuoden kuluttua. TYÖN PLUSSAT: Itsenäinen työskentely, riittävästi töitä, viihtyisä työympäristö, monipuolinen ja vaihteleva työ, innostavat työkaverit, tunnetut asiakkaat, saa paljon palautetta, joustavuus, haasteita on, mielenkiintoiset raportit, mahdollisuus itsensä kehittämiseen, työrauha, mukana koulutuksissa, oma oppiminen, rohkeus on kasvanut paljon (mm. puhelimessa ja omienkin asioiden hoitamisessa), asiat/tunteet -ajattelu on selkeytynyt, järjestelykyky on parantunut, nautinto hyvin menneestä työstä, on kiva tulla töihin. TYÖN MIINUKSET:10-sormijärjestelmä ei toimi vielä riittävästi, joskus on kiire, toisinaan itsellä keskittymisvaikeuksia, jatkuvat virheiden korjaukset rasittavat, oma unohtaminen. KALLEN PLUSSAT: Mukava, lupsakka, hauska, hyvä ystävä, suora palaute, kannustus ja patistaminen, tiukka työasioissa (vaatiminen opettaa), ammattitaito, pätevä, tässä ja nyt -toiminta eli mukana oleminen, tavallinen ihminen eli ei ole pelottava, muutosprosessi on vaikeaa ja tuskallista mutta niin palkitsevaa kun onnistuu ja huomaa kehittyvänsä, pakottaa jatkuvasti ajattelemaan. KALLEN MIINUKSET: Toimistossa joskus äkkipikainen, kysymiseen joskus tyly vastaus (lähinnä puhelimessa kun seminaarissa on tiukka aikataulu), palautteen kohdalla joskus ylireagointia, antaa toisinaan totisen ja kaikkitietävän kuvan, ihmissuhteen rakentaminen oli alussa vaikea, kun Kalle puhui asioista niin suoraan.

4 Karl-Magnus Spiik Oy 4 TYÖPARITYÖSKENTELY ASENNOITUMINEN Työparilla on sama suhtautuminen työhön ja samanlainen arvopohja, jolloin ei ole suurta merkitystä kumpi on esimies ja kumpi alainen. Asiakastyytyväisyys, töiden sujuminen ja tehtävän etu ajaa muun ohitse. Henkilöillä ei ole tarvetta puukottaa toisiaan selkään. Perustana on luottamus ja keskinäinen yhteys, jolloin muodollisilla tehtäväkuvilla ja tarkoilla vastuurajoilla ei ole suurta merkitystä. Kun molemmat tuntevat toisensa, voivat he panna koko energiansa työhön ja tavoitteiden saavuttamiseen. On kuluttavaa, jos jatkuvasti joutuu miettimään työparinsa ajatuksia ja motiiveja tai joutuu koko ajan miettimään miten asia ilmaistaan, jotta toinen ei reagoi siihen väärin. ERILAISUUS Aidolle työparille yhteistä on avoimuus, suoruus ja yrittäjähenki. * Yhteinen tavoite ylittää oman edun, joten itsekeskeinen ihminen ei pysty todelliseen tiimityöhön. * Työpari on samalla aallonpituudella. Työskentelyä leimaa innostus, luovuus, rentous ja huumori. * Parivaljakko osaa myös innostaa toisiaan. * Erilaisuus on rikkautta (1 + 1 = 3). Hyvä työpari korostaa erimielisyyden tärkeyttä. Uutta ei voida tuottaa ilman erilaisia näkökantoja. * He testaavat jatkuvasti omia ajatuksiaan toisella. VIESTINTÄ Saumaton yhteispeli vaatii tiivistä viestintää. Yhteispeli tarkoittaa tavoitteiden ja ajankohtaisten asioiden jatkuvaa läpikäyntiä. Vuoropuhelun takia työpari ei aina tarvitse palavereja. Samassa viestinnän virrassa kulkevat kaikki rutiiniasiat, päätökset, höpinät ja oivallukset. Mieleen tulevia asioita käydään usein läpi. Kumpikin pyrkii oikeasti ymmärtämään toisen ajatusta ilman valmiiksi pohdittua omaa mielipidettä. Avoimuus ja suoruus leimaavat vuorovaikutusta. Jos mikä tahansa asia häiritsee tai vaivaa mieltä, siitä puhutaan heti. KAKSI ERILAISTA KOKEMUSTA Tässä on lyhyt yhteenveto kahdesta toimistosihteeristä, jotka eivät sopeutuneet tähän työhön. Ensimmäinen osoittautui vuoden aikana ihmiskeskeisemmäksi kuin kumpikaan meistä tiedosti työsuhteen alkaessa. Hän kaipasi enemmän kontaktia muihin kuin mitä oli mahdollista. Työ oli liian yksinäistä ja vähitellen motivaatio hiipui. Lopetimme yhteistyön hyvässä hengessä. Nykyään hän työskentelee suuren yrityksen asiakaspalvelutehtävässä ja nauttii työstään.

5 Karl-Magnus Spiik Oy 5 Toinen osoittautui liian asiakeskeiseksi. Hän halusi tarkasti rajatut tehtävät ja itsenäisen työskentelyn. Vaikka kävimme alussa huolella läpi työn luonteen (työparityöskentely), ei hän sopeutunut tehtävään ja motivaatio loppui kaikista kehittämisyrityksistä huolimatta. Professori Soili Keskinen Turun Yliopistosta on tutkinut alaistaitoja ja sanoo mm. seuraavaa: Vuorovaikutussuhteen ylläpitäminen esimieheen on yksi tärkeimmistä alaistaidoista kuten myös aktiivinen osallistuminen työpaikan kehittämiseen ja ilmapiirin rakentamiseen. Siihen liittyy myös halukkuus ja suostuvaisuus muutokseen. Palautteen saavan tulee suostua ymmärtämään palautetta ja hänen on suostuttava keskustelemaan asiasta esimiehensä kanssa. Ilmoituksemme saattaa tuntua vaativalta. Kerromme nämä asiat avoimesti ja suoraan, koska tavoitteena on löytää oikea ihminen, jolle tämä on työn lisäksi innostava henkisen kasvun paikka. Silloin viihdymme kaikki. Työparityöskentelyä voisi verrata ralliautolla ajamiseen. Me (Kalle, Amy) toimimme ajajina ja assistentti kartanlukijana. Hänen on nautittava vauhdista (vaikka töissä on harvoin kiire), uuden luomisesta ja jatkuvista tilanteiden muuttumisista. Hänen on puhuttava aina kun asioita pulpahtelee mieleen tai tulee esiin. Hänen on uskallettava antaa palautetta, vaikka joskus pelottaa. Hänen on osattava ottaa palautteita vastaan. Hänen on heittäydyttävä ennakkoluulottomasti mukaan oppimaan itsestään, työstään ja elämästään kuten mekin teemme. Kun auto tulee joka viikko maaliin, nautimme ja iloitseme yhdessä onnistumisesta. Me teemme itse mitä opetamme ja tämä tulee koskemaan myös assistenttiamme.